Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 1

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1 Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 1

2 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 2

3 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 3

4 Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses publiques Le cadre juridique Le cadre comptable Le cadre budgétaire Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 4

5 Le cadre juridique Le CNRS est un établissement public à caractère administratif (EPA) dont l organisation et le fonctionnement définis par le décret constitutif du 24 novembre 1982 ont été revus et modifiés par le décret du 24 octobre Plus précisément, le CNRS appartient à la catégorie des établissement publics à caractère scientifique et technologique (EPST) Loi d orientation et de programmation du 15 juillet 1982 Placé sous la tutelle administrative du Ministère de la recherche et de l enseignement supérieur, il est soumis aux règles de la comptabilité publique. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 5

6 Le cadre juridique Conséquences : Régime du personnel : fonctionnaires ou agents contractuels de droit public Règles comptables : Application des règles de la comptabilité publique (existence d un ordonnateur et d un comptable public, séparation des fonctions d ordonnateur et de comptable) Élaboration d un budget et d un compte administratif Respect des règles en matière d achat public Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 6

7 Le cadre comptable L organisation comptable du CNRS est définie par : le décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (rôle et relations entre les ordonnateurs et les comptables publics) le règlement du 29 avril 1999 du Comité de la réglementation comptable (CRC) portant plan comptable général l instruction codificatrice M9-1 de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) précisant notamment les règles de fonctionnement des comptes comptables Le recueil des normes comptables de l Etat qui constitue la «bible» des normes applicables Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 7

8 Le cadre comptable De plus, en sa qualité d opérateur public de l Etat, le CNRS est tenu de se référer à la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1er août C est la direction des comptes et de l information financière (DCIF) qui est chargée de garantir la régularité des opérations de recettes et de dépenses. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 8

9 Le cadre budgétaire Le régime budgétaire du CNRS est défini par le décret du 22 février 2002 qui a conduit à la modification de la présentation du budget du CNRS : les dépenses sont présentées par destination (activités des unités, actions communes, fonctions supports) les recettes sont présentées par catégorie (subvention d Etat - contrats de recherche - valorisation de l activité de recherche, prestations de service et autres subventions) C est la direction de la stratégie financière, de l immobilier et de la modernisation (DSFIM) qui assure la programmation, la préparation et le suivi de l exécution du budget. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 9

10 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 10

11 Les acteurs de la commande publique L ordonnateur Le comptable public La personne responsable des marchés (PRM) Les délégations de pouvoirs et de signature Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 11

12 L ordonnateur Qu est-ce qu un ordonnateur? Un ordonnateur est une personne ayant qualité pour prescrire l exécution des recettes et des dépenses publiques Qui est ordonnateur au CNRS? le président est ordonnateur principal les délégués régionaux sont ordonnateurs secondaires les directeurs d unité et les agents des unités reçoivent délégation de signature des délégués régionaux (on parle d ordonnateurs secondaires délégués) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 12

13 Le comptable public Qu est-ce qu un comptable public? Un comptable public est un fonctionnaire ayant qualité pour exécuter, au nom de l établissement public, les opérations de recettes, de dépenses et le maniement des fonds et valeurs. Qui est comptable au CNRS? Il s agit de fonctionnaires issus de la Direction générale des finances publiques (DGFIP) détachés au CNRS Le directeur de la direction des comptes et de l information financière (DCIF) est agent comptable principal les chefs des services financiers et comptables (SFC) sont agents comptables secondaires Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 13

14 La personne responsable des marchés (PRM) La PRM est chargée de la mise en œuvre des procédures de passation et d exécution des marchés. Qui est PRM au CNRS? Le directeur d unité est PRM (délégation de pouvoir) : lorsque le montant des besoins réguliers ou ponctuels est inférieur à HT (procédure MAPA) pour les remises en compétition des accords cadres (RECA) multi attribués Au delà de HT, c est le délégué régional ou le directeur de la DDAI qui est PRM (procédure de l appel d offres) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 14

15 Les délégations de pouvoirs et de signature La délégation de pouvoirs est un acte juridique par lequel une autorité (le délégant) se dessaisit d'une fraction des pouvoirs qui lui sont conférés et les transfère à une autorité subordonnée (le délégataire). Le délégataire assume alors les obligations et les responsabilités liées aux pouvoirs qui lui ont été délégués. La délégation de signature est un acte juridique par lequel une autorité, le déléguant, délègue non pas ses pouvoirs, mais la faculté de signer des documents et actes énumérés strictement dans la délégation à une tierce personne (le délégataire). Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 15

16 Les acteurs de la commande publique au CNRS Ordonnateur PRM (pouvoir adjudicateur) Agent comptable Engagement Liquidation Analyse du besoin Contrôle des seuils Choix du niveau de publicité Choix du fournisseur Respect du Code des marchés publics Contrôle de régularité Prise en charge Paiement Maniement des fonds Siège Président (CNRS) Président (CNRS) Agent Comptable Principal (DGFIP) Délégation Délégué régional (Reçoit délégation de pouvoir du Président) Délégué régional Si besoin > (Reçoit délégation de pouvoir du Président) Agent Comptable secondaire (DGFIP) Laboratoire Directeur d unité (Reçoit délégation de signature du Délégué) Directeur d unité Si besoin < RECA (Reçoit délégation de pouvoir du Président) / Cour de discipline budgétaire et financière Responsabilité pénale Cour des comptes Responsabilité personnelle et pécuniaire Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 16

17 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 17

18 Les différentes étapes de l exécution des dépenses L engagement Le service fait et la liquidation Les contrôles de régularité du comptable Le paiement Le délai global de paiement (DGP) Les retards de paiement Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 18

19 L engagement C est l acte par lequel le CNRS créé ou constate, à son encontre, une obligation de la quelle résultera une charge. Il doit être au plus proche de la réalité. Deux types d engagement l engagement comptable : c est l affectation des crédits budgétaires à la réalisation d une dépense. Il précède l engagement juridique. (rôle de l ordonnateur ou de son délégataire) l engagement juridique : c est la constatation à l encontre du CNRS de l obligation. Il se matérialise par un bon de commande, convention d achat, contrat de maintenance ou de location, procédure d achat formalisée, ordre de mission Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 19

20 Le service fait et la liquidation le service fait : il permet d établir l existence juridique de la dette en vérifiant la réalité de la prestation (livraison conforme, déplacement effectué etc...) Le service fait doit être certifié par l ordonnateur. la liquidation : il s agit de calculer le montant exact de la dette et de s assurer qu elle est bien exigible. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 20

21 Les contrôles de régularité Le comptable est tenu de vérifier : la qualité de l ordonnateur ou de son délégué la disponibilité des crédits l exacte imputation des dépenses la justification du service fait l exactitude des calculs de liquidation la production des justifications selon un référentiel Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 21

22 Le paiement Le comptable est tenu de s assurer du caractère libératoire du paiement (règlement au bon créancier) selon un mode de paiement prévu par la réglementation. La règle est le paiement après service fait. Toutefois, il existe des dérogations et des assouplissements (Instruction DGFiP du 29 janvier 2010). Paiement avant service fait et sans consommation de crédits budgétaires Exemples : abonnements eau et EDF, avances sur frais de missions Paiement avant service fait et avec consommation de crédits budgétaires Exemples : locations immobilières, fournitures auprès de certains prestataires étrangers, droit d inscription à des colloques, assurances... Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 22

23 Le délai global de paiement (DGP) Le point de départ du délai global de paiement est : la date de réception de la facture lorsque le service fait a déjà été constaté la date d'exécution des prestations lorsque la facture est transmise alors que les prestations ne sont pas encore exécutées la date de la demande de paiement + 2 jours si le service étant fait, la date de réception de la facture ou la date d'exécution des prestations ne sont pas connues. Le point d arrêt du délai global de paiement est la date de mise en paiement par le comptable. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 23

24 Le délai global de paiement (DGP) Les achats effectués par les unités du CNRS doivent être réglés dans un délai de 30 jours (décret n du 29 mars 2013) Ce délai se décompose ainsi : 20 jours pour les laboratoires et 10 jours pour la délégation. Les achats concernés sont ceux réalisés dans le cadre des marchés publics. Sont donc exclus du DGP : les rémunérations et indemnités les subventions les frais d inscription aux colloques les indemnités de mission Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 24

25 Les retards de paiement Le défaut de règlement dans le délai de 30 jours est sanctionné par le règlement au fournisseur d intérêts moratoires de droit (sans que le fournisseur ait à les réclamer). d une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40. le cas échéant, d une indemnisation complémentaire lorsque les frais de recouvrement effectifs sont supérieurs au montant de l'indemnité forfaitaire. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 25

26 La chaîne de la dépense publique L'engagement est l'acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette et à arrêter le montant de la dépense. Le paiement est l'acte par lequel une personne morale se libère de sa dette. Engagement Service Fait Liquidation ordonnancement Paiement Le service fait est un acte qui atteste, après vérification, que la livraison ou la prestation est conforme à la commande, ce qui permet de déterminer le montant exact de la dette du CNRS. L'ordonnancement est l'ordre, quelle qu'en soit la forme, donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 26

27 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 27

28 Les règles en matière d achat au CNRS Les sources juridiques et réglementaires Définition des marchés publics Les procédures d achat L évaluation des besoins La politique du CNRS en matière de MAPA Particularités Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 28

29 Les sources juridiques et réglementaires Les principales sources juridiques et réglementaires sont : Code des marchés publics (applicable aux délégations) L ordonnance n du 6 juin 2005 (applicable aux unités) Le guide de l'achat au CNRS à destination des unités intranet de la direction déléguée aux achats et à l innovation (DDAI) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 29

30 Définition des marchés publics Les marchés publics se définissent comme des contrats conclus à titre onéreux par une personne publique avec une personne publique ou privée pour répondre à ses besoins en matière de : Travaux Fournitures services Les marchés publics respectent les principes : de liberté d accès à la commande publique d égalité de traitement des candidats de transparence des procédures Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 30

31 Les procédures d achat Il existe deux grandes procédures d achat : les procédures de mise en concurrence adaptées (marchés à procédures adaptées MAPA) les procédures de mise en concurrence formalisées (appels d offres, marchés négociés, dialogue compétitif, concours) Le choix de la procédure dépend principalement : du montant prévisionnel du besoin : MAPA, appel d offres Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 31

32 L évaluation des besoins Lorsque la procédure à appliquer dépend de l évaluation des besoins (presque toujours le cas au CNRS) on distinguera : les besoins réguliers : achats habituels sans limitation de la durée du besoin. L évaluation se calcule au niveau du code nomenclature et par an les besoins ponctuels : surviennent à un moment donné pour une durée connue (création d une unité fonctionnelle) L évaluation se calcule par unité fonctionnelle pour le temps de sa durée Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 32

33 La politique du CNRS en matière de MAPA La DDAI a défini une politique à destination des laboratoires qui peut se résumer ainsi : besoin < à HT : achats libres, aucune formalité de mise en concurrence requise publicité facultative liste de prix ou 3 devis (si possible) besoin > à HT et < à HT : publicité via l application PUMA obligatoire choix du candidat à formaliser grâce à un formulaire d accompagnement du choix d une offre économique avantageuse FACO Achat > HT contacter la délégation obligatoirement Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 33

34 Chronologie de l achat BESOIN Existe-t-il un marché? OUI NON Local national Différents niveaux de publicité < 20 K 20 K - 90 K 90 K K > 130 K Marchés mono-attribués Accords-cadres (12 lots) Devis + commandes RECA Marchés subséquents Libre ou devis PUMA obligatoire Contacter la DR PUMA Obligatoire +/- BOAMP Contacter la DR Marché formalisé BOAMP +/- JOUE Attention : L utilisation des marchés est prioritaire pour tous les actes d achat s il en existe un qui peut répondre à votre besoin. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 34

35 Particularités Les marchés négociés par la DDAI : les abonnements à des périodiques scientifiques la téléphonie mobile les matériels informatiques les fournitures de bureau les hôtels les transports (avion-train-bateau-voiture location) Les accords cadres : Certains matériels scientifiques La centrale d achat : UGAP le papier de reprographie éco responsable ; tout achat d'un véhicule neuf. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 35

36 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 36

37 Les outils informatiques Geslab et BFC Les autres outils Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 37

38 Geslab et BFC Pour assurer la gestion financière, budgétaire et comptable des opérations de dépenses, le laboratoire et le service SFC de la délégation disposent d outils informatiques différents. En laboratoire : Geslab, logiciel de gestion financière et budgétaire, il permet de gérer l ensemble des crédits d un laboratoire quelle que soit leur origine (université, CNRS...) l ensemble des dépenses (fonctionnement, équipement, missions) En délégation (service SFC) : BFC est un logiciel qui permet d assurer la gestion budgétaire, financière et comptable du CNRS d effectuer le suivi et le pilotage des opérations au niveau de l organisme Une interface entre GESLAB et BFC permet au laboratoire d'échanger des informations (commandes, factures, missions, rejets) avec la délégation. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 38

39 Les autres outils Les autres outils informatiques : ARNO : recherche de codes nomenclatures COUGAR : comparateur de prix et fournisseur BFC PUMA : publicité des marchés à procédure adaptée RECA : remise en compétition des fournisseurs titulaires d accords-cadres ROP : relevé d opération carte achat et carte logée Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 39

40 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 40

41 La création des fournisseurs Cas général La création d agents en fournisseurs Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 41

42 La création du fournisseur Lorsque le laboratoire s aperçoit que le fournisseur n est pas créé dans BFC (outil COUGAR) ou que ses coordonnées ont changées, il doit adresser sa demande par mail au SFC (DR20.liste.BFC- TIERS@dr20.cnrs.fr) Une fiche de procédure détaille les pièces que le laboratoire doit joindre à sa demande en fonction des fournisseurs (français, UE, hors UE, carte achat) Le laboratoire est ensuite averti de la création du fournisseur et peut saisir sa commande dans GESLAB. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 42

43 La création d agents en fournisseurs Lorsqu il y a lieu de rembourser un agent d une petite dépense inférieure à 80 TTC, il est nécessaire que cet agent soit créé en fournisseur dans BFC. Pour effectuer cette création, il convient de transmettre au SFC (DR20.liste.BFC-TIERS@dr20.cnrs.fr) le numéro de matricule Sirhus (agent CNRS) ou BFC (agent non CNRS) de l agent le nom, prénom et date de naissance de l agent. Remarque : si l agent ne dispose pas d un matricule, il est nécessaire de créer au préalable sa fiche dans Geslab via une mission (Cf. la procédure de création des agents non rémunérés par le CNRS). Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 43

44 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 44

45 Les commandes Les différents types de commandes La nature de la commande La facturation interne Les éléments nécessaires à la saisie d une commande Ma commande est-elle arrivée dans BFC? Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 45

46 Les différents types de commandes La commande ne peut être engagée que dans GESLAB Commande standard : c est par principe le type de commande à utiliser Commande prévisionnelle : - à utiliser uniquement lorsque la valorisation du service fait ne peut être déterminé lors de la commande. L engagement doit correspondre à la prévision de dépense annuelle. (ex. : fluides, abonnements). - ou pour des raisons techniques (carte logée FRAM et carte achat) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 46

47 La nature de la commande Il est également nécessaire de définir la nature de la commande : équipement : la commande ne doit comporter que de l équipement le code nomenclature doit pointer sur un compte comptable de classe 2 fonctionnement : la commande ne doit comporter que du fonctionnement le code nomenclature doit pointer sur un compte comptable de classe 6 Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 47

48 La facturation interne Quand est utilisé la facturation interne? Pour les prestations entre unités Pour les frais d infrastructures et les autres charges communes Comment procéder : Création du laboratoire prestataire dans Geslab en indiquant le numéro du code division dans la zone identifiant (et non le SIRET). Emission d un bon de commande Geslab au nom du laboratoire prestataire : standard et en fonctionnement uniquement code nomenclature P622 à P629 Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 48

49 Les informations nécessaires à la saisie de la commande Les éléments que vous devez connaitre avant la saisie de la commande: L origine de crédit : elle permet de suivre l évolution des crédits attribués au laboratoire ainsi que les dépenses effectuées sur chacun de ces crédits L entité dépensière : elle permet de décrire la structure interne du laboratoire de manière à pouvoir répartir les crédits, et suivre l évolution des dépenses à l intérieur du laboratoire Le code nomenclature : il correspond à une famille homogène de produit et est associé à un compte comptable ARNO Le fournisseur : l existence d une base dans Geslab et d une base dans BFC impose la vérification du fournisseur par les laboratoires grâce à l outil COUGAR Le numéro du marché éventuellement Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 49

50 Ma commande est- elle arrivée dans BFC? Deux fois par jour les commandes des laboratoires sont intégrées dans BFC et transformées en demandes d achat BFC si la commande Geslab est correcte, la demande d achat BFC est transformée en commande d achat si la commande Geslab n est pas correcte et reste au statut demande d achat dans BFC, en fonction de l anomalie, elle est soit rejetée vers le laboratoire qui effectuera les corrections, soit corrigée par le SFC. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 50

51 Laboratoire E.A.I Délégation GESLAB BFC Le gestionnaire DR contrôle Commandes Services Faits Factures Après avoir intégré puis traité les rejets les commandes sont retransmises automatiquement Intégration puis Traitement des rejets: Commandes Factures Envoi GESLAB=> BFC Contrôle de cohéren ce Rejets automatiques Si ok Sinon, retour labo Commandes Services Faits Factures Rejets manuels: Commandes Factures (SF) Paiement: Après validation des pièces et des saisies par le gestionnaire DR Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 51

52 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 52

53 Le versement d acomptes, avances et arrhes Les avances : Absence de service fait A ne pas saisir dans Geslab Joindre l annexe au bon de commande Les acomptes : Début de prestation A saisir dans Geslab Joindre l annexe au bon de commande Les arrhes : Uniquement pour les prestations hôtelières Modèle de contrat sur notre site A ne pas saisir dans Geslab Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 53

54 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 54

55 La service fait La constatation du service fait Organisation autour du service fait Date et matérialisation du service fait Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 55

56 La constatation du service fait Lorsque les prestations commandées par le laboratoire ont été exécutées conformément aux exigences du CNRS, le laboratoire doit constater le service fait dans GESLAB. La constatation du service rend la dette du CNRS exigible. Il peut s agir : soit d un événement matériel : ex : livraison d un colis. Le bon de livraison sera généralement le support du service fait. soit d un événement immatériel : ex : fournitures de fluides, abonnements téléphoniques) La facture ou l avis d échéance seront les supports du service fait. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 56

57 Organisation autour du service fait Chercheur Pièces justificatives Bon de livraison Attestation SF Réception bien ou prestation Gestionnaire Laboratoire Formulaire Certification SF Saisie du SF dans GESLAB + signature du bordereau par le DU Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 57

58 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 58

59 Les factures Les contrôles à effectuer sur les factures La saisie de la facture et son règlement Les factures particulières Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 59

60 Les contrôles à effectuer sur les factures A réception de la facture, le laboratoire doit effectuer certains contrôles avant de saisir la facture dans Geslab : s assurer que la facture est bien produite en original apposer la date d arrivée de la facture dans le laboratoire et le numéro de commande Geslab vérifier la présence des mentions obligatoires suivant la nature et la spécificité de la dépense, joindre les pièces justificatives prévues par le référentiel indiquer le numéro d inventaire s il s agit d un équipement (valeur unitaire supérieure à 800 HT) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 60

61 La saisie de la facture et son règlement Les factures sont ensuite saisies dans Geslab et adressées au SFC à l appui d un bordereau de transfert Geslab signé par le directeur d unité. Le service SFC va alors procéder aux contrôles de régularité et soit prendre en charge et payer la facture soit suspendre le paiement (rejet motivé au laboratoire) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 61

62 Les factures particulières Duplicata : après vérification dans Geslab afin d éviter les double paiement, apposer la mention «bon à payer» sur la facture Remboursement à l agent : établir une décision de remboursement, facture au nom du CNRS Factures étrangères en devises : les factures en devises ne doivent pas être saisies dans Geslab Carte logée et carte achat : les factures ne doivent pas être saisies dans Geslab, elles sont intégrées via les ROP (relevés d opérations) Délégation Côte d Azur Formation GESLAB 2010 module dépenses 62

63 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 63

64 La TVA L incidence de la TVA pour les laboratoires La TVA et les opérations avec l étranger Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 64

65 L incidence de la TVA pour les laboratoires Les crédits des laboratoires sont gérés HT. Les formalités en matière de TVA sont du ressort du siège du CNRS. Certaines opérations sont exclues du droit à déduction de la TVA ou n offrent qu une déductibilité partielle (article 206 de l annexe II du code général des impôts) Produits pétroliers Achat de véhicules de transport de personnes Transports de personnes Services afférents à des biens exclus du droit à déduction Biens loués Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 65

66 La TVA et les opérations avec l étranger Principales règles en matière de TVA dans les relations avec des fournisseurs UE et hors UE : Acquisition de biens meubles corporels : facture du fournisseur sans TVA Prestations de services : facture du fournisseur sans TVA dérogations en matière de restauration, logement, locations de moyens de transport, transport de passagers = TVA acquittée sur place Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 66

67 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 67

68 Les immobilisations Définition Quand immobiliser un achat? Matériel acquis matériel construit Le suivi de l inventaire Comment déterminer si des travaux sont immobilisables? Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 68

69 Définition Une immobilisation est un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l entité qui le contrôle, qui sert l'activité de façon durable et ne se consomme pas par le premier usage. Sont considérées comme des achats d équipement les dépenses ayant pour résultat l entrée d un bien destiné à rester durablement dans le patrimoine du CNRS, ainsi que les dépenses ayant pour effet d augmenter la valeur ou la durée de vie d un bien Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 69

70 Quand immobiliser un achat? Comment déterminer si une commande doit être saisie en équipement? : Si le bien acheté a une durée de vie > à 1 an Si son prix unitaire HT est > 800 Pour les travaux si le bien apporte une plus value à l immeuble et si le bâtiment appartient au CNRS La commande ne doit comporter que de l équipement : Inventaire comptable : saisie d un code nomenclature pointant sur un comptable de la classe 2 indication du ou des n d inventaire sur la facture ainsi que de la date du service fait Inventaire physique : enregistrement sur le cahier d inventaire du laboratoire et étiquetage du matériel Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 70

71 Matériel acquis matériel construit Matériel acquis pour le montant HT (+ frais de transport et installation) nécessité de suivre les immobilisations en laboratoire : tenue d un registre et étiquetage sur le matériel indication du numéro d inventaire sur les factures Matériel construit pour le montant HT du coût de production affectation d un numéro d inventaire par anticipation comptabilisation dans des comptes d immobilisations en-cours comptes 23XXX information du SFC lors de la mise en service du matériel (comptabilisation sur un compte d immobilisation 21XXX) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 71

72 Le suivi de l inventaire Sortie d inventaire vente obligatoire par le service des domaines (sauf biens dont la valeur vénale est < à 115 TTC) destruction : PV de destruction vol : dépôt de plainte perte : PV de perte Transfert entre unités : le laboratoire doit obtenir l accord de son institut. Existence d une bourse de matériels Les sorties d inventaire doivent être transmises au SFC pour mise à jour de l application BFC. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 72

73 Comment déterminer si des travaux sont immobilisables? La norme comptable 7 répond à cette question : «Les dépenses ultérieures relatives à une immobilisation corporelle déjà comptabilisée doivent être ajoutées à la valeur comptable de l actif lorsqu il est probable que des avantages économiques futurs ou un potentiel de service iront à l Etat, au-delà de l estimation la plus récente du niveau de performance défini à l origine de l actif existant ou au moment où les dépenses sont engagées. L écart par rapport au niveau d origine consiste en l allongement de la durée d utilisation, l augmentation de la capacité d utilisation, la diminution du coût d utilisation ou l amélioration substantielle de la qualité de la production.» Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 73

74 Comment déterminer si des travaux sont immobilisables? Les dépenses ultérieures correspondant à des dépenses de sécurité ou environnementales qui n ont pas nécessairement un lien direct avec l actif (ou avec les avantages économiques futurs de l actif) mais qui conditionnent son utilité et sans lesquelles l actif ne pourrait fonctionner sont immobilisables L adaptation de matériel non conforme est immobilisable si l adaptation prolonge durablement la durée d utilisation initialement prévue du matériel Lorsque les circonstances sont différentes des cas exposés précédemment, les dépenses ultérieures ont la nature de charges. Ainsi, les dépenses de réparations ou d entretien des immobilisations corporelles qui sont encourues afin de restaurer ou de maintenir le potentiel de service rendu que l Etat peut attendre du niveau de performance défini à l origine de l actif, sont comptabilisées en charge. En cas de doute, ne pas hésitez à prendre l attache de votre gestionnaire. Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 74

75 Sommaire Le cadre juridique, comptable et budgétaire de l exécution des dépenses Les acteurs de la commande publique Les différentes étapes de l exécution des dépenses Les règles en matière d achat au CNRS Les outils informatiques La création des fournisseurs Les commandes Les avances, acomptes et arrhes Le service fait Les factures La TVA Les immobilisations La carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 75

76 La carte achat Présentation Le rôle du porteur Le rôle du gestionnaire laboratoire Le rôle du gestionnaire SFC Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 76

77 Présentation de la carte achat Qu est-ce que la carte achat? C est une carte bancaire classique Elle est nominative et estampillée CNRS DR 20 Elle comporte un code confidentiel Elle s utilise auprès de tous les commerçants ou sites de vente à distance La carte d achat est une carte de paiement, elle ne permet pas les retraits d espèces C est une offre de service pour le laboratoire Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 77

78 Présentation de la carte achat Pour quels achats? Carte dédiée aux achats d un montant unitaire inférieur ou égal à 2000 TTC. Les plafonds Plafond par unité : montant annuel des sommes réservées aux achats réalisés par carte d achat (fixé par le directeur d unité). Ce montant a valeur d engagement prévisionnel annuel Plafond de dépense par carte - annuel : fixé par le DU et la DR par carte par an Plafond de dépense par achat : par transaction (8 000 par carte et par jour) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 78

79 Le rôle du porteur Le porteur : S assure de la disponibilité des crédits (avant l achat) Récupère la facture Facture libellée au nom du CNRS et de l unité le nom ou la raison sociale et le n SIRET du fournisseur la nature de la dépense le montant HT, TVA et TTC Consulte très régulièrement le site BNP pour : vérifier l exactitude du montant télé-collecté vérifier l absence d opérations frauduleuses dénoncer une opération portée sur le relevé d opérations (par exemple service non fait) Remet immédiatement la PJ au gestionnaire du labo Reçoit mensuellement par mail un ROP listant l ensemble de ses transactions Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 79

80 Le rôle du gestionnaire laboratoire Le gestionnaire laboratoire : Travaux quotidiens Récupère les justificatifs immédiatement auprès des porteurs Procède à l engagement de la dépense dans Geslab Contrôle l acte d achat dans NOUBA : Visualisation quotidienne du ROP (initialisé au fur et à mesure des achats) Travaux mensuels Edite le ROP Conserve le ROP avec l ensemble des justificatifs (audit) Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 80

81 Le rôle du gestionnaire SFC Le gestionnaire SFC : Travaux quotidiens Veille au bon déroulement des opérations de rapprochement «commandes - transactions carte d achat» Contacte au fil de l eau les unités pour les transactions non rapprochées Travaux mensuels Intègre le ROP dans BFC Déclenche le virement Le SFC peut effectué un contrôle a posteriori des pièces justificatives Pour en savoir plus Décret n du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte achat Instruction DGCP N MO-M9 du 21 avril 2005 relative à l exécution des marchés publics par carte achat Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 81

82 Processus Commandes Détaillé Focus sur les pièces justificatives Constitution du dossier achat par les laboratoires : Bon de commande signé Devis si besoin Contrat si existant Formulaire d accompagnement d une offre économiquement avantageuse pour les marchés publics passés selon une procédure adaptée Pièces relatives à la remise en compétition pour les marchés passés selon une procédure formalisée Bon de livraison, PV de réception (lors de la certification du service fait) Autres si besoin : Autorisation de prise en charge (frais de réception, ) Statut association avec liste (convention avec association) Programme d'inscription au colloque Convention de subventions si existant Copie de protocole pour les projets loi Huriet Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 82

83 Le classement (conseil) l archivage Par n de commande : commande bon de livraison attestation de service fait ou PV facture contrat PUMA courriers en cas de litige. Par contrat : s ils sont à justifier sur toute la durée du contrat Classement de l équipement : dossier complet Les factures de voyagistes sont classées avec la mission Les relevés BNP mensuels signés par le DU Les pièces sont à conserver dans le laboratoire 10 ans Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 83

84 Où trouver les informations Sur le site de la bibliothèque pratique : Réglementation Sur le site de la DDAI : Règlementation achat guide de l achat et document type : modèle de contrat - conditions générales d achat annexe au bon de commande (acompte-avance) NOUBA (intranet achats) Sur le site de la délégation : formulaires et imprimés, FAQ, Notes, Procédures Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 84

85 Si vous n avez pas la réponse! Contactez nous! DR20.liste.REGLEMENTATION-SFC@dr20.cnrs.fr Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 85

86 Besoin en fonctionnement - équipement Les différentes étapes de l exécution des dépenses Liste des taches Choix et exécution de la procédure d achat (niveau de publicité choix du fournisseur) Saisie de la commande soit à partir de la demande d achat soit saisie directe de la commande (engagement comptable) Signature de la commande Envoi commande au fournisseur (engagement juridique) Réception du ou des colis Vérification de la livraison et signature du BL, transmission du BL à la gestionnaire attestation du service fait Réception et tampon d arrivé de la/les facture(s) correspondante(s) Transmission de la facture à la personne chargée de la traiter Rapprochement de la facture avec le Bon de commande et le bon de livraison et les éventuelles autres pièces (devis ) Vérification de la facture (forme) selon réglementation mentions obligatoires Saisie facture dans GESLAB Le laboratoire a 2 jours pour déballer et vérifier la conformité avec la commande sauf indications contraires indiqués sur la contrat (commande, contrat, marché ) cf CGA Le laboratoire a 20 jours pour effectuer ces différentes étapes Signature de la facture avec date du service fait si différente de la date indiquée sur le BL Photocopies Rapprochement pièces/bordereau de transfert GESLAB pour envoi à la DR Signature du bordereau de transfert GESLAB et envoi à la délégation La Délégation a 10 jours pour vérifier et régler les factures Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 86

87 Plus concrètement Les questions à se poser avant de passer une commande : Le fournisseur existe-t-il dans Geslab et dans BFC Ma commande est elle standard ou prévisionnelle Est-ce une commande d équipement ou de fonctionnement Ma commande est-elle sur marché hors marché Y a-t-il versement d une avance, d un acompte, d arrhes Est-ce que je connais : le code origine, l entité dépensière, le code nomenclature Délégation Côte d Azur Yolande Sallent - Agnès Moreau 87