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1 PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DES COLLINES, TENUE LE 8 AVRIL 2014 À 19H00, SALLE DE CONFÉRENCE DE L HÔPITAL MÉMORIAL DE WAKEFIELD Présences : M. Jeannot Bertrand, M. Patrick Bisson, M. Marcel Chartrand, M. André Désilets, Mme Huguette Cloutier, Mme Maria Cid, M. Michel Lafrenière, Mme Johanne Lanthier, M. Jean-Paul Racine, Mme Stéphanie Croteau, Dre Valérie Joannisse, Mme Nathalie Laviollette, M. Patrick Megan, Mme Sharon Ryan Absences motivées : Absences non motivées : Personnes ressources : Invités : M. Edward Ellis, Mme Lynn Forrest, Mme Danielle Paquette, Mme Caroline Veilleux, M. Jean- François Germain 1. OUVERTURE ET VÉRIFICATION DU QUORUM La séance débute à 19h00. Tous les avis de convocation requis ayant dûment été envoyés, le secrétaire constate qu il y a quorum et par conséquent le président déclare la séance ouverte. 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR DU 8 AVRIL 2014 L ordre du jour est adopté tel que présenté SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, IL EST RÉSOLU d adopter l ordre du jour tel que présenté. 1. Ouverture et vérification du quorum 2. Adoption de l ordre du jour 3. Réunion ordinaire du 11 mars Adoption du procès-verbal 3.2 Suites au procès-verbal 4. Période publique de questions 5. Rapports de comités 5.1 Comité de vérification Plans triennaux 5.2 Comité des priorités 5.3 Comité de la vigilance et de la qualité 6. Fondation de santé des Collines 6.1 Rapport de M. Ned Ellis 7. Affaires courantes 7.1 Campagne de sensibilisation 8. Affaires nouvelles 8.1. Privilèges médecin 8.2. Plan d actions : Projet clinique soins palliatifs 8.3 Prix d excellence du réseau de la santé Optimisation des processus de paie Comité en santé et mieux être 9. Correspondance 9.1 Extrait de procès-verbal, Municipalité de Denholm 9.2 Lettre de remerciement à la Municipalité de Denholm 9.3 Courriel de Madame Cloutier 10. Information 10.1 Synergie 10.2 Coupures de presse 10.3 Indicateurs 11. Prochaine réunion Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 1 sur 7

2 12. Rapport du directeur général (huis clos) 13. Levée de la séance 3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL 3.1. Adoption du procès-verbal du 11 mars Le procès-verbal est adopté avec l ajout suivant : Congrès de l AQESSS, modifié la résolution afin d ajouter Madame Johanne Lanthier comme substitut. SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, IL EST RÉSOLU : D ADOPTER le procès-verbal du 11 mars 2014 tel que présenté Suivis à la séance du 11 mars 2014 Le directeur général, Monsieur André Désilets, l ensemble des suivis a été complété. indique que 4. PÉRIODE PUBLIQUE DE QUESTIONS Aucune question publique 5. RAPPORTS DE COMITÉS 5.1. Comité de vérification Étant donné que Monsieur Ned Ellis est en vacances, Monsieur Jean- François Germain présente le compte rendu de la réunion du comité de vérification, du 1 avril Selon les rapports, le budget présente un équilibre budgétaire précaire mais que l analyse de fin d année pourrait présenter un léger déficit. Monsieur Jean-François Germain explique que l établissement utilise actuellement environ $ de sa marge de crédit qui a été réduite à $. À ce titre, une demande d augmentation de la limite de crédit a été transmise à l Agence. Monsieur Jean-François Germain dépose et explique les documents pour les plans triennaux et réponds aux questions des membres sur les deux projets de résolution à adopter : PCFI, Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière, et, PCEM, Plan de conservation des équipements et de mobilier PLAN DE CONSERVATION ET DE FONCTIONNALITE IMMOBILIERE (PCFI) Chaque établissement dispose d une enveloppe récurrente pour assumer ses responsabilités en matière de maintien des actifs. L établissement élabore un plan triennal de conservation et de fonctionnalité immobilière et le fait approuver par le conseil d administration. L établissement a transmis son plan triennal à l Agence pour approbation par le MSSS. 2. Objectifs Dédier une enveloppe de conservation des actifs immobiliers. Poursuivre la transition vers un système favorisant la responsabilisation de l établissement. Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 2 sur 7

3 Compléter la mise en place du mécanisme de reddition de comptes. 3. Projet de résolution ATTENDU que le CSSS des Collines doit déposer à l Agence à la fin de mars son plan de conservation et de fonctionnalité immobilière; ATTENDU que la direction des services des services financiers et techniques a tenu compte de la planification stratégique; ATTENDU qu une analyse a été faite et soumise au comité de gestion; ATTENDU la recommandation du comité de vérification formulée lors de la réunion du 1 er avril 2014; SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, RÉSOLU : IL EST D ADOPTER, nonobstant l autorisation de l Agence, le plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) tel que présenté et déposé par la direction des services financiers et techniques. PLAN DE CONSERVATION DES ÉQUIPEMENTS ET DE MOBILIER (PCEM) Chaque établissement dispose d une enveloppe récurrente pour assumer ses responsabilités en matière d équipement et de mobilier. L établissement élabore un plan triennal de conservation des équipements et de mobilier et le fait approuver par le conseil d administration. L établissement a transmis son plan triennal à l Agence pour approbation par le MSSS. 1. Objectifs Dédier une enveloppe d équipements et de mobilier. Poursuivre la transition vers un système favorisant la responsabilisation de l établissement. Compléter la mise en place du mécanisme de reddition de comptes. 2. Projet de résolution ATTENDU que le CSSS des Collines doit déposer à l Agence à la fin de mars son plan de conservation des équipements et de mobilier; ATTENDU que la direction des services des services financiers et techniques a tenu compte de la planification stratégique; ATTENDU qu une analyse a été faite et soumise au comité de gestion; Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 3 sur 7

4 ATTENDU la recommandation du comité de vérification formulée lors de la réunion du 1 er avril 2014; SUR PROPOSITION DÛMENT faite RÉSOLU : et appuyée, IL EST D ADOPTER, sous réserve de l obtention de l avis de conformité de l Agence, le plan de conservation des équipements et de mobilier (PCEM) tel que présenté et déposé par la direction des services financiers et techniques Comité des priorités Monsieur André Désilets ajoute que les membres du comité des priorités visiteront les installations des CLSC le15 avril prochain. Par la suite une rencontre sera tenue avec les cadres de la direction des services dans la communauté, et ce, dans le but que les membres du comité des priorités aient un meilleur portrait des services en CLSC. En ce qui a trait à notre plan d affaires, Monsieur André Désilets ajoute que le plan d affaires a été déposé au Ministère et qui apporte une confirmation de notre point de vue. 6. FONDATION DE SANTÉ DES COLLINES Monsieur Ned Ellis est absent, il n y a donc pas de rapport pour la Fondation. 7. AFFAIRES COURANTES 7.1 Campagne de sensibilisation Monsieur Marcel Chartrand, fait le compte rendu de la Campagne de sensibilisation qui débutera le 29 avril prochain. 8. AFFAIRES NOUVELLES 8.1. Privilège médecin Le CMDP présente une demande de privilège pour la Dre Annie Bouchard. Monsieur André Désilets précise ce qu est le statut d un médecin associé Demande de privilèges pour Dre Annie Bouchard Considérant que le CSSS des Collines est toujours à la recherche de médecins omnipraticiens pour compléter l équipe de médecins requis pour répondre à ses besoins; Considérant qu à sa rencontre du 5 février 2014, les membres du comité exécutif du CMDP acceptent à l unanimité de recommander la nomination du Docteur Annie Bouchard à titre de membre associé du CMDP avec privilèges au département de médecine générale (service d urgence). SUR PROPOSITION DÛMENT FAITE, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : D ACCEPTER la nomination du Docteur Annie Bouchard à titre Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 4 sur 7

5 de membre associé du CMDP et de lui octroyer des privilèges au département de médecine générale (service d urgence), tel que recommandé par le conseil des médecins, des dentistes et pharmaciens du CSSS des Collines. 8.2 Plan d actions : Projet clinique soins palliatifs Caroline Veilleux présente le plan d action projet clinique soins palliatifs. Suite à la présentation, les membres du conseil demandent à ce que le plan d action soit déposé et adopté lors de la rencontre du 13 mai Prix d excellence du réseau de la santé Optimisation des processus de paie pour des Monsieur Désilets dépose et explique le projet de résolution le prix d excellence du réseau de la santé pour «l Optimisation processus». Prix d excellence du réseau de la santé et des services sociaux dans le domaine de la valorisation et de la mobilisation des ressources humaines PROJET D OPTIMISATION DES PROCESSUS DE PAIE Cette mention d excellence du ministère de la Santé et des Services sociaux récompense un établissement du réseau de la Santé et des Services sociaux qui s est démarqué de façon significative dans le domaine de la valorisation et la mobilisation des ressources humaines. 2. Projet de résolution CONSIDÉRANT le dépôt de candidature pour le projet d optimisation des processus de paie; CONSIDÉRANT que cette demande doit faire l objet d une résolution du conseil; CONSIDÉRANT que le conseil doit appuyer la mise en candidature et stipuler que l établissement accepte que le projet les médias; SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyé : IL EST RÉSOLU : D APPUYER la mise en candidature et d accepter que le projet les médias Comité en santé et mieux être Monsieur Désilets dépose et explique le projet de résolution pour le prix d excellence du réseau de la santé pour «Comité en santé et mieux être». Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 5 sur 7

6 Prix d excellence du réseau de la santé et des services sociaux dans le domaine de la valorisation et de la mobilisation des ressources humaines COMITE DE SANTE ET MIEUX-ETRE Cette mention d excellence du ministère de la Santé et des Services sociaux récompense un établissement du réseau de la Santé et des Services sociaux qui s est démarqué de façon significative dans le domaine de la valorisation et la mobilisation des ressources humaines. 1. Projet de résolution CONSIDÉRANT le dépôt de candidature pour le projet Comité de santé et mieux-être; CONSIDÉRANT que cette demande doit faire l objet d une résolution du conseil; CONSIDÉRANT que le conseil doit appuyer la mise en candidature et stipuler que l établissement accepte que le projet les médias; SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyé : IL EST RÉSOLU : D APPUYER la mise en candidature et d accepter que le projet les médias. 9. CORRESPONDANCE 9.1. Extrait de procès-verbal, Municipalité de Denholm Le directeur général, Monsieur André Désilets a reçu une lettre ainsi qu un extrait du procès-verbal, en date du 3 décembre, de la rencontre du conseil municipal, démontrant l appui de de la Municipalité de Denholm au plan d affaires du CSSS des Collines Lettre de remerciement à la Municipalité de Denholm Le directeur général, Monsieur André Désilets, souligne qu une lettre en guise de remerciements à leur appui au plan d affaires du CSSS des Collines, a été envoyée à la Municipalité de Denholm. 9.3 Courriel de Madame Cloutier Monsieur André Désilets fait la lecture du courriel de Madame Cloutier. 10. INFORMATION 10.1 SYNERGIE Le document est déposé à titre d information Coupures de presse Le document est déposé à titre d information. Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 6 sur 7

7 10.3 Indicateurs Le document est déposé à titre d information. 11. PROCHAINE RÉUNION Le 13 mai 2014 à 19h00, à la salle de conférence de l Hôpital Mémorial de Wakefield et précédée par la pré-rencontre à huis clos à 18h RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL (HUIS CLOS) OUVERTURE DU HUIS CLOS SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, IL EST RÉSOLU : D ORDONNER le huis clos FERMETURE DU HUIS CLOS SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, IL EST RÉSOLU : DE METTRE FIN au huis clos. 13. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE SUR PROPOSITION DÛMENT faite et appuyée, la séance est levée à 20H40. Michel Lafrenière Président André Désilets Secrétaire Procès-verbal du 8 avril 2014 Page 7 sur 7

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