Technical perfection, automotive passion. Dematérialisation des factures Retour d expérience chez Faurecia

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Alfred Audet
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1 Technical perfection, automotive passion. Dematérialisation des factures Retour d expérience chez Faurecia 11 Juin 2009

2 Contexte du projet Demande de PSA : mettre en œuvre la dématérialisation fiscale structuré suivant l Article 289 BIS du CGI: message structuré non signé Vérification présence données obligatoires Gestion base des partenaires Liste récapitulative Archivage non modifiable Restitution en format lisible Une preetude a été faite avant de donner l accord de principe à PSA Etant déjà en EDI le passage en dématérialisation ne semblait pas très compliqué à mettre en œuvre Au vu du nombre élevé de factures quelques économies pourraient en découler Factures 2008 Peugeot France + Sevel Nord Renault

lisible Une preetude a été faite avant de donner l accord de principe à PSA Etant déjà en EDI le passage en dématérialisation ne semblait pas très

3 Contexte Faurecia Beaucoup d ERP différents L EDI comme voie de dématérialisation s imposait Projet de migration vers SAP Definir une solution qui couvre l ensemble et soit compatible avec notre projet SAP Choix d externaliser l archivage plutôt que de le conserver en interne Perennité du prestataire d archivage externe Projet en cours d harmonisation EDI autour des outils Seeburger La solution de dématérialisation incluse dans la plate-forme BIS6 de Seeburger interfacée avec le prestataire d archivage Arkhinéo semblait rapidement la plus appropriée 3

interne Perennité du prestataire d archivage externe Projet en cours d harmonisation EDI autour des outils Seeburger La solution de

4 Phases principales du projet Constitution équipe projet Coté utilisateur Un sponsor en relation avec PSA Un responsable de Service Comptable Partagé Un responsable ADV Le contrôleur de la société pilote Coté Informatique Un chef de projet aidé du reste de l équipe EDI et d un apprenti Un consultant Seeburger Des ressources ponctuelles experts réseaux / Concepteur portail Finalisations contractuelles Formation technique Design détaillé / Aspects réseaux Mise au point Lancement sur société pilote Generalisation 4

reste de l équipe EDI et d un apprenti Un consultant Seeburger Des ressources ponctuelles experts réseaux / Concepteur portail

5 Processus cible ERP - KBM Invoice D96A Génération du PDF Génération des listes ERP - XPPS Split / UNB- UNH Génération du mail EDI + PDF Génération des 2 mails ERP «Maison» Eligibilité Démat? Archivage SMTP Archivage SMTP ERP - BPCS conformité Démat? Attente ART Attente ART ERP SAP Envoi client Attente ARF Attente Acquittement Statut Idoc «demat» 5

Eligibilité Démat? Archivage SMTP Archivage SMTP ERP - BPCS conformité Démat?

6 Faurecia Network Aspects réseaux pour l archivage Seeburger Bis Digital Invoice ARKHINEO VPN invoic SMTP SFTP Inbound : reception confirmation * Currently received by mail Retrieval from Faurecia WAN through https portal invoic Pdf file is readable 6

reception confirmation * Currently received by mail Retrieval

7 Portail d accés au coffre fort 7

8 8

9 9

10 Facture EDI UNB+UNOA:2+O FR PAIR : A UNH INVOIC:D:96A:UN:A14051 BGM DTM+137: :102 FTX+AAI+++TVA ACQUITEE SUR LES BIENS:ESCOMPTE SUR FACTURE 0% FTX+REG+++SIEDOUBS:SASU:AU CAPITAL DE EUROS:B RCS NANTERRE NAD+BY ::5+COMPTA FOURN TSA 90011:78091 YVELINES CEDEX 9+PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES SA+++++FR RFF+VA:FR NAD+FH++14 AVENUE D? HELVETIE:BP 91115:25201:MONTBELIARD CEDEX NAD+IV ::5+COMPTA FOURN TSA 90011:78091 YVELINES CEDEX 9+PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES SA NAD+SE ::10+14 AVENUE D HELVETIE:BP 91115:25201:MONTBELIARD CEDEX+SIEDOUBS+++++FR RFF+ADE:80519V B01 RFF+VA:FR CUX+2:EUR:4+3:EUR:11 PAT+1 DTM+140: :102 LIN ZD:IN PIA :SA IMD+++:::T71 SB NO DG SEC NC SB NV QTY+47:2:PCE ALI+FR MOA+203: PRI+AAA:611.39:::1:PCE RFF+AAK: DTM+171: :102 RFF+ON: TAX+7+VAT+++::: NAD+CN ::5+895HCM:57 AVENUE DU GENERAL LECLERC:25600:SOCHAUX+PCA SOCHAUX LOC HCM. 10

000 EUROS:B 428 213 292 - RCS NANTERRE NAD+BY+0002542065479::5+COMPTA FOURN TSA 90011:78091 YVELINES CEDEX 9+PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES SA+++++FR RFF+VA:FR82542065479 NAD+FH++14 AVENUE D?

11 Charges informatiques passées sur le projet Jours Organisation projet Formation Projet Consultant avr-08 1 mai-08 2 juin juil août-08 sept oct nov déc janv févr mars-09 7 avr-09 1 mai-09 juin-09 Totaux Ceci sans compter le temps passé également en prospection de solutions potentielles en Projet pilote Charge d environ 7 mois/homme 11

janv-09 5 3 févr-09 6 2 mars-09 7 avr-09 1 mai-09 juin-09 Totaux 7 27 78 21 Ceci sans compter le temps

12 Couts Seeburger Mise en Service : <> 20 k : environ 20 jours de consulting Matériel Cluster BIS6 existant pour l EDI Volume de données marginal archivage externe Logiciel 10 à 30 k en fonction du contexte client (sauf cas très complexe) y/c modules BIS6 nécessaires Maintenance 18% 12

marginal archivage externe Logiciel 10 à 30 k en fonction du contexte

13 Couts d'archivage chez Arkhinéo Mise en Service (Selon contexte client et services choisis) : 5 à 12 k Conservation (Coût par facture) (Art 289bis du CGI) capturée et conservée pendant 10 ans avec consultation en ligne illimitée pendant 10 ans L unité de facturation est, dans le cas présent, le fichier (facture de 40 Ko : EDI + PDF). Tranche 1 < factures par An : 0,19 puis dégressif en fonction de la volumétrie Avec minimum annuel 4,6 k Consultation (via le portail de consultation standard ) 1,2 k /an 13

facturation est, dans le cas présent, le fichier (facture de 40 Ko : EDI + PDF). Tranche 1 < 80.

14 Difficultés rencontrées / Reste à faire Principales difficultés rencontrées : Aspects techniques réseaux, VPN,.. Segmentation des messages Correction des messages EDI Données utilisateurs parametrages comptes clients Reste à faire : Finalisation de la gestion des accusés réceptions Arkhinéo Renvoi du statut demat à SAP Modes opératoires sur les anomalies Facture non valide démat / Facture rejetée par le partenaire peu d anomalies rencontrée sur le pilote Généralisation aux différentes filiales / ERP Finalisation / Extension aux flux Intercos Extension a d autres clients Extension aux factures fournisseurs 14

accusés réceptions Arkhinéo Renvoi du statut demat à SAP Modes opératoires sur les anomalies Facture non valide démat / Facture rejetée par le partenaire

15 Bilan Economique peu de recul Economies difficiles a quantifier mais : Diminution du traitement des factures papiers Gestion des Editions, gestion des papiers spéciaux Moins d Imprimantes et maintenance Diminution des frais d Archives, plus de mise en boite, plus d envoi à l exterieur Recherche facilitée d une ancienne facture Diminution des frais de réimpression, de renvoi Harmonisation des formats de factures sur les différentes sociétés Certaines factures (Etudes, Protos, avoirs..) restent cependant non dématérialisées. 15

plus d envoi à l exterieur Recherche facilitée d une ancienne facture Diminution des frais de réimpression, de renvoi Harmonisation

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