NOMINATION DES MEMBRES DE LA HAUTE DIRECTION

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1 Date d entrée en vigueur : 20 mai 2015 Remplace/amende : 7 juin 2013 Origine : Conseil d administration Numéro de référence : BD-5 Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture. OBJET La présente politique a pour objet d établir les règlements et procédures à suivre dans le recrutement et la sélection des membres de la haute direction. PORTÉE La présente politique s applique à tous les membres de la haute direction nommés par le conseil d administration (le «conseil»). DÉFINITIONS Pour les besoins de la présente politique, les définitions suivantes s appliquent : «bibliothécaire» : bibliothécaire qui n est pas en congé. «comité d évaluation» : comité d évaluation constitué conformément à la politique Rémunération et évaluation des membres de la haute direction (BD-8). «étudiant» : personne inscrite à un programme de premier, de deuxième ou de troisième cycle, à un cours ou à toute autre activité donnant droit à des crédits et dont le dossier est en règle. Ne sont pas admissibles les personnes qui sont en situation d échec ou de probation ou qui ont fait l objet de sanctions en vertu du Code des droits et des obligations ou du Code de conduite pédagogique durant les trois années précédant leur nomination. «membre de la haute direction» : le recteur et vice-chancelier, tout membre de la haute direction (enseignement et recherche) et tout membre de la haute direction (administration générale). «membre de la haute direction (administration générale)» : personne nommée par le conseil à un poste de cadre supérieur dans l administration générale.

2 Page 2 de 10 «membre de la haute direction (enseignement et recherche)» : personne nommée par le conseil à un poste d administration de l enseignement ou de la recherche. Parmi ces cadres supérieurs figurent le vice-recteur exécutif aux affaires académiques, le vice-recteur à la recherche et aux études supérieures, les doyens, le directeur des Bibliothèques et tout autre cadre supérieur de rang et de niveau de responsabilité équivalents, selon le conseil. «président du conseil» : personne de qui relève le poste faisant l objet d un exercice de recrutement. «professeur à temps plein» : professeur à temps plein qui n est pas en congé. POLITIQUE Recteur et vice-chancelier 1. Le mandat du recteur et vice-chancelier (le «recteur») dure normalement cinq ans. Il se termine en général le 30 juin. 2. Le recteur peut effectuer au plus deux mandats consécutifs de cinq ans dans ce poste. 3. On procède à la mise sur pied d un comité d évaluation lorsqu un titulaire indique qu il souhaite postuler un second mandat. 4. Un comité consultatif de recrutement du recteur (le «comité de recrutement du recteur») est constitué : lorsqu un titulaire termine son second mandat consécutif à titre de recteur; lorsque le recteur indique qu il ne souhaite pas postuler un second mandat; lorsque le recteur qui termine un premier mandat indique qu il souhaite postuler un second mandat, mais n a pas fait l objet d une recommandation pour son réengagement; lorsque le poste de recteur est vacant ou sur le point de l être. 5. Le conseil peut prolonger d au plus un an le mandat du recteur sans procéder à une évaluation.

3 Page 3 de Advenant une des situations énoncées à l article 4, le conseil constitue un comité de recrutement du recteur chargé des responsabilités suivantes : annoncer le poste à pourvoir; recevoir et évaluer les candidatures; interviewer les candidats retenus; et recommander une candidature au conseil. 7. En règle générale, le conseil constitue le comité de recrutement du recteur au plus tard un an avant la fin du mandat du titulaire. 8. Le comité de recrutement du recteur compte 12 membres et respecte la composition suivante : le président du conseil; trois membres externes du conseil, nommés par le comité exécutif; quatre professeurs à temps plein (un pour chacune des facultés), élus selon les procédures électorales qui peuvent être un professeur à temps partiel, élu selon les procédures électorales qui peuvent être un représentant du personnel administratif et de soutien, élu selon les procédures électorales qui peuvent être un étudiant des cycles supérieurs, nommé par l Association des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs; un étudiant du premier cycle, nommé par l Union des étudiants et étudiantes de Concordia. La composition du comité de recrutement du recteur est ratifiée par le conseil. 9. Le comité de recrutement du recteur est constitué de membres qui siègent en leur nom personnel, et non en tant que délégués de l instance qu ils représentent. Chaque membre est appelé à exercer son jugement dans l intérêt supérieur de l Université. 10. Le comité de recrutement du recteur est chargé de rédiger un projet de profil du candidat idéal. Les membres de la communauté universitaire ont la possibilité de commenter le projet de profil avant qu il ne soit soumis au conseil pour approbation. Une fois approuvé par le conseil, le profil guide le comité de recrutement du recteur dans ses délibérations.

4 Page 4 de Un guide à l intention des comités consultatifs de recrutement, rédigé et mis à jour par le Service des affaires juridiques, est remis à chacun des membres du comité de recrutement du recteur avant la tenue de la première réunion de ce dernier. Ce guide est conçu pour aider les membres du comité de recrutement du recteur à faire preuve d équité et d impartialité dans l exercice de leurs fonctions. 12. Aux fins d annonce du poste, on veillera à définir les compétences et l expérience requises de façon à susciter des candidatures diversifiées et qualifiées. 13. Les décisions sont votées à la majorité des membres, à moins que le comité de recrutement du recteur ne décide de fixer une norme plus élevée. Les votes ont lieu par scrutin secret si un membre du comité le demande. 14. Le président du comité de recrutement du recteur ne vote qu en cas de partage égal des voix. Cette disposition ne restreint nullement son droit d expression durant tout le processus de recrutement. 15. Le comité de recrutement du recteur sélectionne jusqu à trois candidats constituant les finalistes. Il les présente à un comité spécial du conseil (le «comité spécial») dont les membres sont nommés par le comité exécutif. Le comité spécial se compose de huit membres : le chancelier, qui agit à titre de président, et sept membres du conseil dont cinq sont des membres externes. Aucun d entre eux ne siège au comité de recrutement du recteur. 16. Le comité spécial se voit remettre le profil du candidat idéal et les raisons pour lesquelles les candidats sélectionnés comptent parmi les finalistes. Il aura également la possibilité de rencontrer les candidats retenus. Après avoir examiné le dossier des finalistes, le comité spécial s entretient avec le comité de recrutement du recteur pour choisir le candidat qui sera présenté au conseil. 17. Si le comité spécial et le comité de recrutement du recteur ne s entendent pas sur le candidat à présenter au conseil, une réunion est organisée entre les deux comités, et le comité spécial motive son refus d appuyer le candidat du comité de recrutement du recteur. Si, à la suite de cette rencontre, les deux comités ne parviennent toujours pas à s entendre sur le candidat à présenter au conseil, le comité de recrutement du recteur reprend ses recherches.

5 Page 5 de Le rapport du comité de recrutement du recteur contient une recommandation motivée, fait état de ses conclusions, et indique le décompte des voix. 19. Il revient au président du conseil de proposer la résolution portant sur la recommandation du comité de recrutement du recteur. Membres de la haute direction (enseignement et recherche) 20. Le mandat des membres de la haute direction (enseignement et recherche) dure normalement cinq ans. Il se termine en général le 30 juin. 21. Un membre de la haute direction (enseignement et recherche) peut effectuer au plus deux mandats consécutifs de cinq ans dans un même poste. 22. On procède à la mise sur pied d un comité d évaluation lorsqu un titulaire indique qu il souhaite postuler un second mandat. 23. Un comité consultatif de recrutement (le «comité de recrutement») est constitué : lorsqu un titulaire termine son second mandat consécutif à titre de membre de la haute direction (enseignement et recherche); lorsque le membre de la haute direction (enseignement et recherche) indique qu il ne souhaite pas postuler un second mandat; lorsque le membre de la haute direction (enseignement et recherche) qui termine un premier mandat indique qu il souhaite postuler un second mandat, mais n a pas fait l objet d une recommandation pour son réengagement; lorsque le poste de membre de la haute direction (enseignement et recherche) est vacant ou sur le point de l être. 24. Sur recommandation du recteur, le conseil peut prolonger d au plus un an le mandat d un membre de la haute direction (enseignement et recherche) sans procéder à une évaluation. 25. Advenant une des situations énoncées à l article 23, le recteur constitue un comité de recrutement chargé des responsabilités suivantes : annoncer le poste à pourvoir; recevoir et évaluer les candidatures; interviewer les candidats retenus; et recommander une candidature au recteur.

6 Page 6 de En règle générale, le recteur constitue le comité de recrutement au plus tard un an avant la fin du mandat du titulaire. 27. Le comité de recrutement du vice-recteur exécutif aux affaires académiques ou du vice-recteur à la recherche et aux études supérieures compte 12 membres et respecte la composition suivante : le président du conseil; un membre externe du conseil, nommé par le comité exécutif; cinq professeurs à temps plein (deux de la Faculté des arts et des sciences et un pour chacune des autres facultés), élus selon les procédures électorales qui peuvent être un professeur à temps partiel, élu selon les procédures électorales qui peuvent être un bibliothécaire, élu selon les procédures électorales qui peuvent être adoptées à l occasion; un représentant du personnel administratif et de soutien (relevant de la même unité que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), élu selon les procédures électorales qui peuvent être un étudiant des cycles supérieurs, nommé par l Association des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs; un étudiant du premier cycle, nommé par l Union des étudiants et étudiantes de Concordia. 28. Le comité de recrutement des doyens, hormis le doyen de l École des études supérieures, compte 10 membres et respecte la composition suivante : le président du conseil; un membre externe du conseil, nommé par le comité exécutif; quatre professeurs à temps plein (relevant de la même faculté que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), élus selon les procédures électorales qui peuvent être un professeur à temps partiel (relevant de la même faculté que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), élu selon les procédures électorales qui peuvent être

7 Page 7 de 10 un représentant du personnel administratif et de soutien (relevant de la même faculté que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), élu selon les procédures électorales qui peuvent être un étudiant des cycles supérieurs (relevant de la même faculté que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), nommé par l Association des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs; un étudiant du premier cycle (relevant de la même faculté que celle du poste qui fait l objet d un recrutement), nommé par l Union des étudiants et étudiantes de Concordia. 29. Le comité de recrutement du doyen de l École des études supérieures compte 10 membres et respecte la composition suivante : le président du conseil; un membre externe du conseil, nommé par le comité exécutif; cinq professeurs à temps plein (deux de la Faculté des arts et des sciences et un pour chacune des autres facultés), élus selon les procédures électorales qui peuvent être un représentant du personnel administratif et de soutien de l École des études supérieures, élu selon les procédures électorales qui peuvent être adoptées à l occasion; deux étudiants des cycles supérieurs, dont l un détient un contrat d enseignement à temps partiel, nommés par l Association des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs. 30. Le comité de recrutement du directeur des Bibliothèques compte 10 membres et respecte la composition suivante : le président du conseil; un membre externe du conseil, nommé par le comité exécutif; quatre bibliothécaires, élus selon les procédures électorales qui peuvent être un professeur à temps partiel, élu selon les procédures électorales qui peuvent être un représentant du personnel administratif et de soutien des Bibliothèques, élu selon les procédures électorales qui peuvent être

8 Page 8 de 10 un étudiant des cycles supérieurs, nommé par l Association des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs; un étudiant du premier cycle, nommé par l Union des étudiants et étudiantes de Concordia. 31. Le comité de recrutement est constitué de membres qui siègent en leur nom personnel, et non en tant que délégués de l instance qu ils représentent. Chaque membre est appelé à exercer son jugement dans l intérêt supérieur de l Université. 32. Le comité de recrutement est chargé de rédiger un projet de profil du candidat idéal. Les membres de la communauté universitaire ont la possibilité de commenter le projet de profil avant qu il ne soit finalisé par le comité de recrutement. Une fois finalisé, le profil guide le comité de recrutement dans ses délibérations. 33. Un guide à l intention des comités consultatifs de recrutement, rédigé et mis à jour par le Service des affaires juridiques, est remis à chacun des membres du comité de recrutement avant la tenue de la première réunion de ce dernier. Ce guide est conçu pour aider les membres du comité de recrutement à faire preuve d équité et d impartialité dans l exercice de leurs fonctions. 34. Aux fins d annonce d un poste, on veillera à définir les compétences et l expérience requises de façon à susciter des candidatures diversifiées et qualifiées. 35. Les décisions sont votées à la majorité des membres, à moins que le comité de recrutement ne décide de fixer une norme plus élevée. Les votes ont lieu par scrutin secret si un membre du comité le demande. 36. Le président du comité de recrutement ne vote qu en cas de partage égal des voix. Cette disposition ne restreint nullement son droit d expression durant tout le processus de recrutement. 37. Avant de finaliser sa recommandation au recteur, le président du comité de recrutement d un doyen ou du directeur des Bibliothèques s entretient avec le recteur. Si le recteur n approuve pas la recommandation, il demande au comité de reprendre le processus de recrutement ou de le reporter.

9 Page 9 de Le rapport du comité de recrutement remis au recteur contient une recommandation motivée, fait état de ses conclusions, et indique le décompte des voix. Membres de la haute direction (administration générale) 39. Le mandat des membres de la haute direction (administration générale) est normalement d une durée déterminée, mais peut également être d une durée indéterminée. 40. Un mandat à durée déterminée ne peut normalement excéder cinq ans. Les mandats à durée déterminée sont renouvelables. 41. Le recteur recommande au conseil les noms des membres de la haute direction (administration générale). Le recteur consulte les membres des unités administratives qui relèveront du candidat retenu ou les personnes les plus susceptibles de collaborer avec lui. 42. Avant de faire sa recommandation au conseil, le recteur donne la possibilité au comité des ressources humaines de rencontrer le candidat au poste de membre de la haute direction (administration générale). 43. Le comité des ressources humaines se voit remettre le profil du candidat idéal et les raisons pour lesquelles le candidat retenu est celui que le recteur recommande au conseil. Advenant que le comité des ressources humaines n approuve pas ce choix ou émette de sérieuses réserves à ce sujet, il en avise le recteur, en lui expliquant les raisons pour lesquelles il juge inacceptable la candidature recommandée. Si le recteur décide néanmoins de maintenir sa recommandation au conseil, il informe ce dernier du désaccord du comité des ressources humaines à ce sujet. 44. Dans le cas d un mandat à durée déterminée, le conseil peut prolonger d au plus un an le mandat d un membre de la haute direction (administration générale) sans procéder à une évaluation.

10 Page 10 de 10 Confidentialité 45. En acceptant de siéger à un comité de recrutement, les membres sont présumés s engager à respecter les exigences de la confidentialité. Ils doivent favoriser la liberté d expression dans les délibérations de manière à préserver l intégrité du processus. Les membres doivent en tout temps faire preuve d intégrité, de civilité et du sens de l éthique. 46. Tous les comités de recrutement siègent à huis clos, et leurs délibérations sont strictement confidentielles. Cette exigence de confidentialité touche également l identité de tous les candidats ainsi que la documentation liée au recrutement. 47. Advenant la divulgation de renseignements confidentiels importants et après s être assuré du respect des principes de justice naturelle, on peut procéder à l exclusion d un ou de plusieurs membres du comité de recrutement sans les remplacer. Si la divulgation est jugée de moindre importance, on peut imposer une sanction mineure, comme une réprimande. L application des principes de justice naturelle comprend deux éléments : Audi alteram partem obligation de donner à une personne faisant l objet d une plainte une possibilité raisonnable de se faire entendre; Nemo judex in causa sua debet esse obligation de faire preuve d impartialité à toutes les étapes menant à la prise de décision.