Aide juridique de première ligne. Permanence sans rendez-vous

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1 Vade-mecum à l annexe n 1 Aide juridique de première ligne Permanence sans rendez-vous 1 Bénéficiaire/Client 2 Mission 3 Prestation de Services (Art. 1.7) usager consultant (Art 05) AJPL (05/01) permanence sans RDV PROCESSUS SUPPORT PROCESSUS SUPPORT PHASE PREALABLE 1. SOUS-PROCESSUS : GESTION DES ROLES 1.1. Activité : gestion de la liste des avocats volontaires Tâche : vérifier l inscription des avocats aux tableaux Tâche : prendre acte des spécialités ( en ce inclus les généralistes) et des spécificités (= fréquence et lieu géographique) des avocats, pour lesquelles ils sont volontaires Tâche : mise à jour de la fiche avocat via encodage des spécialités et des spécificités dans l application informatique utilisée par les ordres 1.2. Activité : mise à jour du rôle suite à modification de la fiche de l avocat Tâche : établir la concordance entre les spécificités et les rôles (= nécessité des permanences) Tâche : encodage dans le tableau des rôles Tâche : informer l avocat Tâche : informer les lieux de permanence (maison de justice, justice de paix, CPAS ) 1

2 1.3. Activité : mise à jour du rôle suite à la demande de l avocat Tâche : rendre acte de la demande de l avocat Tâche : veiller au remplacement de l avocat Tâche : veiller au remplacement de l avocat Tâche : en cas de remplacement possible, mettre à jour le rôle 1.4. Activité : mise à jour du calendrier suite à la demande de l avocat Tâche : prendre acte de la demande de l avocat Tâche : vérifier la légitimité de la demande Tâche : veiller au remplacement de l avocat Tâche : en cas de remplacement possible, mettre à jour le calendrier 1.5. Activité : mise à jour du rôle suite à la demande de la CAJ Tâche : rendre acte de la demande Tâche : vérifier la légitimité de la demande Tâche : veiller à répondre à la demande en remplaçant l avocat Tâche : le cas échéant Veiller à répondre à la demande en adaptant le rôle 1.6. Activité : mise à jour du calendrier suite à la demande de la CAJ (différentes sources possibles) Tâche : prendre acte de la demande Tâche : vérifier la légitimité de la demande Tâche : veiller à répondre à la demande en remplaçant l avocat Tâche : le cas échéant, veiller à répondre à la demande en adaptant le calendrier Tâche En cas de remplacement possible, mettre à jour le calendrier 1.7. Activité : communication des modifications Tâche : informer l avocat Tâche : adapter la communication aux usagers (folders, site internet ) 2

3 2. SOUS-PROCESSUS: GESTION DE CAJ 2.1. Activité : réunions d administrateurs Tâche : préparation de la réunion Tâche : participation à la réunion Tâche : rédaction des PV 2.2. Activité : gestion des indemnités Tâche : collationner l ensemble des prestations réalisées Tâche : contrôle des prestations Tâche : indemniser les avocats 2.3. Activité : gestion des demandes administratives Tâche : prendre les appels téléphoniques Tâche : indicater les demandes écrites Tâche : traitement de la demande Tâche : réorientation de la demande OUTPUT : LES PERMANENCES SANS RENDEZ-VOUS SONT ORGANISÉES ENCODER LA DATE DE FIN DE L ORGANISATION DES PERMANENCES DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION PROCESSUS MÉTIER PHASE ACTIVATION PROCESSUS METIER 3

4 PHASE ACTIVATION INPUT : INSTALLATION DE LA PERMANENCE ENCODER LA DATE DE LA PERMANENCE ET LE LIEU DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION 1. SOUS-PROCESSUS : ACCUEIL DES CONSULTANTS 1.1. Activité : mise en place de la permanence Tâche : rendre possession du local Tâche : veiller que le matériel nécessaire est à disposition Tâche : si nécessaire, en cas de permanence avec rendez-vous, téléphoner préalablement pour vérifier les inscriptions Tâche : encoder le début de la permanence dans le système de l administration 1.2. Activité : orientation si nécessaire (filtre) Tâche : écouter la demande Tâche : réorienter vers la permanence adéquate 1.3. Activité : gestion de l ordre de passage Tâche : définir un ordre de passage Tâche : appeler le consultant selon l ordre défini OUTPUT : LE CONSULTANT EST APPELÉ À LA CONSULTATION PHASE EXÉCUTION DE SERVICE PROCESSUS METIER PHASE EXECUTION 4

5 INPUT : LE CONSULTANT EST PRIS EN CHARGE ENCODER L HEURE DE DEBUT DE LA CONSULTATION 1. SOUS-PROCESSUS : GESTION DE LA DEMANDE 1.1. Activité : analyse de la demande Tâche : écouter le consultant Tâche : entendre le consultant Tâche : questionner si nécessaire 1.2. Activité : traitement de la demande Tâche : élaborer une solution avec le consultant Tâche : donner des renseignements pratiques Tâche : fournir des informations juridiques Tâche : fournir un premier avis juridique Tâche : si nécessaire, envoyer vers une instance ou une organisation spécialisée 2. SOUS-PROCESSUS : CONSTITUTION DU DOSSIER 2.1. Activité : élaboration de la fiche consultant nécessaire à l élaboration du rapport annuel (article 508/6 du Code judiciaire) Tâche : récolte des données Tâche : remplir la fiche Tâche : transmettre la fiche à la CAJ OUTPUT : l AJPL EST DISPENSÉE ENCODER L HEURE DE FIN DE LA CONSULTATION DANS SYSTÈME DE L ADMINISTRATION PHASE CLÔTURE DE SERVICE 5

6 PROCESSUS METIER PHASE CLÔTURE INPUT : LA DERNIERE CONSULTATION EST TERMINEE 1. SOUS-PROCESSUS : CLOTURE ADMINISTRATIVE 1.1. Activité : encodage des données Tâche : encoder dans le programme CAJ OUTPUT : LA PERMANENCE EST CLÔTURÉE ENCODER L HEURE DE FIN DE LA PERMANENCE DANS LE SYSTÈME DE L ADMINISTRATION OPÉRATEURS (CONDITIONS D'ACCÈS À LA PRESTATION) 6