Guide de l utilisateur pour l administrateur de la compagnie de tierce partie: Syste me de conformite de tierce partie

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1 Guide de l utilisateur pour l administrateur de la compagnie de tierce partie: Syste me de conformite de tierce partie Clarity.ca Inc. 710, th Ave SW Calgary, AB T2P 2T5 Ph:

2 Table des matières À propos de ce document...3 À propos du système de conformité de tierce partie...3 Entrer dans le système...4 Les fonctions de l administrateur de la compagnie...6 Gérer les entreprises...6 Ajouter un nouvel employé...8 Associer / dissocier un employé à votre compagnie...9 Associer un employé Dissocier un employé Voir le statut de certification d un employé Générer des rapports Compte rendu de violation sur la propriété Résultats des examens sur la propriété par compagnie Résultats des examens sur la propriété pour une compagnie

3 À propos de ce document Ce document sert de guide pour l administrateur (admin) des compagnies tierces qui travaille chez ArcelorMittal Dofasco. Ce guide décrit comment accéder et utiliser la fonctionnalité de l administrateur du système de conformité de tierce partie (SCTP). En plus de la fonctionnalité de l administrateur, un administrateur de compagnie a également un accès complet à la fonctionnalité de l employé du système de conformité de tierce partie (voir Guide de l utilisateur pour l employé de tierce partie). Le système de conformité de tierce partie peut être consulté à l adresse Internet suivante, À propos du système de conformité de tierce partie Le système de conformité de tierce partie (SCTP) a été développé pour s assurer que tous les employés travaillant pour des compagnies tierces à ArcelorMittal Dofasco sont formés selon les exigences du programme de tierce partie de Santé, de Sécurité, et de l Environnement d ArcelorMittal Dofasco et les manuels. Le système se compose d un processus d inscription des employés et des modules d apprentissage en ligne qui doivent être complétés annuellement (tous les 12 mois) par tous les employés de tierce partie avant de travailler chez ArcelorMittal Dofasco. La personne ayant les droits administratifs dans le SCTP peut également utiliser le système pour gérer les employés qui travaillent pour sa compagnie Les droits administratifs au SCTP ne seront accordés qu aux compagnies qui ont passé avec succès le processus de qualification de santé et de sécurité de tierce partie d ArcelorMittal Dofasco. Après avoir réussi la qualification, un courriel sera envoyé à l administrateur désigné de la compagnie pendant le processus de qualification. Ce courriel contiendra un nom d utilisateur et un mot de passe temporaire. 3

4 Entrer dans le système Le système de conformité de tierce partie peut être consulté en suivant l adresse Internet suivante, Ceci affichera la page d accueil principale. Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous a été attribué dans la case appropriée et cliquez sur le bouton «Se connecter». Deux méthodes de connexion sont disponibles : 1 Entrez votre numéro de permis de conduire OU 2 Entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe Puis cliquer sur le bouton Connexion. Les accréditations sont validées et la page d accueil de l Apprentissage va s ouvrir Drivers License Nom d utilisateur/mot de passe Après la première connexion, la fenêtre Mes informations apparaîtra. Remplissez les informations requises et changer votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Le nom d utilisateur doit être 6-10 caractères alphanumériques. 4

5 Nom d utilisateur/ Mot de passe Vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant Changer mon mot de passe. La fenêtre pop-up suivante apparaîtra vous rappelant les exigences qui doivent être respectées concernant le mot de passe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Sauvegarder» pour réinitialiser votre mot de passe. 5

6 En tant qu administrateur de la compagnie, vous pouvez être tenu de suivre le cours intitulé Conformité de tierce partie. La page du centre d apprentissage vous permet de visualiser la liste des cours à votre disposition (consulté le Guide de l utilisateur de l employé de tierce partie pour obtenir des instructions sur comment compléter un cours). Les fonctions de l administrateur de la compagnie Comme administrateur de la compagnie, vous avez la possibilité d effectuer les fonctions suivantes dans le SCTP pour gérer l information de la compagnie et les employés qui travaillent pour votre compagnie : Gérer les entreprises Ajouter un nouvel employé Associer / dissocier un employé à votre compagnie Voir le statut de certification d un employé Générer des rapports Gérer les entreprises En tant qu administrateur de la compagnie, vous pouvez modifier les détails de la compagnie pour laquelle vous travaillez. Pour ce faire, sélectionnez l option Gérer les entreprises sur le panneau de navigation de gauche. La page intitulée Rechercher une compagnie apparaîtra. Panneau de navigation Gérer les entreprises Rechercher 6

7 Sélectionnez Rechercher dans la boîte de recherche par mot clé pour afficher le ou les noms des compagnies pour lesquelles vous avez les droits administratifs. Nom de la compagnie Cliquez sur le nom de la compagnie pour ouvrir la page Informations à propos de la compagnie. Complétez ou modifiez l information qui se trouve sur cette page puis cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications. Informations à propos de la compagnie Sauvegarder 7

8 Ajouter un nouvel employé Les employés peuvent s inscrire eux-mêmes au SCTP, mais comme un administrateur de la compagnie, vous pouvez également ajouter un nouvel employé dans le SCTP pour votre compagnie. Pour ce faire, cliquez sur l option Gérer mon employé dans le panneau de navigation de gauche et ensuite cliquez sur Ajouter un nouvel employé qui se trouve en-dessous. La page Ajouter un nouvel employé apparaîtra. Gérer mon employé Ajouter un nouvel employé Générer mot de passe aléatoire Oui/Non? Entrez les détails du nouvel employé dans les champs obligatoires (*). Le système peut générer un mot de passe automatiquement, ou sinon vous pouvez en créer un pour l employé. Une fois que vous avez fini d entrer les informations requises, cliquez sur Ajouter un nouvel employé. Un courriel sera envoyé à cet employé et contiendra le nom d utilisateur, le mot de passe et le lien pour accéder le site du SCTP. Pour accéder au SCTP, l employé sera requis de compléter le processus d enregistrement et les cours obligatoires. 8

9 Nom de l utilisateur enregistré Associer / dissocier un employé à votre compagnie Les administrateurs de compagnie peuvent associer or dissocier les employés avec les compagnies qu ils gèrent. Vous recevrez un courriel à chaque fois qu un employé vous ajoute à la liste des compagnies pour lesquelles ils travaillent. Accéder le système de conformité de tierce partie pour les associer à votre compagnie. 9

10 Associer un employé Pour associer un employé à une compagnie, il faut d abord sélectionner l option Gérer mon employé dans le panneau de navigation de gauche du SCTP. La page de l Annuaire des employés s ouvrira pour rechercher un employé. Rechercher Pour commencer une recherche spécifique, entrez des critères dans le plus de champs possibles et puis cliquez Rechercher. Vous pouvez aussi générer la liste complète des noms des employés qui sont gérés par l administrateur de la compagnie en cliquant le bouton Rechercher (sans critères d entrés). 10

11 Les administrateurs de compagnie ont accès aux dossiers des employés qui sont enregistrés à la même compagnie que celle dont l administrateur de compagnie gère; ces employés sont déjà associés. Pour associer un employé qui n est pas encore associé, cliquez sur la case à cocher intitulée Pas associé et puis ensuite, cliquez sur Rechercher. Tous les employés non associés apparaitront. 11

12 Les résultats des recherches vont s afficher. Cliquez sur un nom d employé pour ouvrir le profil personnel de l employé en question. Cliquez pour cocher la case associée cela va associer l employé à l Entreprise concernée. Associé Dissocier un employé Les employés qui ne travaillent plus pour la compagnie doivent être dissociés. Pour dissocier un employé d une compagnie, il faut d abord sélectionner l option Gérer mon employé dans le panneau de navigation de gauche du SCTP. La page de l Annuaire des employés s ouvrira pour rechercher un employé. Associé 12

13 Effectuez une recherche en entrant des critères dans un des champs puis cliquez sur Rechercher pour faire afficher le nom de l employé à dissocier. Cliquez sur le nom dans les résultats de recherche le profil personnel de l employé. Vous remarquerez que la case Associée est cochée, cliquez pour la décocher puis cliquez sur Mise à jour pour sauvegarder et dissocier l employé de l entreprise. Sauvegarder Associé Voir le statut de certification d un employé Les administrateurs de compagnie peuvent vérifier l état d avancement et le statut de certification d un employé. Pour afficher le statut de certification d un employé, sélectionnez l option Gérer mon employé dans le panneau de navigation de gauche du SCTP. Après avoir fait une recherche dans l Annuaire des employés, cliquez sur le nom de l employé pour faire afficher son profil personnel. 13

14 Notes de l employé Gérer mon employé Cliquez sur l onglet Relevé Employé. Les informations de l année en cours vont s afficher. Cliquez sur les années précédentes pour voir les informations correspondantes. Les informations suivantes sont incluses: Le nom du cours, statut, note et la date d accomplissement Les noms des certificats reçus, date de réception et la date d expiration 14

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16 Visualiser/Modifier les rôles des employés Les rôles déterminent la conformité des formations/certificats à prendre en considération pour l utilisateur en question. Pour visualiser ou modifier les rôles des employés dans une entreprise, commencez par sélectionner l option Gérer mes employés dans le panel de navigation gauche de TPCS. La page de recherche du Répertoire des Employés va s ouvrir. Effectuez une recherche en entrant des critères dans un des champs puis cliquez sur Rechercher. Ou affichez une liste de noms d employés gérés par l administrateur de l entreprise en cliquant sur le bouton Rechercher (sans sélection de critère). 16

17 Effectuez une recherche en entrant des critères dans un des champs puis cliquez sur Rechercher. Ou affichez une liste de noms d employés gérés par l administrateur de l entreprise en cliquant sur le bouton Rechercher (sans sélection de critère). Rôles Employés Cocher pour attribuer/rôles Décocher pour désattribuer des rôles 17

18 Pour visualiser plus d information concernant les rôles cliquez sur l onglet Rôles Employés. Ici, les rôles attribués à l employé sont listés avec sous chaque rôle, tous les certificats correspondants requis, indiquant si l employé a reçu la certification nécessaire, à quelle date et quelle en est la date d expiration. Générer des rapports Il y a trois rapports accessibles à l administrateur de la compagnie : Compte rendu de violation sur la propriété Résultats des examens sur la propriété par compagnie Résultats des examens sur la propriété pour une compagnie 18

19 Compte rendu de violation sur la propriété Ce rapport résumera le nombre de violations qu une compagnie a eu pendant une certaine période de temps. Sélectionnez un ou tous les Tests de Kiosk, entrez les dates de début et fin de recherche puis cliquez sur rechercher. La colonne intitulée Nombre de violations par la compagnie réfère au nombre de fois une compagnie a essayé de venir sur la propriété, mais la compagnie n était plus conforme aux exigences du programme de tierce partie de Santé, de Sécurité, et de l Environnement d ArcelorMittal Dofasco. La colonne intitulée Nombre de conducteurs réfère au nombre d employés qui sont venus sur la propriété pendant une certaine période de temps. La colonne intitulée Page enregistré réfère au nombre de fois où un employé non enregistré à essayer de venir sur la propriété. 19

20 La colonne intitulée Non certifié réfère au nombre de fois un employé enregistré a essayé de venir sur la propriété, mais l employé n a pas passé le(s) cours requis. La colonne intitulée Certification expirée réfère au nombre de fois un employé enregistré a essayé de venir sur la propriété avec une certification expirée. La colonne Non-Associés se réfère au nombre de conducteurs qui utilisaient Kiosk alors qu ils n étaient pas associés à l entreprise sélectionnée. Résultats des examens sur la propriété par compagnie Ce rapport est seulement destiné aux compagnies de transportation. Ce rapport résume les résultats de la compagnie en se basant sur les résultats que les conducteurs ont obtenus en pregnant le test kiosque de l enregistrement à distance pendant une certaine période de temps. Sélectionnez un ou tous les Tests de Kiosk, entrez les dates de début et fin de recherche puis cliquez sur rechercher. La colonne intitulée Conducteurs réfère au nombre de conducteurs qui sont envoyé ramasser / déposser un produit La colonne intitulée avec mauvaises réponses réfère au nombre total de conducteurs qui ont répondu incorrectement une ou plusieurs fois Les colonnes intitulées 1 mauvaise réponse, 2 mauvaises réponses, 3 mauvaises réponses réfèrent au nombre total d erreurs que les conducteurs ont pu faire. Résultats des examens sur la propriété pour une compagnie Ce rapport est seulement destiné aux compagnies de transportation. 20

21 Ce rapport peut être généré à tout moment par les administrateurs de compagnie (il est recommandé que ce rapport soit examiné à tous les jours). Le rapport détaille chaque fois qu un conducteur en particulier a pris le test kiosque d enregistrement à distance et les résultats du test de l employé Sélectionnez une entreprise sous Résultats d Examens sur site, sélectionnez un ou plusieurs tests Kiosk, entrez les dates de début et fin de recherche puis cliquez sur rechercher. 21