PACTE Phase pilote Partage d expériences

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1 PACTE Phase pilote Partage d expériences Nantes vendredi 9 juin 2017 Solenne LAJAUNIE Responsable qualité et gestion des risques CH LAYON-AUBANCE TERRANJOU (49) 1

2 Sommaire 1. Présentation de l équipe et de son projet 2. Etat d avancement de PACTE Synthèse du diagnostic de fonctionnement de l équipe Plan d actions d amélioration Freins et leviers de la phase de déploiement et de suivi 3. Perspectives 4. Conclusion 2

3 L équipe et son projet Composition de l équipe SSR (1 seul service) Facilitateur : Responsable qualité & gestion des risques Trinôme : Cadre de santé SSR + cadre de santé EHPAD + médecin coordinateur EHPAD 6 IDE (dont 2 IDE nuit) 8 AS 2 ASHQ Médico-techniques : 1 ergo, 1 psychologue, 1 diététicienne, 1 ASS, 1 kiné (libérale) Projet Améliorer les entrées et sorties du SSR et faciliter l'entrée en EHPAD. 3

4 Etat d avancement de PACTE Phase de diagnostic Phase de déploiement et de suivi Phase d évaluation 4

5 Synthèse du diagnostic de fonctionnement de l équipe Meilleures dimensions : Enquête Culture Sécurité Fréquence signalement EI Organisation apprenante et amélioration continue Travail d équipe dans le service Dimensions avec marge d amélioration : Ressources humaines Réponse non punitive à l erreur Travail d équipe entre les services Améliorer le retour et l analyse des EI pour favoriser la communication et stimuler la déclaration des EI Améliorer et structurer les transmissions pluridisciplinaires Améliorer le respect et la liberté d expression, la confiance CRM Santé Clarifier la définition du projet thérapeutique personnalisé (évaluation médicale ) Clarifier les rôles et limites de chaque professionnel Suivi des EI (Aquarel) parcours patient (oct-jan 17) : 17 FEI Enquête de satisfaction sur les transmissions orales (sept 16) Analyse de la problématique Observateurs masqués transmissions orales (oct 16) Réalisation d un patient traceur sortie SSR entrée EHPAD (mars 17) 5 5

6 Plan d actions d amélioration et suivi Actions Etat d avancement Modalités de suivi Améliorer et structurer les transmissions pluridisciplinaires Réaliser une enquête de satisfaction sur les transmissions en SSR Fait Enquête pro Déterminer si plusieurs temps de transmissions thématiques ou par métier sont nécessaires Déterminer les informations à traiter lors des transmissions orales (déterminer un "canevas" des transmissions) Déterminer & formaliser le rôle de chaque professionnel au cours des transmissions orales (cadre de santé, médecin, IDE, AS, ASHQ, médico-techniques) Formaliser le contenu des différents temps de transmissions déterminés Programmé mais non débuté Accompagnement extérieur transmissions ciblées - raisonnement clinique Organiser un temps d'observation des transmissions orales afin d'alimenter les actions du groupe de travail Fait Audit d observation Organiser les transmissions orales quotidiennes dans l'espace et le temps (intégrer l'interruption de tâches) Accompagnement extérieur Déterminer des règles de savoir-être lors des transmissions (charte?) Charte Déterminer les informations importantes à transmettre à un nouvel arrivant ou à un professionnel absent pendant une longue période (congés) Former l'équipe au raisonnement clinique Améliorer le respect et la liberté d'expression, la confiance Accompagnement extérieur Envisager une formation "Mieux communiquer en équipe" Formation 6

7 Plan d actions d amélioration et suivi Actions Etat d avancement Modalités de suivi Améliorer le retour et l'analyse des EI pour favoriser la communication et stimuler la déclaration des EI (culture positive de l'erreur) Réaliser une enquête de satisfaction auprès des EHPAD (IDE + CDS) afin de recueillir les dysfonctionnements lors de l'entrée / la sortie d'un patient arrivant ou partant vers le SSR Mettre en avant les situations positives : débriefer les situations positives (ex : faire un point mensuel sur les prises en charge / accompagnements difficiles mais aussi réussies) // déterminer la méthodologie de débriefing Fait Recueil des EI parcours oct 16 jan 17 Accompagnement extérieur? Inciter à la déclaration des EI en lien avec l'entrée et la sortie du SSR (déclaration systématique) Fait Transmissions Mettre en place une revue des EI afin d'informer les équipes sur leur suivi COVIRISQ Analyser le processus entrée et sortie du SSR vers l'ehpad Formaliser l'analyse de processus d'entrée et identifier les points critiques Formaliser l'analyse de processus de sortie et identifier les points critiques Déterminer des indicateurs pour les processus d'entrée et de sortie Réaliser la matrice de maturité (Shortell) des processus d'entrée et de sortie Formalisation par étudiants (projet d étude) 7

8 Plan d actions d amélioration et suivi Actions Etat d avancement Modalités de suivi Clarifier la définition du projet thérapeutique personnalisé incluant l'évaluation médicale systématique à l'entrée et au-delà Systématiser la réévaluation médicale du traitement à l'entrée du patient Mettre en place un projet personnalisé formalisé pour chaque patient en faisant évoluer la cellule d'évaluation gériatrique (réunion pluri) Redéfinir les missions et l'organisation de la cellule d'évaluation gériatrique Clarifier le projet thérapeutique personnalisé Fait Clarifier les rôles et limites de chaque professionnel Formaliser la check list des pratiques à risques et mesures préventives pour l'accueil des nouveaux IDE (stagiaires et en poste) > annexe au livret au livret d'accueil? Formaliser les modalités d'accueil d'un nouvel arrivant dans le service de SSR Formaliser ou réévaluer les fiches de poste et fiches de tâches des IDE, AS, ASHQ, médico-techniques Définir le projet de service Formaliser le plan d'actions du projet de service Mettre en œuvre les actions du projet de service Projet de service et plan d actions formalisés 8

9 Phase de déploiement et de suivi : Freins et leviers Leviers Freins Implication de la direction Changement de direction Implication de l équipe Embauche d un médecin coordinateur SSR Changement de cadre de santé en cours de démarche Temps dédié et manque d implication du trinôme 9

10 Perspectives Suivi du plan d actions notamment avec l accompagnement extérieur dans un contexte tendu et de réorganisation Ouverture du projet aux EHPAD : groupe transversal autour du parcours patient / résident Evaluation des actions à redéfinir en COPIL avec les nouveaux participants (indicateurs de suivi à définir) 10

11 Conclusion PACTE = démarche motivante et ciblée autour d un sujet, nous a permis d entamer l approche processus PACTE oui, mais attention au contexte Difficulté à bien comprendre la démarche au départ, donc à la faire passer Bien définir les missions des acteurs (trinôme) 11