Excel. Les calculs (2) Formules, références et fonctions. Fichiers nécessaires calculs2.xlsx

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1 Excel 2010 Les calculs (2) Formules, références et fonctions Fichiers nécessaires calculs2.xlsx

2 SOMMAIRE Formules avec dates... 3 Formules avec texte... 3 Recopie de formule par valeur... 4 Formules avec fonctions... 5 A) Qu'est-ce qu'une fonction?... 5 B) Règles pour l'utilisation d'une fonction... 5 C) Fonctions sans argument ) Fonction MAINTENANT() et fonction AUJOURDHUI() ) Fonction PI()... 6 D) Fonction à un argument ) ROMAIN() ) MAJUSCULE() ) Fonction SOMME (automatique) ) Fonction MOYENNE ) Fonctions MIN et MAX ) Fonction de Comptage (NB et NBVAL)... 7 E) Fonction à plusieurs arguments et imbrication... 8 F) Aide sur une fonction ) Afficher les fonctions par nom ou catégories ) Chercher une fonction par son usage ) Chercher une fonction dans l'aide d'excel Formules avec références absolues A) Analyse des calculs B) Écriture de formule avec références relatives C) Écriture de formules avec références absolues F. Petit P. Chochois Calculs 2 2

3 Formules avec dates Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Date, afficher d'autres dates à partir d'une date Dans la cellule C2, tapez la formule : = A2-1 Cette formule permet de retirer 1 jour à la date placée en A2. Validez. Complétez les autres dates en adaptant la formule. Conseil : Pour la cellule I2, méfiez-vous des années bissextiles! Nous verrons par la suite une meilleure solution avec la fonctions de date mois.decaler(). Formules avec texte Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Noms, afficher le nom complet (nom et prénom) en colonne D. Dans la cellule D3, tapez la formule : = B3 & C3 Validez. & est un opérateur qui permet de concaténer (mettre bout à bout) des chaînes de caractères. Modifiez la formule pour ajouter un espace (chaîne vide " ") entre le prénom et le nom : = B3 &" " & C3 A faire : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Noms, complétez les colonne D, E et F. Remarque : La fonction CONCATENER() permet aussi de faire cette opération. F. Petit P. Chochois Calculs 2 3

4 Recopie de formule par valeur Exemple : Faire une recopie de cellules contenant une formule dans une autre feuille. Copiez le contenu de la colonne nom complet (D2 à D11). Collez-le dans une nouvelle feuille Excel. Que constatez-vous? Pour y remédier, il faut faire un collage de valeur et non un simple collage de formule. Le collage par valeur se décline de 3 manières différentes et correspondent à 3 boutons de collage différents : - bouton Valeur : copie seulement la valeur - bouton Mise en forme des valeurs et nombres : copie valeur et format de nombre - bouton Mise en forme des valeurs et de la source : copie valeur et mise en forme Méthode 1 : par l'onglet Accueil et un bouton de collage spécial Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Accueil et déroulez le bouton Coller pour choisir un des 3 boutons de collage par valeur. Méthode 2 : par le bouton de collage spécial Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Accueil et déroulez le bouton Coller pour choisir Collage spécial et cochez (selon le résultat voulu) : - Valeur - Mise en forme des valeurs et nombres - Mise en forme des valeurs et de la source Méthode 3 Collez-le normalement. Cliquez sur le bouton d'options de collage qui s'affiche en bas de la partie collée et déroulez la flèche pour choisir un des 3 boutons de collage par valeur. A faire : Faire une recopie de cellules contenant des formules sur les dates de la feuille date dans une autre feuille en utilisant le type de collage le plus adapté.. F. Petit P. Chochois Calculs 2 4

5 Formules avec fonctions A) Qu'est-ce qu'une fonction? Une fonction est une expression prédéfinie qui effectue un traitement informatique en utilisant des valeurs particulières (les arguments) dans un ordre précis (la syntaxe). Une fonction s'exprime par un nom suivi de parenthèses. Dans les parenthèses se trouvent les arguments spécifiques à cette fonction (sauf cas particulier des fonctions sans arguments). La forme générale peut se résumer à cette écriture : =NomdelaFonction(argument1;argument2;argument3) B) Règles pour l'utilisation d'une fonction La fonction est utilisée dans une formule. Rappel : une formule commence toujours par le signe égal =. Le nom d'une fonction (indifféremment en maj. ou min.) est suivi, sans espace, de parenthèses (même sans présence d'argument). Les arguments sont séparés les uns des autres par un point-virgule. C) Fonctions sans argument 1) Fonction MAINTENANT() et fonction AUJOURDHUI() Une date peut être indiquée en "dur", par saisie directe (ex: 01/01/2000) Elle peut être saisie à l'aide d'une formule pour s'adapter à tout moment au jour courant. A3 et A4 doivent s'adapter automatiquement à la date du jour. Exemple à adapter à la date d'aujourd'hui : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Date, afficher : - en A3 : la date et heure avec la fonction maintenant() - en A4 : la date avec la fonction aujourdhui() Dans la cellule A3, tapez = maintenant(). Validez avec la touche Entrée ou avec la coche verte de la barre de formule. Dans la cellule A4, tapez = aujourdhui(). Validez avec la touche Entrée ou avec la coche verte de la barre de formule. Sélectionnez les cellules C2 à I2 et recopiez-les sur les 2 lignes en dessous. Attention s'il y a des année bissextiles Nous verrons qu'il existe une meilleure formule avec la fonction MOIS.DECALER(). F. Petit P. Chochois Calculs 2 5

6 2) Fonction PI() A faire : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Surface, mettre les formules de calcul géométrique à l'aide la fonction pi() si besoin. D) Fonction à un argument 1) ROMAIN() Exercice : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Romain, convertir le nombre en chiffres romains. Tapez la formule suivante dans la cellule C4 : =ROMAIN(B4) Nom de la fonction Argument Cliquez-glissez la poignée de recopie pour recopier la formule jusqu'à la dernière cellule. Remarquez que la formule s'est adaptée et fait appel à la cellule de la ligne voulue. Excel utilise une référence relative de cellules lors de la recopie. 2) MAJUSCULE() A faire : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Noms, afficher dans la colonne G le nom de l'étudiant en majuscules en utilisant la fonction MAJUSCULE( ). 3) Fonction SOMME (automatique) La fonction Somme étant très utilisée, un bouton est prévu à cet effet dans l'onglet Formules et dans l'onglet Accueil. Son raccourci-clavier est la touche Alt et la touche +=}. On peut aussi mettre ce bouton dans la barre d'outil d'accès rapide. F. Petit P. Chochois Calculs 2 6

7 Exemple : Dans le fichiercalcul2.xls, sur la feuille Somme, calculer : - le total de chaque mois - puis le total du trimestre (somme de janvier, février et mars). Sélectionnez la cellule B12. Cliquez sur le bouton Somme, sans taper préalablement le signe = qui se mettra automatiquement dans la formule. Vérifiez la zone en pointillé proposée. Validez si la zone correspond aux cellules à additionner. La formule est : =SOMME(B3:B10) B3:B10 correspond à la plage de cellules allant de B3 à B10. La formule est aussi correcte si la cellule vide B11 est incluse. Recopiez la formule avec la poignée de recopie en C12 et D12. Mettez en place la formule pour le trimestre puis recopiez-la. 4) Fonction MOYENNE Exemple : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Notes, afficher la moyenne de chaque examen. Sélectionnez la cellule D13. Déroulez la flèche à côté du bouton de l'onglet Formule ou Accueil et choisissez Moyenne. Vérifiez la zone en pointillé proposée. Sélectionnez la zone correcte (D3 à D11) Validez quand la zone correspond aux cellules concernées. La formule est =MOYENNE(D3:D11). Recopiez la formule avec la poignée de recopie en E13 et F13. 5) Fonctions MIN et MAX A faire : En suivant l'exemple précédent, afficher la note la plus basse avec la fonction MIN et la note la plus haute avec la fonction MAX. 6) Fonction de Comptage (NB et NBVAL) Exemple : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Notes, afficher pour chaque examen : - le nombre de notes (sans compter les absents) - le nombre d'étudiants Sélectionnez la cellule D16. Déroulez la flèche à côté du bouton de l'onglet Formule ou Accueil et choisissez NB. Sélectionnez la zone des notes et validez. La formule est =NB(D3:D11). F. Petit P. Chochois Calculs 2 7

8 NB() est une fonction qui compte les valeurs numériques. La valeur "absent" est un texte et n'est donc pas comptée. En D17, écrivez la formule qui compte le nombre d'étudiants en utilisant la fonction NBVAL() qui compte le nombre de valeurs non vides (nombre, texte ). Cherchez la formule qui permet d'obtenir les absents en utilisant les calculs précédents basés sur NBVAL( ) et NB( ). Conseil : Pour gagner du temps, il faut placer les formules pour un seul examen, et les recopier en une fois pour tous les autres. E) Fonction à plusieurs arguments et imbrication A faire : Arrondir les moyennes à 1 chiffre décimal Il existe 2 méthodes différentes pour arrondir un nombre. a) Arrondir par la mise en forme Sélectionnez les cellules à arrondir, puis faites un clic droit dans la sélection et choissez le bouton Arrondir les décimales (ou passez par l'onglet Accueil et son groupe Nombres). Remarque : la valeur contenue dans la cellule sera la valeur non arrondie, même si elle semble arrondie. Annulez l'opération pour testez la méthode suivante. b) Arrondir avec la fonction ARRONDI La fonction ARRONDI(nb;dec) possède 2 paramètres : nb : nombre à arrondir dec : nombre de chiffre décimal souhaité Exemple : ARRONDI(A19;3) arrondit un nombre placé en A19 à 3 chiffres après la virgule. On peut imbriquer des fonctions et écrire : ARRONDI(MOYENNE(D3:D11);1) Modifiez la formule de la cellule D13 pour intégrer l'arrondi. Recopiez la formule dans les autres cellules. Remarque : la valeur contenue dans la cellule sera la valeur réellement arrondie. F) Aide sur une fonction 1) Afficher les fonctions par nom ou catégories Exemple : Regardez à quoi sert la fonction GAUCHE appliquée à un texte. Utiliser ensuite cette fonction pour mettre l'initiale du prénom (suivi d'un point) dans la colonne Nom complet de la feuille Notes du classeur calculs2.xls. Cliquez sur le bouton fx Insérer une fonction de l'onglet Formules ou dans la liste déroulante du bouton Somme sur Autres fonctions ou dans l'onglet Formules Choisissez la catégorie voulue (ici Texte). Cliquez sur la fonction voulue dans la zone Sélectionnez une fonction (ex : GAUCHE). Lisez les informations puis cliquez sur le lien Aide sur cette fonction pour en savoir davantage. F. Petit P. Chochois Calculs 2 8

9 Vous pouvez accéder aux différentes catégories de fonctions à l aide du menu Formules. Les catégories principales sont : - Les dernières utilisées - Les fonctions financières - Les fonctions logiques - Les fonctions de texte - Les fonctions sur les données temporelles (date, heure ) - Les fonctions de recherche - Les fonctions mathématiques - Les fonctions statistiques - Il est difficile de connaître et retenir toutes les fonctions. Par contre, il est important de savoir rechercher une fonction répondant à vos besoins. 2) Chercher une fonction par son usage A faire : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Lots, afficher le nombre de lots de chaque jouet. Remarque : Les lots doivent être sous forme de nombre entier : 19,66 correspond à 19 lots, et non pas à 20. Il ne faut donc pas arrondir mais prendre la partie entière. Exemple : chercher une fonction qui sert à prélever la partie entière d'un nombre divisé par un autre. Affichez l'onglet Insertion > Fonction. Dans la zone Recherchez une fonction, tapez un texte (une expression) indiquant que vous cherchez par exemple ici : partie entière ou entière Cliquez sur le bouton OK. Utilisez la fonction trouvée pour le calcul du nombre de lots. Exemple : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Lots, calculer le nombre d'objets restants, en utilisant la fonction qui permet d'afficher le reste d'une division. Sélectionner la cellule E4. Tapez dans la zone de recherche de Insérer une fonction : reste division et cliquez sur le bouton OK du haut. Cliquez sur la fonction MOD et validez. F. Petit P. Chochois Calculs 2 9

10 Cliquez dans la zone nombre et tapez les références ou sélectionnez la cellule du nombre à diviser. Idem pour le diviseur. Le contenu s'affiche pour vous aider Bouton pour réduire la boite de dialogue Aide pour en savoir plus Facultatif : Si la boite de dialogue masque les cellules, cliquez sur le bouton pour la réduire. Sélectionnez ensuite la cellule ou la plage de cellule souhaitée. Pour revenir à la boite de dialogue, cliquez sur le bouton sous la barre de titre. Validez avec OK. 3) Chercher une fonction dans l'aide d'excel Exemple: Cherchez comment utiliser la fonction MOIS.DECALER Accédez à l aide d Excel en cliquant sur le point d interrogation (en haut à droite). Cliquez sur la fonction pour accéder à l aide puis lisez les informations afin de compléter la feuille Date du classeur calculs2.xls. Exemple: compléter la feuille Date du fichier Calcul2.xls avec la fonction MOIS.DECALER F. Petit P. Chochois Calculs 2 10

11 Formules avec références absolues La recopie des formules nécessite parfois de travailler avec des références absolues qui ne sont pas modifiées à la recopie ou des références mi-absolues, mi-relatives, modifiées pour les colonnes mais pas pour les lignes ou l'inverse. Exemple : Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille facture, calculer pour chaque ligne de produit : - le total de chaque colonne HT - le montant de la TVA - le montant TTC - le total de ces montants A) Analyse des calculs Montant HT = Quantité * Prix Unitaire HT Montant de la TVA = Montant HT * Taux de TVA Montant TTC = Montant HT + Montant de la TVA Total Montant HT = Somme des montants HT Total Montant de la TVA = Somme des montants de la TVA Total Montant TTC = Somme des montants TTC B) Écriture de formule avec références relatives A faire : - taper en D5 la formule =C5*D5 et la recopier en D6 et D7 - taper en F5 la formule =D5*E5 et la recopier en F6 et F7. - mettre une somme automatique en D12 et la recopier en E12 et F12. C) Écriture de formules avec références absolues Exemple : taper la formule en E5 et la recopier en E6 et E7 Tapez en E5 la formule =E5*E2 et la recopiez en E6 et E7. La formule recopiée pose problème. Observez la formule en E6 par exemple. Rectifiez la formule dans la barre de formule en mettant =E5*E$2. Le $ a pour effet de bloquer le 2 (position de la ligne) sur cette position "absolue" à la recopie. F. Petit P. Chochois Calculs 2 11

12 L'appui sur la touche F4 quand on clique sur une cellule lors de la saisie de la formule de faire basculer les références de relatives à absolues. On affiche successivement E2 puis $E$2 puis E$2 puis $E2 et ainsi de suite. A faire : changer le taux de TVA pour mettre le taux 5,5% F. Petit P. Chochois Calculs 2 12