Jean-Marc Boyer, Président de l Université de la Nouvelle-Calédonie

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2 Jean-Marc Boyer, Président de l Université de la Nouvelle-Calédonie édito Le développement rapide des usages du numérique introduit une véritable mutation de nos sociétés. Cette mutation constitue un défi pour l université de la Nouvelle-Calédonie (UNC) dans l accomplissement de ses missions. La stratégie numérique, adoptée en février 2011 par le conseil d administration, affi rme la volonté de la direction de l université de relever ce défi en proposant une démarche dynamique et innovante pour l enseignement, la recherche, la vie étudiante et le pilotage de l établissement. Ainsi, dans les années à venir, la communauté universitaire devrait vivre une véritable mutation numérique. Les services numériques que l établissement entend développer concernent l ensemble des activités de l université, afi n de moderniser la vie de l établissement en synergie avec les autres acteurs de l enseignement supérieur et de la recherche. La réalisation de ces objectifs passe par une politique volontariste en rapport avec ses ambitions et les attentes de ses usagers. La réussite de cette politique s appuiera sur une gouvernance effi cace, des projets structurants en articulation avec les initiatives locales et nationales et ce avec le soutien affi rmé de l Etat et du Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie.. C est à ce titre que l UNC a jugé essentiel de disposer d une étude comparative de quelques autres universités de la région Pacifi que dans leur approche des usages du numérique. Le document qui suit constitue donc un des éléments importants qui alimente notre réfl exion pour la stratégie numérique à défi nir. Fabien Ducasse, Directeur territorial Nouvelle-Calédonie, Caisse des Dépôts P / 2 Depuis 10 ans, la Caisse des Dépôts accompagne les collectivités locales dans le développement numérique de leurs territoires en soutenant leurs projets d infrastructures, le développement de services innovants et l appropriation des nouveaux usages. En métropole, les pouvoirs publics ont lancé de nombreuses initiatives concernant les universités auxquelle le numérique participe : l accès à l autonomie et aux compétences élargies, la constitution de pôles de recherche et d enseignement supérieur (PRES), l opération Campus ou bien encore le plan numérique L université de la Nouvelle-Calédonie s inscrit elle-aussi dans ces dynamiques impulsées au niveau national. Le numérique constitue ainsi un nouveau levier pour répondre à certains enjeux transversaux de l université : maîtriser la chaîne numérique du savoir, satisfaire les usagers, construire une image de marque forte, rechercher l excellence opérationnelle et développer la performance dans un environnement de plus en plus compétitif. C est dans cette logique d accompagnement de l université de la Nouvelle-Calédonie que la Caisse des Dépôts a participé au fi nancement d une étude comparative sur le rôle et la place du numérique dans les universités de la zone Pacifi que. Cette étude visait à éclairer les orientations du schéma directeur numérique en cours d élaboration en proposant des orientations en termes de modernisation de l établissement, de développement de nouveaux services dématérialisés (bibliothèque en ligne, espaces numérique de travail, carte multiservices) utiles aux étudiants, aux enseignants et aux chercheurs.

3 Xavier Sevin, Associé du cabinet Ifi ngo Le numérique fournit de multiples applications, services et usages : ils en font sa raison d être. Il est une source de valeur ajoutée et un outil stratégique dont le pays doit bénéfi cier pour accompagner les politiques publiques. L outil numérique doit permettre d accompagner le cheminement d un pays en devenir : il doit participer au rééquilibrage (économique, répartition géographique des populations, etc.), il doit réduire les inégalités sociales en permettant l accès à l éducation ou aux services de santé, il doit prendre en compte la réalité de la géographie du pays, son positionnement dans la zone pacifi que et favoriser le développement économique. Comme l éducation est un composant fondamental d une politique publique, l éducation numérique l est maintenant aussi. Le numérique ouvre des possibles qui sont autant de réponses à des questions parfois insolubles jusqu alors pour un pays comme la Nouvelle-Calédonie. A travers ce benchmark conduit pour le compte de l université de la Nouvelle- Calédonie, ce sont bien ces possibles devenus réalités qui sont affi chés. Source d inspirations, cette bibliothèque d exemples pourra avantageusement susciter l imagination du lecteur pour une utilisation des technologies dans le monde de l éducation. «La seule limite est celle de notre imagination». Professeur de Français au collège de Plum. Paola Logli, Présidente de l Observatoire Numérique Nouvelle-Calédonie Le monde éducatif a toujours été aux premières loges des évolutions technologiques, et encore plus dans le milieu de la recherche. L Internet a d ailleurs connu son véritable déploiement dans le monde académique avant de se démocratiser. L organisation et le rôle de l école sont en perpétuelles évolutions, à l image du débat sur l école mené en Nouvelle-Calédonie en avril Dans cette réadaptation constante, le numérique apporte des solutions nouvelles pour bousculer les anciens schémas de pensées (Ken Robinson, Décembre 2010) et pour stimuler l imaginaire (Michel Serres, Décembre 2007). des ressources numériques. L université de la Nouvelle-Calédonie s inscrit elle-même dans cette dynamique. L Observatoire Numérique Nouvelle- Calédonie, association loi 1901 créée en janvier 2011 par de nombreux partenaires publics et privés, s est donné comme objectifs de construire les éléments d un diagnostic partagé tout en créant une dynamique d échange entre les acteurs. Dans le cadre de ses missions, l Observatoire a proposé aux parties-prenantes d éditer et de publier l analyse comparative des stratégies numériques des universités de la zone Pacifi que et de la partager avec la communauté des acteurs. Les acteurs institutionnels calédoniens ont bien conscience de ces enjeux et dessinent, en ce moment même, les contours de quelques grands projets s appuyant sur Cette publication est donc le premier numéro d une collection de guides focus, qui, devrait permettre d enrichir les réfl exions, stimuler les idées et les échanges. 1 - Site Internet : 2 - Vidéo : 3 - Vidéo : P / 3

4 sommaire PAGES 2 Éditos 4 Sommaire 5 Présentation 6 Stratégie numérique 7 L université technologique de Queensland - Australie 8 L université d Auckland Nouvelle-Zelande 9 L université d Hilo à Hawaii 10 L université du Pacifi que Sud Fidji et 12 pays 11 L université de la Nouvelle-Calédonie 13 Points de comparaison entre universités 16 La communication interne et externe 18 Les systèmes d information administratifs 19 Infrastructures d accès 21 Le numérique dans l enseignement 23 Le numérique dans la recherche 25 Le numerique dans la vie étudiante 27 Les bibliothèques 30 Conclusion 31 Remerciements 31 Comité de rédaction P / 4

5 L université, creuset d innovations Le monde de l enseignement supérieur et de la recherche font partie historiquement des premiers utilisateurs d Internet. Les universités et les institutions de recherche sont donc des lieux où l innovation numérique s est diffusée, d abord pour des besoins de recherche (calculateurs, mutualisation des données, diffusion de l information) et ensuite stimulée par des esprits inventifs et entrepreneuriaux. A l aune du 21 ème siècle, les jeunes générations nées dans les années 80 et 90 (appelés digital natives) ont déjà intégré les usages du numérique dans leurs pratiques quotidiennes. L enjeu premier du monde éducatif consiste désormais à former les professionnels de la société de l information. De là découleront sûrement de nouvelles formes de pédagogie, d organisation administrative, de services rendus et produits par la communauté éducative (élèves, enseignants, chercheurs). Les universités du Pacifi que? Méthode Pour répondre à cet objectif, près d une quinzaine de personnes ont été sollicitées dans chacune des universités et huit thématiques ont été abordées avec elles : 1 Les infrastructures et les bâtiments ; 2 L enseignement ; 3 La recherche ; 4 L université étendue ; 5 La vie étudiante et la communauté universitaire ; 6 Les bibliothèques ; 7 Les services et les systèmes d informations ; 8 La gouvernance, la gestion et les supports administratifs et fi nanciers. Localisation géographique des universités du Pacifique Université d Hawai Université du Pacifique Sud Université de la Nouvelle-Calédonie Carte 1 Université technologique du Queensland Université d Auckland Contexte L université de la Nouvelle-Calédonie, consciente de ces enjeux, a décidé de mener une étude comparative des stratégies numériques des universités du Pacifi que en Cette analyse, menée avec le soutien de la Caisse des Dépôts, a comparé cinq universités : 1 université d Hilo à Hawaii 2 université du Pacifi que Sud répartie sur 12 pays membres (siège à Fidji) 3 université d Auckland en Nouvelle-Zélande 3 université technologique du Queensland en Australie 5 université de la Nouvelle-Calédonie L objectif de cette étude vise à comprendre l intégration des technologies numériques dans tous les domaines de l université : enseignement, recherche, administration, documentation, vie étudiante. P / 5

6 Principes Une stratégie numérique se construit en plusieurs étapes : 1 Défi nition d un schéma directeur ; 2 Volonté politique forte pour accompagner le schéma ; 3 Adhésion et appropriation de la communauté universitaire associée aux décisions ; 4 Organisation des équipes supports et mise en relation avec les équipes métiers ; 5 Développement de nouvelles fonctions (correspondants informatiques et libertés) et de nouvelles approches (cloud computing, propriété intellectuelle des contenus numériques) ; 6 Pilotage dans le temps du schéma et des projets associés (plans pluri-annuels) ; 7 Mise en place d indicateurs de suivi et d évaluation ; 8 Gestion des questions juridiques (propriété intellectuelle des contenus numériques) ; 9 Évaluation des coûts d investissements et des conséquences sociales ; 10 Intégration du schéma numérique dans les plans pluriannuels. Mise en œuvre Ce schéma montre les différentes briques d une stratégie numérique : le socle technique et l administration des services à partir desquels fonctionnent tous les services numériques, l accès et l équipement informatique des lieux de vie de l université, ces ensembles sont pilotés dans le temps par des indicateurs de performance. A titre d exemple, l université de la Nouvelle- Calédonie souhaite restructurer le pilotage de la stratégie numérique de manière à améliorer la qualité de services aux utilisateurs. Les six axes stratégiques de l UNC sont représentés dans le schéma ci-dessous. P / 6

7 Présentation Créée en 1989, l université est située en plein cœur de Brisbane. Un second campus, excentré, est desservi par une navette. Cette université publique accueille étudiants dont 6700 étrangers provenant de plus de 90 pays. S ajoutent aux 1800 enseignants-chercheurs 4065 employés sur le campus. Positionnement universitaire Forte de son slogan «Une université pour le monde réel», l université australienne se donne trois objectifs principaux : 1 proposer un apprentissage de haut niveau adapté au monde du travail, 2 favoriser des programmes de recherche appliquée, 3 renforcer et étendre les partenariats avec le monde professionnel. Pour répondre à ces objectifs, l université a identifié les nouvelles technologies comme un levier d action pour améliorer la qualité de l enseignement et de la recherche mais aussi pour moderniser le fonctionnement interne de l établissement (administrations, services supports, etc.). Stratégie et gouvernance numérique L université a rédigé un plan numérique opérationnel sur 5 ans 1 intégré dans un document stratégique plus général, intitulé «Blueprint». S ajoutent à cela des indicateurs de performance relevés tous les trimestres et revus annuellement. Un Comité dédié au numérique, composé d une douzaine de personnes et dirigé par le vice-chancelier, se réunit environ 6 fois par an et examine 10 à 20 projets chaque fois. Il gère le budget global réparti entre les contrats de maintenance et le soutien aux projets transversaux. Différents souscomités apportent leurs propositions selon leurs spécialités: infrastructures, innovation, services, ressources. 1 - Plan stratégique de l université de Queensland : Université de Queensland - Campus Garden Point Compétences informatiques La division «technologie de l information et support de l apprentissage» rassemble 5 entités, véritables moteurs du développement numérique dans l établissement. 1 La bibliothèque commande les documents électroniques et gère l équipement et les logiciels ; 2. Le service des technologies de l information (ITS) gère l informatique et la téléphonie ; 3 Le service en charge des environnements technologiques assure aussi la hot line ; 4 Le service de e-learning soutient les initiatives numériques : cours en ligne, vidéoconférences, utilisation de «l environnement virtuel d apprentissage» (intitulé «Blackboard») ; 5 Le service d impressions. Le service informatique compte près de 450 personnes réparties en 5 services : Les services qualité, chargé de la stratégie numérique, des procédures et des usages ; Le service infrastructure ; Les services d informations incluant l intranet et l administration des bases de données ; Le service du centre de calculs, séparé en plusieurs pôles dédiés à la recherche, aux infrastructures, aux bases et à la visualisation des données ; Un dernier service dédié entièrement à la sécurité. P / 7

8 Présentation Fondée en 1883 dans les anciens locaux d un palais de justice et d une prison avec 95 étudiants et 4 enseignants en art et droit, l université d Auckland obtient son autonomie en En 1967, l école de médecine ouvre ses portes. L université d Auckland est la plus grande université publique de Nouvelle-Zélande et la plus avancée au niveau technologique. Elle abrite également le plus grand centre de recherche de la zone Asie-Pacifi que. La population étudiante est répartie sur 5 campus. Un tiers des étudiants est d origine asiatique. P / 8 Positionnement universitaire L objectif stratégique de l université est d attirer les meilleurs étudiants qui s investissent dans des cycles longs allant jusqu à la recherche dans les domaines scientifi ques. L université vise aussi l augmentation des étudiants étrangers (11%) dans une logique de notoriété et de rentabilité. 90 accords internationaux permettent à 1000 étudiants néo-zélandais de partir à l étranger chaque année. L université a développé l institut Confucius en partenariat avec le Gouvernement chinois et l université de Fudan à Shanghai. Un centre néozélandais a été ouvert à l université de Pékin. Stratégie et gouvernance numérique Université d Auckland - Entrée principale La Direction des technologies de l information définit la stratégie numérique de l université sur 4 ans. Un comité représentatif (enseignement et recherche, administration, bibliothèque, informatique) a rédigé le document Près de 200 personnes travaillent à la Direction des technologies de l information mais 150 autres sont réparties dans les différentes facultés. Une cinquantaine de personnes s occupent de la maintenance, des achats, des mises à jour, de la formation et de la réparation des matériels. Le comité stratégique des systèmes d informations, animé par le Directeur informatique et présidé par la Directrice des services administratifs, se réunit une à deux fois par mois. Il s appuie sur deux sous-comités, l un en charge des aspects technologiques de l enseignement, l autre en charge de la recherche. Ainsi, les compétences métiers et les compétences informatiques sont bien représentées. Il fait également appel à des personnes extérieures et en particulier à d anciens étudiants. Une série de tableaux de bord permet d assurer un suivi continu des différents projets. L université d Auckland travaille étroitement avec des universités australiennes (Monach à Melbourne, New South Wales à Sydney, Queensland) pour croiser leurs campagnes d audits et leurs bonnes pratiques.

9 Présentation C est en 1950 que l université d Hilo est offi ciellement créée, elle propose alors des cycles de 4 ans dans, les domaines agricoles, les arts et les sciences. En 1982, la bibliothèque et le centre multimédia sont construits. Dans les années 90, la création d un centre de recherche dédié à l astronomie marque l essor du campus avec le regroupement d une quinzaine de télescopes sur la montagne Mana Kea. Au début des années 2000, l université ouvre progressivement le département des langues hawaïennes (1998), des sciences marines (2001), de pharmacie et d astronomie (2006) et des sciences et technologies (2010). Bien que l université d Hawaii s inscrive dans le système d éducation américain, cette université est très marquée par son origine océanienne. 21% des étudiants qui fréquentent l université sont d origine hawaïenne, 11% sont Japonais, 7% sont Philippins, 6% proviennent de pays du Pacifi que, 11% sont métis et 28% sont d origine caucasienne. 69,2% habitent Hawaii et 19,5% proviennent des Etats-Unis. Présidence et de la Direction Administrative et Financière. Il se réunit de façon trimestrielle. Le pilotage est ensuite assuré par deux groupes de travail en charge des services supports et de l amélioration des services en ligne. La mesure de la performance est réalisée par une étude annuelle de satisfaction des usagers et par une analyse hebdomadaire des demandes. Université d Hilo Positionnement universitaire L université d Hilo avait comme objectif premier de former les jeunes de l île après leur baccalauréat sur une durée de 2 à 4 ans pour les préparer à des études plus longues à Honolulu ou sur le continent américain. Désormais, l université cherche à retenir les étudiants sur l île en leur offrant des disciplines plus diversifi ées et plus longues qui mènent à des carrières de chercheurs. Elle veut également montrer sa capacité à innover car elle sait que les nouvelles technologies attirent les jeunes étudiants. Par ses spécialités locales (astronomie, étude des volcans, biodiversité), l université attire des étudiants étrangers et a même atteint son quota maximum (30%). Stratégie et gouvernance numérique Depuis 2005, les projets numériques sont coordonnés par un comité animé par le directeur des systèmes informatiques en étroite relation avec des représentants des utilisateurs, de la Compétences informatiques Le service informatique comprend 14 agents de l université. Il est composé de trois services : un service de publication, incluant un pôle service graphique et un pôle développement web, comprenant 4 étudiants dédiés au graphisme ; un service «technologie pédagogique et services aux utilisateurs», incluant un helpdesk, et un service de télévision interactive qui emploie plus de 50 étudiants à temps partiel ; un service «technologie et support» comptant 4 personnes et 1 étudiant dédiés au support des services administratifs. La particularité du service informatique de Hilo réside dans la forte mobilisation des étudiants au sein des services. De plus, le service informatique n est pas chargé de la maintenance des applications supports, celle-ci étant développée et maintenue par le réseau des universités d Hawaii. L originalité du fonctionnement de l université réside donc dans l externalisation et la centralisation des services supports à Hawaii. P / 9

10 Présentation Créée en 1968 sur une ancienne base aérienne, l université du Pacifi que Sud rassemble 14 campus dont 3 situés à Fidji et le reste répartis dans 11 pays insulaires du Pacifi que : îles Cook, Kiribati, Nauru, Samoa, Tokelau, Tuvalu, îles Marshall, Niue, îles Salomon, Tonga, Vanuatu. Les principales ressources de ces pays sont l agriculture, la pêche, la forêt et le secteur des services. L université compte étudiants provenant majoritairement de Fidji (62,4%), des îles Salomon (14,4%) et de Kiribati (6,4%). S ajoutent 502 enseignants-chercheurs et 1502 administratifs. Universités du Pacifique 14 campus dans 12 pays plusieurs objectifs : amélioration des services et des partenariats, performance organisationnelle et qualité des formations. Stratégie et gouvernance numérique Adoptée au Forum des leaders en 2005, les priorités de la stratégie numérique sont : l accès, la réduction des coûts, l amélioration de la bande passante, l investissement et le renforcement des compétences. Le vice-chancelier lui-même pilote la stratégie numérique. Un comité se réunit deux fois par an et regroupe divers représentants de l université. On lui soumet toutes les questions relatives à l informatique et on défi nit les orientations. Le comité de cadres supérieurs de l université arbitre les choix budgétaires. P / 10 Positionnement universitaire L université aspire à être un lieu d apprentissage d excellence reconnu dans la zone Pacifique pour la qualité de la formation, de la recherche et des services proposés. Son objectif consiste aussi à apporter un cadre d enseignement effi cace pour répondre aux défi s des pays notamment en termes d insularité, de faible diversité économique et de risques climatiques. L action partenariale est au cœur de sa stratégie, à la fois avec les pays membres mais aussi avec les acteurs économiques afi n de favoriser le développement des compétences des jeunes générations. Pour la période , l université s est fi xé En 2006, l université a demandé une revue complète de la gestion opérationnelle et fonctionnelle du service informatique. Une réorganisation complète a été menée avec l objectif d améliorer les services rendus aux usagers : maintenance, informatique, supports, gestion de projets. Compétences informatiques A l université du Pacifi que Sud, à Fidji, le service informatique compte 59 personnes. Il est composé de 4 services : 1) le service aux utilisateurs, incluant le helpdesk 2) le service système et réseaux, incluant la téléphonie, le satellite et l infrastructure physique 3) le service de gestion du système d information, incluant le support et le développement du progiciel de gestion (ERP) et des services associés 4) le service projets et développement régional. En 1970, un centre pour l éducation à distance (CFDL) a été créé. En 2004, près de 150 cours en ligne sont offerts. Les cours sont conçus de façons complémentaires : en face à-face, en ligne, imprimés, audios et vidéos. Le nouveau centre informatique (ICT Center), inauguré en 2010, veut devenir un pôle d excellence des nouvelles technologies dans la zone Pacifi que. Il accueille les services informatiques, l équipe PAcCert (Pacifi c regional response team) et l association PITA (Pacifi c Islands Telecommunications association).

11 Présentation L université, devenue autonome en 1999, est répartie sur 2 campus et comprend 4 départements de formation, 1 école doctorale, 1 école interne de formation des maîtres enseignants, 3000 étudiants, 100 enseignants et enseignants chercheurs, 100 personnels administratifs, 5 équipes de recherche et une bibliothèque universitaire. Positionnement universitaire Le développement de l université dans le Pacifi que Sud s organise autour de quatre priorités : 1 Une politique de coopération scientifi que et d enseignement, menée avec des universités et organismes de recherche étrangers (Australie, Nouvelle-Zélande, Fidji, Hawaii, Europe...) ; 2 Une participation aux politiques publiques de formation et recherche, dans le cadre de la coopération régionale avec l Etat ; 3 Un encouragement à la mobilité des enseignants-chercheurs et des étudiants ; 4 Une promotion de l enseignement du français et de la francophonie. Stratégie et gouvernance numérique L université calédonienne s est investie depuis plusieurs années dans le domaine des technologies numériques et fait partie des 10 premières universités françaises à avoir formalisé leur stratégie numérique. Le contrat quadriennal fi xait déjà des chantiers pour favoriser les usages, l accès aux ressources, et les outils communicants. Cet engagement s exprime à travers 6 axes stratégiques déclinés suivant 14 programmes qui recensent environ 50 projets techniques et organisationnels, pour un coût global de 406 M XPF (3,4 M ) : 1 Piloter la performance de l UNC (objectifs et indicateurs de performance métiers en lien avec la responsabilité et compétences élargies des universités) ; 2 Consolider l intégration du système d information dont le système de gestion ; 3 Favoriser la production et la diffusion de ressources numériques pour l enseignement et la Recherche ; 4 Développer et simplifi er l accès aux services numériques (exemple : Espace Numérique de Travail) ; Université de la Nouvelle-Calédonie - Entrée des salles de cours 5 Piloter et organiser le système d information (adaptation des méthodes de pilotage de projet et de gestion du changement) ; 6 Adapter l infrastructure aux besoins futurs (WAN, LAN et systèmes). Compétences informatiques La direction des systèmes d information (DSI) gère la politique numérique de l établissement, défi nit et met en œuvre le système d information (SI) destiné à la stratégie, au pilotage et à la gestion des missions de recherche et d enseignement de l UNC. La DSI est également chargée de mettre en place, gérer et planifi er les moyens techniques nécessaires au système d information et de communication. A ce titre, elle assure : le soutien informatique et la mise à disposition de moyens mutualisés pour les équipes de recherche ; la gestion des moyens (logiciels, matériels, salles informatiques en libre accès) des plateformes pédagogiques informatiques destinées à l enseignement et à la formation ; l étude, la mise en place et l exploitation des applications de gestion ; la gestion et la négociation des licences d établissement pour les logiciels mutualisés ; la gestion des moyens de production et les équipements audiovisuels communs ; l implantation, l assistance utilisateurs et la maintenance micro-informatique et bureautique. P / 11

12 Géographie D un point de vue géographique, les universités sont souvent réparties en plusieurs lieux. Si les universités de Queensland, d Auckland ou de la Nouvelle-Calédonie comptent plusieurs campus dans la même ville, l université du Sud Pacifi que quant à elle est partagée entre 12 pays de la zone. Celle de Hilo fait partie du réseau d universités d Hawaii, lui-même inscrit dans le système scolaire américain. L éloignement des campus requiert des réseaux de télécommunications efficaces. Effectifs Structurellement, les effectifs sont variables d une université à l autre. L université de la Nouvelle-Calédonie est celle dont les effectifs sont les plus réduits. Le nombre d étudiants par enseignant est plutôt élevé. Les universités d Australie et de Nouvelle- Zélande comptent près de élèves. L université d Hilo (4000) fait partie du réseau d établissements d Hawaii qui compte plus de étudiants. L université du Pacifi que Sud de taille moyenne rassemble près de étudiants dont sur le campus principal et 4148 en étude à distance. Effectifs sur 5 campus de la zone Pacifique UHH, Hawaï USP, Fidji UOA, Nouvelle- Zélande QUT Queensland Australie UNC Nouvelle- Calédonie Étudiants Enseignants chercheurs Étudiants / enseignants 13 18, ,6 30 Personnel employé P / 12 Conduite du changement Les technologies de l information et de la communication constituent un nouveau domaine d activité pour les universités. Leur déploiement et leurs bons usages reposent d abord sur la sensibilisation et l initiative des responsables dirigeants et ensuite sur la mobilisation de l ensemble des équipes de l université. Avec ces nouveaux outils, les universités sont obligées de reposer des questions essentielles : positionnement stratégique ; stratégie de rayonnement et de renommée en matière d enseignement et de recherche ; stratégie de formation des enseignants-chercheurs, des étudiants et du personnel administratif ; stratégie d amélioration de la gouvernance interne (nouveaux rôles et métiers) ; stratégie de coopération et de partage à l intérieur et à l extérieur de l université. La conduite du changement fait donc partie des forts enjeux des universités L université d Auckland considère que la gestion du changement est un sujet à part entière qui mérite d être traité par un groupe qui ne soit pas composé uniquement de techniciens. A l université technologique du Queensland, la personne dédiée à la conduite du changement se charge aussi de la communication et de la formation. A l université du Pacifique Sud, la conduite du changement relève de la compétence du service informatique. L université d Hawai-Hilo, quant à elle, peine en matière de gestion du changement. En

13 dépit de formations et d accompagnements individualisés, les résultats obtenus ne sont pas encore convaincants. L université de la Nouvelle-Calédonie s inscrit dans une dynamique de conduite de changement piloté par la direction générale, le Centre des ressources informatiques (CRI) en collaboration avec la communauté éducative et administrative. Orientations stratégiques Toutes les universités disposent d une stratégie numérique formalisée et utilisent le numérique comme levier d action dans divers domaines. UHH USP UOA QUT UNC Nombre d années d application de la politique numérique depuis Financement global et budgets dédiés au numérique Selon la taille et le fi nancement des universités, les budgets sont relativement différents. Rapporté au nombre d étudiants, le budget de l université d Hilo est le plus important ; celui de l université du Pacifi que Sud est le plus faible. Les budgets par tête de l université d Auckland et de l université technologique du Queensland sont comparables. L université du Queensland est la plus dépendante des fi nancements publics et, avec l université de Fidji, celle sollicitant le moins les étudiants (18% et 15,4%). L université de la Nouvelle-Calédonie est elle aussi très dépendante des fi nancements publics. L université d Hawaii et de Nouvelle-Zélande ont une structure de fi nancement comparable, avec 40% des recettes provenant de la participation publique et 30% provenant des frais étudiants. Les étudiants étrangers paient généralement plus chers : c est, par exemple, quatre fois plus cher pour les étudiants étrangers de l université du Pacifi que Sud. Le budget numérique représente une part de plus en plus importante dans le plan de financement des établissements. Ici, les données sont à prendre avec beaucoup de précautions car elles ne représentent souvent que les investissements directs dédiés aux projets numériques et pas les budgets indirects ou transversaux. Par exemple, l université du Queensland fi nance une bonne partie des nouveaux investissements en infrastructures par le biais de fonds spécifi ques inclus dans le budget de construction de nouveaux édifi ces. Financement global des universités par an : UHH, Hawaï Budget total 75 M M Cfp Budget par étudiant Cfp USP, Fidji 52 M M Cfp Cfp UOA, Nouvelle- Zélande 570 M M Cfp Cfp QUT Queensland Australie 529 M M Cfp Cfp Part publique 40 % 37% 40% 60 % N/A Frais étudiants 30% 15.4 % 30% 18 % N/A UNC Nouvelle- Calédonie 31,6 M M Cfp Cfp P / 13

14 Points de comparaison entre universités Budget numérique des universités par an : UHH, Hawaï USP, Fidji UOA, Nouvelle- Zélande QUT Queensland Australie UNC Nouvelle- Calédonie Budget total d investissement en IT 4 M 480 M Cfp ,8 M Cfp 4,55 à 8,5 M 546 à M Cfp 10 M 1200 M Cfp ,3 M Cfp Budget total en fonctionnement IT N/A 2,42 M 290,4 M Cfp 17 M M Cfp 26,25 M M Cfp ,4 M Cfp (1) ,8 M Cfp (2) soit , 2 M Cfp (3) Budget total IT / Budget global N/A 4,6 % 5,5 % (4) 6,85 % 3,2 % Nombre de personnel rattaché à l IT dont le helpdesk N/A 3 (1) Correspond au total «fonctionnement» de l extraction de Situation «édition h25m36.pdf» (2) Correspond à l approximation des salaires de 3 techniciens, deux pris sur le budget général et l autre par l IUFM (fi nancé par la Province Sud) soit 3 x CPF (3) Le budget de fonctionnement ne semble pas prendre en compte ici l ensemble des salaires des personnels rattachés au CRI. (4) Le budget numérique total annoncé est de 3780 M Cfp (soit 31,5 M euros). P / 14 Partenariats Les partenariats sont au cœur de la stratégie de rayonnement et souvent aussi du plan de financement des universités. Le meilleur exemple est sûrement l université du Queensland qui participe à la mise en réseaux des universités d Asie-Pacifi que. Parmi ces réseaux, on peut citer : le CAUDIT (conseil australien des directeurs des technologies de l information des universités) qui rassemble les pays du Pacifi que Sud et les organisations de recherche du Commonwealth. Avec 58 membres, le CAUDIT est en mesure de faire entendre sa voix auprès des gouvernements et de l industrie. Il peut également négocier des accords collectifs et contribue au partage d idées et d expériences. l ACODE (australian council and on open distance and e-learning) pour l enseignement. le CAUL (council of australian university librarians) pour la bibliothèque. L université du Pacifique Sud compte de nombreux partenariats fi nanciers avec l Australie (accord fi nancier sur 3 ans) et la Nouvelle-Zélande (accord fi nancier et accueil des étudiants). Le 6 juillet 2010, le nouveau bâtiment dédié aux nouvelles technologies a été inauguré par le Président de Fidji et l ambassadeur japonais. L objectif de ce centre est de réduire la fracture numérique dans la région Pacifi que. L USP est également membre de certains forums valori-

15 sant l open source. Elle participe à l australian university quality agency tout en étant aussi membre du CAUDIT. L université d Hilo à Hawaii fait partie d un réseau d établissements qui partage leurs ressources informatiques et mutualise les services supports. Huit personnes participent à ce socle commun. L ambition de l université de la Nouvelle-Calédonie est de développer des projets de coopération scientifi que sur la durée autour de problématiques d intérêt majeur pour la Nouvelle-Calédonie : mines, érosion, biodiversité, gestion de l eau, assainissement, gestion des déchets, aménagement du territoire, diversité culturelle et linguistique. Les partenariats se traduisent par des accords-cadres de coopération à travers les relations France-Europe-Australie-Nouvelle-Zélande incluant la mobilité des enseignants-chercheurs et des étudiants ainsi que la recherche. L université participe aux actions de coopération de la France et de la Nouvelle-Calédonie en direction de l université du Pacifi que Sud (universités d été avec la Nouvelle-Zélande et l Australie), du Vanuatu (via le Diplôme d Accès aux Etudes Universitaires, DAEU) et en accueillant chaque année une cinquantaine d étudiants de ce pays sur le campus de Nouville. Enfi n, l université gère l antenne de l IUFM pour Wallis-et-Futuna et accueille un nombre important d étudiants de ce territoire. Dans un contexte régional caractérisé par l insularité, le développement accéléré de l usage des outils numériques est un élément essentiel dans la réussite des actions de coopération, notamment pour la recherche. P / 15

16 L université du Queensland Cette université a un site Internet et un intranet. Elle est en train de revoir entièrement son site Internet, dont la gestion est passée du service informatique au service marketing. Le site Internet de l université propose 8 rubriques principales : 1 A propos : profi l et différents campus (vidéo youtube), les formations, la politique de l établissement (rapports en ligne), l organisation administrative (gouvernance, unités, qualité, fi - nances), les services proposés (transports, hébergement, handicap) 2 News : Un portail d informations pour toutes les communautés 3 Nouveaux étudiants : Toutes les informations nécessaires pour les nouveaux étudiants 4 Emplois : Un moteur de recherche d emplois à temps partiel ou continu dans l établissement ou par des entreprises extérieures 5 Enseigner et apprendre : rubrique destinée aux enseignants-chercheurs qui propose des informations sur la qualité de l enseignement, des formations pour les enseignants, une newsletter et le suivi des carrières. 6 Recherche : présentation des équipes et des travaux de recherche 7 Réseaux d étudiants (alumni) qui favorise les projets étudiants, le tutorat 8 International : informations pratiques pour l accueil des étudiants étrangers Ce site Internet est très riche d outils interactifs (moteur de recherche, newsletters), audios et vidéos, de documents téléchargeables en pdf. Certains services sur Iphone sont promus sur le site Internet. Il propose des informations principalement pour la communauté étudiante et les enseignants-chercheurs. L université du Queensland utilise aussi les médias sociaux (web2.0) tel que sa chaine sur Youtube, son canal Itune, Twitter, ou encore Flick. Une récente initiative a permis à huit étudiants de faire un blog universitaire en échange d un Ipad. P / 16

17 L université d Hawaii Destiné principalement aux étudiants, le site Internet de l université d Hawaii propose 6 rubriques principales 1 Nouveaux étudiants : carte du campus, aides fi nancières 2. Etudiants actuels : accès à la librairie en ligne avec un identifi ant 3 Athlètes : le sport est au cœur de la promotion de l université 4 Réseaux d étudiants, d amis et donations 5 Vie du campus 6 La faculté et son administration Un réseau de webcams permet de visualiser les locaux et l intérieur des bâtiments. Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn) et des vidéos Youtube sont accessibles depuis le site Internet. Même si l on trouve un certain nombre d informations, l ergonomie et l apparence du site ne sont pas optimales voire même un peu désuètes. Le portail de services (MyUH) propose des informations propres à l établissement, permet d avoir une boîte mail personnelle et de s inscrire en ligne. L université du Pacifi que Sud Le site Internet de cette université permet à chaque département de faire ses ajouts et ses modifi cations sur les pages autorisées. Les rubriques principales présentent l université, ses campus, les disciplines et les programmes pour les étudiants. L accueil des nouveaux élèves est un axe fort du site Internet. Les autres rubriques sont destinées aux enseignants, aux chercheurs et expliquent également le rôle des services supports (dont le service informatique). On notera qu aucun lien vers les réseaux sociaux n est affi ché sur la page d accueil. Seul le fl ux RSS est proposé pour recevoir les informations de l université en direct. P / 17

18 L université d Auckland Ce site Internet propose trois entrées : 1 par le profi l de l internaute (étudiant, parents, administratif, entreprises, médias), 2 par les fonctions universitaires : présentation de l établissement, les programmes, les conditions d admission, l enseignement et la recherche, etc.) ; 3 Les différentes unités du campus : Faculté des Arts, Ecole de commerce, Faculté d éducation ou de droit, Bibliothèque, etc. Une large place est accordée pour les informations (news). Le catalogue de la bibliothèque en ligne est accessible sur le site. Des applications mobiles permettent d accéder aux ressources électroniques directement par téléphone. Les fl ux RSS permettent aussi de connaitre les nouveautés récemment achetées par la bibliothèque. L université de la Nouvelle-Calédonie Le portail Internet de l université de la Nouvelle-Calédonie possède plusieurs rubriques qui répondent d abord aux besoins des étudiants : P / 18 1 A propos de l UNC : présentation, gouvernance et pilotage, composantes, recherche, campus, développement numérique, bibliothèque, relations avec les entreprises 2 Formation : offre et catalogues, s orienter/s inscrire, types (doctorales, pour les maîtres, formation continue et à distance) 3 Admissions : futurs étudiants, étudiants actuels, étudiants internationaux 4 Espace étudiants : formations, études, services numériques, vie étudiante 5 Recherche : politique, scientifi que, laboratoire, administration, équipe, école doctorale, expertise et valorisation, pôle de recherche, partenariats et programmes 6 International : position et stratégie, accords internationaux, francophonie, mobilité Le numérique est un thème bien représenté puisque l on trouve des informations sur les accès wifi et le support du CRI, les services en ligne tels que les bureaux et campus virtuels, ou encore les portails documentaire et scientifi que. De plus les fl ux rss, un accès Facebook sont accessibles depuis la page d accueil.

19 Gestion administrative et fi nancière Pour leur gestion fi nancière, les universités utilisent différentes solutions commerciales ou open source : PeopleSoft (Auckland), Oracle (Queensland), Banner de Sungard (université du Pacifi que Sud), le logiciel Open Source Sakai (Hawaii), le logiciel suite Open source du consortium universitaire «cocktail» (Nouvelle-Calédonie). Suivi du patrimoine immobilier Pour suivre leur patrimoine immobilier, les universités doivent faire des inventaires annuels et gérer les réservations de salles avec des applications spécialisées. Suivi des ressources humaines La gestion des ressources humaines nécessite aussi des logiciels métiers pour automatiser le processus de candidature et de recrutement en ligne (logiciel Talent 2 utilisé à Queensland). A l université de Fidji, le personnel peut accéder en ligne à ses fi ches de paie, faire ses demandes de congés, mettre à jour ses informations personnelles, etc., grâce au logiciel Banner. Interopérabilité des solutions L université d Auckland a mis en place un système d information communicant avec des systèmes de gestion, de pédagogie et de recherche. de piocher dans la base de données centrale pour produire des rapports par exemple. L université d Hilo a également conçu son système d information sur la plateforme collaborative Laulima, développée en partie sur Internet à partir du logiciel open-source Sakai. Elle utilise les applications de gestion du réseau des universités d Hawaii. Sécurité Dans toutes les universités, la sécurité est assurée par des solutions antivirus et des pare-feux. Elles ont défi ni des politiques de gestion des noms d utilisateurs et des mots de passe. Les sauvegardes se font régulièrement et si possible de façon externalisée. Dans le domaine de la sécurité du système d information, l université de la Nouvelle-Calédonie est soumise à la charte RENATER*. Comme toutes les universités, elle se conforme aux dispositions réglementaires. Toutefois, avec la multiplication des usages du numérique et la volonté de disposer d informations fi ables parfois nominatives (suivi des étudiants, par exemple), l université de la Nouvelle-Calédonie intégrera à son mode de gouvernance numérique une plus grande vigilance sur la sécurité de son système d information ainsi que la problématique du «correspondant informatique et libertés» (CIL). * RENATER : réseau national des télécommunications pour la technologie l enseignement et la recherche déployé dans les années 90. www. renater.fr L université du Pacifi que Sud a fait le choix d un système d information englobant à la fois la gestion des étudiants, la gestion administrative et fi - nancière et celle des ressources humaines. Elle a développé des applications web qui permettent P / 19

20 Infrastructures d accès international L accessibilité aux réseaux de télécommunications est une condition sine qua none du développement des usages numériques dans les universités. Cependant, toutes n ont pas le même niveau ni la même qualité d accès aux infrastructures. Couvrant 12 pays insulaires, l université du Pacifi que Sud est contrainte par les limitations du réseau satellitaire USPnet. Chaque jour, 6 à 12h heures de conférences audios et vidéos sont organisées avec un souci constant de stabilité et de gestion des fuseaux horaires. Les quatre campus de Queensland sont branchés le réseau optique AARNet (Australian Academic and Research Network). Pour l instant, seulement 30% des capacités du réseau sont utilisées. L université d Hawaii a eu l occasion d installer un système de câbles souterrains dans toute l université avec des milliers de fi bres optiques. Cet investissement permet à l université de garantir les usages de son réseau pour les dix prochaines années. L université de la Nouvelle-Calédonie est raccordée au réseau de télécommunications français de recherche (Renater) qui couvre aussi l IRD, l IUFM, le vice-rectorat. Mise à jour le 5 mai 2011 P / 20

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