Construction d un tableau de bord de conduite de projet

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1 Construction d un tableau de bord de conduite de projet Le 26 octobre dernier, l Association, en collaboration avec la Fondation pour les Générations Futures et avec le soutien de Bruxelles Environnement, organisait la seconde journée d accompagnement méthodologique à l appel à projets Agenda Iris 21. L objectif ce cet atelier était de construire collectivement un tableau de bord de conduite de projet. Ce tableau de bord servira d exemple, d exercice de répétition de la construction à faire dans les services. Le résultat que nous vous présentons, ci-dessous, n est pas à utiliser tel quel. Il s agit d un exemple construit collectivement dans le cadre de l atelier. Il doit vous permettre d en construire un, au sein de l administration avec la collaboration des différents services. Il ne faut pas imposer un tableau de bord! Une construction collective permet d établir un vocabulaire commun et de développer la transversalité. Chacun doit pouvoir se retrouver dans les points d attention, les critères d évaluation, etc. Construit collégialement, ce tableau pourra alors servir d aide à la réflexion, à la conception et à l évaluation d avancement des projets. Première étape : Déterminez les douze points d attention Chaque groupe détermine ses points d attention. La mise en commun a pour résultat de sélectionner les 12 points qui font consensus. L agenda devra répondre à ces points d attention. Ce sont les 12 dimensions fondamentales du programme. A titre d exemple, les différents groupes participant à l atelier sont arrivés à cette proposition : 0. Evaluation 1. Gouvernance 2. Environnement 3. Social 4. Economique 5. Participation 6. Transversalité 7. Solidarité 8. Egalité 9. Sensibilisation 10. Communication 11. Pérennité 12. Evaluation (bis) 11 0 / 12 1 évaluation gouvernance 10 2 environnement social économique 9 3 participation transversalité solidarité 8 4 égalité sensibilisation communication pérennité Les points d attention qui n ont pas été retenus : 3 piliers, exemplarité et mixité urbaine.

2 Remarque : Notre tableau possède des lacunes qui prennent leur source dans la monomanie des participants. La culture est par exemple totalement absente des points d attention! Deuxième étape : Définissez 20 critères/ objectifs atteignables au bout de trois ans Déterminez-les par exemple, à l aide de la formule : «Dans trois ans, nous seront contents si». Attention, il doit s agir de critères atteignables et réalistes, pas de généralités ou de grands objectifs flous. A titre d exemple, les participants à l atelier ont proposé : 0. Evaluation Mise en place d un comité d évaluation de l AG21L Réaliser une évaluation Réaliser un tableau de bord 1. Gouvernance Agenda = titre de la déclaration de politique générale Groupe de pilotage avec habitants Un conseil consultatif DD Adhésion du Collège Plan d actions AG21L 2. Environnement Obtention du label éco-dynamique pour trois bâtiments Réduction trafic automobile de x% Réduction de la consommation d énergie et d eau au sein de l administration (- 15%) Clause environnementale dans les cahiers de charge Logique de comptabilité environnementale Dématérialisation des documents (X% de papier en moins) Augmentation de la mobilité douce (doubler le nombre de vélos) Achats verts 3. Social Plan de communication thématique d aide sociale Plan d augmentation du nombre de logements sociaux et d AIS (X% ou 50 logements) Accès à des logements HQE pour publics défavorisés Réduction facture de la facture énergétique des bénéficiaires du CPAS Clause sociale des cahiers des charges Augmentation du nombre de plaines de jeux Diminution du taux d émigration de la population communale Maintien des personnes âgées à domicile Atelier santé salubrité dans le logement social 4. Economique Création d un outil internet de promotion des commerces locaux Instauration de formations des petits métiers techniques de l environnement Promotion de l emploi local Sensibilisation des entreprises à la mobilité et à la durabilité Guichet unique pour entreprise Audit éco-commerce (aide les commerces à une gestion environnementale des déchets, de l énergie, de la mobilité, etc.) Favoriser l économie sociale Réduire la liste d attente des logements sociaux Insertion socioprofessionnelle 5. Participation Mettre en place des conseils consultatifs

3 Assemblée de représentants de quartier pour mettre en place un plan de communication Appel à projets pour l associatif et les écoles Avoir mis sur pied un forum du DD Adhésion de la société civile Participation active des citoyens dans les comités d accompagnement 6. Transversalité Cellule de DD interne Un responsable volontaire par service en charge du DD 7. Solidarité Lien avec une ville du sud Réseau solidarité/ entraide (renforcer le lien social) 8. Egalité 9. Sensibilisation Instauration de responsables DD dans les écoles communales (sensibilisation et information) Avoir organisé une formation DD pour fonctionnaire 10. Communication Site internet Agenda 21 Ecrire ensemble et diffuser une charte interne 11. Pérennité Quelques commentaires Malgré l ouverture, notre groupe demeure limité pour une réelle mise en pratique de la transversalité. Il n arrive pas à s ouvrir à 360 : certains points d attentions ne sont pas abordés! C est un reste de «monomanie». D où l intérêt à remplir un tableau avec l apport et la participation de tous pour éviter ce travers de la monomanie mais aussi afin d encourager et de faciliter la transversalité dans la construction des projets. Il manque un moteur puissant pour tout projet humain : le plaisir et la convivialité. Un élément qui est trop souvent mis à l'écart. La participation et la transversalité...mais dans la joie :-)! Le principe des poupées russes. Tout est imbriqué! Il faut toujours penser aux autres points du cadran lorsque l on traite un point d attention. S il n y a pas ce souci de permanent de la transversalité, c est un plan de développement classique que l on met en place!

4 Troisième étape : déterminez deux projets et un critère d évaluation Chaque groupe choisi deux projets à réaliser et défini un critère de réussite par projet. Celui-ci doit permettre d évaluer l avancement obtenu après trois ans. Ce sont des éléments mesurables et/ ou perceptibles qui permettent de jauger la marche de progression et de déterminer si l on atteint ou pas les objectifs. Il est impossible de faire une évaluation si les objectifs ne sont pas clairs, précis, mesurables ou perceptibles. Il faut passer par là! C est une occasion de fédérer des équipes pluridisciplinaires. Mais c est aussi un gage de sérieux. Cela peut permettre de calculer les économies, les coûts, etc. Attention à un risque! Baisser trop les exigences afin que les objectifs soient atteignables. A titre d exemple, les différents groupes participant à l atelier ont proposé : 1. Diminution de la consommation d énergie des bâtiments Diminution de 15% des consommations. Réseau entraide de solidarité Pérenniser un local mis à disposition de la population et évaluer la fréquentation. 2. Freiner l exode urbain Stop à la diminution de la population et/ ou revenir aux chiffres avant l exode. Valoriser commerces de proximité Vérifier durée de vie des commerces (augmentation de?). 3. Groupe de pilotage AG21L Il existe ou pas. Elaboration plan communication CPAS Taux de participation et de fréquentation aux réunions. 4. Imposition de la durabilité dans les cahiers de charge 100% des cahiers de charge intègrent la durabilité. Favoriser la mobilité douce Augmentation de 50% du nombre de cyclistes comptages. 5. Label entreprise éco-dynamique Obtenir le label. Clause sociale dans les cahiers de charge 100% des cahiers de charge intègrent la clause sociale.

5 Quatrième étape : pour les deux projets sélectionnés, déterminez un objectif à trois ans pour chacun des 12 points d attention. Rappel des points d attention 11 0 / 12 1 évaluation gouvernance 10 2 environnement social économique 9 3 participation transversalité solidarité 8 4 égalité sensibilisation communication pérennité Commentaires sur l utilité du tableau de bord Il s agit d un exercice à rapidement mettre en pratique. C est une contrainte et il parfois considéré comme fastidieux mais c est surtout un vecteur d idées, un outil de créativité. Il est destiné à suivre l ensemble de la vie d un projet : du design, en passant par la gestion, à l évaluation. C est une aide en cours de route, il permet de répondre à la question : le projet reste-t-il dans les rails défini? Il faut le construire en commun et collégialement, il ne s agit pas d un outil que l on impose! Il est susceptible de remettre en cause certains éléments d un projet. A titre d exemple, un groupe de participant à l atelier a proposé : Projet : obtention du label entreprise éco-dynamique sur trois bâtiments communaux. 0. Evaluation Reconduction du label et à terme passer vers Emas. 1. Gouvernance Nouveau mode de gestion validé par l obtention du label. 2. Environnement Obtention du label prouvant l amélioration de la gestion environnementale dans différents domaines : mobilité, déchets, achats, URE, eau, espaces verts. 3. Social Les clauses sociales sont intégrées (en plus des clauses environnementales) dans les cahiers de charge. Engagements d ALE. 4. Economique Economie financière de 15% dans les trois bâtiments grâce à l URE et l économie de l eau. 5. Participation Par bâtiment : 1 responsable label + 1 groupe de travail interne. 6. Transversalité Mixité de la composition des groupes de travail, transversalité dans les actions choisies.

6 7. Solidarité Réunion 1x par an des trois groupes de travail : échanges intergénérationnels. Commerce équitable. Penser global-agir local (FSC) 8. Egalité Mixité sociale, hiérarchique et de genre dans les groupes de travail. 9. Sensibilisation Label apporte une sensibilisation : nettoyage, achats scolaires, utilisateurs, etc. 10. Communication Communication de la démarche : Les différents responsables et les groupes de travail Le collège (régulièrement) et le conseil Grand public (donner du sens aux actions) 11. Pérennité Le nouveau mode de gestion va permettre une évolution continue des performances. Cinquième étape : dressez un «diagramme en araignée» Cela vous donnera une vision instantanée et imagée de l avancée du développement durable. A partir du diagramme des points d attention, fixez pour chaque catégorie un stade d avancement en fixant une pondération de 0 à 4 : Par exemple : 0 : Pas d évidence d avancées 1 : Evidences limitées d avancées 2 : Quelques évidences d avancées 3 : Forts signes d avancées 4 : Accompli Reportez la graduation sur les droites des 12 morceaux de tarte du tableau, tracez les volumes obtenus et vous obtiendrez une sorte de photographie de l état d avancement des 12 points d attention. Sixième étape : entamez la construction du tableau de bord en interne. A vous de jouer!

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