PARTICIPER À UNE ÉTUDE PAR UN COMITÉ DU SÉNAT

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1 PARTICIPER À UNE ÉTUDE PAR UN COMITÉ DU SÉNAT LIVRER DES TÉMOIGNAGES ORAUX OU ÉCRITS Décembre 2015 Les cmités invitent suvent des particuliers, des spécialistes, des représentants de grupes et d rganismes, des lbbyistes, des fnctinnaires et des ministres à témigner devant eux afin de recueillir des renseignements sur les prjets de li qu ils examinent. Les particuliers u les rganisatins intéressés par une étude en particulier peuvent demander de cmparaître devant un cmité u de sumettre un mémire. Des directives précises pur livrer un témignage écrit u ral se truvent à la fin du présent dcument. Cette sectin en résume les principaux pints. Le présent dcument en résume les principaux pints. Témignages écrits (mémires) Les mémires divent cmprter les éléments suivants : nm et crdnnées; résumé des principaux éléments; pinins étayées de faits (les mémires ne divent en général pas dépasser 10 pages, mais lrsque cela est impssible, un résumé dit être furni); des recmmandatins dnt vus suhaitez que le cmité tienne cmpte, y cmpris dans sn rapprt. Si vus cmparaissez également cmme témin, vtre mémire dit être remis au greffier au mins une semaine avant vtre cmparutin et peut être présenté dans l une u l autre des langues fficielles. Pur en faciliter la traductin, il est frtement recmmandé de les sumettre par vie électrnique. Ces dcuments snt dispnibles au grand public. Témignages raux Avant le jur de l audience : cntactez le greffier du cmité pur btenir les détails de vtre cmparutin; si vus cmptez citer des ntes d allcutin (même des ntes manuscrites), il est recmmandé de les remettre au greffier au mins une jurnée avant vtre cmparutin. Ces ntes ne sernt pas distribuées aux membres du cmité, sauf si vus le suhaitez; cnfrmément aux lignes directrices énncées dans vtre cnfirmatin de cmparutin, vus devez furnir au greffier le nm, le titre et les crdnnées des témins. Page 1

2 Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits Le jur de l audience : Étant dnné que le Sénat a adpté des lignes directrices pur favriser un milieu de travail sans parfum, les témins snt priés de s abstenir d utiliser des prduits parfumés. prière d arriver au mins 15 minutes à l avance; apprtez une pièce d identité avec pht; les témignages raux divent être succincts, cnfrmément aux lignes directrices énncées dans vtre cnfirmatin de cmparutin; si vus cmptez citer des ntes d allcutin (même des ntes manuscrites), mais que vus ne les avez pas encre sumises au greffier, vus devez lui en remettre 5 cpies dès vtre arrivée; nus vus demandns de parler à une vitesse mdérée, puisque vtre témignage sera interprété et transcrit; une péride de questins et répnses suivra vtre expsé. Après l audience : envyez au greffier tus les renseignements que vus vulez sumettre au cmité; crrigez la transcriptin nn révisée de vtre témignage que le greffier vus aura envyée peu après vtre cmparutin; le cas échéant, sumettez au greffier vtre demande de rembursement de frais de vyage au plus tard 60 jurs après vtre cmparutin. Page 2

3 Qu est-ce qu un cmité du Sénat? Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits Le rôle des cmités du Sénat est d'accmplir les tâches que le Sénat leur délègue au myen d un rdre de renvi. Les cmités étudient les mesures législatives u les prjets de li qui snt prpsés, examinent les dépenses du guvernement (le budget des dépenses), et fnt des études spéciales. Lrsqu'un cmité a terminé sn travail en tut u en partie, il présente ses cnclusins, recmmandatins u décisins sus la frme d'un rapprt au Sénat. Les travaux des cmités snt imprtants en ce sens qu'ils permettent aux sénateurs d'examiner en détail un sujet dnné. Cet examen cmprend en général la tenue d'audiences publiques au curs desquelles les sénateurs interrgent directement des représentants d rganisatins u des particuliers. Il existe deux types de cmités : les cmités permanents, créés en permanence cnfrmément au Règlement du Sénat, et les cmités spéciaux, établis pur étudier certaines questins définies dans un rdre de renvi. Les cmités peuvent mettre sur pied des sus-cmités, au besin. De plus, le Sénat peut se jindre à la Chambre des cmmunes pur créer des cmités mixtes permanents u des cmités mixtes spéciaux. Les cmités sénatriaux cmptent en myenne de 9 à 15 membres, et leur cmpsitin respecte la représentatin des partis au Sénat. Qu est-ce qu un rdre de renvi? L'rdre de renvi désigne, dans le vcabulaire parlementaire, une tâche que le Sénat délègue à un cmité. Il peut être très général et englber les éléments suivants : (i) une enquête en prfndeur sur une questin d intérêt public, (ii) l'étude détaillée d'un prjet de li après la deuxième lecture, u (iii) l'étude d'un sujet précis, par exemple l étude préliminaire d'un prjet de li. Le cmité dit respecter les termes de l'rdre de renvi, qui déterminent le mandat du cmité et, dans le cas d'études spéciales, la date limite à laquelle le rapprt dit être présenté au Sénat. Un cmité peut recevir plusieurs rdres de renvi simultanément. Lrsqu'un cmité permanent reçit un rdre de renvi, il peut inviter des représentants d rganisatins u des particuliers à présenter un mémire u à venir témigner devant lui. Cette autrisatin vaut également quand le Sénat autrise un cmité permanent à tenir ses audiences ailleurs qu'à Ottawa. Qui est vtre persnne-ressurce? Le greffier du cmité est à la fis le cnseiller en matière de prcédure et l agent administratif du cmité. Il exerce ses fnctins sur les directives des membres du cmité. Le greffier est un emplyé permanent du Sénat et, à ce titre, il est strictement impartial. Cnnaissant à fnd la prcédure et les plitiques administratives, il est le mieux placé pur répndre à tutes vs questins. Page 3

4 Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits Cmment btenir de l infrmatin à prps d un cmité du Sénat u de l une de ses études? Pur btenir de l infrmatin à prps d un cmité, il est recmmandé de cntacter le greffier du cmité u de cnsulter sn site Web ( Il est pssible de faire ajuter sn nm à la liste d envi électrnique afin de recevir les avis et les transcriptins nn révisées des réunins. Il suffit d en faire la demande auprès du greffier du cmité. Les particuliers u les rganisatins intéressés par une étude en particulier peuvent demander de cmparaître devant un cmité u de sumettre un mémire. Cmment prendre part à une étude menée par un cmité? a) Présenter un témignage écrit (mémire) Quicnque suhaite présenter un témignage écrit (cmmunément appelé un mémire) peut le faire dans la langue fficielle de sn chix. Cependant, les mémires snt nrmalement remis aux membres une fis traduits. Par cnséquent, tut dcument écrit devrait être envyé par vie électrnique au greffier du cmité au mins une semaine à l avance, de façn à alluer suffisamment de temps pur la traductin et la distributin. Ces dcuments snt dispnibles au grand public. b) Cmparaître devant un cmité Afin de recueillir le plus d'infrmatin pssible sur un sujet à l'étude, les cmités invitent régulièrement des particuliers, des experts dans différents dmaines, des représentants de grupes u d'rganisatins, des lbbyistes, des fnctinnaires et des ministres à témigner devant eux. Les particuliers u les grupes intéressés par une étude entreprise par un cmité peuvent demander de cmparaître devant ce cmité. Les cmités chisissent leurs témins en fnctin d un certain nmbre de critères, ntamment leurs cnnaissances de la questin et l'intérêt qu'ils prtent à celle-ci. Ils divent aussi tenir cmpte du temps dnt ils dispsent pur mener leur étude. Les cmités ne peuvent pas nécessairement entendre tus les témins désireux de cmparaître, mais ceux-ci nt tujurs la pssibilité de leur présenter un mémire. Lrsqu un cmité a déterminé qui il suhaite inviter cmme témin, le greffier infrme cette persnne de la date, de l'heure et du lieu de la séance. Cmment se dérule la séance? Étant dnné que le Sénat a adpté des lignes directrices pur favriser un milieu de travail sans parfum, les témins snt priés de s abstenir d utiliser des prduits parfumés. Lrsque le témin arrive à la salle de cmité, n lui recmmande de se présenter au greffier du cmité. Celui-ci lui expliquera la prcédure à suivre et répndra à ses questins, s il y a lieu. Page 4

5 Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits Au début de la séance, le président indique l'rdre de cmparutin des témins et présente ceux-ci aux membres du cmité. Le président de séance est un sénateur élu parmi les membres du cmité. Il lui appartient de faire respecter l'rdre et le décrum, de dnner la parle aux membres et de trancher les questins de prcédure. Les déclaratins préliminaires des témins divent être curtes, cnfrmément aux lignes directrices énncées dans la cnfirmatin de cmparutin, et snt suivies d une péride de questins des membres du cmité. Il cnvient de suligner que le cmité établit ses prpres lignes directrices en matière d'interrgatin des témins. Les témins nt le drit de s'adresser au cmité dans la langue fficielle de leur chix. Il se peut que les délibératins sient télédiffusées. Le sus-titrage pur malentendants est un service qui peut également être ffert. Pur que le cmpte rendu sit le plus exact pssible, les interprètes et les sténgraphes parlementaires demandent aux témins de parler clairement et à une vitesse nrmale, surtut lrsqu ils lisent des mémires, des citatins et d autres dcuments. Privilège parlementaire Cmme les séances fficielles des cmités fnt partie des délibératins du Parlement, tute persnne cmparaissant devant un cmité sénatrial est prtégée par le privilège parlementaire. Dans la pratique, cela signifie qu aucune pursuite en justice ne peut être intentée cntre elle en raisn de sn témignage. Ce privilège s applique uniquement à ce qui est dit durant la séance, dnc pas avant la séance ni après sn ajurnement. Que se passe-t-il après la séance? Après la cmparutin d un témin, le greffier lui enverra une cpie de la transcriptin nn révisée de sn témignage et lui demandera d y apprter tute crrectin mineure, au besin, afin que le cmpte rendu sit de la plus grande exactitude pssible. Ces crrectins divent être apprtées dans les 48 heures suivant la réceptin des «bleus» de la séance. Les témins devrnt ensuite répndre à un sndage électrnique sur leur expérience en tant que témin et sur la qualité des services qu ils nt reçus. Les témins peuvent-ils se faire remburser leurs dépenses? Dans certaines circnstances, un cmité peut s'engager à remburser aux témins des frais raisnnables de vyage et de subsistance. Pur demander une telle aide financière, il faut cnsulter le greffier du cmité avant de cmparaître, puisque les dépenses liées aux déplacements snt sumises à l'apprbatin du cmité. Y a-t-il des installatins pur les persnnes handicapées? Tus les édifices du Parlement nt des entrées spécialement aménagées pur les persnnes handicapées. Tutes les salles de cmité leur snt également accessibles. Les tilettes de tus les édifices du Sénat peuvent aussi accueillir des persnnes en Page 5

6 Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits fauteuil rulant. Les témins qui nt besin de renseignements supplémentaires snt priés de cnsulter le greffier du cmité. Dispsitin d une salle de cmité 1. Président 2. Greffier 3. Témins 4. Analyste 5. Sténgraphes parlementaires 6. Prépsé(s) 7. Interprètes 8. Public Page 6

7 Participer à une étude par un cmité du Sénat Livrer des témignages raux u écrits Carte mntrant les entrées aux édifices du Sénat Page 7