Guide du bon usage de la messagerie électronique

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1 Guide du bon usage de la INTRODUCTION 2 RAPPELS SUR LA CONNEXION AUX RESSOURCES INFORMATIQUES ET A LA MESSAGERIE EN PARTICULIER 2 LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE 3 LA CHASSE AUX VIRUS 5 LE COURRIER INDESIRABLE (SPAM) 6 APPEL A LA CAD (ASSISTANCE AUX UTILISATEURS) 6 Page 1 sur 6

2 INTRODUCTION Améliorer la performance de chacun et sa réactivité face aux évènements passe par une meilleure communication. L accès à la messagerie de la Croix-Rouge française est un des moyens de parvenir à cet objectif. Grâce à cet accès, chacun dispose d outils de travail en réseau, de communication et d échange d informations. Pour plus d efficacité collective, il appartient à chacun, salarié ou bénévole, de s approprier cet outil. Ce document est un complément à la «Charte utilisateurs pour le bon usage des ressources informatiques». RAPPELS SUR LA CONNEXION AUX RESSOURCES INFORMATIQUES ET A LA MESSAGERIE EN PARTICULIER La connexion à la messagerie peut se faire de sa structure CRF, de son domicile, de son lieu de travail (pour les bénévoles travaillant en entreprise) ou en déplacement. L authentification, lors de la connexion, est une étape préliminaire pour l accès à la messagerie. Cette connexion se fait par la saisie d un identifiant et d un mot de passe fournis par la Cellule d Accompagnement au Déploiement (CAD). Cette étape est un dispositif essentiel de sécurité, elle correspond à votre signature et engage votre responsabilité. Les règles à respecter Tout utilisateur est responsable de l'emploi des ressources informatiques dont il a l'usage. Il a aussi la charge, à son niveau, de contribuer à la sécurité générale. En particulier : il s'engage à ne pas mettre à la disposition d'utilisateurs non autorisés un accès aux systèmes ou aux réseaux, à travers des matériels dont il a l'usage, il choisit des mots de passe sûrs, gardés secrets et en aucun cas il ne doit les communiquer à des tiers, il ne doit pas utiliser ou essayer d'utiliser des comptes autres que le sien, il doit signaler toute tentative de violation de son compte et, de façon générale, toute anomalie qu'il peut constater, au pôle support ou au ). Il est rappelé que chacun s'engage à ne pas prendre connaissance d'informations appartenant à autrui sans son accord (y compris dans le cas d un départ de l Association). Dans ce cas, le compte est supprimé, les messages devant être transmis lors de la passation des consignes. Votre identifiant et votre mot de passe vous sont propres et ne doivent être divulgués ni à l intérieur, ni à l extérieur de l Association. Page 2 sur 6

3 LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE 1. Définition La est un outil qui permet l échange de messages (courrier, convocation à des réunions, transfert de fichiers, rapports, newsletters ) à l intérieur comme à l extérieur de la Croix Rouge française, entre deux ou plusieurs personnes possédant une adresse électronique. C est un outil puissant qui, bien utilisé, facilite grandement les échanges. La permet de signaler votre absence automatiquement aux correspondants qui vous envoient des messages. «La messagerie est un outil de travail mis en place par l Association à l usage de ses collaborateurs pour répondre à des besoins professionnels. Respectez son objet!» 2. Adresse de messagerie des structures de la Croix-Rouge française En plus des adresses de messagerie nominatives proposées aux salariés et bénévoles, une adresse de messagerie, dite générique, est attribuée à chaque structure de la Croix-Rouge française connectée à l'intranet. Il s agit de l adresse de messagerie officielle de chaque structure. Le président ou directeur de la structure est responsable de la consultation régulière de la boite de messagerie générique de sa structure. 3. Règles à respecter pour l utilisation quotidienne de la messagerie 1- Se demander en premier lieu si le courrier électronique est le meilleur moyen pour transmettre votre message. Dans certains cas par exemple, un appel téléphonique peut s avérer plus simple ou plus efficace. 2- Limiter au strict nécessaire le contenu des messages (voir paragraphe rédaction) et le volume des pièces jointes attachées. 3- Alléger chaque semaine sa boîte aux lettres en supprimant tous les messages inutiles ou en les stockant sur son PC. Par mesure de précaution, la taille des boîtes aux lettres est limitée, l administrateur du système de messagerie se réservant le droit, si besoin était, de les vider régulièrement des messages les plus anciens. 4- Ne pas oublier que les règles générales de confidentialité s appliquent également à tout message ou pièce jointe. 4. La rédaction de messages électroniques La devient, par sa facilité d utilisation, un moyen d échange informel et certains utilisateurs en oublient les règles de base de rédaction d un document. Le non-respect de ces règles peut conduire à des incompréhensions de la part des destinataires et aboutit souvent à des malentendus. Pour ces raisons, il nous semble important de rappeler certains principes : Page 3 sur 6

4 1. Les règles à respecter lors de la rédaction d un message - bien utiliser les champs «A :» et «Cc :» relatifs aux destinataires principaux et en copie des messages : l outil de messagerie permet de mettre plusieurs personnes en destinataires principaux et en copie des messages. Ces personnes doivent être définies en fonction du contenu du message, en respectant les règles habituelles d envoi du courrier. En particulier, n utiliser les listes de diffusion qu à bon escient afin de ne pas noyer inutilement les destinataires sous un flot de messages au sein duquel il devient difficile de discerner l essentiel. Répondre si nécessaire uniquement à l auteur, afin d éviter l encombrement inutile des boîtes aux lettres. - remplir l objet du message le plus clairement possible : le destinataire doit savoir à la seule lecture de l objet dans la liste de ses messages, de quoi vous souhaitez lui parler - bien indiquer la provenance du message et son rédacteur, si l émetteur n est pas le rédacteur - insérer une signature en bas de message qui identifie clairement l auteur et qui permet au destinataire de répondre facilement par courrier électronique ou par d autres moyens (courrier, téléphone, fax). La signature des courriels est normalisée à la manière d une carte de visite. Il faut donc y faire figurer les éléments suivants : Prénom Nom Fonction Structure, adresse Tel et/ou Mobile et/ou fax Site web : site de la structure ou à défaut site national : - ne pas oublier les formules de politesses même courtes, comme dans un courrier classique. - systématiquement relire son message. Vérifier qu il est clair, bien écrit (ne pas hésiter à faire usage du correcteur orthographique qui peut être déclenché automatiquement à chaque envoi), complet et bien structuré tout en étant le plus succinct possible. - ne pas hésiter à préciser que le document comporte une pièce jointe. - si la pièce jointe est trop importante (plus de 3 Mo), la compresser (par exemple avec Winzip, si vous êtes détenteur de la licence, ou en utilisant le logiciel gratuit Sevenzip que vous pouvez télécharger à partir de l onglet groupe informatique de l intranet). - transférer les gros volumes à part et de préférence la nuit ou en dehors des heures de pointe, l outil de messagerie disposant d une fonction d envoi différé. 2. Les règles à respecter lors de la réception d un message - examiner le message pour voir s il comporte une pièce jointe - envoyer un message d accusé de réception à l émetteur si nécessaire (information urgente) - répondre rapidement - stocker les messages que vous voulez conserver en dehors de votre boîte aux lettres dans des dossiers personnels. Page 4 sur 6

5 Autres règles - Il est recommandé de ne faire connaître son adresse de messagerie Croix-Rouge que de manière très prudente (en particulier, ne pas laisser son adresse sur des forums Internet et/ou dans des questionnaires de sites qui ne stipulent pas clairement l usage qui en sera fait). - Le courrier électronique se développant, il est important pour chaque utilisateur, de relever au moins quotidiennement, son courrier, en se connectant sur sa messagerie. Risques liés à la mauvaise utilisation de la messagerie La facilité d utilisation qu offre la peut engendrer plusieurs types de conséquences : 1- La saturation de la messagerie des destinataires due à l envoi abusif de messages non ciblés et à la taille excessive des pièces attachées. Si trop de messages sont envoyés ou conservés par un utilisateur, son système de messagerie se bloque. L envoi et la réception deviennent alors impossibles. 2 - La taille des pièces attachées, peut aussi générer un engorgement du système de messagerie. La taille maximum à respecter est de 3 Mo. 3 L oubli du respect des règles de confidentialité de certains documents, notamment vis-à-vis de l extérieur. LA CHASSE AUX VIRUS Le poste de travail (station, micro, portable, etc..) de chaque utilisateur doit être équipé d un logiciel anti-virus actif et régulièrement mis à jour. L ouverture sur le monde Internet au travers de la multiplie les risques de contagion par les virus informatiques. Ce risque est d autant plus élevé que la Croix-Rouge française, par sa notoriété, peut représenter une cible intéressante pour des personnes mal intentionnées. La propagation des virus se fait le plus souvent au travers de la : vous pouvez recevoir des messages de correspondants totalement inconnus (portant souvent un nom étrange) comportant une pièce jointe. Ces messages ne comportent généralement pas de message à votre attention (message générique) et sont ludiques pour encourager les utilisateurs à ouvrir les pièces jointes. Ceux-ci doivent être supprimés immédiatement et impérativement avant toute lecture. Ces risques, très importants, peuvent conduire à la destruction partielle ou complète de certaines données de vos ordinateurs. Certains virus plus «subtils» peuvent vous espionner et envoyer des messages à votre insu ou bien copier des documents confidentiels. Il est donc primordial de respecter les règles de sécurité strictes, de façon à limiter les risques liés aux virus. Page 5 sur 6

6 La Croix-Rouge française possède une licence nationale du logiciel F-Secure qui sert de bouclier contre les virus. Assurez-vous qu il est bien installé et actif sur votre ordinateur et qu il se met à jour automatiquement. Si vous n en disposez pas encore, vous pouvez en faire la demande au Pôle Support du Département des Systèmes d Information ( ). LE COURRIER INDESIRABLE (SPAM) Des courriers peuvent provenir de correspondants qui vous sont totalement inconnus. Dans ce cas, ils sont assez facilement identifiables. Mais ils peuvent également émaner d adresses ressemblant à des adresses Croix-Rouge, à travers lesquelles l émetteur usurpe une identité de notre domaine telle que Dans ces cas là, il est plus délicat de déceler la falsification. Cependant, ce type de message est souvent écrit en anglais ce qui doit immédiatement éveiller les soupçons. Pour traiter ce problème, le Département des Systèmes d Information a mis en place un système d identification automatique des «spam». Cependant, les émetteurs de ce type de message ne cessent de trouver de nouvelles manières de tromper ce type de système et la solution mise en place pour éviter ces désagrégements ne suffit plus à faire barrière. Voici quelques mesures permettant de limiter ces désagréments : - Dans la mesure du possible, ne laissez jamais votre adresse mail sur un site Internet ou dans un forum. - Ne répondez jamais à un spam même en cliquant sur un lien «cliquez ici pour vous désabonner» (ce qui contribue souvent à valider l existence d une adresse qui est donc réutilisée pour d autres spam). - Ne cliquez jamais sur les liens contenus dans le message. - Détruisez systématiquement tous ces messages, en pensant à vider la corbeille. APPEL A LA CAD (ASSISTANCE AUX UTILISATEURS) Un service d assistance aux utilisateurs est disponible. Il permet d apporter une aide et de recenser les difficultés rencontrées lors de l usage de la messagerie. Procéder avant tout appel, aux vérifications élémentaires sur le bon fonctionnement de son ordinateur (raccordement à la prise électrique, prise réseau, écran connecté ). Coordonnées de la CAD : ou par téléphone au Page 6 sur 6

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