Comment RÉSERVER votre semaine ou votre jour de distribution?

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1 Comment RÉSERVER votre semaine 1. Réservation centrale p Comment réserver? p Pour quelles zones de distribution? p Quand réserver votre Distripost? p Comment remplir le document en pratique? p Confirmation de votre Distripost p Confirmation de planning p Confirmation de commande p Réservation locale p Comment réserver? p Pour quelles zones de distribution? p Quand réserver votre Distripost? p Confirmation de votre Distripost p conditions sélection création préparation dépôt distribution paiement

2 Une bonne distribution de vos toutes-boîtes commence par une bonne. Rappelez-vous, le caractère exclusif du Distripost fait qu il ne peut y en avoir qu un nombre limité par jour dans les boîtes aux lettres de votre cible... Réservez donc votre place dans le planning au plus tôt! Il existe deux types de : Réservation centrale Réservation locale La centrale permet un maximum de flexibilité (délai de, zone de distribution, quantité...) et est valable dans le cas d un contrat ou non. Elle se fait via le Service Centre de La Poste. La locale est davantage une pour une distribution de proximité, allant jusqu au maximum de boîtes de la zone de distribution concernée. Elle est uniquement valable pour les envois réservés, sans contrat, dans un bureau de poste. Le choix entre les deux types de influe entre autres sur : La manière dont s effectue une commande; Le moment à partir duquel une commande peut être passée; La sélection de la zone de distribution;... Voici un tableau récapitulatif qui reprend les grandes différences entre les s centrale et locale. Réservation centrale Comment réserver? Réservation locale Dans un bureau de poste agréé, que vous trouverez sur Quand réserver? 12 mois à l avance Entre 3 semaines et 1 jour à l avance Zone de distribution? Min. : dépend du type de sélection choisi Max. : la totalité du territoire belge Min. : une tournée postale complète Max. : la zone de distribution dont relève le bureau de poste Vous trouverez un tableau récapitulatif sur les grandes étapes des s centrale et locale en annexe. >> EN SAVOIR PLUS service.centre@post.be 2

3 1. Réservation centrale 1.1. Comment réserver? Pour demander une centrale, vous devez compléter votre demande de et la renvoyer par Vous pouvez remplir le document via le lien Ou le demander au Service Centre : ou distripost@post.be. Vous pourrez, prochainement, réserver votre Distripost via un outil online encore plus efficace.! Plusieurs versions de votre Distrispost? Attention! Si vous prévoyez différentes éditions et/ou langues, n oubliez pas de compléter une demande de distincte par édition/langue et d indiquer un nom de fichier clair pour chaque version Pour quelles zones de distribution? Minimum : dépend du type de sélection choisi; Maximum : la totalité du territoire belge Quand réserver votre Distripost? Cela dépend du volume et de la fréquence de vos envois. En effet, l ampleur de vos volumes et le nombre de dépôts par an vont déterminer combien de temps à l avance vous pouvez réserver. Mais, dans tous les cas, plus tôt vous réservez, plus vous avez de chances que votre envoi puisse être entièrement planifié à la période demandée! Une commande planifiée en premier lieu est prioritaire par rapport aux commandes planifiées ultérieurement

4 De façon standard, la centrale permet de choisir une semaine de distribution, semaine garantie. Vos dépliants sont donc planifiés au cours de ladite semaine, compte tenu de la capacité disponible. Si vous souhaitez sélectionner à l avance un ou plusieurs jours spécifiques de distribution, vous pouvez opter pour l option payante jour garanti. Vos dépliants sont alors directement planifiés ce(s) jour(s)-là, en tenant compte, là aussi, de la capacité disponible. < 10 dépôts/an Votre volume par dépôt atteint Vous pouvez réserver pièces ou plus 12 mois à l avance pièces ou plus 9 mois à l avance pièces ou plus 6 mois à l avance pièces ou plus 3 mois à l avance Moins de pièces 3 semaines à l avance > 10 dépôts/an Votre volume atteint Vous pouvez réserver pièces ou plus À partir de 12 mois à l avance Au minimum une commune complète par dépôt À partir de 9 mois à l avance >> EN SAVOIR PLUS service.centre@post.be 4

5 1.4. Comment remplir votre demande de? Pour vous aider à remplir au mieux votre document de, voici quelques explications sur les champs à compléter. Vous pouvez sauver ce fichier sur votre ordinateur, le compléter et l envoyer en cliquant sur envoyer ce document. A B C D E F G H I J

6 A Titre du dépliant Le titre du dépliant est essentiel pour pouvoir le distinguer d autres dépliants lors du tri par bureau et de la répartition sur les différentes tournées postales. Il est donc important de toujours mentionner les détails suivants dans le titre : le nom de la société; le nom du dépliant; l édition; la langue. Voici quelques exemples de titres : nomdeclient_journeeporteouverte_octobre 2008_FR nomdeclient_hebdomadaire_anneex n Y_FR nomdeclient_depliantpublicitaire_semaine x_fr B Votre référence Dans ce champ, le client peut communiquer ses références pour faciliter le suivi et le contrôle interne de ses factures. Notre facture reprendra les informations mentionnées dans ce champ. Grâce à cette référence client, vous pouvez faire le lien entre notre facturation et vos activités. La référence peut être un numéro de commande interne, un cost centre, le nom de la personne de contact ou toute autre référence interne. C Référence commande groupée Il s agit d une référence que vous pouvez utiliser pour facturer plusieurs commandes en même temps. Exemples? Un imprimeur passe différentes commandes pour plusieurs de ses clients, mais ne souhaite recevoir qu une facture de La Poste. Vous passez plusieurs commandes pour vos différentes versions, mais celles-ci correspondent à une seule distribution au sein de votre organisation interne. D Dimensions du dépliant Il suffit juste de noter les dimensions de votre dépliant. Minimum : 90 x 140 mm; Maximum : 230 x 350 mm. Le grammage de votre dépliant déterminera le nombre de folders par liasse et le prix de votre dépôt. >> EN SAVOIR PLUS service.centre@post.be 6

7 E Empilable / non empilable Les dépliants empilables Ce sont des dépliants en papier avec lesquels on peut constituer un paquet sans les attacher. Exemple? Un dépliant qui ne contient pas d échantillon. Les dépliants non empilables Ils ne sont possibles qu après accord préalable de La Poste, et sont donc soumis à une demande spéciale de dérogation. F Assemblage de plusieurs éléments (envoi composé) Les envois composés sont des envois contenant deux ou plusieurs parties détachées, qui ne tiennent donc pas ensemble. Ils sont plus difficiles à manipuler et sont considérés comme des envois non standardisés et Special Format. SAVIEZ-VOUS QUE Il est possible d éviter d avoir un envoi composé! Il faut essayer d attacher les parties séparées pour faciliter la distribution. Comme alternative, on peut imaginer de plier le dépliant avec ses parties séparées pour caler ces dernières. D autres solutions sont également possibles pour éviter que l envoi ne soit composé. G Emballage sous blister ou film plastique C est un dépliant emballé sous blister, plastique ou en matière synthétique. Ils sont, eux aussi, plus difficiles à manipuler et sont donc considérés comme des envois non standardisés et Special Format

8 H Épaisseur L épaisseur du dépliant est limitée à maximum 8 mm. I Type d envois Imprimés commerciaux Il s agit d envois à mission commerciale. Ici, vos envois sont distribués dans toutes les boîtes aux lettres de la zone sélectionnée, sauf celles munies d un des autocollants repris ci-dessous. Région wallonne : U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t Région flamande : Région Bruxelles-Capitale : Plus d info? voir Les différences entre un envoi non adressé commercial et un envoi non adressé informatif. Imprimés informatifs Il s agit d envois à but informatif. Ce sont des imprimés d information, sans but commercial, considérés comme tels selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur dans votre région. Ces envois sont distribués dans toutes les boîtes aux lettres, y compris celles munies d un autocollant du type Pas de publicités ou Pas de journaux. Plus d info? voir Les différences entre un envoi non adressé commercial et un envoi non adressé informatif. 8

9 ! Si votre envoi n entre ni dans la catégorie envoi standardisé ni dans la catégorie envoi non standardisé (par exemple un sac plastique pour ramasser les vêtements usagés), vous devez contactez votre Account Manager ou le Service Centre au moment de la. Il est alors essentiel d introduire une demande de dérogation. Après étude de votre dossier, votre Account Manager revient vers vous avec une approbation ou non, en fonction de la faisabilité opérationnelle. Celleci sera éventuellement intégrée dans votre contrat, s il y a lieu, et pourrait générer un supplément tarifaire. J Type de tri En vrac Type de tri par défaut; À répartir par centre de tri; À livrer en Jour-4 avant 16h (Centre MassPost) ou 17h (Hypercentre MassPost). Plus d info? Voir Quelles sont les modalités de dépôt en centrale? Prêt à la distribution Limité aux publications récurrentes (min. 48 parutions par an) ou aux toutes-boîtes relevant d une seule et même zone de distribution; Doit faire l objet d un accord préalable de La Poste; À livrer obligatoirement dans des conteneurs ou bacs bleus triés par bureau distributeur, en Jour-1 avant 12h. À livrer dans l Hypercentre Masspost de destination en Jour-1 avant 12h, tel que repris sur la confirmation de commande. Plus d info? Voir Quelles sont les modalités de dépôt en centrale? 1.5. Confirmation de votre Distripost Confirmation de planning Deux jours ouvrables au plus tard après réception de votre demande de, le Service Centre vous envoie une confirmation de planning 1 par avec les données suivantes : Vos coordonnées pour la facturation et les détails de votre commande : n oubliez pas de les vérifier et de nous prévenir dans les 48h si vous constatez une erreur; Les informations indicatives sur le dépôt et la distribution. 1 Vous trouverez un exemple de confirmation de planning en annexe

10 La carte des zones de distribution planifiées; Le nombre indicatif de boîtes à desservir (et le nombre de boîtes maximum à facturer) et un prix indicatif : le nombre de dépliants à distribuer et le prix correspondent au nombre de boîtes aux lettres à desservir, dans la zone de distribution que vous avez sélectionnée. Ce nombre de boîtes peut encore changer et vous sera communiqué de manière définitive au plus tard 2 semaines avant la distribution. SAVIEZ-VOUS QUE Le nombre de boîtes est toujours facturé en votre faveur. Depuis le 14 décembre 2009, nous facturons au maximum le nombre de dépliants communiqué lors de la confirmation de votre! La facturation se base sur les quantités communiquées par La Poste.! Planning partiel? Parce que Distripost privilégie la qualité plutôt que la quantité, il peut arriver qu une commande ne puisse être planifiée totalement : on dit que la commande est partiellement réservée. 1 La raison? Certaines zones de distribution ont sans doute déjà atteint leur capacité maximale sur la période demandée. La solution? L équipe de planification vous contacte pour vous proposer : une autre journée/semaine de distribution pour la partie de la commande non planifiée; une adaptation de la zone géographique à desservir Confirmation de commande Au plus tard deux semaines avant la date de distribution, vous recevez votre confirmation de commande, ainsi que tous les documents pour préparer vos envois et faire votre déclaration auprès des administrations communales. 1 Vous trouverez un exemple de confirmation de planning partiel en annexe. >> EN SAVOIR PLUS service.centre@post.be 10

11 2. Réservation locale 2.1. Comment réserver? Uniquement dans un bureau de poste agréé : la liste des bureaux est disponible sur Le bureau de poste planifie uniquement pour sa propre zone de distribution. Le lieu de commande ne correspond pas spécialement au lieu de dépôt Pour quelles zones de distribution? Minimum : une tournée postale; Maximum : la zone de distribution dont relève le bureau de poste.! Le bureau de poste où est passée la commande doit se trouver dans la même zone de distribution que le bureau distributeur concerné par cette commande

12 2.3. Quand réserver votre Distripost? Vous pouvez passer commande entre 3 semaines et 1 jour avant la distribution, en fonction des capacités disponibles. Du lundi au jeudi, vous pouvez réserver votre Distripost pour la semaine en cours et pour les deux semaines suivantes. Une faite le vendredi portera sur des dates dans les 3 semaines suivantes. De façon standard, la planification locale vous permet de choisir un jour de distribution donné : c est le principe du jour garanti. Vos dépliants sont alors directement planifiés ce jour-là, en tenant compte de la capacité disponible, sans supplément de prix Confirmation de votre Distripost Dès que vous avez effectué votre, vous recevez, au bureau de poste, une confirmation de votre commande, avec tous les détails nécessaires pour préparer et faire votre dépôt : nombre de dépliants à déposer, lieu et heure du dépôt. On vous demandera de signer cette confirmation de commande pour accord. >> EN SAVOIR PLUS service.centre@post.be 12