GUIDE D UTILISATION INTRANET

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1 GUIDE D UTILISATION INTRANET

2 SOM MAIRE 1 NAVIGUER SUR L INTRANET Se connecter Se déconnecter Gérer son profil Les outils de navigation La page d accueil Le menu principal Le menu outils PARTAGER ET ECHANGER Communiquer sur un événement Proposer un contenu Ajouter un document Modifier sa fiche établissement Saisir/consulter une offre d emploi Afficher un besoin en bénévole 8 TABLE DES MATIERES 19 ACCEDER AU BACK-OFFICE 22 Saisir une offre d emploi Modifier les offres d emploi Publier les offres d emploi Consulter les candidatures 1 / 22

3 NAVIGUER SUR L INTRANET NAVIGUEZ SUR L INTRANET 1. Se connecter Dans un navigateur Web tapez l adresse du site Intranet Aurore : Saisissez votre identifiant sous la forme initialeprénom.nom@aurore.asso.fr. Exemple : j.dupont@aurore.asso.fr Saisissez votre mot de passe : mot de passe de votre messagerie aurore Cliquez sur ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. 2. Se déconnecter Dans le bandeau supérieur, cliquez sur Déconnexion 2 / 22

4 3. Gérer son profil Dans le bandeau supérieur, cliquez sur, la page suivante s affiche : Cliquez sur le bouton. Dans cette page vous visualisez vos informations, vos publications, vos partages et vos notifications. Saisissez et/ou modifiez les informations souhaitées comme : o vos coordonnées ; o votre mot de passe de connexion ; o votre avatar (photo) ; o votre biographie professionnelle. Validez en cliquant sur le bouton. 4. Les outils de navigation Menu général de navigation 2 Menu d accès rapide aux outils 2 3 Cliquez sur le logo pour revenir à la page d accueil 3 / 22

5 5. La page d accueil du site Elle présente dans sa partie supérieure : les actualités ; les événements à venir ; la revue de presse. En défilant vers le bas, vous trouverez : les nouveaux arrivants au sein d Aurore ; les offres d emploi réservées aux salariés d Aurore pendant leurs quinze premiers jours de publication ; le répertoire des établissements ; l annuaire des salariés ; les portraits ; les propositions de bénévolat la dernière lettre d information. 4 / 22

6 Enfin dans le pied de page du site, vous pourrez : signaler une erreur ; proposer un contenu ; utiliser la zone de recherche. 6. Menu général de navigation A. POLES Ouvrez le menu Pôles et choisissez le pôle, sa page s affiche : On trouve : la présentation du pôle sa fiche d identité les coordonnées du secrétariat les actualités du pôle 5 / 22

7 la cartographie des sites avec filtre applicable ; la fiche d identité de chaque établissement ; les derniers documents publiés par le pôle ; la revue de presse. B. SERVICES SUPPORTS Sélectionnez la page du service support dont vous souhaitez connaître les informations suivantes : la présentation du service ; la présentation de l équipe et leurs missions ; les documents utiles du service ; les contacts du service ; Les actus du service ; les derniers documents du service. C. ACTUS ET PUBLICATIONS Vous trouverez ici toutes les actualités et publications de l Association. D. RESSOURCES HUMAINES Vous trouverez ici toutes les informations sur : La politique RH de l association ; Les Conventions, Accords collectifs, Règlement intérieur Les documents utiles Les formations et parcours ; Les représentants du personnel (comité d entreprise, délégués du personnels, syndicats); Les offres de mobilité et d emploi. 6 / 22

8 E. GROUPES DE TRAVAIL Sélectionnez la page du groupe de travail transversal dont vous souhaiteriez avoir les informations suivantes : La présentation du groupe de travail Les dernières actualités du groupe de travail et du thème qui le concerne Les derniers documents chargés du groupe de travail 7. Le menu Outils Cliquez sur l icône afin d atteindre : o o L annuaire : contient les coordonnées et informations professionnelles de tous les salariés d Aurore. La documenthèque : comprend l ensemble des documents chargés par les salariés. o Le répertoire des établissements : constitue la cartographie des établissements et recense les fiches d identité de chaque service. o L agenda : énumère tous les événements de l association renseignés par les salariés. 7 / 22

9 PARTAGER ET ECHANGER PARTAGER ET ECHANGER 1. Événement dans l agenda A. CREER UN EVENEMENT Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs de l intranet Aurore. Dans le bandeau de navigation, pointez Actus et publications Cliquez sur Création d un événement agenda, la page suivante s affiche : Renseignez le nom de l événement (obligatoire), sa localisation (facultatif). Sélectionnez le type d événement dans la liste. Renseignez la date de début et de fin. Complétez la description (facultatif). Validez en cliquant sur le bouton. B. CONSULTER/MODIFIER OU SUPPRIMER UN EVENEMENT Si l événement est proche, il apparaît sur la page d accueil cliquez alors sur l événement, sinon cherchez l événement grâce au Menu Outils en cliquant sur. Cliquez sur le bouton de l événement, la fenêtre suivante s ouvre : 8 / 22

10 Si vous avez créé cet événement, les boutons Modifier cet événement et Supprimer cet événement s affichent seulement si vous êtes le créateur de cet événement, utilisez-les afin d agir sur l événement. Cliquer sur Fermer pour revenir à la liste des événements. 2. Proposer un contenu (article, actus, news ) Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs de l intranet Aurore. A. PROPOSER UN CONTENU Affichez le pied de page de la page active de l intranet, cliquez sur le bouton. Saisissez le titre de l article et sa description. Cliquez sur le bouton ou activez l onglet, la page de rédaction s affiche : 9 / 22

11 Complétez les zones Résumé, Chapo (introduction de l article), Texte et encadré. Validez en cliquant sur le bouton. Le webmaster sera notifié et publiera votre article. B. MODIFIER UN CONTENU Cette fonctionnalité n est possible uniquement lorsque l article est en attente de publication par le webmaster. Activez le lien Mon compte dans le bandeau d accueil pour accéder à votre profil. Dans la rubrique Mes Articles, cliquez sur l article à modifier. Apportez vos modifications. Validez en cliquant sur le bouton. 10 / 22

12 3. Ajouter un document Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs de l intranet Aurore. Cliquez sur le bouton publiés s affiche : du bandeau d accès rapide. La liste des documents déjà Cliquez sur le bouton, 11 / 22

13 Saisissez le nom du document, sa nature et sa description. Cliquez sur le bouton. Cliquez sur le bouton et parcourez le chemin du fichier grâce à l explorateur et sélectionnez le fichier à télécharger puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur le bouton pour terminer votre proposition de document. Le webmaster est averti de votre proposition de document. Pour le modifier utilisez la procédure décrite au point 2.B - Modifier un contenu. 4. Modifier sa fiche établissement Cette fonctionnalité est accessible aux profils d utilisateurs Chefs de Service, Directeurs de Territoire. Depuis le répertoire des établissements, effectuez une recherche de l établissement à modifier : 12 / 22

14 Cliquez sur, la fiche de l établissement apparaît. Cliquez sur le bouton : Complétez les informations. Cliquez sur le bouton en bas de la page. Ces informations sont aussi diffusées sur les pages pôles et dans le répertoire des établissements du site internet d Aurore. 13 / 22

15 5. Offres d emploi (un guide d utilisation spécifique est également disponible) A. AJOUTER UNE OFFRE Cette fonctionnalité est accessible aux utilisateurs dont le profil est Chefs de Service, Directeurs de territoire, RRH, DRH, Secrétaire Général et Directeur Général. Dans le menu général, activez Ressources humaines puis Saisir une offre d emploi : Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. L offre sera envoyée à votre RRH qui la validera et la publiera sur les sites intranet et internet 14 / 22

16 B. CONSULTER LES OFFRES DE MOBILITE ET D EMPLOI ET POSTULER Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs. Menu Ressources humaines/offres de mobilité et d emplois Cliquez sur une offre pour en voir sa description complète et la télécharger. Sous l offre, vous pouvez remplir les différents éléments afin de postuler pour cette offre. 15 / 22

17 Cliquez sur Cliquez sur. pour télécharger votre CV et/ou votre lettre de motivation. 6. Bénévolat A. CONSULTER ET SAISIR UN BESOIN EN BENEVOLAT Sur la page d accueil de l intranet : Cliquez sur Saisir un besoin (ou dans le menu service support bénévolat cliquez sur Saisir un besoin) Une fenêtre s ouvre pour que vous renseignez les informations concernant le besoin en bénévole que nécessite votre service. Cliquez sur le bouton. Une notification est envoyée à la responsable de vie associative qui la publiera sur le site internet afin que des bénévoles puissent postuler à la mission en bénévolat. 16 / 22

18 B. CONSULTER LES BESOINS EN BENEVOLES DES SERVICES Activez le menu Services supports > Bénévolat > Liste des missions de bénévolat Cliquez sur une mission (ou un besoin) pour en voir les bénévoles qui ont candidaté à cette mission Cliquez sur. C. CONSULTER LES OFFRES DE MISSIONS PROPOSEES PAR DES BENEVOLES (EN CANDIDATURES SPONTANEES) ET MANIFESTER SON INTERET Via le site Internet, des bénévoles proposent des missions de bénévolat à effectuer pour les services de l association Aurore. Par exemple : Lucie propose de donner des cours de dessin. Activez le menu Services supports, Bénévolat puis Liste des candidatures spontanées de bénévolat ou cliquer sur le chiffre en page d accueil sur le bloc bénévolat. 17 / 22

19 Dans la liste cliquez sur l offre de mission qui vous intéresse afin d en consulter les détails : Cliquez sur si vous êtes intéressé par la candidature. Une notification est envoyée à la responsable de la vie associative qui vous recontactera. Cliquez sur. 18 / 22

20 ACCEDER AU BACK-OFFICE ACCEDER AU BACK-OFFICE Ces fonctionnalités ne sont accessibles qu avec un profil, chef de service, directeur territorial, RRH, DRH, Secrétaire Général et Directeur Général. L accès Back Office du site se fait en cliquant sur la flèche à gauche de la page activer le menu. Cliquez sur. pour 1. Gestion des offres d emploi (un guide spécifique pour le module emploi est également disponible) A. CONSULTER/MODIFIER LES OFFRES Activez le menu Offres d emploi, puis cliquez sur Liste offres Cliquez sur une annonce, son contenu s affiche : Apportez vos modifications. Cliquez sur le bouton afin d afficher la page Publication : 19 / 22

21 Consultez/modifiez l entête de l offre, les dates de publication, le statut : o En rédaction : l offre est en cours d écriture la validation par le RRH ou l administrateur RH n est pas demandé. o Validée : La rédaction de l offre et terminée et attend la publication de l offre par le RRH o Publiée : l offre est publiée sur le site intranet pendant 15 jours et automatiquement publiée sur le site après cette période. o Pourvue : Le recrutement est terminé et l offre est pourvue. Ce statut la dépublie du site o Hors ligne : ce statut vous permet de dépublier l offre même si elle n est pas pourvue. Cliquez sur le bouton pour afficher la liste des candidatures reçues et liées à cette offre. Cliquez sur pour enregistrer vos modifications. B. AJOUTER UNE OFFRE Activez le menu Offres d emploi, puis cliquez sur Ajouter une offre. Suivez les étapes décrites au chapitre précédent Consulter/modifier une offre. C. REPONDRE AUX CANDIDATS Activez le menu Offres d emploi puis Liste des candidats. Cliquez sur une candidature pour apporter vos modifications. 20 / 22

22 Renseignez si besoin, la rubrique Commentaires. Cliquez sur le bouton. Dans la rubrique Écrire à ce candidat, composez votre message. Cliquez sur. Si ce candidat a déjà été contacté par ce biais, les s envoyés sont listés ici. D. REPONSES AUX CANDIDATS Dans le menu Offres d emploi/réponses aux candidats Cliquez sur une réponse afin d en prendre connaissance. 21 / 22

23 Table des matières NAVIGUEZ SUR L INTRANET SE CONNECTER SE DECONNECTER GERER SON PROFIL LES OUTILS DE NAVIGATION LA PAGE D ACCUEIL DU SITE MENU GENERAL DE NAVIGATION... 5 A. POLES... 5 B. SERVICES SUPPORTS... 6 C. ACTUS ET PUBLICATIONS... 6 D. RESSOURCES HUMAINES... 6 E. GROUPES DE TRAVAIL LE MENU OUTILS... 7 PARTAGER ET ECHANGER ÉVENEMENT DANS L AGENDA... 8 A. CREER UN EVENEMENT... 8 B. CONSULTER/MODIFIER OU SUPPRIMER UN EVENEMENT PROPOSER UN CONTENU (article, actus, news )... 9 A. PROPOSER UN CONTENU... 9 B. MODIFIER UN CONTENU AJOUTER UN DOCUMENT MODIFIER SA FICHE ETABLISSEMENT OFFRES D EMPLOI (un guide d utilisation specifique est egalement disponible) A. AJOUTER UNE OFFRE B. CONSULTER LES OFFRES DE MOBILITE ET D EMPLOI ET POSTULER BENEVOLAT A. CONSULTER ET SAISIR UN BESOIN EN BENEVOLAT B. CONSULTER LES BESOINS EN BENEVOLES DES SERVICES C. CONSULTER LES OFFRES DE MISSIONS PROPOSEES PAR DES BENEVOLES ET MANIFESTER SON INTERET ACCEDER AU BACK-OFFICE GESTION DES OFFRES D EMPLOI (un guide specifique pour le module emploi est egalement disponible) A. CONSULTER/MODIFIER LES OFFRES B. AJOUTER UNE OFFRE C. REPONDRE AUX CANDIDATS D. REPONSES AUX CANDIDATS TABLE DES MATIERES / 22