COMMENT ACCÉLÉRER LA GÉNÉRALISATION DES DOSSIERS MÉDICAUX INFORMATISÉS

Transcription

1 COMMENT ACCÉLÉRER LA GÉNÉRALISATION DES DOSSIERS MÉDICAUX INFORMATISÉS Élaborez une stratégie informatique réfléchie avec le DMI comme vecteur de croissance Valorisez la virtualisation et le cloud computing afin de réduire les coûts et d augmenter la flexibilité informatique Utilisez le cloud computing pour faciliter la transition vers l informatisation des procédures cliniques exigée par l ARRA et la réforme de la santé E M C P E R S P E C T I V E

2 GÉNÉRALISATION DES DMI : LES RISQUES Périodes d interruption non programmées de systèmes d infrastructure stratégiques Formation des utilisateurs des DMI Coordination entre les sites Compréhension du périmètre de l implémentation AU-DELÀ D UNE UTILISATION PERTINENTE Les dossiers médicaux informatisés (DMI) ne sont pas une nouveauté dans le secteur de la santé, mais aujourd hui, leur adoption s impose aux professionnels de la santé pour obtenir les aides financières prévues par la législation American Recovery and Reinvestment Act de 2009 (ARRA), en particulier par la loi HITECH, et atteindre leurs objectifs d «utilisation pertinente». L utilisation pertinente est aujourd hui l un des moteurs les plus importants de l investissement informatique dans les hôpitaux. Dans quelle proportion? IDC Health Insights a récemment publié une étude de marché qui montre qu'alors que les dépenses informatiques globales aux États-Unis devraient augmenter d'environ 5 % en 2010, l augmentation des dépenses en technologies cliniques requises pour une utilisation pertinente (dossier médical informatisé, saisie électronique des prescriptions médicales, échange de données médicales et analyses) devrait atteindre environ 12 %. Selon une autre étude récente d IDC Health Insights, plus de 40 % des professionnels vont accélérer le déploiement des technologies d utilisation pertinente en Outre les avantages spécifiques à cette utilisation, ces technologies vont permettre aux responsables informatiques du secteur de la santé de contrôler les coûts et de se préparer à répondre aux obligations réglementaires du Patient Protection and Affordable Care Act de 2010 (PPACA). Les aides financières pour l'adoption des DMI n est pas la seule motivation des professionnels de la santé. Selon une enquête d EMC menée auprès de praticiens et radiologues à l occasion de la récente conférence RSNA 2010, la plupart des personnes interrogées ont indiqué que les primes représentaient la motivation la moins importante pour la généralisation des DMI. Leurs principales motivations étaient la facilité d accès aux dossiers des patients, la sécurité des informations électroniques et les contrôles de confidentialité, ainsi que la capacité à partager les données des patients au-delà des barrières physiques et des affiliations, c'est-à-dire à disposer d'une vue complète du patient. «Le DMI représente l'avenir», affirme un radiologue de l hôpital de Nyack (Nyack, New York). «Ses avantages sont évidents : il ne s agit pas simplement de la prime de l État, l important est la faculté de partager facilement les informations critiques du patient. Dans notre secteur, nous avons de nombreux transferts hospitaliers : ce serait pratique de pouvoir consulter immédiatement les antécédents médicaux du patient sur ordinateur.» ÉTAT ACTUEL DES DMI L activité médiatique autour de la généralisation des DMI pourrait faire penser que la plupart des établissements de santé concernés les ont déjà entièrement adoptés. Les statistiques du modèle de généralisation des DMI tirées de l enquête d HIMSS Analytics (sept ; N=5217 du 2e trimestre 2010) montrent que seules 16 % des personnes interrogées avaient atteint leurs objectifs d utilisation pertinente des DMI. En fait, à la conférence RSNA 2010, quand on leur demandait si elles utilisaient les DMI, les personnes répondaient : «Qui ne le fait pas?» Toutefois, en poussant un peu plus loin, les mêmes peinaient à indiquer des pistes pour accélérer la généralisation des DMI. Par exemple, une infirmière du Kettering Health Network à Dayton, Ohio, rapporte : «Aujourd hui, comme tout le monde n est pas intégré à 100 % dans notre DMI, nous rencontrons des difficultés d intégration avec les systèmes de certains éditeurs que nous utilisons encore. La phase d'intégration est un peu délicate jusqu à ce qu on en sorte. Nous y arrivons de manière empirique, avec beaucoup de tentatives, d erreurs et de sauvegardes. C est là que les documents papier retrouvent tout leur rôle. Le papier nous permet de contourner le problème, et je crois que nous avons utilisé plus de papier au cours des deux dernières semaines, pendant notre première mise en production du DMI, que pendant le mois précédant sa mise en oeuvre.» 2

3 LES RISQUES DU DMI SONT PRÉVISIBLES Un radiologue qui utilise un système DMI dans le cabinet Consulting Radiologists, LTD., à Minneapolis, Minnesota, rapporte que les interruptions de service constituent le plus grand défi du DMI. «Si le serveur est indisponible, ce qui peut durer plusieurs heures, la situation peut générer une grande frustration.» Un autre défi concerne la nécessité de tester les applications à connecter au DMI avant de les y intégrer. «N ajoutez rien à votre système DMI sans tests préalables : nous avons sauté cette étape et nous l avons regretté», nous confie une infirmière de Kettering Health. «Tout avait été testé et tout fonctionnait, puis nous avons ajouté 20 lits d urgence et 20 lits de chirurgie ce qui a provoqué un problème pour l ensemble de l intégration. Nous faisons les choses différemment maintenant. Nous procédons aux changements après coup. Nous avons tiré les leçons de cette expérience.» La formation apparaît aussi comme un élément essentiel de l adoption réussie du DMI. «La formation du personnel est un point noir de l implémentation du DMI,» rapporte un directeur médical de l hôpital pour anciens combattants d Albuquerque. «Les fournisseurs devraient dispenser une formation intensive d une ou deux semaines à l utilisation de leurs systèmes DMI.» Un radiologue de l hôpital de Nyack ajoute que «l optimisation de la formation DMI serait un avantage significatif. La mise en oeuvre d un nouveau système DMI entraîne en même temps un changement de procédures dans l ensemble de l hôpital.» La formation doit être coordonnée dans tout l établissement pour garantir le succès de l implémentation DMI. Un directeur médical à Progressive Diagnostic Imaging à Riverdale, New Jersey, affirme que «la coordination entre différents sites et la bonne gestion des documents papier que vous continuez à recevoir représentent un défi clé de la généralisation des DMI». Comme les systèmes DMI sont davantage conçus pour compléter les systèmes d information de santé que pour les remplacer, ils ne seront utiles que dans la mesure où les systèmes qu ils relient le sont. De plus, sans possibilité de connexion, d autres difficultés surgissent. Le secteur de la santé a vu défiler de nombreux fournisseurs aux solutions complètes et performantes, avec parfois pour conséquence des centaines d'applications contenant seulement une petite partie du DMI d un patient (dossier médical informatisé), mais sans aucune vue unique puisque les différentes applications ne sont pas connectées. Le résultat est que les praticiens doivent se connecter à plusieurs systèmes pour rassembler les informations eux-mêmes ou s en passer. Par exemple, un ingénieur informatique du National Institute of Radiological Science au Japon, affirme qu «au Japon, la difficulté réside dans la connexion au DMI du système de prise en charge médicale. C est un grand défi de connecter nos différents systèmes de gestion des dossiers médicaux. Nos médecins veulent un système simple et unique de gestion des dossiers médicaux pour le DMI, mais la coexistence de différents systèmes au Japon complique la situation. Il est également difficile de changer maintenant les systèmes de gestion des dossiers médicaux. C est aussi un grand défi pour les éditeurs de systèmes de gestion des dossiers médicaux au Japon.» 3 SOLUTIONS EMC POUR L OPTIMISATION DE L INFRASTRUCTURE De nombreuses organisations gèrent de manière proactive les problématiques et défis liés à l intégration de leurs systèmes existants en recourant aux nouvelles technologies pour optimiser leurs infrastructures informatiques. La technologie de virtualisation, qui comprend Virtual Desktop Infrastructure (VDI), permet de réduire les coûts et apporte des améliorations indéniables en termes de performances, de disponibilité et de sécurité des applications des professionnels de santé. C est également une technologie essentielle à la mise en oeuvre des systèmes DMI des professionnels de santé. Ces organisations utilisent la virtualisation dans leurs datacenters pour mieux rentabiliser leurs ressources, améliorer la disponibilité, faciliter la mise en oeuvre de mesures de sécurité et de reprise après sinistre, et centraliser la prise en charge et l administration du DMI.

4 «Nous arrivions au bout des capacités de traitement et d espace de notre datacenter alors que nous étendions notre infrastructure DMI», explique Robbie Hall, directeur informatique du Northern Hospital. «Avec un cloud privé basé sur la virtualisation, nous avons considérablement amélioré notre efficacité et avons pu prendre en charge un ensemble d initiatives cliniques qui renforcent la qualité des soins aux patients.» Le matériel utilisé, comme le matériel de stockage d EMC, a permis au Northern Hospital d économiser des centaines de milliers de dollars en supprimant 20 serveurs et en réduisant la maintenance nécessaire pour les serveurs existants. De plus, l hôpital a réduit sa consommation d énergie et l encombrement du réseau. Northern Hospital prévoit de virtualiser de 70 à 80 % des serveurs dans les 12 prochains mois en utilisant la technologie d EMC. «Comme nous sommes plus efficaces, les ratios entre développement de nouvelles applications et ressources de maintenance/assistance technique sont passés de à 35-65», ajoute M. Hall. «Nous avons ainsi plus de temps à consacrer aux projets informatiques importants, ceux qui contribuent à rationaliser la fourniture des soins et à faciliter la collaboration entre nos praticiens.» Virtual Desktop Infrastructure est une variante du modèle client-serveur où les postes de travail individuels se trouvent dans un datacenter centralisé, éliminant la complexité liée à la gestion d applications différentes sur de nombreux postes et facilitant l assistance aux utilisateurs. Dans le domaine de la santé, VDI permet la mise en oeuvre de la technologie SSO, et une session utilisateur peut suivre les praticiens lorsqu ils passent d un équipement à un autre, ce qui rationalise l accès sécurisé aux informations de santé critiques par des praticiens très mobiles. Comme les données sont stockées sur des serveurs à gestion centralisée plutôt que sur des unités locales, le risque d une atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des données de santé suite au vol ou à la perte d un ordinateur portable, d une tablette ou autre devient pratiquement nul. Avec la solution VDI EMC dédiée au secteur de la santé, les professionnels ont accès à des bureaux virtuels depuis les postes de soins infirmiers et divers équipements afin d utiliser les logiciels requis, par exemple les applications DMI. VDI autorise également le provisionnement d images de postes de travail depuis les serveurs centraux de l hôpital afin de simplifier la maintenance informatique et de renforcer la confidentialité et la sécurité des données. Une coordination entre sites et une délimitation correcte du périmètre de l implémentation DMI ne sont possibles que si l établissement prestataire de soins comprend le degré de maturité de ses propres processus, y compris informatiques. EMC Consulting peut évaluer la maturité de votre plate-forme informatique et dispenser analyses et conseils sur les opportunités de performances cliniques et financières que le DMI est susceptible de vous créer dans un premier temps, avant de vous aider à améliorer ces performances. Nos stratégies et conseils façonnent votre capacité à collaborer avec vos patients, vos médecins, les organismes de remboursement de soins et vos autres partenaires, ainsi qu à utiliser les ressources en dehors de votre établissement. Avec ces plans d évolution, EMC peut vous aider à construire une plate-forme modulaire et reconfigurable qui vous permette de tirer rapidement parti de la généralisation des DMI. 4

5 VALEUR Approvisionnement numérisé Évaluation de l organisation orientée services Services distribués Consolidation du stockage, des réseaux et des serveurs Standardisation des politiques et des pratiques opérationnelles Intégration en tant que service avec passerelles selon les normes du secteur Santé Demande collaborative Virtualisation des réseaux, du stockage et des serveurs Automatisation et standardisation des méthodes de travail, implémentation d ITIL Automatisation et standardisation des méthodes de travail Marché optimisé Transition vers un modèle orienté services Regroupementg p des ressources selon les tendances d utilisation Utilisation de modèles de coûts selon la consommation de services Contenu disséminé Capture, stockage et extraction Mise en place d un référentiel de contenu TRANSITION VERS LE CLOUD DES SOINS DE SANTÉ Gestion des processus et des risques Rationalisation des contenus et intégration des processus Extension aux citoyens Création de centres d excellence OPTIMISATION DES PROCESSUS Capacité physique Armoires et salles informatiques Entreprise Moins de datacenters Virtuels Actifs partagés et gestion automatisée Extension Services métiers à la demande, partagés et sécurisés OPTIMISATION DE L INFRASTRUCTURE Figure 1. Exemple concret du modèle de maturité DMI pour les professionnels de santé d EMC Dans les cas où les établissements de santé sont dépourvus d une vue unique et consolidée des informations cliniques et non cliniques des patients, EMC peut fournir une plate-forme qui établisse une passerelle entre les différents systèmes, permette la gestion des informations réglementées via des scripts métiers automatisés et gère efficacement le papier. Cette plate-forme est le référentiel virtuel des dossiers patients dit «VPR». Une plate-forme VPR met toutes les informations non gérées d un centre hospitalier à disposition de ceux qui en ont besoin via une interface prenant en charge les processus d un établissement. Une solution VPR ne vise pas à remplacer les systèmes déjà existants. Il s agit d une solution composée d'adaptateurs qui complète et améliore les systèmes d informations standard du secteur médical dont l interopérabilité est limitée. La gestion de contenu d entreprise constitue le noyau technologique d une plate-forme VPR. Une plate-forme VPR intègre des techniques classiques de numérisation d exemplaires papier et de reconnaissance optique de caractères (OCR) avec des formulaires électroniques afin de rationaliser la capture des documents comme les questionnaires sur les antécédents médicaux, les formulaires d autorisation des patients, les approbations réglementaires, etc. Elle présente des services de processus comme un workflow et une gestion automatisée du cycle de vie des informations. Une telle plate-forme apporte également de puissantes fonctions de sécurité qui authentifient l origine du contenu et le protège de tout accès ou modification non autorisés. L imagerie documentaire des dossiers médicaux transforme les dossiers papier en dossiers électroniques indexés et les injecte directement dans le système DMI du professionnel de santé. Les archives papier peuvent être numérisées, reconnues puis indexées pour créer des images numériques qui peuvent être liées au dossier médical en ligne du patient. Les technologies avancées de reconnaissance de documents permettent ensuite de classer automatiquement ces dossiers numérisés selon le type de document. Il est posible d'automatiser l extraction et la validation des données importantes par reconnaissance optique de caractères en tirant parti du système de gestion des admissions et sorties de l hôpital pour la mise en correspondance et la validation des patients. Les fichiers électroniques peuvent ensuite être liés aux référentiels DMI ou autres et sont alors immédiatement accessibles pour une utilisation en ligne sécurisée. 5

6 Même si aucune personne interrogée n a exprimé d inquiétudes quant à la sécurité de leurs données stockées dans un DMI, la cybercriminalité liée aux informations électroniques augmente. La concentration de toutes les informations relatives aux patients en un seul lieu rend malheureusement plus facile l accès des cybercriminels aux données médicales et autres informations confidentielles. Les DMI et les portails des professionnels de santé contiennent d importants volumes d informations confidentielles, dont les dates de naissance et les numéros de sécurité sociale, ainsi que des informations sensibles sur les diagnostics et les traitements médicaux. Et pour ceux qui proposent le paiement des frais médicaux et d autres services de gestion de compte en ligne, il convient d ajouter le risque d accès aux données financières. Grâce à l'expérience d'emc en matière de sécurité orientée informations, les données médicales sont protégées tout au long de leur cycle de vie. En outre, certaines mesures de sécurité sont obligatoires pour satisfaire les critères de contrôle d accès HIPAA, pour conserver l agrément JCAHO et pour satisfaire aux exigences de l UE sur la sécurité des données. Les offres d EMC permettent aux clients de sécuriser de manière économique leurs informations critiques et les identités en ligne, où qu ils se trouvent et à chaque étape du processus. En outre, la gestion des informations et des événements de sécurité assurée par EMC facilite le respect de cette conformité. EMC offre les solutions les plus innovantes du marché dans les domaines suivants : sécurisation des identités et contrôle d accès, cryptage et gestion des clés, gestion des informations de sécurité, et protection contre la fraude. Ces solutions garantissent la sécurité nécessaire à des millions d identités utilisateurs, à leurs transactions et aux données médicales qu ils génèrent. LA VOIE À SUIVRE Même si les systèmes DMI peuvent être déployés progressivement pour certains groupes ou services, au bout du compte, ils concerneront toute personne en charge de soins aux patients. L adoption d un système DMI fait partie intégrante de l amélioration de la qualité des soins. Un radiologue de la clinique Mayo affirme : «L utilisation d un DMI améliore considérablement la qualité des soins. Quand j interprète une radio, mon interprétation est bien meilleure si j ai connaissance de toutes les informations disponibles sur le patient.» Même pour les médecins-chercheurs, le DMI améliore les soins aux patients. Un spécialiste en radiodiagnostic de Minneapolis raconte : «Le DMI améliore les résultats de la recherche car les données sont fiables. De plus, je peux mettre en corrélation les informations d une étude donnée avec celles des études précédentes. J ai accès à toutes les études sans avoir à me rendre à la banque d'images pour y faire de longues recherches manuellement.» NOUS CONTACTER Pour plus d informations, consultez le site ou contactez un représentant EMC local. Les établissements de santé à un stade précoce du déploiement DMI se rendraient coupables de négligence s ils ignoraient les leçons que leurs pairs plus avancés dans le processus ont tirées sur l optimisation de l infrastructure pendant la généralisation des DMI. Comme nous l avons décrit plus haut, des outils de virtualisation et de cloud computing sont nécessaires à la prise en charge du déploiement d applications cliniques auprès des personnels mobiles dont les activités ne sont pas restreintes à l enceinte de l hôpital ou de la clinique. L élaboration d une plate-forme informatique et l utilisation réfléchie de la virtualisation et du cloud computing entraînent, entre autres bénéfices, des économies qui permettent d optimiser les ressources et les capacités informatiques, des gains de productivité pour les professionnels des soins et les personnels informatiques qui vont faciliter la transition vers l informatisation des procédures cliniques exigée par l ARRA et la réforme de la santé. Enfin, grâce à ces bénéfices, la virtualisation et le cloud computing vont contribuer à résoudre les défis que pose la généralisation des DMI, ce qui entraînera ensuite un meilleur suivi des soins aux patients. EMC 2, EMC, le logo EMC et «where information lives» sont des marques déposées ou des marques commerciales d EMC Corporation aux États-Unis et dans d autres pays. Toutes les autres marques citées dans le présent document sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Copyright 2011 EMC Corporation. Tous droits réservés. Publié aux États-Unis. 01/11 EMC Perspective H8574 EMC Computer Systems France River Ouest, 80 Quai Voltaire, CS 21002, Bezons CEDEX Tél. : Fax :