GUIDE EXPOSANT. Organisées par La Société Française de Radiologie

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1 GUIDE EXPOSANT Organisées par La Société Française de Radiologie

2 Sommaire LES JFR 2010 EN QUELQUES MOTS...3 FREQUENTATION DES JFR LES EXPOSANTS EN CALENDRIER EXPOSITION TECHNIQUE...5 MONTAGE...5 EXPLOITATION...5 DEMONTAGE...5 CONGRES ET EXPOSITION SCIENTIFIQUE...5 VOTRE PARTICIPATION AUX JFR FORMULES ET TARIFS - ESPACES...7 STAND NU...7 SALLES DE REUNION ET BUREAUX...7 STAND MODULAIRE...7 STAND PACK...8 PUBLICITÉ MÉDIAS...9 SYMPOSIUM...9 QUOTIDIEN DES JFR...9 PROGRAMME DES JFR...9 INFORMATIONS PRATIQUES SERVICES AUX EXPOSANTS COMMENT PARTICIPER AUX JFR? CONDITIONS GENERALES REGLEMENT TECHNIQUE DE L EXPOSITION

3 LES JFR 2010 EN QUELQUES MOTS Depuis plusieurs années, les JFR se positionnent comme l évènement incontournable en Europe dans le domaine de la radiologie et de l imagerie médicale. Avec une fréquentation de plus de personnes en 2010 et plus de 140 exposants, cette 58 ème édition des JFR au Palais des Congrès a répondu aux attentes de tous. A la fois congrès scientifique et exposition technique, ce rendez-vous annuel est celui des radiologues, des industriels, des manipulateurs, mais intéresse également un milieu médical de plus en plus large. Les JFR c est aussi l Informatique de santé avec des ateliers pratiques et des séances portant sur les systèmes d'information FREQUENTATION DES JFR 2010 Fréquentation Globale Participants % Exposants et Industriels ,5% Congressistes ,1% Visiteurs 793 4,4% Total % Congressistes et Visiteurs par Profession Participants % Radiologues ,7% Médecins non-radiologues 252 2,0% Manipulateurs ,2% Autres professions ,1% Total % Congressistes et Visiteurs par Pays Participants % France ,4% Etrangers ,6% Total % Etrangers par zone géographique Participants % Afrique ,7% Amérique du Nord 151 5,8% Amérique (Autres) 49 1,9% Asie 22 0,8% Europe ,9% Moyen-Orient 68 2,6% Océanie 8 0,3% Total % Par jour % Vendredi 19,23% Samedi 24,91% Dimanche 23,63% Lundi 19,41% Mardi 12,82% 3

4 LES EXPOSANTS EN 2010 ACCELIS VEPRO ACCENTURE ACTIBASE AFIB AFPPE AGFA HEALTHCARE AGIPI - AXA AGITO MEDICAL ALARA SOLUTIONS ALOKA AM'TECH MEDICAL ANGIOTECH AQUILAB ASN AT2E MEDICAL AZUR MEDICAL DIFFUSION BARCO BARD BAYER SCHERING PHARMA BGV DEVELOPPEMENT BINARIOS BIOMEDIQA BOURBON BRACCO IMAGING BUREAU VERITAS C2I SANTE CANON CAREFUSION CARESTREAM HEALTH FRANCE CERF CFEF CGTR TÉLÉRADIOLOGIE CNEH COBRA MEDICAL NORAS MRI COOK MEDICAL DAPCARE DICTAPLUS FRANCE DMS-APELEM DOSILAB EDIMEX EDL EIZO - FEEDER ELSEVIER MASSON EOS IMAGING (BIOSPACE MED) ESA VOYAGES ESAOTE ESR ETIAM EURHEA ANKO EURO DIFFUSION MEDICALE EXPERTISE RADIOLOGIE FNMR FUJIFILM MEDICAL SYSTEMS FRANCE GE HEALTHCARE GE HEALTHCARE SA GENERAL MEDICAL MERATE GERMITEC GIPS / VIEW-TEC GLOBAL IMAGING ONLINE - RADIO 3000 GROUPE E-MEDIA GUERBET HAS HITACHI MEDICAL SYSTEMS HOLOGIC IAE SPA ICAD ICOGEM IDETEC MEDICAL IMAGING IHE IMAGING MANAGEMENT IMT DISTRIBUTION INSTRUMENTARIUM DENTAL FRANCE INTRASENSE IRSN ITALRAY KONICA MINOLTA MEDICAL LA COMPAGNIE DU CIEL LANDAUER EUROPE LAURANE MEDICAL LAVOISIER LIBRAIRIE MEDITHEQUE MAMMOTOME MANIP INFO MAVIG MCKESSON MED E COM MEDASYS MEDIAN TECHNOLOGIES MEDIAPI MEDICAL PROFESSIONALS MEDICASOFT MEDIC-IS RADIOLOGIE MEDISON FRANCE MEDI-TEST MEDRAD FRANCE MINDRAY MORITA MTER - NEW MEDI NEMOTO INTERNATIONAL - MGT NETIKA DISTRIBUTION NEUSOFT MEDICAL SYSTEMS NEWTOM SITECH NUMERIX RADIOLOGIE ONDES ET RAYONS OPALE - OSIRIX - EXPERT APPLE ORANGE PACSGEAR PHILIPS HEALTHCARE PIGE MEDICAL PLANMED PMA-FRANCE PRIMAX PTW-FRANCE RDVRADIO.COM RESSOURCES INFORMATIQUES - GLOBAL IMAGING ONLINE SATELEC SAURAMPS MEDICAL SECTRA SERVAL INFORMATIQUE SIEMENS HEALTHCARE SIMPLIFY SIRP SNIREM SNITEM SOCOTEC SONOSCANNER SONOSCAPE SOREDEX SCANORA 3D SRH STEPHANIX SUPERSONIC IMAGINE SWISS MEDICAL CARE SYSTEMX T2I HEALTHCARE TELEMIS TERARECON TOSHIBA MEDICAL TSK LABORATORY VARAY LABORIX VEPRO ACCELIS VEXIM VILLA SISTEMI MEDICALI VISIOSCOPIE VITAL IMAGES WAID - GROUPE SOFTWAY MEDICAL X MEDICAL PICTURE XEROX X-IONS 4

5 CALENDRIER 2011 EXPOSITION TECHNIQUE MONTAGE Le Mardi 18 octobre 2011 : Montage réservé aux stands nus de 12H00 à 21H00 Les Mercredi 19 et Jeudi 20 octobre 2011 : Montage de tous les stands de 8H00 à 21H00 EXPLOITATION Du Vendredi 21 au Lundi 24 octobre 2011 de 10H00 à 18H00 Le Mardi 25 octobre 2011 de 10H00 à 16H00 DEMONTAGE (11 heures) A partir de 16H00 le Mardi 25 octobre 2011 jusqu à 03h00 du matin CONGRES ET EXPOSITION SCIENTIFIQUE EXPLOITATION Le Vendredi 21 octobre 2011 de 10H00 à 19H Du Samedi 22 au Lundi 24 octobre 2011 de 7H30 à 19H Le Mardi 25 octobre 2011 de 7H30 à 17H30 5

6 VOTRE PARTICIPATION AUX JFR 2011 L Exposition Technique est principalement implantée sur deux niveaux au Palais des Congrès de Paris. Les espaces d exposition seront organisés, sur chaque niveau, sans critère de spécialisation et accueilleront des entreprises industrielles, des distributeurs d équipements de radiologie, d imagerie médicale, de films et de produits de contraste et des entreprises du tertiaire, comprenant aussi bien des services financiers que des services aux entreprises : sociétés de conseil, spécialistes des technologies de l information et/ou de l imagerie médicale. Les sociétés d édition, libraires et distributeurs de produits éducatifs seront implantés sur le niveau 3. Toute réservation de stand comprend : Un espace d exposition sur un des niveaux : o niveau 1 (halls Passy, Paris, Neuilly & Ternes) o niveau 2 (hall Maillot) o niveau 3 (hall Havane) Un référencement de votre société : o Version papier «catalogue de l exposition technique» o Version électronique sur le site Web JFR/SFR : Un lot de badges «Exposant» pour vos collaborateurs * (se reporter à la politique de badges des JFR) La possibilité, réservée aux exposants : o d organiser, au sein du congrès, des Symposium* o de réserver de l espace publicitaire* * Voir les modalités de participation et de réservation sur 6

7 FORMULES ET TARIFS - ESPACES STAND NU La location d un espace nu est au prix hors taxes de 418,5 /m². Cet espace ne comprend aucune fourniture, le stand est à construire sur l emplacement matérialisé par l Organisateur (marquage au sol). SALLES DE REUNION ET BUREAUX Les exposants peuvent louer des bureaux et des salles de conférences. Leur nombre étant limité, nous vous remercions de nous communiquer le plus rapidement possible vos besoins. Les bureaux sont loués, pour toute la durée des JFR 2011, au prix hors taxes de 150 /m². Pour tout renseignement complémentaire, nous contacter. STAND MODULAIRE La location d espace pré-équipé d un stand en structure modulaire est au prix hors taxes de 493 /m² (prix du stand nu plus 74,50 d équipement par m²). L équipement de ce stand se compose de : Une structure modulaire (hauteur de 240 cm) avec des panneaux en mélaminé blanc Une moquette au sol gris foncé avec un lé de moquette rouge en bordure de stand Une enseigne portant le nom de la société 3 spots «arc» pour 9m² (Bloc d alimentation électrique non fourni, à commander auprès des services du Palais des Congrès) Option A - prix hors taxes de 500. Cette option complète le Stand Modulaire par : 1 réserve d angle de 1m² (1mx1m) incluant un bloc porte fermant à clé 1 signalétique complémentaire installée au dessus de la réserve sur un support en PVC rouge et lettrage blanc Option B - prix hors taxes de 475 Cette option comprend : 1 ensemble mobilier «Gogo» noir ou blanc composé d une table, de trois chaises et d une corbeille à papier 1 bloc d alimentation électrique de 3Kw fourni conformément aux horaires de mise sous tension de la manifestation Exemple de Budget pour un stand de 9 m² avec option A & B Surface nue 9x418, ,50 Equipement 9x74,50 670,50 Option A 500,00 500,00 Option B 475,00 475,00 Total 5 412,00 7

8 STAND PACK La location d un stand Pack est au prix hors taxes de 626,50 /m² (prix du stand nu plus 208 d équipement par m²). Le stand Pack est réalisé sur une structure traditionnelle de cloisons en bois de 2,50 m de hauteur et habillées de coton gratté disponible en plusieurs coloris. Il est équipé : d une banque d accueil (40x60X105cm) avec un plateau débordant, un casier de rangement et une porte fermant à clé Une moquette au sol gris foncé avec un lé de moquette en bordure de stand d une réserve avec une porte fermant à clé d une enseigne (panneau vertical 30 x 270cm) comportant un lettrage de couleur grise d une prise électrique triplette de 3 spots «arc» pour 9m² (Bloc d alimentation électrique non fourni, à commander auprès des services du Palais des Congrès) Couleurs : ROUGE ORANGE GRIS VERT ANIS VERT TURQUOISE BLEU NUIT NOIR BLEU ROI Option L option du stand Pack vous livre un produit opérationnel incluant : 1 ensemble mobilier «Gogo» comprenant 1 table, 3 chaises et 1 corbeille à papier 1 bloc d alimentation électrique de 3Kw fourni conformément aux horaires de mise sous tension de la manifestation L option du stand Pack est au prix hors taxes de 475. Gogo Bleu Gogo Rouge Gogo Chocolat Gogo Noir. Gogo Blanc Pour toute demande complémentaire, aménagement particulier, nous consulter. 8

9 PUBLICITE MEDIAS Les supports, présentés ci-dessous, sont réservés exclusivement aux exposants. Les prix indiqués sont en euros hors taxes. SYMPOSIUM Les sociétés exposantes aux JFR 2011 ont la possibilité d organiser des symposiums dans la limite des salles disponibles aux jours souhaités. Le prix hors taxes du symposium est de Ce prix comprend : La réservation de la salle (40 à 800 personnes) L accueil de vos intervenants en salle de pré-projection La possibilité d utiliser un espace cocktail (en fonction de la disponibilité) L annonce de votre symposium dans le programme des JFR, sur le site internet de la SFR, dans le quotidien des JFR et dans le catalogue de l exposition technique En option : L enregistrement en mode «flash conférence» au tarif de 1500 (descriptif et conditions particulières sur demande) Pour tout renseignement complémentaire, nous contacter. QUOTIDIEN DES JFR Insertion publicitaire en quadrichromie dans le quotidien des JFR (format A3), (plus de exemplaires pour l ensemble des 5 parutions). Tarif ¼ page Intérieure (130 mm X 180 mm) ½ page Intérieure (180 mm X 265 mm) 1 parution Remise des éléments techniques le 5 septembre 5 parutions PROGRAMME DES JFR Ce programme complet, au format A5, indispensable au congressiste est tiré à plus de exemplaires. Couvertures quadrichromie (110 mm X 210 mm) Pages intérieures quadrichromie (110 mm X 210 mm) Remise des éléments techniques le 12 juillet 2 de couverture de couverture de couverture ¼ page ½ page Pleine page

10 INFORMATIONS PRATIQUES SERVICES AUX EXPOSANTS La liste des prestataires et des services proposés sera publiée sur le site des exposants (traiteurs, location de mobilier, transport, manutention, ). Les services assurés par Viparis pour Le Palais des Congrès (nettoyage, accès aux réseaux eau, électricité, téléphone, fax et Internet) seront à commander en ligne sur le site Nous rappelons que le nettoyage est une prestation exclusive du Palais des Congrès (Viparis). Par conséquent il ne peut être fait appel à une société tierce. COMMENT PARTICIPER AUX JFR? Pour participer aux JFR 2011, reportez vous aux «Conditions Générales» et au «Règlement Technique de l Exposition» ci-après, puis remplissez et signez le Formulaire de Réservation JFR Expédiez-le par la poste, avec un paiement d acompte de 50% du montant toutes taxes de la réservation. En retour, si votre admission est confirmée, il vous sera remis une facture. Cette réservation sera effectivement prise en compte à réception du paiement du premier acompte effectué par chèque ou par virement bancaire à l'ordre de BGV DEVELOPPEMENT. Les virements sont effectués «Sans aucun frais pour le bénéficiaire» avec la référence «JFR 2011» ou la référence de la facture correspondante (pour une première réservation, merci de joindre à votre formulaire la copie de votre avis de virement). Les documents complémentaires ainsi que les indications définitives sur la situation de votre stand, vous seront communiqués dans les meilleurs délais. Des éléments d information vous seront transmis régulièrement, par messagerie électronique et sur le site web des exposants. Toutes les informations du congrès sont publiées sur le site de la Société Française de Radiologie 10

11 CONDITIONS GENERALES A OBJET Le présent document définit les conditions de participation aux Journées Françaises de Radiologie. Il est communiqué à chaque Exposant pour lui permettre de soumettre sa candidature pour admission. Toute candidature implique l acceptation sans réserves par l Exposant des présentes Conditions Générales. L Exposant doit se conformer aux présentes Conditions Générales et aux Consignes Sécurité. Les documents contractuels sont les suivants : Les présentes Conditions Générales des «Journées Françaises de Radiologie» Les Consignes de Sécurité Incendie du Palais des Congrès de Paris (téléchargeables sur le site web JFR dédié aux exposants ou sur le site Le Formulaire de Réservation/inscription Le Règlement Technique de l Exposition En cas de contradiction entre les différents documents, les présentes Conditions Générales prévaudront. Seuls les documents contractuels rédigés en Français ont une valeur légale. B - ORGANISATION - COMMISSARIAT GENERAL La manifestation des Journées Françaises de Radiologie (ci-après «JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE» ou «JFR»), est organisée par la Société Française de Radiologie (ci-après «SOCIÉTÉ FRANÇAISE DE RADIOLOGIE» ou «SFR») qui est représentée par la société BGV DÉVELOPPEMENT (ci-après «BGV»). BGV DÉVELOPPEMENT est une SARL au capital de 9 146,94 euros, dont le siège social est au 5, rue de Logelbach PARIS. C - DATES D OUVERTURE DE LA MANIFESTATION Les JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE se tiendront du 21 au 25 octobre 2011 au Palais des Congrès de Paris. Le détail du calendrier est disponible dans le chapitre «Calendrier 2011» du Guide Exposant. D - ACCES AUX HALLS D EXPOSITIONS L accès aux halls d expositions ne peut se faire que sur présentation d un badge. 1. Pendant le montage et le démontage de l'exposition et des stands Toute personne intervenant pour le compte de l Exposant, y compris le cas échéant les sous-traitants et installateurs, doit être munie d un badge apparent identifiant l Exposant. Ce badge est établi par l Exposant lui-même. 2. Pendant l ouverture de l exposition et du congrès Aucune personne ne peut entrer dans l enceinte du Congrès et de l exposition, et ce pendant toute la durée des JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE, sans être identifiée par l un des badges ci-après énumérés. Tous les badges émis pour les JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE sont nominatifs, personnels et doivent être facilement visibles. Il existe différents types de badges pour les JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE : Badge Exposant «bleu» exclusivement réservé aux collaborateurs de l Exposant Badge Congressiste «rouge» et la carte de membre SFR qui fait office de badge Congressiste Badge Visiteur «vert» Badge Organisateur «blanc» Badge Prestataires de l organisation «jaune» Pour toute personne qu un exposant souhaiterait inviter, l invité doit remplir un bulletin d inscription en ligne et l Exposant effectuer le règlement correspondant auprès de la Société Française de Radiologie. L Exposant ne peut faire figurer une personne invitée sur la liste de ses collaborateurs ou lui fournir un badge Exposant «bleu». Les Exposants effectuent leurs demandes de badges par Internet, le processus complet de demande de badges et les conditions de leur fourniture seront précisés sur le site internet dédié aux exposants. E - ADMISSION ET MODIFICATION DES CONDITIONS D ADMISSION 1. Toute candidature à l Exposition Technique doit être adressée à BGV par le biais d un Formulaire de Réservation, ne comportant ni réserve ni modification, dûment signé par un responsable autorisé de l Exposant et accompagné de l acompte exigé par l Organisateur, conformément à l article F ci-après. Toute candidature assortie de conditions ou de réserves ne sera pas examinée. La candidature de l Exposant sera considérée comme acceptée une fois que BGV aura confirmé à celui-ci la disponibilité de l emplacement sollicité. Il sera tenu compte dans la mesure du possible des demandes en matière de localisation de l emplacement. 11

12 BGV est seul compétent pour examiner et statuer sur la demande d admission de l Exposant. Le rejet d une demande ne donne en aucun cas lieu au paiement de dommages et intérêts. En tout état de cause, les demandes seront acceptées dans la limite des emplacements disponibles. Sachant qu il ne peut y avoir qu un seul et unique exposant pour un emplacement (défini comme une surface au sol louée à un exposant, par BGV, pour toute la durée de la manifestation). 2. Une fois la demande d admission de l Exposant acceptée, le contrat entre l Exposant et BGV est définitivement formé, et ne peut être modifié que dans les conditions ci-après : Dans l hypothèse où l Exposant souhaiterait une modification des prestations qu il a souscrites auprès de BGV (modification de la surface de l emplacement, de l aménagement de celui-ci, de la liste des matériels et produits acceptés par l Organisateur,...), l Exposant pourra informer BGV de sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception. BGV devra faire connaître à l Exposant sa position sur cette demande de modification dans un délai de huit jours à compter de la réception de la lettre précitée. BGV ne sera pas tenu d accepter cette demande de modification. Il tiendra compte notamment de l importance de la modification demandée et de la proximité de la demande avec le début des JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE. En cas de refus de la demande par BGV, le contrat sera exécuté conformément à ses conditions initiales. F - CONDITIONS DE REGLEMENT Le règlement des frais de participation s effectue en deux versements. L Exposant effectuera le premier versement de 50% du montant total TTC par chèque ou virement bancaire lors de l envoi à BGV du Formulaire de Réservation. BGV communiquera la facture correspondant à la réservation dans un délai maximum de 1 mois à compter de la confirmation de l admission de l Exposant. Le solde des frais de participation sera réglé par l Exposant par chèque ou virement bancaire avant le 15 août de l année en cours. A défaut de règlement du solde dans les délais fixés, des pénalités de retard égales à deux fois (2) le taux de l intérêt légal sont dues sur ce montant, automatiquement et sans mise en demeure préalable nécessaire. Par ailleurs, BGV aura la faculté de résilier le contrat et de disposer de l emplacement à son gré ainsi qu il est prévu à l article I ci-après. Conformément à l article 259 du Code général des impôts, la TVA sur le montant des frais de participation est due par tous les Exposants, sans exception, quelle que soit leur nationalité dès lors qu elle correspond à des prestations de services exécutées sur le territoire Français. Le remboursement de la TVA peut être demandé auprès d organismes agréés, par les exposants eux-mêmes, dans les limites de la réglementation en vigueur. BGV ne peut en aucun cas être sollicité pour assurer ces démarches. G - OBLIGATIONS DE BGV 1. BGV s engage à mettre à la disposition de l Exposant un emplacement, sur l un des deux niveaux d exposition et ce pour toute la durée des JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE. En particulier, le stand comportera l ensemble des aménagements demandés par l Exposant et acceptés par BGV. 2. BGV fournira à chaque Exposant un lot de badges permettant à ses collaborateurs d accéder à l Exposition. 3. BGV s engage à inscrire l Exposant dans le Catalogue de l Exposition Technique. L Exposant devra fournir ses informations, via l application mise à disposition sur internet, pour le 5 septembre au plus tard. H - OBLIGATIONS DE L EXPOSANT 1. L Exposant s engage à payer les frais de participation selon les modalités définies à l article F du présent document. 2. L Exposant ne peut céder ou sous-louer à un tiers, à titre onéreux ou gratuit, l emplacement qui lui a été attribué sans l accord préalable et écrit de BGV. 3. L Exposant est tenu d occuper son stand en permanence pendant toute la durée de l exposition technique. 12

13 4. Tous les stands devront être entièrement démontés et évacués conformément au planning fourni par BGV. Tout stand non démonté à ce terme sera détruit et les frais engendrés seront facturés à l Exposant. 5. Les structures de stands et autres déchets doivent être évacués par les moyens de l Exposant. En cas de manquement à cette obligation, BGV fera exécuter une prestation du service de nettoyage aux frais de l Exposant. 6. L Exposant s engage à respecter les bienséances habituelles. 7. Les matériels, panneaux, supports promotionnels ou produits ne correspondant pas au thème de l Exposition Technique sont interdits sauf accord préalable et écrit de BGV. L'Exposant se doit de respecter strictement les limites de son stand. 8. L Exposant est responsable de tout dégât occasionné à l emplacement loué ou au bâtiment par lui-même ou par une entreprise intervenant pour son compte lors du transport, de l installation, du fonctionnement ou de l enlèvement de son matériel. L emplacement loué doit être remis dans son état initial. Les frais de remise en état des dégâts causés par l Exposant seront intégralement à la charge de celui-ci. 9. L Exposant s engage à respecter et faire respecter par ses préposés et sous-traitants les prescriptions du présent document et les éléments contractuels définis à l article A du présent document. I - RESILIATION DU CONTRAT Outre la résiliation judiciaire prévue par l article 1184 du Code Civil, le contrat peut être résilié dans les conditions ciaprès : 1. Désistement de l Exposant En cas de désistement, l Exposant demeurera redevable du paiement de l intégralité des frais de participation, quel que soit l usage que BGV pourra par la suite faire de l emplacement ainsi libéré. 2. Résiliation du contrat par BGV en cas de non paiement des frais de participation BGV sera en droit de résilier le contrat le liant à l Exposant, et de disposer de l emplacement initialement attribué à celui-ci, dans l hypothèse où l Exposant ne réglerait pas les frais de participation dans les délais fixés à l article F. Dans cette hypothèse, et à titre de pénalité, l Exposant demeurera redevable du paiement de la totalité des frais de participation. 3. Annulation de la manifestation En cas de force majeure ou de tout autre événement imprévisible, rendant impossible la tenue des JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE aux dates et lieux prévus, BGV pourra annuler la manifestation, à charge pour lui de répartir au marc le franc entre les Exposants les sommes perçues au titre des frais de participation après déduction des dépenses d ores et déjà engagées pour l organisation de la manifestation. J - RENONCIATIONS A RECOURS L Exposant renonce à tous recours, y compris appel en garantie, qu il serait en droit d exercer contre l Organisateur, le propriétaire du site et/ou la société d exploitation de ce site ainsi que de leurs assureurs, pour tous dommages matériels et immatériels, consécutifs ou non consécutifs, subis par les Exposants (notamment les dommages aux biens exposés) et leurs préposés et dont la responsabilité incomberait à l Organisateur, au Propriétaire du site, et/ou la Société d exploitation, quelle qu en soit la cause. L Exposant s engage à porter cette clause à la connaissance de ses assureurs et à obtenir une renonciation à recours identique de leur part. K ASSURANCES Assurance Responsabilité Civile de l Organisateur BGV a souscrit pour son compte une police d assurance responsabilité civile organisateur permettant de répondre de tous les dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs causés à autrui soit par lui-même, son personnel ou ses installations. Assurance Responsabilité Civile de l Exposant BGV ne répond pas des dommages que les Exposants pourraient occasionner à des tiers. Assurances des dommages aux biens présentés sur le stand d exposition BGV ne répond pas des dommages matériels causés aux biens exposés et il appartient à chaque Exposant de souscrire une assurance garantissant ces dommages. L Exposant peut souscrire cette assurance directement auprès de son propre assureur. 13

14 L - REGLEMENT DE SECURITE L Exposant doit se conformer aux règlements de sécurité imposés par les autorités publiques, par le Palais des Congrès de Paris et par BGV DEVELOPPEMENT. Le Chargé de Sécurité de la manifestation est la société : PCSI (Prévention Contrôle Sécurité Incendie) 2, place de la Défense Puteaux - France Tél. : (+33) (ou 71) - Fax : (+33) M - CATALOGUE, DOCUMENTS, ANIMATIONS Seul l organisateur des JFR, a le droit d éditer et de diffuser un catalogue et tout document relatif à l exposition. Les informations publiées relatives à l Exposant sont sous la responsabilité de ce dernier. BGV ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction et de composition qui pourraient se produire. Les textes parvenant hors des dates limites ne pourront pas être publiés. Les données concernant les participants et les visiteurs de l exposition technique restent la propriété exclusive de l Organisateur. Toute utilisation du logo, du nom ou autre symbole désignant les JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE, devra préalablement faire l objet d une demande écrite auprès de BGV. Toute publicité, animation et distribution de documents sont interdites en dehors de son stand. Toute animation ou tous jeux quels qu en soit le principe et la forme doivent être autorisés par BGV. N - ELECTION DE DOMICILE Pendant toute la durée des JOURNÉES FRANÇAISES DE RADIOLOGIE, y compris les périodes de montage et de démontage, l Exposant déclare faire élection de domicile à l emplacement qui lui a été attribué sur le site de l Exposition. O - DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE Les présentes Conditions Générales sont régies par le droit français en vigueur à la date de la manifestation. En cas de litige sur l interprétation, la validité ou l exécution des présentes Conditions Générales, seuls les Tribunaux de Paris sont compétents. 14

15 REGLEMENT TECHNIQUE DE L EXPOSITION Le Règlement Technique de l Exposition, détaillé ci-après, comporte 3 volets : A- OBLIGATIONS DES EXPOSANTS B- ELEMENTS TECHNIQUES ET INFRASTRUCTURES DU PALAIS DES CONGRES DE PARIS C- AMENAGEMENTS DES STANDS Ces consignes et recommandations peuvent être complétées, soit par l envoi d un message électronique spécifique, soit par la publication sur le site web dédié aux exposants. A- OBLIGATIONS DES EXPOSANTS 1. Voisinage Chaque exposant se doit de respecter son voisinage et de ne pas lui nuire de quelque manière que ce soit. En cas de litiges à compter de l entrée dans les lieux et ce jusqu au démontage final, BGV DEVELOPPEMENT pourra prendre toute décision propre à garantir le bon fonctionnement de la manifestation. 2. Sécurité L Exposant a l obligation de se conformer strictement aux dispositions des règlements de sécurité incendie et à celles spécifiques de la manifestation précisées ci-après. Chaque exposant est responsable de l ensemble de son matériel, et ce pendant toute la durée de la manifestation (montage et démontage inclus). 3. Logistique livraisons pendant les phases de montage et de démontage Pendant les phases de montage et de démontage, tous les véhicules de livraisons, devront impérativement être identifiés pour pouvoir accéder à la Gare marchande / Quais de livraison du Palais des Congrès de Paris. «Le service trafic» du Palais des Congrès de Paris assurera la régulation des mouvements de véhicules. Les véhicules seront enregistrés dès leur arrivée au parking de régulation. Chaque conducteur recevra un ordre de passage en fonction de la logistique mise en place par l organisateur pour les phases de montage et de démontage. Ces informations seront communiquées un mois avant les JFR par mail (contact JFR de l exposant) et publiées sur le site internet des exposants. Une fois déchargés, tous les véhicules doivent repartir immédiatement et ne peuvent, en aucun cas, stationner sur les aires de livraison (l enlèvement serait immédiatement demandé à la fourrière). En cas de non respect de ces consignes, l Exposant sera tenu pour responsable des agissements de ses prestataires et autres personnels de l Exposant. 4. Démonstrations L Exposant assure la pleine et entière responsabilité des présentations et démonstrations qui seront réalisées sur son stand, et devra prendre toutes dispositions pour assurer la sécurité du public qui y est admis. Toutes les démonstrations et/ou présentations ne doivent en aucun cas nuire au bon fonctionnement de la manifestation, ni générer des perturbations de quelque ordre que ce soit. 5. Passage de la commission de sécurité Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par la Commission de Sécurité. L Exposant doit prendre toutes dispositions pour que celle-ci puisse les examiner en détail. L Exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de cette visite de réception. Il doit tenir à la disposition des membres de la Commission tout renseignement et attestation concernant les installations et les matériaux constituant le stand, sauf pour ceux faisant l objet d une marque de qualité reconnue. 6. Autorisations spéciales L Exposant doit adresser à BGV DEVELOPPEMENT au plus tard dans un délai de trois (3) mois avant la date d ouverture de la manifestation au public : - Les demandes d autorisations particulières, concernant les équipements ou l utilisation des substances, conformément à la réglementation française concernant les ERP, énumérées ci-après : Moteurs thermiques ou à combustion (Article T 41) Machines utilisant des substances radioactives ou génératrices de rayons X (Article T 43) Lasers (Article T 44) Générateur de fumée Acétylène, oxygène, ou autre gaz représentant les mêmes risques (Article T 45.2) 15

16 - Les déclarations (Articles T 8 et T 39) pour les installations comportant : Des machines ou appareils en fonctionnement Une installation électrique supérieure à 100 kw Des gaz liquéfiés Des liquides inflammables (autre que ceux des réservoirs automobiles) Des machines générant un champ magnétique Les documents afférents aux autorisations particulières ou aux déclarations précitées doivent être adressés au Chargé de Sécurité et à BGV. L installation de stands en surélévation n est pas admise. L installation de plafonds et vélums peut être réalisée dans le respect des consignes de sécurité. L Exposant doit faire la demande à BGV dans un délai de trois mois (3) avant l ouverture de l exposition. L Exposant devra préciser notamment les mesures de sécurité qu il a prévues. B- ELEMENTS TECHNIQUES ET INFRASTRUCTURES Charges admissibles des planchers Limitation des surcharges : Les Exposants ont l obligation de respecter, lors de l installation de leur stand, les limites des surcharges des planchers des halls d exposition soit 0,5 tonne / m². Aménagements exceptionnels Tout transport et mise en place de charges dépassant la limite des surcharges précitées sont interdits dans l enceinte du Palais des Congrès de Paris. Charges ponctuelles Lors des manutentions des charges globalement admissibles peuvent se trouver reportées sur des surfaces réduites. Le poinçonnement ainsi provoqué peut dégrader gravement les sols quelle que soit leur matière. L Exposant a l obligation de veiller à ce que les charges soient convenablement réparties en faisant interposer, par le manutentionnaire, des plaques de répartition de la charge sur le parcours des engins de levage. Surcharges des zones extérieures Des panneaux de signalisation indiquant d une manière très claire les limites des charges autorisées sont en place aux accès et abords des bâtiments concernés. Ces limites doivent être impérativement respectées par les Exposants et les transporteurs appelés à approvisionner et désapprovisionner les stands. Accrochage aux structures Les suspentes en plafond ou structure ne peuvent être effectuées que par les services techniques du Palais des Congrès de Paris. D une façon générale, il est interdit tout élément suspendu et toute signalisation fixés sur les gaines de distribution électrique, le réseau d extinction automatique à eau, les conduits de ventilation et de désenfumage et d une manière générale, sur tout appareil ou conduit existant. Aires de stockage Il est interdit de stocker des matières inflammables et/ou dangereuses (explosives, toxiques...) dans les surfaces d exposition, dans les réserves des stands, dans les dégagements, ainsi que dans la totalité du Palais des Congrès de Paris. Le stockage de tous les emballages est à la charge de l exposant. C- AMENAGEMENTS DES STANDS Les aménagements des stands doivent être réalisés conformément aux dispositions des Articles T 21 et T 24 de l Arrêté du 18 novembre Tous les matériaux constituant les stands doivent faire l objet d un certificat de réaction au feu suivant les dispositions de l Arrêté du 30 juin Les certificats seront remis au Chargé de Sécurité qui les tiendra à la disposition de la Commission de Sécurité. Compte tenu de la configuration du Palais des Congrès de Paris, et de la volonté de l Organisateur de préserver une profondeur de champ visuel, plusieurs contraintes seront imposées aux Exposants. Ainsi, il est fortement conseillé de limiter la hauteur des cloisons à deux mètres cinquante, de ne pas apposer une signalétique et / ou des constructions qui auraient pour effet d occulter la visibilité de la manifestation. BGV DEVELOPPEMENT se réserve le droit de faire supprimer ou modifier les installations qui nuiraient à l aspect du salon ou gêneraient les Exposants voisins. Il est interdit de clouer, visser et coller sur les piliers et les murs des halls d exposition. Toute détérioration sera facturée à l Exposant. Cependant, les piliers intégrés dans l espace de location, peuvent être recouvert d une structure ignifugée. Les piliers en limite ou attenants à l espace de location bénéficient de cette disposition, dans la limite d'un 16

17 accroissement maximum de 5% du volume total du pilier. L Exposant devra impérativement respecter les limites du marquage au sol de son emplacement. La signalétique, pour les personnes à mobilité réduite, doit être reconstituée. La hauteur de construction est limitée à trois (3) mètres. Une dérogation peut être accordée pour une construction d une hauteur maximale de 3,5m. Dans ce cas l exposant veillera tout particulièrement au respect de la législation du travail et aux règlements d hygiène et de sécurité. Chaque stand devra laisser une hauteur minimum entre sa partie la plus haute et le faux plafond de 50 cm au moins. Les plans de construction des stands devront systématiquement être remis à BGV DEVELOPPEMENT. La date limite d envoi des plans est fixée à deux mois et demi (2,5) avant la date de montage. Pour les stands de plus de 60m², un retrait minimum de 50cm sur l allée est exigé pour toutes les constructions. Pour les surfaces de stand nues, l exposant (ou son prestataire) est responsable de la vérification de la conformité des plans techniques qui lui ont été remis et du traçage effectué par l organisation sur le hall d exposition. Cette vérification est impérativement effectuée avant 12 heures (midi) le premier jour du montage. Au-delà aucune réclamation ne peut être acceptée. Nous recommandons aux exposants de préparer un dossier technique complet à remettre à la demande des chargés de sécurité. Ce dossier doit comporter : les échantillons des matériaux de construction (bois, agglomérés, moquette, tissus, avec les procès=verbaux correspondants les plans et éléments techniques de la construction

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