Séminaires de formation 2013 CPO & FSE Pilotage stratégique des projets

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1 Présentation de univers Groupe Z Produits & Services à destination des Structures pour l insertion, la formation et tl emploi Séminaires de formation 2013 CPO & FSE Pilotage stratégique des projets Réaliser le montage FSE & Capitaliser sur le projet Réaliser le montage analytique Anticiper un contrôle du service Fait Missions Locales Maisons de l Emploi - PLIE

2 A propos du séminaire Dans une période de baisse potentielle des financements et d un recours croissant vers le FSE, de nombreuses structures s investissent fortement sur le développement d une offre de services de forte amplitude, tant dans les domaines de la santé, du logement, de la culture que de l insertion, la formation et l emploi. Les conditions de mise en place des nouveaux projets demandent un véritable travail d échange et de partage afin d adapter les procédures et l organisation des équipes aux nouveaux enjeux tels que la nouvelle CPO. De plus, depuis l officialisation de la LOLF en 2001 avec le croisement des contraintes liées à la mise en œuvre des projets FSE, les structures doivent mettre en œuvre des techniques de contrôle de gestion et de pilotage de projets pour optimiser l utilisation de leurs ressources. Même si les outils sont identiques à ceux du secteur privé, les finalités et les motivations des parties prenantes diffèrent sensiblement. Le programme et la pédagogie de cette formation sont partagés entre apports didactiques, mises en situation pratiques et travaux de groupes permettant un véritable échange fondé sur des cas et méthodes tirés de votre organisation. A propos de Groupe Z Groupe Z intervient auprès des opérateurs d Etat (Missions Locales, Maisons de l Emploi, PLIE, PAIO, etc.) depuis plus de 10 ans. Avec aujourd hui plus de 100 structures accompagnées dans le réseau et une offre de services en constante évolution, le Groupe Z est spécialisé dans la gestion relative aux CPO et FSE. Avec un champ d expertise allant du pilotage de projets à la gestion RH en passant par la comptabilité analytique, les consultants Groupe Z réalisent audits, accompagnements, pilotages, formations, coachings et séminaires.

3 Le Groupe Z est également le concepteur de différents outils pour le réseau afin de faciliter le travail au quotidien des structures tels que des tableaux de bord, procédures ainsi que du logiciel Agespro Performance. Pour ses séminaires de formation, la pédagogie Groupe Z est basée sur l échange et la mise en pratique des sujets abordés. Cette approche permet non seulement aux participants d appréhender les outils de manière concrète mais également de pouvoir assimiler les fondements théoriques apportés par les intervenants. Philosophie Groupe Z Avec le déploiement d un séminaire dédié uniquement aux structures pour l insertion, la formation et l emploi, Groupe Z met en avant son savoir-faire et son expérience pour apporter une véritable valeur ajoutée aux participants et à leur structure respective. Le programme de formation construit par les consultants Groupe Z n est pas seulement appliqué au cœur d activités des structures mais vise aussi, à travers l animation de groupes, un véritable travail d échange d expériences entre participants et intervenants. A chaque jour de formation, à chaque thématique, des outils spécifiques seront dévoilés et mis en pratique. Les participants peuvent ainsi mieux s approprier les techniques mais aussi acquérir des moyens d optimiser la gestion quotidienne de leur structure. Politique d amélioration continue Groupe Z porte une attention particulière à contrôler en permanence la qualité de ses prestations. A l issue de la formation, le formateur proposera aux participants de remplir un questionnaire anonyme d évaluation à «chaud». Cette analyse permet de vérifier la conformité de la réalisation de la formation avec les objectifs et le contenu du programme de formation. Elle vise également à apprécier instantanément la qualité de l animateur et des prestations annexes (accueil, supports, horaires, écoute ).

4 FORMATIONS DU SÉMINAIRE Réaliser le montage analytique (2 jours) L objectif de ces journées est de pouvoir maîtriser les techniques de contrôle de gestion et mettre en place un outil de pilotage analytique optimisé pour assurer le suivi des projets CPO & FSE en lien avec les contraintes placées par les financeurs. Réaliser un montage FSE et Passer son activité en mode projet (3 jours) Ce module vise à sensibiliser les participants aux règles à suivre, aux méthodes et outils à utiliser pour établir un montage FSE. Les participants pourront appréhender le pilotage de projets à travers la mise en place du suivi des temps passés et de tableaux de bord. Anticiper un Contrôle du Service Fait (1 jour) Les animateurs délivreront lors de cette journée de formation des apports méthodologiques et des procédures concernant le classement et l archivage en lien avec les exigences des Contrôle du service Fait et/ou Vérification du Service Fait.

5 OBJECTIFS Maîtriser les principes et techniques de pilotage de projet en adéquation au montage d une comptabilité analytique et au contrôle de gestion. Pouvoir les transposer dans les activités liées aux offres de services et projets de chaque structure pour en évaluer le fonctionnement et la performance. Participer au contrôle de gestion de son organisation en mettant en place des outils facilitateurs pour le suivi au quotidien Acquérir ou renforcer des connaissances sur l environnement juridique et procédural du FSE et des autres financeurs (réglementation, coûts éligibles, contrôle ) Se former sur le montage et la gestion de projets cofinancés par le FSE Se doter d outils pratiques de montage, de gestion et d évaluation d un projet Favoriser des dynamiques de partage d expériences au sein du réseau. COMPETENCES MOBILISÉES Concevoir et piloter des projets Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière Formaliser les outils de gestion de la structure Piloter la structure PUBLIC VISÉ Assistants financiers Comptables Responsables Administratifs et Financiers Directeurs Administratifs et Financiers Directeurs Responsables et Chargés de projet Cette formation vous permet d obtenir une boîte à outils complète (tableaux de bord de gestion et procédures types) qui vous serviront dans votre structure. Ces outils vous seront donnés de manière informatisée afin de vous permettre une utilisation directe. Nous vous invitons à venir à la formation avec votre ordinateur portable afin de travailler sur les outils directement depuis votre poste.

6 Réaliser le montage analytique (2 jours) L objectif de ces journées est de pouvoir maîtriser les techniques de contrôle de gestion et mettre en place un outil de pilotage analytique optimisé pour assurer le suivi des projets CPO & FSE en lien avec les contraintes placées par les financeurs. Prérequis Objectifs Bonne connaissance de la comptabilité générale et du montage budgétaire Maniement d Excel Mettre en place un outil de suivi de comptabilité analytique en lien avec les contraintes de la CPO et du FSE Structurer la gestion analytique en lien avec la formalisation de l offre de service réalisée Thématiques abordées L abandon d un raisonnement strictement budgétaire Introduction à la comptabilité analytique Sensibilisation aux exigences des financeurs Le montage budgétaire analytique Principes et fonctionnement de la comptabilité analytique Comment construire les clés de répartition? (mode de calcul cohérent) Comprendre les dépenses directes et indirectes des ressources (imputations variables, fixes et rationnelles) L adéquation entre le montage projet & le montage financier Définir des modes de calculs cohérents : Cohérence entre les objectifs réalisés dans le cadre de vos conventionnements et les objectifs fixés. Justification des clés de répartition (financement Etat; région, collectivité locale, FSE, ) : charges directes et indirectes. Construire des tableaux de bord de suivi des clés de répartition Evaluation des indicateurs d objectifs : Qualitatif, Quantitatif et Financier (QQF) Evaluation des temps passés Relation entre les objectifs et les coûts financiers Un tableau de bord sera réalisé en collectif, avec le soutien du consultant, afin de réaliser un montage budgétaire par projet avec une consolidation par axe.

7 Réaliser un montage FSE & capitaliser sur le projet (3 jours) Dans un contexte d une baisse potentielle de financements, le FSE représente une véritable alternative pour les structures. Véritable atout pour l enrichissement de l offre de services, le FSE est cependant un sujet nécessitant une véritable connaissance du contexte juridique et procédural. A travers deux journées de formation, les participants apprendront à mieux appréhender la gestion de projets FSE. La mise en place de projets au sein des structures demande indéniablement d adapter les procédures de manière à garantir le bon pilotage de ceux-ci, mais également de pouvoir garder un suivi de l activité réalisée Objectifs Acquérir ou renforcer des connaissances sur l environnement juridique et procédural du FSE et des autres financeurs (réglementation, coûts éligibles, contrôle ) Se former sur le montage et la gestion de projets cofinancés par le FSE Se doter d outils pratiques de montage, de gestion et d évaluation d un projet Mettre en place les bonnes pratiques afin de capitaliser les informations clés des projets menés Thématiques abordées Présentation du FSE Objectifs Acteurs Programme opérationnel et ses 4 axes Construire un projet FSE dans ses différentes dimensions Créer un lien avec la stratégie / l offre de service de votre structure et avec le Programme Opérationnel national ou régional Planifier correctement son projet FSE dans le temps Organisation physique du projet Gestion budgétaire

8 Déposer une demande de subventions Quelles procédures mener? Quelles spécificités propres aux différents opérateurs d Etat? Anticiper les obligations Assurer une exécution conforme de l opération Assurer la publicité Mettre en place les outils de suivi Comptabilité des outils de suivi Rendre compte des dépenses Introduction à l archivage et au classement des pièces Suivi du temps passé Objectifs Mise en place pratique Pilotage Evaluation et mesure des écarts Suivi de projets Définir ses indicateurs Sensibilisation à la mise en place des tableaux de bord et du suivi de projets Piloter son activité Capitalisation Quelles procédures mener? Quels outils mettre en place? Comment guider les équipes?

9 Anticiper un Contrôle du Service Fait (1 jour) Anticiper un Contrôle du Service Fait est une clé pour la gestion sereine de projets FSE. Avec une organisation et des procédures normées, la structure contrôlée peut justifier son activité et sa gestion sans recourir à un travail laborieux de recherches au risque de manquer de justificatifs. Objectifs Garantir le déploiement d une organisation permettant la collecte et la capitalisation des informations autour des projets pouvant être contrôlés Se doter d outils pratiques permettant un classement et un archivage efficace Mettre en place les bonnes pratiques pour assurer le bon traitement des documents administratifs. Thématiques abordées Les pièces justificatives Documents concernés par les éventuels Contrôle du Service Fait (CSF) et/ou Vérification du Service Fait (VSF) La durée de vie des documents à garder Méthodes et outils Introduction à la méthode des 5S Sensibilisation à l importance des codes couleurs Vers l adoption de nouvelles technologies : la dématérialisation du classement et de l archivage à travers une Gestion Electronique des Documents (GED) Définition de procédures standardisées de gestion des documents Mise en place de fiches de contrôle de l archivage

10 Les intervenants Groupe Z Ludivine ZOMBO, Consultante sénior & Directrice du Groupe Z Master en Contrôle de Gestion Ancienne Responsable Financière en Mission Locale Expertise CPO : structuration de l offre de services Accompagnement au montage et au pilotage de projet Séminaire et accompagnements Méthodes et outils, contrôle de gestion Appui technique sur le montage de projets cofinancés par le FSE Construction de tableaux de bord et d outils permettant de suivre les clés de répartition et l affectation des ressources sur un projet (dont montage analytique) Accompagnement dans la mise en place d une démarche d harmonisation des pratiques Boris CASENOVE, Consultant senior FV Consultant DESS Ingénieur de formation Conduite et assistance des projets européens En charge du Contrôle de Service Fait des dossiers FSE Accompagnement dans la mise en œuvre du programme FSE Réalisation des plans de reprise CSF Réalisation des CQG des OI (PLIE, services Politique de la ville), Mise en conformité des dossiers individuels du Plie Aide au montage des demandes de concours FSE Les consultants mentionnés ci-dessus ont une connaissance approfondie du domaine de l insertion sociale et professionnelle ainsi que des réseaux Missions Locales, Maisons de L emploi, PLIE, Ecoles de la 2ème Chance, Centres de formations.

11 Informations pratiques Eléments remis aux participants A l accueil des participants Livret d accueil du participant Programme détaillé de la formation A l issue de la formation Supports de cours Boîte à outils (tableaux de bord utilisables immédiatement) Enquête de satisfaction Attestation de formation en double exemplaire (un exemplaire à destination de l employeur) Convention de formation Lieux et horaires de la formation Les dates de formation par thématique et par ville sont indiquées dans le bulletin d inscription. Horaires des formations : 9h 12h / 13h 17h (Pause repas prévue de 12 à 13 heures) Le séminaire sera organisé à Paris et à Lyon. Le lieu exact de la formation sera communiqué aux participants au moins 21 jours avant le début de celle-ci. A prévoir par les participants Nous demandons aux participants de venir à la formation si possible avec leur ordinateur portable afin de travailler sur les outils directement depuis leur poste. Nous invitons les participants à apporter les documents relatifs à leur offre de services et outils de gestion de projet et montage analytique. Ceux-ci pourront échanger sur les outils mis en place et travailler en fonction de leur organisation. Convention de formation Groupe Z, prestataire de formation agréé n Une convention de formation sera remise aux participants pour le remboursement des frais de formation par l OPCA.

12 Témoignage d un directeur «J ai participé, en qualité de Directeur de Mission Locale, à 5 journées de formation dispensée par la Société Groupe Z. Le 1 er module, d une durée de 3 jours, avait pour objectif de maîtriser les principes et techniques de la fonction contrôle de gestion en les transportant dans les activités liées à la CPO et au FSE. Une deuxième session de 2 jours avait pour objectif de faciliter la mise en place d un organigramme CPO et de repérer les ressources mobilisées autour d un projet afin de rendre compte de l activité. Ces journées me furent particulièrement utiles, tout d abord parce qu elles confirmèrent l ampleur du travail à mettre en place sur ma structure, ne bénéficiant pas à ce jour d une comptabilité analytique me permettant d envisager avec sérénité la perspective d un contrôle, de quelque nature que ce soit. J ai apprécié également l alternance d apports didactiques et les mises en situation pratiques par le biais d exercices, le plus souvent alimentés par les expériences des participants. Lors des restitutions, il fut intéressant de confronter les différents modes de fonctionnement appliqués sur chaque structure. Tirer le bénéfice de ce qui a fait ses preuves chez un collègue est aussi un atout de ce type de formation. Mutualiser nos travaux et modes de fonctionnement, pour être force de proposition en vue des futurs dialogues de gestion avec les financeurs, fut également un objectif annoncé. Nous arrivâmes en ce sens à un consensus en fin de 2 ème session en s accordant sur une volonté commune de renseigner les 5 axes de la CPO en cohérence. La qualité des intervenants ne fut pas étrangère au succès et à l appréciation globale très positive des participants concernant les modules présentés. Le Groupe Z accompagne en aval des formations la réalisation des travaux engagés sur les structures si le besoin s en fait sentir : c est à la fois appréciable et rassurant tant les apports de toutes sortes sont innombrables au cours de ces sessions de formation.» Thierry DROUET Directeur de la Mission Locale de Crépy-en-Valois

13 Depuis plus de 10 ans, Groupe Z fait évoluer son offre de service pour apporter des solutions aux plus près de vos besoins Pour vos besoins spécifiques, Groupe Z conçoit et anime des prestations sur-mesure STRUCTURE & PROJET CPO : Structuration, évaluation et pilotage de l offre de services FSE : Elaboration du dossier jusqu à obtention des fonds CSF : Préparation de l épreuve de contrôle des services de l Etat GESTION & FINANCE Comptabilité analytique : Mise en place, définition de clés de répartition... Contrôle de gestion, de projets, tableaux de bord, suivi budgétaire Classement : Procédures, standards, suivis... RESSOURCES HUMAINES Politique RH : Mise en place et optimisation GPEC : Conseil et suivi Organisation fonctionnelle : Fiches métier, organigrammes, guides d entretien, livrets d accueil AUDIT ORGANISATIONNEL & MANAGERIAL Fusions : Études, accompagnements pré & post-fusion, intégration de deux CPO différentes Conduite du changement : Optimisation des procédures, processus d amélioration continue Management : Cohésion et adhésion d équipe, gestion des conflits, délégation AGESPRO² : Le logiciel de référence Agenda partagé permettant l alimentation automatique de la comptabilité analytique RH : Gestion des congés et frais professionnels, préparation des éléments de paie, gestion des compétences Projet : Outils de mesure et pilotage du temps et coût par projet Communication : Gestion des mails, ing, courriers et appels

14 BULLETIN D INSCRIPTION Séminaire de Formation 2013 Missions Locales Maisons de l Emploi PLIE CPO / FSE : Pilotage stratégique des projets Pour vous inscrire à la formation, veuillez nous retourner ce formulaire dûment complété (recto/verso) Par courrier à Groupe Z - Service formation 35 Avenue du Général de Gaulle Essômes-sur-Marne Pour toute information complémentaire, veuillez contacter Tiphaine LEMAIRE, Attachée clientèle Tel. : tlemaire@groupez.fr Inscription des participants : Nom - Prénom Fonction Tél. Structure :... Adresse :... Code Postal :...Ville :... Choix des formations : Séminaire de formation Session à Paris (cocher) Nbre de jours PU TTC Nbre de pers. Total TTC Réaliser le montage FSE & Capitaliser sur le projet 29,30 et 31 janvier Réaliser le montage analytique 13 et 14 février Anticiper un Contrôle du Service Fait 15 février Total TTC -TVA non applicable, art. 293 B du CGI Retournez SVP Le tarif n inclut pas les frais de repas, d hôtel et de déplacement. Le tarif inclut la participation à la formation, les supports pédagogiques, la boîte à outils.

15 Les remplacements de participants sont admis à tout moment, sans frais, en communiquant par écrit le nom et les coordonnées du remplaçant sous réserve de remplir les conditions d acceptation à la formation. L adresse exacte vous sera communiquée lors de votre inscription Sessions limitées à 15 participants pour permettre une bonne interactivité entre les participants et les intervenants. Convention de formation : Groupe Z est un organisme de formation enregistré sous le n Modalités de règlement : Par chèque à l ordre de Groupe Z envoyé à Groupe Z - Service formation 117 avenue Victor Hugo Boulogne Billancourt L inscription sera prise en compte dès réception du règlement et acceptation des conditions générales. Bon de commande administratif (à nous faire parvenir). CONDITIONS GENERALES DE VENTE : Les présentes conditions générales de vente les conditions générales s appliquent à tous les séminaires dispensés par le Groupe Z, ci-après dénommés Manifestations, et excluent l application de toute autre disposition OBJET : Toute inscription aux Manifestations doit être formulée par écrit. La signature du bulletin par le client emporte l adhésion complète aux présentes conditions générales. Toute inscription n est définitive qu après son acceptation expresse par Groupe Z et après paiement complet du prix. - PRIX : Les prix des formations sont ceux figurant sur les formulaires d inscription. Les prix sont toujours exprimés H.T et ne comprennent que les frais directs des Manifestations à l exclusion des frais de restauration et de séjour, sauf s ils sont expressément prévus. Les prix sont donnés à titre indicatif et Groupe Z se réserve le droit de les modifier sans préavis et le prix payé par le client sera celui indiqué sur les tarifs en vigueur au moment de l inscription. CONDITIONS DE PAIEMENT : Sauf dispositions particulières, les formations sont payables au comptant lors de l inscription. REMPLACEMENT ANNULATION REPORT : Groupe Z se réserve le droit de reporter ou d annuler une formation, de modifier le lieu de son déroulement, le contenu de son programme ou le choix des animateurs, si des circonstances indépendantes de sa volonté l y obligent, et ce, sans que sa responsabilité puisse être recherchée. En cas d annulation pure et simple ou de son report à une période supérieure à un mois, le prix versé à Groupe Z sera remboursé au client. Dans tous les cas, l annulation, la modification ou le report de la Manifestation ne pourra donner lieu au versement de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit. Sauf dispositions particulières, toute annulation écrite du client reçue par Groupe Z 30 jours ouvrables avant la Manifestation, entraînera le remboursement de l intégralité des droits d inscription versés (sauf frais bancaires de remboursement). Passé ce délai, toute inscription sera due. Les remplacements de participants sont admis à tout moment, sans frais, en communiquant par écrit le nom et les coordonnées du remplaçant sous réserve de remplir les conditions d acceptation à la formation. PROPRIETE INTELLECTUELLE : En application de la loi n du 11 mars 1957, le client n est pas propriétaire du contenu de la Manifestation tels que outils, procédures, idées, concept, information, prestation, le contenu,... Groupe Z conserve l intégralité des droits de propriété intellectuelle, copyright, marque déposée et secrets afférents au Contenu et autres Informations Confidentielles qu elle diffusera lors de la Manifestation. L utilisation du Contenu est limitée aux seuls usages privés du client. En conséquence, il ne peut réutiliser sans un accord préalable écrit tout ou partie du Contenu à des fins externes, ni transférer, commercialiser à titre gratuit ou onéreux, ni modifier ou adapter tout ou partie du Contenu. Le support de cours, sauf convention contraire, appartient au Groupe Z. Le droit d utilisation et de reproduction et de reproduction du support de cours du Client ne sont cédés qu aux seules fins de la formation. Toute reproduction, même partielle, est interdite. L utilisation de logiciels pour les besoins de la Manifestation n implique aucune cession de droits de propriété ou de licence sur ces logiciels. Le Client n acquiert aucun droit sur les méthodes pédagogiques et le savoir-faire du Groupe Z. Le Client doit faire respecter les règles de propriété intellectuelle par les préposés. RESPONSABILITE : Compte tenu de la nature de la prestation de formation, Groupe Z est soumise à une obligation de moyens et sa responsabilité ne saurait en aucune manière être recherchée pour manquement à une obligation de résultats. Groupe Z est tenue de fournir une prestation conforme aux règles de l art et aux usages professionnels. ASSURANCES : Le client s oblige à souscrire et maintenir en prévision et pendant la durée de la manifestation une assurance responsabilité civile couvrant les dommages corporels, matériels, immatériels, directs et indirects susceptibles d être causés par ses agissements ou ceux de ses préposés au préjudice du Groupe Z ou de tiers. CONFIDENTIALITE : Sont considérées comme données confidentielles le Contenu de la manifestation et les données qui ne sont pas du domaine public et toute information désignée comme telle. 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En cas de contestation sur son interprétation ou son exécution le tribunal de commerce de Nanterre sera seul compétent. Je reconnais avoir pris connaissance des conditions générales de vente Date... Cachet & Signature : A...

16 NOUS NOUS TENONS A VOTRE DISPOSITION POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE. 117 avenue Victor Hugo Boulogne-Billancourt Tel : Fax : Contact : info@groupez.fr SIRET : APE : 7022Z Capital social :