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1 Spécialement conçu pour les besoins des associations d élus, ALECE est un annuaire interactif (plateforme Internet et application smartphone/tablette) qui centralise les données sur tous les acteurs d un département ALECE est au service de tous les acteurs locaux Le grand public trouve de manière interactive les élus du territoire Les collaborateurs d élus accèdent aux acteurs du département via un moteur de recherche spécialisé Les élus accèdent de manière sécurisée aux coordonnées des autres élus, aux statistiques... L association gère les commissions départementales, imprime les annuaires, extrait les données... «ALECE est un fichier unique décentralisé dont les informations sont mises à jour de manière collaborative et à distance, avec un système innovant de proposition de modification qui permet un gain de temps et une information toujours pertinente» Vous souhaitez... 33Proposer un service innovant aux élus? 33Fournir une information facile d accès et pertinente? 33Avoir des données centralisées et sécurisées? 33Bénéficier d un outil fiable et évolutif? > Un outil spécifiquement conçu pour les besoins des associations d élus Un projet initié par Pour plus d informations :

2 ALECE est une plateforme Internet interactive qui centralise les données sur les acteurs du département qui permet aux élus et à leurs collaborateurs de trouver les bons interlocuteurs et d accéder aux informations voulues de manière adaptée. Un lieu unique qui centralise tous les acteurs du département Les élus Maires, Adjoints au Maire, Conseillers municipaux... Les collaborateurs d élus Directeurs généraux des services, de cabinet, fonctionnels... Les organismes Mairies, Intercommunalités, Chambres consulaires, Services de l état... Les territoires Communes, Cantons, Département... Les commissions Départementales et Municipales Un outil complet et adapté aux besoins Des possibilités de recherche avancées Une saisie assistée et une vérification des informations Un système d identification Un système de proposition de modifications Une interactivité du contenu Des outils d administration pour faciliter au maximum la gestion des données De nombreuses possibilités d impression et d extraction des données... Une plus-value importante pour tous les acteurs locaux Un gain de temps dans la gestion des informations Une information plus facile d accès pour tous les utilisateurs Une information plus à jour, plus précise et plus pertinente Une plus grande sécurité des données Une information centralisée avec de nombreuses possibilités d exploitation - 2

3 Des possibilités de recherche adaptées aux besoins Lister ou rechercher des élus : dans une commission départementale, sur un territoire, par parti politique, dans un organisme, par délégation Lister ou rechercher des collaborateurs d élus : par fonction, par domaine d activité, par organisme Lister ou rechercher des organismes : selon ses membres, par territoire Lister ou rechercher des commissions : selon ses membres, par expiration des mandats, par thématique, selon des mots clés Il est possible de créer des liens internet pour directement afficher certains résultats (par exemple pour permettre aux mairies de mettre sur leur site un lien pour afficher tous leurs élus). Un projet à haute valeur ajoutée Un outil facile à exploiter par les utilisateurs Un système fiable et évolutif pour une exploitation dans la durée Un site internet interactif compatible multi-plateformes Une application smartphone/tablette intuitive Des fonctionnalités adaptables aux besoins pour répondre aux attentes de tous les acteurs Un projet clés en mains (toutes les démarches techniques et administratives sont prises en charge) Un accompagnement dans la promotion de l outil auprès de tous les acteurs locaux Un accompagnement à l exploitation (formations, manuels d utilisation et d administration, assistance et conseil...)... Un projet mis en place par : Responsable projet : François Trétarre EIRL

4 PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS Des informations complètes et utiles Pour les élus : parti politique, coordonnées, photographie, blog, site Internet, lien biographique, profession, mandats locaux, mandats extérieurs, attributions, place dans les commissions municipales et départementales, coordonnées des assistants... Pour les collaborateurs d élus : coordonnées, photographie, profession, organisme et fonction, coordonnées des assistants... Pour les organismes : type d organisme, coordonnées, liste des élus, liste des collaborateurs, liste des assistants, logo et photographie, horaires d ouverture... Pour les territoires : type de territoire, liste des organismes présents, données statistiques du territoire, relations avec les autres territoires... Pour les commissions départementales et municipales : nom de la commission, type de commission, thématique, présentation, liste des élus membres, lien vers le procès verbal de création, liste des réunions passées et à venir, espace de stockage pour les documents de travail... Des fonctionnalités avancées Système d identification permettant de restreindre l accès à certaines données (coordonnées personnelles...) ou fonctionnalités (impression, statistiques...) selon différents niveau (gestionnaires, référents, élus, collaborateurs, grand public...) Moteur de recherche complet et adapté aux besoins des acteurs locaux Simplification de la consultation par une interactivité des informations et une liaison des fiches entre elles Possibilité pour toute personne inscrite de proposer une modification des données Extraction des coordonnés pour des mailings ou des ings Impression directe de l annuaire au format papier ou PDF, selon certains critères de recherche, avec différentes mises en page possibles Calculs statistiques relatifs aux élus et affichage par graphes Saisie assistée et vérification des informations, aide au recadrage des photographies Accès administrateur pour la gestion de la plateforme (outil de gestion des accès, outil d importation et d exportation de données, outil d importation de photographies par lots, outil de gestion des données, outil de gestion des propositions de modifications...)

5 Une gestion des informations centralisée et simplifiée Les visiteurs peuvent proposer des modifications au travers de formulaires d édition de fiches ; l administrateur reçoit une notification détaillée et il lui suffit de simplement accepter les changements pour qu ils soient automatiquement appliqués Un formulaire en ligne intuitif et pratique permet à l administrateur de directement créer, supprimer ou modifier les fiches Un outil intégré permet l importation automatique d informations à partir de fichiers Excel ; les mairies et autres organismes peuvent ainsi renvoyer toutes les informations les concernant sous forme de tableau qu il suffit ensuite d importer pour créer les fiches manquantes ou mettre à jour celles déjà existantes ; l outil d importation effectue un grand nombre de contrôles sur les données pour vérifier qu il n y ait pas d erreurs Un outil intégré permet l importation semi-automatisée des photographies des personnes, en permettant leur recadrage, en les redimensionnant et en les compressant pour générer des vignettes qui seront automatiquement associées aux bonnes personnes dans l annuaire Des référents peuvent être nommés pour gérer les informations relatives à leur organisme au travers d un accès privilégié ; ils peuvent visualiser les fiches qu il faut compléter pour leurs élus, leurs collaborateurs d élus... Ils peuvent également récupérer un fichier Excel avec toutes les données les concernant, les mettre à jour et renvoyer le tableau pour qu il soit importé par le site et que toutes les modifications soient automatiquement appliquées Des outils et supports inclus pour un lancement réussi La plateforme internet interactive L application smartphone et tablette (ios) Des manuels d aide à l utilisation et à l administration Une formation complète des responsables et une assistance à l utilisation Des supports de communication prêts à l emploi pour valoriser l initiative L hébergement, la maintenance, les mises-à-jour, le support technique Les outils d administration pour une gestion simple, rapide et efficace des données Des informations fiables et sécurisées Sauvegarde automatique des données Vérification de l intégrité des informations lors de la saisie et des importations Hébergement français et protection des bases de données (conforme aux exigences de la CNIL) Possibilité de restreindre les informations accessibles, les extractions, les impressions de données

6 Outil d importation de fichiers Excel * Formulaires de propositions de modifications * Formulaires de modification directe * ALECE Consultation sur le site internet Statistiques croisées détaillées * Consultation sur l application tablette et smartphone Impression au format annuaire ou au format listing * Exportation au format Excel * Open data (en option) Exportation des coordonnées pour mailing ou ing * * ces fonctionnalités peuvent être restreintes en fonction des catégories d utilisateurs Des supports de communication prêts à l emploi Un tract de présentation Une lettre d annonce de lancement Une lettre pour inciter à l inscription Une brochure de présentation pour les organismes locaux Des cartons au format cartes de visite pour rappeler leurs codes d accès aux principaux utilisateurs (Tous les supports sont personnalisables, fournis au format numérique et peuvent être imprimés) Une démarche de mise en place rapide 1. Paramétrage et adaptation de l outil aux besoins spécifiques 2. Formation des responsables et remise des manuels 3. Déclaration à la CNIL puis saisie ou importation automatique des informations principales 4. Envoi à toutes les mairies d un lien leur permettant de visualiser et de compléter les informations les concernant 5. Vérification générale et relances 6. Lancement public du site internet et de l application smartphone/tablette - 6

7 VISUELS DE L APPLICATION TABLETTE «Une application qui exploite les spécificités et possibilités des tablettes afin de proposer une interface intuitive et adaptée» - 7

8 VISUELS DE L APPLICATION SMARTPHONE «Une application smartphones qui permet une consultation rapide, intuitive et interactive des données» - 8

9 - 9

10 VISUELS DE LA PLATEFORME INTERNET - 10

11 - 11

12 «Des outils d administration riches et complets permettant un gain de temps et de qualité dans la gestion des données» - 12

13 «De nombreuses possibilités d impression et de statistiques sur les données» - 13

14 FONCTIONNALITÉS DÉTAILLÉES 1 - Liste des fonctionnalités de la plateforme internet Fonctionnalités des annuaires : Moteur de recherche avec affichage dynamique du nombre de fiches trouvées en fonction des filtres Conversion des listings au format PDF pour impression (charte graphique personnalisée et différents formats de mise en page : annuaire, listings...) Formulaire de proposition de rajout d une nouvelle fiche Formulaire de proposition de modification ou de proposition de suppression d une fiche existante Affichage des données confidentielles et accès à certaines fonctionnalités réservé aux utilisateurs identifiés (plusieurs niveaux d accès possibles, gestion des accès individuels et collectifs...) Interactivité des fiches entre elles avec liens de consultation croisés Vérification des données lors de la saisie et des importations Fonctionnalités de gestion : Formulaire de rajout d une nouvelle fiche et de modification d une fiche existante Option de suppression d une fiche existante Extraction des adresses s ou postales pour toutes les fiches d une recherche donnée Raccourcis sur les fiches pour la création de nouveaux types de données Page de suivi pour les référents des organismes (visualisation des informations manquantes pour les personnes de leur organisme, accès à l annuaire des référents...) Outils d aide à l administration : Outil de gestion des propositions de modifications (affichage détaillé des demandes de modification des fiches, application automatique des modifications après acceptation, recherche de propositions de modification, notification automatique de l utilisateur et du référent de l organisme concerné) Outil d importation de fichiers Excel (vérification détaillée des données importées, rapports détaillés d importation, possibilité de tester les fichiers) Outil d exportation des données vers un fichier Excel (le fichier pouvant être mis à jour manuellement puis réimporté sur le site) Outil d importation semi-automatisé des photographies (aide au recadrage, redimensionnement et compression, association automatique à la fiche de l annuaire) Outil de gestion des accès utilisateurs (recherche d accès, création, modification...) Outil de création de liens Internet directs vers certaines catégories de données Outil de gestion des types de données (liste des partis politiques, des types de territoire, des types d organismes, des rôles des collaborateurs, des mandats des élus...) Outil d envoi des instructions personnalisées - d utilisation du site pour les référents 14

15 2 - Liste des données accessibles Pour les élus : Nom, prénom, photographie, profession et date de naissance Coordonnées (téléphone, portable, fax, ) Parti politique, avec lien vers le site Internet officiel Lien vers la biographie Liens vers le blog personnel et le site officiel Liste des assistants, avec lien direct vers la fiche concernée Liste des organismes dans lesquels l élu est présent (avec fonction exercée, titre complet, position communale, dates du mandat, liste des délégations et lien direct vers la fiche organisme concernée) Liste des commissions municipales et départementales auxquelles appartient l élu (avec place dans la commission, dates et spécificités du mandat, et lien direct vers la fiche concernée) Liste des attributions (avec fonction de l élu, nom de l organisme et lien vers le site Internet) Pour les collaborateurs d élus : Nom, prénom et photographie Coordonnées (téléphone, portable, fax, ) Liste des organismes pour lesquels travaille le collaborateur (avec fonction exercée, titre complet, liste des charges, et lien direct vers la fiche organisme concernée) Liste des assistants, avec lien direct vers la fiche concernée Pour les assistants : Nom, prénom et photographie Coordonnées (téléphone, portable, fax, ) Organismes pour lequel travaille l assistant, avec lien direct vers la fiche concernée Liste des élus et collaborateurs d élus pour qui travaille l assistant, avec lien direct vers les fiches concernées - 15

16 Pour les organismes : Coordonnées (téléphone, , fax, adresse, ville, code postal) et horaires d ouverture Logo et photographie Liste des élus présents dans l organisme (avec fonction exercée, titre complet, position communale, dates du mandat, liste des délégations et un lien direct vers la fiche concernée) Liste des collaborateurs travaillant pour l organisme (avec leur fonction, titre complet, liste des charges et un lien direct vers la fiche concernée) Liste des territoires auxquels appartient l organisme Notes internes (non publiées) Pour les territoires : Nom du territoire Type de territoire (commune, canton ) et code postal Statistiques (superficie, nombre d habitants et densité, revenu fiscal médian par ménage) Carte du territoire Lien pour en savoir plus sur le territoire (Wikipédia...) Liste des organismes présents sur le territoire, avec lien direct vers les fiches concernées Liste des territoires faisant partie du territoire ou l incluant, avec lien direct vers les fiches concernées Pour les commissions : Type de commission (départementale ou municipale) Présentation de la commission Commentaires sur la commission Thématiques de la commission Arrêté préfectoral de création et lien Internet pour en savoir plus Liste des membres de la commission (avec place dans la commission, dates et spécificités du mandat, et un lien direct vers la fiche concernée) Dates des prochaines réunions et historique des réunions passées (date, sujet, ordre du jour, lieu, horaires de début et de fin, liste des invités, lien vers le PV de réunion) Fichiers de travail directement accessibles sur un espace de stockage interne (lien de téléchargement, description, type de fichier...) Notes internes (non publiées) - 16

17 3 - Liste des possibilités de recherche Pour les élus : Recherche par parti politique Recherche par nom ou prénom Recherche par sexe Recherche par territoires Recherche par organismes Recherche par mandat électoral (maire, adjoint au maire...) Recherche par délégation (urbanisme, développement durable...) Recherche par position communale (majorité / opposition) Pour les organismes : Recherche par nom d organisme Recherche par territoire Recherche par type d organisme (mairie, intercommunalité...) Recherche par élu y siégeant Recherche par collaborateur d élu y travaillent Pour les territoires : Recherche par nom de territoire Recherche par type de territoire Recherche par inclusion Pour les collaborateurs d élus : Recherche par nom ou prénom Recherche par sexe Recherche par territoires Recherche par organismes Recherche par fonctions (DGS, DGA, chef de cabinet, directeur...) Recherche par charges (culture, affaires scolaires...) Pour les assistants : Recherche par nom ou prénom Recherche par sexe Recherche par organismes Recherche par profession Recherche par employeur (élu ou collaborateur d élu) Pour les commissions : Recherche par nom de commission Recherche par thématique (voirie, eau...) Recherche par élu présent dans la commission Recherche par membre non élu présent dans la commission Recherche par type de commission (départementale / municipale) Recherche par mot clé

18 4 - Liste des fonctionnalités de l application smartphone et tablette Fonctionnalités : Ergonomie spécifique, avec une application smartphone et une application tablette, chacune adaptée aux spécificités propres du terminal Prise en charge des élus, des collaborateurs d élus, des assistants, des organismes, des territoires, des commissions Prise en charge de tous les filtres de recherche disponibles sur la plateforme internet Prise en charge de l affichage de toutes les données des enregistrements disponibles sur la plateforme internet Affichage des photographies des enregistrements avec possibilité de zoom Prise en charge de l identification des utilisateurs pour l affichage des coordonnées restreintes Possibilité de mettre certaines fiches en favoris pour pouvoir y accéder plus rapidement Gestion de l historique des recherches pour pouvoir retrouver les précédents résultats Fonctionnalité de géolocalisation des adresses, d appel des numéros de téléphone, d envoi de message aux adresse s, de redirection vers les adresses de sites internet Fonctionnalité de navigation entre les résultats des recherches et de retour sur les pages précédentes Illustration des fonctionnalités par des visuels spécifiques (catégories d enregistrements, filtres de recherche, actions...) Lors d une demande de modification d une fiche, redirection directe vers le formulaire de proposition de modifications sur la plateforme internet Pages de l application : Page d accueil Barre d outils ipad Barres de menus iphone Pages de recherche Pages de visualisation de la liste des résultats Pages de consultation des fiches individuelles Pages d affichage des détails Page de mentions légales Page de contact Page de configuration Page d identification Page d historique des recherches Page de favoris - 18

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