Cahier des charges Evènement TOUCH National ou International

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Pierre-Louis Beaudoin
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Cahier des charges Evènement TOUCH National ou International Administration, conduite du projet : Election du comité d organisation Action Qui Nombre Date Commentaire Allocation des tâches et

1 Cahier des charges Evènement TOUCH National ou International Administration, conduite du projet : Election du comité d organisation Action Qui Nombre Date Commentaire Allocation des tâches et responsabilités pour les postes suivants : o Hébergement o Comité de discipline o Antenne 1er secours et médecin o Repas et boissons o Assistants sur le terrain o Vente d articles TOUCH France o Table de marque o Sécurité o Officiers de liaison o Transport o Uniformes volontaires o Matériel (tables, chaises, tentes,tel ) o Les infrastructures sportives (terrains, tribunes ) o Photographe et médias Page 1 sur 7

2 Préparation des documents officiels o Accord cadre entre Mairie et Pays organisateur o Formulaire - Enregistrement des équipes o Formulaire - Rapport arbitre o Formulaire - Commission de discipline o Formulaire - Réclamations o Feuilles de match pour arbitres o Termes et conditions d inscription o Règles liées à la compétition o Règlement de la F.I.T. o Feuille Most valuable Player Validation du budget détaillé provisionnel avec les membres du comité européen de TOUCH.et FIT REUNIONS ADMINISTRATION prévues Logistique : Sur et autour des terrains : o Numérotation des terrains o Installation des cônes o Panneaux publicitaires o Drapeaux des nations présentes o Délimitation des terrains (piquetset rubans) o Barrières de sécurité o Traçage des terrains o Navette (vélos) o Repérage des toilettes et vestiaires Hommes - Femmes Page 2 sur 7

3 Infrastructures du complexe sportif Antenne premiers secours o Ambulance access o Moyens de communication o Docteur o Glace o Kyné et assistants premiers secours o brancard o Tente Abris, parkings, buvettes o Tente pour équipe photographe et communication o Tente pour affichage des résultats o Tente pour sonorisation o Tentes pour les pays participants o Tentes pour les sponsors et la vente o Bureaux et salles de réunion pour les officiels o Espace réservé o Chapiteau pour restauration o Buvettes o Poubelles o Parking pour le public o Parking - pour les arbitres et officiels o Parking pour les bus o Parking pour les participants o WC chimiques Page 3 sur 7

4 Electricité Action Qui Nombre Date Commentaire o Panneaux de distribution o Boîtiers de raccordement o Prises multiples o Rallonges Equipements divers o Pompes pour ballons o Jumelles o Système de communication (Talkie Walkie) o Imprimante et ordinateur portable o Accès internet o Musique + hymnes o Sonorisation o Refreshments and Food o Sirène o Tables et chaises o Chronomètres o Ballons de Touch o Bandes adhesives o Pochettes A4 et A5 o Markers o Tableau d affichage des resultats (1 par catégorie) o Trophées o Médailles Page 4 sur 7

5 Réserver des salles de restauration et de réception Planifier ramassage des équipes si besoin. Quantifier et préparer les repas, l approvisionnement en eau REUNIONS LOGISTIQUE prévues Communication Préparer un lien internet spécifique à la compétition Rédiger un livret d accueil à transmettre aux participants comprenant : o Format de la compétition o Dates et lieu des rencontres o Plan du site o Protocole de cérémonie o Numéros de tél importants o Adresses des hôtels o Note sur les questions importantes o Feuille d inscription o Le programme o Règlement FIT et règles liées à la compétition Organiser l impression du programme Préparer un CD / DVD et les affiches Page 5 sur 7

6 Obtenir les objets promotionnels auprès des collectivités Imprimer badges et T shirt au nom de l évènement Compétition Valider le format de la compétition et assurer son bon déroulement avec les managers et les arbitres : o Clarification règles et tirage des rencontres o Explication sur le déroulement du programme o Explication concernant le site Mettre à disposition des managers o Un kit Manager (programme spécifique, ballons, tickets repas, ) Mettre à disposition du pool arbitrage o Couleurs des tenues o Details des rencontres o Système de communication o Tentes o Tables et chaises o Repas et boissons o Information sur les terrains (emplacements, état ) o Kyne o Feuilles de match o Cartes arbitres REUNIONS COMMUNICATION & COMPETITION Page 6 sur 7

7 Animation : Action Qui Nombre Date Commentaire Prévoir animation musicale la journée Elaborer une enquête d opinion à remettre aux visiteurs d opinion se rapportant aux valeurs du TOUCH et à l évènement Réserver musique pour la soirée de clôture Sponsoring : Formaliser des accords de partenariat avec les sponsors pour cet évènement Etude : Evaluer les résultats obtenus à partir du document de réflexion et des enquêtes Mettre en place d un plan d action pour accompagner le développement du TOUCH en Europe Page 7 sur 7

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