UPPA. Paramétrage d APOGEE pour la saisie des notes par le WEB. Philippe Brax ÉQUIPE APOGÉE Décembre Sommaire

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1 1111 Paramétrage d APOGEE pour la saisie des notes par le WEB Philippe Brax ÉQUIPE APOGÉE Décembre 2012 Sommaire UPPA Introduction Objectifs et utilisateurs 2 Fonctionnalités offertes 2 Avantages 2 Limites 2 Paramétrages Equipe Apogée 3 Gestionnaires 4 Choix des éléments pédagogiques 4 Choix des périodes 5 Affectations des correcteurs 6 Habilitation des correcteurs 7 Adresse web 7

2 1 Introduction o Saisie des notes par le WEB : objectif et utilisateurs de l application -Ce nouveau service sécurisé permet La saisie à distance, par le WEB, et à tout moment des notes et résultats d examen et/ou d éléments pédagogiques d une population d étudiants. -Le suivi de l avancement des saisies -Il est destiné en priorité aux enseignants et peut-être utilisé par les secrétariats pédagogiques. -Ce service s appuie sur le référentiel APOGEE. Les secrétariats pédagogiques pourront définir les épreuves (EPR) ou éléments pédagogiques (ELP), session, type de notation, période de saisie, enseignants habilités à la saisie par élément, etc o Fonctionnalités offertes -Consultation et suivi de la saisie des notes -Saisie sous anonymat possible -Export et import facilité d une population d étudiants via fichier Excel o Avantages Cette procédure est comparable à la saisie des notes via l import Export Excel mais sa procédure plus conviviale permet de : -disposer en temps réel de la population d étudiants concernés par la notation -de renseigner en toute sécurité la note ou l absence de l étudiant, à tout moment et quel que soit le lieu. -d avoir un outil de suivi de l avancement des collectes pour un responsable d enseignement. -les notes peuvent être saisies à n importe quel niveau de l arborescence, de l épreuve au semestre o Limites -Examens : seuls les examens modélisés dans Apogée par un ELP ou une EPR sont concernés par ce service. Il n est pas possible de saisir une note ou un résultat pour une année VET ou VDI. Ce service concerne principalement les éléments constitutifs d une UE porteurs d une note ou d un résultat. Les éléments pour lesquels il existe une règle de calcul ne devraient pas être proposés à distance. -Etat des délibérations : avancement des délibérations exclusivement A. Une note ne pourra pas être saisie ou modifiée si l avancement est E ou T -Statut des notes et résultats : les notes prennent le statut «I». La modification de notes et résultats existants ne sera possible que pour certains statuts, par exemple «I» ou «S» si la renonciation est possible en session 2 -Les mentions, points de jury et rangs ne peuvent pas être saisis. Equipe Apogée Page 2

3 Paramétrages -La modification d une note déjà présente : Globalement, la saisie des notes directe dans apogée est prioritaire par rapport à la saisie des notes par le web. Si la note présente dans apogée n'est pas issue d'un report, la modification est possible si le statut de la note est " I " 'importée', donc déjà saisie par le web ou issue d'un import excel (également E 'en attente de saisie', et N 'non calcul'). Saisie, calculée ou modifiée après calcul => modification par le web impossible. Pour une épreuve, une note 'S' dans apogée ne peut être modifiée par le web. Le cas de la renonciation est un peu différent: Dans le cas d'une session 2, si la note dans apogée est issue d'un report et la renonciation n'est pas possible, pas de modification possible par le web. si la renonciation est possible, la note peut être modifiée si elle a été importée ou saisie. (idem pour les épreuves). Le service de saisie des notes par le web est paramétré dans les domaines Référentiel et Accès à distance. Les écrans WEB sont personnalisés via le service numérique OuPli. L année résultat concernée est la dernière année ouverte ou ouverte à l initialisation dans le référentiel. o Paramétrage fait par l Equipe Apogée L EA s occupe des paramétrages suivants : les écrans WEB (côté utilisateur): > personnalisation des libellés > personnalisation des pages d aide en ligne > personnalisation des messages d erreur et d information > personnalisation des contacts référentiel APOGEE > Activation du service (variable applicative TEM_SN_WEB à «O» > Définition des utilisateurs du service : enseignants et gestionnaires : ils doivent être connus de l annuaire LDAP, définis dans le référentiel Personnel Apogée et habilités à utiliser ce service via AGRHUM (groupe SI/Applications/Apogée notes WEB). Outre les enseignants de l UPPA, aux étudiants doctorants et aux enseignants intervenants d autres établissements. Les règles de gestion (Accès à distance/saisie des notes/règles de gestion) >SN01 : si inactive, les correcteurs n ont pas la possibilité de modifier le barème de notation. Les notes seront saisies sur le barème saisie par défaut dans les MCC. >SN02 : si inactive, les disponibilités d extraction et d import de fichier de notes sous anonymat ne sont pas disponibles Vérification des enseignants dans le référentiel (code Harpège) Equipe Apogée Page 3

4 o Paramétrages fait par les gestionnaires Choix des éléments pédagogiques soumis à la notation par le WEB Domaine Accès à distance/ Saisie des notes / Affectation des périodes SN Le centre de traitement de la gestionnaire s affiche, puis : Le choix de la session est obligatoire Les filtres suivants permettent d affiner l affichage : > La version d étape. : toutes les ELP et EPR de l année s affichent > Le semestre : tri sur les éléments du semestre affiché > La nature de l élément : UE, UP, Les épreuves (EPR) s affichent également > La case à cocher «uniquement les EPR» permet de selectionner uniquement les épreuves > La période de l élément (AN, S1, S2, ) peut être utilisée si elle a été renseignée dans la structure de l élément pédagogique. > le champ «calendrier» permet d afficher les épreuves présentes dans un calendrier d épreuves géré par APOGEE ; les autres champs ne peuvent alors pas être renseignés. Il est recommandé d utiliser l un des filtres ; si ce n est pas le cas, l ensemble des éléments pédagogiques de toutes les étapes du centre de traitement seront sélectionnées et l extraction est extrêmement longue. Equipe Apogée Page 4

5 Une fois les filtres renseignés, appuyer sur afficher. Pour qu un élément soit ouvert à la saisie des notes à distance, la case AD doit être cochée. Cela peut se faire en masse par «tout sélectionner», mais auparavant la saisie des périodes de notation est obligatoire. Choix des périodes ouvertes à la notation Les dates d ouverture et de fermeture peuvent être renseignées pour chaque élément. Une saisie en masse peut-être faite dans le champs «affecter les dates». Appuyer ensuite sur ce bouton. Les dates peuvent ensuite être modifiées ponctuellement. Un fois les périodes saisies il est alors possible de cliquer sur AD Equipe Apogée Page 5

6 Affectation des correcteurs Domaine Accès à distance/ Saisie des notes / Affectation des correcteurs. Le centre de traitement de la gestionnaire s affiche, puis : -Le choix de la session est obligatoire -Choix de l élément pédagogique : ne peuvent être affichés que des éléments accessibles à la saisie des notes par le WEB (case AD cochée dans l écran précédent). Les dates d ouverture et de fermeture sont rappelées. Si la date est dépassée, l élément ne s affiche pas. -cliquer sur afficher pour afficher la liste des correcteurs déjà affectés, même si vous savez qu il n y en a pas. Choisir l enseignant dans le menu déroulant en tapant les premières lettres de son nom. Les enseignants qui peuvent être affectés sont les personnels en service dans le référentiel APOGEE. Equipe Apogée Page 6

7 Si des groupes d étudiants ont été définis et si vous sélectionnez le groupe associé à l enseignant, celui-ci n aura accès qu aux étudiants de son groupe. Ainsi plusieurs enseignants peuvent être saisis pour un élément, chacun n ayant accès qu à ses étudiants. Si un enseignant est désigné comme responsable du suivi cet enseignant aura accès via le service numérique au suivi de l avancement global de la saisie des notes, si vous cochez la case Responsable du suivi Si vous ne trouvez pas dans Apogée l enseignant que vous cherchez, envoyez un message à l équipe Apogée avec les noms prénoms de l enseignant. Habilitation des correcteurs Afin qu ils puissent accéder à l application de saisie des notes par le web, vous devez communiquer les noms des enseignants concernés à l Equipe Apogée afin qu ils soient habilités. Adresse WEB Le lien pour la connexion à l application est le suivant : A diffuser aux enseignants concernés. Un guide de l utilisateur, «côté enseignant», est également disponible sur le site Apogée. Equipe Apogée Page 7