Centre d'affaires MULTIBURO 9, rue de Sébastopol Toulouse Tél: Saphir Limited

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1 Centre d'affaires MULTIBURO 9, rue de Sébastopol Toulouse Tél: Saphir Limited

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3 Sommaire I. Présentation du logiciel... 7 A. L'installation... 7 B. La saisie... 8 C. Ecran de démarrage D. La barre de raccourcis E. La gestion des fiches F. Les outils G. Les opérations comptables H. La gestion électronique de documents I. Le courrier électronique J. La vérification d adresses par Internet K. Sécurité et réseau II. Les contacts A. Les clients B. Les partenaires C. Les commissions aux partenaires D. Les compagnies E. Les intervenants de sinistre III. Les contrats A. Projets et contrats B. Saisie C. Les contrats sur grand écran D. Importation d un contrat depuis l Intranet E. La copie de projets ou de contrats F. Les actions commerciales G. L'enregistrement d'un acompte sur un projet H. La souscription I. Modification - avenant J. Suppression - résiliation K. Numéro compagnie du contrat L. Impression M. Trouver un contrat N. Gestion des pièces manquantes O. Importation à partir d un Intranet compagnie P. Tarification automatique Q. Coassurance R. Pollicitation S. Les contrats flottes T. La gestion directe des taxes U. Les Conditions Générales V. L'écran d'informations sur le contrat IV. Les quittances A. Le grand écran de gestion B. La page Contrat C. La page Compagnie D. Les actions génériques E. Les actions spécifiques V. Les sinistres A. Sinistres automobiles ou non B. Les sinistres sur grand écran C. Saisie D. Les recours E. Impression Page 3

4 F. Règlement aux intervenants G. Règlement commercial H. Modification du Bonus-Malus I. Clôture J. Trouver un sinistre K. Le relevé d'information L. Le bordereau de franchises R.C M. L'écran d'information sur le sinistre VI. Quittancement A. Créer les pré- termes B. Enregistrer les termes de la compagnie C. Saisir les primes et les frais de courtage D. Imprimer les avis d'échéance E. Ajouter les frais aux termes F. Imprimer les relances G. Imprimer les mises en demeure H. Imprimer les renouvellements de contrat VII. Comptabilité A. Enregistrer un règlement B. Opérations comptables C. Bordereaux comptables D. Transfert de fonds entre banques E. Voir les opérations de la comptabilité générale VIII. Prospection commerciale A. Gérer les prospects B. Importer des prospects C. Les mailings D. Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global E. La purge des prospects IX. Analyses et statistiques A. Les requêtes interactives B. Graphiques X. Fichiers de référence A. Les branches de produits B. Les produits C. Les questionnaires D. Les modèles de pollicitation E. Les groupes d utilisateurs F. Les numéros de contrats G. Les catégories socioprofessionnelles H. Les activités I. Les formes juridiques J. Les villes K. Les garanties des sinistres L. Les cas I.D.A XI. Opérations spéciales A. Le calcul du bonus B. La recherche plein texte XII. Opérations d'échange A. Exportation des données B. Importation de fichiers de données C. Exportation vers les partenaires D. Importation des données E. Exportation du portefeuille F. Importation du portefeuille XIII. Paramétrage A. Paramétrage de l'application Page 4

5 B. Paramétrage de la configuration et de l'administration C. Paramétrage des documents intégrés D. Paramétrage des maquettes Word E. Paramétrage de la recherche d adresse sur Internet F. Paramétrage du calendrier G. Modèles de mails H. Modèles de SMS I. Paramétrage de la comptabilité J. Paramétrage des avis d'échéance K. Paramétrage des délais L. Paramétrage des indices M. Paramétrage des points utilisés en qualité N. Paramétrage des de prospects O. Paramétrage de l'utilisateur P. Paramétrage de l'accès à Internet Q. Paramétrage de la connexion R. Paramétrage du transfert automatique S. Paramétrage de la téléphonie Page 5

6 Présentation du logiciel - L'installation Saphir Limited Page 6

7 Présentation du logiciel - L'installation I. Présentation du logiciel A. L'installation 1. Installation de Saphir Que ce soit en version monoposte, serveur ou client, l'installation est la même. C'est lors du premier démarrage que la configuration sera effectuée. 2. Installation de la GED Si vous avez souscrit à l'option de gestion électronique de document (cf. La gestion électronique de documents p 29), celle-ci sera installée lors de la première impression nécessitant la génération d un document PDF. Vous devrez avoir les droits nécessaires à ce moment. Si besoin exécutez Saphir en mode administrateur (clic-droit sur l icône, E x é c u t e r e n t a n t que ) Il est conseillé à celui qui installe le logiciel de générer un fichier PDF quel qu il soit. 3. Installation de la comptabilité Si vous souhaitez gérer votre comptabilité avec Saphir, vous devez installer un logiciel de comptabilité parmi ceux supportés par Saphir (Ciel, EBP, Sage50, Sage100). Vous créez un ou deux sociétés dans le logiciel de comptabilité qui seront utilisées par Saphir. Ensuite vous devez partager le répertoire de la comptabilité pour que tous les utilisateurs du réseau y aient accès. 4. Configuration au démarrage Lors du premier démarrage, Saphir va se configurer : Partage du répertoire dans lequel est installé Saphir pour un accès en réseau. Définition du numéro de série donnant accès à une licence de Saphir pour 30 jours et déverrouillable. Configuration du logiciel avec les données d'exemple que vous pourrez supprimer par la suite pour saisir votre propre portefeuille. 5. Données d'exemple Lorsque vous installez Saphir, un jeu d'exemple est fourni pour que vous puissiez visualiser les possibilités offertes par ce logiciel. Vous pouvez aussi les supprimer pour saisir vos propres informations. Pour cela, dans le menu général allez sur la page Outils, puis dans la liste déroulante de droite, descendez à la fin de cette liste, puis cliquez sur S u p p r e s s i o n d e s d o n n é e s d ' e x e m p l e. Attention : cette opération est irréversible et ne peut être effectuée qu'une seule fois, par mesure de sécurité : vous ne pouvez pas supprimer les données de votre portefeuille. Une fois supprimées, vous devez saisir les données indispensables : au moins un utilisateur et au moins une compagnie, ce que l'assistant vous imposera de faire. Page 7

8 Présentation du logiciel - La saisie Saphir Limited B. La saisie 1. Les conventions a) Les couleurs Quelque soit l'écran sur lequel vous êtes, il existe un certain nombre de règles qui s'appliquent : Les zones grisées ne peuvent pas être modifiées. Sur l'écran, il n'existe qu'une seule zone de fond jaune qui contient le curseur de saisie. Cela vous indique la zone que vous êtes en train de saisir. Ceci est très intéressant lorsque vous êtes dérangé lors de votre travail pour reprendre votre saisie à l'endroit où vous en étiez. Dans certains cas, la saisie est sur fond vert. Cela signifie que le premier caractère saisi viendra remplacer ceux sélectionnés (sur fond vert). Les zones sur fond rouge doivent obligatoirement être saisies. Si vous omettez cette saisie, vous ne pourrez pas valider l'écran (bouton V a l i d e r). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous indiquera que toutes les données n'ont pas été saisies et le curseur sera placé dans la zone incriminée. Titre de la fenêtre Aide contextuelle Fermer la fenêtre en annulant l'opération Liste déroulante contenant le curseur de saisie Zone de texte à saisie obligatoire Zone de texte à saisie facultative Zone de texte grisée Bouton de validation de l'opération en cours Bouton d'annulation de l'opération en cours b) Les écrans Les écrans (ou fenêtres) sont de deux types dans Saphir : Les écrans de gestion qui possèdent une barre de boutons (cf. Barre d'outils de base p 15) afin de gérer le fichier. Les boîtes de dialogue qui servent à saisir les paramètres dans les procédures à exécuter et qui contiennent des boutons V a l i d e r et A n n u l e r, ou S u i t e lorsque vous êtes en mode de lecture. Exemple : boîte de dialogue pour choisir la destination lors de l'impression Les fenêtres peuvent être déplacées mais seront replacées automatiquement lors de la prochaine utilisation de cet écran. Toutefois, vous pouvez désactiver cette option afin de retrouver les fenêtres à l'endroit où vous les avez laissées (cf. Paramétrage de l'application p 167) Page 8

9 Présentation du logiciel - La saisie 2. La saisie Pour passer d'une zone à une autre, utilisez la touche T a b u l a t i o n. Les listes déroulantes peuvent être utilisées en tapant sur l'initiale du terme cherché. La liste se positionnera automatiquement sur la première occurrence commençant par cette lettre. Les zones permettant la saisie d'une date peuvent utiliser un calendrier. Pour cela cliquez avec le bouton droit sur cette zone et choisissez la date (cf. La saisie des dates p 11). Les zones permettant de saisir des nombres proposent deux actions supplémentaires (cf. La saisie des nombres p 20) : En enfonçant la touche C T R L et en faisant glisser la souris sur la zone de texte, une fenêtre vous indique la valeur en ou en F. En cliquant avec le bouton droit de la souris, un menu vous permet de convertir la somme en Francs ou en Euros. Par exemple, un client vous règle en Euros, saisissez le montant en Euros et convertissez-le en Francs si votre comptabilité est en Francs. Vous avez aussi accès à une calculatrice vous permettant d'effectuer des opérations de base. Pour valider vous pouvez aussi taper simultanément sur les touches C T R L et E n t r é e. Le bouton d'aide contextuelle vous permet en cliquant dessus d'activer l'aide contextuelle. Ensuite cliquez sur une zone de saisie, une bulle d'aide vous donnera des informations sur cette zone. Si la zone est active (non grisée), dans de nombreux cas vous pouvez aussi obtenir la même aide en effectuant un clic avec le bouton droit de votre souris. 3. Conflit de saisie Lorsque l'on fonctionne en réseau, il est possible que plusieurs personnes modifient en même temps la même fiche. Il est donc essentiel de savoir quelle information est prioritaire. Pour cela, pour chaque donnée en conflit, un écran s'affiche et vous indique le n o m du champ posant problème ainsi que le n u m é r o d e l a f i c h e. Ensuite trois valeurs s'affichent : V a l e u r d ' o r i g i n e : c'est la valeur telle qu'elle était avant que vous effectuiez votre modification. V a l e u r c o u r a n t e : c'est la valeur telle qu'elle a été modifiée entre temps par un autre utilisateur. V a l e u r m o d i f i é e : c'est la valeur que vous avez modifiée et que vous voulez appliquer pour remplacer la valeur courante. Ensuite choisissez l'étendue. Si vous ne savez pas, choisissez de confirmer chaque modification (P o u r c e t t e m o d i f i c a t i o n). Page 9

10 Présentation du logiciel - La saisie Saphir Limited Enfin cliquez sur le bouton correspondant à la valeur que vous souhaitez enregistrer. Si vous avez choisi une étendue multiple, ce sera toujours le même type de valeur qui sera affecté (toujours la valeur modifiée ou toujours la valeur courante). 4. La saisie du texte Lorsque vous saisissez du texte dans un champ d'une ou plusieurs lignes, un menu contextuel est utilisable par un clic droit. Outres des fonctions d'édition de texte, des outils sont accessibles : a) Edition dans le bloc-notes Dans une zone de texte multiligne, il est possible de visualiser ce texte dans une fenêtre plein écran pour une meilleure lisibilité. Pour cela choisissez l'option E d i t i o n d a n s l e b l o c - n o t e s ou tapez sur la touche F2. Le menu contextuel n'est utilisable qu'en mode d'édition mais vous pouvez utiliser la touche F2 en mode de lecture, après avoir cliqué dans le zone. b) Mise en forme Cette option affiche une barre d'outils permettant de modifier les caractéristiques d'affichage de la zone de texte. Cette modification agit sur la totalité du champ et non pas sur une sélection. De plus, ces critères ne sont pas enregistrés et seront 'oubliés' lorsque l'écran sera fermé. c) Le glossaire Le glossaire permet à partir d'un code ou d'une abréviation de la remplacer par un texte plus long. Cela permet de gagner du temps lorsque vous saisissez souvent la même expression. Par exemple, au lien de saisir Responsabilité civile, vous saisissez RC puis vous tapez sur la touche F3 ou choisissez l'option du menu contextuel. La première fois il vous demande par quoi il faut remplacer RC. Indiquez le terme exact 'Responsabilité civile' puis validez. Tapez de nouveau RC puis tapez sur F3, automatiquement le remplacement est effectif. En cas de problème, vous pouvez sélectionner le code à convertir ou vous placer juste à la fin de celui-ci. Les entrées du glossaire sont enregistrées sur chaque poste dans un fichier texte 'INSERT.INI' d) Le correcteur de Word Si Word est installé sur votre ordinateur, il est possible d'utiliser les correcteurs orthographique et grammatical de Word pour corriger un texte tapé dans Saphir. Pour cela placez vous dans le champ à corriger et tapez F7 ou choisissez une option du menu contextuel. Word est alors lancé (si ce n'est pas déjà fait), et le correcteur est exécuté. Si aucune faute n'est trouvée, vous revenez directement vers Saphir. En cas d'erreur, celles-ci sont indiquées par Word. Corrigez les et revenez dans Saphir : le texte est corrigé. Word est ouvert et fermé à chaque correction. Pour éviter cela et augmenter la vitesse de correction, ouvrez Word manuellement. Fermez-le simplement lorsque vous avez terminé toutes vos corrections. Page 10

11 Présentation du logiciel - La saisie 5. La saisie des nombres A chaque fois que vous aurez à saisir un nombre, vous pourrez faire un clic droit afin de faire apparaître un menu contextuel vous permettant d'effectuer certaines opérations. De plus, un raccourci clavier vous permet d'appeler la fonction directement sans passer par le menu :? : affichage de la bulle d'aide de la zone. C : appel de la calculatrice et effectuer une opération. Pour plus d'information voir ci-dessous La calculatrice. L'opération est en Euros. Voir ci-dessous La saisie des Euros. L'opération est en Francs. Voir ci-dessous La saisie des Euros. E : Convertir en Euros. Voir ci-dessous La saisie des Euros. F : Convertir en Francs. Voir ci-dessous La saisie des Euros. 6. La saisie des Euros Pour chaque zone dans laquelle vous devez saisir une somme, celle-ci apparaît dans la monnaie paramétrée sous Windows (Pan n e a u d e c o n f i g u r a t i o n / P a r a m è t r e s r é g i o n a u x ). Toutefois, si votre comptabilité est en francs et qu'un client vous règle avec des Euros, vous saisirez le montant réglé en Euros (100 ) que vous convertirez en Francs ( F). Pour cela faites clic droit sur la zone en question et choisissez l'option du menu. Procédez de même de Francs vers Euros. Pour indiquer au logiciel que l'opération doit être effectuée sur le compte bancaire en Euros, faites clic droit et choisissez L ' o p é r a t i o n e s t e n E u r o s ou tapez sur la lettre E comme Euros. Procédez de même pour forcer l'opération en Francs si votre comptabilité est en Euros en tapant sur la lettre F comme Francs Autre particularité, en déplaçant la souris sur une zone contenant une somme tout en pressant la touche C T R L de votre clavier, vous faîtes apparaître le montant converti. Pour convertir votre comptabilité, voir le chapitre Erreur! Source du renvoi introuvable. p Erreur! Signet non défini. 7. La saisie des dates A chaque fois que vous aurez à saisir une date, vous pourrez faire un clic droit afin de faire apparaître un menu contextuel vous permettant d'effectuer certaines opérations. De plus, un raccourci clavier vous permet d'appeler la fonction directement sans passer par le menu :? : affichage de la bulle d'aide de la zone. C : appel du calendrier et choisir la date à partir de celui-ci en cliquant sur le jour souhaité. Pour changer de mois utilisez les boutons < ou >. Pour changer d'année << ou >>. J : la date est définie à la date du jour. + : affiche la date du jour suivant. - : affiche la date du jour précédent. P g S v : (bouton P a g e S u i v a n t e ) affiche la date du même jour du mois suivant. P g P c : (bouton P a g e p r é c é d e n t e ) affiche la date du même jour du mois précédent. Page 11

12 Présentation du logiciel - La saisie Saphir Limited M a j P g S v : (bouton S h i f t et P a g e S u i v a n t e ) affiche la date du même jour du même mois l'année suivante. M a j P g P c : (bouton S h i f t et P a g e p r é c é d e n t e ) affiche la date du même jour du même mois l'année précédente. Donc, lorsque vous êtes dans la zone de la date, tapez sur la lettre C pour faire apparaître le calendrier. Sur certains claviers de portable, certains chiffres peuvent poser des problèmes. Appelez le service technique qui va modifier le paramétrage de Saphir. 8. La saisie dans les listes déroulantes Certaines listes déroulantes vous permettent d'ajouter des éléments. Pour cela vous devez avoir le droit de saisie sur les tables de références (cf. La page Administration p 50). Ensuite, lorsque vous sélectionnez la liste déroulante un message apparaît en haut, à droite de l'écran vous indiquant que vous pouvez ajouter un élément à la liste. Vous saisissez l'élément à ajouter puis, lorsque vous sélectionnez un autre objet, on vous demande de confirmer l'ajout du terme à la liste. Vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer d'élément dans cette liste. Vous devez utiliser l'écran de gestion des paramètres sur la page Outils (cf p 157 à 158). 9. Les numéros de téléphone a) La numérotation automatique SI vous avez un modem installé sur votre ordinateur, Saphir peut numéroter automatiquement en cliquant sur situé à droite du numéro. Le numéroteur de Windows se lance automatiquement, vous décrochez votre téléphone et vous parlez. Le format des numéros de téléphone peut être modifié (cf. La page Paramètres p 168). b) L envoi de SMS Si le numéro du destinataire le permet, vous pouvez lui envoyer un SMS. Pour cela, faites un clic-droit sur le bouton et rédiger votre SMS. Il est possible de gérer des modèles de SMS avec fusion/publipostage come dans Word. Pour plus d informations : Modèles de SMS p La gestion des adresses multiples qui per- A côté du nom de certaines fiches (clients, compagnies, aperçu d adresse), il y a un bouton met d accéder aux adresses multiples de cette fiche. Page 12

13 Présentation du logiciel - Ecran de démarrage En mode de lecture, un menu déroulant avec toutes les adresses apparaît et vous pouvez choisir celle que vous souhaitez. En mode de saisir, l écran de gestion des adresses vous permet d en ajouter autant que vous le voulez. Par défaut, l adresse de la fiche est reprise et vous modifiez les infos qui changent. En ce qui concerne les compagnies, vous pouvez gérer plusieurs adresses pour la même compagnie. Elles seront utilisées lors des divers courriers selon le service mentionné. Vous pourrez et devrez choisir l'adresse à chaque fois que vous imprimerez un courrier, tableau, bordereau, de cette compagnie. Cette gestion n'est pas obligatoire. Dans ce cas, l'adresse de la fiche de la compagnie est toujours utilisée. Vous pouvez A j o u t e r, M o d i f i e r ou D é t r u i r e ces adresses avec les boutons placés à droite. La liste des adresses enregistrées est indiquée dans la partie supérieure. Dans la partie inférieure, deux pages accessibles par un bouton permettent de saisir les coordonnées et des notes sur l'adresse. 11. La gestion des grilles En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne, par ordre croissant. En cliquant une seconde fois, vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si vous cliquez encore, la colonne n est plus triée. Un pictogramme bleu vous indique la colonne triée et le sens du tri. Vous pouvez aussi modifier la largeur et l ordre des colonnes de cette grille et même le mémoriser définitivement (cf. La page Configuration p 48) C. Ecran de démarrage Il existe 2 écrans de démarrage de Saphir Pour basculer de l un à l autre, cliquez sur le bouton V o t r e p o r t e f e u i l l e sur celui de gauche, et A u t r e s f o n c t i o n sur celui de droite. Saphir démarre toujours avec l écran de gauche. L écran du portefeuille permet de trouver un client en tapant les premières lettres de son nom dans la case Q u e l n o m située en haut à droite. Page 13

14 Présentation du logiciel - La barre de raccourcis Saphir Limited Pour accéder à une fiche client, double cliquez sur la ligne du client. Pour afficher les contrats de ce client, cliquez une fois sur le client Pour afficher un contrat du client, double cliquez sur la ligne du contrat. Par défaut, tous les clients s affichent, sauf ceux en historique. Vous pouvez modifier ce filtre en utilisant la liste située en haut à gauche de l écran : c l i e n t s, p r o s p e c t s, r é s i l i é s. Pour tout afficher, déroulez la liste puis refermez-la. Par défaut, la liste se rafraichit toutes les 5 minutes pour prendre en compte les modifications des autres utilisateurs. Toutefois vous pouvez forcer ce rafraichissement en cliquant sur Dans certains cas, un écran connecté à votre PBX téléphonique permet à Saphir d intercepter les appels et d afficher les clients correspondants. D. La barre de raccourcis Cette barre qui s affiche avec l écran du portefeuille si votre écran est assez large (1024 pixels) Cette barre permet d accéder directement à toutes les fonctions du logiciel. Elle s utilise avec l écran de démarrage du portefeuille. Elle est divisée en 2 parties : La partie supérieure données accès aux fonctions en cliquant dessus. Ces fonctions sont regroupés et le nom du groupe est indiqué dans le bandeau bleu au dessus. La partie inférieure permet de changer de groupe de fonctions. Les groupes qui s affichent dépendent des options souscrites. Page 14

15 Présentation du logiciel - La gestion des fiches E. La gestion des fiches 1. Barre d'outils de base Cette barre d'outils est visible sur tous les écrans de gestion des fichiers du logiciel Saphir. Dans certains cas, certains boutons sont grisés car non utilisables au moment où vous le constatez. Par ailleurs, ces boutons se grisent lorsque vous créez ou modifiez une fiche. Dans ce cas les deux derniers boutons de la barre changent d'aspect. De plus lorsqu'une fenêtre vient au premier plan, devant l'écran de gestion (par exemple lorsque vous imprimez), tous les boutons se grisent afin de vous contraindre à terminer l'opération en cours. Ces fonctions sont aussi accessibles à partir du menu A c t i o n s de la barre de menus. Détaillons ces boutons : Bouton C r é e r Permet d'ajouter une fiche vierge à ce fichier. Vous basculez en mode de modification. Le filtre est annulé. Bouton C o p i e r Permet de copier la fiche sur laquelle vous êtes vers une nouvelle fiche de ce fichier. Vous basculez en mode de modification. Le filtre est annulé. Bouton M o d i f i e r Permet de modifier la fiche actuellement visible à l'écran. Vous basculez en mode de modification. Les administrateurs peuvent, par un clic droit, définir les champs modifiés par les utilisateurs n ayant pas les droits de modification. Par exemple, même si un utilisateur est en lecture seule, vous lui accordez le droit de modifier le téléphone d un client. Bouton P r e m i e r Permet de visualiser la première fiche dans l'ordre alphabétique croissant des noms (ou libellés) des fiches. Ce bouton est grisé lorsque vous êtes en début de fichier (sur la première fiche). Bouton P r é c é d e n t Permet de visualiser la fiche précédente dans l'ordre alphabétique croissant des noms (ou libellés) des fiches. Ce bouton est grisé lorsque vous êtes en début de fichier (sur la première fiche). Bouton T r o u v e r Permet de trouver une fiche et de l'afficher. Pour cela un écran vous permet de choisir la fiche (cf. Trouver une fiche p 17) Faites glisser un à partir d Outlook sur ce bouton pour trouver la fiche dont l adresse correspond à l expéditeur ou le destinataire du mail. Bouton S u i v a n t Permet de visualiser la fiche suivante dans l'ordre alphabétique croissant des noms (ou libellés) des fiches. Ce bouton est grisé lorsque vous êtes en fin de fichier (sur la dernière fiche). Bouton D e r n i e r Permet de visualiser la dernière fiche dans l'ordre alphabétique croissant des noms (ou libellés) des fiches. Ce bouton est grisé lorsque vous êtes en fin de fichier (sur la dernière fiche). Page 15

16 Présentation du logiciel - La gestion des fiches Saphir Limited Bouton I m p r i m e r Permet d'imprimer la fiche actuellement visible à l'écran (cf. L'impression p 18). Dans certains cas, un clic droit donne accès à une série de procédures spécifiques à votre logiciel et développées pour vous (cf. Exécution d'une procédure p 24). Bouton E x p o r t e r Permet de créer un fichier pour effectuer une fusion avec votre traitement de texte. Bouton W o r d Permet d envoyer les données dans une maquette Word existante ou non pour une fusion (cf. Fusion dans Microsoft Word p 19). Si vous possédez le module de GED (cf. La gestion électronique de documents p 29) et si la maquette existe déjà, vous pouvez archiver le document directement dans le dossier de la fiche en donnant le nom du document. Bouton M a i l Permet de créer un mail contenant les données à envoyer à un destinataire. Cette option est utile pour échanger des données entre sites ou avec le service technique. Bouton R e q u ê t e Permet de choisir une requête interactive et de n'afficher que les enregistrements présents dans cette requête. Lorsqu'une requête est active, ce bouton est enfoncé. Pour afficher tous les enregistrements, cliquez de nouveau sur ce bouton. Bouton F i l t r e r Permet de saisir une valeur dans un ou plusieurs champs du formulaire et en validant de n'afficher que les fiches correspondantes à ces valeurs. Lorsqu'un filtre est actif, ce bouton est enfoncé. Pour afficher tous les enregistrements, cliquez de nouveau sur ce bouton. Bouton P r o c é d u r e Permet de sélectionner une procédure personnalisée pour filtrer les fiches. Lorsqu'un filtre est actif, ce bouton est enfoncé. Pour afficher tous les enregistrements, cliquez de nouveau sur ce bouton. Bouton D é t r u i r e Permet de détruire la fiche actuellement visible à l'écran. Une fenêtre vous demandera de confirmer cette suppression. Bouton F e r m e r Ferme l'écran actuellement visible. Bouton V a l i d e r En mode de modification, valide toutes les modifications effectuées sur cette fiche. Vous basculez en mode de consultation. En mode de saisie de filtre, vous validez le filtre selon des valeurs saisies. Vous basculez en mode de consultation sur les fiches correspondantes au filtre. Bouton A n n u l e r En mode de modification, annule toutes les modifications effectuées sur cette fiche. Vous basculez en mode de consultation. En mode de saisie de filtre, vous basculez en mode de consultation sur toutes les fiches. Page 16

17 Présentation du logiciel - La gestion des fiches 2. Les boutons d'informations Deux boutons sont présents dans le logiciel : Ce bouton permet de basculer sur un autre écran de gestion en rapport avec la position de ce bouton. Par exemple si vous cliquez sur ce bouton placé à côté d'un nom de client, l'écran sur lequel vous êtes sera fermé puis l'écran de gestion des clients sera ouvert à la page de ce client. Ce bouton permet de trouver une fiche dans une liste pour la lier à la fiche sur laquelle vous êtes. Par exemple si vous cliquez sur ce bouton placé à côté du nom d'une compagnie, vous pourrez changer de compagnie. Ce bouton permet d'ouvrir une fenêtre de dialogue d'informations en rapport avec la position de ce bouton. Par exemple, si vous cliquez sur ce bouton placé à côté du libellé d'un contrat, vous afficherez une fenêtre avec des informations sur ce contrat. Il vous suffira de fermer cette fenêtre pour revenir à l'écran sur lequel vous étiez. 3. Trouver une fiche Lorsque vous cherchez ou devez choisir une fiche, un écran comme celui présenté ci-contre, vous permet d'accéder à cette fiche. Une flèche bleue vous indique par fois la colonne de tri des fiches. Vous pouvez saisir les premières lettres du nom recherché dans la colonne triée. Vous pouvez aussi faire commencer votre nom par * afin de rechercher une séquence de lettres n importe où dans le nom. Cette recherche est plus lente mais permet de retrouver des noms mal saisis Ensuite vous validez au clavier ou avec le bouton. Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur la ligne correspondante. Si votre fiche n'est pas visible, tapez les premières lettres du terme recherché jusqu'à que la fiche soit en surbrillance, puis validez. Ces listes s'ajustent en hauteur selon la taille de votre écran. Dans la version avec SQL Server, seuls les 200 premiers noms s affichent. Dans certains cas, un bouton N o u v e a u permet d'ajouter une fiche qui n'existe pas et que vous allez créer. Lorsque ce bouton est affiché, vous pouvez aussi obtenir le même résultat en double-cliquant sur une ligne vierge. Le bouton E x p o r t E x c e l permet d'exporter cette liste dans un fichier Excel Vous pouvez modifier la couleur de fond des écrans de recherche (cf La page Configuration p 48) Page 17

18 Présentation du logiciel - La gestion des fiches Saphir Limited 4. L'impression Lorsque vous imprimez, vous visualiser l aperçu du document. Ensuite vous pouvez effectuer des opération sur ce document : : Voir la première page du document : Voir la page précédente : Choisir la page à visualiser : Voir la page suivante : Voir la dernière page : Changer le facteur de zoom pour voir avec plus ou moins de grossissement : Voir une page à l écran : Voir 2 pages à l écran : Voir 4 pages à l écran : Imprimer le document, vous pourrez choisir l imprimante à utiliser et les paramètres de cette imprimante. : PDF : Si vous avez l option de GED, le bouton F i c h i e r P D F, permet d enregistrer la document au format PDF dans le dossier GED de la fiche liée. Si vous choisissez cette option, un + apparait à droite qui permet de modifier le nom du fichier créé. : Vous pouvez envoyer le document au format pdf en pièce jointe à l adresse de la fichier liée (client, compagnie, apporteur, ). Vous pouvez la modifier en cliquant sur le bouton situé à côté. : Word : Vous allez créer un fichier Word (qui doit être installé) qui sera fusionné avec les données par la fonction publipostage de Word. Ainsi vous pouvez imprimer sous Word les documents de Saphir. Par défaut, le fichier est créé dans le répertoire S a p h i r \ D o c s. Ce dossier peut être modifié (Cf. Paramétrage de l'application p 167). Les données sont sous le format Excel (qui doit être installé) ou directement sous Word 2000 ou ultérieur (Excel n'est pas nécessaire) Il faut d abord créer la maquette en fonction des données du document. Par la suite, vous pouvez utiliser la maquette ainsi créer avec n importe quelles données de document imprimé. Les maquettes ne sont utilisables qu à partir de l écran dans lequel elles ont été créées. Enfin, vous pouvez modifier la maquette ainsi créée Si on utilise le module de GED (cf. La gestion électronique de documents p 29), il est demandé de donner le nom du document fusionné de destination à créer dans le dossier. Si vous V a l i d e z un nom, un fichier portant ce nom sera créé dans le dossier de GED de la fiche à partir de la maquette et des données de la fiche, daté du jour, ayant comme auteur l utilisateur de Saphir et comme titre le logiciel Saphir. Ainsi vous gardez automatiquement une copie de tous les docu- Page 18

19 Présentation du logiciel - La gestion des fiches ments imprimés par le logiciel dans la GED. Pour ne pas créer ce document, cliquez sur A n n u l e : Fichier : Vous choisissez d abord le format du fichier, puis vous définissez le nom du fichier à créer. Vous allez créer un fichier utilisable par d'autres logiciels (tableurs, base de données, traitements de textes, ). Choisissez le format dans la liste et donnez le nom de ce fichier qui contiendra toutes les données imprimées dans l'écran sous forme de table de données. Par défaut, le fichier est créé dans le répertoire S a p h i r \ D o c s. Ce dossier peut être modifié (Cf. Paramétrage de l'application p 167). Image : Vous pouvez enregistrer le document au format jpg, gif, tiff ou bmp. Base ODBC Saphir : Vous allez créer une table de données, dont vous donnez le nom, dans la base de données Saphir utilisable par le biais d'odbc, interface universelle d'accès aux données. Cliquez sur le bouton situé à gauche du nom de la base pour changer de base et éventuellement de format (Visual Foxpro ou Access) Par défaut, le fichier est créé dans le répertoire S a- phir\ D o c s. Ce dossier peut être modifié (Cf. Paramétrage de l'application p 167). : Fax : Si vous avez un modem installé sur votre machine, vous pouvez faxer le document directement à partir de Saphir. Par défaut le numéro utilisé est celui de la fiche liée (client, compagnie, apporteur, ). Vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton situé à côté. : Edit : Vous pouvez modifier le format du document pour l adapter à vos besoins, ou votre mise en forme. Dans certains cas, notamment lorsque vous êtes sur un fichier de gestion, on vous demande d'imprimer c e t t e f i c h e s e u l e m e n t ou t o u t e s l e s f i c h es. Cela permet de ne pas imprimer la liste complète. Lors de certaines impression, et dans la mesure où vous avez l option de la gestion des contacts (cf. Le gestionnaire de contacts p 20), une fenêtre vous propose d ajouter un contact dans le gestionnaire de contacts de la fiche en question (client, partenaire, compagnie, tiers) avec le code PRINT. Ainsi vous gardez une trace de l opération effectuée. 5. Fusion dans Microsoft Word Le bouton Word permet d envoyer les données de la fiche actuelle dans un document Word. La première étape consiste à créer une maquette. Vous devez donner un nom pour votre maquette. Veillez à ne pas utiliser le nom d une maquette déjà existante sinon elle sera refusée. ATTENTION : Les maquettes ne sont utilisables qu à partir de l écran dans lequel elles ont été créées. Ensuite, dans Word, vous créez votre maquette en insérant les champs proposés issus de Saphir. Le principe utilisé est la fusion publipostage de Word. Une fois tous vos champs insérés, enregistrez la maquette enregistrez la et fermez la. Ne copiez pas des maquettes créées à partir d écran différents (clients, contrats, sinistres, ) : elles provoqueraient des erreurs rendant la maquette inutilisable. Vous pouvez enregistrer le fichier dans le répertoire proposé ou créer des sous-répertoires pour organiser vos maquettes. Le menu de choix des maquettes reprendra la même arborescence. Vous pouvez la modifier par la suite en choisissant l option M o d i f i e r u n e m a q u e t t e dans le menu proposé par le bouton Word. Pour utiliser votre maquette, allez sur une fiche, puis cliquez sur le bouton Word et choisissez la maquette désirée (s il n y en a qu une, elle est automatiquement ouverte). Si vous avez l option de GED, on vous demande le nom du fichier à créer dans la GED. Il est recommandé d utiliser la date dans le nom mais sans caractères /. Si vous avez activé l option d enregistrement dans la Page 19

20 Présentation du logiciel - Les outils Saphir Limited gestion des contacts (cf. Le gestionnaire de contacts p 20), un évènement sera ajouté avec le type DOC dans le gestionnaire de contacts. Ainsi vous gardez une trace de l opération effectuée. Vous verrez qu il est possible de remplacer l impression de Saphir par une maquette Word. Pour voir les maquettes utilisées par Saphir allez dans l onglet Paramètres du menu de droite, puis cliquez sur Maquettes Word (cf. Paramétrage des maquettes Word p 174). F. Les outils 1. La calculatrice Elle s'utilise soit à la souris soit avec les touches du pavé numérique. Vous tapez ainsi les chiffres, les décimales et les opérations (+, -, *, /). Pour pouvez aussi utiliser les touches suivantes : : pour convertir le montant en Euros (pour les montants). Tant que le bouton est enfoncé, la valeur en Euros est saisie et sera retournée. Pour travailler avec la valeur en Francs, cliquez de nouveau dessus. Vous pouvez aussi cliquer sur la zone avec laquelle vous souhaitez travailler ou taper sur la touche 'E' : pour effacer le dernier chiffre du nombre. C : pour effacer le nombre. +/- : pour changer de signe R (E n t r é e) : la première fois pour afficher le résultat de l'opération; la seconde fois vous envoyez le résultat dans la zone de saisie. 2. Le gestionnaire de contacts Si vous accédez à ce gestionnaire de contacts à partir d'un écran de gestion (clients, compagnies, partenaires, ), vous visualisez les contacts de cette personne. Vous avez la liste de ses rendez-vous, vous allez ajouter un rendez-vous à son agenda. Ce gestionnaire de contacts est aussi affiché sur les fiches des clients, contrats, sinistres, partenaires et compagnies. La présentation diffère de celle décrite ci-dessous mais le fonctionnement est le même. Vous n avez pas besoin d être en mode de modification pour modifier un rendez-vous mais vous devez avoir les droit (cf. La page Administration p 50). Les rendez-vous sont automatiquement enregistrés dans l onglet Agenda de la barre de fonctions située à droite de l écran. Page 20

21 Présentation du logiciel - Les outils Nom de la personne pour laquelle on affiche l'agenda Date du premier rendez-vous à visualiser dans la liste Date & heure Code de contact Date du dernier rendez-vous à visualiser dans la liste Si coché, l'opération est terminé et il est affiché sur fond bleu dans la liste Titre du rendez-vous Nom du contact lié à ce rendez-vous Voir les coordonnées du contact lié à ce rendez-vous Détail du rendez-vous Liste de contacts A faire ou effectués Créer un nouveau rendez-vous Détruire le rendez-vous Imprimer les rendez-vous La liste des rendez-vous sur la période indiquée en haut à droite apparaît. Vous pouvez modifier ces dates. Par défaut, elle est d'une journée pour le gestionnaire de contacts global (toutes les personnes) ou d'un an pour une seule. ATTENTION : Si les évènements n apparaissent pas, c est peut être parce que les dates de la période d affichage ne sont pas correctes. Veillez à ce que la date du début soit antérieure à la date du jour et que la date de fin soit postérieure à la date de fin. Si vous travaillez en réseau et vous avez limité la visibilité entre les utilisateurs, n'apparaissent que les rendez-vous des partenaires pour lesquels pour avez des droits de consultation. Cliquez sur le bouton F e r m e r pour fermer l'écran. Le gestionnaire de contacts n'est visible que si votre configuration de Saphir vous le permet. Dans ce cas, ce bouton apparaît dans certaines barres d'outils ou sur certaines fiches de gestion. Le gestionnaire de contacts, comme son nom l'indique, permet d'enregistrer des contacts, des évènements. Vous pouvez choisir une personne à lier afin de retrouver rapidement votre rendez-vous soit par sa date, soit par la personne avec qui vous avez eu ce contact. Ainsi lorsque vous consulterez le gestionnaire de contacts d'un client vous verrez un rendez-vous à la date et heure de l'impression du document. Vous pouvez ouvrir automatiquement le gestionnaire de contacts au démarrage si vous paramétrez votre configuration dans ce sens (cf. La page Configuration p 48). Page 21

22 Présentation du logiciel - Les outils Saphir Limited De plus, certains rendez-vous sont automatiquement créés lors de l'impression des documents. Pour cela vous devez cocher la case N o t e d ' i n f o r m a t i o n d a n s l e g e s t i o n n a i r e d e c o n t a c t s (ex : édition des avis d'échéance) ou confirmer manuellement cette création (ex : édition d'un courrier d'état des pièces manquantes d'un contrat). Le code de ces notes est PRINT. Pour ajouter un à partir d Outlook, placez vous dans Saphir, sur la fiche sur laquelle vous souhaitez archiver le mail. Ensuite, allez dans Outlook, sélectionnez votre mail et faites le glisser sur Saphir en passant par la barre de tâches de Windows, et lâchez-le sur le bouton pour ajouter un évènement. L objet du mail est placé dans le titre de l évènement, la date est celle du mail, le texte est le contenu du mail. Les pièces jointes sont insérées dans la GED après confirmation et possibilité de renommer chaque fichier. Un lien vers chaque pièce jointe est inséré à la fin du mail. Le mail n est pas détruit dans Outlook. Les codes permettent d'identifier rapidement le type d'opération relative au rendez-vous. Les codes possibles sont : PRINT : impression d'un document PHONE : Contact téléphonique Envoi d'un courrier électronique EXPOR : exportation de données DOC : Création d'un document lié (cf. La gestion électronique de documents p 29) VISIT : Visite PROPO : Proposition de produit (cf. La page Production p 40) MAIL : Mail à partir d Outlook. Ces codes et les libellés associés peuvent être modifiés sur l écran de paramétrage du calendrier (cf. Paramétrage du calendrier p 175) Sur certains écrans (Clients, prospects, contrats, ) le gestionnaire de contact est en lecture directe. Le fonctionnement est très proche de ce qui vient d être expliqué. Ce bouton permet d ajouter un rendez-vous sur un des agendas proposés dans le menu déroulant. Le contenu de ce menu dépend des utilisateurs enregistrés dans Saphir et du paramétrage des droits. Si vous n avez pas de menu, le rendez-vous sera enregistré dans votre gestionnaire de contacts. Dans certains cas, un agenda commun est proposé : tous les rendez-vous de cet agenda sont affichés dans les agendas de tous les utilisateurs. Le rendez-vous est automatiquement enregistré, vous n avez pas besoin d être en mode de modification ou de valider la saisie. Pour ajouter un à partir d Outlook, placez vous dans Saphir, sur la fiche sur laquelle vous souhaitez archiver le mail. Ensuite, allez dans Outlook, sélectionnez votre mail et faites le glisser sur Saphir en passant par la barre de tâches de Windows, et lâchez-le sur le bouton pour ajouter un évènement. Ce bouton permet d envoyer le rendez-vous dans votre agenda Google, si vous l avez paramétré dans la fiche Partenaire (cf. Les partenaires p 46). Ce bouton permet d envoyer le rendez-vous dans l agenda d Outlook. Si vous avez paramétré la synchronisation automatique avec Outlook, cette opération n est pas utile (cf. Paramétrage du calendrier p 175). Page 22

23 Présentation du logiciel - Les outils Un bouton permet aussi de basculer sur l agenda général de Saphir vous insérez votre rendez-vous en fonction des autres rendez-vous que vous avez déjà avec d autres clients (cf. L'agenda hebdomadaire p 129). a) La saisie Lorsque vous créez un rendez-vous, choisissez le contact à lier (un client, une compagnie, un expert, ). Si vous accédez au gestionnaire de contacts à partir de la fiche de l'un d'eux, le lien est automatiquement créé. Définissez tous les paramètres dans la partie droite de l'écran. Le libellé vous permet d'identifier le rendez-vous rapidement. Vous saisissez ensuite le détail du rendez-vous. L'enregistrement est automatique. b) L'impression En cliquant sur le bouton I m p r i m e r du gestionnaire de contacts, vous choisissez l'étendue puis la période. Pour imprimer tous les rendez-vous d'une journée, choisissez t o u t e p e r s o n n e puis la date de début et de fin comme la date du jour. Dans ce cas les coordonnées de chaque contact sont imprimées pour chaque rendez-vous. Pour imprimer les rendez-vous d'un client par exemple, choisissez le client puis la période comme indiqué ci-dessus. Ces deux modes ont des présentations différentes. Si vous cochez la case S e u l e m e n t V I S I T e t P H O N E, cela permet d'imprimer les contacts ayant un de ces deux codes. Vous utiliserez cette fonction lors d'opérations commerciale dont vous pourrez suivre la réalisation. La liste déroulante vous permet d'éditer seulement les opérations restant à réaliser ou seulement les opérations réalisées. Votre suivi n'en sera que plus précis. 3. Sauvegarde et restauration des données Il est possible d'effectuer la sauvegarde des données sur support magnétique (bande, cassette, disque amovible, disquette). Pour cela un outil de sauvegarde est livré avec Saphir. Choisissez le disque ou le dossier vers lequel vous souhaitez sauvegarder les données. Ne cochez la case A v e c c o m p r e s s i o n que si vous souhaitez sauvegarder sur disquette, sinon nous vous déconseillons de compresser les données : la restauration en cas de problème n'en sera que simplifiée. Page 23

24 Présentation du logiciel - Les opérations comptables Saphir Limited ATTENTION : Prenez garde au fait que les données de comptabilité ne sont pas sauvegardées. Pour tout conseil, appelez le service technique. En cas de problème, d'erreur de manipulation, les données peuvent être restaurées afin de pouvoir reprendre votre travail. Comme pour la sauvegarde, indiquez l'endroit où est située la sauvegarde. Si la sauvegarde a été effectuée avec compression, vous devez cocher la case A v e c c o m p r e s s i o n. 4. Exécution d'une procédure Cet écran permet d'exécuter une procédure enregistrée sur le disque et développée par le service technique spécifiquement pour vous. Le logiciel ne contient pas toutes les fonctionnalités spécifiques à chacun en standard (édition de documents, statistiques, calculs, ). Pour solutionner ce problème, on développe des procédures résolvant votre problème. Ces procédures peuvent être appelées par l'écran ci-contre (Menu O u t i l s/ E x é c u t e r u n e p r o c é d u r e), par un clic droit sur le bouton A n a l y s e e t s t a t i s t i q u e s de l'écran de démarrage ou par un clic droit sur le bouton I m p r i m e r de la barre d'outils dans un écran de gestion. Vous choisissez la procédure dans la liste déroulante ou en cliquant sur le bouton à droite de la liste pour explorer le disque dur et choisir le programme. Ensuite vous E x é c u t e z la procédure. Si votre procédure renvoie un tableau de données vous pouvez choisir la destination des résultats obtenus. G. Les opérations comptables 1. L'écran Si vous gérez la comptabilité avec le logiciel Saphir (cf. La page Configuration p 168), les écritures comptables seront créées automatiquement lorsque vous effectuerez les règlements ou encaissements. Ces écritures sont contenues dans le logiciel de comptabilité que vous avez choisi (cf. Paramétrage de la comptabilité p 178) mais peuvent être visualisées dans le logiciel Saphir. De plus, dans Saphir, vous obtenez plus d'informations, notamment un détail de l'opération qui n'existe pas dans le logiciel de comptabilité. Enfin, vous ne voyez que les opérations concernant l'élément sur lequel vous êtes. Ainsi, selon l'écran à partir duquel vous appelez l'écran des opérations comptables : Page 24

25 Présentation du logiciel - Les opérations comptables Écran Fonction Clients Toutes les écritures du compte client en comptabilité compagnie Contrats Toutes les écritures concernant le contrat (toutes les quittances) du compte client en comptabilité compagnie Si clic droit sur le bouton, toutes les écritures concernant le contrat (toutes les quittances) de tous les comptes en comptabilité compagnie Quittances Toutes les écritures concernant la quittance du compte client en comptabilité compagnie Si clic droit sur le bouton, toutes les écritures concernant la quittance de tous les comptes en comptabilité compagnie Sinistres Toutes les écritures concernant le sinistre du compte client en comptabilité compagnie Si clic droit sur le bouton, toutes les écritures concernant le sinistre de tous les comptes en comptabilité compagnie Compagnies Vous choisissez le compte à visualiser : compte prime, banque, commissions, sinistres, taxes directes. Vous visualisez toutes les écritures de ce compte pour cette compagnie en comptabilité compagnie Partenaires Experts Garages Toutes les écritures concernant le compte de la personne en comptabilité compagnie Comptabilité Vous choisissez le compte à visualiser dans la liste. Pour un autre compte, tapez son code. Puis V a l i d e r. Pour cela, le bouton C o m p t a vous permet d'afficher l'écran ci-dessous 2. Les codes des opérations comptables Liste des codes utilisés, affichés dans l'écran des écritures comptables : ACPTE Règlement d'un acompte ANNUL Annulation d'appel de prime APPEL Appel de prime COASS Règlement d'une prime de coassurance à un coassureur externe P_RDC Règlement direct à la compagnie d'une quittance confiée PROFI Profit sur prime R_APP Règlement des commissions aux partenaires (apporteurs) R_CIE Règlement d'une prime à la compagnie R_COM Règlement des commissions R_PRI Règlement de prime R_TAX Règlement des taxes REMB Remboursement d'un règlement client REMIS Remise commerciale RETRO Rétrocession d'honoraires S_REG Règlement d'un sinistre à l'assuré ou à un intervenant S_REM Remise lors du règlement d'un sinistre S_VAL Validation d'un sinistre T_COM Transfert des commissions entre les comptes primes et compta générale TAXES Taxes sur prime gérées en direct TRANS Transfert de fond entre sociétés comptables TROP Trop perçu Page 25

26 Présentation du logiciel - Les opérations comptables Saphir Limited 3. Les fonctions En choisissant le tri, vous modifiez l'ordre affichage des écritures à l'écran. Vous pouvez masquer les écritures lettrées de manière à ne visualiser que les écritures en cours, pour lesquelles il n'y a pas eu de règlement. Vous pouvez modifier la période pour laquelle vous affichez les écritures comptables en modifiant les dates de début et de fin situées à droite. En cliquant sur le nom du compte, vous faîtes apparaître la liste des comptes dans la société en cours (comptabilité compagnie ou comptabilité générale). Choisissez un compte : vous afficherez toutes les écritures de ce compte. En cliquant sur le bouton I m p r i m e r, vous imprimez les écritures affichées dans cet écran, dans l'ordre choisi. Selon que les opérations concernent un ou plusieurs comptes, l'état imprimé sera différent. En double cliquant sur une écriture, vous faites apparaître l'écran d'information sur l'écriture. Ainsi vous pouvez connaître et modifier les informations de l'écriture comptable et voir le contrat lié à chaque écriture comptable (Cf. L'écran d'informations sur le contrat p 82). En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant une seconde fois, vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si vous cliquez encore, la colonne n est plus triée. Un pictogramme bleu vous indique la colonne triée et le sens du tri. Vous pouvez aussi modifier la largeur et l ordre des colonnes de cette grille et même le mémoriser définitivement (cf. La page Configuration p 48) Page 26

27 Libellé tel qu'il apparaît dans le logiciel de comptabilité Date de l'écriture Journal dans lequel est inscrite l'écriture Écriture en bleu : non lettrée Écriture grisée : lettrée Montant du débit de l'écriture Montant du crédit de l'écriture Code de lettrage Code de l'opération Ordre d'affichage et d'impression des écritures Copier les écritures dans le presse-papier Ne pas afficher les écritures lettrées (grisées) Ne pas afficher les écritures annulées Date de la première écriture affichée Date de la dernière écriture affichée Relire les écritures si elles ont été modifiées sur un autre poste ou sur une autre instance du logiciel Outils de gestion des écritures Imprimer les écritures affichées Détail de l'écriture sélectionnée Nom du compte de l'écriture sélectionnée Bulle d'aide indiquant le numéro du compte Total des débits des écritures affichées Solde des écritures affichées Total des crédits des écritures affichées Fermer cet écran

28 Présentation du logiciel - Les opérations comptables Saphir Limited 4. L'écran d'informations sur l'écriture En double cliquant sur une écriture de la liste, vous faites apparaître cet écran vous permettant d'obtenir des informations sur l'écriture et éventuellement de les modifier. Ce bouton, situé à gauche du N de mouvement, affiche le menu de toutes les écritures de ce mouvement, pour voir les contreparties. Vous pouvez aussi accéder à l'écran d'informations sur le contrat en question (Cf. L'écran d'informations sur le contrat p 82). 5. Les outils de comptabilité Cet écran vous permet d'effectuer deux opérations : détruire un mouvement créé par Saphir, dont vous donnez le numéro. lettrer le compte dont le nom est indiqué à gauche. Ce lettrage consiste à supprimer le lettrage et de recréer ce lettrage en fonction des informations disponibles, et ce pour le compte désigné ATTENTION : Ces opérations sont très dangereuses et peuvent provoquer des erreurs dans la gestion dans la mesure où la comptabilité ne reflétera plus la comptabilité. Page 28

29 Présentation du logiciel - La gestion électronique de documents H. La gestion électronique de documents Sur certains écrans, une page permet d afficher la GED correspondante. Pour les clients il y a un dossier Documents et un dossier pour chaque contrat, contenant un dossier Documents et un dossier pour chaque sinistre contenant un dossier Documents. Les dossiers Documents peuvent contenir n importe quel fichier que vous faites glisser dessus à partir d un dossier de Windows ou d un mail d Outlook. Placez-vous toujours sur la fiche concernée par le dossier : la fiche sinistre ou contrat même si ces dossiers apparaissent sur la GED du client. Les documents sont affichés dans l ordre inverse de leur date de modification dans la limite de l année indiquée en haut de l écran. Les dossiers Documents peuvent contenir des sous-dossiers que vous créez par un clic droit sur le dossier conteneur. Ensuite donnez le nom de ce dossier. Les dossiers sont affichés par ordre alphabétique. Parfois ce bouton est placé dans la barre de gauche. Lorsqu'un document est disponible, le libellé 'Docs' apparaît en rouge Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la liste des formats de documents paramétrés dans le logiciel Saphir (Cf. Paramétrage des documents intégrés p 173) apparaît ainsi que la possibilité de consulter un document existant. Choisissez une option. Ensuite deux cas sont possibles. Page 29

30 Présentation du logiciel - Le courrier électronique Saphir Limited 1. Les documents intégrés dans la base Si vous créez un document, l'application s'ouvre et vous ne donnez le nom qu'à la fin. Si vous ne souhaitez plus créer le fichier, cliquez sur A n n u l e r l e s m o d i f i c a t i o n d u d o c u m e n t et il sera détruit. Si vous cliquez sur E n r e g i s t r e r le s mo dificatio ns du do cume nt celui-ci pourra être consulté par la suite. Pour ouvrir un document, choisissez le dans la liste. Avec ce système, vous ne pouvez pas visualiser d'autres documents, par exemple ceux liés aux contrats si vous êtes sur la fiche client, il est dans cette liste. Cliquez sur V o i r l e d o c u m e n t s é l e c t i o n n é pour lancer le logiciel et faire apparaître le document en question. 2. Les documents enregistrés sur le disque. Le libellé permet d indiquez le nom du document à créer dans le dossier en cours (le client, le contrat, ) Vous devez sélectionner une maquette à utiliser. Cela peut être un document vide ou une maquette pour une fusion. Vous pouvez aussi garder une trace de ce document dans le gestionnaire de contacts. Si un fichier du même nom existe, vous pouvez l'écraser. Ensuite le fichier est créé selon le modèle du fichier vide défini. La gestion de ces fichiers se fait comme pour des fichiers classiques créés directement à partir des logiciels. Il vous faut donc les sauvegarder indépendamment de Saphir. 3. Les documents scannés Si vous choisissez 'Document scanner', vous allez utiliser le module de scannérisation de Saphir pour votre document. La première fois que vous l'utilisez, cliquez sur le bouton C h o i- s i r s c a n n e r. Sinon vous cliquez directement sur le bouton Scanne r et le document est numérisé et enregistré sus le nom indiqué ci-dessus. I. Le courrier électronique Sur certains écrans de gestion de personnes ou sociétés, il est proposé de saisir une adresse e- mail. Si votre système le permet (vous avez une connexion Outlook active), un bouton apparaît qui vous permet d'envoyer un à cette adresse. Une fois le mail envoyé, Saphir vous demande si l envoi est effectif pour enregistrer le texte du mail dans le gestionnaire de contact. En cas d abandon de l envoi, cliquez sur Annuler Page 30

31 Présentation du logiciel - La vérification d adresses par Internet Il est possible d indiquer à Saphir que votre logiciel de mail est Outlook en cochant une case dans le paramétrage (cf. La page Configuration p 168) Il est possible de créer des modèles de mails réutilisables. Pour cela faites un clic droit sur le bouton et choisissez le format : texte ou HTML. Ce dernier permet d insérer des images, de modifier les couleurs et la mise en forme du texte. Vous indiquez le nom du modèle puis vous le rédigez. Pour les mails au format HTML, il est possible d utiliser Outlook en faisant un copier-coller du mail de Saphir vers Outlook pour le modifier, puis de Outlook vers Saphir pour l enregistrer. Sinon un éditeur de mail associé à une feuille de style CSS est disponible mais il faut un minimum de connaissance pour l utiliser. Pour plus d information : Modèles de mails p 176. Si vous n utilisez pas Outlook, utilisez les boutons pour copier les informations d une fiche dans le presse papier. Ensuite, dans votre mail, coller le texte ainsi lu dans Saphir. J. La vérification d adresses par Internet Sur certains écrans de gestion de personnes ou sociétés, un bouton permet de vérifier l adresse et le téléphone d une fiche sur Internet dans la mesure où il n est pas sur liste rouge. Une liste de réponse permet de choisir une adresse parmi la liste et de la comparer avec celle de la fiche. Pour ne récupérer que certains champs dans la fiche, il suffit de double cliquez dans le champ désiré de l adresse sélectionnée (en bas) : les données de l adresse de la fiche seront copiées : cela permet de conserver les nom et prénom qui ne sont pas toujours bien lus à partir d Internet. En cas d erreur vous pouvez corriger l adresse de la fiche (en haut) et cliquez sur V é r i f i e r pour relancer une recherche à partir de cette adresse ainsi modifiée. Vous pouvez aussi I m p r i m e r la liste des réponses obtenues. Enfin si vous V a l i d e z, vous transférez le contenu complet de l adresse sélectionnée dans le fichier (client, compagnie, ). Si vous cliquez sur le bouton S e u l T é l., vous ne récupérerez que le téléphone et le fax. Si vous A n n u l e z, l adresse d origine ne sera pas modifiée même si vous avez modifié l adresse de la fiche (en haut) K. Sécurité et réseau 1. Les vérifications au démarrage Lors du démarrage du logiciel Saphir, toute une série d'opérations est effectuée afin de vérifier l'intégrité des données : Vérification de la présence des fichiers de données. Vérification de la version du logiciel et mise à jour éventuelle des données. Vérification de la présence des fichiers d'index : tri des tables si absence. Vérification de la dernière version du logiciel (cf. mise à jour ci-dessous) Page 31

32 Présentation du logiciel - Sécurité et réseau Saphir Limited S'il y a un problème quelconque avec les données, un écran vous permet de les corriger. Cet écran ne doit être utilisé que lors d'une intervention avec le service technique. En fonctionnement normal, aucun problème ne peut intervenir nécessitant une utilisation de cet écran. Toutefois voici la liste des fonctions : Réordonner : trier les fichiers si les fichiers d'index existant. Vérification de la structure : vérifier que les fichiers ont la structure requise par l'application et qu'il ne manque aucune donnée. Vérification de l'intégrité : nettoyer la base en supprimant les données orphelines (intégrité référentielle). Ainsi les contrats sans client qui pourraient exister par erreur sont détruits. Purger les fichiers : détruire les fiches supprimées : lorsque l'on détruit une fiche, elle est simplement rayée et inutilisable mais reste sur le disque. Pour gagner de la place, vous pouvez purger les fichiers. Construire les index : créer les fichiers de tri. Si les fichiers existent, ils sont d'abord détruits. Mise à jour des données : dans certains cas, les données doivent être mises à jour notamment lors de la modification de structure des fichiers. Cette opération ne doit être exécutée qu'une seule fois par version. 2. Mise à jour du logiciel Le logiciel peut être mis à jour par Internet automatiquement lors de chaque démarrage (cf. La page Configuration p 168). Sinon, cette opération peut être faite manuellement en allant sur la page P a r a m de l'écran de démarrage, choisissez M i s e à j o u r p a r I n t e r n e t. Les fichiers sont téléchargés puis le logiciel est mis à jour puis redémarré automatiquement. 3. La gestion des erreurs Il est possible que le logiciel génère une erreur (nul n'est parfait!). Pour cela un système d'aide permet de répondre précisément eu problème et de donner toutes les informations techniques au service technique. En cas d'erreur, l'écran ci-contre apparaît. Il donne toute une série d'informations précieuses au service technique qui permettent de localiser l'erreur. Nous vous conseillons d'envoyer un E - M a i l de cette erreur en y ajoutant les opérations que vous veniez d'exécuter lorsque l'erreur s'est produite. Il est possible d activer une option pour que le logiciel Saphir se connecte directement à Internet et envoie lui-même l au service technique. Dans ce cas, vous n avez aucune opération à effectuer. Pour cela, déroulez la liste située en bas, à droite de la fenêtre pour une J o u n a l i s a t i o n p a r I n t e r n e t (cf. Paramétrage de l'application p 167). Si vous n'avez pas de connexion Internet, vous pouvez Imprime r le message et ajouter ces mêmes informations et faxer le tout au service technique. Il est aussi possible de mémoriser les erreurs dans un journal local qui sera téléchargé par le service technique et qui mémorisera toues les erreurs intervenus afin de les traiter. Ensuite, vous pouvez C o n t i n u e r le déroulement du logiciel. Si vous voyez que les erreurs s'enchaînent, T e r m i n e z Vous pouvez, dans de rares cas, essayer de R e c o m m e n c e r l'opération si vous pensez avoir résolu le problème. Page 32

33 Présentation du logiciel - Sécurité et réseau 4. Le numéro de série Lorsque vous installez le logiciel, celui-ci génère un numéro de série aléatoire. A ce numéro correspond un mot de passe que le service technique est le seul habilité à vous remettre. Ce mot de passe n'est à saisir qu'une seule fois et ne peut être réutilisé. Chaque installation génère un numéro différent. Lorsque vous installez le logiciel, vous avez 30 jours pour l'utiliser avant qu'il ne soit bloqué. Ce délai est suffisant pour appeler le service technique. 5. Accès par mot de passe Si votre paramétrage vous l'impose, vous devez donner un mot de passe pour accéder au logiciel. Pour cela, vous devez, au démarrage, choisir le partenaire et donnez le mot de passe correspondant. Ensuite vous avez accès à tout le logiciel, quel que soit le nom du partenaire choisi. Il est toutefois possible de limiter l'accès à certaines fonctions selon la configuration personnelle du logiciel (cf. La page Configuration p 48) Ce mot de passe ne tient pas compte des majuscules ou minuscules (passe = PASSE). Si vous ne connaissez plus le mot de passe, il n'existe pas de moyen pour accéder au logiciel Saphir. Appelez le service technique. Lorsque vous saisissez ce mot de passe, chaque caractère saisi est remplacé par une étoile. Ce mot de passe est enregistré dans la fiche du partenaire et peut être modifié sur celle-ci. Vous pouvez par le menu O u t i l s, C h a n g e r d ' u t i l i s a t e u r sans quitter le logiciel. 6. Le réseau local Le fonctionnement en réseau local est totalement transparent. Vous devez créer un répertoire partagé sur le serveur. Page 33

34 Présentation du logiciel - Sécurité et réseau Saphir Limited Ensuite, créez le répertoire contenant les fichiers de données (FICHIERS par exemple). Ensuite sur chaque poste, paramétrez les chemins de données locales (Paramétrage de l'application p 167) avec le répertoire ainsi créé. Dans le répertoire partagé, des fichiers de paramètres partagés seront installés. Ils contiennent les informations sur la base de données. Vous devez aussi éventuellement créer un répertoire partagé CG contenant les Conditions Générales, et un autre TarifCie pour les passerelles avec les logiciels de tarification des compagnies. Lorsque vous installez une mise à jour du logiciel, vous devez copier les fichiers programmes sur chacun des postes soit : CENTRAL.EXE LEOAPPLI.APP ASSETATS.APP 7. Le réseau distant Le fonctionnement en réseau distant ne peut être possible que lorsque vous gérez un réseau de partenaires extérieurs reliés par modem. Ces partenaires effectuent la production qui est envoyée vers le central. Inversement, les modifications sur les contrats, les quittances et les sinistres sont envoyées vers le partenaire concerné. Pour ce faire, vous devez paramétrer le logiciel (cf. La page Configuration p 168) pour gérer le réseau distant. Ensuite, vous devez paramétrer la connexion (cf. Paramétrage de la connexion p 189) afin de vous connecter correctement à votre central. Enfin, vous devez définir les informations que vous souhaitez retourner aux partenaires (cf. Paramétrage du transfert automatique p 190) 8. Le mode client-serveur Ce mode est disponible en option. Il est basée sur une technologie trois-tiers. Concrètement, une application similaire à Saphir est exécutée sur un serveur et traite toutes les opérations lourdes de gestion de données. Seules les données utilisées par l interface sont transmises sur le réseau. Ainsi, lorsque vous validez un bordereau de règlement à une compagnie, seules la liste des quittances avec le numéro du contrat, le nom du client, la date et le montant de la quittance sont transmises entre le serveur et le client. Lorsque l utilisateur a validé les quittances qu il désire régler, cette liste est envoyée au serveur qui va gérer toutes les opérations de gestion et de comptabilité. Ainsi les fichiers de comptabilité avec les milliers d écritures ne sont pas chargés par le client. Ce mode est indispensable au delà de 10 utilisateurs. 9. Saphir et SQL-Server Par défaut, Saphir utilise des fichiers au format FoxPro simples et performants tant que le volume de données reste raisonnable. Au delà, les données peuvent être transférées sur SQL-Server de Microsoft afin d augmenter les performances. Ainsi, votre système s affranchit de toute limite. SQL-Server peut être utilisé avec le mode client-serveur décrit précédemment mais les deux technologies demeurent indépendantes. Page 34

35 Les contacts - Les clients II. Les contacts On appelle 'contacts', toutes les personnes physiques ou morales qui sont gérées dans le menu Con t a c t s du menu F i c h i e r s, plus les clients. A. Les clients 1. Particuliers et professionnels On distingue les particuliers des professionnels car les informations saisies sont différentes. Elles se retrouvent essentiellement sur les deux premières pages de l'écran. Dans le cas d'un professionnel, on saisit la date de création, la forme juridique, le représentant et l'activité. Pour un particulier, ce sont des informations sur sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale et son emploi. En cas d'erreur, vous pouvez transformer une fiche 'professionnel' en une fiche 'particulier', ou inversement. Vous pouvez aussi faire de même en cliquant droit sur le fond de la page. Dans le menu qui apparaît, choisissez C h a n g e r e n p r o f e s s i o n n e l ( o u p a r t i c u l i e r ) (fonction aussi accessible à partir du menu É c r a n c l i e n t s). Ce menu vous permet aussi d'intégrer un prospect que vous avez créé dans l'agenda global (cf. L'agenda hebdomadaire p 129) de Saphir et en faire un prospect de clientèle qui sera visible dans ce fichier et pour lequel vous pourrez saisir des contrats. Lorsque vous devez choisir un client (pour créer ou choisir un contrat par exemple), la liste regroupe toujours tous les clients, qu'ils soient professionnels ou non. Page 35

36 Les contacts - Les clients Saphir Limited 2. Client sur grand écran Vous pouvez changer les écrans de gestion des clients par la configuration de votre fiche Partenaire (cf. La page Configuration p 48). Les grands écrans présentent les mêmes informations que l écran normal mais sur 2 doubles pages. A gauche, la première page affiche l Etat civil et la liste des contrats, la seconde la famille et les quittances. A droite, la première affiche les informations du particulier ou du professionnel ainsi que les notes et les infos RIB, la seconde le gestionnaire de contacts du client. La page sélectionnée ici est mémorisée d un fois sur l autre afin que vous ayez toujours à l écran les informations que vous utilisez le plus en lecture directe. Pour l utilisation du gestionnaire de contacts : Le gestionnaire de contacts p 20. Un page donne aussi accès à la GED du client : La gestion électronique de documents p 29). Il est possible d ajouter une autre page contenant des champs personnalisables sous forme d un questionnaire (cf. Les questionnaires p 155). 3. La numérotation des clients Si vous laissez le signe dans le code du client, un numéro sera automatiquement attribué. Sinon c est vous qui définissez ce numéro. Si vous laissez le signe -, les clients sont automatiquement numérotés dans le logiciel Saphir. Ce numéro est constitué de deux parties : Code du partenaire N du client chez ce partenaire Ce numéro ne peut être modifié à aucun moment. Il est toutefois possible de changer le partenaire d'un client mais le numéro ne sera pas modifié. Pour cela, vous devez avoir l'option de gestion des partenaires. Dans ce cas, le nom du partenaire apparaît sur la fiche. Cliquez sur le bouton situé à droite du nom du partenaire. Page 36

37 Les contacts - Les clients Ensuite choisissez le partenaire. Tous les contrats et les sinistres seront changés de partenaire. Par contre les quittances ne seront pas modifiées. Seules celles qui seront créées à l'avenir seront affectées au nouveau partenaire Vous pouvez aussi cliquer droit sur le fond de la page et dans le menu qui apparaît choisir C h a n g e r d e p a r t e n a i r e. Cette fonction est aussi accessible à partir du menu É c r a n c l i e n t s. 4. Saisie d'un client Pour créer un client vous pouvez : aller sur le fichier des particuliers (ou professionnels) puis cliquer sur Créer dans la barre d'outils, ou lorsque vous choisissez un client pour créer un nouveau projet ou contrat, un bouton N o u v e a u est visible et vous permet de créer le client avec l'écran ci dessous. Comme il est indiqué sur l'écran, vous pouvez créer soit un particulier, soit un professionnel. Bien entendu, vous ne renseignerez pas toutes les informations de la fiche du client mais les plus importantes comme le nom, l'adresse et le numéro de téléphone qui seront récupérés à partir de l'adresse de facturation du contrat. Si vous annulez la saisie du projet ou contrat, vous annulerez aussi la fiche client. Laissez le numéro -, ainsi Saphir définira lui-même son propre numéro, sinon indiquez le vôtre. Nous vous conseillons d'utiliser ce mode pour créer un client qui est beaucoup plus rapide lorsque l'on doit créer un contrat par la suite. Toutefois, si vous le créez à partir de l'écran de gestion des clients, vous devrez choisir la catégorie socioprofessionnelle ou le secteur d'activité à partir d'une liste. Sachez que ces listes sont modifiables (cf. Les catégories socioprofessionnelles p 157 ou Les activités p 158). L'adresse vous permet d'envoyer un courrier électronique directement à l'adresse indiquée. Les informations concernant le R.I.B. sont utiles lorsque vous faîtes du prélèvement automatique. La banque peut être renseignée lorsque vous enregistrez un règlement par ce client. a) La page État civil Les informations particulières sont : Ce particulier est un client : ce message vous indique si le client est un prospect ou un client (il a au moins un contrat souscrit). Nom - Prénom : si un client existe déjà avec le même nom et éventuellement le même prénom (si c'est un particulier), Saphir vous indique qu'un client ayant le même nom existe déjà. A vous de poursuivre votre saisie ou d'abandonner pour trouver la fiche de ce client. Pays : si le pays n'est pas 'France', vous pouvez saisir une autre ville ainsi que le code postal. Il n'y aura pas de vérification dans la liste des communes. Page 37

38 Les contacts - Les clients Saphir Limited N Sécu : le numéro de sécurité sociale doit être conforme. Dans le cas contraire lors de la vérification de la clé, un message vous indiquera que vous avez fait une erreur. Vous pourrez corriger ou passer outre et poursuivre la saisie. En ce qui concerne les professionnels : Les informations spécifiques sont facultatives mais bien utiles parfois, pour la prise de contact ou des actions commerciales. Certaines données pourront être reprises lors de la création de contrat, dans les questionnaires. Le Représentant peut être choisit dans le fichier des particuliers et un lien est créé. La Forme juridique est choisie parmi la liste que vous pouvez modifier dans un écran de gestion (menu F i- c h i e r s / R é f é r e n c e s / F o r m e j u r i d i que) (cf. Les formes juridiques p 158) Le bouton vous permet d accéder à l'écran de gestion des adresses de la compagnie. Vous pouvez gérer plusieurs adresses afin d'envoyer les courriers édités par le logiciel au service correspondant (cf. La gestion des adresses multiples p 12). Le bouton 31) vous permet de vérifier l adresse sur Internet (cf. La vérification d adresses par Internet p Le bouton vous permet de lier cette fiche avec celle d un contact d Outlook. Dès que ce lien est établit, chaque modification dans Saphir sera reproduite dans Outlook. Vous cessez ce lien, recliquez sur ce bouton. Le bouton mail. permet de copier les coordonnées du client dans le presse-papier, pour le coller dans un b) La page Activité Les informations particulières sont : C.S.P. : catégorie socioprofessionnelle qui peuvent être modifiées dans un écran de gestion (menu F i- c h i e r s / R é f é r e n c e s / C a t é g o r i e s s o c i o p r o f e s s i o n n e l l e s) Page 38

39 Les contacts - Les clients Secteur d'activité : ces secteurs d'activité peuvent aussi être modifiés dans un écran de gestion (menu F i c h i e r s / R é f é r e n c e s / S e c t e u r s d ' a c t i v i t é ) Info R.I.B. : Ces informations sont utilisées lors de prélèvements automatiques et pour la remise des chèques en banque Revenu annuel : utilisé pour des actions commerciales. Société : en liaison avec le fichier des professionnels. Le bouton permet de basculer vers la société. En ce qui concerne les professionnels : Comme pour la page état civil, les informations spécifiques sont facultatives mais bien utiles parfois, pour la prise de contact ou des actions commerciales. Certaines données pourront être reprises lors de la création de contrat, dans les questionnaires. N'oubliez pas que les listes de C.S.P. et d'activités sont modifiables par des écrans de gestion spécifiques (cf. Les catégories socioprofessionnelles p 157 et Les activités p 158) c) La page Famille Cette page vous permet de gérer les enfants d'un client. Par défaut le nom de famille est le même mais vous pouvez le corriger. Deux boutons vous permettent d'ajouter et d'ôter un enfant à la liste. Page 39

40 Les contacts - Les clients Saphir Limited Vous pouvez aussi lier la fiche du conjoint s'il est enregistré dans le fichier avec le bouton C h o i s i r l e c o n- j o i n t. Ainsi vous pourrez basculer de l'une à l'autre pas un simple clic. L intérêt de cette fonction est que lorsque vous recherchez les contrats d un client, vous visualisez aussi ceux du conjoint. Vous pouvez lier cette fiche à celle d'un client ayant parrainé ce client et enregistré dans le fichier. Utilisez le bouton C h o i s i r l e p a r r a i n. Ainsi vous pourrez basculer de l'une à l'autre pas un simple clic. d) La page Salariés Vous pouvez ajouter ou ôter un salarié de la liste. Ces salariés doivent obligatoirement être enregistrés dans le fichier des particuliers. Une fois ajouté, la fiche du particulier est relié à la fiche de cette société : ainsi sur la page A c t i v i t é, le nom de la société apparaît. Si vous cliquez sur le bouton V o i r l e s a l a r i é, vous basculez sur l'écran de gestion de la fiche du salarié sélectionné. Vous pouvez cette fiche à celle d'un client ayant parrainé ce client et enregistré dans le fichier. Utilisez le bouton C h o i s i r l e p a r r a i n. Ainsi vous pourrez basculer de l'une à l'autre pas un simple clic. e) La page Notes Cette page permet d'écrire un commentaire sur le client. Ce commentaire peut être aussi long que vous le souhaitez. f) La page Production Cette page fait apparaître tous les projets et les contrats de ce client. Les projets sont sur fond banc, les contrats souscrits sur fond bleu, les produits à proposer sur fond vert. Les produits proposés sont des lignes indiquant que le client est susceptible d'être intéressé par le produit indiqué. Vous pouvez l'ajouter manuellement avec le bouton A j o u t e r p r o d u i t ou par le biais d'action commerciale (cf. Les actions commerciales p 72). Vous choisissez le produit ainsi que le libellé de l'opération et éventuellement la date du rendez-vous à inscrire dans le gestionnaire de contacts avec le code PROPO si vous cochez Ajouter l e s é v è n e m e n t s d a n s l e g e s t i o n n a i r e d e c o n t a c t s. Vous pouvez lié la proposition à un contrat existant ou un projet existant si par exemple c est un avenant ou un contrat en 2 parties (prime périodique + prime unique). Le bouton D e s c r i p t i o n d u r i s q u e permet afficher le questionnaire lié à la branche de produit. Page 40

41 Les contacts - Les clients Enfin le taux de réalisation permet de définir la probabilité de réalisation et d éditer une statistique des P r o j e t s à r e l a n c e r. Pour supprimer un produit proposé (si le client le refuse), cliquez sur le bouton O t e r p r o d u i t. Si le client accepte la proposition, double cliquez sur la ligne et le projet (ou contrat) sera créé et la ligne sera sur fond blanc (si projet) ou bleu (si souscription du contrat). Si vous cliquez sur la case située en haut à gauche de la grille, un menu apparaît et vous permet de sélectionner les contrats ou projets à faire apparaître. Ce choix est enregistré jusqu'à ce que vous le modifiez de nouveau. Les affaires maîtres sont gérées dans le cadre des flottes. Sont indiqués : Le libellé de la première page du projet/contrat Le numéro compagnie qui peut être celui affecté par défaut lors de la souscription. Le type d'affaire : affaire nouvelle (AN), avenant de modification (AV), suspension (SU), remise en vigueur (RV) et résiliation (RS). Page 41

42 Les contacts - Les clients Saphir Limited Les pièces manquantes : En vert, le dossier est complet ou vous ne gérez pas les pièces. En rouge, le nombre de pièces manquantes : cliquez dessus et la liste des pièces manquantes apparaît. Etat d avancement du dossier basé sur le dernier évènement de gestion du contrat. Le produit utilisé pour la souscription. La compagnie Le commentaire de la page description du contrat Les affaires résiliées sont affichée dans une couleur différente. En double cliquant sur une ligne d'un contrat ou d'un projet, vous basculez sur l'écran de gestion du projet/contrat en question. De même si vous cliquez sur le bouton P r o j e t / c o n t r a t. En procédant de même avec une ligne d'un produit à proposer, vous accédez à l'écran de saisie du projet (ou contrat) basé sur ce produit. Le bouton P r o j e t / c o n t r a t permet aussi de créer un avenant à partir du contrat en surbrillance. En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant une seconde fois, vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si vous cliquez encore, la colonne n est plus triée. Un pictogramme bleu vous indique la colonne triée et le sens du tri. Vous pouvez aussi modifier la largeur et l ordre des colonnes de cette grille et même le mémoriser définitivement (cf. La page Configuration p 48) g) La page Quittances Cette page donne la liste de toutes les quittances concernant ce client. On retrouvera le même code des couleurs sur la page Q u i t t a n c e s de l'écran de gestion des projets/contrats soit : Fond blanc : quittance non soldée Fond bleu : quittance soldée Texte en bleu : quittance de contrat souscrit Texte en vert : quittance de coassurance interne que le client n'a pas à régler (Cf. Coassurance interne p 79). Texte en rouge : quittance de pollicitation : le règlement est facultatif. Texte en orange : quittance de sinistre. En cliquant sur le bouton V o i r c o n t r a t, vous visualisez un aperçu du sinistre (Cf. L'écran d'information sur le sinistre p 102) Sous cette grille, le total dû par le client est affiché et éventuellement le montant de son avance disponible si vous avez enregistré une Avance en cliquant sur le bouton Règlement de la barre de bouton vertciale. Page 42

43 Les contacts - Les clients En cliquant sur la case située en haut à droite de la grille, vous faites apparaître un menu déroulant vous permettant de filtrer les lignes à afficher. Ainsi, lorsque le nombre de quittances devient important au fil du temps, vous pouvez masquer certaines quittances obsolètes. Ce paramétrage est enregistré, et sera réutilisé par la suite. En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant une seconde fois, vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si vous cliquez encore, la colonne n est plus triée. Un pictogramme bleu vous indique la colonne triée et le sens du tri. Vous pouvez aussi modifier la largeur et l ordre des colonnes de cette grille et même le mémoriser définitivement (cf. La page Configuration p 48) Un bouton comptables. vous permet d imprimer un état du compte du client tenant compte de tous ses élements Deux autres bouton permettent afficher le contrat lié à la quittance sélectionnée, ou de basculer vers l écran de gestion de cette quittance. 5. Gestion des clients Voici les boutons contenus dans la barre d'outils verticale des écrans des clients. Ces fonctions sont accessibles à partir du menu É c r a n c l i e n t s de la barre de menus Permet de créer un nouveau projet ou contrat. Vous devez choisir la branche de produits. Ensuite vous basculez sur l'écran de saisie d'un projet/contrat. Permet de lister les sinistres de ce client. En double-cliquant dessus ou en cliquant sur le bouton V e r s l e s i n i s t r e, vous basculez sur l'écran de ce sinistre. Les sinistres en bleu sont clos. Si vous cliquez sur le bouton C r é e r s i n i s t r e, ou si vous double-cliquez sur une ligne vierge, vous pourrez créer un nouveau sinistre. Permet d'accéder à l'écran des statistiques de production de ce client (cf. Production - Comptabilité p 117). Page 43

44 Les contacts - Les clients Saphir Limited Permet d'accéder au gestionnaire de contacts de ce client pour saisir un rendez-vous ou consulter les rendez-vous de ce client (Cf. Le gestionnaire de contacts p 20). Permet d'enregistrer ou d'annuler un règlement de ce client (cf. Règlement par le client p 87). Vous pouvez aussi enregistrer un avance créditée sur le client que vous pourrez utiliser pour régler ses primes. Permet de visualiser toutes les écritures comptables du compte de ce client (Cf. Les opérations comptables p 24). Les numéros des comptes des clients commencent tous par la même racine (410) qui ne peut être modifiée. Permet d'ajouter ou de consulter des documents liés à ce client (Cf. La gestion électronique de documents p 28) Lorsqu'un document est disponible, le libellé 'Docs' apparaît en rouge. Ce bouton permet de changer une fiche particulier en professionnel ou inversement. Vous pouvez aussi fusionner le portefeuille du client avec celui d'un autre ou le partager entre deux clients (Cf. Gestion du portefeuille des clients p 44). 6. Gestion du portefeuille des clients Que vous souhaitiez fusionner ou séparer un portefeuille, la méthode est la même. Placez vous sur le client dont vous souhaitez déplacer les projets ou contrats. Cliquez sur le bouton C h g c l i e n t. Puis choisissez le client cible. Il doit obligatoirement être créé d'abord. Ensuite, vous sélectionnez les contrats puis le transfert est effectué en production et en comptabilité. Si vous choisissez un client vierge et que vous transférez une partie du portefeuille, vous allez scinder ce portefeuille. Si vous choisissez un client ayant déjà des contrats et que vous sélectionnez tout le portefeuille, vous allez fusionner les clients. Les quittances, sinistres et écritures comptables attachés aux contrats sélectionnés seront transférés avec les affaires. Page 44

45 Les contacts - Les clients 7. La Géolocalisation Si l option est activée, les clients peuvent être géolocalisée, c'est-à-dire que leur coordonnées géographiques peuvent être connues pour les situer sur une carte. A chaque fois que vous valider un client en modifiant son adresse et que vous êtes connecté à Internet, sa position est déterminée. Si ce n est pas le cas, le texte du bouton G e o l o c reste en rouge. Si l adresse n est pas reconnue, c est l adresse du centre de la commune qui est choisi. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le bouton Geo Loc pour connaitre les clients situés à une certaine distance de celui sur lequel vous êtes : vous validez la distance et Saphir calcule. Il affiche la liste des clients concernés. Vous sélectionnez ceux que vous souhaitez (CTRL-T pour tous les clients). Ensuite vous choisissez la destination : a) A l écran Un filtre est appliqué aux fiches client pour n afficher que celles sélectionnées. Vous pouvez travailler dessus normalement et effectuer toutes les opérations habituelles b) Vers l imprimante L impression des fiches clients est lancée sur les fiches sélectionnées. Il n y a pas d archivage dans la GED. c) Dans un fichier Les informations des clients sélectionnés sont copiés dans un fichier dont vous choisissez le format. d) Sur une carte Une carte de Google Map est générée en plaçant tous les clients Page 45

46 Les contacts - Les partenaires Saphir Limited Vous pouvez cliquer sur chaque balise pour voir à quel client elle correspond, puis sur le lien V o i r l e c l i e n t pour basculer sur sa fiche. Comment dans n importe quelle carte google Map, vous avez un zoom, la possibilité de vous déplacer, afficher l image satellite, B. Les partenaires On appelle partenaire dans le logiciel Saphir, toute personne interne ou externe au cabinet effectuant de la production : commercial, apporteur, mandataire, autre professionnel, Vous pouvez changer ce terme de manière ponctuelle (pour un partenaire) ou par défaut (terminologie générique à utiliser) pour l'adapter à votre organisation mais dans cette documentation nous garderons le terme de partenaire. Pour gérer plusieurs partenaires vous devez configurer votre logiciel pour cela (Cf. La page Configuration p 168). Ainsi de nombreux états d'impression feront apparaître au nom du partenaire ou permettront un regroupement par partenaire afin d'en simplifier la gestion. Dans le cas contraire, toutes les fonctions liées à la gestion des partenaires ne seront pas visibles. Pour accéder à l'écran de gestion des partenaires, choisissez la page Fichie rs puis Parte naire s. L'écran cidessous apparaît. 1. Le grand écran Vous pouvez changer les écrans de gestion des partenaires par la configuration de votre fiche Partenaire (cf. La page Configuration p 48). Cet écran affiche les informations du partenaire sur 2 pages au lieu de 5. Dans la configuration, cochez la case Grands écrans de gestion. Certaines informations ne sont visibles que sur le grand écran : les paramètres de liaison avec l agenda Google. Saphir peut enregistrer tous vos rendez-vous dans un agenda Google que vous synchronisez avec Page 46

47 Les contacts - Les partenaires votre smartphone. Pour se faire, indiquez dans la fiche du destinataire du rendez-vous les paramètres de votre agenda. Tous les rendez-vous enregistrés dans l agenda de la personne seront automatiquement transférés dans l agenda Google. De plus au démarrage d une session de cette personne, son agenda Google sera synchronisé avec celui de Saphir : si des modifications ou des ajouts sont effectués dans Google, ils apparaîtront dans Saphir. 2. La page Coordonnées Lorsque vous modifiez la fiche d'un partenaire et si vous êtes administrateur, Saphir vous demande si ce partenaire est l'utilisateur central. Cela signifie que si vous répondez O u i, l'adresse de l'utilisateur sera celle de ce partenaire afin de modifier automatiquement les deux adresses (Cf. Paramétrage de l'utilisateur p 173). Les informations spécifiques sont : Code : ce code doit être unique et ne doit JAMAIS être modifié en cours d'utilisation du logiciel. Il détermine la numérotation des clients. En effet chaque partenaire aura sa propre clientèle avec ses numéros clients (Cf. La numérotation des clients p 36). Un numéro disponible est proposé par défaut. Site : un partenaire peut avoir plusieurs sites de production. Concrètement cela se matérialise par plusieurs ordinateurs indépendants comme des portables qui peuvent enregistrer des saisies sans être connectés au réseau. (cf. Exportation du portefeuille p 165) Catégorie : Libellé à utiliser lorsque ce partenaire sera affiché ou imprimé. En cliquant avec le b o u t o n d r o i t, vous pouvez changer l'appellation courante des partenaires en une autre valeur parmi la liste proposée. Groupe : Il est possible d affecter ce partenaire à un groupe pour faciliter la gestion des droits (cf. Les groupes d utilisateurs p 156) Inactif : Si certains partenaires ne font plus partis de la société, vous pouvez les rendre inactifs ce qui les masque des listes de sélection sans pour autant avoir à le remplacer dans toutes les fiches (clients, contrats, sinistres, quittances). Fenêtres agrandies : permet d agrandir les fenêtres par rapport à leur taille initiale. Utilisez une valeur entre 0 et 20% sur les écrans de grande taille. Page 47

48 Les contacts - Les partenaires Saphir Limited Position agenda : On indique un nombre > 0 pour que cette personne apparaisse dans l'agenda hebdomadaire. Différentes valeurs permettent d'afficher les partenaires dans l'ordre croissant de ces nombres. (cf. L'agenda hebdomadaire p 129) Si on laisse 0, la personne n apparait pas dans l agenda. . Si votre système le permet, indiquez ici l'adresse de ce partenaire et vous pourrez, en cliquant sur le bouton placé à droite, envoyer un . Le bouton 31) vous permet de vérifier l adresse sur Internet (cf. La vérification d adresses par Internet p Le bouton vous permet de lier cette fiche avec celle d un contact d Outlook. Dès que ce lien est établit, chaque modification dans Saphir sera reproduite dans Outlook. Vous cessez ce lien, recliquez sur ce bouton. Le bouton un mail. permet de copier les coordonnées du partenaire dans le presse-papier, pour le coller dans 3. La page notes Cette page vous permet d'indiquer tout commentaire 4. La page Configuration Cette page permet de configurer la manière dont vous utilisez le logiciel Saphir. Ces paramètres sont prioritaires sur ceux définis dans le Paramétrage de l'application p 167 : Petites barres d'outils : Les boutons des barres d'outils sont de petite taille et sans libellé. Sauvegarde automatique en quittant : Lorsque vous quittez le logiciel, on vous propose de sauvegarder les données (cf. Sauvegarde et restauration des données p 23). Position des fenêtres par défaut : les fenêtres sont ouvertes à leur place d'origine même si vous les avez déplacées lors d'une utilisation précédente. Cette fonction est utile si vous ne maîtrisez pas le déplacement des fenêtres et vous évitera des superpositions désagréables de fenêtres. Taille des fenêtres dimensionnables : permet d'agrandir les fenêtres et les objets qu'elle contient. A n'utiliser qu'avec de grands écrans. Pas d'écran de démarrage : L'écran comportant les boutons des fonctions importantes ne sera pas visible : vous devrez utiliser les menus. Décochez cette case si vous avez fait disparaître l'écran de démarrage par erreur. Lancement du gestionnaire de contacts au démarrage : ouvre le gestionnaire de contacts lorsque que vous lancez le logiciel afin de vous rappeler les rendez-vous de la journée. Taille maximale des fenêtres : les fenêtres s'agrandissent pour utiliser un maximum de place sur votre écran. Utilisez cette fonctionnalité avec des écrans 17" ou plus. Page 48

49 Les contacts - Les partenaires Listes zoomées lors des agrandissements : les listes, grilles et autres zones de texte multilignes sont en grande police lorsque la fenêtre est agrandie sinon la police reste petite et vous voyez plus d'éléments. Menu des barres d outils : les fonctions des boutons des barres d outils sont utilisables à partir du clavier par des raccourcis. Aide en ligne : Une fenêtre en bas de l écran affiche l aide pour chacun des objet du logiciel sur lequel passe la souris. Clients/Contrats sur grand écran : Les clients et les contrats s affiche dans des fenêtres utilisant toute la taille de votre écran et regroupant toutes les infos sur 2 pages (cf. Client sur grand écran p 36). Barre de raccourcis : Barre située à droite de l écran et permettant d accéder directement à toutes les fonctions du logiciel (cf. La barre de raccourcis p 14). Mot de passe. Si vous définissez l'accès au logiciel par mot de passe, la liste des utilisateurs sera la liste des partenaires. Le mot de passe d'accès sera la mot de passe saisi sur cette fiche (Cf. Accès par mot de passe p 33). Si vous l'oubliez, appelez le service technique. Si vous avez défini un administrateur (Cf. La page Administration p 171), lui seul et l'utilisateur peuvent modifier le mot de passe. L utilisateur peut définir d agrandir ses fenêtres d un facteur défini afin que les fenêtres soient plus grande sans être de taille maximale (15% est une bonne valeur) 5. La page Agenda Documents Affiche le gestionnaire de contact (cf. Le gestionnaire de contacts p 20) et la GED du partenaire (cf. La gestion électronique de documents p 29). Page 49

50 Les contacts - Les partenaires Saphir Limited 6. La page Administration Les options de cette page ne sont modifiables que par l'administrateur si vous en avez défini un (cf. La page Administration p 171). Gestion des avis d'échéance : si vous ne cochez pas cette case, cet utilisateur n'aura pas accès au quittancement. Ce cas se produira si vous être en réseau local et que certains postes ne sont affectés qu'à des tâches de production, sinistres, comptabilité, Ainsi vous contrôlez les possibilités de chacun. Gestion des règlements : en fonctionnement en réseau, vous pouvez interdire la saisie de règlement par l'utilisateur. Les boutons de règlements sont éteints Gestion des sinistres : comme précédemment mais pour la saisie et la consultation des sinistres. Gestion de la comptabilité : dans ce cas le bouton C o m p t a b i l i t é de l'écran de démarrage est invisible et vous ne pouvez effectuer des opérations comptables autres que celles liées aux clients.. Seulement accès aux clients des autres partenaires : vous ne pouvez pas visualiser les prospects des autres partenaires. Gestion de toutes les fiches partenaires: Dans ce cas vous pouvez éditer des statistiques sur tous les partenaires sinon vous ne pouvez consulter que vos propres résultats. Accès au portefeuille de tous les partenaires : Vous pouvez voir les clients, les contrats, les quittances et les sinistres de tous les autres partenaires. Vous ne pouvez rien modifier, sauf ajouter des rendezvous dans leurs gestionnaires de contacts respectifs. Gestion des affaires de tous les partenaires : Vous pouvez voir, modifier et détruire les clients, les contrats, les quittances et les sinistres de tous les autres partenaires. La case précédente doit être cochée. Page 50

51 Les contacts - Les commissions aux partenaires Lecture seule de certains fichiers : en mode multi-utilisateur, il est intéressant de limiter les possibilités de modification de certains fichiers à certains utilisateurs. Ainsi la liste des produits, des compagnies, des clients, des contrats, peuvent être en lecture seule (sans création, ni modification ni suppression possible). Vous évitez ainsi toute modification intempestive. Vous pouvez aussi définir pour quels partenaires ce partenaire effectuer des saisies de clients, projets et contrats. Cela permet à une secrétaire de travailler pour plusieurs partenaires. Cliquez sur la case et sélectionnez les partenaires concernés. 7. Les actions Lorsque vous détruisez un partenaire, celui-ci ne doit pas être attaché à un ou plusieurs clients, contrats, quittances ou sinistres. Donc avant la suppression, le logiciel vérifie les données et bloque la suppression s il trouve la moindre fiche liée. Permet d'accéder à l'écran des statistiques de production de ce partenaire (cf. Production - Comptabilité p 117). Permet d'accéder au gestionnaire de contacts de ce partenaire pour saisir un rendez-vous ou consulter les rendez-vous avec ce partenaire (Cf. Le gestionnaire de contacts p 20). Permet de visualiser toutes les écritures comptables du compte de ce partenaire dans la comptabilité générale de votre cabinet (Cf. Les opérations comptables p 24). Les numéros des comptes des partenaires commencent tous par la même racine qui peut être paramétrée (Cf. Paramétrage de la comptabilité p 178). Permet d'accéder à l'écran de gestion des commissions de ce partenaire pour les produits référencés. Gestion des documents intégrés de ce partenaire (Cf. La gestion électronique de documents p 28). Lorsqu'un document est disponible, le libellé 'Docs' apparaît en rouge. C. Les commissions aux partenaires Lorsque vous gérez un réseau de partenaires il vous faut les commissionner. Pour cela vous pouvez définir des taux de commission pour chaque partenaire et chaque produit soit à partir de cet écran soit à partir du commissionnement du produit. Par défaut le commissionnement apporteur est le même pour tous les apporteurs et est défini sur l écran du produit (cf Les produits p 145). Les modifications que vous allez effectuer ici ne seront prises en compte que pour les prochaines quittances régularisées, c est à dire celle pour lesquelles la commission du ou des partenaires n a pas été encore calculée. Pour accéder à cet écran, vous devez obligatoirement passer par celui du partenaire et cliquez sur le bouton C o m m i s s i o n s. La particularité ici est que vous allez définir le commissionnement pour le partenaire en question et non celui par défaut pour tous, comme vous le feriez dans l'écran de gestion des produits (cf. Le commissionnement élaboré p 151). Un message vous indique sur cet écran si c'est un C o m m i s s i o n n e m e n t p a r d é faut ou un C o m m i s s i o n n e m e n t s p é c i f i q u e à c e p a r t e n a i r e. Page 51

52 Les contacts - Les compagnies Saphir Limited Après vous êtes placé sur le bon produit, vous pouvez indiquer un taux de commissionnement sur deux bases différentes. S'il n'y a qu'une seule base (ex : 50 % de la commission totale), laissez 0 % pour le second. Si vous souhaitez reverser la totalité des frais qui deviennent alors du sur-commissionnement, indiquez par exemple : 50 % de la commission compagnie 100 % des frais courtage Si vous commissionnez que sur la ou les premières années, indiquez le nombre d'année puis les commissionnements suivant (0% si pas de commissionnement) Un bouton C o p i e vous permet de copier ces valeurs pour tous les produits de ce partenaire en écrasant les valeurs existantes et les valeurs par défaut. Un bouton Impo rt vous permet de récupérer tous les commissionnements (compagnie, courtage et partenaire) d'un autre produit afin de simplifier la saisie. D. Les compagnies Comme son nom l'indique, vous allez enregistrer toutes les compagnies avec lesquelles vous travaillez. Cet écran de gestion est le seul qui vous permette de créer ou modifier les informations concernant les compagnies. Ainsi lorsque vous saisissez un projet ou un contrat, si la compagnie n'est pas créée, vous devrez obligatoirement annuler la saisie, créer la compagnie et créer de nouveau le projet/contrat. 1. La page Adresse Outre les coordonnées de la compagnie, cette page contient des informations particulières : Code GTA : ce code fait référence à la nomenclature officielle. Si toutefois vous ne le connaissez pas, indiquez un code que vous n'avez pas déjà utilisé pour une autre compagnie. En cas d'erreur un message vous indique que ce code est déjà utilisé. Vous pourrez le modifier ultérieurement. Un code GTA par défaut est proposé si vous ne le connaissez pas. . Si votre système le permet, indiquez ici l'adresse de cette compagnie et vous pourrez, en cliquant sur le bouton placé à droite, envoyer un . Site Web : Si la compagnie le permet, Saphir peut accéder directement à l Intranet de la compagnie pour télécharger les contrats et les bordereaux. Indiquez aussi le login et le mot de passe, et vous Page 52

53 Les contacts - Les compagnies pouvez définir les sections à prendre en compte dans l importation de bordereaux à plusieurs sections. Les informations suivantes, sont aussi présentes : Code courtier : utilisé lors de l'impression de certains documents. Primes confiées : Cochez pour que les produits de cette compagnie soient créés en encaissement toujours confié. Sinistres confiés : Cochez pour que les sinistres de cette compagnie soient créés en encaissement confié. Gestion d'indice sur les contrats : cochez cette case pour pouvoir saisir les indices de chaque contrat lorsque vous saisissez les termes des compagnies (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). Ces indices permettent d'indicer les garanties et les franchises des contrats. (cf. La page Infos p 148). Sinistres déduits des règlement des primes : cochez cette case pour, lorsque vous règlerez la compagnie, faire apparaître les sinistres, les comptants et les termes sur le même écran et effectuer un règlement global. Dans le cas contraire, vous réglerez d'une part les comptants et les termes, d'autre part vous encaisserez le règlement des sinistres. Encaissement des commissions sur échéancier : lorsque vous encaissez un règlement client selon un échéancier (traites à échéance), choisissez quand doivent être calculées les commissions. Le bouton vous permet d accéder à l'écran de gestion des adresses de la compagnie. Vous pouvez gérer plusieurs adresses afin d'envoyer les courriers édités par le logiciel au service correspondant (cf. La gestion des adresses multiples p 12). Le bouton 31) vous permet de vérifier l adresse sur Internet (cf. La vérification d adresses par Internet p permet de copier les coordonnées de cette compagnie dans le presse-papier, pour le col- Le bouton ler dans un mail. Vous pouvez aussi définir la procédure d importation utilisée pour l import Web des contrats ou des bordereaux de termes. Choisissez dans la liste le format de l intranet à utiliser pour l importation. Ensuite vous définissez les paramètres demandés. En cas de doute, appelez le service technique. Page 53

54 Les contacts - Les compagnies Saphir Limited a) Les actions Ces actions sont visibles sur la barre d'outils verticale. Elles sont les suivantes : Lorsque vous détruisez une compagnie, celle-ci ne doit pas être attachée à un ou plusieurs clients, contrats, quittances ou sinistres. Donc avant la suppression, le logiciel vérifie les données et bloque la suppression s il trouve la moindre fiche liée. Permet d'accéder à l'écran des statistiques de production de cette compagnie (cf. Production - Comptabilité p 117). Permet d'accéder au gestionnaire de contacts de cette compagnie pour saisir un rendez-vous ou consulter les rendez-vous avec cette compagnie (Cf. Le gestionnaire de contacts p 20). Permet de visualiser toutes les écritures comptables du compte de cette compagnie (Cf. Les opérations comptables p 24). Les numéros des comptes des compagnies commencent tous par la même racine qui peut être paramétrée (Cf. Paramétrage de la comptabilité p 178). Pour plus d'informations lire le paragraphe suivant. Permet de basculer sur l'écran de gestion des produits proposés limités aux produits de cette compagnie (Cf. Les produits p 145). Gestion des documents intégrés de cette compagnie (Cf. La gestion électronique de documents p 28). Lorsqu'un document est disponible, le libellé 'Docs' apparaît en rouge. Gestion de transfert de contrats (Cf. Le remplacement d'une compagnie p 55) b) Les opérations comptables Vous pouvez visualiser les différents comptes de cette compagnie. Ces comptes sont toujours dans la comptabilité compagnie. Primes : compte sur lequel sont enregistrés les appels de prime, les règlements à la compagnie, les transferts de commission vers le compte de commission, Banque : compte sur lequel sont enregistrés ou effectués les règlements. Si vous n'avez qu'un seul compte de banque (512XXXX), vous visualiserez toutes les écritures, pour toutes les compagnies. Commissions : compte sur lequel sont enregistrées toutes les commissions calculées à partir des primes et les commissions corrigées. Si vos compagnies sont gérées dans la même entité comptable (une seule banque), vous visualiserez toutes les écritures, pour toutes les compagnies. Sinistre : compte sur lequel sont enregistrées toutes les écritures liées aux sinistres concernant les contrats de cette compagnie. Pertes : compte sur lequel sont transférées les quittances qui ne seront jamais réglées par le client. Si vos compagnies sont gérées dans la même entité comptable (une seule banque), vous visualiserez toutes les écritures, pour toutes les compagnies. Taxes directes : si vous gérez les taxes directement, vous pouvez voir les écritures des taxes calculées et réglées ou en attente de règlement (selon le lettrage). Si vos compagnies sont gérées dans la même Page 54

55 Les contacts - Les compagnies entité comptable (une seule banque), vous visualiserez toutes les écritures, pour toutes les compagnies. Non confiées : Si, pour certains produits de cette compagnie vous êtes en encaissement non confié, il peut vous arriver de devoir encaisser des règlements que vous devez reverser à la compagnie. Ces opérations sont enregistrées dans un compte spécifique et paramétrable. Ces comptes ou ces racines peuvent être modifiés pour la plupart sur l'écran de paramétrage de la comptabilité (cf. La page Racines 2 p 181). c) Le remplacement d'une compagnie Cette action vous permet de remplacer la compagnie sur laquelle vous êtes placé, par une autre. Commencez par sélectionner la nouvelle compagnie devant recevoir tous les contrats, Dans l'écran suivant, cochez les cases des éléments à transfert de l'ancienne compagnie vers la nouvelle. En ce qui concerne les produits, si un produit équivalent existe dans la nouvelle compagnie, il sera utilisé, sinon, l'ancien sera transféré dans la nouvelle compagnie. ATTENTION : cette opération est irréversible. 2. La page Infos comptables Cette page permet de régler les informations comptables concernant la compagnie. De nombreuses informations sont masquées lorsque vous n'utilisez qu'un seul compte bancaire pour encaisser et effectuer vos règlements. Dans ce cas vous les indiquez dans l'écran de paramétrage de la comptabilité (Cf. Paramétrage de la comptabilité p 178). Détaillons ces informations présentes dans le cas d'une comptabilité avec plusieurs comptes bancaires. Soit : Chemin des fichiers de comptabilité : en cliquant sur le bouton vous choisissez le dossier contenant les données de comptabilité à utiliser lors de la création des écritures comptables. Ainsi vous pouvez déterminer un dossier différent pour chaque compagnie. Pour n'utiliser qu'un seul dossier, renseignez le R é p e r t o i r e c o n t e n a n t l e s d o n n é e s d e c o m p t a b i l i t é c o m p a g n i e de l'écran de paramétrage de la comptabilité. N du compte avec sa clé : Indiquez ici le numéro du compte bancaire sur lequel sont encaissés les chèques et qui va être utilisé pour les règlements concernant cette compagnie. Cette information est utilisée sur les bordereaux de remise de chèque. Pour n'utiliser qu'un seul compte renseignez le N d u c o m p t e b a n c a i r e sur la page O p t i o n s de l'écran de P a r a m é t r a g e d e l a c o m p t a b i l i t é. Page 55

56 Les contacts - Les compagnies Saphir Limited N comptable du compte : Dans le cas indiqué précédemment, indiquez le numéro du compte à utiliser dans le plan comptable pour les écritures comptables. Les informations suivantes, sont toujours présentes : Frais de mise en demeure : lors de l'ajout des frais de mise en demeure, on peut ajouter des frais spécifiques à chaque compagnie qu'il faudra leur reverser (Cf. Ajouter les frais p 108) Infos R.I.B. : utilisées pour les virements automatiques. Carte verte : sur devis, nous réalisons l'impression sur cartes vertes de la compagnie, directement à partir de l'écran de gestion des projets / contrats (Cf. Les cartes vertes p 56). Pays à exclure : si vous n'avez qu'un seul fichier d'impression des cartes vertes pour plusieurs compagnies, vous pouvez cliquer sur les pays à barrer sur la carte verte selon la compagnie. Les cartes vertes Dans le cas où vous souhaiteriez imprimer des cartes vertes, nous vous envoyons un fichier permettant cette impression et vous devez le référencer ici. Copiez le fichier que nous vous avons envoyé sur votre disque dur. Ensuite, dans cet écran, cliquez sur le bouton et choisissez ce fichier. Son nom apparaît dessous. Vous pouvez aussi effectuer un t e s t de cette carte verte afin d'effectuer le calage pour que l'impression se fasse exactement dans les zones déterminées du formulaire préétabli (cela dépend de l'imprimante). Déterminez les valeurs de décalage en millimètres à appliquer par rapport à la version d'origine que nous vous avons envoyé. Vous pouvez utiliser des valeurs positives ou négatives afin de décaler dans un sens ou l'autre. Ensuite, testez l'impression avec données en décochant la case. Une fois fait, fermez et les paramètres seront enregistrés. Page 56

57 Les contacts - Les compagnies 3. La page Logo/Notes Sur cette page vous pouvez associer le logo de la compagnie qui pourra être utilisé lors de l'impression de certains documents et sur la page P r o d u i t de l'écran de gestion des projets/contrats. Pour savoir comment modifier le logo, reportez-vous au chapitre La page Images p 144. Vous pouvez aussi saisir un commentaire sur cette compagnie. Vous pouvez aussi indiquer la procédure à utiliser pour importer des bordereaux de termes (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104) et éviter de les saisir manuellement. Pour cela la procédure doit vous être fournie et vous indiquez où elle se situe. 4. La page Documents Affiche la GED de la compagnie (cf. La gestion électronique de documents p 29). 5. La page Quittances Cette page contient toutes les quittances de cette compagnie triées par ordre de création. Comme il est indiqué, les quittances réglées à la compagnie sont sur fond bleu. Vous pouvez aussi les masquer afin de ne voir que les quittances en cours et d'afficher votre solde débiteur. Pour cela, cliquez sur la case située en haut à gauche de la grille. Un menu apparaît et vous permet de sélectionner les quittances à faire apparaître. Ce choix est enregistré jusqu'à ce que vous le modifiez de nouveau. Les quittances de sinistre sont en rouge. En double cliquant sur une quittance ou en cliquant sur le bouton V o i r c o n t r a t, vous avez accès à l'écran d'information sur le contrat (Cf. L'écran d'informations sur le contrat p 82). Ainsi vous connaissez le contrat de chaque quittance. En cliquant sur la case située en haut à droite de la grille, vous faites apparaître un menu déroulant vous permettant de filtrer les lignes à afficher. Ainsi, lorsque le nombre de quittances devient important au fil du temps, vous pouvez masquer certaines quittances obsolètes. Ce paramétrage est enregistré, et sera réutilisé par la suite. Page 57

58 Les contacts - Les intervenants de sinistre Saphir Limited En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant une seconde fois, vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si vous cliquez encore, la colonne n est plus triée. Un pictogramme bleu vous indique la colonne triée et le sens du tri. Vous pouvez aussi modifier la largeur et l ordre des colonnes de cette grille et même le mémoriser définitivement (cf. La page Configuration p 48) E. Les intervenants de sinistre Les intervenants sont utilisés lors de la saisie des sinistres. Vous pouvez les saisir au fur et à mesure ou venir sur cet écran de gestion. Les informations sont regroupées en deux pages : La page état civil indique : Partenaire : qui a créé la fiche, utile en mode multipoints de vente Type : quel est son rôle dans les sinistres. Cette information ne doit pas être modifiée en cours d'utilisation. Adresse : coordonnées utilisées dans les courriers. Page 58

59 Les contacts - Les intervenants de sinistre La seconde page est spécifique au type de tiers : Pour les experts et réparateurs (garages) : seulement un commentaire Pour les tiers : des informations sur son contrat et son permis Pour les conducteurs : des informations sur son permis Les actions proposées sont : Permet de visualiser la liste des sinistres de cet intervenant. Vous pourrez alors basculer sur le dossier de l'un d'eux. Permet d'effectuer un règlement pour un ou plusieurs dossiers en même temps selon le même principe que le règlement par les compagnies : vous cochez les sinistres à régler Permet de visualiser toutes les écritures comptables du compte de cet intervenant (Cf. Les opérations comptables p 24). Les numéros des comptes des intervenants commencent tous par une racine paramétrée en comptabilité (cf. La page Racines 2 p 181). Permet d'accéder au gestionnaire de contacts de cet intervenant pour saisir un rendezvous ou consulter les rendez-vous avec cet intervenant (Cf. Le gestionnaire de contacts p 20). Gestion des documents intégrés de cet intervenant (Cf. La gestion électronique de documents p 28). Lorsqu'un document est disponible, le libellé 'Docs' apparaît en rouge. Les tiers comme les réparateurs ou les experts peuvent être chargés à partir d Internet par la fonction de téléchargement d adresses. Page 59

60 Les contrats - Projets et contrats Saphir Limited III. Les contrats Dans cette partie nous allons voir tout ce qui concerne la saisie des contrats et les différentes 'options' qui peuvent intervenir sur certains contrats. A. Projets et contrats Avec Saphir, vous pouvez gérer les projets, et les contrats. Pour cela vous devez paramétrer le logiciel (Cf. La page Configuration p 168). Si vous ne le faîtes pas, toutes les fonctions de gestion des projets ne seront pas visibles à l'écran. 1. Le projet Le projet se saisie comme un contrat. La seule différence est qu'il n'est pas souscrit automatiquement lors de la validation de la saisie. Ainsi la quittance et l'appel de prime ne sont pas créés. La souscription manuelle est obligatoire (Cf. La souscription p 75) sinon aucune autre opération de production (sinistre, comptabilité, ) ne sera possible. Lorsque vous validez la création d'un projet, il vous demande si vous souhaitez souscrire. Si vous répondez Non, vous devrez effectuer une souscription manuelle comme indiqué ci-dessus. Lorsque l'on effectue une recherche, les projets sont distincts des contrats. Mais lorsque vous visualisez un contrat dans son écran de gestion, apparaissent aussi tous les projets et avenants liés à celui-ci. Ainsi, si vous créez un projet basé sur un contrat existant (projet d'avenant par exemple), il est visible parmi l'affaire nouvelle et les avenants du contrat concerné. C'est sur la première page que l'on identifie un projet par un message l'indiquant (p r o j e t, a f f a i r e s o u s- c r i t e, d e m a n d e d e t a r i f). L'intérêt de gérer les projets est : Pouvoir éditer des projets d'une présentation irréprochable. Faciliter la relance des projets par des procédures automatiques. Obligatoire lorsque l'on a un réseau de partenaires afin de n'avoir qu'une souscription enregistrée. Dans la mesure où vous avez un bon taux de souscription, cela ne nécessite pas plus de temps que de saisir le contrat. Vous pouvez accéder aux projets comme vous le faîtes pour les contrats. Il existe toujours les fonctions de recherche sur le même écran. 2. La demande de tarif Un projet dont on ne connaît pas la prime est une demande de tarif. Des procédures spécifiques permettent de gérer et de suivre ces demandes de tarif. Elles ne seront pas expliquées ici car ne sont pas présentes dans la version Limited de Saphir, mais dans sa version Master. Sachez que dans le cas d'un réseau externe, pour connaître la prime, vous devez envoyer la demande de tarif comme si vous faisiez une souscription. Celle-ci est complétée au central qui vous la renvoie par le biais de votre boîte aux lettres. Ainsi vous pouvez souscrire l'affaire. 3. Relance des projets Lorsque que l'on fait beaucoup de projets (comme dans le cas d'une campagne de prospection), il est possible, quelques jours ou semaines après, de relancer les projets qui n'ont pas donné lieu à une souscription. Dans le menu P r o d u c t i o n choisissez R e l a n c e d e s p r o j e t s Page 60

61 Les contrats - Projets et contrats Choisissez la période de prospection et la date à prendre en compte (date de création du devis ou date de relance), puis éventuellement le partenaire si vous en avez. Vous pouvez aussi limiter la recherche aux seules affaires créées dans le cadre d'une action commerciale (cf. Les actions commerciales p 72) mais toujours selon la période et le partenaire éventuel. Ensuite cochez les cases : Impression de la liste : vous éditez une liste de tous les projets concernés avec les coordonnées du prospect, les renseignements sur le projet réalisé, la prime, afin d'effectuer une relance téléphonique ou directe. Impression de tous les devis : vous éditez tous les devis tels qu'ils l'ont été pour la campagne de prospection. Affecter la date du jour à la date de relance : pour chaque projet, la date de relance est modifiée avec la date du jour. Notes d'information dans le gestionnaire de contacts : inscrire une note dans le gestionnaire de contacts indiquant qu'à la date d'aujourd'hui, la relance du projet a été envoyée au prospect. 4. Purge des projets Cette fonction permet de détruire tous les projets que vous avez créés sur une période donnée et qui n'ont pas été souscrits. Pour cela, déterminez la période. Vous pouvez aussi limiter la recherche aux seules affaires créées dans le cadre d'une action commerciale (cf. Les actions commerciales p 72) mais toujours selon la période définie. Vous pouvez aussi détruire les prospects associés dans la mesure où ils n'ont aucun autre projet ou contrat souscrit bien entendu. Ensuite, lorsque vous aurez validé, Saphir vous indiquera le libellé du projet, le nom du prospect ainsi que sa ville. Vous pourrez alors confirmer la destruction ou non. De cette manière vous 'filtrez' les destructions en cas de campagnes de prospections simultanées. Page 61

62 Les contrats - Saisie Saphir Limited B. Saisie Nous allons détailler le processus de création d'un projet. Il en serait de même pour un contrat à souscription automatique. 1. La création Vous pouvez créer un projet à partir des endroits suivant : Sur l'écran de démarrage, vous cliquez sur le bouton situé en haut de la colonne du centre : S a i s i r u n n o u v e a u p r o j e t ou S a i s i r u n n o u v e a u c o n t r a t. Vous devrez choisir un client existant dans la liste proposée ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton N o u v e a u. Sur l'écran d'un client ou d'un prospect, placez vous sur la fiche de l'intéressé, puis cliquez sur le bouton N o u v e a u de la barre verticale. Sur l'écran d'un projet ou d'un contrat, placez vous sur la fiche d'un projet ou contrat de l'intéressé, puis cliquez sur le bouton T a r i f de la barre verticale. L'écran qui suit vous présente les branches de produits enregistrées dans votre logiciel Saphir, regroupés par super-branches. Pour plus d'informations Cf. Les branches de produits p 143. Double cliquez sur l'icône qui correspond au projet que vous souhaitez créer. L'écran de gestion des projets / contrats apparaît sur forme d'un écran de 8 pages que nous allons détailler. Il faut savoir que ces pages sont toutes identiques quelle que soit la branche de produits choisie. Page 62

63 Les contrats - Saisie 2. La page Référence Cette page permet d'identifier le projet ou contrat. Elle apparaît toujours par défaut lorsque vous affichez un nouveau dossier (ensemble de projets et/ou contrats). Les informations importantes sont : P r o j e t, a f f a i r e s o u s c r i t e ou d e m a n d e d e t a r i f A f f a i r e n o u v e l l e, a v e n a n t, s u s p e n s i o n, N o m et N u m é r o du client : un bouton permet de basculer sur l'écran de gestion de ce client. Intitulé du projet. Groupé sur : dans le cas de contrat flotte, il est possible de regrouper des contrats sur un seul. Dans ce cas, cliquez sur le bouton et choisissez le client et le contrat maître. Dans la fiche client, vous pouvez ne faire apparaître que les contrats maître sur la page P r o d u c t i o n. Si le contrat est un contrat maître, en cliquant sur le bouton, vous faites apparaître la liste des contrats liés. Date de relance : si c'est un projet vous pourrez indiquer la date à laquelle a été effectuée la relance (Cf. Relance des projets p 60) ou manuellement en double-cliquant dessus. Vous pouvez aussi la supprimer pour permettre une autre relance. N de police courtage : N automatiquement affecté et non modifiable N de police compagnie : Ce numéro peut être issu des listes de numéros de contrat préenregistrées (cf. Les numéros de contrats p 157). Sinon c'est un N par défaut qui doit être modifié lorsque vous avez le numéro définitif de la compagnie (cf. Numéro compagnie du contrat p 76). Le nom du partenaire attaché à ce contrat (et ce client). Un bouton permet de visualiser la fiche de ce partenaire. Le nom de la personne suivant le dossier initialisé lors de la création du contrat si vous avez paramétré l'option. Un bouton permet de visualiser la fiche de cette personne. En mode de saisie, ce bouton permet de vous affecter sur ce dossier. Le titre de la fenêtre (ici A u t o m o b i l e) ainsi que le logo permettent d'identifier la branche de produit. Page 63

64 Les contrats - Saisie Saphir Limited Grille d évènements Une grille permet d archiver les évènements liés au contrat et ses avenants et d avoir un lecture directe les étapes du contrat et de sa gestion. 2 boutons permettent d ajouter ou retirer un évènement. Pour ajouter un évènement, vous devez choisir de l ajouter sur le contrat (il sera visible sur tous les avenants) ou sur l avenant en cours (il ne sera pas visible sur les autres avenants). Dans ce dernier cas, une liste d évènements prédéfinis vous permet d accélérer la saisie. Vous pouvez toutefois venir par la suite modifier la date et le libellé de l évènement. Le menu des évènements proposés peut être modifié selon vos besoins. Le dernier évènement saisi apparaît comme état du contrat, notamment dans la liste des contrats d un client sur l écran du portefeuille ou de la fiche client. Un évènement est ajouté automatiquement sur le contrat à chaque création d un avenant. 3. La page Adresses Page 64

65 Les contrats - Saisie Cette page permet d'enregistrer deux adresses : L'adresse de facturation : adresse à laquelle seront envoyés toutes les quittances, les relances, les mises en demeure au autres courriers comptables. Vous pouvez créer une commune qui n'existe pas si le pays n'est pas la 'France' (client étranger par exemple). L'adresse de risque : adresse à laquelle est situé le risque en question (lieu de garage pour les véhicules). Vous devez obligatoirement utiliser une commune qui existe dans le zonier français de Saphir. Par défaut ces deux adresses sont identiques à celle du client mais vous pouvez les modifier. Si vous créez le client en même temps que le projet, l'adresse n'existe pas dans la fiche du client donc vous devrez la saisir ici. Toutefois, lorsque vous sauvegarderez le projet, l'adresse de facturation sera enregistrée comme adresse du client. Le bouton permet de relire l adresse à partir de la fiche client si la synchronisation n est pas correcte. 4. La page Description Le message à afficher sur les avis d'échéance est un commentaire que vous pouvez imprimer au-dessus des quittances sur l'avis d'échéance de ce contrat. Cette page peut être présentée sous deux formes : Avec questionnaire : si vous utilisez un questionnaire, le bouton D e s c r i p t i o n d u r i s q u e permet d'afficher le questionnaire et de saisir les informations. Nous rappelons que le questionnaire est construit sur mesure, différent pour chacune des branches de produits et que vous pouvez le modifier selon vos besoins (Cf. Les questionnaires p 155). Sans questionnaire : si vous saisissez peu d'affaires d'une branche de produits, vous pouvez vous passer de questionnaire. Dans ce cas une zone de texte déroulante vous permet de saisir de manière claire les informations qui devront apparaître sur les documents. Le choix du questionnaire ou de la zone de texte se détermine dans l'écran de gestion des branches de produits (cf. Les branches de produits p 143). Ponctuellement, vous pouvez supprimer le questionnaire existant ou au contraire forcer l'utilisation du questionnaire. Dans tous les cas les données ne peuvent être converties et doivent être ressaisies. Page 65

66 Les contrats - Saisie Saphir Limited Voici un exemple de questionnaire pour la catégorie automobile : Pour modifier le questionnaire voir le chapitre Les questionnaires p La page Produit Cette page permet de déterminer : Fractionnement : choisissez parmi la liste et selon les contraintes du produit que vous allez choisir. Date d'effet : date à partir de laquelle le contrat est effectif. Date anniversaire : date à laquelle chaque année le contrat sera reconduit. Renouvellement : il peut être par défaut a u t o m a t i q u e, par tacite reconduction, vous pouvez choisir J a m a i s pour les contrats qui ne se renouvellent pas (assurance vie), ou s u r d e m a n d e (édition de courrier au client pour demander le renouvellement du contrat) (Cf. Imprimer les renouvellements de contrat p 109). Date d'expiration : lorsque le contrat est à durée limitée, sinon laissez vide pour une durée indéterminée. Ensuite le produit. Pour cela choisissez la compagnie concernée. Si le produit existe, il apparaît dans la zone P r o d u i t. Dans ce cas, les paramètres suivants sont récupérés : Nom du produit Liste des garanties Liste des franchises Taux de commissions compagnie Mode de renouvellement Type d'encaissement Liste des pièces Si le produit n'existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton + situé à droite de la liste des compagnies. Par défaut, ce nom est constitué de la branche de produits suivi du nom de la compagnie. Vous pouvez modifier tous les paramètres dans l'écran de gestion des produits (Menu Fichiers / Références / Produits proposés) Si vous ne le créez pas, vous devez choisir une autre compagnie. Page 66

67 Les contrats - Saisie Si vous l'avez paramétré dans le produit, vous pouvez calculer la prime et les garanties en cliquant sur le bouton C a l c u l d e l a p r i m e (cf. Tarification automatique p 79). Dans d'autres cas, toujours selon paramétrage du produit, vous pouvez importer un devis saisi dans le logiciel de la compagnie (cf. Importation p 78). 6. La page Garanties - Infos Cette page contient les garanties et franchises de votre projet. Si vous avez effectué une importation de devis ou un calcul de prime, cette liste doit être correctement renseignée par le logiciel de la compagnie. Si vous l'avez correctement paramétrée dans la fiche du produit (cf. La page Infos p 148), la liste exhaustive des g a r a n t i e s est affichée. Double cliquez dessus pour agrandir la fenêtre et décochez celles qui ne sont pas sur le contrat. Pour cocher toutes les cases ou décocher toutes les cases, cliquez sur le bouton situé à droite, sur la ligne de titre de la liste. Vous modifiez aussi les capitaux qui sont indiqués en euros, ou en indice. En suivant cette méthode vous êtes certain de ne rien oublier. Vous pouvez aussi ajouter ponctuellement une garantie qui ne sera pas reportée sur la fiche produit. Utilisez cette fonction lorsque vous faites un transfert de contrat d'une compagnie vers une autre et qu'il faut ajouter certaines garanties qui ne sont pas présentes normalement dans le produit. Si vous l avez défini dans la fiche produit (cf. La page Infos p 148), un lien est établi avec le fichier des conditions générales. En cliquant dessus, vous affichez le fichier conrrespondant. Page 67

68 Les contrats - Saisie Saphir Limited Procédez de même pour les f r a n c h i s e s. Dans tous les cas nous vous conseillons de bien remplir les garanties et franchises qui sont des éléments importants lors de la gestion des sinistres, ou tout simplement en consultation écran. Vous pouvez aussi, en option, intégrer les Conditions Générales de ce produit. Dans ce cas un bouton C o n d i t i o n s G é n é r a l e s apparaît et vous avez un accès direct à toutes les définitions des garanties, selon la présentation exacte des Conditions Générales de la compagnie. Par ailleurs, lors de la modification des Conditions Générales, sont conservées avec le contrat celles qui étaient valables lors de la souscription. Pour plus d'informations cf. Les Conditions Générales p 82. Une zone de co mme ntaire vous permet d'annoter à titre personnel le contrat en vue d'une consultation ultérieure. 7. La page Règlement Cette page permet de définir des informations concernant les échéances, à savoir : Date du prochain terme : Elle dépend de la date d effet et du fractionnement mais vous pouvez la modifier. Elle est utile lorsque l on saisie des contrats anciens, effectifs depuis des années. Mode de règlement : a v i s a u c l i e n t avec encaissement du règlement manuel ou p r é l è v e m e n t a u t o m a- t i q u e. Par ailleurs vous devez définir la première prime, soit : Prime TTC : Indiquez la prime du comptant. Coûts de police : indiquez le montant des frais compagnie de dossier sur l'appel de prime. Frais de courtage : si vous le souhaitez, ils seront intégralement ajoutés dans la commission. Ils peuvent être un pourcentage de la prime H.T. ou une valeur. Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour le produit (cf. La page Frais de courtage p 153) Hono H.T. : si votre logiciel le permet, vous pouvez ajouter des honoraires. Selon le mode de gestion de la T.V.A., vous saisirez le montant H.T. ou T.T.C. Ainsi vous obtenez la prime T.T.C. à régler par le client. Le bouton situé à droite de la prime TTC permet de basculer sur la quittance comptant de ce contrat ou avenant. Parfois, certaines zones sont grisées. Cela est du fait que la prime est réglée par le client et ne peut être modifiée. Page 68

69 Les contrats - Saisie En définissant le taux ou le montant de la commission compagnie, vous connaissez la commission totale sur ce contrat. Cette commission compagnie est paramétrée pour chaque produit et peut être modifiée ici avec le bouton situé à côté de la Comm. Cie. Les paramètres seront ainsi définitivement enregistrés dans la fiche du produit. Cette commission sera calculée dès que le client aura soldé sa quittance (comptant ou terme). Sans attendre la montant 'officiel' de la compagnie qui sera saisi avec les termes et pourra donner lieu à un correction de commission ultérieure. Si vous devez reverser la totalité de la prime à la compagnie qui ne vous versera les commissions que plus tard, indiquez 0%. Les calculs qui sont faits ici, sont basés sur les paramètres du produit et ne sont qu indicatifs en attendant la saisie de la valeur à partir du contrat de la compagnie. Le mode d'encaissement est défini ici pour deux raisons : En le modifiant ici, vous modifiez le paramètre de la fiche du produit et évitez ainsi de changer d'écran de gestion. Vous vérifiez que le paramétrage est correct. Ce bouton permet de voir ou définir la prime détaillée des termes. Vous définissez toutes les valeurs qui seront utilisées lors de la création des pré-termes. C'est sur cette page que vous définissez éventuellement la coassurance en cliquant sur le bouton C o a s s u r a n c e. 8. La page Pièces Cette page sert à la gestion des pièces. Elle n'est utile que pour les contrats souscrits et non les projets. La règle est la suivante : seules les pièces nécessaires au dossier doivent s'afficher, seules les pièces contenues dans le dossier doivent être cochées. Elle est constituées de deux parties : A droite, les pièces qui sont toujours nécessaires à la souscription d'un contrat. Indiquez le montant du chèque d'acompte que vous allez demander. Cela n'est en aucun cas en rapport avec la comptabilité : le fait de cocher la présence de ce chèque ne vous dispense en rien d'enregistrer le règlement de la quittance (Cf. Règlement par le client p 87). Page 69

70 Les contrats - Saisie Saphir Limited A gauche la liste des pièces spécifiques à ce produit. Cette liste est définie par défaut sur l'écran de gestion des produits (Cf. La page Pièces p 151). Nous vous conseillons de la définir très précisément. Vous pouvez en ajouter une ou en détruire une ponctuellement. Pour cela, dans la liste, cliquez droit et choisissez l'option voulue : A j o u t e r u n e p i è c e, D é t r u i r e l a p i è c e. Si vous l'ajoutez, modifiez le libellé en cliquant dessus. Si vous la détruisez, faîtes attention de la sélectionner au préalable. Le bouton I m p r i m e r c o u r r i e r permet d'imprimer un courrier adressé au client lui rappelant la liste des pièces à fournir. Un délai paramétrable (cf. La page Délais p 186) défini si le courrier est une simple lettre ou une mise en demeure. Vous pouvez avoir une note dans le gestionnaire de contacts de l'assuré si vous la demandez indiquant qu'une relance de demande de pièces a été effectuée ce jour. Vous pouvez remplacer ce document par un courrier Word. Pour cela, dans l aperçu de la lettre, cliquez sur le bouton W o r d, puis créez votre maquette. Ensuite, faites un clic-droit sur le bouton I m p r i m e r, et choississez W o r d, puis votre maquette remplace la lettre de Saphir. Pour modifier, refaites un clic (droit puis choisissez A p e r ç u é c r a n. Ce document peut être imprimé aussi lors de l'édition des documents du contrat (cf. Impression p 77). Par ailleurs des fonctions globales de gestion des pièces seront expliquées dans le chapitre Gestion des pièces manquantes p La page Quittances Cette page donne la liste des quittances de ce contrat. Elle n'est utile que pour les contrats souscrits et non les projets. Vous avez la quittance comptant et toutes les quittances termes de l'affaire nouvelle et de tous les avenants. Le même code des couleurs que pour l'écran de gestion des clients est utilisé (cf. La page Quittances p 42). Trois boutons vous permettent : 'Voir / Modifier' : pour basculer sur l'écran de gestion de ces quittances. Vous pouvez aussi double cliquer sur l'une d'entre elle. 'Régler' : pour enregistrer un règlement de ce client (cf. Règlement par le client p 87). 'Compta' : pour voir les opérations comptables de ce contrat sur le compte du client. Pour voir les opérations comptables de tous les comptes, faites clic-droit. En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant avec le bouton droit vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Nous avons fait le tour d'un contrat avec toutes ses pages. Maintenant nous allons voir les fonctions spécifiques aux contrats. Sachez que toutes les fonctions accessibles par les boutons de la barre verticale le sont aussi par le menu É c r a n c o n t r a t s de la barre de menus. Page 70

71 Les contrats - Les contrats sur grand écran C. Les contrats sur grand écran Comme pour les clients, vous pouvez changer les écrans de gestion des contrats par la configuration de votre fiche Partenaire (cf. La page Configuration p 48). Les grands écrans présentent les mêmes informations que l écran normal mais sur une double-page. La première page affiche les informations sur le contrat, la seconde les quittances, les pièces et l agenda. Vous retrouvez les mêmes informations que dans l écran détaillé ci-dessus. L écran de 6 pages sera toujours utilisé pour la saisie des affaires nouvelles. Pour l utilisation du gestionnaire de contacts, voir Le gestionnaire de contacts p 20. D. Importation d un contrat depuis l Intranet Si vous avez paramétré une procédure d importation pour cette compagnie (cf. La page Adresse p 52), le bouton M A J d e p u i s l I n t r a n e t s affiche. Cliquez pour que Saphir aille lire les informations du contrat sur l Intranet de la compagnie. Page 71

72 Les contrats - La copie de projets ou de contrats Saphir Limited En cas de problème, vérifiez que le mot de passe enregistré dans la fiche de la compagnie est le bon (à chaque modification de ce mot de passe sur l Intranet, vous devez le modifier dans Saphir sinon vous pouvez bloquer l accès au bout de 3 tentatives) et que l Intranet est fonctionnel (parfois des arrêts du site sont provoqués par la compagnie). E. La copie de projets ou de contrats Il est possible que vous souhaitiez reprendre les informations d'un projet ou d'un contrat pour les reporter sur celui que vous êtes en train de créer. Cela est fréquemment le cas lorsque vous faîtes des campagnes de prospection sans utiliser les actions commerciales. Dans ce cas, après avoir créé le projet sur le client, lorsque l'écran apparaît, cliquez droit sur le fond d'une page et choisissez l'option L i r e l e s i n f o r m a t i o n s à p a r t i r d ' u n a u t r e p r o j e t (ou contrat) puis choisissez le client puis le projet (ou contrat) dans la liste. Les données de ce projet seront reportées sur celui que vous créez. Les informations relatives au client (adresse), ou spécifiques au contrat (numéro) ne sont pas reportées. Seules les données suivantes le sont : Questionnaire Garanties, franchises, commentaire Produit et compagnie Date d'effet, fractionnement, date de prochaine échéance Prime et commission Vous pouvez bien sur les modifier mais une grande partie de la saisie est ainsi réalisée. F. Les actions commerciales Une action commerciale est la possibilité de créer un projet ou un contrat sur une partie de la clientèle par copie d'un modèle : elle équivaut à l'opération précédente reproduite sur plusieurs clients ou prospects. 1. La page Produit Cette page regroupe : Libellé : libellé permettant d'identifier l'action commerciale Créer des projets, des contrats ou des produits : choisissez ce que vous souhaitez créer. Si vous choisissez C o n t r a t s, vous ne pourrez pas les détruire de manière globale par le bouton P u r g e r Page 72

73 Les contrats - Les actions commerciales l ' a c t i o n. De plus la souscription est automatique et les quittances sont créées, ainsi que les appels de prime. Si vous choisissez P r o d u i t s à p r o p o s e r, une simple ligne sera ajoutée à chaque client dans la mesure où il n'a pas déjà de contrat ou de projet de ce produit. Type de modèle : projet ou contrat Choisir le modèle : cliquez pour choisir le projet ou le contrat qui servira de modèle. Modèle : Libellé du projet ou du contrat sur lequel seront basés les projets ou contrats que vous allez créer dans le cadre de cette action commerciale. Toutes les données hormis celles liées au client seront copiées du modèle vers le nouveau projet ou contrat créé. Action déjà créée : Cette case se coche si vous avez déjà effectué la création des projets ou des contrats. Ensuite divers bouton permettent : Créer l'action : cliquez pour créer les projets ou les contrats basés sur le modèle choisi chez les clients affichés dans la liste de la seconde page. Purger l'action : cliquez pour détruire tous les projets qui n'ont pas été souscrits au moment où vous cliquez. Vous pouvez aussi détruire les prospects qui n'ont pas d'autres projets. Cette opération est équivalente à la purge des projets hormis qu'aucune date n'est nécessaire (cf. Purge des projets p 61). Compléter l'action : cliquez pour créer les projets ou les contrats sur les clients que vous avez sélectionnés sur la seconde page et qui ne l'on pas déjà. Si vous ajoutez un client à cette liste, ou si vous avez purgé cette action par erreur, vous créerez le projet ou contrat chez tous les clients qui ne l'ont pas. Imprimer devis : cliquez pour imprimer tous les devis de cette action (cf. Relance des projets p 60). Il faut noter que la date d'effet est celle du modèle et non la date du jour afin de permettre des ajouts en cours d'action commerciale et de réaliser des campagnes anticipées. 2. La page Clients Page 73

74 Les contrats - L'enregistrement d'un acompte sur un projet Saphir Limited Cette page permet de choisir les clients ou prospects pour lesquels vous allez créer un projet ou un contrat défini à la première page. Pour cela vous pouvez choisir une requête interactive de manière à limiter votre clientèle automatiquement (cf. Les requêtes interactives p 133). Ce système simplifie la gestion des grosses clientèles et effectuant pour vous les recherches (les clients ayant tel contrat mais pas tel autre, ). Si votre action crée des projets ou des contrats, vous pouvez automatiquement ajouter la liste des clients à qui vous avez décidé de proposer ce produit (cf. La page Production p 40). Que vous utilisiez ou non une requête, que vous avez coché ou non la case ci-dessus, vous devez cliquer sur le bouton C h o i s i r l e s c l i e n t s et dans la liste proposée, sélectionnez un, plusieurs ou tous les clients. Cette liste est limitée dans le cas d'une requête interactive. La liste des clients sélectionnés va afficher des pictogrammes au fur et à mesure des réponses des clients : Le client a répondu favorablement, le projet a été souscrit et c'est un contrat Le client à rejeté la proposition, le projet a été détruit. N'oubliez donc pas de détruire les projets des clients refusant la proposition, et bien entendu, de ne plus compléter l'action. Vous pouvez à tout instant ajouter ou retirer un client de cette liste, même lorsque vous avez déjà lancé l'action. Il vous suffit alors de C o m p l é t e r l ' a c t i o n pour que les nouveaux prospects ou clients aient aussi leur projet ou contrat. Les clients que vous avez retirés de la liste conservent leur projet ou contrat jusqu'à ce que vous purgiez l'action (dans le cas de projet). Le bouton R e q u ê t e s permet de basculer sur l'écran de gestion des requêtes interactives (cf. Les requêtes interactives p 133). Le bouton S t a t i s t i q u e s permet d'afficher les statistiques de cette action (voir ci-dessous). 3. Les statistiques Cet écran vous permet de savoir le taux de souscription des projets générés dans le cadre de l'action ainsi que la liste des prospects n'ayant pas souscrits et des clients ayant souscrits. Vous pouvez imprimer ces listes pour effectuer un suivi précis. G. L'enregistrement d'un acompte sur un projet Si vous saisissez un règlement sur un projet non souscrit, il faut suivre une procédure différente que pour un règlement normal car les projets n'ont pas de quittance. Saisissez le montant de la prime que vous avez calculée pour votre client. Sur la page Q u i t t a n c e du projet, cliquez sur le bouton R è g l e m e n t. Le montant de la Page 74

75 Les contrats - La souscription prime est rappelé, vous saisissez le montant de l'acompte dont le montant par défaut dépend du paramétrage (cf. La page Options p 173). Vous pouvez utiliser un compte d attente de remise de chèques. Il doit être paramétré dans la comptabilité (cf. La page Banque p 179). Si vous le choisissez, le règlement est enregistré sur ce compte et ne sera transféré sur le compte de banque que lors de la remise de chèque. L intérêt est de rendre les pointages de la banque plus simple dans la mesure où le montant total de la remise apparaît sur la banque et non la ventilation de chaque chèque. Pour annuler un acompte, cliquez de nouveau sur le bouton, et le libellé de cet écran vous indiquera que vous allez rembourser l'acompte. Le bouton Imprimer, vous permet d éditer un document justificatif. H. La souscription Ce bouton permet de transformer un projet en contrat. Dans le cas où vous ne gérez pas les projets, la souscription est automatique lors de la validation. La souscription a pour conséquences : Dans certaines versions, d'interdire la modification (on ne peut modifier que les projets). Dans le cas d'un réseau externe, la souscription peut donner lieu à une connexion au central du réseau. La création de la quittance comptant et donc la possibilité d'enregistrer le règlement par le client. L'affectation d'un numéro de contrat interne L'enregistrement de l'émission compagnie à partir des informations de la page R è g l e m e n t du contrat Si vous gérez les listes de numéros, le numéro de la compagnie peut aussi être affecté (cf. Les numéros de contrats p 157). Le passage de l'assuré de l'état de prospect à client. La prise en compte lors du quittancement. La possibilité de créer un avenant. Chaque modification de prime, compagnie, a des conséquences comptables. ATTENTION : Cette opération est irréversible. Page 75

76 Les contrats - Modification - avenant Saphir Limited I. Modification - avenant Comme on vient de le voir, la modification d'un projet n'a aucune conséquence. Pour un contrat, il en est tout autrement. Il ne faut pas confondre modification et avenant : Modification : vous modifiez le contrat car vous avez de nouveaux éléments (bonus réel du client, prime exacte). Cela peut entraîner la création de nouvelles écritures comptables. Vous pouvez aussi, suite à un refus, changer de compagnie. Dans ce cas, toute une série d'écritures comptables est créée. Nous vous conseillons dans ce cas de détruire la contrat dans la mesure où le client n'a pas effectué de règlement. En aucun cas des écritures comptables ne peuvent être détruites, elles sont contre-passées. Avenant : modification vis à vis de la compagnie entraînant un avenant compagnie (changement d'adresse, de risque). Si vous enregistrez un avenant de suspension, vous devrez impérativement créer un autre avenant de remise en vigueur. Suite à un avenant de résiliation, vous ne pouvez plus créer d autres avenants. Si vous n'êtes pas sûr, nous vous conseillons d'utiliser la gestion des projets qui est plus souple surtout en ce qui concerne la comptabilité. J. Suppression - résiliation De même, dans le cadre d'un contrat, il ne faut pas confondre suppression et résiliation : Suppression : elle n'est possible que si vous avez supprimé toutes les quittances de ce contrat (Cf. Détruire p 86). Elle est irréversible et doit être réalisée lors d'un retour ou d'une annulation de contrat par la compagnie. Ainsi vous ne garderez aucune trace dans le logiciel de ce contrat. Résiliation : elle est réalisée en cliquant sur le bouton A v e n a n t de l'écran de gestion du contrat. Ainsi vous gardez une trace (notamment la date et le motif) de la résiliation dans le dossier de ce client. Si la date d effet de la résiliation est la date anniversaire du contrat, on vous propose d annuler le terme anniversaire s il a déjà été créé. K. Numéro compagnie du contrat Comme on l'a vu dans le chapitre La page Référence p 63, si vous ne gérez pas de liste de numéros, le numéro de la compagnie est affecté par défaut à la valeur du numéro courtage, ceci afin de trouver facilement le contrat même si vous n'avez pas le numéro définitif. Dès que vous recevez ce numéro, vous pouvez l'enregistrer dans le dossier. Cliquez sur le bouton N C i e de la page R é f é r e n c e puis modifiez-le. Il en est de même pour le numéro d'avenant. Vous pouvez alors éditer un courrier informant le client. Ce courrier est important lorsque vous imprimez vous-même vos conditions particulières mais que vous ne connaissez pas le numéro de contrat de la compagnie. Ce numéro pourra aussi être modifié lorsque vous enregistrez les quittances émises par la compagnie (Cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104 ou Émission compagnie p 90). Vous utiliserez cette méthode lorsque vous recevrez de nombreux numéros en même temps. Page 76

77 Les contrats - Impression L. Impression En cliquant sur le bouton I m p r i m e r, vous pouvez choisir d'éditer les documents relatifs à ce contrat. Si le produit est paramétré vous pouvez éditer les Conditions particulières, sinon vous éditerez un Justificatif de saisie. Ce document regroupe toutes les informations relatives au contrat, l'assuré, la description du risque, des garanties et franchises ainsi que la prime. Dans le cas d'un produit de type automobile, vous pourrez éditer la carte verte si vous l'avez demandé (cf. Les branches de produits p 143) sinon vous éditerez une simple attestation d'assurance. Enfin vous pourrez éditer la liste des pièces que le client devra fournir (cf. La page Pièces p 69). Sachez qu il est possible d imprimer n importe quel document en demandant d insérer sur ce bouton un menu déroulant proposant d imprimer le ou les document(s) de votre choix. M. Trouver un contrat Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : Sur la fiche client, allez sur la page p r o d u c t i o n et double-cliquez sur une affaire. Sur l'écran de démarrage, cliquez sur le bouton T r o u v e r u n e a f f a i r e. Vous choisissez un client puis le contrat (ou le projet écrit en rouge) de celui-ci. Sur l'écran de gestion d'un contrat, cliquez sur T r o u v e r. Vous choisissez parmi les contrats souscrits du client ayant souscrit le contrat sur lequel vous êtes actuellement. Pour choisir un contrat d'un autre client, choisissez l'option A f f a i r e d ' u n a u t r e c l i e n t. A partir du menu P r o d u c t i o n ou en tapant sur C T R L P, un écran vous permet de trouver un contrat à partir de son numéro compagnie ou de son numéro courtage. Vous pouvez appeler cette fonction de n'importe où dans le logiciel Saphir Page 77

78 Les contrats - Gestion des pièces manquantes Saphir Limited N. Gestion des pièces manquantes La gestion des pièces manquantes a été abordée dans le chapitre La page Pièces p 69. Toutefois vous ne pouviez éditer qu'un seul courrier pour le seul contrat visible. Appelez l'écran Q u i t t a n c e m e n t à partir de l'écran de démarrage puis cliquez sur la G e s t i o n d e s p i è c e s ou utilisez cette fonction à partir du menu Anal y s e s. Nous allons voir ici comment procéder de manière systématique pour effectuer le suivi de ces pièces manquantes. Vous pouvez donc éditer tous les 15 jours ou tous les mois un état des pièces manquantes. Saphir balayera le fichier des contrats souscrits sur la période donnée et vérifiera pour chacun d'eux s'il ne manque aucune pièce. Dans le cas d'une absence, le contrat apparaîtra sur l'état imprimé. Vous devez, le cas échéant, choisir le partenaire parmi la liste. Puis cochez les cases des documents souhaités : Tableau partenaire : un tableau de synthèse permettant d'effectuer une relance téléphonique ou directe et contenant toutes les informations essentielles du contrat : coordonnées de l'assuré, compagnie, N, date d'effet, pièces manquantes. Courrier assuré : un courrier adressé à chaque client comme vous l'avez édité lors de la souscription rappelant les pièces manquantes. Ensuite vous choisissez une simple re lance (courrier normal) ou une mise e n de me ure indiquant clairement qu'en l'absence de pièces le contrat sera résilié. Vous pouvez aussi avoir une note dans le gestionnaire de contacts de chacun des assurés indiquant qu'une relance de demande de pièces a été effectuée ce jour. O. Importation à partir d un Intranet compagnie Si l Intranet de la compagnie le permet, vous pouvez importer un contrat saisi sur celui-ci afin d éviter la double saisie. Choisissez le client pour lequel vous souhaitez télécharger le contrat. Si le client n existe pas, choisissez C r é e r u n c o n t r a t s u r u n n o u v e a u c l i e n t, puis indiquez n importe quoi comme nom (une seule lettre suffit). Pour cela, vous créez un contrat de la branche I m p o r t W e b. Si cette branche n existe pas, appelez le service technique. Ensuite choisissez la compagnie et donnez le N du contrat à télécharger. Si ce n est pas indiqué, Saphir peut vous demander la première fois la branche liée au contrat. Toutes les informations sont transmisses dans l écran de saisie. Complétez si besoin celles qui manquent (certaines compagnies ne gèrent pas les téléphone). Puis Validez : le contrat est créé Il est possible le la compagnie change le format de son Intranet. N hésitez pas à nous prévenir pour que nous modifions la procédure d importation. Page 78

79 Les contrats - Tarification automatique P. Tarification automatique Vous pouvez aussi souhaiter que Saphir calcule seul la prime et les garanties. Pour cela, vous devez importer la procédure de calcul que le service technique vous envoie (cf. La page Calcul p 150). Ensuite vous créez le projet ou contrat que vous souhaitez. Après avoir choisi le produit, cliquez sur le bouton C a l c u l d e l a p r i m e qui dans ce cas est visible (cf. La page Produit p 66). Les informations saisies dans le questionnaire sont utilisées avec les paramètres que vous nous avez communiqués pour calculer les garanties possibles et la prime. Q. Coassurance La coassurance se gère de la manière suivante : Sur la page R è g l e m e n t de l'écran de gestion du contrat (cf. La page Règlement p 68), le bouton C o a s s u- r a n c e donne accès à la liste des coassureurs de ce contrat. Cet écran vous permet de définir les compagnies, parts, coûts de polices et mode de gestion de chaque coassureur et les numéros de contrat si chaque compagnie attribue le sien. Le mode de gestion peut être : Apériteur : votre compagnie principale, celle que vous avez choisie sur la page Pro duit. Interne : une de vos compagnies : vous la choisissez dans la liste des compagnies enregistrées. Externe : la compagnie d'un autre cabinet. Vous devez saisir les coordonnées de celui-ci afin de pouvoir lui adresser des courriers notamment lors du règlement des primes. Vous ne pouvez avoir qu'un seul apériteur. Si vous en définissez deux, seul le premier sera pris en compte. A chaque échéance, les parts seront recalculées sur les mêmes bases. 1. Coassurance interne Le coassureur interne est géré automatiquement. Voici quelques explications : Page 79

80 Les contrats - Pollicitation Saphir Limited Lors de la souscription ou à chaque échéance, une quittance spéciale est créée pour chaque coassureur interne. Vous reconnaissez ces quittances car dans les listes elles apparaissent avec un texte vert, sur l'écran de gestion des quittances, un message indique qu'elles sont de 'c o a s s u r a n ce'. Ces quittances ne sont pas réglées par le client et ne donne pas lieu à des appels de prime. Elles n'entrent en jeux qu'à partir du moment où le client a réglé la quittance principale. Par contre elles sont utilisées pour des transferts de fonds entre les comptes des compagnies. Ces quittances apparaissent aussi sur les bordereaux comptables et de production des compagnies concernées. Ainsi la gestion de la coassurance interne est grandement simplifiée par une gestion transparente et entièrement automatisée. 2. Coassurance externe Le coassureur externe est géré de manière différente dans la mesure où aucune quittance n'est créée, qu'elle n'apparaît sur aucun bordereau. Par contre, vous devez effectuer le règlement au cabinet coassureur en utilisant l'écran de coassurance sur l'écran de gestion des quittances (cf. Coassurance p 91). Sa gestion plus simple n'en est pas moins rigoureuse car les suivis des règlements en comptabilité sont très précis comme vous le verrez. R. Pollicitation Pour créer une pollicitation, affichez le contrat. Dans la barre d'outils spécifique de l'écran de gestion du projet ou du contrat, cliquez sur le bouton pollicitation. 1. Gestion Vous pouvez saisir toutes les informations caractérisant la pollicitation : Libellé : libellé apparaissant sur les avis d'échéance Date de début : date permettant un démarrage retardé de la campagne de pollicitation. Date de fin : date à laquelle la pollicitation doit s'arrêter. Pour une gestion automatique, laissez cette date vide. Si le client ne règle pas sa quittance, cette date sera renseignée de manière à suspendre la pollicitation. Produit : parmi la liste des produits enregistrés. Nb de tentatives déjà effectuées : La pollicitation est proposée un certain nombre de fois consécutives en cas de refus par le client. Si vous utilisez un modèle, ce nombre maximal y est défini, sinon c'est la valeur par défaut définie dans l'écran La page Pollicitation p 186. Au delà de ce nombre maximal de propositions consécutives refusées par le client, la pollicitation est arrêtée. Si vous modifiez cette valeur vous pouvez influencer cette proposition. Si vous voulez réactiver une pollicitation n'oubliez pas de modifier ou de supprimer la date de fin. Ventilation de la prime Page 80

81 Les contrats - Les contrats flottes Vous pouvez avoir plusieurs pollicitations simultanées. Elles sont indiquées dans la grille des L i b e l l é s. Cliquez sur le libellé que vous souhaitez modifier. Pour ajouter ou détruire une pollicitation, cliquez respectivement sur les bouton A j o u t e r et Dét r u i r e Le bouton C r é e r q u i t t a n c e permet de créer immédiatement la quittance de pollicitation si cela n'a pas été déjà fait et si la quittance du contrat est déjà créée. Elles doivent être datée du même jour. Ainsi sur l'avis d'échéance vous aurez 2 quittances. Ce cas se produit lorsque vous venez de souscrire le contrat et que vous souhaitez ajouter une pollicitation. Le bouton V e r s c o n t r a t permet de convertir une pollicitation en contrat. Dans ce cas la pollicitation est détruite et un nouveau contrat est créé et vous validez les éléments constitutifs de ce contrat comme si c était un nouveau contrat. 2. Modèles de pollicitation Pour créer plus facilement des pollicitations, vous pouvez utiliser les modèles. Leur gestion sera détaillée au chapitre Les modèles de pollicitation p 155. Un modèle peut s'apparenter à une pellicule de photo : vous photographiez un paysage et vous effectuez autant de tirage de vous souhaitez. Pour le créer vous devez créer votre pollicitation. Une fois fait, cliquez sur le bouton C r é e r m o d è l e (vous photographiez). C'est tout. Pour l'utiliser, allez sur un autre contrat, ajoutez une pollicitation s'il en a déjà une et cliquez sur L i r e m o- d è l e. Choisissez le modèle s'il y en a plusieurs. Les informations seront renseignées automatiquement. Seules les dates ne le seront pas (c'est le tirage de la photo). Ces modèles permettent une très grande rapidité de création de pollicitation. 3. Comptabilité de pollicitation En matière de comptabilité, la pollicitation est gérée de manière particulière. Une quittance particulière est émise par le logiciel. Elle se reconnaît dans les listes par son texte rouge, et dans l'écran de gestion des quittances par l'intitulé 'Pollicitation'. Cette quittance ne donne pas lieu à un avis d'échéance à proprement parlé car elle vient s'ajouter sur l'avis du contrat sur lequel elle vient se greffer. L'appel de prime n'est pas généré lors de la souscription ou de la création des termes mais uniquement lors du règlement par le client. En effet, ces quittances étant facultatives, on ne crée pas d'appel de prime qu'il faudrait annuler par la suite. Lors du règlement du client, la quittance de pollicitation apparaît dans la liste des quittances. Il suffit de la régler pour créer l'appel de prime et la reconduire au prochain terme. Ces quittances ne donnent donc pas lieu à des relances ou mises en demeure. Si le terme du contrat est réglé mais pas la pollicitation, celle-ci est suspendue : la date de fin est renseignée avec celle du jour : la pollicitation ne sera pas proposée lors du prochain terme. S. Les contrats flottes Les contrats flottes sont spécifiques dans la mesure où sur un même contrat, vous allez enregistrer plusieurs véhicules et/ou plusieurs conducteurs. Pour les gérer, vous devez avoir le module spécifique et optionnel. Son fonctionnement est détaillé dans les annexes T. La gestion directe des taxes On appelle gestion directe des taxes le fait de régler les taxes directement à l'état et non à la compagnie comme c'est généralement le cas. Cela se produit lorsque vous travaillez avec une compagnie étrangère qui n'est pas habilitée à encaisser les taxes françaises. Il faut paramétrer le logiciel pour qu'il gère ces taxes. Dans l'écran de paramétrage de la comptabilité, sur la page O p t i o n s cochez la case G e s t i o n d i r e c t e d e s t a x e s puis renseignez le compte recevant par défaut les taxes à reverser. Page 81

82 Les contrats - Les Conditions Générales Saphir Limited Ensuite, il faut définir quels produits vont donner lieu à une gestion directe des taxes. Pour se faire, sur la page I n f o s, cochez la case G e s t i o n d i r e c t e d e s t a x e s puis modifiez éventuellement le compte. ATTENTION : Ceci doit se faire avant toute saisie du projet ou contrat. La gestion des contrats, du quittancement est similaire à celle des autres contrats. En comptabilité, vous devez effectuer le règlement des taxes (cf. Règlement des taxes p 116). Pour éditer des bordereaux de ventilation des taxes par poste, vous pouvez demander une procédure de tarification (cf. Tarification automatique p 79) qui effectuera la ventilation pour vous, et vous permettra d'éditer directement les bordereaux nécessaires. Ces calculs laborieux et précis sont facilités par une procédure de tarification. U. Les Conditions Générales Pour utiliser des Conditions Générales dans le logiciel Saphir, vous devez paramétrer le produit (cf. La page Infos p 148). Le bouton Co nditio ns Gé né rale s est allumé; vous pouvez cliquer dessus. Les Conditions Générales apparaissent sur la page de la table des matières. Cliquez sur les titres pour accéder aux pages relatives. Lors de la saisie d'un nouveau contrat sur ce produit, les Conditions Générales seront enregistrées sur le contrat. Si par la suite vous affectez de nouvelles Conditions Générales au produit, celles enregistrées sur le produit ne seront pas modifiées. ATTENTION : il ne faut jamais supprimer les fichiers des Conditions Générales Ainsi lorsque vous consultez un ancien contrat, vous êtes certain d'avoir les Conditions Générales correspondantes au contrat. V. L'écran d'informations sur le contrat Page 82

83 Les contrats - L'écran d'informations sur le contrat Cet écran apparaît lorsque vous pouvez voir un aperçu du contrat : gestion des quittances, gestion des clients (page quittance), gestion des compagnies (page quittances), opération comptables, Cet écran donne toutes les informations essentielles sur le contrat en question : assuré, adresses, produit, compagnie, garanties, franchises, primes, échéances, Page 83

84 Les quittances - Le grand écran de gestion Saphir Limited IV. Les quittances Les quittances peuvent être gérées par le logiciel Saphir. Pour cela vous devez le paramétrer (cf. La page Configuration p 48) Cet écran permet de gérer toutes les quittances : comptant, terme, coassurance, pollicitation. Si vous accédez à cet écran directement à partir du menu ou de l'écran de démarrage, vous devez choisir le client, son contrat et sa quittance. Vous pouvez y accéder à partir de l'écran de gestion des clients ou compagnies. Vous pouvez y accéder à partir de l'écran d'un contrat. Dans tous les cas, vous visualisez toutes les quittances du contrat. Cet écran est composé de 2 pages. A. Le grand écran de gestion Pour cet écran il existe un grand écran qui regroupe tout sur la même page B. La page Contrat Cette page regroupe toutes les informations relatives au client. Elle rappelle le nom du contrat et celui du client. Pour plus d'information on peut basculer sur l'écran de gestion en cliquant sur ou voir l'aperçu du contrat en cliquant sur Deux zones vous indiquent le type de quittance (comptant d'affaire nouvelle ou d'avenant, terme (anniversaire) ou échéance (autre qu'anniversaire)) et la catégorie (normale, pollicitation, coassurance). Le commentaire est celui issu du contrat si vous en aviez saisi un. Vous pouvez le modifier. Il apparaît toujours sur les avis d'échéance (cf. La page Description p 65). Les informations spécifiques sont : Bonus auto : comme sur le contrat Date de quittance : date à laquelle la quittance a été créée. Date de régularisation : date à laquelle la quittance a été régularisée auprès du client. Garanties : dates de validité des garanties de cette quittance. Montant : montant de la quittance Page 84

85 Les quittances - La page Compagnie Reste : montant restant à payer par le client. Frais : montant des frais de courtage calculés C. La page Compagnie Cette page regroupe toutes les informations de la quittance relatives à la compagnie. Les informations spécifiques sont : Nom de la compagnie : celle du contrat, en coassurance l'apériteur. Ventilation de la prime : en comptant celle du contrat, en terme celle enregistrée avec la quittance compagnie. Encaissement confié : En mode de saisie, si vous cliquez dessus, vous pouvez modifier le mode d encaissement et générer les écritures comptables nécessaires. Date d'émission : date à laquelle vous enregistrez la quittance compagnie. Montant de la prime TTC : soit la prime calculée à partir de la ventilation, soit la prime saisie à partir de la quittance. Taux de commission : celui du contrat, du produit Date de règlement : lorsque la quittance a été réglée à la compagnie. Commission compagnie : commission calculée à partir du taux ou saisie à partir de la quittance. Coassurance : en coassurance, comme vous l'indique le message, n'indiquez dans le cadre jaune que le montant relatif à l'apériteur. Les coassurances externes n'ont pas de quittance. Celles qui sont internes ont des quittances spécifiques. Gestion directe des taxes : un message vous indique que les taxes ne seront pas versées à la compagnie. Règlement des commissions par la Cie : date à laquelle ce règlement a eu lieu Page 85

86 Les quittances - Les actions génériques Saphir Limited D. Les actions génériques Les fonctions génériques comme expliquées au chapitre Barre d'outils de base p 15 ont pour certaines ici un fonctionnement différent. 1. Trouver On a dit que selon l'écran à partir duquel on appel la gestion des quittances, on visualise une ou plusieurs quittances. Dans tous les cas, la fonction T r o u v e r permet choisir un contrat de ce même client parmi la liste affichée, ou de choisir un autre client en sélectionnant l'option A f- f a i r e d ' u n a u t r e c l i e n t. Vous visualisez toutes les quittances de ce contrat. 2. Modifier Vous pouvez modifier vous-même une quittance. Cela n'a qu'un seul intérêt, celui de rattraper une erreur de manipulation. Par exemple vous avez enregistrer le règlement d'une quittance compagnie mais cela n'a pas été le cas, supprimez la date de règlement à la compagnie. Il faut savoir que toute modification d'une quittance a des conséquences comptables. Alors ne les modifiez pas sans raison valable. 3. Avis Ce bouton vous permet d'imprimer de nouveau l'avis d'échéance, une relance, une mise en demeure ou un renouvellement. Cette fonction est utile lorsque votre imprimante ne fonctionne pas correctement et qu'il faut imprimer de nouveau certains avis. Sachez que vous pouvez imprimer tous les avis d'un client directement à partir de l'écran d'impression des avis d'échéance (cf. Imprimer les avis d'échéance p 107). Vous ne pouvez imprimer que des avis pour un contrat et non un document regroupant toutes les quittances d'un client. Pour avoir un état complet du client, allez sur l écran du client, sur la page Quittances et cliquez sur le bouton d impression situé sous la liste des quittances (cf. La page Quittances p 42) 4. Détruire Vous pouvez détruire une quittance. Cela ne supprimera pas les écritures comptables liées à cette quittance. Elles seront simplement contre-passées. Vous ne pouvez détruire une quittance pour laquelle vous avez enregistré des règlements non rétrocédés. Si vous avez enregistré un règlement client, remboursez-le. Si vous avez réglé la Page 86

87 Les quittances - Les actions spécifiques quittance à la compagnie, supprimez la date de règlement. Ensuite seulement vous pourrez détruire la quittance. E. Les actions spécifiques Les actions spécifiques sont regroupées dans la barre d'outils verticale. 1. Règlement par le client Cette fonction est utilisable à partir de nombreux endroits du logiciel Saphir : L'écran de gestion des clients (cf. Gestion des clients p 43) La page Q u i t t a n c e s de l'écran de gestion des contrats (cf. La page Quittances p 70) L'écran de gestion des quittances L'écran d'enregistrement des règlements clients enchaînés (cf. Règlements par les clients p 110) Vous pouvez enregistrer un règlement pour plusieurs quittances d'un même client. Pour enregistrer un règlement pour des quittances de différents clients, indiquez exactement le même numéro de pièce ainsi que les mêmes banque et émetteur. Vous pouvez enregistrer des règlements partiels. Vous devez enregistrer un règlement différent pour chaque chèque ou virement. Pour ce faire, choisissez les quittances dans la liste proposée : ce sont toutes les quittances non soldées de ce client. Pour chacune d'elle, modifiez éventuellement le montant encaissé. Le montant total de votre règlement est indiqué sous la grille. Si vous devez enregistrer un règlement pour une quittance à encaissement non confié mais dont le client vous a adressé ce règlement (chèque à ordre du cabinet, espèces, ), vous pouvez faire apparaître les Quittances non confiées dans la liste en cochant la case. Le montant enregistré sera versé sur le compte des quittances non confiées de la compagnies (Cf. Les opérations comptables p 54). Si le règlement est adressé à la compagnie, vous ne devez pas l'enregistrer en comptabilité. Si vous avez enregistré une avance client (Cf. Enregistrer une avance client p 88), un bouton est affiché à côté du montant du règlement. Cliquez dessus et définissez le montant de l avance à utiliser. Vous pouvez indiquer un montant supérieur au solde : dans ce cas le compte client devient débiteur et vous devrez enregistrer une autre avance client par la suite. Page 87

88 Les quittances - Les actions spécifiques Saphir Limited Ce montant sera utilisé pour régler tout ou partie de la quittance afficher sur la première ligne. Si vous souhaitez en régler plusieurs, répétez l opération pour chaque quittance. Si vous n'enregistrez pas le règlement total et si vous souhaitez solder la quittance, vous pouvez choisir l'option voulue dans la liste déroulante S o l d e d e l a q u i t t a n c e e n pour transférer cette quittance sur le compte de P e r t e s s u r c r é a n c e s i r r é c o u v r a b l e s ou R è g l e m e n t c o m m e r c i a l. Ces comptes peuvent être modifiés sur l'écran de paramétrage de la comptabilité cf. La page Racines 2 p 181. Ceci peut fonctionner sur une partie ou la totalité de la quittance. S'il y a un trop perçu (montant du règlement supérieur au montant de la quittance), celui-ci est transféré sur le compte trop perçu du client. Il pourra être utilisé plus tard lors du règlement d'une prochaine quittance. Pour connaître le solde de ce compte appelez l'écran de visualisation des écritures comptable, cliquez sur le nom du compte (en bas de l'écran) et choisissez le compte 'Trop perçu' du client. Vous pouvez utiliser un compte d attente de remise de chèques. Il doit être paramétré dans la comptabilité (cf. La page Banque p 179). Si vous le choisissez, le règlement est enregistré sur ce compte et ne sera transféré sur le compte de banque que lors de la remise de chèque. L intérêt est de rendre les pointages de la banque plus simple dans la mesure où le montant total de la remise apparaît sur la banque et non la ventilation de chaque chèque. Indiquez la date de règlement. Si le règlement a été fait dans une autre devise (Euros), choisissez la devise dans la liste pour que le chèque soit enregistré sur le compte de la bonne devise lorsque vous avec un compte bancaire en Francs et un autre en Euros (cf. La page Devises p 183). Vous pouvez aussi choisir le mode de règlement ainsi que le compte bancaire sur lequel vous allez enregistrer le règlement. Renseignez la banque pour pouvoir imprimer les bordereaux de remise de chèques (cf. Bordereau de remise de chèques p 110). Cette banque est enregistrée sur la fiche client. Pensez aussi à vérifier l'émetteur qui apparaît aussi sur ces mêmes bordereaux. Sélectionnez P r é l è v e m e n t f r a c t i o n n é si vous gérez vous-même les prélèvements automatiques des primes. Dans ce cas on vous demande d'indiquer l'échéancier précis. Le bouton I m p r i m e r permet l'impression d'un justificatif de saisie. Le menu contextuel de ce bouton permet aussi d imprimer un justificatif de saisie, en cas d oubli. 2. Enregistrer une avance client Le menu contextuel de ce bouton permet d enregistrer une avance client, c'est-à-dire un acompte non imputé à une quittance en particulier mais qui vient créditer le compte client et qui pourra être utilisée plus tard lors d un règlement client. Vous pouvez utiliser un compte d attente de remise de chèques. Il doit être paramétré dans la comptabilité (cf. La page Banque p 179). Si vous le choisissez, le règlement est enregistré sur ce compte et ne sera transféré sur le compte de banque que lors de la remise de chèque. L intérêt est de rendre les pointages de Page 88

89 Les quittances - Les actions spécifiques la banque plus simple dans la mesure où le montant total de la remise apparaît sur la banque et non la ventilation de chaque chèque. 3. Annuler un règlement Sur l'écran de gestion des quittances, ce bouton propose une fonction supplémentaire permettant d'a n n u l e r u n r è g l e m e n t saisi. Dans la liste déroulante, tous les règlements imputés sur la quittance sont proposés. Choisissez le et confirmez la destruction de chaque mouvement. Si un règlement a réglé plusieurs quittances, les règlements de chaque quittance seront détruits. En cas d'erreur, vous pouvez annuler le règlement effectué. Pour cela, placez vous sur la quittance ou une quittance réglée, cliquez de nouveau sur le bouton R è g l e m e n t. Un menu apparaît et vous permet d'e n r e g i s t r e r u n r è g l e m e n t ou de l'a n n u l e r l e r è g l e m e n t. Avec cette seconde option, vous choisissez parmi les règlements enregistrés liés à cette quittance. Puis vous validez. Le règlement sera annulé pour cette quittance ainsi que toutes les autres réglées avec ce même règlement. 4. Rembourser Dès que vous avez enregistré un règlement sur une quittance, vous pouvez effectuer un remboursement au client. Il n'est pas possible de rembourser plusieurs quittances avec le même règlement. Placez-vous sur la quittance à rembourser et cliquez sur le bouton. Choisissez le compte bancaire à utiliser et le montant à rembourser. Si vous avez paramétré des frais de courtage sur ristourne (cf. La page Frais de courtage p 153), ceux-ci sont automatiquement retirés. Ensuite confirmez le montant à rembourser et validez. Si le montant total est remboursé, vous pouvez annuler la quittance, c'est à dire annuler l'appel de prime en contre-passant les écritures. Le remboursement ou l'annulation de règlement est obligatoire avant de détruire une quittance. Vous pouvez utiliser un compte d attente de remise de chèques. Il doit être paramétré dans la comptabilité (cf. La page Banque p 179). Si vous le choisissez, le règlement est enregistré sur ce compte et ne sera transféré sur le compte de banque que lors de la remise de chèque. L intérêt est de rendre les pointages de la banque plus simple dans la mesure où le montant total de la remise apparaît sur la banque et non la ventilation de chaque chèque. Page 89

90 Les quittances - Les actions spécifiques Saphir Limited En cas d'erreur, vous pouvez annuler le remboursement effectué. Pour cela, placez vous sur la quittance ou une quittance remboursée, cliquez de nouveau sur le bouton R e m b o u r s e m e n t. Un menu apparaît et vous permet d'e n r e g i s t r e r u n r e m b o u r s e m e n t ou de l'a n n u l e r l e r e m b o u r s e m e n t. Avec cette seconde option, vous choisissez parmi les remboursements enregistrés liés à cette quittance. Puis vous validez. Cochez la case S o l d e e n c o m m i s s i o n s pour indiquer que la quittance doit être soldée et que le reste est considéré comme des frais de courtage. 5. Règlement direct à la compagnie Lorsque le client règle directement à la compagnie une quittance qui vous est confiée, vous enregistrez l'opération de gestion tandis que comptabilité est enregistrée comme un règlement direct sans passage par le compte de banque. 6. Émission compagnie Lorsque vous recevez un terme ou un comptant de la compagnie, vous pouvez l'enregistrer sur cet écran de gestion (autre méthode : Cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). Placez vous sur la quittance et cliquez sur le bouton. Vous pouvez modifier les informations proposées par défaut suivantes : N contrat compagnie : si vous ne l'avez pas déjà modifié (cf. Numéro compagnie du contrat p 76) Choisir la quittance : si ce contrat en possède plusieurs non régularisées auprès de la compagnie, vous pouvez choisir celle qui convient. du : date de régularisation compagnie. Montant H.T. ou T.T.C. : indiquez le montant réel de la quittance. dont com. : indiquez le montant des commissions s'il apparaît sur le terme. Si vous ne le connaissez pas, vous pourrez la saisir plus tard (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104) Page 90

91 Les quittances - Les actions spécifiques dont taxes : si vous gérez les taxes en direct pour ce contrat, vous devez aussi indiquer la montant des taxes (et vous saisissez la prime H.T.) 7. Ajouter un terme Ce bouton permet d'ajouter le terme suivant au contrat concerné par cette quittance. 8. Coassurance Comme on l'a vu au paragraphe Coassurance externe p 80, vous devez régler les coassureurs externes du montant de leur part. Pour cela, placez vous sur la quittance et cliquez sur le bouton C o a s s u r e Cet écran apparaît. Cliquez sur une ligne de coassureur externe : le bouton R é g l e r e x t e r n e s'allume. Cliquez et validez le règlement. Vous pouvez aussi imprimer un courrier d'accompagnement de ce règlement. Dès que les règlements sont effectués, la ligne se grise et le bouton de règlement ne s'allume plus. 9. Comptabilité Vous pouvez visualiser les écritures comptables du compte client concernant ce sinistre, ou de tous les comptes. Il est aussi possible d'effectuer une opération : Convertir le trop perçu en profit sur prime : Comme son nom l'indique, vous modifiez le compte sur lequel est imputé le montant non réglé par le client. Page 91

92 Les sinistres - Sinistres automobiles ou non Saphir Limited V. Les sinistres Les sinistres peuvent être gérés par le logiciel Saphir. Pour cela vous devez le paramétrer (cf. La page Configuration p 48). A. Sinistres automobiles ou non Les sinistres sont distingués en deux catégories : Sinistres automobiles : pour les produits de type 'automobile' (auto, moto, cyclo, camion, ) où l'on va gérer un garage, un cas I.D.A., Sinistres non automobiles : pour tous les autres produits Cette distinction se paramètre sur la fiche de la branche de produits, sur la page I n t e r n e. Par ailleurs, lorsque vous saisissez un sinistre, seule la deuxième page sera différente et vous demandera des renseignements spécifiques. Hormis cette distinction les sinistres se gèrent tous par le logiciel de la même manière. B. Les sinistres sur grand écran Comme pour les contrats, vous pouvez changer les écrans de gestion des sinistres par la configuration de votre fiche Partenaire (cf. La page Configuration p 48). Les grands écrans présentent les mêmes informations que l écran normal mais sur une double-page. La première page affiche les informations sur le sinistre, la seconde les intervenants et les recours engagés.. Page 92

93 Les sinistres - Saisie C. Saisie 1. Création Pour créer un sinistre, il y a 3 méthodes : A partir de l'écran de démarrage : cliquez sur le bouton G e s t i o n d e s s i n i s t r e s. Choisissez le client et son contrat. A partir de l'écran du client, cliquez sur le bouton S i n i s t r e s. Pour créer un nouveau sinistre, double cliquez sur une ligne vierge et choisissez le produit. A partir de l'écran du contrat, cliquez sur le bouton S i n i s t r e s Lorsque l'écran de gestion des sinistres apparaît, si le client a des quittances en attente de règlement c'est à dire que la date de début de garantie est passée, il va vous dire combien et pour quel montant total. Si le contrat est à renouvellement sur demande, que la quittance n'a pas été réglée et que la date de début de garantie est passée, un message vous l'indique. En même temps, il vous affiche les sinistres déjà saisis de ce contrat. S'il n'y en a pas, il va en créer un automatiquement. 2. La page Caractéristiques ), au client (avec bou- Cette page regroupe les informations relatives au contrat (avec bouton d'aperçu ton de basculement ) et au circonstances du sinistre. Informations spécifiques : Dossier suivi par : Ce nom est celui de la personne ayant créé le sinistre. Pour fonctionner correctement, il faut utiliser l'accès par mot de passe afin d'identifier l'utilisateur au moment de la création du sinistre. Pour modifier ce nom, en mode de modification, cliquez sur le bouton situé à gauche et le nom de l'utilisateur actif viendra remplacer celui existant. Date de saisie : pour connaître la date d'ouverture du dossier Dossier suivi par : nom de la personne ayant créé le dossier. Pour le modifier, cliquez sur le bouton en mode de modification. N compagnie et courtage : pour identifier le sinistre Etat du dossier : choisissez dans la liste l'état du dossier. Code postal : C est le code postal du lieu du sinistre. Il est utilisé pour trouver les experts proche du lieu du sinistre Commentaires : indiquez les commentaires sur le dossier. Page 93

94 Les sinistres - Saisie Saphir Limited Un bouton vous permet de trouver un autre sinistre de ce contrat. 3. La page Détail Informations spécifiques : Page 94

95 Les sinistres - Saisie Circonstances : ce qui apparaîtra sur les déclarations. Dommages : apparaît sur l'ordre de mission à l'expert. Pièces à joindre : relatif aux courriers imprimés, elles peuvent être définies par défaut (cf. La page Sinistres p 171). Vous pouvez gérer les pièces demandées au client, comme celles transmises à la compagnie. 4. La page Intervenants Cette page est différente selon que vous êtes sur un sinistre automobile ou non. Nous allons détailler la page automobile qui est plus complète que celle des autres sinistres. Les informations spécifiques : Cas I.D.A. : la nomenclature est contenue dans le logiciel afin de vous faciliter le choix et déterminer la bonne responsabilité. Cliquez sur les boutons pour choisir ou pour voir le cas. Taux de responsabilité : valeur affectée par le choix du cas I.D.A. mais pouvant être modifiée. Application du Bonus/Malus : cochez si le coefficient doit être modifié, qu'il soit responsable ou non. Mission le : S'il y a un expert, vous pouvez définir la date de la mission. S'il y en a plusieurs, utilisez le gestionnaire de contacts du sinistre. Rapport de mission le : S'il y a un expert, vous pouvez indiquer la date de remise du rapport d'expertise. S'il y en a plusieurs, utilisez le gestionnaire de contacts pour archiver les diverses informations. Devis : S'il y a un devis, vous pouvez indiquez ici la date à laquelle il vous a été remis, à titre d'information. Les intervenants peuvent être : Conducteur : par défaut le souscripteur mais vous pouvez le modifier. Tiers : saisissez ses coordonnées et les informations sur son contrat. Page 95

96 Les sinistres - Saisie Saphir Limited Réparateur : garage ou artisan effectuant les réparations, recevant l'expert et l'ordre de prise en charge. Expert : effectuant une mission d'expertise et recevant un ordre de mission. Définissez d'abord le type d'intervenant dans la liste. Cliquez sur le bouton de recherche et choisissez le dans la liste. S'il n'existe pas, cliquez sur No uve au et saisissez le fiche de celui-ci. Consulter l'écran de gestion Les intervenants de sinistre p 58 Pour les réparateurs et experts, vous pouvez en enregistrer plusieurs sur le même sinistre. Vous pourrez les choisir lors de l'impression des documents. Vous pouvez aussi indiquer les montants que vous leur réglez directement. Vous activerez ainsi les règlements comptables à effectuer. Lorsqu'un intervenant est entièrement réglé, son nom est écrit en noir, sinon il est écrit en bleu. 5. La page Garanties Page 96

97 Les sinistres - Saisie Cette page permet de renseigner les informations relatives aux garanties. Issue du contrat, vous avez la liste de toutes les garanties saisies (cf. La page Garanties - Infos p 67). Vous pouvez choisir celle qui sera prise en compte sur ce sinistre Cette liste est modifiable selon vos besoins (cf. Les garanties des sinistres p 158). Le bouton C o n d i t i o n s G é n é r a l e s apparaît si ce contrat en contient. Cliquez dessus pour les faire apparaître. Si le contrat est une flotte et que vous possédez le module de gestion des flottes, vous choisissez le v é h i- c u l e en cliquant sur le bouton. Le libellé viendra s'afficher sur cette page (cf. Annexes). 6. La page Indemnisation Cette page permet de gérer toute la partie comptable du dossier. Détaillons ces informations : Valeur vénale : à titre d'information Montant des réparations : d'après rapport de l'expert Règlement aux intervenants : montant des honoraires enregistrés sur la page Détail.. Franchise : utilisez celles saisies sur le contrat et qui apparaissent dans la zone de droite. Franchise R.C. : à utiliser lors d'un forfait I.D.A. par exemple. Il est possible d'éditer des bordereaux. Total versé par la compagnie : vous obtenez le total à régler par la compagnie. Les montants qui suivent peuvent être négatifs ou positifs : Négatifs : vous devez effectuer un règlement au client ou à l'intervenant Positifs : le client doit vous régler le montant indiqué (franchise, ). Vous pouvez imprimer le courrier correspondant à chaque opération (Cf. Impression p 99). Montant à l'assuré : montant à verser au client. Page 97

98 Les sinistres - Saisie Saphir Limited La compagnie indemnise directement le client : cochez si vous n'effectuer pas le règlement au client. Si non, les deux montants ci-dessous sont affichés. A régler à l'assuré : montant restant à régler à l'assuré prenant en compte les acomptes. A régler aux intervenants : montant restant à régler aux intervenants selon la page Détail. Deux boutons permettent enfin de clôturer le dossier et dans le cas où vous avez demandé l'application du Bonus-malus, la modification de celui-ci. Ces fonctions sont détaillées ci-dessous. 7. La page Recours Si des recours sont engagés, cochez la case Il y a d e s r e c o u r s e n g a g é s. Dans ce cas, des informations de synthèse donne une vision globale de ces recours et de leurs accords. Pour plus de détail et notamment pouvoir en créer et les modifier, cliquez sur le bouton D é t a i l d e s r e- c o u r s. Page 98

99 Les sinistres - Les recours D. Les recours Cet écran vous permet de gérer les recours pour le sinistre sélectionné. Des informations vous rappellent le contrat et le client liés à ce sinistre. Ensuite vous définissez tous les paramètres ainsi que les accords lorsque vous les connaissez. Ainsi vous pouvez provisionner les recours de manière précise. Le bouton I m p r i m e r permet d'éditer un tableau des sinistres non clos ayant des recours. Le bouton R e t o u r a u s i n i s t r e permet de revenir sur le sinistre lié. E. Impression En cliquant sur le bouton I m p r i m e r, vous allez imprimer les documents nécessaires au dossier, à savoir : Accusé de réception adressé au client indiquant qu'un dossier sinistre a été ouvert à ce sujet. La déclaration de sinistre L'ordre de mission à l'expert adressé à l'expert avec éventuellement les coordonnées du garage. La prise en charge adressée éventuellement au garage La demande ou le courrier de règlement au client selon que le client ou vous, devez effectuer le règlement. Le courrier de règlement aux intervenants que vous choisissez. Ce courrier accompagne le règlement effectué. Un courrier divers vous permettant de saisir un texte inséré dans une mise en page faisant apparaître toutes les informations du dossier. Vous pouvez demander plusieurs exemplaires de ces documents. Page 99

100 Les sinistres - Règlement aux intervenants Saphir Limited Vous pouvez aussi demander d'inscrire dans le gestionnaire de contacts un note d'information afin de garder la trace de la date d'envoi de ces courriers. F. Règlement aux intervenants Pour régler les divers intervenants, cliquez sur ce bouton pour enregistrer un règlement. Un menu contextuel est affiché indiquant les destinataires des règlements.. Si le nom d'un intervenant est grisé, cela signifie que vous l'avez entièrement réglé. Vous devez modifier le montant dû sur la page Détail avant de pouvoir effectuer un règlement supplémentaire. Ce n'est donc pas possible si le sinistre est clos. En ce qui concerne l'assuré, vous pouvez toujours effectuer un règlement, même après la clôture du sinistre. Dans ce cas vous saisirez un règlement supplémentaire. Cette distinction est importante en comptabilité. Il est tout à fait possible de n'enregistrer qu'un règlement partiel, une avance. Dans ce cas, elle est déduite des montants inscrits. Modifiez le montant du règlement effectué. Il n'est pas possible d'effectuer un seul règlement pour plusieurs sinistres. Le règlement par la compagnie se fait dans le cadre des règlements des primes. Les sinistres sont automatiquement déduits. Vous pouvez procéder autrement en décochant les quittances sinistres dans le tableau (cf. Règlements aux compagnies p 111). G. Règlement commercial Vous pouvez effectuer un règlement commercial du sinistre, c'est à dire que vous ne demanderez pas à la compagnie le montant du. Il sera transféré sur le compte des règlements commerciaux (cf. La page Racines 2 p 181). H. Modification du Bonus-Malus Lorsque vous avez défini le taux de responsabilité, vous pouvez modifier le bonus-malus. Le calcul est conforme aux conditions générales. Les éléments pris en comptes sont les sinistres déjà enregistrés, éventuellement la date du dernier sinistre si le bonus est à 0.5 et l'usage indiqué dans le questionnaire. La modification du bonus est irréversible dans la mesure où le calcul automatique ne peut être effectué qu'une seule fois. En cas d'erreur, vous devez aller sur la page du client et modifier ce bonus. Cette procédure n'effectue que l'augmentation du bonus. Sa diminution est réalisée lors du calcul du bonus (cf. Le calcul du bonus p 160). ATTENTION : Ce calcul du bonus ne vous dispense jamais de v a l i d e r l e b o n u s d'un sinistre sinon ce sinistre ne sera pas pris en compte. I. Clôture Lorsque vous avez saisi tous les montants et toutes les informations, vous pouvez clore le dossier. Cette opération est irréversible et empêche par la suite toute modification du dossier. Vous pourrez seulement effectuer des règlements. Page 100

101 Les sinistres - Trouver un sinistre Cette clôture a pour conséquence de créer les écritures d'équilibre des comptes des intervenants avec la compagnie. La clôture est obligatoire pour que la comptabilité soit équilibrée. J. Trouver un sinistre Vous pouvez procéder de la même manière que pour créer un sinistre (cf. Création p 93). Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton T r o u v e r de l'écran de gestion des sinistres. Cette fonction permet de sélectionner le contrat du client ou de choisir une A f f a i r e d ' u n a u t r e c l i e n t. Pour trouver un sinistre d'un autre client, basculez sur l'écran des clients et choisissez le sinistre. Par ailleurs un raccourci clavier CTRL+S permet de trouver un sinistre par son numéro de sinistre (N interne ou N de la compagnie). Cette recherche fonctionne selon le même principe que la recherche des contrats. K. Le relevé d'information Pour éditer un relevé d'information, vous pouvez : A partir de l'écran de gestion du contrat concerné par le relevé, cliquez sur le bouton R e l e v é A partir de l'écran d'un des sinistres de ce contrat, cliquez sur le même bouton. Ce relevé reprend les sinistres enregistrés sur le contrat et éventuellement le bonus de la fiche client. L. Le bordereau de franchises R.C. Cliquez pour imprimer le bordereau des franchises R.C. des dossiers clos pour un client ou tous. Page 101

102 Les sinistres - L'écran d'information sur le sinistre Saphir Limited M. L'écran d'information sur le sinistre Cet écran vous permet d'avoir un aperçu du contenu du dossier sinistre. Toutes les informations y sont rassemblées Page 102

103 Quittancement - Créer les pré- termes VI. Quittancement L'écran de quittancement regroupe toutes les fonctions de gestion des termes plus quelques autres de gestion de dossiers. Vous l'appelez à partir de l'écran de démarrage ou du menu É c h é a n c e s. Nous vous conseillons d'effectuer toutes ces opérations le même jour afin de vous simplifier la gestion des dates. A. Créer les pré- termes Pour créer les termes, la première chose est de créer les quittances termes. Vous ne pouvez éditer d'avis d'échéance que si vous avez au préalable créé ces quittances. Cette fonction est séparée de l'impression des avis car vous pouvez éditer plusieurs fois les avis (notamment en cas de problème d'impression) mais les quittances ne doivent être crées qu'une seule fois. De toues les façons, si vous l'exécutez plusieurs fois, les termes ne seront créés qu'une seule fois. Pour utiliser le logiciel Saphir, deux méthodes sont possibles : Soit vous avez un fonctionnement régulier et dans ce cas, le logiciel le comprendra et vous aidera à le gérer en vous proposant les bonnes dates. Soit vous avez un fonctionnement aléatoire et vous devrez saisir vous même les dates. On entend ici par fonctionnement régulier, une gestion des termes à fréquence hebdomadaire. Expliquons-nous : si vous créez vos échéances tous les 1 er du mois, certains mois, vous ne travaillerez pas ce jour car ce sera un dimanche par exemple et vous créerez vos termes le 31 ou le 2. Tandis que ci vous effectuez cette opération toutes les 2 ou 4 semaines, le même jour de la semaine (tous les lundis), Saphir enregistrera ce paramétrage et vous proposera automatiquement les dates valables. La première fois, vous saisissez les dates qui vous conviennent. Ces dates doivent être postérieures à la date du jour de manière à demander le règlement au client avant son terme. Lorsque vous validez, le logiciel Saphir enregistre le délai entre ces dates et la date du jour pour vous proposer les bonnes dates. Exemple : Imaginons que nous sommes le 01/01 et que nous demandons de créer les termes du 01/02 au 14/02. Saphir va créer les termes sur une période de 14 jours. Il faut donc répéter cette opération 14 jours plus tard soit le 15/01 (comme indiqué sur l'écran). A cette date les dates proposées par Saphir seront le 15/02 et le 28/02. Et ainsi de suite. Pour connaître et modifier ces délais appelez l'écran de paramétrage des délais (cf. La page Délais p 186). Cet écran permet aussi de verrouiller les délais pour pouvoir ponctuellement modifier les dates (rattraper les Page 103

104 Quittancement - Enregistrer les termes de la compagnie Saphir Limited semaines de décalage car un mois contient plus de 5 semaines) sans pour autant modifier le fonctionnement général. En cas d'oubli ou d'erreur, dans tous les cas le logiciel Saphir vous avertira si les termes ont déjà été créés sur certaines dates de la période choisie. Ainsi vous pourrez corriger les dates. Une fois la validation effectuée, les contrats en cours de validité sont balayés un par un et les quittances sont créées pour ceux ayant le terme sur la période. En cas de coassurance ou pollicitation, toutes les quittances annexes sont aussi créées. Un compteur vous indique le nombre de quittances créées. ATTENTION : Cette opération ne peut être effectuée qu'une seule fois. Une fois terminé, on vous propose d'imprimer la liste des quittances créées. Ce document n'a qu'une valeur interne pour connaître le travail effectué par le logiciel Saphir. Vous pouvez aussi éditer ce document par la suite en cliquant droit sur le bouton V a l i d e r de l'écran de création des termes. Sur la période, les termes seront édités. B. Enregistrer les termes de la compagnie L'étape suivante consiste à enregistrer les termes ou les comptants émis par la compagnie afin de corriger les primes calculées ou copiées à partir de la quittance précédente. Vous choisissez la compagnie et la période des termes à importer (afin que Saphir contrôle toute erreur de saisie) Vous pouvez limiter l'affichage à un seul produit de la compagnie et éventuellement au seules quittances confiées. Vous pouvez modifier le numéro compagnie de contrat si ce n'est pas déjà fait (cf. Numéro compagnie du contrat p 76). Eventuellement modifiez la date de la quittance, le bonus et l'indice du contrat. La catégorie de quittance permet de savoir si les commissions correspondent à un précompte (T), un apport (A) ou sont celles de gestion. Page 104

105 Quittancement - Enregistrer les termes de la compagnie Modifiez la prime TTC si elle n'est pas exacte. Cela aura comme conséquence de d'enregistrer le terme compagnie (si vous modifiez la prime c'est parce que vous avez le terme compagnie). Si vous ne modifiez pas la prime, vous pouvez enregistrer le terme compagnie en double cliquant sur la ligne. Il est indispensable d'enregistrer le terme compagnie sinon vous ne pourrez régler le terme à la compagnie (car la compagnie ne vous l'aura pas demandé en théorie). En cas d'erreur, double cliquez de nouveau sur le terme pour annuler l'enregistrement. Si sur le terme apparaît la commission que vous verse la compagnie, indiquez la sinon vous pourrez le faire plus tard sur cet écran en cochant la case P r i m e s s a n s c o m m i s s i o n s. Dans ce cas tous les termes de cette compagnie pour lesquels il n'y a pas de commission apparaissent. Si vous êtes en gestion directe des taxes, saisissez-les dans la colonne d o n t t a x e s sinon cette colonne est inutile. Si vous n'avez pas paramétré le logiciel pour gérer les taxes en direct, cette colonne est invisible (cf. Paramétrage de la comptabilité p 178). Il est aussi indiqué une colonne B o n u s qui vous permet, dans la mesure où un champs txtbonus existe dans le questionnaire, de saisir le bonus exacte de la compagnie. Enfin une colonne I n d i c e peut apparaître si vous l'avez demandée (cf. La page Infos comptables p 55). Vous pouvez modifié l'indice de chaque contrat et ainsi modifier les garanties et les franchises indicées. Ces modifications ne sont effectivement enregistrées que lorsque vous validez. Si vous annulez, aucun terme ne sera enregistré et vous ne pourrez pas les régler. Dès qu'un terme est enregistré, il est régularisé et la date de régularisation auprès de la compagnie est renseignée avec la date du jour. En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant avec le bouton droit vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Si un terme est absent, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur le bouton A j o u t e r T e r m e. Pour cela choisissez le mode de recherche du contrat : par N ou par client. Ensuite vous le choisissez et définissez les paramètres du terme : les dates de la quittance et des garanties, prime et commissions. Vous pouvez aussi V o i r l e c o n t r a t correspondant au terme sur lequel vous êtes positionné. Vous pouvez aussi I m p o r t e r les bordereaux de termes que peut vous envoyer la compagnie ou à partir de son Intranet. Ainsi les modifications sont automatiques et immédiates. Si vous n avez pas déjà défini les paramètres de connexion, Saphir vous demandera votre login et votre mot de passe et éventuellement d autres paramètres qui dépendent des paramètres de sécurité de l Intranet de la compagnie. Page 105

106 Quittancement - Saisir les primes et les frais de courtage Saphir Limited Pour certains Intranets, vous devrez indiquer les sections que vous souhaitez importer. Par défaut, aucune ne le sera. Vous cliquez sur les cases de couleur pour activer ou désactiver l importation des sections. Vous définissez aussi le type de commission à créer lors de l importation. Pour ce faire, choisissez la date du bordereau à importer. Vous pouvez Importer des fichiers reçu par ou directement à partir de l Intranet. Vous pouvez vérifier les termes manquants : Avant l importation, Saphir modifiera les pré-termes créés Après l importation, Saphir ajoutera les pré-termes absent. C. Saisir les primes et les frais de courtage Cet écran a une utilité limitée à deux cas : Vous n'avez pas reçu le terme compagnie mais vous souhaitez éditer l'avis d'échéance Vous ajoutez ou supprimez des frais de courtage En modifiant la prime TTC, vous modifiez la valeur qui apparaît sur l'avis d'échéance et qui est réglée par le client. Cela n'a aucune incidence sur le terme compagnie. Les frais peuvent être définis dans le commissionnement du produit (Cf. La page Frais de courtage p 153), sinon ils sont reportés par défaut à partir de la quittance précédente. Vous pouvez les contrôler ici, Page 106

107 Quittancement - Imprimer les avis d'échéance éventuellement les modifier. Si vous supprimez ces frais sur un terme, vous pouvez répercuter ceci sur le contrat afin que les prochains termes ne fassent pas apparaître de frais. Ces frais sont à ajouter à la prime TTC. Pour faciliter la lecture de ce tableau qui peut contenir un très grand nombre de terme, les premiers terme sont sur fond vert afin de les identifier. En effet, souvent, vous allez contrôler si les termes ont été correctement paramétrès, et cela, dès le premier terme. En cliquant sur un en-tête de colonne, vous triez le tableau selon cette colonne. En cliquant avec le bouton droit vous triez par ordre décroissant selon cette même colonne. Vous pouvez aussi V o i r l e c o n t r a t correspondant au terme sur lequel vous êtes positionné. D. Imprimer les avis d'échéance Maintenant, vous êtes prêts à imprimer les avis d'échéance. Cet écran propose les mêmes dates que celui de création des termes. Vous allez donc imprimer les avis des termes précédemment créés. Il vous rappelle aussi la fréquence d'impression de ces avis qui est la même que pour la création des termes Par défaut, il vous propose d'imprimer tous les avis d'échéance, pour tous les clients, tous les partenaires. Si vous êtes en gestion des partenaires, vous pouvez limiter l'impression à l'un d'entre eux. Vous pouvez aussi limiter l'impression à l'un des clients. Pour n'imprimer qu'un seul avis, allez dans l'écran de gestion des quittances (cf. Avis p 86). Ensuite, vous pouvez imprimer : les courriers aux clients (avis d'échéance avec talon de règlement) sous forme d'un courrier par contrat ou d'un par client regroupant tous ses contrats. un tableau par partenaire ou global un tableau comptable permettant de connaître les débiteurs en cours. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire sur les contrats qui n'en ont pas déjà un (cf. La page Description p 65). Page 107

108 Quittancement - Ajouter les frais aux termes Saphir Limited Le bouton P a r a m è t r e s vous donne accès aux paramètres d'impression notamment pour indiquer les éléments à imprimer ou non (cf. La page impression p 185). Un bouton permet de visualiser les prélèvement et non confiés afin de vérifier que vous ne vous êtes pas trompé lors de la saisie des contrats. Enfin vous pouvez ajouter une notes dans le gestionnaire de contacts de chaque client indiquant qu'un avis d'échéance de tel contrat a été imprimé aujourd'hui. Vous gardez ainsi la trace. Pour imprimer les avis d échéance directement dans Word, créez la maquette dans l écran d une quittance. Puis dans l écran des avis d échéance, faites un clic-droit sur le bouton V a l i d e r. Vous pouvez choisir la destination par défaut de l impression. Si vous cliquez sur Word, choisissez la maquette. Désormais, les avis d échéance seront imprimés ici directement dans Word. Vous pourrez faire de même avec les relances, les mises en demeure et les renouvellements. Les avis sont triés partenaire par partenaire si vous en avez plusieurs pour vous faciliter les envois si ce sont vos partenaires qui effectue l'acheminement des avis. Cette opération peut être réalisée autant de fois que vous le souhaitez. E. Ajouter les frais aux termes Si vous gérez vous-même les relances, mises en demeure et renouvellements de contrat, vous pouvez ajouter des frais. Ces frais sont inclus dans les frais de courtage Pour les modifier, utilisez l'écran des produits et La page Frais de courtage p 153. Ces frais se décomposent en deux parties : Vos frais de courtage que vous paramétrez sur cet écran et qui sont identiques sur tous les contrats Dans le cas des mises en demeure, les frais des compagnies qui se gèrent sur la fiche de la compagnie (cf. La page Infos comptables p 55). Ils sont appliqués selon la compagnie de la quittance. ATTENTION : cette opération ne doit être effectuée qu'une seule fois et ne peut être annulée Les quittances prises en compte sont celles qui n'ont pas été réglées sur la période d'échéance du terme donnée. La gestion de ces dates est identique à celle des avis d'échéance. Page 108

109 Quittancement - Imprimer les relances F. Imprimer les relances Selon le même principe que pour l'édition des avis, vous pouvez éditer des relances. Ces courriers se distinguent par l'intitulé (Relance), et le texte rappelant les obligations du client. Les dates se gèrent selon le même principe, seuls les délais changent. G. Imprimer les mises en demeure Selon le même principe que pour l'édition des avis, vous pouvez éditer des mises en demeure. Ces courriers se distinguent par l'intitulé (Mise en demeure), et le texte précisant les délais avant résiliation. Les dates se gèrent selon le même principe, seuls les délais changent. Vous pouvez aussi imprimer le tableau. H. Imprimer les renouvellements de contrat Nous avons vu que les contrats pouvaient avoir un renouvellement manuel (cf. La page Règlement p 68). Il convient donc d'éditer un courrier demandant au client s'il souhaite renouveler son contrat. Les courriers sont semblables aux avis d'échéance, et selon le même principe vous pouvez éditer un tableau afin de faciliter le démarchage direct. Selon le même principe que pour l'édition des avis, vous pouvez éditer des propositions de renouvellement. Ces courriers se distinguent par l'intitulé (Renouvellement), et le texte. Les dates se gèrent selon le même principe, seuls les délais changent. Par défaut, ils sont les mêmes que ceux des avis d'échéance. Vous pouvez aussi imprimer le tableau. Page 109

110 Comptabilité - Enregistrer un règlement Saphir Limited VII. Comptabilité Cet écran regroupe toutes les fonctions 'globales' de comptabilité. Certaines opérations ponctuelles comme l'encaissement d'un règlement client peuvent être faîtes à partir d'autres écrans. Vous accédez à cet écran à partir de l'écran de démarrage. Toutes ces fonctions se retrouvent dans le menu C o m p t a b i l i t é Nous vous conseillons d'effectuer ses opérations dans l'ordre indiqué, qui est l'ordre logique et celui des boutons sur l'écran. A. Enregistrer un règlement Pour enregistrer un règlement, quel qu'il soit, on vous indique le compte que devra être débité : vous pouvez le modifier parmi ceux proposés dans la liste déroulante. L'ordre et le montant à rédiger. Vous pouvez, en option, imprimer une lettre chèque personnalisée. Imprimez la avant de v a l i d e r sinon il sera trop tard. Indiquez, ou corrigez l'adresse à laquelle sera envoyée cette lettre chèque. Ensuite, validez. Les écritures sont créées en comptabilité et le lettrage est effectué. La méthode est identique pour un remboursement. B. Opérations comptables Ces opérations concernent tous les règlements encaissés ou effectués, en interne ou non. 1. Règlements par les clients Cette fonction est une fonction globale de règlement aux clients : elle permet d'enregistrer les règlements de plusieurs clients, les uns à la suite des autres. Cette fonction pourra être effectuée après avoir reçu le courrier et les règlements. Cela vous évite d'accéder à divers écrans ou fiches. Vous choisissez le client dans la liste, l'écran de règlement apparaît. Puis la liste réapparaît, ainsi de suite jusqu'à ce que vous annuliez le choix d'un client : la fonction s'arrête. Pour plus de détails sur la fonction d'enregistrement d'un règlement à proprement parler, voir le chapitre Règlement par le client p Bordereau de remise de chèques En fin de journée, vous pouvez éditer un bordereau de remise de chèque. En cas d'erreur, vous pouvez ré-éditer le bordereau mais décochez la case S e u l e m e n t l e s c h è q u e s n o n r e m i s. Le bouton D u p l i c a t a permet de choisir un bordereau et de le réimprimer. Cette contrainte est due au fait de pouvoir éditer plusieurs fois le même bordereau en cas de problème d'impression. Si un chèque a permis de régler des quittances de différents clients, un seul chèque apparaîtra sur le bordereau dans la mesure où vous avez renseigné le même numéro du chèque et le même établissement bancaire pour les deux règlements. Choisissez la compagnie pour laquelle vous allez éditer le bordereau. Si vous encaissez toutes vos primes sur le même compte bancaire, choisissez en une au hasard. Pour éditer le bordereau de remise de chèque du compte de comptabilité générale, cliquez sur A n n u l e r. Page 110

111 Comptabilité - Opérations comptables Choisissez la période sur laquelle vous avez effectué des règlements et vous souhaitez porter les chèques à votre banque. Choisissez le compte à éditer. SI vous avez utilisé un compte d attente pour la remise de chèque, celui-ci sera automatiquement pris en compte. Une fois le bordereau imprimé, si tout c est bien passé, vous pouvez le valider. Cette opération est nécessaire pour ne pas réimprimer plusieurs fois le même bordereau et générer les écriture dans le cas de l utilisation du compte d attente. 3. Remboursement aux clients Cf. Rembourser p Bordereau de règlement aux compagnies Cet écran vous permet d'imprimer un tableau regroupant, pour chaque compagnie, le montant à régler à celle-ci. Il permet d'avoir une vue synthétique des opérations à réaliser. Ensuite, vous pouvez accéder à chaque compagnie comme indiqué ci-dessous. 5. Règlements aux compagnies Vous choisissez une compagnie ou toutes les compagnies puis l'écran suivant s'affiche. Il est conseillé de cocher la case T o u t e s l e s c o m p a g n i es et de v a l i d e r, ainsi chaque compagnie ayant des quittances à régler sera affichée tandis que les autres sans quittances seront omises : cette méthode est la plus rapide et la plus sure. Sinon, utilisez le tableau comme indiqué dans le paragraphe précédent, et choisissez les compagnies une à une. Ensuite vous définissez les paramètres à utiliser pour le bordereau : Page 111

112 Comptabilité - Opérations comptables Saphir Limited La valeur à prendre en compte si vous prélevez les commissions avant le reversement ou non Quittances soldées par le client (reste = 0) Quittances confiées ou non Quittances primes et/ou règlements sinistres Date limite des quittances ou des régularisations client : au delà de cette date, les quittances ne seront pas vérifiées. Ensuite vous choisissez le document : V a l i d a t i o n d e s b o r d e r e a u x : l'écran ci-dessous apparaît qui vous permet de choisir les quittances, d'imprimer le bordereau correspondant et d'enregistrer le règlement comptable D u p l i c a t a d ' u n b o r d e r e a u : Imprimer un bordereau validé précédemment S y n t h è s e c o m p t a b l e : tableau de toutes les compagnies pour lesquelles il y a un reversement à faire avec le montant total du reversement ainsi que le nombre de quittances correspondant E c a r t s d e c o m m i s s i o n s : tableau des commissions partiellement réglées par la compagnie : il permet d'enregistrer les écart entre le logiciel et le bordereau compagnie. Vous pouvez éventuellement choisir si vous souhaitez les quittances comptants et termes ou les sinistres (cf. La page Infos comptables p 55). L'écran vous affiche toutes les quittances régularisées auprès de la compagnie (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). Les quittances non confiées pour lesquelles vous avez dû enregistrer un règlement apparaissent aussi, toujours sur fond vert puisque normalement vous n'auriez pas dû enregistrer ce règlement (cf. Règlement par le client p 87). Les quittances régularisées auprès du client (soldées) sont sur fond vert et sont prêtes à être réglées. Vous pouvez désélectionner toutes les quittances en cliquant sur le bouton E f f a c e s é l e c t i o n. Celles qui n'ont pas été réglées par le ou au client sont en texte rouge. Le type de quittance (affaire nouvelle, terme, sinistre) permet d'identifier clairement l'objet de celle ci. En plus vous pouvez cliquer sur le bouton V o i r q u i t t a n c e pour visualiser l'aperçu de la quittance correspondant à la quittance actuellement sélectionnée. Page 112

113 Comptabilité - Opérations comptables Vous pouvez décocher tout ou partie des lignes que Saphir a coché, pour ne valider qu une quittance ou seulement à partir d une date donnée, jusqu à celle indiquée au dessus. Si vous avez paramétré la compagnie, vous pouvez importer les règlements à partir de l Intranet de la compagnie. Pour cela cliquez sur le bouton I m p o r t a t i o n et suivez la procédure. Il est possible que le format de l Intranet de la compagnie change alors n hésitez pas à nous le signaler pour que l on modifie la procédure. Les administrateur peuvent modifier les paramètres de la quittances si une erreur s est glissée au moment de la saisie. Faites un clic-droit dans la colonne Montant et modifiez les valeurs Ce bouton permet d afficher les informations détaillée de la quittance sélectionnée : Vous pouvez ajouter ou ôter des quittances en cochant ou décochant la case à cocher respective de chaque quittance. Le montant du règlement à effectuer est indiqué dessous. Une liste déroulante vous permet de ne sélectionner que les primes, que les commissions ou les primes entières selon ce que vous réglez à la compagnie. Si le total est négatif, vous encaisserez le règlement. Page 113

114 Comptabilité - Opérations comptables Saphir Limited Une fois sélectionnées, vous pouvez imprimer un état des quittances qui vont être réglées afin de le joindre à votre règlement : cliquez sur le bouton I m p r i m e r. Ce bordereau sera automatiquement affiché si vous ne le faites pas, à la fin de la validation et enregistré dans la GED de la compagnie. Enfin V a l i d e z pour enregistrer le règlement. Si vous modifiez le m o n t a n t du règlement, le solde est enregistré en commission de cette compagnie. Vous pouvez revenir sur le tableau précédent en cliquant sur le bouton V o i r t a b l e a u. 6. Transfert des commissions Les commissions sont calculées en deux étapes : Elles sont estimées en fonction de la prime H.T. et du taux de commission (cf. La page Règlement p 68) lors de la régularisation auprès du client (lorsqu'il solde la quittance). Elles sont corrigées lorsque vous les enregistrez à partir des quittances ou de vos bordereaux dans l'écran de d'enregistrement des termes compagnies (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). On appelle transfert des commissions le fait de transférer les commissions vous étant dues, de la comptabilité compagnie vers la comptabilité générale. Ce transfert peut être fait avant même de recevoir le bordereau de commissions dans la mesure où les saisies (cf. ci-dessus) sont correctes. Lors de la correction, le transfert effectuera l'opération comptable de correction nécessaire. Pour ce faire, vous choisissez une compagnie mais pour des raisons de simplicité, comme pour le règlement aux compagnies, vous cochez la case T o u t e s l e s c o m p a g n i e s. Dans ce cas vous ne ferez qu'un seul règlement. Ensuite, on vous demande d'effectuer d'un règlement de transfert de fond entre vos deux comptes. Page 114

115 Comptabilité - Opérations comptables Vous pouvez éditer le bordereau correspondant pour avoir le détail des quittances dont les commissions sont transférées. Sur ce bordereau, pour savoir si la commission est calculée ou corrigée, seules les secondes ont une date de régularisation. Vous pouvez éditer un duplicata d un bordereau passé. Pour cela choisissez une date dans la liste des bordereaux enregistrés, puis validez. Un duplicata n est possible que si la comptabilité est gérée. 7. Vérification des commissions Cet écran permet de visualiser les quittances pou lesquelles il n'a pas perçu ses commissions, et cela pour deux raisons : Le clients n'a pas soldé la quittance, donc les commissions sont bloquées, même celles qui sont calculées. Lorsque la quittance a été régularisée par le client, vous avez répondu N o n à la question P e u t - o n r é g l e r l e s c o m m i s s i o n s a u p a r t e n a i r e. Page 115

116 Comptabilité - Bordereaux comptables Saphir Limited C'est notamment dans ce dernier cas que vous devez venir sur cet écran pour relancer le processus comptable. Pour cela double-cliquez sur la quittance et validez l'écran. Une opération équivalente mais individuelle consiste à cliquer sur le bouton R é g u l a r i s a t i o n partenaire dans la barre d'outils de l'écran Q u i t t a n c e. Le bouton Voi r c o n t r a t permet d'afficher l'aperçu du contrat correspondant à la quittance sélectionnée. Pour changer de partenaire, validez et rappelez cet écran. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez effectuer le règlement. Cet écran ne fait que préparer l'opération de règlement qui suit. Il est clair que cette opération est facultative dans la mesure où vous répondrez O u i à la question citée cidessus.. 8. Règlements aux partenaires Si vous gérez des partenaires et leur commissionnement, et uniquement dans ce cas, vous devez effectuer le règlement de celles-ci. Pour ce faire, choisissez un partenaire ou tous. Comme pour les compagnies, afin d'en n'oublier aucun, cochez la case T o u s l e s p a r t e n a i r e s. Ensuite pour chaque partenaire, on vous demande d'effectuer un règlement des commissions avec possibilité d'imprimer le bordereau des quittances correspondantes. Vous pouvez éditer un duplicata d un bordereau passé. Pour cela choisissez une date dans la liste des bordereaux enregistrés, puis validez. Un duplicata n est possible que si la comptabilité est gérée. 9. Règlement des taxes Si vous gérez les taxes en direct pour certains contrats, vous devez effectuer un règlement des taxes au Trésor Public. Vous pouvez imprimer un bordereau des quittances relatives à ce règlement. Ce bordereau est à usage interne car ce n'est pas celui demandé par l'administration (cf. Bordereaux de grand compte p 120). C. Bordereaux comptables Vous pouvez imprimer toute une série de bordereaux en fonction de différentes dates, et selon de nombreux critères selon l'écran. Ces bordereaux sont imprimables à partir du menu A n a l y s e e t s t a t i s t i q u e s Page 116

117 Comptabilité - Bordereaux comptables 1. Bordereau de production a) Analyse de l activité Ce tableau affiche activité présente depuis les dernières semaines. Cela vous donne une vision complète de l activité de votre cabinet, notamment si vous avez des collaborateurs qui enregistrent les contrats ou les résiliations : tout est centralisé ici b) Production - Comptabilité Pour accéder à cet écran, vous pouvez : A partir du menu A n a l y s e s, choisir S t a t i s t i q u e s d u n c l i e n t, d u n e c o m p a g n i e, d u n p a r t e n a i r e Cliquez sur ce bouton à partir des écrans de gestion des clients, compagnies ou partenaires. Page 117

118 Comptabilité - Bordereaux comptables Saphir Limited Si la sélection (le client, la compagnie ou le partenaire) ne vous convient pas, cliquez sur le bouton correspondant à l'étendue que vous souhaitez et choisissez dans la liste le client, la compagnie ou le partenaire. Vous pouvez aussi cocher la case T o u s pour imprimer un état global pour tous. Ensuite, choisissez le type d'état : Production ou Comptabilité. Puis le format : Détail ou Synthèse (seulement les cumuls). Cochez les cases optionnelles pour limiter l'état aux critères définis. En comptabilité, vous pouvez éditer trois types de bordereaux : Bordereau comptable : liste des quittances Bordereau de coût : ce que cela coûte au client (primes, sinistres, franchises, ) Bordereau de marge : ce que cela vous a rapporté (primes, rabais, pertes, ) Sur cet écran, vous ne pouvez pas définir de période de validité. c) Tableaux Excel Vous pouvez générer 3 tableaux Excel relatifs à votre activité : en nombre d affaires ou en valeur, et un autre relatif à la prévision de trésorerie basé sur le paramétrage des commissions et les contacts actifs à ce jour. Bien sur, ces fonctions ne sont disponibles que si vous avez Excel installé sur votre machine. Ces classeurs ne sont pas enregistrés dans la GED. d) Production Cet écran est appelé à partir du menu A n a l y s e s. Si vous gérez un réseau de partenaires vous pouvez limiter les statistiques à un seul partenaire ou non en choisissant T o u s. Vous pouvez aussi cocher la case C o n s o l i d é pour cumuler tout sur le même document Détaillons les statistiques : Production : nombre et chiffre d'affaires des contrats par branches de produits pour des souscriptions dans Saphir pendant la période définie répartis par type d'affaire : affaires nouvelles, avenants, suspensions, sinistres, Page 118

119 Comptabilité - Bordereaux comptables Encaissement : identique au précédent mise à part que les dates prises en compte sont celles des règlements enregistrés en comptabilité. Prod Compagnie : statistiques de production comme indiquée ci-dessus regroupées par compagnies. Prod C.S.P. : statistiques de production comme indiquée ci-dessus regroupées par catégories socioprofessionnelles (limité aux particuliers). Émissions : liste des souscriptions par le logiciel sur la période définie. Souscription : statistique sur les proportions de souscriptions par rapport aux projets, par branches de produits. Cela n'a d'intérêt que si vous gérez vos projets. Un tableau vous indique aussi la part de prospects dans votre fichiers clients ainsi que celles de particuliers. Échéance : Liste des contrats à échéance le mois de la date de début de période. 2. Bordereaux des émissions courtages Vous pouvez éditer les bordereaux suivants : Affaires nouvelles souscrites Avenants souscrits Affaires échues : quittances termes Quittances arriérées : quittances relancées (selon période de relance) Contentieux : quittances mises en demeure Sinistres Les quittances prises en compte doivent avoir été créées par le logiciel Saphir pendant la période définie. Cette période est de un mois et peut commencer à un jour déterminé de chaque mois. Ce jour est enregistré et vous est proposé chaque mois (cf. La page Délais p 186). Vous pouvez choisir une seule compagnie ou en cochant la case T o u t e s, vous sortirez un bordereau pour chacune des compagnies. Enfin, en cochant la case M ê m e l e s a f f a i r e s n o n r é g u l a r i s é e s, comme son nom l'indique, vous pouvez imprimer toutes les quittances. Il n'est pas possible d'imprimer tous les bordereaux en une seule opération. 3. Bordereaux de situation comptable Ces bordereaux aident à la gestion des dossiers en souffrance. Ils vous permettent d'effectuer des relances directes auprès des clients sur des problèmes précis : Appels de prime non réglés : liste des quittances pour lesquelles vous n'avez reçu aucun règlement, ni acompte. Quittances non entièrement réglées : liste des quittances pour lesquelles vous n'avez encaissé qu'un acompte et vous êtes en attente du solde. Quittances compagnies en attente : liste des quittances réglées par les clients et pour lesquelles vous n'avez pas reçu de quittance compagnie. Vous avez un état pour chaque compagnie. Quittances courtage non régularisées : liste des quittances réglées par le client mais qui n'ont pas été régularisées. Ceci peut se produire lorsque vous avez un réseau de partenaires. Règlements clients en attente : Liste des quittances termes ou comptants, non soldées. Page 119

120 Comptabilité - Bordereaux comptables Saphir Limited Ces bordereaux balayent toutes les quittances jusqu'à une date donnée afin de jamais laisser d'anciennes quittances de côté : sécurité maximale. 4. Bordereaux des émissions par les compagnies Ces bordereaux sont équivalents aux précédents tant sur la forme que le choix des critères. La différence porte sur les dates prises en compte : ici c'est la date d'enregistrement de la quittance compagnie. 5. Bordereaux d'encaissement par les compagnies Ces bordereaux sont différents des précédents dans la mesure où il ne prennent pas en compte la date prévues des règlements (date de régularisation) mais la date réelle issue de la comptabilité. Les temps de calcul sont plus longs car les écritures correspondantes sont recherchées mais le résultat est plus précis. 6. Bordereaux aux partenaires Lorsque vous gérez un réseau de partenaires, vous pouvez imprimer des bordereaux de production ou comptables : Affaires nouvelles en attente : non régularisées par le client. Affaires nouvelles régularisées : régularisées par le client. Avenants régularisées : avenants régularisés par le client. Quittances termes : termes régularisés. Quittances arriérées : comptants et termes non régularisés par le client. Quittances réglées : comptants et termes réglées au client. Lorsque le contrat est régularisé auprès du client, le logiciel Saphir vous demande s'il peut régler les commissions au partenaire. Cette date est prise en compte dans la période que vous définissez. Si vous choisissez T o u s les partenaires, un bordereau sera imprimé pour chacun des partenaires ayant des affaires. 7. Bordereaux de grand compte On appelle bordereaux de grand compte les documents que l'on vous demande lorsque vous êtes en grand compte avec une compagnie : les prises de garantie sont implicites, la compagnie contrôle la production à partir de ces bordereaux précis et complets de toutes les affaires. Page 120

121 Comptabilité - Bordereaux comptables Ces bordereaux sont aussi utiles pour la gestion directe des taxes. Il existe trois formats de bordereaux grand compte : Ventilation des garanties : tableau indiquant pour chaque affaire les garanties souscrites. Ventilation des primes : tableau indiquant pour chaque affaire les primes relatives à chacune de ces garanties souscrites. Ventilation des taxes : tableau indiquant pour chaque garantie, la prime, les taxes et le montant T.T.C. Il est possible de faire apparaître l'assistance automobile et les taxes attentats à part. Pour cela vous devez : Choisir une compagnie : si vous cochez T o u s vous aurez un tableau de ventilation des taxes (et seulement celui-ci) regroupant toutes les affaires de toutes les compagnies. Choisir le produit : si vous cochez T o u s vous aurez un tableau de ventilation des taxes (et seulement celui-ci) regroupant toutes les affaires de tous les produits de cette compagnie. Quel document : voir ci-dessus si vous n'avez pas coché T o u s. Quelles affaires : affaires nouvelles ou avenants Ensuite définissez la période pendant laquelle les affaires ont été régularisées auprès de la compagnie : Si vous êtes en grand compte, c'est la date de régularisation client Sinon (gestion directe des taxes), c'est la date d'enregistrement de la quittance compagnie 8. Bordereaux sinistres Vous pouvez imprimer une série de bordereaux de règlement des sinistres afin de suivre les règlements que vous auriez pu oublier. En cochant la case S e u l e m e n t l e s d o s s i e r s c l o s, vous pouvez connaître la liste des règlements non effectués sur des dossiers théoriquement terminés. Vous choisissez un ou tous les bénéficiaires de ces règlements. Page 121

122 Comptabilité - Transfert de fonds entre banques Saphir Limited D. Transfert de fonds entre banques Vous pouvez automatiser les transferts de fonds entre vos différents comptes bancaires notamment si vous effectuez des règlements en Euros. Pour cela choisissez la comptabilité à prendre en compte : compagnie ou générale. Ensuite, vous choisissez les comptes à prendre impliqués dans ce transfert de fonds. Le logiciel calcule automatiquement le nombre de quittances concernées et le compare au solde comptable. En cas d'écart, il est affiché. Validez et le règlement est effectué. E. Voir les opérations de la comptabilité générale Sur l'écran de comptabilité, un bouton permet d'afficher l'écran ci-dessous et de visualiser les opérations comptables des comptes de la comptabilité générale. Vous choisissez un compte dans la liste ou vous tapez son code. Puis vous validez : les écritures de ce comptes apparaissent. Pour changer de compte cf. Les fonctions p 26. Page 122

123 Prospection commerciale - Gérer les prospects VIII. Prospection commerciale Un module de prospection commerciale est disponible en option. Il vous permet d'importer des données dans le fichier des clients, de faire des mailings sous diverses formes, de faire un suivi des rendez-vous et de purger les prospects en fin de campagne. Nous allons détailler cela dans l'ordre. A. Gérer les prospects Les prospects sont considérés comme des clients qui on un ou plusieurs projets non souscrits. Un client qui a un projet non souscrit peut apparaître dans le fichier des prospects (c est la même fiche) : le client/prospect partage donc sa GED et son gestionnaire de contacts. Pour créer un prospect, vous devez allez sur l écran de gestion des prospects et cliquer sur C r é e r. Vous pouvez aussi les importer par : des fichiers (cf. Importer un fichier p 124) Internet (cf. Télécharger des prospects p 126) des s (cf. Importer un prospect par p 124) Page 123

124 Prospection commerciale - Importer des prospects Saphir Limited L écran de gestion permet de gérer les prospects, et pour chacun d eux, ses projets (s il a déjà des contrats signés, ou lorsqu un projet est signé, il disparaît de cette liste pour apparaître sur la fiche du client). 1. Créer un prospect par Cliquez sur le bouton Créer situé en bas de l écran (dans la zone Action sur les projets) puis choisissez d importer les s. Selon le paramétrage défini (cf. Paramétrage des de prospects p 187), les prospects et les projets sont importés. 2. Etat des dossiers Une fois importé, il faut traiter les projets créés. Pour cela 3 filtres existent pour afficher les dossiers à traiter : Prospects d un jour (tous ceux reçu à une date donnée) Prospects sans calcul (ceux ayant un projet dont la date de calcul est vide) Prospects sans proposition (ceux ayant un projet dont la date de proposition est vide mais pas celle de calcul) Cliquez sur le bouton T r o u v e r, et sélectionnez le filtre voulu. 3. Calcul des projets Vous pouvez effectuer une série de calculs sur les projets. Ces calculs doivent être fait dans Excel. Saphir va envoyer les données dans Excel, lancer une macro puis récupérer les données qu il va mettre dans le projet. La macro sera appelée dans le cadre du paramétrage des la prospection de la branche ou du produit (cf. Paramétrage des de prospects p 187). B. Importer des prospects Pour importer des prospects dans le fichier des clients, vous pouvez utiliser un fichier, ou les récupérer sur Internet. 1. Importer un prospect par Si vous avez un site Internet avec un questionnaire que remplissent les visiteurs, celui-ci peut-être envoyé par . Lorsqu il arrive dans Outlook, vous devez créer une règle pour qu il arrive dans dossier d Outlook spécifique. Ensuite selon le paramétrage défini (cf. Paramétrage des de prospects p 187), les prospects et les projets sont importés en cliquant sur le bouton C r é e r, en bas de l écran de gestion des prospects. 2. Importer un fichier Vous pouvez importer des fichiers aux formats suivants : Excel XLS, seule la première feuille est utilisée Page 124

125 Prospection commerciale - Importer des prospects DBF ou DBase, le format le plus sur TXT, format de texte délimité par tabulation, virgule ou point-virgule, et éventuellement un délimiteur de texte. Si vos fichiers ne sont pas dans l'un des formats vous devez les convertir avec Excel par exemple ou appeler le service technique. Vous allez importer les fichiers un par un. D'abord vous choisissez la table de la base de données de Saphir dans laquelle vous allez importer vos données. Ensuite sélectionnez le format dans la zone T y p e et votre fichier comme indiqué ci-dessous Ensuite, selon le format, vous devez répondre à certaines questions et définir certains paramètres comme dans le cas de l'importation d'un fichier texte délimité indiqué ci-dessous. Détaillons le : Le délimiteur de champs est le caractère utilisé pour séparer les données de chaque champ. Généralement c'est la tabulation. Le délimiteur de texte est un caractère facultatif situé de par et d'autre des champs de type texte. S'il existe il doit être supprimé. Enfin indiquez si la première ligne contient les noms des champs : dans ce cas ce ne sont pas des données à importer. Dans tous les cas, les fichiers seront lus et transformés en tableau, avec un prospect par ligne et une donnée par colonne. Ensuite vous devez définir les correspondances entre les champs de la table de Saphir et ceux de votre fichier, ainsi même si la structure de votre fichier est très différente, vous pourrez toujours récupérer un maximum d'information et éviter ainsi une saisie laborieuse. N'en n'oubliez aucun car sinon il vous faudra recommencer toute l'importation. Vous pouvez, à titre de vérification ou de contrôle, v o i r l e f i c h i e r à i m p o r t e r. Vous visualisez les données telle qu'elles ont été lues dans votre fichier et prêtes à être copier dans la table. Lorsque vous validez, Saphir vous demande un code identifiant les fiches importées. Ce code est indispensable pour reconnaître les fiches importées sinon vos mailings porteront sur la totalité du fichier même si certains prospects, de part leur profession par exemple, ne sont pas des destinataires. Si vous avez plusieurs fichiers à importer, vous pouvez créer un m o d è l e que vous réutiliserez par la suite pour chaque fichier de structure identique. Page 125

126 Prospection commerciale - Importer des prospects Saphir Limited 3. Télécharger des prospects Nous allons étudier le téléchargement de prospects à des fin d'action commerciale, mais cette procédure peut être utilisée pour importer aussi des compagnies, des partenaires ou des tiers de sinistres (garagistes, réparateurs, experts, ). Pour cela, vous commencez par sélectionner une activité professionnelle dans liste. Ensuite vous choisissez un département ou une région (s'il y a trop de professionnels dans la région choisie, la recherche ne peut aboutir, il faut choisir chaque département, un par un). Ensuite définissez le N b d e t e n t a t i v e s qui indique combien de fois on redemande au serveur la réponse en cas de rupture (entre 1 et 5). ATTENTION : au bout d'un certain nombre d'interrogations, le serveur peut se bloquer et aucune requête n'aboutit. La seule solution est de changer d'adresse IP publique : c'est une protection contre le piratage. La prochaine fois, espacez vos interrogations d'une heure. Pour ça deux solutions : Soit vous attendez 24 h Soit vous réinitialisez votre connexion Internet (de votre modem, pas celle de votre carte réseau). Ensuite l'importation s'effectue et vous avez la fenêtre de résultats. Cette fenêtre donne la liste des adresses trouvées. Souvent des professionnels ne sont pas à leur place et polluent les prospects que vous recherchez. Cette liste vous permet de désélectionner ceux que vous ne voulez pas. La paramétrage de recherche de doublons peut aussi améliorer les performances (cf. Paramétrage de la recherche d adresse sur Internet p 175). Ensuite vous choisissez dans quelle table vous souhaitez importer ces prospects. Pour les campagnes de prospections, seules la table P r o f e s s i o n n e l s est utile. Page 126

127 Prospection commerciale - Les mailings Vous indiquez aussi un I d e n t i f i a n t. Ce code est indispensable pour reconnaître les fiches importées sinon vos mailings porteront sur la totalité du fichier même si certains prospects, de part leur profession par exemple, ne sont pas des destinataires. C. Les mailings Vous pouvez adresser divers messages à ces prospects : des courriers avec Word des fax avec Windows XP des s 1. Les courriers avec Word Vous commencez par indiquer l'identifiant défini lors de l'importation ou le téléchargement des prospects : il permet de cibler les prospects et ne pas utiliser tout le fichier. Ensuite vous choisissez le fichier à utiliser, à créer ou à modifier pour effectuer la fusion. Le principe est le même que pour une impression vers Word (cf. L'impression p 18) : vous utilisez la fusion-publipostage de Word. 2. Faxer un document Cette fonction nécessite un modem-fax installé sur l'ordinateur ainsi que Windows XP ou ultérieur. Vous commencez par indiquer l'i d e n t i f i a n t défini lors de l'importation ou le téléchargement des prospects : il permet de cibler les prospects et ne pas utiliser tout le fichier. Puis vous indiquez si vous voulez s e u l e m e n t l e s p r o s p e c t s (ceux qui n'ont pas déjà souscrit un contrat) ou tous les prospects concernés par le identifiant. Vous pouvez aussi limiter à ceux qui n'ont pas d' de manière à faire un ing complémentaire (pas de double envoi). Ensuite vous choisissez le f i c h i e r à f a x e r. Il sera identique pour tous les destinataires. Vous pouvez v o i r l e s d e s t i n a t a i r e s qui recevront le document. Il est conseillé de f a i r e u n t e s t pour vérifier la présentation du document. Sinon vous pouvez V a l i d e r pour lancer les fax. Cette procédure utilise la console de fax de Windows. Elle vous permet de suivre l'avancée des envois ainsi que les échecs. Page 127

128 Prospection commerciale - Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global Saphir Limited 3. Envoi d' s Cette fonction nécessite d'indiquer l'adresse du serveur SMTP (cf. Paramétrage de l'accès à Internet p 189). Vous commencez par indiquer l'i d e n t i f i a n t défini lors de l'importation ou le téléchargement des prospects : il permet de cibler les prospects et ne pas utiliser tout le fichier. Puis vous indiquez si vous voulez s e u l e m e n t l e s p r o s- p e c t s (ceux qui n'ont pas déjà souscrit un contrat) ou tous les prospects concernés par le identifiant. Vous pouvez aussi limiter à ceux qui n'ont pas de fax de manière à faire un mailing par fax complémentaire (pas de double envoi). Ensuite vous choisissez le f i c h i e r à envoyer. Il sera identique pour tous les destinataires. Vous pouvez v o i r l e s d e s t i n a t a i r e s qui recevront le document. Il est conseillé de f a i r e u n t e s t pour vérifier la présentation du document. L'objet du mail est le nom du fichier. Renommez celui-ci pour avoir un objet cohérent avec le message à transmettre. Sinon vous pouvez V a l i d e r pour lancer les mails. D. Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global Par le calendrier global, vous suivez tous vos rendez-vous (prospection ou autre) Page 128

129 Prospection commerciale - Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global Cet écran est divisé en 3 parties : Le calendrier du mois en cours L'agenda de la semaine La liste des tâches Le menu des fonctions du calendrier En cliquant sur l'icône, vous imprimez les rendez vous selon les paramètres indiqués dans l écran. En cliquant sur l'icône, masquez les rendez-vous dont le type est masquable et qui sont marqués comme terminés. 1. Le calendrier mensuel Le calendrier du mois fait apparaître les rendez-vous que vous avez en affichage le jour en g r a s. Si un rendez-vous est défini pour la j o u r n é e e n t i è r e, la couleur de fond du jour indique ce rendez-vous. Cliquez sur une date pour changer l'agenda de la semaine. Des flèches de part et d'autre du mois vous permettent de changer de mois. En double cliquant sur le nom du mois, vous pouvez choisir le mois. Pour ajouter un rendez-vous pour une journée entière, cliquez sur le jour en question et faites un clic droit. Là vous choisissez le type de rendez-vous à créer parmi la liste (que vous pouvez modifier cf. ci-dessous). Il est indiqué dans l'agenda hebdomadaire, en en-tête de la journée. 2. L'agenda hebdomadaire Cet agenda vous indique à la manière d'outlook, vos rendez-vous et tous les évènements générés par Saphir. Il peut se présenter sous deux formes : L'agenda de l'utilisateur en cours pour tous les jours d'une semaine L'agenda d'une journée pour tous les partenaires pour lesquels on a défini une position dans l'agenda (cf. La page Coordonnées p 46). Page 129

130 Prospection commerciale - Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global Saphir Limited Pour en A j o u t e r un nouveau rendez-vous, sélectionnez le créneau horaire, puis faites un clic-droit sur cette zone. Vous choisissez le type de rendez-vous à créer parmi la liste (que vous pouvez modifier cf. cidessous). Pour saisir les détails de ce rendez-vous, double cliquez dessus et l'écran ci-contre apparaît. Vous pouvez ainsi définir précisément les dates et heures de début et de fin, le titre (affiché sur l'agenda). Vous pouvez le relier à un client, prospect, compagnie, partenaire, Cliquez sur le bouton et choisissez la personne. Vous pouvez aussi en ajouter une nouvelle, qu'elle soit en rapport avec votre clientèle ou non : les prospects ajoutés ici ne sont pas dans le fichier des clients. Pour changer le personne, faites un clic droit Si vous ajoutez un nouveau prospect, un écran vous permet de saisir ses coordonnées. Les prospects du calendrier global ne sont pas dans le fichier des clients car vous pouvez enregistrer d'autres contacts que la prospection (comptable, banquier, syndic, ). Toutefois, l'objet principal est bien sur de saisir des prospects que vous pourrez par la suite intégrer à votre fichier de clientèle (cf. Particuliers et professionnels p 35) Pour saisir un rendez-vous sur la journée entière, utilisez le calendrier mensuel. Pour S u p p r i m e r un rendez-vous, faites un clic droit dessus et sélectionner D é t r u i r e dans le menu. Vous pouvez D é p l a c e r un rendez-vous en le faisant glisser par sa barre bleu vers un autre créneau horaire. Pour changer de semaine, double cliquez dessus et modifiez la date. ATTENTION : Par défaut, vous ne pouvez pas modifier les rendez-vous passé. Il faut modifier le paramétrage (cf. ci-dessous). Les évènements générés par Saphir apparaissent aussi dans cet agenda. Notamment les impressions : elles apparaissent sous forme d'un bandeau bleu vertical. Vous pouvez indiquer plusieurs évènements à la même heure. Ils seront placés côte à côte dans la cellule. 3. La liste des tâches Cette liste vous permet d'établir des échéances à plus long terme que la semaine que vous voyez et pour des opérations qui sont longues à réaliser. Pour ajouter une nouvelle tâche cliquez sur l'icône. L'écran de saisie s'ouvre pour indiquer tous les éléments de la tâche. La date d'échéance vous sera rappelée dans la liste par un feu vert (avant le terme), orange (le jour du terme) ou rouge (après le terme). Page 130

131 Prospection commerciale - Le suivi des rendez-vous sur le calendrier global Vous pouvez aussi attacher chaque tâche à un client ou prospect. Lorsqu'elle est marquée T e r m i n é e, la tâche disparaît de la liste. Pour supprimer une tâche, cliquez sur l'icône. 4. Paramétrer le calendrier En cliquant sur l'icône, vous ouvrez l'écran de paramétrage de ce calendrier (cf. Paramétrage du calendrier p 175). 5. La synchronisation avec Outlook Cliquez pour forcer la synchronisation avec Outlook. Cette synchronisation est automatique avec une fréquence que vous définissez dans les paramètres (voir ci-dessous) Vous devez d abord cocher la case S y n c h r o n i s e r a u t o m a t i q u e m e n t a v e c O u t l o o k ( a g e n d a + c o n t a c t s ) dans l écran de P a r a m é t r a g e d u c a l e n d r i e r. Ensuite, Outlook doit être ouvert. a) Les rendez-vous Quand vous ouvrez le calendrier personnel, il se synchronise avec Outlook s il ne l a pas fait depuis moins de 30 minutes. Les rendez-vous modifiés dans Saphir et dont le type autorise la synchronisation (case O u- t l o o k cochée pour le type dans l écran de P a r a m é t r a g e d u c a l e n d r i e r ) sont exportés et ceux créés dans Outlook sont importés. Quand vous double cliquez sur un rendez-vous et que vous validez les modifications, elles sont envoyées vers Outlook. Quand vous modifier un rendez-vous dans l agenda d un client ou d un contrat, les modifications sont envoyées vers Outlook. ATTENTION : Si vous êtes plusieurs à utiliser Saphir, Outlook sera synchronisé avec l utilisateur actuellement connecté et les rendez-vous seront importés dans son calendrier. En cliquant sur l'icône, vous forcez la synchronisation avec Outlook b) Les contacts Vous pouvez aussi synchroniser les contacts avec Outlook. Dans cas, vous allez sur la fiche en question. Cliquez sur l icône pour activer la synchronisation avec Outlook. Désormais ce contact existe dans Outlook et toutes ses modification seront reportées de Saphir vers Outlook. ATTENTION : Si vous êtes plusieurs à utiliser Saphir, Outlook sera synchronisé avec l utilisateur actuellement connecté. Une fiche ne pas être synchronisées avec plusieurs Outlook différents. Page 131

132 Prospection commerciale - La purge des prospects Saphir Limited E. La purge des prospects Une fois que vous avez exploitez vos prospects, vous pouvez les détruire pour qu'ils ne 'polluent' pas le fichier des clients. Vous commencez par indiquer l'i d e n t i f i a n t défini lors de l'importation ou le téléchargement des prospects : il permet de cibler les prospects et ne pas utiliser tout le fichier. Ensuite vous V a l i d e z et les prospects n'ayant pas souscrit de contrat sont détruits. Page 132

133 Analyses et statistiques - Les requêtes interactives IX. Analyses et statistiques Nous avons vu que de nombreux bordereaux comptables peuvent être imprimés. Nous allons voir maintenant comment imprimer des tableaux statistiques concernant essentiellement la production. Un écran-menu vous permet d'accéder aux principales fonctions. Les actions commerciales sont expliquées page 72. A. Les requêtes interactives Une requête interactive est une question que vous formulez dans un langage naturel afin d'extraire une liste d'informations contenues dans la base de données. Ces requêtes très simples à utiliser sont très puissantes. Leurs applications vont de la gestion des actions commerciales à l'analyse économique dans votre tableur. La requête est identifiée par son libellé. 1. La page Question Le s u j e t vous permet de définir le point d'entrée dans la requête : voulez-vous une liste de clients, de contrats, de quittances, de sinistres, Page 133

134 Analyses et statistiques - Les requêtes interactives Saphir Limited Vous pouvez définir si la requête sera P u b l i q u e ou P r i v é e : Publique, elle sera visible par tous. A n'utiliser qu'avec parcimonie dans la mesure où si de nombreux utilisateurs procèdent ainsi la liste des requêtes utilisables sera très grande. Privée, elle n'est visible et utilisable que par vous. La q u e s t i o n est constituée de phrases qui doivent être toutes vraies ou seulement l'une d'entre elles doit l'être. Pour constituer cette question, vous devez A j o u t e r u n e p h r a s e en cliquant sur le bouton. Selon le sujet, toute une série de propositions apparaissent. Vous cochez les critères que vous souhaitez puis vous validez Si ces critères ne sont pas suffisants, cliquez sur D a u t r e s q u e s t i o n s et une autre fenêtre plus complète s ouvre. Page 134

135 Analyses et statistiques - Les requêtes interactives Double cliquez sur l'une des lignes pour construire la phrase qui apparaît en bas de l'écran. En cas d'erreur le bouton situé à gauche vous permet de revenir en arrière. Vous choisissez les termes de votre phrase jusqu'à l'apparition de l'écran suivant. Tant qu'un dossier jaune apparaît à gauche d'un terme, vous aurez à compléter votre phrase pas un autre terme. Vous devez alors choisir la valeur du critère sélectionné. Des listes déroulantes vous aident à définir la condition. Si la valeur est une date à définir, vous pouvez la paramétrer selon la date du jour de l'exécution de la requête. Pour cela, double cliquez sur la valeur à saisir et indiquez l'écart en nombre de jour avec la date du jour. Par exemple, si vous indiquez -7, vous prendrez en compte la date 7 jours avant celle d'aujourd'hui. Indiquez + pour une date postérieure. Vous pouvez aussi choisir entre la date, le jour du mois, le mois ou l'année parmi la liste proposée. Page 135

136 Analyses et statistiques - Les requêtes interactives Saphir Limited Vous pouvez aussi cochez la case C e t t e p h r a s e n e d o i t p a s ê t r e v r a i e afin de d'exclure la condition que vous mettez en place. Lorsque vous validez, vous pouvez lire la phrase qui correspond à votre condition, rédigée en langage naturel. Dans certains cas, on vous demandera tout simplement de choisir dans une liste de valeurs ou de confirmer si la condition doit être vraie ou fausse. Vous ajoutez ainsi toutes les phrases à votre question. Vous pouvez modifier une phrase en cliquant une fois dessus pour la sélectionner et cliquer sur le bouton Modifier la phrase. En cas d'erreur cliquez sur la phrase qui se surligne automatiquement et cliquez sur le bouton S u p p r i m e r l a p h r a s e. Enfin choisissez si les lignes de réponses doivent vérifier toutes les phrases ou seulement l'une d'entre elles. 2. La page Champs Cette page permet de définir les données qui apparaîtront en colonnes dans le résultat. Cette opération n'est pas obligatoire mais simplifie la lecture du résultat. Le seul cas où il est conseillé de ne pas choisir de champs est lors de l'utilisation dans une action commerciale ou pour filtrer un écran de gestion : dans ce cas les champs ne servent à rien. Cliquez sur le bouton A j o u t e r l e s c h a m p s. La liste des fichiers utilisables est affichée : choisissez en un. L'écran suivant apparaît. Double cliquez sur les champs ou utilisez les boutons au centre de l'écran pour ajouter ou retirer un champ de la liste des champs sélectionnés (à droite) à partir de la liste des champs proposés (à gauche). Page 136

137 Analyses et statistiques - Les requêtes interactives Dans la liste déroulante, vous pouvez aussi choisir une o p é r a t i o n (somme, moyenne, ). Veillez à ce que le champ choisi soit un nombre sinon une erreur se produira lors du fonctionnement de la requête. Puis validez. Les champs seront ajoutés à la liste existante. Pour retirer un champs, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton O t e r l e c h a m p Ensuite vous pouvez trier selon un ou plusieurs champs en sélectionnant le champ puis en cliquant sur le bouton T r i e r s e l o n l e c h a m p. Vous pouvez aussi double cliquer sur le champ. Vous pouvez trier selon l'ordre croissant ou décroissant ou ne pas trier. Pour cela, répétez l'opération décrite au paragraphe précédent plusieurs fois. Un pictogramme vous indique le sens du tri. Pour grouper les données, la méthode est la même en cliquant sur le bouton G r o u p e r l e c h a m p ou en cliquant droit sur le champ. Répétez l'opération pour annuler le groupement. 3. La page Exécution Cette page permet d'exécuter la requête et de visualiser le résultat. Vous choisissez la destination : Imprimante : impression simple Fenêtre à l'écran : pour vérifier le résultat Fichier: pour récupérer les données avec un autre logiciel, de nombreux formats sont proposés. Base ODBC : pour utiliser les données directement à partir d'un système de gestion ou d'analyse de données fonctionnant avec ODBC. Fusion vers Word : pour utiliser les données dans une fusion avec Word Si la liste des champs contient explicitement un champ d adresse , et si vous avez indiqué un serveur SMTP (cf. Paramétrage de l'application p 167), cette option apparaît et permet envoyer un fichier HTML que vous aurez choisi à chaque adresse internet située dans le premier champ d adresse internet de chaque ligne du résultat. Si plusieurs champ d adresse sont indiqués, seul le premier est pris en compte. S il n y a pas d adresse, aucun message n est envoyé. Page 137

138 Analyses et statistiques - Graphiques Saphir Limited Ensuite le nombre de réponses est indiqué. Vous pouvez aussi cocher la case V o i r c o d e S Q L pour afficher la syntaxe de la requête qui sera créée. 4. Trouver une requête Lorsque vous recherchez une requête, la liste apparaît avec la liste des phrases de cette requête indiquée dessous. Ainsi vous retrouvez aisément celle que vous souhaitez. Seul vos requêtes privées et celles qui sont publiques apparaissent. Cette fonction est très intéressante lorsque vous souhaitez filtrer un fichier par le bouton R e q u ê t e. B. Graphiques Le menu A n a l y s e s permet aussi de réaliser des requêtes et des graphiques. Page 138

139 Analyses et statistiques - Graphiques 1. La page Paramètres Pour cela, sur la première page vous avez une liste déroulante de toutes les requêtes qui sont livrées avec le logiciel Saphir ou que vous avez déjà réalisées. Vous pouvez dérouler la liste et choisir une requête prédéfinie. Nous verrons plus loin comment créer vous-même vos requêtes. Ensuite vous pouvez modifier la période de recherche des informations : par défaut c'est l'année en cours. Vous pouvez aussi limiter les données extraites aux plus grandes valeurs afin d'avoir un graphique significatif. Une fois tous ces paramètres corrigés, cliquez sur le bouton de droite qui exécute la requête et réalise le graphique. Si le graphique a déjà été réalisé, un bouton supplémentaire permet d'inverser les lignes avec les colonnes (transposer le graphique). Une fois fait, le tableau de valeur de la deuxième page est affiché : vous visualisez les valeurs extraites qui vont servir à réaliser le graphique. 2. La page Tableau Cette page permet de modifier le tableau : En sélectionnant une ou plusieurs cellules du tableau et en cliquant sur la corbeille, vous effacez les valeurs En sélectionnant une ou plusieurs lignes ou colonnes, vous les supprimez du tableau en cliquant sur la corbeille Pour saisir une valeur dans une cellule, sélectionnez la et saisissez dans la zone de gauche en haut la valeur puis validez. Vous pouvez ainsi corriger les valeurs. Vous pouvez aussi transposer le tableau (inverser les lignes et les colonnes) en cliquant sur le bouton de transposition. Cela permet parfois d'avoir un graphique plus lisible. Une fois faites toutes vos modifications, cliquez sur le bouton pour mettre à jour le graphique. Page 139

140 Analyses et statistiques - Graphiques Saphir Limited En cliquant sur ce bouton V o i r g r a p h i q u e, celui-ci est mis à jour en fonction des valeurs du tableau et la page Graphique est affichée. 3. La page Graphique Cette page affiche le graphique par défaut. Pour le modifier, double cliquez dessus. Vous pouvez là aussi modifier les valeurs et bien sur la mise en forme du graphique comme vous le feriez avec votre tableur. Ce grapheur est Graph 5 de Microsoft livré avec Saphir. Pour plus d'informations sur Graph 5, consultez une documentation Excel ou l'aide en ligne de Graph 5. Sachez que vous pouvez aussi ajuster la taille de la fenêtre pour réduire celle du graphique. Par défaut l'écran occupe le maximum de place sur votre écran. Page 140

141 Analyses et statistiques - Graphiques 4. La page Requête Cette page donne le code de la requête exécutée et permet d'effectuer des modifications ou d'en créer de nouvelles. Pour vous déplacez dans la liste des requêtes prédéfinies comme nous l'avons expliqué sur la première page de cet écran, utilisez les boutons de déplacement Pour créer une nouvelle requête, cliquez sur le bouton A j o u t e r. Ensuite saisissez le code SQL de la requête ou utilisez le générateur de requête comme il est décrit ci-dessous. Pour détruire la requête sur laquelle vous êtes actuellement, cliquez sur la corbeille. Ce bouton permet de prendre en compte les modifications que vous avez effectuées sur la requête. Celle-ci est exécutée et le graphique est régénéré. Ce bouton donne accès au générateur de requêtes. Nous vous conseillons vivement de l'utiliser. Il peut être limité mais vous évitera de nombreuses erreurs dans le code SQL de la requête. 5. Le générateur de requêtes Ce générateur permet de rédiger un grand nombre de requêtes SQL à partir des données du logiciel Saphir. On appelle Requête SQL une commande en langage SQL qui interroge la base de données pour en extraire les données correspondantes aux critères de sélection. Voyons comment ce générateur fonctionne. Vous devez déterminer l'objet de votre requête : cont r a t s, c o m p t a b i l i t é, s i n i s t r e s. Cela va déterminer les données que vous pourrez extraire. Ensuite choisissez : Étiquettes des lignes : les informations qui constitueront les en-têtes de lignes de votre tableau de données et donc de votre graphique. Rappelez vous Page 141

142 Analyses et statistiques - Graphiques Saphir Limited que l'on peut transposer un tableau de données dont l'emplacement, ligne ou colonne importe peu. Tri des lignes : mis à part les dates où vous pourrez choisir entre le jour, le mois ou l'année, vous choisirez toujours le libellé. Procédez de même pour les colonnes Ensuite choisissez la valeur qui dépend de l'objet de votre requête. Si vous appelez le générateur de requêtes sur une requête déjà existante, il initialisera les listes déroulantes selon les paramètres de la requête. Si vous avez créez une requête vous-même ou si vous avez modifié une requête créée avec le générateur, il est probable que les listes déroulantes afficheront des valeurs erronées : le générateur de requête ne reconnaît que le code SQL qu'il a lui-même créé. Page 142

143 Fichiers de référence - Les branches de produits X. Fichiers de référence On appelle fichier de référence, tout fichier contenant des données modifiables et servant de référence au logiciel Saphir dans des listes déroulantes par exemple. Généralement ces fichiers sont modifiés lors de l'installation du logiciel et vous aurez peu à vous en servir par la suite. Toutefois sachez que certains d'entre eux influencent le fonctionnement du logiciel et participent au paramétrage des écrans de saisie. A. Les branches de produits On va regrouper dans une branche tous les produits concurrents portant sur le même risque : automobile, habitation, commerce, cyclomoteur, motocycle, La branche de produit se choisie lors de la saisie d'un nouveau projet/contrat et détermine l'écran de saisie utilisé ainsi que le questionnaire (cf. La création p 62). La barre d'actions de cet écran permet de gérer le questionnaire utilisé avec cette branche : Un bouton pour v o i r le questionnaire Un bouton pour ô t e r le questionnaire si vous n'en voulez plus avec cette branche Ce bouton se transforme alors en c h o i s i r le questionnaire pour associer la branche avec un questionnaire défini (cf. Les questionnaires p 155). Un bouton pour définir les paramètres d importation des mails créant les prospects et les projets (cf. Paramétrage des de prospects p 187) Pour changer de questionnaire, vous devez d'abord ôter l'ancien puis choisir celui que vous souhaitez. Sachez que le questionnaire est enregistré dans le contrat. Si vous définissez, ôtez ou modifiez le questionnaire ce ne sera effectif que pour les prochaines créations de projet ou contrat. Par contre si vous effectuez des modifications sur le contenu du questionnaire (ajout d'un champ, modification de la taille d'un champ, ), celles-ci seront immédiatement répercutées sur le contrat. ATTENTION : ne supprimez une branche de produits qu'avec une très grande précaution : cette opération entraîne la disparition de toutes les affaires de cette branche dans les tableaux et les listes. 1. La page Généralités Cette page regroupe les informations principales, à savoir : Libellé : nom qui apparaît lorsque vous choisissez la branche d'un nouveau projet/contrat (cf. La création p 62), de l'écran de saisie de celui-ci et du libellé par défaut du projet. Choisissez si la super-branche est IARD ou Vie pour afficher la catégorie sur la page correspondante lorsque vous la choisissez avant de créer un projet. Il est possible de créer d autres super-branches. Calcul du bonus : cochez cette case si vous souhaitez que tous les contrats de ce produit soient pris en compte dans le calcul du bonus. Pour plus de précision appelez le service technique. Coassurance possible : cochez cette case pour permettre de saisir de la coassurance sur les contrats de ce produit. Ne pas cocher la case clarifie la saisie des contrats. Flotte : si vous avez le module de gestion des flottes, cochez cette case si le produit doit utiliser les questionnaires de flotte permettant la gestion des véhicules et des conducteurs (cf. Annexes). Conditions de saisie : indiquez un petit texte qui sera affiché lorsque vous sélectionnerez l'icône de la branche lors de la création d'un nouveau projet. Ce texte doit informer l'utilisateur des conditions particulières sur un ou tous les produits de la branche pouvant entraîner une impossibilité de souscription. Ceci est très utile lorsque le produit est tarifé par Saphir et que dans certains cas le tarif n'est pas possible. Vous évitez toute saisie inutile. Page 143

144 Fichiers de référence - Les branches de produits Saphir Limited 2. La page Images Cette page permet de gérer les images liées aux branches. Il y en a deux : L'Icône qui est utilisée lors de la création d'un nouveau projet et imprimée sur certains états. Le Logo qui est affiché sur la première page du projet ou contrat et sur les courriers. La gestion des ces deux images fonctionne de la même manière. Voyons la pour le logo. Pour insérer un logo, vous devez scanner ou dessiner le logo et l'enregistrer au format BMP sur votre disque. Page 144

145 Fichiers de référence - Les produits Ensuite cliquez sur C h a n g e r l o g o en mode de modification : le logiciel de dessin Paint de Windows est lancé et vous permet d'effectuer toutes les modifications possibles par celui-ci.. Dans le menu I m a g e / A t t r i b u t s définissez une petite taille afin de ne pas avoir de 'chutes' blanches en bordure de votre logo (par exemple 15 x 15 pixels). Puis dans le menu É d i t i o n faites C o l l e r à p a r t i r d e et choisissez votre fichier. A la question V o u l e z - v o u s que la bitmap so it ag randie, répondez o ui pour ajuster la taille à celle de votre logo. Ensuite cliquez à l'extérieur du cadre de l'image puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton de fermeture Validez les modifications. Si le logiciel Paint n'est pas exécuté pour cause d'erreur de 'Serveur OLE', détruisez le logo en cliquant sur D é t r u i r e l o g o Vous devez obligatoirement C h o i s i r l e l ogo c'est à dire sélectionner le fichier que vous venez d'utiliser afin qu'une copie puisse être enregistrée dans le fichier des branches. Il en est de même pour l'icône Nous vous conseillons de limiter la taille des logos à 210 pixels de large par 230 pixels de haut, et pour les icônes de 32 pixels de côté. Pour le logo vous devez indiquer la hauteur et la largeur en pixels. Indiquez aussi une position verticale et une horizontale pour positionner le logo sur la première page de l'écran de gestion des projets/contrats. 3. La page Interne Cette page ne contient qu'une seule information à renseigner : le produit fait appel à l'écran de gestion des sinistres automobiles ou non. B. Les produits Un produit est la correspondance entre une compagnie et une branche de produits. Exemple de produit : automobile Lilloise Il est possible de créer et de modifier quelques paramètres des produits directement à partir de l'écran de gestion des projets/contrats (cf. La page Produit p 66). ATTENTION : ne supprimez un produit qu'avec une très grande précaution : cette opération entraîne la disparition de toutes les affaires de ce produit dans les tableaux et les listes. 1. Les grands écrans de gestion Vous pouvez visualiser les fiches produits sur un grand écran regroupant toutes ces informations sur deux pages. Elles présentent les mêmes fonctionnalités que celles indiquées ci-dessus. Page 145

146 Fichiers de référence - Les produits Saphir Limited Page 146

147 Fichiers de référence - Les produits 2. La page Nom Choisissez la compagnie en cliquant sur le bouton, puis la branche de produits en déroulant la liste. Par défaut le nom du produit est proposé comme étant la concaténation de la branche et de la compagnie : modifiez-le si besoin. Le mode de renouvellement par défaut est automatique, par tacite reconduction. Mais vous pouvez choisir J a m a i s pour les contrats qui ne se renouvellent pas (assurance vie) ou manuellement (édition de courrier au client pour demander le renouvellement du contrat) (Cf. Imprimer les renouvellements de contrat p 109) Ce paramètre est modifiable sur l'écran du contrat (cf. La page Règlement p 68). Le commissionnement des contrats de ce produit peut être unique. Dans ce cas indiquez le taux de commission à appliquer sur chaque prime H.T. de la compagnie et celui pour le partenaire si vous en avez. Il est possible d'établir un commissionnement élaboré variable comme nous l'expliquerons dans le paragraphe Le commissionnement élaboré p 151. Pour basculer d'un commissionnement à l'autre, cliquez simplement sur le bouton. Cochez la case G é r e r l e s a v i s d ' é c h é a n c e si vous souhaitez le faire pour ce produit. Si vous décochez cette case, les quittances seront créées mais les avis, les relances et mes mises en demeure ne seront pas imprimés. Le seul moyen sera d'afficher la quittance dans l'écran de gestion des quittances et de cliquer sur le bouton Avis. Cette information peut être modifiée à tout instant et les contrats concernés sont immédiatement pris en compte. Cochez la case F r a i s d e c o u r t a g e p o s s i b l e s si vous souhaitez saisir ces frais sur les contrats. Cette option est intéressante lorsque plusieurs personnes effectuent la saisie pour éviter toute erreur. Page 147

148 Fichiers de référence - Les produits Saphir Limited 3. La page Infos Les informations à lecture directes sont : Gestion directe des taxes : si vous avez paramétré la comptabilité dans ce sens (cf. La page Options p 182), cette case est visible. Vous ne devez la cocher que pour les produits pour lesquels vous gérez effectivement les taxes en direct. Dans ce cas, il est rappelé le numéro du compte sur lequel les taxes seront transférées en attente du règlement. Cette valeur ne sera effective que pour les contrats à venir. Encaissement confié : choisissez le mode d'encaissement des primes : comptant, termes, les deux ou aucun. Cette valeur ne sera effective que pour les contrats à venir. Conditions Particulières : cochez cette case pour imprimer les C.P. en lieu et place du justificatif de saisie : sur l'écran de gestion des contrats lorsque vous cliquez sur le bouton I m p r i m e r, l'écran qui s'ouvre vous donne la liste des documents qui peuvent être imprimés. Les C.P. imprimées par le logiciel Saphir sont identiques au justificatif de saisie hormis le titre et la signature en fin de document. Tarification compagnie : si votre compagnie vous a installé un logiciel de tarification sur votre ordinateur, vous pouvez demander une passerelle entre ce logiciel et le logiciel Saphir. Vous devez copier la procédure dans le répertoire 'TarifCie' de Saphir. Ensuite cliquez sur le bouton pour localiser le logiciel de la compagnie. Cette opération est indispensable afin d'en déduire l'emplacement des fichiers contenant les devis. Afin, dans la liste, choisissez la procédure que vous venez d'installer dans le répertoire 'TarifCie' de Saphir. Produit tarifé par Saphir : cochez cette case si la procédure de calcul de prime effectue réellement le calcul de la prime et non d'autres opérations. Page 148

149 Fichiers de référence - Les produits Des boutons permettent de saisir des informations volumineuses qui ne peuvent être affichées sur cet écran : Garanties : liste des garanties à afficher par défaut lors de la saisie d'un nouveau projet. Cette liste doit être exhaustive. Les valeurs par défaut et les coefficients à appliquer de manière à en simplifier la modification lors de la saisie d'un projet : vous n'aurez qu'à décocher les garanties non présentes dans le contrat. Franchises : liste des franchises à afficher par défaut lors de la saisie d'un nouveau projet. Cette liste doit être exhaustive. Les valeurs par défaut et les coefficients à appliquer de manière à en simplifier la modification lors de la saisie d'un projet : vous n'aurez qu'à décocher les franchises non présentes dans le contrat. Conditions Générales : cliquez pour voir les C.G. de ce produit. Les C.G. vous sont données par le service technique. Copiez les dans le répertoire 'CG' de Saphir. Cliquez sur pour localiser le fichier de C.G. Il doit être dans un sous-répertoire de Saphir. Libellés tableaux grand compte : si vous gérez ce produit en grand compte, vous pourrez imprimer des tableaux de ventilation de primes et de garanties. Pour ce faire vous pouvez paramétrer l'en tête des colonnes de ces tableaux. Nous rappelons ici que le contenu de ces tableaux doit être effectué par une procédure de tarification. L'écran suivant apparaît. Vous pouvez imprimer un tableau de test pour visualiser le résultat. Taxes : si vous gérez les taxes pour ce produit, vous devez indiquer la légende des tableaux de grand compte de ventilation des taxes. Ce paramétrage doit être de la forme 'Code:Libellé'. Ce paramétrage peut être effectué par le service technique lors de la mise en place de la procédure de calcul de prime. Page 149

150 Fichiers de référence - Les produits Saphir Limited 4. La page Calcul / Pollicitation Cette page donne le code de la procédure de calcul de la prime. N'essayez pas de modifier cette procédure : Cela n'aurait aucune conséquence car vous ne pourriez pas la compiler. Vous risquez de saisir des erreurs de syntaxe irréversibles Sachez que vous êtes responsables de l'archivage de vos procédures de calcul. Le service technique développe à votre demande une procédure, vous l'envoie et une fois les tests de mise en place terminés, il la détruit. Vous en gardez alors la seule copie qu'il vous faut sauvegarder comme le reste de vos données (cf. Sauvegarde et restauration des données p 23). En cas de perte, il vous sera facturé la totalité du développement de cette procédure. Lorsque le service technique vous envoie une procédure, vous devez venir sur le produit pour l'importer. Pour cela, cliquez sur le bouton I m p o r t e r et sélectionnez le fichier. Ensuite validez. Vous pouvez supprimer alors le fichier en question. Si vous demandez une modification, le service technique va vous demander de lui envoyer la procédure de calcul. Pour cela, créez un fichier avec la fonction d'exportation. Ce fichier, envoyez-le au service technique. Cette page permet aussi de définir les pollicitations à créer automatiquement pendant l'établissement d'un projet sur ce produit. Vous cliquez sur A j o u t e r pour choisir un modèle de pollicitation dans le fichier. Cliquez sur O t e r pour supprimer la pollicitation sélectionnée dans la liste. Page 150

151 Fichiers de référence - Les produits 5. La page Pièces Cette page gère les pièces nécessaires à la constitution du dossier lors de la souscription (cf. La page Pièces p 69). Ces pièces sont celles qui seront affichées par défaut sur le contrat. Comme on l'a vu, vous pourrez en ajouter sur le contrat. N'indiquez ici que celles qui sont communes à tous les contrats, ou toutes les pièces possibles et vous les supprimerez lorsque vous saisirez le contrat de manière à ne jamais en oublier une. Pour ajouter ou supprimer une pièce, cliquez sur les boutons + et - et modifiez les libellés des pièces. Ces pièces seront prises en compte dès la prochaine saisie d'un projet. 6. Le commissionnement élaboré Lorsque vous cliquez sur le bouton V o i r l e d é t a i l d e l a c o m m i s s i o n de la première page, l'écran suivant apparaît. Il vous permet de définir précisément le commissionnement de la compagnie pour les contrats de produit ainsi que le commissionnement que vous allez reverser à vos éventuels partenaires. Un bouton vous permet de copier tous les commissionnements (compagnie, courtage et partenaire) vers tous les autres produits du fichier. Un bouton Impo rt vous permet de récupérer tous les commissionnements (compagnie, courtage et partenaire) d'un autre produit afin de simplifier la saisie. Sur chacune des pages, il existe un bouton identique qui ne permet d'importer que le commissionnement de la page en question et pas des autres. Si vous utilisez les grands écrans de gestion, il n y a qu une seule page. Page 151

152 Fichiers de référence - Les produits Saphir Limited a) La page Compagnie Définissez tout d'abord si les commissions seront fixes ou variables c'est à dire modifiables par l'utilisateur lors de la saisie du contrat. C'est pour cette raison qu'elles ne peuvent être variables que sur la première année. Dans ce cas vous pouvez définir des bornes que l'utilisateur ne pourra dépasser. Vous pouvez définir les éléments détaillés pour les commissions compagnies : Frais : Taux de frais à ajouter au montant de la commission, calculé sur la première prime. Taxes : Taux de taxes à ôter de la prime TTC. Précompte : Taux de commission en précompte sur la prime annuelle du comptant. Apport : Taux de commission d apport de la première année. Gestion : Les autres taux sont des commissions de gestion dont on définit le taux et la base de calcul. Ensuite vous déterminez si elles sont des pourcentages ou des sommes fixes. Dans le cas des pourcentages vous devrez définir aussi la base de calcul. Ensuite vous définissez les valeurs pour toutes les années en commençant par la première. Si le commissionnement n'est pas variable, cliquez simplement sur le bouton R e p o r t e r v a l e u r s A n - 1 pour copier les valeurs d'une année à l'autre. Cet écran vous permet de définir tous les cas de commissionnement dont on nous a fait part. Un bouton vous permet de copier les valeurs saisies vers tous les autres produits du fichier. Si vous cliquez sur le bouton situé sur la page, vous n'allez copier que les valeurs du commissionnement compagnie, si vous cliquez sur le bouton situé en bas de l'écran vous allez copier les valeurs pour toutes les pages. Un autre bouton vous permet d'importer des valeurs à partir d'un autre produit (opération inverse de la copie). Faites attention au bouton sur lequel vous cliquez (sur la page ou sur l'écran). Page 152

153 Fichiers de référence - Les produits b) La page Frais de courtage Cette page vous permet d'automatiser la saisie et la modification des frais de courtage. Pour chaque rubrique, vous pouvez définir une valeur fixe et/ou un pourcentage de la prime H.T. Ainsi vous pouvez définir pour : Comptant : lorsque vous créez un projet ou un contrat, ces valeurs seront automatiquement envoyées sur la page règlement que vous pourrez toutefois modifier. Page 153

154 Fichiers de référence - Les produits Saphir Limited Terme : Lorsque vous créez un terme, ces frais remplaceront automatiquement ceux du terme si vous cochez la case F o r c e r l a v a l e u r sinon ceux que vous aurez saisis sur la quittance précédente seront reportés. Ces frais peuvent être modifiés sur l'écran Saisir les primes et les frais de courtage p 106 Ristourne : Lorsque vous remboursez une quittance, des frais peuvent être automatiquement prélevés tout en considérant que le client a été intégralement remboursé et que l'on peut annuler la quittance (cf. Rembourser p 89). S il faut rembourser les frais, indiquez une valeur négative. Relance : lorsque vous éditez des relances, vous pouvez ajouter des frais par le bouton A j o u t e r l e s f r a i s a u x t e r m e s de l'écran de quittancement. Mise en demeure : lorsque vous éditez des mises en demeure, vous pouvez ajouter des frais par le bouton A j o u t e r l e s f r a i s a u x t e r m e s de l'écran de quittancement. Renouvellement : lorsque vous éditez des renouvellements de contrat, vous pouvez ajouter des frais par le bouton A j o u t e r l e s f r a i s a u x t e r m e s de l'écran de quittancement. c) La page Partenaire Cette page permet de définir les commissions par défaut que vous allez verser à vos éventuels partenaires (commerciaux, apporteurs, mandataires,...). Comme on l'a vu (cf. Les commissions aux partenaires p 51) ces commissions pour être adaptées pour chacun des partenaires. Vous pouvez définir les commissions en deux parties dont une seule est obligatoire. Cela vous permet de commissionner plus fortement une partie qu'une autre de la prime. Par exemple vous versez 50 % de la commission compagnie mais 75 % des frais de courtage si ceux-ci sont variables. Pour faire varier les commissions dans le temps, vous pouvez soit les baser sur les commissions compagnies si elles sont variables, soit indiquer l'année à partir de laquelle le commissionnement change et indiquez celui-ci. Page 154

155 Fichiers de référence - Les questionnaires C. Les questionnaires Quant on saisie un projet, la page description donne accès à un questionnaire qui dépend de la branche de contrat. Ces questionnaires sont réalisés avec cet écran de gestion. Le libellé permet d'identifier lorsque vous choisissez le questionnaire sur la fiche de la branche de produits ou lors de filtre. Pour modifier un objet, sélectionnez-le dans la liste : ses paramètres sont indiqués au dessus. Selon l objet à utiliser, une fenêtre de paramètres spécifiques vous permet de personnaliser l objet. Pour ajouter ou supprimer un champ, utilisez les boutons situés à droite. Vous pouvez modifier l ordre des champs en faisant glisser les boutons situés à gauche dans la liste. Une fois terminé, cliquez sur V o i r l é c r a n ou V o i r l é t a t pour visualiser le résultat. D. Les modèles de pollicitation Ces modèles de pollicitation ont deux origines : Cet écran de gestion appelé à partir du menu F i c h i e r s / R é f é r e n c e s / M o d è l e s d e p o l l i c i t a t i o n Lors de la création d'une pollicitation sur un contrat Les informations du modèle sont intégralement reportées dans la pollicitation d'un contrat lorsqu'on l'appelle (cf. Modèles de pollicitation p 81). Le libellé permet d'identifier la pollicitation et ce message apparaît sur l'avis d'échéance. Page 155

156 Fichiers de référence - Les groupes d utilisateurs Saphir Limited Vous devez définir le nombre de tentatives infructueuses à effectuer avant que la pollicitation ne soit arrêtée. Ainsi dans l'exemple, s'il y a 2 refus consécutifs, la pollicitation n'est plus proposée au client. La ventilation de la prime (prime nette, taxes, ) permet d'éditer les avis d'échéance. Vous pouvez ajouter des frais de courtage. N'oubliez pas que vous n'enregistrerez pas les quittances de pollicitation avec l'écran d'enregistrement des termes compagnies (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). Les primes doivent donc être exactes. La case Oblig ato ire interdit toute suppression de la pollicitation, et le règlement est obligatoire. En cas de refus, il y a une relance. Si vous modifiez un modèle, toutes les pollicitations actives basées sur ce modèle seront automatiquement modifiées. Ainsi les corrections seront apportées dès le prochain quittancement. E. Les groupes d utilisateurs Il est possible de définir les droits pour tous les membres d un groupe. L appartenance à ce groupe se fait dans la fiche Partenaire (cf. La page Coordonnées p 47). Si vous modifiez les droits ici, tous les partenaires rattachés à ce groupe auront les nouveaux droits. Vous cliquez sur les cases de couleurs en face des options pour modifier les droits, aussi bien sur les fonctions du logiciel de sur l accès aux produits par certains partenaires. Page 156

157 Fichiers de référence - Les numéros de contrats F. Les numéros de contrats On gère ici les listes de numéros que vous communiquent les compagnies et qui doivent être utilisés lors de la souscription de contrat. Ainsi lorsque vous créez un contrat le numéro compagnie du contrat est automatiquement affecté dans la mesure où il en reste un pour ce produit. Vous choisissez le produit et dans le liste de droite vous saisissez les numéros de contrat. Pour faire une saisie groupée utilisez le bouton suivant de la barre d'outils. Un bouton C o m p t e r l e s n u m é r o s r e s t a n t vous permet d'afficher à l'écran le nombre de numéros restant produit par produit afin d'effectuer des demandes éventuelles aux compagnies concernées. Ce tableau est présenté si dessous. G. Les catégories socioprofessionnelles Ces catégories socioprofessionnelles sont utilisées lors de la saisie des clients particuliers sur la page Activité (cf La page Activité p 38). Vous pouvez modifier, ajouter ou détruire des C.S.P. La liste des C.S.P. sera immédiatement modifiée. Sachez qu'en détruisant une C.S.P., vous devez modifier tous les clients ayant cette C.S.P. sous peine de fausser vos statistiques par C.S.P.. Page 157

158 Fichiers de référence - Les activités Saphir Limited H. Les activités Les secteurs activités sont utilisés lors de la saisie des clients professionnels sur la page Activité. Vous pouvez modifier, ajouter ou détruire des C.S.P. La liste des C.S.P. sera immédiatement modifiée. I. Les formes juridiques Les formes juridiques sont utilisées dans l'écran de gestion des clients professionnels. Vous choisissez une forme juridique parmi celles qui sont proposées. Pour modifier cette liste, utilisez l'écran de gestion des formes juridiques. J. Les villes Les villes sont utilisées à chaque fois que vous devez saisir un code postal ou une commune. Une vérification est faîte et si la ville n'existe pas vous pouvez l'ajouter au fichier sauf dans certains cas particuliers où la commune doit obligatoirement exister pour correspondre avec un zonier. Le code INSEE est un code unique qui permet d'identifier la ville lorsqu'une ville a plusieurs codes postaux. K. Les garanties des sinistres Lorsque vous saisissez un sinistre, on vous demande la garantie prise en compte dans le sinistre. Vous pouvez donc ajouter les garanties de vous souhaitez. Cochez la case pour déterminer si la garantie sera utilisée dans les sinistres de type 'automobile' ou non. Vous définissez ainsi deux classes de garanties. Le code doit être unique au sein de chaque classe. Ce code de deux chiffres et/ou lettres sera stocké dans le fichier. Le libellé est celui qui apparaît dans la liste. Ces garanties permettent de réaliser des statistiques ou de renseigner le fichier AGIRA. Page 158

159 Fichiers de référence - Les cas I.D.A. L. Les cas I.D.A. Ce fichier contient tous les cas I.D.A. de la nomenclature. Vous ne devez pas avoir à les modifier et surtout ne pas les détruire. Page 159

160 Opérations spéciales - Le calcul du bonus Saphir Limited XI. Opérations spéciales A. Le calcul du bonus On appelle calcul du bonus, l'opération de calcul du coefficient de Bonus-Malus des clients. Cette opération est accessible à partir du menu S p é c i a l ou de l'écran de quittancement. Les règles de calcul sont très précises mais pas toujours appliquées par les compagnies. Le logiciel les appliquera toujours, à vous de venir corriger le coefficient si la compagnie n'a pas jugé bon de le faire. Pour que le calcul soit correct, il faut que les sinistres soient gérés en temps et en heure. Dans certains cas limites, un sinistre pourra être ou ne pas être pris en compte par Saphir contrairement à ce que fera la compagnie. Par ailleurs les sinistres responsables n'affectent que le souscripteur même s'il n'est pas le conducteur au moment de l'accident. Ensuite toutes les règles s'appliquent conformément aux conditions générales. Enfin les calculs sont effectués selon les paramètres des questionnaires qui doivent comporter trois champs précis : txtbonus : contenant le bonus du contrat txtdatebonus : date du dernier calcul de bonus cbousage : usage du véhicule B. La recherche plein texte Page 160

161 Opérations spéciales - La recherche plein texte Cette recherche permet de trouver n'importe qu'elle information, qu'elle soit contenue dans une fiche client, un contrat ou un dossier de sinistre. Saisissez le mot recherché, cochez les cases correspondantes aux fichiers à explorer puis cliquez sur le bouton R e c h e r c h e r. D'une manière générale, la recherche n'a pas lieu dans les fichiers liés et qui apparaissent dans les listes déroulantes. D'autres fonctions permettent de telles recherches. Par exemple : Pour le fichier C l i e n t s, la recherche n'a pas lieu dans l'activité, les enfants ni le partenaire. Pour le fichier C o n t r a t s, la recherche n'a pas lieu dans la compagnie, le produit, le mode de règlement, le renouvellement ni le fractionnement mais dans le questionnaire. Pour le fichier S i n i s t r e, la recherche n'a pas lieu dans les intervenants, la garanties prise en compte ni les recours. Mais la recherche s'effectue partout ailleurs. Ainsi vous pouvez retrouver un dossier en recherchant le nom d'un chèque que vous avez reçu et qui ne correspond à aucun client. Ce nom est certainement indiqué dans l'adresse de facturation. La deuxième page vous donne la liste de toutes les fiches correspondantes. Double cliquez dessus ou cliquez sur le bouton placé sous la liste, à droite. Lorsque vous fermerez l'écran de gestion, vous reviendrez sur cet écran et pourrez poursuivre votre vérification. Page 161

162 Opérations d'échange - Exportation des données Saphir Limited XII. Opérations d'échange Ces opérations spéciales sont utiles pour échanger des informations au sein de votre cabinet ou avec des partenaires ou d'autres ordinateurs qui ne sont pas en réseau. Ces fonctions sont présentes dans le menu O u t i l s / É c h a n g e d e d o n n é e s ou sur la page O u t i l s du menu de démarrage. D autres fonctions ne sont pas décrites ici car elles sont utilisables directement à partir des écrans de gestion comme l impression vers un fichier, vers Word ou dans un mail. A. Exportation des données Cet écran vous permet d'exporter toutes les données du logiciel Saphir vers d'autres applications pour effectuer vos propres traitements : mailing, tableaux ou graphiques, analyse croisée, Indiquez dans quel répertoire les fichiers créés seront placés : préférez un répertoire vide que vous aurez créé à cet égard. Choisissez le format : DBF - Dbase : ce format est utilisable par les tableurs (Excel), les traitements de texte (Word) et les bases de données (Access). Ce format pose un problème dans la terminologie des champs dont la taille ne peut excéder 10 caractères. Par contre, il est le seul à gérer correctement les champs mémos c'est à dire tous les textes longs comme les descriptions, les commentaires, les garanties, les franchises, Ce format ne doit être utilisé que si le logiciel de destination n'utilise pas le format XLS. Word : ce format est utilisable par les traitements de texte pour faire des mailings et des fusionspublipostages. Il ne gère pas les champs mémo c'est à dire tous les textes longs comme les descriptions, les commentaires, Ce format ne doit être utilisé que pour les mailings. Excel : ce format enregistre les données dans une feuille avec les champs en colonnes et les enregistrements en lignes. C'est le format à utiliser dans la plupart des cas sauf ceux spécifiques aux autres formats. ATTENTION : vous ne pouvez pas récupérer des données avec des versions antérieures à Excel 5. Dans ce cas, utilisez un des autres formats. Access : il permet d'exporter les données pour une utilisation par le biais d'odbc au format Access ou Visual Foxpro. Si vous choisissez Access, une base sera créée avec les tables choisies dans le répertoire. Vous pouvez l'utiliser comme une base classique pour effectuer des requêtes. ATTENTION : ne créez pas de relations entre les tables car à chaque exportation la table est détruite et une nouvelle est créée ce qui est incompatible avec des relations. Page 162

163 Opérations d'échange - Importation de fichiers de données Le format Visual Foxpro permet d'utiliser ODBC sans Access et ainsi permettre des échanges de données entre applications. Ensuite vous validez pour choisir les fichiers à exporter. Dans la partie gauche, la liste de tous les fichiers de Saphir. Dans la partie droite, la liste des fichiers qui seront exportées. Pour ajouter ou retirer un fichier, vous pouvez sélectionner le fichier puis cliquez sur le bouton correspondant ou double cliquez sur le fichier. B. Importation de fichiers de données Cette fonction très puissante permet d'alimenter n'importe quelle table de Saphir avec n'importe quel fichier d'un format connu. Ainsi vous pouvez récupérer des fichiers de prospects, de secteurs d'activité, Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres. Vous pouvez importer des données issues d'autres logiciels et dont le format est standard. Saphir sait importer des données des formats suivants : DBase III et IV FoxPro et Visual FoxPro Excel 2 à 5 Texte délimité Si vos fichiers ne sont pas dans l'un des formats vous devez les convertir avec Excel par exemple ou appeler le service technique. Vous allez importer les fichiers un par un. D'abord vous choisissez la table de la base de données de Saphir dans laquelle vous allez importer vos données. Ensuite sélectionnez le format dans la zone T y p e et votre fichier comme indiqué ci-dessous Page 163

164 Opérations d'échange - Importation de fichiers de données Saphir Limited Ensuite, selon le format, vous devez répondre à certaines questions et définir certains paramètres comme dans le cas de l'importation d'un fichier texte délimité indiqué ci-dessous. Détaillons le : Le délimiteur de champs est le caractère utilisé pour séparer les données de chaque champ. Généralement c'est la tabulation. Le délimiteur de texte est un caractère facultatif situé de par et d'autre des champs de type texte. S'il existe il doit être supprimé. Enfin indiquez si la première ligne contient les noms des champs : dans ce cas ce ne sont pas des données à importer. Ensuite vous devez définir les correspondances entre les champs de la table de Saphir et ceux de votre fichier, ainsi même si la structure de votre fichier est très différentes, vous pourrez toujours récupérer un maximum d'information et éviter ainsi un saisie laborieuse. N'en n'oubliez aucun car sinon il vous faudra recommencer toute l'importation. Vous pouvez, à titre de vérification ou de contrôle, v o i r l e f i c h i e r à i m p o r t e r. Vous visualisez les données telle qu'elles ont été lues dans votre fichier et prêtes à être copier dans la table. Page 164

165 Opérations d'échange - Exportation vers les partenaires C. Exportation vers les partenaires Dans le menu S p é c i a l, vous pouvez exporter les dossiers vers les partenaires. Pour définir ce que vous allez exporter, reportez vous au chapitre Paramétrage du transfert automatique p 190. Vous pouvez régulièrement (chaque soir ou à tout instant) exporter les données vers les boîtes aux lettres de vos partenaires. Ainsi lorsqu'ils se connecteront, ils chargeront automatiquement les modifications que vous avez effectuées. Cette opération n'est pas obligatoire mais fortement recommandée pour que les partenaires aient dans leur logiciel Saphir les mêmes données que vous sur le central. D. Importation des données Lorsque vous êtes en réseau externe, avec des partenaires, on vient d'expliquer comment les dossiers sont mis à disposition des partenaires dans des boîtes aux lettres virtuelles. Pour lire ces boîtes aux lettres, vous pouvez utiliser l'importation des données ou paramétrer comme indiqué au chapitre Paramétrage de la connexion p 189 de manière à rendre cette lecture automatique à chaque souscription de contrat. Ces échanges de données entre le central et les partenaires sont très efficaces et très puissants puisqu'ils permettent de synchroniser les données sans ligne spécifique. E. Exportation du portefeuille Un autre type de transfert existe : l'échange de portefeuille. Si vous avez un portable pour effectuer des projets, vous allez installer le logiciel et les données sur ce portable. En clientèle, vous créerez des prospects et des projets que vous souhaiterez intégrer dans les fichiers situés sur le réseau interne de votre cabinet. Lorsque vous serez de retour, vous exporterez le portefeuille sur une disquette ou un répertoire partagé de votre réseau qui vous importerez ensuite dans votre logiciel central. Pour exporter, vous devez choisir le répertoire vers lequel sera exporté le portefeuille (A : pour la disquette), puis soit le prospect ou client, soit le contrat. Cliquez sur S é l e c t i o n n e r pour les choisir. Le mode de sélection est identique à celui expliqué au chapitre Exportation des données p 162. Validez et l'exportation sera effectuée dans un fichier nommé PORTERES.TXT. Vous pouvez procéder à l'importation dans l'autre logiciel. Page 165

166 Opérations d'échange - Importation du portefeuille Saphir Limited F. Importation du portefeuille L'importation du portefeuille consiste à importer les données contenues dans le fichier PORTERES.TXT créé comme indiqué précédemment. Vous indiquez dans quel répertoire est placé ce fichier. Cochez la case A c c è s d i s t a n t s'il faut utiliser l'accès distant par modem pour lire le fichier. Page 166

167 Paramétrage - Paramétrage de l'application XIII. Paramétrage De très nombreuses fonctions de paramétrage permettent d'adapter le logiciel à votre fonctionnement mais aussi de masquer les fonctions que vous n'utiliserez pas. Tous les écrans sont accessibles à partir de la page P a r a m de l'écran de démarrage. A. Paramétrage de l'application Cet écran vous permet de définir un certain nombre de paramètres essentiels au logiciel Saphir. Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres. Les répertoires à paramétrer : Répertoire d'origine : répertoire dans lequel sont contenues les données du logiciel. Cliquez sur le bouton pour choisir le répertoire. Si vous êtes en réseau utilisez la syntaxe suivante : '\\NomDeMachine \NomDeRepertoire'. Le logiciel ne fonctionnera pas tant que ce répertoire ne sera pas correctement renseigné et que le logiciel ne trouvera pas les fichiers dont il a besoin. Répertoire d'exportation : répertoire utilisé lors de l'exportation du portefeuille (cf. Exportation du portefeuille P 165). Répertoire d'importation : répertoire utilisé lors de l'importation du portefeuille (cf. Importation du portefeuille p 166). Cochez la case si vous souhaitez utiliser l'accès distant. Répertoire des fichiers Microsoft Office : Répertoire dans lequel les documents Word, Excel, Access seront enregistrés. Dans certains cas, des sous répertoires seront créés dans le répertoire sélectionné. Couleur du fond d'écran: Cliquez pour changer la couleur du fond de l'écran. L'intérêt est notamment lorsque vous avez deux versions de Saphir pour gérer deux entités différentes, vous choisissez deux couleur distinctes et ainsi vous pouvez savoir du premier coup d'œil sur quelle version vous êtes. Couleur du fond des titres : Cliquez pour changer la couleur du fond des titres des fenêtres qui semblent comme incrustés dans l écran. Serveur SMTP : Indiquez le serveur SMTP que vous utilisez pour envoyer des s, ainsi Saphir se à même d envoyer lui même des s, notamment lors de la gestion des erreurs. Page 167

168 Paramétrage - Paramétrage de la configuration et de l'administration Saphir Limited B. Paramétrage de la configuration et de l'administration 1. La page Paramètres Cette page permet de définir les paramètres généraux utilisés par Saphir : Pays : A modifier pour définir le pays des clients par défaut Masque de téléphone : Modifiez le nombre et le format des chiffres 9 pour que les numéros de téléphone s affichent correctement. Ecran de contrat : Indiquez le nom de l écran de gestion des contrats qui a été développé pour vous. A ne modifier que si besoin sinon vous ne pourrez plus faire afficher le moindre contrat. Objet de contrat : Indiquez le nom de l objet de gestion des contrats avec vos propres règles de gestion. Format monétaire : Modifiez le nombre et le format des chiffres 9 pour que les montants s affichent correctement. Fichier des villes : Effacer si vous ne voulez pas de vérification des villes Durée d attente en recherche : Pour que la recherche dans les listes ne soit démarrée que si vous avez terminé de tapez les lettres. Protocole de compression : Si votre version de Windows n est pas compatible avec le format des compressions de Saphir, vous pouvez le modifier. 2. La page Configuration Ce paramétrage de la configuration est très important et ne doit pas être effectué sans en connaître parfaitement les conséquences qui, dans certains cas, peuvent être catastrophiques. Si vous avez défini un administrateur sur la page Administration, lui seul pourra modifier cette configuration. Page 168

169 Paramétrage - Paramétrage de la configuration et de l'administration Nous vous conseillons de faire systématiquement appel au service technique pour effectuer cette modification. Par ailleurs, vous pouvez configurer la manière dont vous utilisez le logiciel à partir de l'écran des partenaires cf. La page Configuration p 48 Contrôles avancés : Décochez cette case si vous avez une erreur systématique lors de l'affichage des icônes des branches de produits (cf. La création p 62). Mémoriser les paramètres des grilles : Cochez cette case pour que l ordre d affichage des lignes, la disposition et l ordre des colonnes soient mémorisées entre deux appels d un même écran. Ainsi vous pouvez moduler l affichage du logiciel selon vos désirs. Mise à jour automatique (liaison ADSL) : Cochez cette case si vous souhaitez qu'à chaque démarrage, une vérification de la date de la dernière version disponible soit effectuée et le téléchargement de celle-ci soit faite. Mode client/serveur : Si vous avez l option, activez ici l utilisateur du serveur pour se poste. Sinon les données seront utilisées en mode réseau normal. Forcer l utilisation d Outlook : Cochez cette case si vous utiliser Outlook (mais pas Outlook Express) alors que Saphir en semble pas le savoir (impossibilité d envoyer des s ou les s ne sont pas envoyés avec Outlook). Enregistrer les impressions dans les contacts : Cochez cette case si vous souhaitez qu un évènement PRINT soit créé dans l agenda pour chaque impression. Position géographique des clients : Cochez cette case pour qu à chaque modification de l adresse d un client, Saphir ailles vérifier la position géographique du client sur Internet. Page 169

170 Paramétrage - Paramétrage de la configuration et de l'administration Saphir Limited Accès ODBC à la base : Cochez cette case si vous souhaitez utiliser l accès ODBC à la base de données Saphir au format Foxpro. Le format des données change un peu et la taille des tables n est pas optimisée. Agenda commun : Cochez cette pour afficher un agenda commun lorsque vous créez un évènement dans l agenda. Relance des comptants : Cochez cette case si vous souhaitez éditer des relances lorsqu'il ne reste que le chèque de solde à recevoir sur un comptant. Si vous ne cochez pas cette case, les relances sont effectuées dans le cadre de la gestion des pièces manquantes. Créer les prospects lors de nouvelle affaire : cochez cette case pour faire apparaître le bouton nouveau lorsque vous choisissez le client pour créer un nouveau projet ou un nouveau contrat. Gestion des commissions par quittance : Cochez cette case si vous souhaitez gérer les commissions sur chaque quittance. Sinon, les commissions devront être saisies globalement dans le logiciel de comptabilité. Suivi par est celui de l affaire précédente : Cochez cette case si vous souhaitez qu une personne enregistrée dans la rubrique Suivi par d un contrat le demeure durant toute la durée de vie du contrat même si un autre utilisateur crée un avenant au contrat. Champs des questionnaires dans les impressions : Cochez cette case si vous souhaitez insérer les données des questionnaires de description des contrats dans les documents Word créés à partir d un contrat. Dans ce cas, vous ne devez utiliser une maquette qu avec les contrats utilisant le questionnaire dont les champs sont utilisés dans la maquette Word, sinon Word cherchera des données qui ne sont pas contenu dans le contrat (Exemple une maquette automobile sur un contrat habitation). Destinataires des impressions : Cochez cette case pour enregistrer une des adresses d une cible, utilisée lors d une impression. La compagnie a plusieurs adresses, vous devez en choisir une. Celle-ci sera Page 170

171 Paramétrage - Paramétrage de la configuration et de l'administration enregistrée dans le contrat ou sinistre sur lequel vous êtes. Vous pouvez limiter les risques en n affichant que les maquettes concernées (cf. La page Options p 173). Prévenir les apporteurs lors des avenants : Cochez cette case pour créer un évènement dans l agenda des apporteurs du contrat lorsque vous souscrivez un avenant. Prime terme = Comptant par défaut : Cochez cette case si vous souhaitez créer des pré-termes dont la prime a les paramètres du comptant sinon la prime des pré-termes sera de 0. GED par avenant : Cochez case pour créer un dossier distinct pour chaque avenant dans la GED. Gestion des bordereaux de règlement Cie : Cochez cette case si vous souhaitez gérer des bordereaux de reversement de prime, de demande de commission et de règlement de commission. 3. La page Sinistres Sur cette page vous allez définir les pièces qui seront par défaut demandées lors de la saisie d'un sinistre automobile ou non. Ceci a pour but de simplifier la saisie d'un sinistre. La liste des pièces à fournir est indiquée sur certains documents édités dans le cadre de la gestion des sinistres. 4. La page Administration Cette page vous permet de définir un administrateur. Il n'a d'intérêt que si vous travaillez à plusieurs sur le même ordinateur ou en réseau local et si chacun a un rôle précis et ne doit effectuer les tâches d'un autre (production, comptabilité, sinistres, ). Page 171

172 Paramétrage - Paramétrage de la configuration et de l'administration Saphir Limited De plus, lui seul peut modifier certains paramètres sensibles qui, s'il étaient modifiés, entraîneraient un dysfonctionnement irréversible du logiciel. Pour que cela fonctionne, il faut enfin que vous accédiez au logiciel par un mot de passe afin d'identifier l'utilisateur du logiciel (cf. Paramétrage de l'application p 167) Dans la liste des partenaires, vous définissez qui sera l'administrateur. Vous pouvez aussi cliquer sur O r g a n i s a t i o n d e l a c l i e n t è l e, c'est à dire transférer des clients vers la clientèle d'un autre partenaire dans le cas où il quitte le cabinet et que vous voulez répartir ses clients vers d'autres partenaires. Choisissez une requête dans la liste afin de limiter les clients aux critères que vous aurez définis dans cette requête. Enfin vous pouvez effectuer une P u r g e d e l a c l i e n t è l e, c'est à dire supprimer des clients car les affaires sont trop anciennes ou annulées. Pour cela choisissez une requête dans la liste afin de limiter les clients aux critères que vous aurez définis dans cette requête. Page 172

173 Paramétrage - Paramétrage des documents intégrés 5. La page Options Partenaire par défaut : Choisissez le partenaire à utiliser lorsque vous créer un client quelque soit l'utilisateur identifié au démarrage. Mono-produit : Choisissez le produit à utiliser si le logiciel n'est configuré que pour un seul produit. Taux d'acompte à verser lors de la souscription : indiquez le pourcentage de la prime TTC que le client doit verser pour valider la souscription. Limitation des maquettes Word : Indiquez si vous voulez afficher toutes les maquettes Word dans les écrans contrats et sinistres ou les limiter à la branche ou super-branche du contrat. Utilisez ce paramètre avec la case à cocher Champs des questionnaires dans les impressions (Cf. La page Configuration p 168). Renouvellement dans l agenda : Saphir peut créer un évènement PROPO dans l agenda X jours avant la date de fin des contrats à renouveler. Indiquez le nombre de jours. C. Paramétrage des documents intégrés Vous pouvez intégrer des documents issus de tous les logiciels dans les fiches de Saphir. Définissez d'abord si les documents sont stockés dans des dossiers du disque dur ou dans la base de données de Saphir. Si vous les stockez dans la base de données de Saphir, ils seront sauvegardés automatiquement par le logiciel et seront plus facilement accessibles, mais faîtes attention à la capacité de votre sauvegarde et les documents ainsi créés seront plus difficilement convertissables en un autre format. Exemple : si vous changez de logiciel de gestion d'images scannées, il peut y avoir incompatibilité. Page 173

174 Paramétrage - Paramétrage des maquettes Word Saphir Limited Ensuite, vous devez définir comment pour un format de documents dont vous définissez le libellé qui apparaîtra dans le menu, le logiciel Saphir doit procéder pour créer un de ces documents : Si les documents sont intégrés, le nom de la classe OLE à utiliser. Sinon, le dossier d'origine, contenant les dossiers des clients contenant eux même un dossier par contrat. Indiquez aussi le fichier vide servant de modèle lors des créations. Vous pouvez, pour un même logiciel (Word), utiliser plusieurs fichiers vides différents (courrier, facture, ) afin d'utiliser des mises en forme différentes. Vous pouvez aussi dans certains cas de dysfonctionnement, indiquer le nom du logiciel à exécuter. Les boutons A j o u t e r u n e c l a s s e et O t e r l a c l a s s e permettent la gestion de cette liste. Le bouton C r é e r u n d o c u m e n t permet de vérifier la validité du paramétrage. Nous vous conseillons d'appeler le service technique pour plus d'informations. En réseau, ce paramétrage doit être fait sur chaque poste. D. Paramétrage des maquettes Word Pour savoir quelles maquettes sont utilisées, allez sur la page Outils, puis choisissez M a q u e t t e s W o r d. Page 174

175 Paramétrage - Paramétrage de la recherche d adresse sur Internet La première colonne vous indique les maquettes utilisées (en vert) et les autres en rouge dont le fichier doc sera détruit sur le disque dur si vous validez. Vous pouvez cliquez sur la case de couleur pour la changer. La colonne E t a t l i é, indique l écran associé à la maquette qui permet de savoir dans quel menu elle apparaît. E. Paramétrage de la recherche d adresse sur Internet Cet écran permet de définir les champs qui sont pris en compte lors de la recherche d adresse par Internet. Cette recherche se déroule en deux étapes : La première a pour objectif de rechercher l adresse exacte de la fiche en donnant un maximum d information pour n obtenir qu une seule réponse. En cas d absence de réponse, une deuxième recherche est lancée avec une liste réduite de critères. Ainsi vous définissez deux listes de champs dont la première doit être plus complète que la seconde. Pour certaines fiches, il n y a pas de prénom : ce champ sera ignoré. F. Paramétrage du calendrier Vous pouvez modifier les type de rendez-vous qui s affichent, leur libellé, leur possibilité de se masquer s ils sont terminés, leur possibilité de se synchroniser avec Outlook, ainsi que leur couleur. Vous définissez aussi : La durée de la maille de masquer les rendez-vous définis comme étant terminés (case à cocher du le rendezvous) et pour lesquels le type a été défini comme masquable. de modifier les rendez-vous passés sinon ils seront verrouillés. synchroniser avec Outlook les rendez-vous dont le type leur permet de se synchroniser. afficher les anniversaires des clients dans l agenda. Page 175

176 Paramétrage - Modèles de mails Saphir Limited Les paramètres par défaut utilisés lors de l import de mails en prospection (cf. Créer un prospect par e- mail p 124). Il est conseillé de faire une règle dans Outlook pour que les mails à importer soient dans un dossier à part. Ce dossier doit être défini ici. Une fois le mail importé, il peut être supprimé, c'est-à-dire envoyé dans les éléments supprimés d Outlook. Dans Saphir, un évènement est créé dans le gestionnaire de contact. Il peut être marqué comme terminé ou non, selon que vous souhaitez le valider ou non (si non terminé, il apparaît dans la agenda de la l onglet Agenda à droite de l écran). Enfin, dessous vous pouvez modifier la plage horaire d ouverture du cabinet afin que Saphir puisse vérifier si les rendez-vous sont cohérents lors de leur saisie. G. Modèles de mails Vous pouvez créer des modèles de mail qui faciliteront la génération de mails à partir de Saphir. Vous y indiquez le texte que vous souhaitez insérer dans chacun de vos mails comme vos coordonnées, logo, Définissez le libellé du modèle à créer, puis cliquez sur le bouton. Page 176

177 Paramétrage - Modèles de mails Les mails peuvent-être de 2 formats : texte sans mise en forme ni image, ou HTML avec le choix de la mise en forme du texte, des couleurs et images. A la question si vous répondez N o n, une fenêtre s ouvre et vous permet de saisir le texte. Vous validez et le modèle de mail est enregistré. Si vous répondez O u i, vous devez choisir de le rédiger avec Outlook et l éditeur de Saphir. Outlook est plus simple dans la mesure où vous avez l habitude de l utiliser, sinon utilisez l éditeur de Saphir. a) Créer un mail avec Outlook Si le modèle existe, son contenu est copié dans le presse-papier. Cliquez sur le bouton Ok du message dans Saphir et créez un mail dans Outlook et coller le texte. Si c est un nouveau modèle, créez un mail dans Outlook. Ensuite, modifiez le texte comme vous le souhaitez. Si la fusion/publipostage (comme dans Word) est disponible, une fenêtre vous permet d insérer des champs qui seront remplacés par leur valeur lors de l utilisation. Sélectionnez le champ dans la liste et collez-le dans le mail : une balise est insérée mais ne la modifiez pas, sinon la fusion ne fonctionnera plus. Quand vous avez terminé, sélectionnez tout votre mail (CTRL-A) et copiez le (CTRL-C). Allez dans Saphir et cliquez sur Ok (Annuler si ne souhaitez pas modifier le modèle) Le nouveau modèle est utilisable. b) Créer un mail avec l éditeur de Saphir L éditeur de Saphir permet de rédiger le mail comme dans Outlook. La barre de mise en forme permet de personnaliser le texte. En bas, une liste déroulante apparait si la fusion/publipostage( comme dans Word) est possible. Dans ce cas sélectionnez le champ qui sera remplacé par sa valeur lors de l utilisation, il sera automatiquement inséré avec des balises spéciales. Ne les modifiez pas car la fusion ne fonctionnerait plus. Page 177

178 Paramétrage - Modèles de SMS Saphir Limited H. Modèles de SMS Pour envoyer des SMS, Saphir utilise les prestataires disponible sur Internet. Pour cela, il faut d abord renseigner l adresse du site Internet à utiliser pour envoyer les SMS. Cette ligne de commande contient votre code d accès, votre mot de passe et les 2 balises, numero et texte, qui indiqueront à Saphir où placer ces éléments lors de l appel au site d envoi. De nombreux prestataires propose de tels services sur Internet. Appelez le service technique. Ensuite vous pouvez choisir le modèle à modifier dans la liste, ou en créer un en cliquant sur le bouton Nouveau, puis en donnant son libellé. Ensuite indiquez le texte, du message, limité à 140 caractères. En bas, une liste déroulante apparait si la fusion/publipostage( comme dans Word) est possible. Dans ce cas sélectionnez le champ qui sera remplacé par sa valeur lors de l utilisation, il sera automatiquement inséré avec des balises spéciales. Ne les modifiez pas car la fusion ne fonctionnerait plus. I. Paramétrage de la comptabilité Dans le menu C o m p t a b i l i t é, vous pouvez appeler l'écran suivant de paramétrage. Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres très sensibles et entraînant des écritures comptables qui ne pourront pas être détruites. Il est constitué de plusieurs pages gérant les liens avec votre logiciel de comptabilité : répertoire, comptes, racines. 1. La page Logiciel comptable Cette première page regroupe les informations suivantes : Répertoire de comptabilité générale : votre comptabilité générale sur laquelle vous récupérez les commissions et effectuez les règlements aux partenaires est gérée par votre logiciel de comptabilité dans un répertoire que vous devez indiquer ici. Il doit être obligatoirement renseigné sinon le transfert des commissions ne pourra avoir lieu (cf. Transfert des commissions p 114). Il est toujours conseillé de créer la société comptable dans le logiciel associé et de partager le répertoire piur un accès des autres postes en réseau, avant de paramétrer Saphir. Si vous utilisez des lettres-chèques, demandez au service technique de réaliser pour vous un état d'impression que vous copiez sur votre disque dur et que vous choisissez ici. Vous pouvez aussi le tester. Répertoire de compta compagnie : si vous encaissez toutes vos primes sur un seul compte bancaire cela signifie que vous gérez toute la comptabilité de vos primes sur une seule société comptable, et que votre logiciel de comptabilité ne va gérer des fichiers que dans un seul répertoire : indiquez-le ici. Si ce n'est pas le cas et que vous souhaitez gérer les transferts de fonds avec vos compagnies de manière indépendante afin d'éviter toute confusion, ne renseignez pas ce répertoire mais faîtes le sur l'écran de gestion des compagnies, pour chacune d'entre elles (cf. La page Infos comptables p 55). Logiciel : choisissez celui que vous utilisez. Page 178

179 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Trier : ce bouton permet de trier les données de comptabilité car dans certains cas Saphir nécessite des tris que ne prévoit pas le logiciel de comptabilité. Il est donc préférable d'utiliser cette fonction plutôt que celle du logiciel de comptabilité. 2. La page Banque Vous indiquez les coordonnées du compte bancaire de votre comptabilité générale. Cela permet d'éditer le bordereau de remise de chèques lors de vos transferts de commissions. Le libellé du compte est aussi utilisé lorsque vous avez des transferts de fonds à effectuer, le logiciel Saphir vous indique littéralement de quel compte bancaire vers quel autre compte bancaire vous devez effectuer le transfert de fonds. Pour faciliter la lisibilité de ces écrans, soyez précis. Page 179

180 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Saphir Limited Enfin, le numéro dans le plan comptable permet de créer les écritures comptables sur le bon compte bancaire. Vous devez le changer lorsque vous changez de devise par défaut. 3. La page Racines 1 Cette page permet de paramétrer les numéros de comptes du plan comptable de votre comptabilité générale géré par votre logiciel de comptabilité. Page 180

181 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Longueur : cette longueur détermine le nombre de zéros qu'il faudra automatiquement ajouter à la fin des numéros de comptes pour qu'ils soient tous homogènes. Elle détermine aussi le nombre de comptes possibles à partir d'une racine : par exemple une longueur de 7 permet de créer ( ) ^(7-3) = 36 ^4 = clients possibles car la racine (410) a une longueur de 3, il y a 26 lettres et 10 chiffres. Informations concernant la comptabilité générale des transferts de fonds entre vos clients et les compagnies : Racine partenaires : compte de commissions pour chacun des partenaires. Compte commissions : cette fois-ci dans la comptabilité générale, le compte recevant les commissions lors du transfert de commissions. Compte rétrocession : compte par lequel transitent les rétrocessions de commissions aux partenaires. Le compte de banque est paramétré sur la page précédente. 4. La page Racines 2 Ces informations concernent la comptabilité compagnie des transferts de fonds entre vos clients et les compagnies : Racine compagnies : la racine est une séquence de chiffres et/ou de lettres par laquelle devront commencer tous les comptes créés pour les compagnies en l'occurrence. N'indiquez donc que les caractères significatifs et surtout pas d'une longueur égale la celle du numéro de compte dans ce cas aucun compte ne pourrait être créé. Si nous reprenons notre exemple avec une racine de 4 caractères, nous obtenons 36 ^(7-4) = comptes de primes compagnies possibles. Racine sinistres : selon le même principe que ci-dessus pour les comptes concernant les sinistres des compagnies. Racine trop perçus clients : lorsque le client paye plus que ce qu'il doit, le montant supplémentaire est transféré sur un compte de trop perçu. Il y en a un par client. Compte commissions : numéro du compte recevant les commissions devant être transférées en comptabilité générale (la longueur du numéro est indiquée ci-dessus). Compte de pertes sur créances irrécouvrables : numéro de la longueur indiquée ci-dessus du compte recevant les quittances qui ne seront jamais réglées par le client. Comptes de tiers : pour les intervenants de sinistre (réparateurs, experts ou divers), les écritures comptables sont enregistrées sur un compte dont vous définissez ici la racine. Comptes de remises commerciales : numéro du compte permettant d'effectuer les remises commerciales (la longueur du numéro est indiquée ci-dessus). Racines des comptes de quittances non confiées encaissées : racines des comptes sur lesquels vous enregistrerez les règlements sur des quittances non confiées qui n'ont pas d'appel de prime. Page 181

182 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Saphir Limited D'autres comptes ne sont pas paramétrables comme : Comptes clients : racine 410 Comptes banques : racine 512 Comptes caisses : racine 5311 Comptes experts : racine 4018 Comptes garages : racine 4019 Comptes taxes directes : racine La page Options Cochez la case C o m m i s s i o n s c o u r t a g e d i s p o n i b l e s q u a n d l a s s u r é a s o l d é pour modifier la règle de mise à disposition des commissions en comptabilité. Cochez la case G e s t i o n d e s h o n o r a i r e s si vous souhaitez saisir des honoraires sur les contrats (cf. La page Règlement p 68) et définissez alors le compte à utiliser. Cochez la case R é c u p é r a t i o n d e l a T. V. A. si vous souhaitez faire apparaître la TVA dans votre comptabilité et éventuellement sur les avis d'échéance. Indiquez le taux et le compte à utiliser. Lors de la saisie d'un contrat, vous saisirez les honoraires H.T. ou T.T.C. selon le cas. Cochez la case Ge stio n dire cte de s taxe s si vous avez besoin, pour certains produits de certaines compagnies, de gérer et régler vous-même et directement les taxes à la direction des impôts. Cela est le cas avec les compagnies étrangères qui ne sont pas habilitées à percevoir des taxes françaises (cf. La gestion directe des taxes p 81). En cochant cette case, vous permettez le paramétrage des produits (cf. La page Infos p 148). Indiquez aussi le compte devant recevoir ces taxes en attente de leur règlement. Vous ne pouvez modifier ce compte que sur cet écran. Sur l'écran des produits, il n'est là que pour vous rappeler l'information. Cochez la case S a i s i e d e s p r i m e s H T si vous souhaitez renseigner la prime hors taxes, les taxes et les coûts de police, sinon la prime TTC sera saisie dans les contrats. Page 182

183 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Cochez la case U n c o m p t e p a r i n t e r v e n a n t d a n s l e s s i n i s t r e s pour distinguer chaque intervenant dans la comptabilité. Sinon les écritures seront toutes dans le même compte. La date indiquée après Pas d é criture avant le permet d alerter l utilisateur lorsqu il intervient du des contrats anciens et que les écritures risquent d être hors exercice. 6. La page Devises Indiquez le numéro du plan comptable du compte de la banque et de la caisse sur lequel seront créées toutes les écritures de règlement par les clients, aux compagnies, Si vous gérez un compte par compagnie, indiquez ce compte sur la fiche de la compagnie. Page 183

184 Paramétrage - Paramétrage de la comptabilité Saphir Limited Pour convertir votre comptabilité de Francs en Euros ou éventuellement l'inverse, cliquez sur le bouton C o n v e r t i r l a c o m p t a b i l i t é (voir ci-dessous) Pour indiquer les numéros de banque, agence et de compte pour chaque compte '512' du plan comptable. Ces informations peuvent être saisies dans votre logiciel de comptabilité ou directement dans Saphir en cliquant sur le bouton I n f o s b a n q u e s. Ainsi, les bordereaux de remise de chèques seront corrects. Page 184

185 Paramétrage - Paramétrage des avis d'échéance J. Paramétrage des avis d'échéance 1. La page impression Vous pouvez définir les informations à faire apparaître sur les courriers avis d'échéance afin qu'il soient plus ou moins détaillés. Ainsi, vous pouvez : Indiquer les frais de courtage séparément : le total des frais apparaîtra clairement en bas de l'avis. Indiquer les honoraires séparément : si vous gérez des honoraires, ils peuvent être intégrés à la prime ou distingués sur une autre ligne. Pollicitations incluses par défaut : sur le talon de correspondance de l'avis, les options (ou pollicitations) peuvent être incluses ou non. Indiquer les pollicitations (options) séparément : le total des pollicitation apparaîtra clairement en bas de l'avis. Indiquer les taxes des primes séparément : le total des taxes sur primes apparaîtra clairement en bas de l'avis. Indiquer la T.V.A. des honoraires séparément : le total de la T.V.A., s'il y a lieu, apparaîtra clairement en bas de l'avis. Déduire les trop perçus : sur l'avis d'échéance, les trop perçus sont retirés du montant à régler sur le talon de correspondance en l'indiquant par un message. Le cabinet n est pas l apporteur : les coordonnées de l apporteur du contrat apparaissent en en-tête de l avis d échéance. Relance aussi sur les comptants : Cochez cette case pour relancer les appels de prime sur les affaires nouvelles et avenants. Ecart de prime an-1 : indiquez le pourcentage d augmentation au-delà duquel vous souhaitez que Saphir vous alerte lorsque vous créer les termes compagnie et que vous saisissez les primes, ou lors de l importation d un bordereau (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). Ecart de com import : indiquez le pourcentage d erreur au-delà duquel vous souhaitez que Saphir vous alerte lorsque vous créer les termes compagnie et que la commission saisie ou importée ne correspondant pas au paramétrage du logiciel (cf. Enregistrer les termes de la compagnie p 104). 2. La page Échéances Sur cette page, les délais concernent l'impression des avis d'échéance, relances, mises en demeure et renouvellements. Pour chacun, vous définissez le décalage entre la date de début de prise en compte des affaires et la date du jour. Vous devez utiliser des valeurs négatives pour anticiper une impression. Par exemple pour éditer les avis 28 jours avant la date d'échéance indiquez -28, pour relancer 7 jours après la date d'échéance indiquez +7. Ensuite, indiquez la fréquence, c'est à dire le nombre de jours exact entre deux opérations. Nous vous conseillons d'utiliser les multiples de 7 et de travailler à la semaine. Dans le cas contraire (travail au mois), le logiciel ne pourra vous aider dans le choix des dates. Page 185

186 Paramétrage - Paramétrage des délais Saphir Limited Ces délais sont modifiables directement à partir des dates saisies sur les écrans d'impression (cf. Imprimer les avis d'échéance p 107). Le verrouillage des délais évite, en cas de modification ponctuelle du planning de travail, de modifier les paramètres même si vous modifiez les dates. Par exemple, à certaines périodes de l'année, vous souhaiterez peut être décaler de quelques jours votre quittancement sans pour autant remettre en cause votre organisation. K. Paramétrage des délais 1. La page Délais Les délais d'impression de bordereaux qui déterminent, par défaut, à quel jour du mois doivent commencer la prise en compte des affaires. Par défaut c'est le premier jour mais vous pouvez décider d'établir vos bordereaux à compter du 28 de chaque mois. Ces délais se modifient aussi lorsque vous éditez vos bordereaux (cf. Bordereaux des émissions courtages p 117) pour vous en faciliter la gestion. Toutefois si vous verrouillez les délais, ceux-ci ne seront pas modifiés en fonction des dates de vos bordereaux. Deux autres délais sont utilisés lors de l'édition du courrier de gestion des pièces à partir de l'écran du contrat (cf. La page Pièces p 69). Si le délai est inférieur à la valeur indiquée, une simple lettre d'information sera imprimée sinon ce sera une lettre de mise en demeure. Selon que vous ayez déjà reçu la proposition signée du client ou non, les délais peuvent varier car il y a plus d'urgence à recevoir la proposition signée. Le verrouillage des délais évite, en cas de modification ponctuelle du planning de travail, de modifier les paramètres même si vous modifiez les dates. Par exemple, à certaines périodes de l'année, vous souhaiterez peut être décaler de quelques jours votre quittancement sans pour autant remettre en cause votre organisation. 2. La page Pollicitation Cette page vous demande combien de tentatives infructueuses faut-il effectuer avant de supprimer une pollicitation. Cette valeur peut être adaptée sur les modèles selon le cas. En cas d'absence de modèle, cette valeur fera foi. Page 186

187 Paramétrage - Paramétrage des indices L. Paramétrage des indices Cet écran vous permet d'enregistrer les indices utilisés lors des calculs de certaines primes, capitaux de garanties et franchises. Vous devez les tenir à jour vous-même, surtout si vous avez des procédures de calcul qui en tiennent compte. N'oubliez pas de mentionner la date de validité à partir de laquelle l'indice est utilisable, jusqu'à ce qu'un autre le remplace. Ainsi vous pouvez créer des contrats même si vous ne saisissez l'indice à utiliser que quelques jours plus tard. Un bouton permet de lire les dernière valeurs connues sur des serveur Internet et de remplir automatiquement les listes. M. Paramétrage des points utilisés en qualité La qualité est utilisée sur la première page de la fiche client afin de déterminer si un client règle ses quittances en temps et en heure ou non. Pour cela, le logiciel va lui attribuer un nombre de points variable selon l'écart qui le sépare de sa date d'échéance. Cette écart varie de 999 j (soit 999 jours avant la date du terme) à j. A vous de créer autant de tranches que vous le souhaitez. Ces points sont comptés lors de l'enregistrement du règlement qui solde la quittance (uniquement les montants positifs sont pris en compte). N. Paramétrage des de prospects Cet écran permet le paramétrage de l importation des mails de création des prospects et projets (cf. Gérer les prospects p 123). Vous pouvez définir des paramètres pour toutes les branches à partir de la page P a r a m puis E - m a i l s d e p r o s p e c t s, ou de manière distincte pour chaque branche à partir de l écran de gestion des branches (cf. La page Généralités p 143) Ces mails devront être rangés dans un dossier spécifique par une règle dans Outlook. Indiquez ce dossier. Si c est un sous-dossier de la boîte de réception indiquez son nom ( ex : S a p h i r). Si c est un dossier qui n est pas contenu dans la boîte de réception, commencez par / ( ex : / S a p h i r ) Ensuite vous pouvez définir une séquence de mots présents dans l objet des mails et vous permettant d identifier les mails à traiter (si vide, tous les mails du dossier seront traités. La branche par défaut sera utilisée si aucune branche n est trouvée. Si vous ne voulez pas de branche par défaut laissez A u c u n e Pour identifier la branche dans le mail, vous définissez une balise dont la valeur sera recherchée dans le champ notes de la branches. Par exemple, vous mail contient : Q u e s t i o n n a i r e d e d e m a n d e a u t o m o b i l e Vous devez indiquer la balise Q u e s t i o n n a i r e d e d e m a n d e pour la branche, et sur la fiche de la branche Automobile, indiquez dans le champ Notes, sur une ligne vide le terme : a u t o m o b i l e Ensuite vous pouvez définir une feuille Excel pour le calcul des paramètres du contrats, et une maquette pour l impression de la proposition commerciale. Les mails issus de votre questionnaire Internet contiennent des lignes avec les noms des champs suivi de leur valeur : N o m : D U P O N T Ainsi cette ligne indique de DUPONT est à insérer dans le nom du prospect. Vous allez indiquer ce paramétrage dans l écran : pour chacune des infos vous indiquez le début de la ligne jusqu au début de l information (y compris le séparateur comme :) Page 187

188 Paramétrage - Paramétrage de l'utilisateur Saphir Limited Les autres champs de votre mail seront traités par les questionnaires par le même jeu de balises : Les balises sont les libellés des champs du questionnaire. Tout votre mail est ainsi importé dans Saphir. O. Paramétrage de l'utilisateur On a vu qu'il était possible de gérer un réseau de partenaires. Il est donc nécessaire de renseigner où est situé le siège du réseau. Cet écran le permet. Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres. Cette adresse peut être copiée directement à partir de la fiche d'un partenaire lors de la validation de modification (cf. Les partenaires p 46). La première page permet de renseigner l'adresse de l'utilisateur central. Cette adresse apparaîtra comme en-tête sur de nombreux courriers. Cette seconde page permet d'inclure votre logo sur les documents imprimés par le logiciel Saphir. Sachez qu'il est toujours possible d'interdire d'imprimer le logo sur un document particulier (cf. L'impression p 18). Vous modifiez le logo comme vous modifiez d'autres images avec le logiciel Saphir. Pour plus d'informations, voir le chapitre La page Images p 144. Page 188

189 Paramétrage - Paramétrage de l'accès à Internet P. Paramétrage de l'accès à Internet Pour accéder à cet écran, allez sur la page P a r a m è t r e s de l'écran de M e n u p r i n c i p a l Cet écran permet de définir comment Saphir accède à Internet notamment pour l'envoi des mails. Il peut utiliser votre logiciel de mail mais c'est relativement contraignant. Le plus simple est qu'il fonctionne comme lui en accédant directement à Internet. Pour cela vous définissez votre se rve ur SMTP en choisissant la société qui vous fournit votre abonnement Internet (F A I). Ensuite indiquez le l o g i c i e l d e m a i l utilisé ainsi que votre a d r e s s e qui permettra à vos destinataires de vous répondre. Enfin vous pouvez tester l'envoi d'un mail pour valider les paramètres. Dans le cas d un Proxy, Saphir le détecte automatiquement, vous pouvez l indiquer le login et le mot de passe s il y a lieu. Q. Paramétrage de la connexion Lorsque vous avez un réseau de partenaires reliés avec vous par modem ou simple réseau local, vous devez paramétrer la connexion pour que le logiciel Saphir sache comment se connecter au central. Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres. Vous définissez : Si l'utilisateur peut effectuer des souscriptions S'il lit sa boîte aux lettres à chaque connexion (cf. Importation des données p 165). S'il est relié par modem ou câble réseau local Si la connexion est effectuée par modem, vous devez indiquer : Le nom de la connexion à utiliser (cf. Accès réseau à distance dans votre poste de travail de Windows). Le nombre de tentatives en cas d'échec (ligne occupée, ) Indiquez enfin : Le nom du serveur de connexion permettant les souscriptions Le nom du serveur de courrier contenant les boîtes aux lettres Cette opération doit être effectuée sur chaque poste du réseau local ou externe. Page 189

190 Paramétrage - Paramétrage du transfert automatique Saphir Limited R. Paramétrage du transfert automatique Lorsque vous effectuez une exportation des données vers vos partenaires (cf. Exportation des données p 162), vous pouvez leur exporter plus ou moins d'informations. Cochez les cases selon vos souhaits. Si vous avez défini un administrateur, lui seul a le droit de modifier ces paramètres. S. Paramétrage de la téléphonie Si vous avez l option de gestion des appels entrants, vous pouvez définir le type de connexion et le port si c est un modem. L accès au modem est exclusif. Page 190