Est absente : Madame Marie-Andrée Vanzeveren, conseillère siège #6. Madame Manon Jacques directrice générale et secrétaire-trésorière est absente.

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1 66 PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ DE SAINT-VENANT-DE-PAQUETTE Le 6 juin 2016 PROCÈS-VERBAL des délibérations du Conseil de la municipalité de Saint-Venantde-Paquette qui s est réuni en séance ordinaire le 6 juin 2016 à 20h00 à la salle du conseil de la municipalité de Saint-Venant-de-Paquette, sise au 5 chemin du Village. Sont présents : Monsieur Henri Pariseau, maire Madame Sophie Thibault, conseillère siège #1 Madame Nathalie Lacasse, conseillère siège #2 Monsieur Daniel Gendreau, conseiller siège #3 Madame Jacinthe Thibeault, conseillère siège #4 Madame Isabelle Loignon, conseillère siège #5 Est absente : Madame Marie-Andrée Vanzeveren, conseillère siège #6 Madame Manon Jacques directrice générale et secrétaire-trésorière est absente. 1.0 OUVERTURE DE LA SÉANCE Le quorum étant constaté conformément à la loi, la séance est ouverte à 20h00 par monsieur le Maire Henri Pariseau. madame la conseillère Isabelle Loignon agit à titre de secrétaire d assemblée pour le début de la séance. 1.1 Embauche d une intérim au poste de directrice générale et secrétaire trésorière Résolution ATTENDU QUE madame Manon Jacques, titulaire du poste de directrice générale et secrétaire-trésorière pour la Municipalité de Saint-Venant-de- Paquette est en congé de maladie pour les prochains mois de l année 2016; ATTENDU QU IL y a lieu d assurer l intérim pendant le congé de maladie de Madame Jacques. SUR PROPOSITION du conseiller Daniel Gendreau APPUYÉE par la conseillère Nathalie Lacasse de nommer madame Nathalie Audet, directrice générale par intérim et secrétaire-trésorière par intérim, à compter du 2 juin 2016, pour la durée de l intérim à la direction générale/secrétaire-trésorière; Que madame Nathalie Audet peut exercer tous les devoirs de la charge de directrice générale et secrétaire-trésorière, avec les mêmes droits, pouvoirs et privilèges et sous les mêmes obligations et pénalités tel que prévu à l article 184 du Code municipal; Que madame Nathalie Audet sera rémunérée au taux de 21$/heure duquel salaire seront déduites toutes les déductions gouvernementales applicables; Que le taux horaire n est pas indexé en temps et demi ou double temps.

2 67 Que les autres conditions d embauche sont plus amplement décrites dans son offre de service du 3 juin Signature du contrat de travail intérim Résolution SUR PROPOSITION de la conseillère Sophie Thibault APPUYÉE par la conseillère Jacinthe Thibeault que le maire et les élus municipaux madame la conseillère Nathalie Lacasse et madame la conseillère Isabelle Loignon soient autorisés pour et au nom de la Municipalité de Saint-Venant-de-Paquette à signer le contrat de travail avec madame Nathalie Audet. 1.3 AJOUT D UNE SIGNATAIRE POUR LA MUNICIPALITÉ À LA CAISSE POPULAIRE DESJARDINS Résolution SUR PROPOSITION du conseiller Daniel Gendreau APPUYÉE par la conseillère Nathalie Lacasse de nommer Nathalie Audet, directrice générale par intérim et secrétaire-trésorière par intérim à titre d administratrice principale pour l application Accès D Affaires des Caisses Desjardins. Que le maire et la directrice générale par intérim et secrétaire-trésorière par intérim soient les représentants de la municipalité à l égard de tout compte qu elle détient ou détiendra à la caisse. Ces représentants exerceront tous les pouvoirs relatifs à la gestion de la municipalité et, sans restreindre la généralité de ce qui précède, notamment les pouvoirs suivants, au nom de la Municipalité de Saint-Venant-de-Paquette; Émettre, accepter, endosser, négocier ou escompter tout chèque billet à ordre, lettre de change ou autre effet négociable; Signer ou approuver tout retrait, document ou pièce justificative; Demander l ouverture par la caisse de tout folio utile pour la bonne marche des opérations de la municipalité` Signer tout document ou toute convention utile pour la bonne marche des opérations de la municipalité; La directrice générale par intérim et secrétaire-trésorière par intérim exercera seule les pouvoirs suivants, au nom de la municipalité : Faire tout dépôt y compris le dépôt de tout effet négociable`; Concilier tout compte relatif aux opérations de la municipalité. Tous les autres pouvoirs des représentants devront être exercés de la façon suivante : Sous la signature de deux (2) d entre eux, étant entendu que la signature du maire ou son substitut du maire doit toujours paraître. Ces changements devront entrer en vigueur pour le 6 juin Suite à l embauche de madame Nathalie Audet directrice générale et secrétairetrésorière par intérim, madame la conseillère Isabelle Loignon laisse agir madame Nathalie Audet à titre de secrétaire d assemblée pour le reste de la séance.

3 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Résolution Ayant tous pris connaissance de l ordre du jour SUR PROPOSITION de la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par le conseiller Daniel Gendreau que l ordre du jour soit adopté tel que présenté en laissant ouvert le point varia. 1.0 OUVERTURE DE LA SÉANCE 1.1 Embauche d une intérim au poste de directrice générale et secrétaire trésorière 1.2 Signature du contrat de travail intérim 1.3 Ajout d une signataire pour la municipalité à la Caisse populaire Desjardins 2.0 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 3.0 APPROBATION DES PROCÈS-VERBAUX 3.1 Séance ordinaire du 2 mai PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC 5.0 CORRESPONDANCE 6.0 TRÉSORERIE 6.1 Adoption des comptes et relevé bancaire 6.2 Transfert 6.3 Table de concertation culturelle de la MRC de Coaticook Renouvellement adhésion 6.4 Renouvellement Contrat Infotech 6.5 Congrès ADMQ Changement d inscription 7.0 VOIRIE 7.1 Rapport 7.2 Appel d offres Déneigement des chemins 2016 à AQUEDUC 8.1 Analyses 8.2 Rapport mensuel 9.0 AVIS DE MOTION 10.0 RÈGLEMENTS 11.0 AUTRES AFFAIRES 11.1 FestivAllezY Jean D Avignon Demande d autorisation d utilisation temporaire de la tour du mont Hereford 11.2 Offre de service conception d un nouveau site internet 11.3 Offre de service Rôle en ligne 12.0 VARIA 13.0 RAPPORTS 13.1 Directrice générale et secrétaire-trésorière 13.2 Comités 14.0 CLÔTURE DE LA SÉANCE

4 APPROBATION DES PROCÈS-VERBAUX 3.1 Séance ordinaire du 2 mai 2016 Résolution Ayant tous pris connaissance du procès-verbal de la séance ordinaire du 2 mai 2016 ; SUR PROPOSITION de la conseillère Isabelle Loignon APPUYÉE par la conseillère Jacinthe Thibeault que ce procès-verbal soit adopté tel que présenté. 4.0 PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Aucune personne présente. 5.0 CORRESPONDANCE Un résumé de la correspondance ayant été envoyé aux membres du conseil; Nathalie Audet directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim fait la lecture lors de la séance de la correspondance reçue après l envoi des documents. Ladite correspondance étant versée aux archives suivant l identification prévue au calendrier de conservation. 5.1 Expo de la Vallée de la Coaticook Résolution SUR PROPOSITION de la conseillère Sophie Thibault APPUYÉE par la conseillère Nathalie Lacasse que la municipalité accorde une commandite de 50 $ à l Expo de la Vallée de la Coaticook pour la 39 e édition qui aura lieu du 4 au 7 août 2016 et autorise la secrétaire trésorière par intérim à émettre le chèque à cet effet. 6.0 TRÉSORERIE 6.1 Adoption des comptes et relevé bancaire Je, soussignée Nathalie Audet, directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim, certifie par la présente qu il y a des crédits disponibles pour les dépenses ci-dessous. Si certains postes enregistrent des dépassements par rapport au budget, ceux-ci seront financés à même le surplus général du présent exercice.

5 70 Résolution SUR PROPOSITION de la conseillère Isabelle Loignon APPUYÉE par le conseiller Daniel Gendreau que les comptes à payer présentés par la secrétaire-trésorière dont le certificat de disponibilité no a été émis pour les dépenses encourues soient payés. Les membres du conseil reçoivent le rapport des comptes à payer au 6 juin 2016 (24 985,36$) ainsi qu une copie du relevé bancaire en date du 31 mai Transfert Aucun transfert n est nécessaire. 6.3 Adhésion à la Table de concertation culturelle de la MRC de Coaticook Résolution SUR PROPOSITION de la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par la conseillère Isabelle Loignon De renouveler l adhésion de la Municipalité de Saint-Venant-de- Paquette à la Table de concertation culturelle de la MRC de Coaticook pour l année 2016 ; D autoriser une dépense de 10 $ pour le renouvellement de l adhésion ; D autoriser la secrétaire trésorière par intérim à émettre le chèque à cet effet 6.4 infotech Renouvellement contrat de service Résolution CONSIDÉRANT que la Municipalité de Saint-Venant-de-Paquette souhaite renouveler son contrat de service avec son fournisseur Infotech pour l utilisation de son logiciel municipal Sygem pour une période de 4 ans du 1 er janvier 2017 jusqu au 31 décembre 2020; CONSIDÉRANT que le coût est $ plus les frais applicables pour le contrat de base; CONSIDÉRANT qu Infotech offre cette année la possibilité de renouveler son contrat pour une période de 4 ans afin de garantir un prix fixe ce qui permet de réaliser une économie ;

6 71 SUR PROPOSITION du conseiller Daniel Gendreau APPUYÉE par la conseillère Sophie Thibault D accepter une dépense de $ plus les taxes applicables à Infotech pour le renouvellement du contrat de base ; Que la Municipalité renouvelle son contrat pour une période de 4 ans soit du 1 er janvier 2017 au 31 décembre 2020 afin de profiter d un prix fixe ; Que la secrétaire-trésorière par intérim soit autorisée à signer le contrat de services pour et au nom de la Municipalité ; Que la secrétaire-trésorière par intérim soit autorisée à émettre les chèques. 6.5 Congrès ADMQ Changement d inscription Résolution CONSIDÉRANT la tenue du congrès de l ADMQ (Association des directeurs municipaux du Québec) à Québec du 15 au 17 juin prochain ; SUR PROPOSITION de la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par le conseiller Jacinthe Thibeault d autoriser la directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim Nathalie Audet à participer au congrès de l Association des directeurs municipaux du Québec qui aura lieu du 16 au 18 juin à Québec. Tous les frais inhérents de cette formation sont à la charge de la Municipalité. 7.0 VOIRIE 7.1 Rapport L information est donnée par monsieur le Maire Henri Pariseau sur les travaux routiers à effectuer au cours des prochains mois. 7.2 Appel d offres - Déneigement Résolution CONSIDÉRANT que le contrat d entretien et déneigement des chemins d hiver est maintenant échu; SUR PROPOSITION de la conseillère Sophie Thibault APPUYÉE par le conseiller Daniel Gendreau

7 72 d autoriser la secrétaire-trésorière par intérim à procéder à un appel d offres public pour le déneigement des chemins de la municipalité et ce pour une période de 3 ans soit , et AQUEDUC 8.1 Analyses Toutes les analyses du mois de mai sont conformes. 8.2 Rapport mensuel Une copie du rapport mensuel de suivi sur l usage de l eau potable est déposée aux archives de la Municipalité. 9.0 AVIS DE MOTION Aucun dossier 10.0 RÈGLEMENTS Aucun dossier 11.0 AUTRES AFFAIRES 11.1 FestivAllezY Jean-D Avignon Demande d autorisation d utilisation temporaire de la tour du mont Hereford Résolution CONSIDÉRANT l événement «FestivAllezY Jean D Avignon» qui se tiendra cette année du 29 au 31 juillet 2016 à East Hereford ; CONSIDÉRANT le nombre élevé de participants et la superficie du territoire à couvrir ; CONSIDÉRANT que Circuits Frontières demandent l autorisation d utiliser une fréquence temporaire sur l antenne de la tour du mont Hereford afin d assurer une sécurité adéquate lors de l événement ; SUR PROPOSITION par la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par la conseillère Sophie Thibault d autoriser Circuits Frontière à utiliser une fréquence temporaire sur l antenne de la tour du mont Hereford pour assurer la sécurité de

8 73 l événement «FestivAllezY Jean D Avignon» les 29, 30 et 31 juillet prochains à East Hereford INT Communication Offre de service site internet Résolution CONSIDÉRANT qu un site web pour la municipalité faciliterait les communications avec les citoyens ; CONSIDÉRANT qu une vérification et comparaison ont été faites au niveau des différents concepteurs web au niveau des montants et des services offerts ; SUR PROPOSITION par la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par la conseillère Sophie Thibault d autoriser INT Communication à produire un site Web pour la municipalité au montant de 585$ et pour un forfait mensuel de 49,95$ pour les dépenses liées au site : hébergement, nom de domaine, indexation du site, support téléphonique gratuit sur les heures d affaires et les modifications de rubriques. Les paiements se feront par prélèvements automatiques, tel que stipulé dans le contrat, par contre la municipalité devra autoriser les frais additionnels. Que la secrétaire-trésorière par intérim soit autorisée à signer le contrat de services Offre de service Rôle en ligne Le conseil ne donne pas suite à cette offre de service VARIA Dépôt d une demande écrite de monsieur Michel Marais RAPPORTS 13.1 Directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim Le conseil autorise la directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim à faire les démarches de soumissions concernant l achat de tablettes pour un conseil sans papier. Le conseil autorise la directrice générale et secrétaire-trésorière par intérim à demander aux citoyens lorsqu ils font des demandes à la municipalité de le faire par écrit.

9 Comités Les élus ayant assistés à des rencontres font leur rapport CLÔTURE DE LA SÉANCE Résolution SUR PROPOSITION de la conseillère Nathalie Lacasse APPUYÉE par la conseillère Sophie Thibault de lever la séance, l ordre du jour étant épuisé. Il est 21h35. Madame Nathalie Audet Directrice générale et Secrétaire-trésorière par intérim Monsieur Henri Pariseau Maire Je, Henri Pariseau, atteste que la signature du présent procès-verbal équivaut à la signature par moi de toutes les résolutions qu il contient au sens de l article 142(2) du Code municipal.

Étaient présents : VACANT : Conseiller # 4. (11) Personnes sont présentes à la séance ordinaire ORDRE DU JOUR. 2. Adoption de l ordre du jour

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