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1 messagingarchitects.com Novell GroupWise 7 Fiche de démarrage GroupWise Fenêtre principale La fenêtre principale offre un accès facile à votre boîte aux lettres et votre liste de collaboration. Elle est composée des éléments suivants : Barre de menus principale - Barre de navigation - Barre d Outils En-tête de la liste des dossiers et des éléments Liste des dossiers Panneaux Aperçu rapide Barre de menus principale: Donne accès aux différentes actions & options du client GroupWise. Barre de navigation (personnalisable): Accès rapide aux dossiers fréquemment utilisés. Barre d outils (personnalisable): Accès rapide à des outils et des actions fréquemment utilisés. En-tête de la liste des dossiers et des éléments: Mode d accès à GroupWise (en-ligne, cache, à distance), les archives GroupWise, accès de mandataire à d autres adresses. L icône permet de filtrer des éléments selon des critères spécifiques. Liste des dossiers: Permet d organiser vos messages dans votre boîte aux lettres GroupWise. Barre d outils contextuelle: Accès direct à des actions associées au message sélectionné. Panneaux (personnalisables): Affichage d informations souvent consultées : messages non lus, agenda, à personnaliser pour afficher vos activités les plus importantes. Aperçu rapide: S il est actif, il affiche le contenu des éléments sélectionnés. Page d accueil: Panneaux La page d accueil est composée de panneaux, constituant des vues personnalisées sur les informations GroupWise. Les panneaux par défaut sont : les messages non lus, l agenda, la liste de contrôle, les contacts. Le système vous permet de construire vos panneaux personnels. 1) Cliquez sur la flèche à côté de la Barre d Outils pour afficher un menu contextuel. 2) Sélectionnez Ajouter panneau. 3) Choisissez un panneau prédéfini dans la liste et cliquez sur Ajouter. ou Cliquez sur Nouveau panneau pour ajouter un élément personnalisé à la liste par défaut. 1

2 Barre de navigation Vous pouvez personnaliser les couleurs et ajouter ou supprimer des éléments dans la Barre de navigation. Personnaliser la Barre de navigation: 1) Faites un clic droit sur la Barre de navigation. 2) Sélectionnez Personnaliser la Barre de navigation. 3) Indiquez les dossiers que vous voulez afficher dans la Barre de navigation. Barre d outils Cliquez sur l icône en question pour exécuter des actions de collaboration fréquentes en GroupWise. A B C D E F G H I J K A - Ouvrir carnet d adresses B -Afficher les propriétés de l élément ou du dossier sélectionnés C - Impression de l agenda GroupWise D - Chercher un élément (Ctrl+F) E - Créer un nouveau message (Ctrl+M) F -Planifier un nouveau rendez-vous de groupe (Ctrl+Shift+A) G -Attribuer une tâche H - Créer un nouveau document (Ctrl+Shift+T) I -Vue détaillée de la fenêtre principale J -Fenêtre principale Suivi de discussion K - Vue agenda fenêtre principale Liste des dossiers Page d accueil Affiche le nom de l utilisateur et contient tous les éléments enregistrés dans la base de données de l adresse en question. Boîte aux lettres tous les éléments reçus sont stockés dans votre boîte aux lettres GroupWise. Eléments envoyés Dossier contenant une copie de tous les éléments envoyés. Agenda - Ouvre votre agenda et affiche tous les éléments du jour, de la semaine ou du moi indiqué. Contacts Accès direct à votre carnet d adresses GroupWise. Documents Contient des documents personnels et partagés enregistrés dans GroupWise à travers DMS. Corbeille Des éléments supprimés sont gardés dans la corbeille durant 7 jours par défaut. Cliquez sur les icônes ou pour développer ou réduire des fichiers. Liste de contrôle Les éléments déposés dans ce dossier peuvent recevoir un numéro de priorité et sont marqués lorsqu ils ont été complétés. Armoire Endroit par défaut de vos dossier personnels ou partagés. Dossier partagé Les éléments déposés ici sont partagés avec d autres utilisateurs GroupWise. Résultats de recherche Enregistre des recherches utilisant des critères prédéfinis ou personnalisés. Dossier personnel Enregistrez et organisez vos messages par thème. Courrier poubelle Des courriers marqués comme courrier poubelle sont automatiquement transférés dans ce dossier. Travail en cours Fichier pour garder du travail commencé, que vous voulez terminer plus tard. Gérer votre boîte aux lettres GroupWise La boîte aux lettes affiche vos messages entrants. Envoyer un message 1) Créer un nouveau message Il y a 2 manières pour créer un nouveau message: A partir de la Barre de menus : Fichier > Nouveau > Message (Ctrl+M). A partir de la Barre de navigation : Cliquez sur l icône. 2 Gérer votre boîte aux lettres GroupWise Voir page suivante

3 De : Envoyez le message à partir de votre adresse ou de celle d un autre utilisateur à laquelle vous avez un accès de mandataire. Dest.: Renseignez le nom du destinataire. Vous pouvez également sélectionner une adresse à l aide de l icône dans la Barre d outils. Objet: Renseignez l objet de votre courriel. Barre d outils texte du courriel: permet de modifier la mise en page du message. Cliquez sur l icône, sélectionnez le fichier approprié et cliquez sur OK. Répétez ces actions pour ajouter d autres fichiers. Vous pouvez également glisser et déposer des fichiers directement à partir de l Explorateur Windows. Contrôle d orthographe: Lance le contrôle d orthographe de GroupWise. GroupWise 7 corrige vos erreurs de frappe automatiquement et souligne les erreurs en rouge. CC: et CM: Envoyez une copie carbone (CC) ou une copie masquée (CM) de ce message à un autre utilisateur. Les autres destinataires ne voient pas les destinataires en CM. Champ du message: Tapez le contenu de votre message. 2) Options d envoi L onglet Options d envoi vous offre de la flexibilité supplémentaire et vous permet de catégoriser, donner de la priorité, classifier, retracer, encrypter et planifier des messages. Priorité: Des messages de priorité élevée sont affichés en Rouge, des messages standard (défaut) apparaissent en Noir. Des messages de priorité faible sont affichés en Gris dans la boîte aux lettres du destinataire. Réponse requise: Notifie le bénéficiaire qu une réponse au message est attendu dans une période indiquée. Sécurité: Permet de définir un mot de passe pour le message ou de l encrypter. 3) Cliquez sur l icône pour envoyer le message. Suivi du processus: Options avancées permettant de faire le suivi de vos messages et d activer des notifications de l arrivée d un message et des actions des destinataires. Date d expiration: Si cette option est active, le message sera supprimé de la boîte aux lettres du destinataire après la période indiquée. Retarder l envoi: Permet de définir à l avance quand un message sera envoyé. Gestion des messages GroupWise 7 offre des fonctions qui rendent la gestion des messages encore plus efficace. Peut-être voulez-vous catégoriser vos messages en utilisant des couleurs ou personnaliser l objet d un élément ou classer des messages dans des dossiers spécifiques. Boîte aux lettres: affiche les messages reçus. Eléments envoyés: affiche des copies de tous les éléments envoyés. Faites un clic droit sur un élément reçu pour afficher le menu de raccourcis. Ouvrir: Affiche le contenu du message et/ou les propriétés des éléments envoyés. Ouvre le visionneur pour afficher le message. Enregistrer sous: Enregistre le message et/ou les pièces jointes. Imprimer: Imprime le message et/ou les pièces jointes. Filtre: Active un filtre qui n affiche que les messages similaires au message sélectionné, en fonction de certains critères. Courrier indésirable: Active le traitement du courrier poubelle. Faire suivre: Fait suivre l élément sélectionné à un autre destinataire. Supprimer/Supprimer et vider. Déplace l élément sélectionné dans la corbeille ou supprime le message du système. Réenvoyer: Réenvoie l élément après des modifications. Passer à: Modifie le type du message (p.ex. un message devient une tâche ou un rendez-vous, etc.) Déplacer vers le dossier Liste de contrôle: Envoie l élément dans le dossier liste de contrôle. Catégories: Attribue une catégorie spécifique à l élément et y associe un code couleur. Lire plus tard: Marque le message comme étant non-lu. Propriétés: Affiche les détails du message (p.ex. date/ heure, statut de livraison, destinataires, etc.) 3 Gestion des messages Voir page suivante

4 Messages reçus Ouvrir éléments reçus: Dans votre Boîte aux lettres, faites un double-clic sur l élément que vous voulez ouvrir. Fermer: Ferme l élément et retourne vers la Boîte aux lettres. Répondre: Permet de répondre au message. Faire suivre: Permet de faire suivre le message à un autre utilisateur. : Envoie le message dans la poubelle. : Va immédiatement au message précédent ou suivant. : Imprime le message. : Enregistre le message et/ou les pièces jointes. : Cette nouvelle fonctionnalité en GroupWise 7 vous indique si une personne est disponible. Pour envoyer un message instantané, cliquez sur l icône pour commencer une conversation. Personnaliser le courrier GroupWise 7 vous permet de modifier l objet d un message si vous voulez lui attribuer un titre plus éloquent. Vous pouvez également catégoriser les éléments pour mieux organiser vos informations. 1) Ouvrez un message et cliquez sur l onglet Personnaliser. 2) Tapez un nouveau sujet dans le champ Mon Objet. 3) Cliquez sur l icône et choisissez une catégorie dans la liste des Catégories. La couleur de l élément concerné a été modifiée en fonction de la catégorie. Permet de créer vos propres catégories et couleurs personnalisées. Tapez une nouvelle catégorie dans le champ Nouvelle catégorie et cliquez sur Ajouter pour l inclure dans la liste. Cliquez Editer la couleur et sélectionnez la couleur à attribuer à la catégorie. Classer des messages dans des dossiers personnels. Organisez votre courrier dans l Armoire. Pour créer un dossier personnel: 1) Faites un clic droit sur le dossier Armoire dans la Liste des dossiers ou sélectionnez Fichier>Nouveau>Dossier dans la Barre de menus. 2) Sélectionnez Dossier personnel et cliquez sur Suivant. 3) Tapez un nom et une description (optionnel) et cliquez sur Suivant. 4) Cliquez sur Terminer. Le dossier est affiché dans l arborescence de l Armoire. 5) Faites glisser des éléments de la Boîte aux lettres GroupWise ou du dossier Eléments envoyés dans le nouveau dossier personnel. Rechercher des éléments en GroupWise Utiliser la fonction de Recherche pour retrouvez des éléments dans GroupWise. 1) Cliquez sur l icône de recherche dans la Barre d outils. 2) Indiquez les critères de recherche. 3) Sélectionnez Texte complet pour chercher dans le texte intégral des messages. L option Objet limite la recherche au champ d objet des éléments. 4) Sélectionnez De ou Auteur pour chercher des éléments envoyés ou reçus par des utilisateurs spécifiques. 5) Sélectionnez le Type d élément sur lequel vous voulez chercher. 6) Vous pouvez éventuellement sélectionner une Plage de dates. 7) Rechercher dans: Sélectionnez le domaine, développez des dossiers et sélectionnez des sous-dossiers pour limiter la recherche. 8) Cliquez sur OK. GroupWise affiche les résultats dans le dossier Résultats de la recherche. 4 Gestion des messages

5 Carnet d adresses Le carnet d adresse GroupWise 7 gère tant vos contacts professionnels que personnels. Outre les carnets standard de GroupWise, vous pouvez ajouter des carnets personnels et partagés. Supprimer: Supprime l entrée sélectionnée du carnet. Opération: Permet de choisir une série d actions pour l entrée sélectionnée. Rechercher: Recherche rapide d un contact spécifique selon un critère spécifié. Nouveau: Ajoute une nouvelle entrée dans le carnet sélectionné. Détails: Affiche les informations de contact de l entrée sélectionnée. Créer un nouveau carnet d adresses personnel 1) Cliquez sur l icône dans la Barre d outils pour ouvrir le carnet d adresses. 2) Sélectionnez Fichier>Nouveau carnet. 3) Tapez un nom pour le nouveau Carnet d adresses et cliquez sur OK. Partager un Carnet d adresses personnel 1) Ouvrez le Carnet d Adresses. 2) Suivez les instructions pour créer un nouveau carnet d adresses ou faites un clic droit sur un carnet existant. 3) Sélectionnez l onglet Partage et choisissez Partagé avec. 4) Cliquez sur l icône pour sélectionner un utilisateur que vous voulez donner accès au carnet d adresses. 5) Cliquez sur Ajouter un utilisateur. 6) Pour modifier les droits d accès, sélectionnez l utilisateur dans la liste de partage et vérifiez les droits souhaités. 7) Cliquez sur OK. Supprimer des droits d accès à un carnet 1) Ouvrez le Carnet d Adresses. 2) Sélectionnez l onglet Partage et choisissez Partagé avec. 3) Sélectionnez l utilisateur avec lequel vous partagez le carnet. 4) Cliquez sur Supprimer un utilisateur. 5) Cliquez sur OK. Créer un nouveau contact dans le Carnet d Adresses L onglet Commentaires: Ajoutez des informations supplémentaires concernant des interactions avec le contact. L onglet Historique: Affiche tous les courriers et les entrées de l agenda pour le contact en question (uniquement disponible à partir du dossier Contacts dans la fenêtre principale). 1) Ouvrez le Carnet d Adresses. 2) Sélectionnez le Carnet d Adresses personnel auquel vous voulez ajouter le contact. 3) Cliquez sur l icône du nouveau contact dans la Barre d outils. 4) Renseignez les informations du contact. 5) Cliquez sur OK. 1) Ouvrez le Carnet d Adresses. 2) Sélectionnez le Carnet d Adresses personnel que vous voulez modifier. 2) Faites un double-clic sur le contact. 3) Sélectionnez l onglet que vous voulez éditer et modifiez les informations. 4) Cliquez sur OK. 5 Carnet d adresses

6 Gestion de l Agenda et des Tâches L agenda GroupWise permet de gérer vos rendez-vous et vos Tâches. Vous pouvez créer des agendas multiples et partager des agendas avec d autres utilisateurs. Pour accéder à votre Agenda, cliquez sur Agenda dans la Barre de Navigation ou cliquez dans le dossier Agenda dans la Liste des Dossiers. Utilisez les boutons de navigation <> pour afficher les dates précédentes ou suivantes. Cliquez sur une date pour afficher les événements de cette journée. Les dates affichées en gras indiquent des activités planifiées. : Affiche les agendas des autres utilisateurs auxquels vous avez un accès de mandataire. : Permet de sélectionner une vue sur l agenda. Pour créer un nouveau rendez-vous, une nouvelle tâche ou une note, faites un double-clic sur l élément en question ou utilisez les icônes dans la Barre d outils. Pour visualiser un élément de l agenda, faites un double-clic dessus pour l ouvrir et regarder les détails. Pour refixer un rendez-vous, faites le glisser vers la date et l heure appropriées (ne s applique pas aux rendez-vous de groupe, envoyés par un autre utilisateur. Fixer un rendez-vous de groupe 1) Cliquez sur l icône dans la Barre d Outils. 2) Renseignez le(s) destinataire(s) dans le champ Vers. 3) Renseignez l endroit du rendez-vous dans le champ Lieu. 4) Indiquez la Date de début et l heure. 5) Indiquez la Durée de la réunion. 6) Indiquez l Objet et un message optionnel pour le rendez-vous. 7) Cliquez sur Envoi. Utiliser la recherche de disponibilité Lorsque vous créez un rendez-vous de groupe, vous pouvez visualiser les agendas d autres utilisateurs GroupWise pour détecter les créneaux horaires durant lesquels tous les participants sont disponibles. Exécuter une recherche de disponibilité 1) Cliquez sur l icône dans la Barre d Outils. 2) Cliquez sur l icône dans la Barre d Outils des rendez-vous. 3) Cliquez sur Inviter à la réunion. 4) Sélectionnez les destinataires pour lesquels il faut rechercher la disponibilité. Sélection auto: identifie le créneau le plus proche auquel tous les utilisateurs sont disponibles. 5) Cherchez une heure à laquelle tous les participants sont disponibles et bloquez ce créneau. 6) Cliquez sur OK. 7) Complétez les détails du rendez-vous comme indiqué ci-dessus. 8) Cliquez sur Envoi. 6 Gestion de l Agenda et des Tâches Voir page suivante

7 Tâches, Notes, Rendez-vous récursifs GroupWise peut planifier des rendez-vous, des tâches et de notes qui se répètent. Utilisez cette fonction pour planifier des événements récursifs ou périodiques. 1) Cliquez sur Nouveau Rendez-vous, Nouvelle Tâche, ou Nouvelle Note dans la Barre d Outils. 2) Sélectionnez l icône dans le champ Date de début. 3) Cliquez sur le lien Sélectionner récurrence en bas du calendrier. 4) Cliquez sur l onglet Dates et indiquez les dates récurrentes dans l agenda. Elles sont affichées en gras. Agendas multiples Utilisez cette nouvelle fonction pour gérer des activités spécifiques indépendamment l une de l autre. Partagez un agenda d activités avec une équipe. Séparez vos activités personnelles de vos occupations professionnelles. Dans la vue principale de l agenda, chaque événement est indiqué dans la couleur qui est associée à l agenda auquel il appartient. Créer un nouvel agenda 1) Faites un clic droit sur le dossier de l agenda. 2) Sélectionnez Nouvel agenda. 3) Tapez un nom pour le nouvel agenda. 4) Les nouveaux agendas sont affichés dans le dossier de l agenda. Partager un Agenda 1) Dans le dossier de l agenda, faites un clic droit sur l agenda que vous voulez partager. 2) Sélectionnez Partage et cliquez sur Partagé avec. 3) Sélectionnez le ou les utilisateurs appropriés dans le Carnet d Adresses GroupWise. 4) Cliquez sur le bouton Sélecteur d adresses. 5) Cliquez sur OK. 6) Indiquez l utilisateur dans la liste de partage. 7) Vous pouvez indiquer les droits d accès appropriés. 8) Cliquez sur OK. 7 Gestion de l Agenda et des Tâches

8 Partager des dossiers Des éléments mis dans un dossier partagé GroupWise sont instantanément disponibles à tous les utilisateurs qui peuvent accéder à ce dossier. Vous pouvez partager des messages, des rendez-vous, des notes et des tâches. Pour créer un dossier partagé: 1) Dans la liste des dossiers, faites un clic droit sur Armoire. 2) Sélectionnez Nouveau dossier. 3) Sélectionnez Dossier partagé. 4) Renseignez un nom pour le nouveau dossier, et ajoutez éventuellement une description. 5) Cliquez sur Suivant. Positionnez le dossier dans Armoire en utilisant les boutons (Haut et Bas). 6) Dans le champ Nom, renseignez le nom de la personne ou cliquez sur l icône et sélectionnez le ou les utilisateurs du Carnet d Adresses GroupWise. 7) Cliquez sur Ajouter Utilisateur. 8) Répétez ces instructions jusqu à ce que tous les utilisateurs soient ajoutés. 9) Par défaut, tous les utilisateurs reçoivent des droits de Lecture et de Création. Pour ajouter ou enlever certains droits, sélectionnez l utilisateur en question et ensuite accordez les droits appropriés. 10) Cliquez sur Suivant. Les droits de création (Ajouter) permettent à l utilisateur d ajouter de nouveaux éléments au dossier partagé. Les droits d édition (Editer) permettent à l utilisateur d altérer des éléments présents dans le dossier partagé. Les droits de suppression (Supprimer) permettent à l utilisateur de supprimer tous les éléments du dossier partagé. 11) Définissez la vue par défaut du fichier partagé. Après que le dossier a été créé dans leur boîte aux lettres, les utilisateurs peuvent modifier leurs propres droits de lecture (voir les descriptions détaillées ci-dessous). 12) Cliquez éventuellement sur et modifiez les données selon vos préférences. 13) Cliquez sur OK et ensuite, cliquez sur Terminer. Le nom du paramètre est automatiquement affiché. Sélectionnez les colonnes et l ordre dans lequel elles sont affichées. Sélectionnez comment vous voulez afficher le dossier ( ): Agenda Le contenu du dossier est affiché comme un agenda. Liste de contrôle Les éléments sont affichés sous forme de liste contrôle, avec toutes les fonctions appropriées activées. Suivi de discussion Les éléments sont affichés par sujet et par date. Détails Liste d éléments standard. Sélectionnez les éléments à afficher. Sélectionnez l ordre de tri. Indiquez si vous voulez neutraliser la visibilité de l aperçu. Sélectionnez les colonnes et l ordre dans lequel elles sont affichées. GroupWise envoie une aux adressées et automatise la création du dossier concerné dans leurs boîtes respectives. 8 Partager des dossiers

9 Accès des mandataires L Accès des mandataires autorise l accès à la boîte aux lettres d un utilisateur. Cet accès peut être limité à des dossiers spécifiques du compte GroupWise, tels que la boîte aux lettres, l agenda, ou l accès peut être illimité. Pour accorder un accès de mandataire à votre compte GroupWise : 1) Dans la Barre de menus, sélectionnez Outils>Options. 2) Faites un double-clic sur l icône Sécurité et sélectionnez l onglet Droits d accès des mandataires. 3) Cliquez sur l icône et sélectionnez les utilisateurs aux quels vous voulez accorder des droits d accès. 4) Cliquez sur le bouton Sélectionner adresse. 5) Cliquez sur OK. Les droits accordés à Accès tous utilisateurs dans la liste d accès valent pour tous les utilisateurs GroupWise. Il est conseillé de n activer aucune action pour ce type d accès. 6) Sélectionnez chaque utilisateur dans la liste et accordez-leur l accès a vos messages, rendez-vous, notes et tâches. 7) Cliquez sur OK. Pour accéder au compte GroupWise d un autre utilisateur : 1) Dans la Barre des menus, sélectionnez Fichier>Mandataire. Tapez le nom de l utilisateur ou sélectionnez-le dans le carnet d adresses. Enter the user s name or click the icon. ou Cliquez sur la liste déroulante dans l en-tête de la liste des dossiers. Sélectionnez l utilisateur dans la liste. Si c est la première fois que vous accédez à la boîte aux lettres d un autre utilisateur, cliquez sur Mandataire et renseignez le nom de l utilisateur. 9 Accès des mandataires

10 GroupWise Instant Messenger (IM) Avec GroupWise IM vous pouvez envoyer des messages instantanés à d autres utilisateurs GroupWise de l organisation. Ajouter un dossier 1) Allez dans Actions > Ajouter dossier. 2) Tapez un nom pour le dossier. 3) Tapez Retour. Ajouter un contact 1) Allez dans Actions > Ajouter contact. 2) Sélectionnez Chercher utilisateur. 3) Renseigner le nom complet ou partiel de l utilisateur et cliquez sur Suivant. 4) Sélectionnez l utilisateur dans la liste. 1) Cliquez sur la flèche à côté de votre statut. 2) Sélectionnez le statut qui doit être montré aux autres utilisateurs: En-ligne, occupé, parti, hors-ligne ou créez un Statut personnalisé. Démarrer une conversation 1) Faites un double-clic sur un contact dans la liste. 2) Tapez votre message dans la fenêtre affiché. 3) Tapez Retour. Démarrer une conversation de groupe 1) Faites un double-clic sur un de vos contacts. 2) Dans la liste des Actions, sélectionnez Inviter utilisateur pour participer à la conversation. 3) Sélectionnez les utilisateurs que vous voulez inclure et cliquez sur OK. 3) Tapez votre message dans la fenêtre affichée. 4) Tapez Retour. Pour commander les Fiches de démarrage rapide pour GroupWise ou si vous souhaitez de plus amples informations, adresser un message à info@messagingarchitects.com Outils de productivité essentiels pour GroupWise : Firewall anti-spam et anti-virus Gestion du stockage et de l'archivage des messages Solution de synchronisation pour équipements mobiles Publication Web des agendas et événements Passerelle de télécopie 2006 Messaging Architects. All rights reserved. Novell and GroupWise are registered trademarks of Novell, Inc.