Atelier A 08 : Rôle du département Achat dans les souscriptions d'assurance. Quelles relations entre le RM et les achats?

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1 SESSION 1 Jeudi 7 février : 9h - 10h30 Atelier A 08 : Rôle du département Achat dans les souscriptions d'assurance Quelles relations entre le RM et les achats? 1

2 Intervenants Eunyoung PARK Directeur des Etudes et Appels d offres, Aon Risk Solutions David VIGIER Nicolas LEPYCOUCHE Modérateur Directeur Groupe, Assurances et Risk Management Directeur des Achats Groupe, BUT International Sophie MAGUER Risk Manager 2

3 Sommaire Introduction Témoignage du courtier sur les appels d offres Retour d expérience d Europcar International Retour d expérience BUT Conclusion : vers une stratégie gagnante Q & A 3

4 Introduction 4

5 Introduction Quelles relations entre le RM et les achats? Les prix sont-ils le seul critère pertinent à retenir pour une assurance? Quelle place pour le courtier dans le processus? Comment définir et convaincre de l utilité et de la valeur ajoutée des prestations de conseil auprès de son service achat? Quelle est la stratégie gagnante? 5

6 Témoignage du courtier sur les appels d offres 6

7 Retour d expérience sur les appels d offres Le constat Une moyenne annuelle de 66 dossiers Pas de véritable tendance dégagée en matière d évolution de la nature des AO Forme privilégiée d AO dans l incertitude de la tendance du marché (retournement ou durcissement du marché annoncé) : conceptuel, servicing Conceptuel seul sur les nouveaux programmes Tendance à anticiper très en amont le renouvellement jusqu à 6 mois à l avance Implication de plus en plus visible du département Achats dans les AO depuis : en moyenne 1 dossier sur 5 Apparition des consultants spécialisés dans la réduction des coûts (achats) aux côtés des RM dans les AO depuis

8 Retour d expérience sur les appels d offres Certains facteurs ayant favorisé un AO conceptuel plus que d autres années (changements des RM, DDC ou sinistres) Pas de véritable évolution du fait de l implication de l achat qu elle soit en nombre ou en nature Le nombre des appels d offre reste stable quels que soient la conjoncture économique et l état des marchés Une volonté des RM / achats de mise en concurrence régulière des fournisseurs (assureurs) et courtiers 8

9 Avantages et points de vigilance lors du partenariat RM et Achats AVANTAGES Exigence plus forte en matière de qualité de service Prestations des courtiers deviennent quantifiables et mesurables (ETP, KPI, etc.) Engagements contractuels de performance financières (primes, benchmark) Professionnalisation du rôle des courtiers (CPS) Intégration d autres prestations spécifiques (SIGR, cartographie des risques ou audit des polices) Création d un environnement concurrentiel plus officiel tant sur le plan commercial (courtiers) que sur le plan technique (assureurs) Plus-values du courtier justifiées 9

10 Avantages et points de vigilance lors du partenariat RM et Achats POINTS DE VIGILANCE Respect de légitimité de chacune des fonctions pour une stratégie globale de l entreprise Positionnement du RM dans l entreprise (pouvoir de décision) Délai de réponse, degré d exigence des demandes à calibrer sur le plan réaliste Cas de benchmark courtiers sans réelle intention de changement Absence de motivations du courtier Critères pouvant être négligés dans la prise de décision par rapport à la réduction des coûts Conseil et support technique des courtiers pour le RM Conditions économiques réalistes (pérennité de la solution proposée) Expertise technique et/ou valeur ajoutée du courtier non chiffrables 10

11 Témoignage adéquation entre critères d évaluation et sélection La performance tarifaire est-elle toujours réaliste? Le choix du client est-il toujours pertinent? Existe-t-il un mauvais choix? Quelles conséquences? Quels critères objectifs et subjectifs de décision? Optimisation du coût (rémunération, primes, coût global du risque, etc.) Offre technique innovante Organisation et qualité des membres de l équipe dédiée Connaissance des activités du client Qualité de l offre écrite et de la présentation orale Qualité des services du courtier (réseaux, références, outils, reporting ) Juste prix économiquement viable tant pour l assureur que pour le courtier 11

12 Retour d expérience d Europcar International 12

13 Europcar / remarques préliminaires Leader européen de la location de véhicules CA = EUR 1.97Mds Importance de la part des achats dans le CA Coûts d assurances et des risques : 2 ème ligne de coûts après l achat de véhicules Organisation : Achats et Assurances / Risk Management rattachés directement au Comité exécutif groupe: relation de parité entre les deux fonctions 13

14 Mission du département assurances et risk management Une des missions du département assurances et RM chez Europcar : S assurer de la disponibilité d assurance sur nos marchés (composante incontournable de la proposition de valeur : location de véhicules en état de rouler: assurés) à un coût optimisé dans le temps (cf. poids du coût de l assurance et des risques dans le P&L de l entreprise) Leviers : Financier: Auto financement des risques Opérationnel et organisationnel: Optimisation des processus de gestions des sinistres (40.000/an) pour en réduire la charge Métier: Réduction de la fréquence des sinistres Achat: fourniture de capacité (assurances) et services d'assurance (gestion de sinistres, actuariat, service de courtage, conseil,...) 14

15 Achat d assurance: les enjeux Achat de capacité et services d assurances : achat stratégique pour Europcar Pas de mise à la route de véhicules sans assurance Equilibre entre une dynamique long terme (nature de l'assurance RC auto / lourdeur du programme groupe) et une mise en concurrence des acteurs du marché Etroitement lié à la politique d autofinancement des risques Les enjeux : Sourcing / portabilité : développement de relation avec l'assureur / les courtiers tenants mais aussi avec les acteurs susceptibles de se substituer, à terme, aux tenants Co développement (assureur, courtiers): en matière de processus de gestion de sinistres, d'indicateurs communs de performance, systèmes d'information Logique de création de valeur pour l'entreprise : réduction durable des coûts avec impact sur le résultat d'exploitation de l'entreprise 15

16 Rencontre avec les achats Démarche provoquée Il arrive à l acheteur de s alimenter? Invitons-le à déjeuner... Objectifs : Avoué: Recherche de bonnes pratiques achats... à moitié pardonné:... mais aussi contrôler l influence de l acheteur plutôt que la subir Méthode : Présentation de la mission du département, des enjeux et du plan d actions Quelle aide des achats pour être plus performant: méthodologies achat 16

17 Rencontre avec les achats Observations La mission du RM dépasse largement le seul achat de capacité et services d assurance La zone de superposition entre la mission du RM et la mission de l acheteur est limitée Acheteur: Connaissance superficielle de l assurance (achat technique) Acheteur: pas d approche cost cutting a priori (distinction claire entre achat commodités et achats techniques ou stratégiques la flotte, l assurance chez Europcar) 17

18 Le credo de l acheteur (...ou l acheteur serait-il un RM comme les autres?) Sourcer et acquérir critères: Coût/délai/qualité : Définition fonctionnelle des services achetés David, je m interroge sur la Cahier des charges de la qualité de service recherchée pertinence de ce slide et du Coût global du service suivant qui présentent déjà les Délai de mise en œuvre (réactivité) Achats sous un angle précis / complet, d où redondances avec ma partie, non? Maîtriser les risques sourcing à moyen / long terme Contribuer au processus d innovation et création de valeur (réduction durable des coûts et effet EBIT) Etablir des relations durables avec les acteurs 18

19 Le credo de l acheteur (...ou l acheteur serait-il un RM comme les autres?) Créer un panel de fournisseurs choisi et assumé Choix des profils de fournisseurs cibles Sourcing international vs local Piloter le panel de fournisseurs en logique de progrès permanent Vision globale Gestion du risque dépendance Systèmes d indicateurs de performance partagés Définition de plan de progrès conjoints Maintenir des relations durables et équilibrées Mesure de satisfaction des prestations Valeurs éthiques / transparence Respect des engagements bilatéraux 19

20 Retour d expérience de But 20

21 La naissance du RM & le rôle des Achats Phase 1 11/10 à 07/11 - Optimisation des Achats d assurances Travail collaboratif étroit entre notre courtier, un consultant spécialisé et BUT Refonte de la convention de courtage + réalisation d un AO global (21 polices) Réduction Primes / Franchises mais pas de vraie démarche RM Phase 2 12/11 à 07/12 L acheteur devient Risk Manager par défaut 3 sinistres majeurs en l espace de 3 mois et résiliation de l assureur Dommage Obligation de l écriture d une feuille de route Risk Management ambitieuse Sélection mutuelle avec le nouvel assureur et lancement des 1ères actions clés Phase 3 08/12 Un vrai Risk Management collaboratif se met en place Recrutement d un Directeur technique et Prévention des Risques Déploiement du plan d actions en collaboration avec l assureur et le courtier Les achats pilotent 50% des chantiers importants (~ achat stratégique) Evolution rapide et Collaboration équilibrée 21

22 Réalité du métier Achats & Points de convergence Un métier méconnu Un métier qui commence bien avant et continue bien après la négociation Satisfaction des besoins, achats en coûts complets, innovation marché, plan de progrès fournisseurs, gestion des performances Un métier amené à évoluer La maturité achats des entreprises varie encore beaucoup Approvisionneur, acheteur commodités, acheteur stratégique Un manque évident de reconnaissance et un positionnement insuffisant Préjugés à dépasser Tout le monde sait négocier La caricature / le fantasme / la peur du cost-killer Des difficultés récurrentes à initier / réaliser le travail avec les experts Métiers Multiples points communs entre les Achats et le RM 22

23 Pourquoi un rapprochement inéluctable? Un contexte favorable Une crise remplace une autre Une législation toujours plus exigeante (déchets, énergie, contrôles régl ) Vers une gestion globale (risques & opportunités), durable et rentable Les Achats Stratégiques évoluent naturellement vers le Risk Management Fragilité et dépendance de la sphère Fournisseurs défaillances et litiges Criticité des relations contractuelles ; nécessité des engagements mutuels Coûts cachés, non qualité, perte d image Vers une gestion en TCO Les apports de l Acheteur au Risk Manager Expertise dans la définition des justes besoins fonctionnels Maîtrise des AO, du cadrage et du pilotage de la relation Client / Fournisseur Une recherche continue d améliorations process / outils Quels peuvent être les apports du RM aux Achats? 23

24 Conclusion : vers une stratégie gagnante 24

25 Vers une stratégie gagnante La maturité de la fonction Achats est variable selon les Entreprises Cependant, l intervention des Acheteurs dans l achat d assurance est inéluctable et doit être anticipée par le Risk Manager Le RM est un expert métier, avec différents partenaires (courtiers; assureurs; consultants; experts..), avec lesquels il doit créer une relation à long terme et mesurable de part et d autre L Acheteur est le garant de cette relation avec le fournisseur, et pourra fournir au RM les outils et méthodologies adéquats D où la nécessité d un travail en partenariat, basé sur un cahier des charges technique précis, et d un échange de connaissances. 25