PLAN D URGENCE POUR VOTRE ENTREPRISE

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1 PLAN D URGENCE POUR VOTRE ENTREPRISE Grâce à un plan d urgence, ou plan de continuité, tout le monde saura ce qu il doit faire si jamais il vous arrive malheur. Ce plan indique à votre liquidateur et(ou) à votre représentant légal ce qui doit advenir de votre entreprise, comment communiquer avec vos clients et à qui s adresser pour obtenir de l aide. Idéalement, votre plan d urgence devrait comprendre une entente avec un tiers qui pourra intervenir promptement et faire l acquisition de votre entreprise (si vous décédez) ou encore fournir des services-conseils à vos clients (si vous devenez invalide). Ce genre d entente doit décrire en détail les mesures négociées et convenues avec la tierce partie, pour qu elle puisse être mise en œuvre dans des délais raisonnables. Vous serez d autant plus tranquille si vous négociez une entente ayant force obligatoire, mais le degré de difficulté sera sans doute plus grand, car vous devrez trouver un conseiller qui s engage à acheter votre entreprise ou à en assurer le service à un moment impossible à prédire, et quelle que soit sa situation du moment. Si vous trouvez cette perle rare, il faudra ensuite bien négocier votre entente et en rédiger les termes. Ce type d entente s apparente à un véritable contrat de vente et elle exige le même degré de réflexion et les mêmes contrôles préalables. Il est fortement recommandé d avoir recours à un conseiller juridique. À défaut de négocier une entente ayant force obligatoire, vous pourrez signer une entente non contraignante, qui se rapprochera davantage d une lettre d instructions que d un véritable contrat. Cette solution sera moins rassurante, mais elle vous permettra tout de même de négocier avec un tiers, de consigner par écrit ce dont vous avez convenu et de fournir des instructions à votre liquidateur et(ou) à votre représentant légal. Comme les contrôles préalables sont moins exigeants et qu il devient plus facile de trouver un tiers intéressé, ce type d accord sert souvent de plan d urgence. Naturellement, cette solution a l inconvénient de ne pas être contraignante pour l une ou l autre partie. Si, pour une raison ou une autre, vous ne parvenez pas à négocier une entente avec une tierce partie, il demeure impératif de rédiger un plan d urgence pour transmettre à votre liquidateur et(ou) à votre représentant légal des directives précises, surtout en cas de décès. Dans la mesure du possible, vous devriez demander à un collègue de votre secteur d être à la disposition de ces personnes pour répondre à leurs questions et les orienter. Ce type de soutien serait inestimable pour votre liquidateur. En votre qualité de propriétaire d entreprise et de conseiller financier, il est de votre devoir de mettre en place un plan d urgence afin de protéger les principales parties intéressées ainsi que la valeur de votre entreprise. Vous trouverez ci-joint des modèles de documents dont vous pouvez vous inspirer. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec : Bob Labrecque, CLU, AVA, CEPA Vice-président adjoint national, Planification de la relève 1861 Robertson Road Ottawa (Ontario) K2H-1B Courriel :

2 Rédaction d un plan d urgence Votre plan d urgence est en quelque sorte le testament de votre entreprise : mieux vaut ne pas le rédiger seul. Les décisions que vous allez prendre toucheront toutes les personnes qui traitent avec votre entreprise. Prenez le temps d en discuter avec votre famille, vos employés et vos conseillers professionnels. Voici une liste de mesures à prendre avant d entreprendre la rédaction du plan d urgence de votre entreprise. Recensez et analysez les options qui s offrent à vous en cas d urgence. Discutez des options avec vos héritiers, les membres de votre famille et vos associés, le cas échéant. Renseignez-vous sur les exigences et les politiques de chacun de vos fournisseurs de produits et assurez-vous qu ils soutiendront votre plan. Documentez-vous et adoptez une formule d évaluation qui servira à calculer la juste valeur marchande de votre entreprise. Passez votre plan en revue avec vos conseillers professionnels pour en comprendre toutes les conséquences juridiques et fiscales. Définissez la façon dont le plan sera exécuté et qui devra y prendre part. Négociez puis rédigez les contrats nécessaires à l exécution de votre plan (convention de rachat, accord de consultation, etc.). Élaborez un plan de communication qui fidélisera vos clients si jamais votre plan d urgence doit être mis en œuvre. Passez en revue vos contrats personnels d assurance vie et invalidité (y compris l assurance frais généraux). Assurez-vous que votre plan d urgence est en accord avec votre testament et vos autres documents de nature juridique (convention de séparation, jugement de divorce, etc.). Communiquez votre plan à toutes les principales parties intéressées. Revoyez votre plan et mettez-le à jour régulièrement.

3 Modèle de plan d urgence À l intention de mon liquidateur. Plan d urgence de Jean LeConseiller Commentaires personnels Objectif général Philosophie Pensées profondes Personnes à aviser Avocat Comptable Consultant/coach Fournisseurs de produits Emplacement des dossiers et fichiers Documents financiers Dossiers des clients Baux Copies des ententes/contrats Aviser les clients Quand les aviser? Que leur dire ou leur envoyer? Comment préparer un envoi postal À qui demander de l aide Comment procéder à la liquidation de l entreprise Comment s y prendre Qui s occupera des clients en attendant la mise en œuvre du plan? Quelles ententes ont été conclues? Que doivent ils faire de l entreprise? Comment vont ils estimer la valeur de l entreprise? Quel type d acheteur conviendrait le mieux? Acheteurs potentiels? Qu adviendra t il du personnel? Conclusion Mot de la fin Remerciements.

4 Voici un modèle de lettre que vous pourriez envoyer à vos clients pour les informer du plan d urgence que vous avez mis en place. Vos clients seront rassurés d apprendre que vous avez pris des mesures pour protéger leurs intérêts, surtout si vous travaillez à votre compte. Ils sauront ainsi ce qui arriverait à leurs placements ou contrats si jamais il vous arrivait quelque chose. Modèle de lettre : communication du plan d urgence aux clients Date Madame/Monsieur Adresse Ville Madame, Monsieur, Je vous informe par la présente des mesures que j ai prises pour veiller à protéger vos besoins en matière de planification financière dans l avenir. À titre de travailleur autonome, je me fais souvent poser des questions sur la continuité des services de gestion financière que j offre à mes clients si je devais interrompre mes activités professionnelles en raison d une blessure ou d un événement plus grave encore. En réponse à ces préoccupations, j ai conclu avec un collègue une entente qui s appliquerait en situation d urgence. En cas de décès, d invalidité ou de congé prolongé de ma part, j ai donné des instructions écrites à mon liquidateur (ou représentant personnel) pour que cette entente soit alors mise en oeuvre immédiatement. J ai mis un soin particulier à choisir une personne qui n est pas seulement compétente sur le plan technique et professionnel, mais qui a aussi une approche semblable à la mienne en matière de planification financière, et qui accordera une grande attention à vos besoins. J ai longuement réfléchi et j ai pris les précautions nécessaires pour m assurer que vos objectifs de planification financière à long terme seront atteints. Grâce à l élaboration de ce plan d urgence et à votre soutien, si cela devenait nécessaire, mon collègue veillerait à ce que vos besoins en matière de planification financière continuent d être comblés. Je me réjouis à la perspective de poursuivre notre relation et de vous aider à atteindre vos objectifs financiers. N hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions au sujet de la présente lettre. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. Conseiller

5 Il importe par ailleurs d informer vos fournisseurs de produits de votre plan, pour vous assurer qu ils appuient votre stratégie. Il faudra parfois apporter certaines modifications pour tenir compte des politiques et des systèmes administratifs des sociétés en question. Modèle de lettre d instructions Objet : Entente de service Date : Destinataire : La présente a pour but de vous informer qu en cas de décès, d invalidité totale ou d incapacité permanente de ma part à exercer un jugement sûr et indépendant, vous devrez communiquer avec [NOM], au [ADRESSE] [(PROVINCE)], qui a été nommé(e) liquidateur de ma succession et/ou fiduciaire en vertu d une procuration. J ai conclu une entente avec [NOM DU CONSEILLER], de [NOM DE LA COMPAGNIE D ASSURANCE] pour assurer un transfert ordonné de ma clientèle. Le liquidateur de ma succession a reçu copie de cette entente, qui décrit les modalités de la vente et du transfert de toutes les affaires placées auprès de votre société. Je vous demande de fournir à mon liquidateur tous les renseignements et le soutien jugés nécessaires pour donner suite à ma demande. Veuillez accuser réception du présent document et le classer. Je vous remercie et vous prie de recevoir mes salutations distinguées. Fait à [VILLE], [PROVINCE], le 20 Signature Nom (en caractères d imprimerie)

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