Procédure de sélection et d évaluation des intermédiaires financiers

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1 Procédure de sélection et d évaluation des intermédiaires financiers Rédigé par : Olivier Ramé Signature : Autorisé par : Olivier Ramé (RCCI) Signature : Date de création : 20/02/2012 Diffusé le : 21/02/2012 auprès de : Collaborateurs Date de mise à jour : Ce document est la propriété de Swell AM. Il ne peut être communiqué à des tiers sans autorisation écrite. 1

2 1 Table des matières 2 Définitions Objet de la procédure Principes généraux Description de la procédure Constitution d un dossier de demande : Politique de sélection des intermédiaires (Best Selection) Procédure de demande par un gérant d une nouvelle contrepartie : Procédure d agrément par la Direction Générale : Diffusion de la décision Comité Brokers Annexe : Fiche d agrément d un nouvel intermédiaire financier

3 La réglementation : «La société de gestion doit mettre en place une procédure formalisée et contrôlable de sélection et d évaluation des intermédiaires et contreparties prenant en compte des critères objectifs tels que le coût de l intermédiation, la qualité de l exécution, de la recherche ou du traitement administratif des opérations». Livre III AMF Titre Ier Chapitre IV Paragraphe II Section I Sous section II Art Définitions Best Execution : obligation d agir au mieux des intérêts des clients pour l exécution, auprès d autres entités, des ordres résultant des décisions d investissement relatives aux portefeuilles gérés. Best Selection : forme particulière du principe général de best execution applicable à tous les prestataires de services d investissement, adaptée aux caractéristiques et à l activité des SGP. Intermédiaire Financier ou Broker : prestataire de services d investissement habilité à traiter sur les marchés réglementés. Contrepartie : prestataire de services d investissement habilité à négocier les opérations de gré à gré (opérations de change, swaps, prêts/emprunts de titres, etc.). 3 Objet de la procédure Cette procédure pose les principes de la politique de sélection et de contrôle des Intermédiaires Financiers en relation avec la Société de gestion. Cette procédure formalise les demandes d agrément par les gérants d une nouvelle contrepartie ou d un nouvel intermédiaire financier. Elle définit les rôles des services intervenant dans le process et décrit la politique de sélection des intermédiaires dans le cadre de l application de la notion de «Best Selection». 4 Principes généraux Les gérants ne sont autorisés à traiter qu avec des contreparties ou intermédiaires financiers agréés, dans le cadre fixé par la Direction Générale et le Contrôle Interne de la Société. Conformément à la réglementation, la société sélectionne, pour chaque classe d instruments financiers, l entité auprès de laquelle les ordres sont transmis pour exécution et qui permet d obtenir le meilleur résultat possible. Elle contrôle notamment que les entités sélectionnées disposent d une politique et de mécanismes d exécution des ordres qui prévoient la meilleure exécution et leur 3

4 permettent de se conformer à leurs obligations en la matière et qu elles ont un accès suffisant aux lieux d exécution. 5 Description de la procédure 5.1 Constitution d un dossier de demande : Toute demande d autorisation sur une nouvelle contrepartie ou un nouvel intermédiaire financier doit faire l objet d un dossier préparé par le gérant (cf. fiche agrément nouvel IF en annexe). Sont notamment renseignés: les critères de sélection de l IF en respect avec la politique établie en interne ; la catégorie de la demande (intermédiation ou opérations de gré à gré). Une contrepartie est : a. soit un intermédiaire financier avec lequel la société est appelée à passer des ordres de bourse : achat ou vente de valeurs mobilières, titres de créances négociables, options ou futures listés ; b. soit une contrepartie avec laquelle la SGP traite des opérations de gré à gré : swaps, prêts ou emprunts de titres, prises ou mises en pensions ; le type de produit ; le niveau de «brokerage» en fonction du type de produit ; les contacts au sein de la contrepartie, notamment au niveau du Front Office, du Middle/Back Office, du département Légal et du service de «Compliance». 5.2 Politique de sélection des intermédiaires (Best Selection) Swell AM, en respect avec la réglementation en vigueur, a mis en œuvre une politique lui permettant de prendre toutes les mesures raisonnables pour obtenir le meilleur résultat possible pour les OPCVM sous sa gestion. Cette politique sélectionne en fonction de chaque classe d instrument (actions, produits de taux, dérivés, etc ) les Intermédiaires Financiers auprès desquels les ordres seront transmis pour exécution. Elle consiste à passer en revue les critères quantitatifs et qualitatifs et les évaluer en fonction de la grille établie (de 1 à 5 de «insatisfaisant» à «très satisfaisant»). Cette grille de notation va permettre ainsi de sélectionner les intermédiaires répondant au mieux aux caractéristiques recherchées par Swell AM : Critères quantitatifs, s appuyant sur des données statistiques (il s agit des commissions de brokerage proposées...); Critères qualitatifs qui ont pour objectif d estimer la capacité d un prestataire à effectuer correctement le périmètre défini (il s agit de la taille de l IF, de son organisation interne, de 4

5 son expérience dans le domaine, de son image de marque sur la place, de ses compétences au niveau international, de sa diversification sur les différents marchés, de la qualité d analyse et de recherche, etc.) Plus particulièrement, lors de la sélection des Intermédiaires Financiers proposant les produits dérivés listés, les gérants accentuent leur attention sur les critères suivants : La qualité de suivi par le courtier des positions ouvertes par la SGP dans ces livres ; La réactivité de communication (nouveautés, nouvelles du marché ). Une appréciation des critères de sélection de l IF sera effectuée pour validation de la demande. Par ailleurs, Swell AM avant chaque entrée en relation s assure de la mise en place d une convention matérialisant les obligations réglementaires et techniques de l intermédiaire financier en matière d exécution des ordres. 5.3 Procédure de demande par un gérant d une nouvelle contrepartie : Afin de pouvoir traiter avec un nouvel intermédiaire financier, les étapes suivantes doivent être respectées : 1. La fiche de demande d ouverture du dossier remplie par le gérant est transmise au service de Contrôle Interne ; 2. Le CI s assure que : a. la demande est faite conformément à la politique de sélection de Swell AM; b. l intermédiaire est agréé (AMF, autres autorités de tutelle ). 3. La fiche est transmise à la Direction Générale (accord de principe à obtenir systématiquement) ; 4. Le CI envoie à son interlocuteur chez l Intermédiaire Financiers la liste des documents à fournir : K bis les statuts le rapport annuel/le rattachement groupe la liste des signatures autorisées une copie des lettres d agréments la politique d exécution d ordres mise en place par l IF la convention de service avec les annexes (NB : la grille des frais de courtage est obligatoire). Par ailleurs, le CI s assure que l IF a fait le nécessaire pour la classification de Swell AM en tant que client professionnel (présence d une lettre de classification + bordereau d acceptation). 5. En parallèle, le RCCI de Swell AM peut envoyer un questionnaire de Due Diligence au déontologue de l intermédiaire financier (où sont notamment abordées les questions sur la lutte contre le blanchiment d argent, sur les moyens d horodatages des opérations, etc.) ; 6. Dès que les documents sont rassemblés, le CI présente le dossier avec la convention à la Direction Générale pour signature. 5

6 5.4 Procédure d agrément par la Direction Générale : La demande d agrément est analysée par le service Contrôle Interne et les informations communiquées sont synthétisées sur une fiche d évaluation. Lorsque la demande a un caractère d urgence, une autorisation temporaire peut être étudiée et accordée par la Direction Générale. Les éléments constitutifs du dossier sont analogues à ceux exigés pour les demandes permanentes. Toute décision reste soumise à la ratification de la Direction Générale. Dans tous les cas, aucune transaction ne sera autorisée sans l accord préalable et exprès de l un au moins des membres de la Direction Générale. Dans les cas jugés utiles, la Direction Générale pourra demander un complément d information à ladite contrepartie. Le gérant peut procéder aux négociations avec un intermédiaire financier sur valeurs mobilières et/ou instruments financiers après accord de la Direction Générale. 5.5 Diffusion de la décision Une fois l autorisation accordée (les conventions et/ou les contrats d ouverture des comptes sont signés par toutes les parties), le CI met à jour la liste des IF autorisés pour diffusion en «annule et remplace» de la précédente en vigueur. Les documents légaux sont scannés et archivés dans les dossiers électroniques sous la base «Conventions» et les originaux conservés par le CI, dans les dossiers IF conservés au coffre. Le CI demande alors, au service référentiel la création du nouvel IF dans le light trade et prévient le gérant qu il peut traiter avec ce nouvel IF. Il est à noter qu aucune entité ne peut être créée dans le référentiel sans accord préalable du service CI. Le référentiel, en ouvrant ce nouvel intermédiaire, intègre les conditions de brokerage arrêtées par convention. L information de l agrément d un nouvel intermédiaire/contrepartie est effectuée par diffusion de la liste mise à jour des intermédiaires autorisés aux services suivants : la Direction ; le Front Office, notamment les gérants concernés, qui peuvent à compter de la réception de l autorisation de la Direction Générale traiter avec la contrepartie ou l intermédiaire financier agréé ; au Middle/Back Office pour contrôle de la conformité du recours à l IF pour le type de transactions annoncées ; au service Marketing ; au service référentiel. 6 Comité Brokers Dans le cadre de la politique de Best Execution et conformément au plan de contrôle interne, un Comité d évaluation des IF autorisés a été mis en place. 6

7 Participants : Responsable de la Gestion, le représentant du prestataire en charge du Middle Office, RCCI. Fréquence : Au moins une fois par an ; à la demande pour les nouveaux intermédiaires. Objectif : La sélection des intermédiaires est réalisée à partir de critères objectifs ; elle implique la validation par les membres du comité. Le Comité surveille l efficacité des dispositifs en matière d exécution des ordres et de sélection des intermédiaires afin d en déceler les lacunes et d y remédier le cas échant. A cette fin, le Comité Brokers : - supervise la qualité de la relation avec les intermédiaires choisis, - définit la politique de sélection et d exécution de la société, - approuve les nouveaux intermédiaires, - examine les demandes pour traiter avec de nouveaux intermédiaires financiers, - définit les modalités de sélection des intermédiaires financiers, - effectue des contrôles des anomalies signalées. La sélection et l évaluation des intermédiaires et contreparties passent par une consignation des anomalies rencontrées tant par l équipe des gérants que par le Middle Office dans leur travail quotidien. Ces départements sont sensibilisés au type d anomalies suivantes : Gestion mauvaise interprétation des instructions (limite non respectée, mauvaise quantité, sens erroné ), mauvais suivi de l ordre (prix moyen d exécution non satisfaisant), lenteur dans l exécution, Middle office éléments de la confirmation ne correspondant pas à ceux transmis par les gérants/négociateurs (prix, quantité, courtage), non envoi de la confirmation ou envoi différé, confirmation envoyée au mauvais valorisateur ou à un mauvais TCC, Ainsi, dans le cadre de la procédure de sélection, une grille d évaluation des intermédiaires est remise à l équipe de gestion et au Middle Office qui notent ainsi les intermédiaires selon des critères prédéfinis et selon un barème allant de 1 à 5, une note moyenne inférieure ou égale à 2 étant éliminatoire. Les critères suivants sont également retenus à ce stade et peuvent être adaptés en cas de besoin : frais d intermédiation (coût total de la transaction, y compris en termes de taux de change), qualité des exécutions et des réponses (taux d erreur), rapidité d exécution, qualité des traitements post négociation (confirmation, règlement/livraison ), rapidité de compréhension des instructions de la gestion, capacité à trouver un bloc, le cas échéant, qualité d exécution des ordres soignants, capacité à travailler des ordres sur des titres à plus faible liquidité, 7

8 zone géographique d intervention habituelle ou instruments habituellement appréhendés par l intermédiaire, qualité du reporting. Le Comité Brokers procède à une revue au moins annuelle de sa politique d exécution, d une part, deux fois par an des intermédiaires sélectionnés, d autre part. Il peut se réunir à la demande de l un de ses membres, lorsqu un changement significatif susceptible d avoir une incidence sur la capacité à obtenir le meilleur résultat possible se produit. SWELL AM mettra donc bien en œuvre une politique de meilleure sélection de ses prestataires. Elle surveillera l'efficacité de son dispositif en la matière afin de déceler d éventuelles lacunes et d'y remédier, mais aussi d adapter et d enrichir le dispositif en place. En particulier, la société vérifiera régulièrement que les systèmes prévus dans sa politique de sélection, permettent d'obtenir le meilleur résultat possible pour le client. Plus spécifiquement, le contrôle s attachera, quant à lui, à définir la nature des contrôles à mettre en œuvre afin de mesurer la qualité des résultats obtenus au regard des attentes définies par la politique de sélection. S agissant des positions traitées sur des marchés ouverts en dehors des horaires de fonctionnement de la société (marchés asiatiques en particulier), des ordres «stop» seront mis en œuvre avec les intermédiaires / contreparties ouverts pendant ces horaires au regard des limites de stop loss prédéfinis. Cette organisation vise en particulier à réduire le risque de décalage important des positions détenues par les portefeuilles lorsque les collaborateurs de la société ne sont pas en capacité d intervenir. 7 Annexe : Fiche d agrément d un nouvel intermédiaire financier 8

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