Comment se présente le système?

Transcription

1 Mise en place d!une plitique de cntrôle de gestin au sein de d!un Etablissement public. L!exemple de l!etablissement public de la prte Drée Cité natinale de l'histire de l'immigratin. La bnne gestin d un prjet et la mise en place d une structure de gestin nécessite de manière générale un système d infrmatin fiable permettant un piltage en anticipatin. Lrs de la créatin d un établissement public, l augmentatin rapide du budget et des effectifs emplyés, la multiplicité des tâches qui lui incmbent généralement, mais aussi les règles de la LOLF et le suci des puvirs publics de rendre plus efficiente l actin des pérateurs de l Etat, snt autant de raisns qui divent cnduire à mettre en place rapidement des prcédures de cntrôle de gestin. Les bjectifs assignés à un tel système snt au nmbre de tris : - assurer un meilleur suivi budgétaire en publiant mis par mis un tableau de brd des écarts cnstatés entre charges et prduits prévus et réalisés. - Déterminer des centres de cûts crrespndant aux grandes missins de l établissement (gestin du bâtiment, accueil du public, musée, médiathèque, prgrammatin, etc ). Cette définitin vise à permettre de définir des bjectifs de dépenses et de recettes par secteur et le cas échéant de respnsabiliser les chefs de prjets. La mise en euvre d une cmptabilité par prjet permet également un suivi mensuel des actins et une évaluatin u une réallcatin des myens mis en œuvre. - Définir de manière extracmptable des dnnées-clés ( du type : fréquentatin, mesures physiques) permettant de calculer des indicateurs de gestin et de résultat, y cmpris ceux demandés par le Ministère de la Culture, dans le cadre du PLF (cût du bâtiment, cût par visiteur, cût au m2, etc..). Cmment se présente le système? Un bn système de cntrôle de gestin dit permettre d amélirer le piltage de l établissement et des prjets. C est un instrument de guvernance à destinatin des respnsables : il permet d infrmer, d aider à la décisin, d évaluer, de rétragir sur l adéquatin des myens aux bjectifs. Il dit être synthétique (dire l essentiel), ergnmique (lisible d un cup d œil), fiable (dnner des résultats nn discutables). Traditinnellement, un système de cntrôle de gestin (SCG) se présente sus la frme d un ensemble de flux de dnnées présentées sus frme de tableaux u de graphiques Excel. Il dit être suffisamment ramassé pur tenir, en dnnées de synthèse, sur une duble page. Le «rafraîchissement» des infrmatins dit être d une péridicité suffisante pur permettre la prise de décisin et le suivi efficace : un rythme de publicatin mensuel paraît être l ptimum suhaitable. Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 1

2 Quelle structuratin? Le système de cntrôle de gestin (SGC) se présente de la manière suivante : - le budget est cnstruit sus frme matricielle par nature (PCG), mais aussi par grande fnctin et par prjet - les dnnées cmptables adptent la même structure (cmptabilité analytique) - le rapprchement mensuel des dnnées cmptables et du budget permet d éditer un tableau de cntrôle budgétaire. Celui-ci dnne prjet par prjet et fnctin par fnctin l écart entre prévu et réalisé u taux de réalisatin. - une bucle d interactin permet péridiquement (trimestre u semestre) de réactualiser le budget en fnctin des résultats cnstatés. - Chaque respnsable de prjet dispse d un tableau de cntrôle permettant de cnnaître les budgets (charges et prduits) fixés à chaque prjet et le taux de réalisatin. - Ces dnnées, cmplétées par des dnnées physiques (fréquentatin, flux de cnsmmables, surfaces, etc ) snt agrégées en indicateurs permettant de mesurer des résultats. Ces derniers frment un véritable «tableau de brd», permettent à la directin générale de pilter le prjet en suivant les bjectifs et les myens, prjet par prjet. Le tableau de brd est également un instrument d évaluatin et de mesure de l efficience. - Ce tableau de brd alimente à sn tur des indicateurs synthétiques, qui sernt ntamment furnis aux financeurs dans le cadre de la LOLF. Schéma glbal du système : Prpsitins de typlgie des fnctins : Il est généralement précnisé de cnstruire le budget en décmpsant les charges et les prduits seln une structure à deux dimensins (u matricielle) : Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 2

3 - en ligne la ventilatin des charges et prduits par nature, seln la nmenclature cmptable ; - en clnne la ventilatin fnctinnelle (u analytique), par grande missin, grande fnctin et par prjet. La première nmenclature est bien entendu nrmalisée ; la secnde dit reprendre les missins de l établissement, cmme cela est demandé dans la LOLF. Exemple de l!etablissement public de la prte Drée Cité natinale de l'histire de l'immigratin : Le décret du 16 nvembre 2006 (art 2-1) cnfie deux missins à l Etablissement public et celles-ci divent être cnsidérées cmme les deux bjectifs généraux au sens de la LOLF : - bjectif A : rassembler, sauvegarder, mettre en valeur et rendre accessible les éléments relatifs à l histire de l immigratin en France ; - bjectif B : préserver, gérer et mettre en valeur le palais de la prt drée et favriser l insertin de cet ensemble dans sn envirnnement. Ces deux grandes missins peuvent à leur tur être décmpsées, en essayant de déterminer des missins qui crrespndent à des départements fnctinnels et des centres de cût : - OBJECTIF A : METTRE EN OEUVRE LE PROJET DE LA Cité natinale de l'histire de l'immigratin : A1 - musée A2 - prgrammatin artistique et culturelle A3 - ressurces & pédaggie A4 - Réseau A5 - Diffusin A6 - Autres prjets - OBJECTIF B : GÉRER LE MONUMENT B1 - accueil public B2 - Bâtiment C1 - administratin X- nn ventilable Il faut ajuter à ces missins la fnctin d administratin générale qui est cmmune aux deux missins et prévir une ligne pur les charges u prduits nn rattachables directement à une missin u un prjet (ces dnnées dites «nn ventilables» snt en général réparties sur les différents pstes fnctinnels à l aide de clés de répartitin). Dans la présentatin matricielle (c est à dire avec les cmptes du PCG en ligne et les missins en clnne), la clnne «Ttal» crrespnd par définitin aux lignes du budget vté par le CA seln le PCG. REMARQUES SUR LA PROPOSITION CI-DESSUS : Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 3

4 - pur l bjectif A, la ventilatin par missins crrespnd sensiblement à l rganigramme, ce qui permet de faire de chaque directin un centre de cût dté d un budget. - Le réseau dispse de sn prpre budget pur ses interventins, même s il a une vcatin d animatin transversale - La clnne A5 crrespnd à l ensemble de la diffusin, y cmpris l infrmatin, la cmmunicatin, l éditin, le dévelppement des publics, les technlgies de l infrmatin. - La clnne A6 vise à puvir gérer les prjets ayant un caractère exceptinnel (type année eurpéenne). - Pur l bjectif B, le but est de puvir cnnaître le cût du bâtiment en rdre de marche. Il est intéressant d individualiser dans ce cût les charges liées à l accueil et à la gestin du public. Cmpte tenu que le bâtiment accueille deux entités (la Cité natinale de l'histire de l'immigratin et le SN aquarium) et que les charges liées à l bjectif B snt entièrement supprtées par l Etablissement public, il serait intéressant de puvir individualiser les charges liées à l aquarium. - La clnne C1 crrespnd aux fnctins supprt liées à l administratin de l établissement. Elles ne peuvent être une «missin» en tant que telle ni être rattachées à l un seul des deux grands bjectifs A et B. - Enfin, la clnne X crrespnd aux dnnées cmptables qu il n est pas pssible de rattacher à une actin u un prjet, u qu n ne chisit de ne pas éclater par prjet pur des raisns techniques u de gestin. Habituellement, ces charges et ces prduits snt réimputées sur les prjets et fnctins à l aide de clés de répartitin définies à l avance (u puvant être déterminées par des dnnées physiques). Exemple : le téléphne purrait être imputé analytiquement à chaque prjet grâce aux relevés de facture détaillés. Tutefis, il est plus efficace de cmptabiliser le budget glbal et de l imputer avec des cefficients ratinnels. Il est pssible de présenter le budget en cûts cmplets par fnctin et prjet en ré- imputant tutes les charges fixes dans la présentatin du tableau. Exemple de prpsitins de typlgie des prjets : Cncernant les prjets, il est recmmmandé de créer un nuveau cmpte analytique à chaque fis qu un prjet est validé par la directin, ceci afin de permettre un suivi des recettes et dépenses prjet par prjet. Chaque prjet dit se rattacher à une missin. Pur le budget initial, il cnviendra de partir des prjets identifiés et à défaut des départements définis dans l rganigramme. Il est pssible cmme en cmptabilité générale de définir des sus cmptes pur suivre finement des actins. Exemple : A2 : prgrammatin, A21 : expsitins, A211 : exp 1931, etc Il existe pur chaque missin une clnne des charges nn ventilable, repérée par le chiffre 9. Cette clnne peut également être ventilée sur chaque prjet pur btenir des cûts cmplets. Vici une prpsitin de liste, à titre d exemple : - OBJECTIF A : METTRE EN OEUVRE LE PROJET DE LA Cité natinale de l'histire de l'immigratin : Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 4

5 A1 musée! A11 : muségraphie, repères, galerie des dns! A12 : prjet scientifique! A13 : archives rales! A14 : cnservatin! A15 : prjets (détailler)! A19 : musée nn ventilable A2 - prgrammatin artistique et culturelle! A211 : exp 1931! A212 : exp France Allemagne! A213 : exp Algériens au travail! A214 : exp! A22 : manifestatins artistiques! A23 : prjet Niriel! A29 : prgrammatin nn ventilable A3 - ressurces & pédaggie! A31 : médiathèque! A32 : pédaggie! A39 : RP nn ventilable A4 - Réseau! A41 : rencntres du réseau! A42 : prjets du réseau! A49 : réseau nn ventilable A5 Diffusin! A51 : cmmunicatin! A52 : mécénat! A53 : cllques! A54 : éditin! A55 : dévelppement des publics! A56 : lcatin des espaces! A59 : diffusin nn ventilable A6 - Autres prjets! A61 : AEDI! A69 : AEDI nn ventilable - OBJECTIF B : GÉRER LE MONUMENT B1 - accueil public (dnt aquarium)! B10 : uverture du Mnument! B11 : prgrammatin! B12 : événements! B19 : accueil nn ventilable B2 - Bâtiment (dnt aquarium)! B21 : Cnsmmables, fluides, énergie! B22 : Travaux d entretien et de maintenance! B23 : Sécurité! B29 : bâtiment nn ventilable Evidemment, cette liste dit être actualisée après l élabratin d un prgramme annuel d activités et sn apprbatin par les instances de l Etablissement public. Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 5

6 La difficulté habituelle dans ce type d apprche est de déterminer à quelle missin se rattachent les prjets transversaux, u bien ceux qui mettent en œuvre les myens de deux services différents (cas de l exp 1931). Il est évident qu une nmenclature trp détaillée va entraîner le saucissnnage des prjets et interdira une visin pertinente. Il faut dnc truver un myen terme entre des infrmatins précises mais inexplitables et une visin trp schématique. De même, les charges de persnnel snt difficiles à rattacher à un prjet pur les persnnels qui ne snt pas «mn tâche». A mins d adpter un système de pintage hraire, cntraignant, l idéal est l affectin a priri des pstes sur les prjets avec des clés de répartitin prédéfinies (exemple de clé : la respnsable du département éditin cnsacre 50% de sn temps à la revue H&M). La réflexin sur le SCG dit amener à une réflexin sur l rganigramme : pur chaque prjet et missin, la directin devra préciser qui est chef de file et respnsable du suivi budgétaire crrespndant. Ainsi, le système prpsé permet une meilleure respnsabilisatin des chefs de prjets par rapprt aux myens, mais ceux-ci devrnt également «rendre cmpte» à la directin générale de leur actin. A myen terme, le dispsitif permet également d agir sur les ressurces humaines : meilleure définitin des pstes, mise en évidence des besins. Tableau de brd et indicateurs de résultat Le tableau de brd mensuel dit permettre le piltage de l Etablissement et le suivi des prjets. Il dit cntenir des infrmatins cmptables : - taux de cnsmmatin des envelppes, - taux de réalisatin des bjectifs financiers Mais aussi des infrmatins extra cmptables et des dnnées physiques : - prix de revient des prjets - taux de réalisatin des prjets en vlume - nmbre d heures de travail u d ETPT cnsmmés - prductins et cnsmmatins en vlume - fréquentatin Il est dnc nécessaire, en plus de dnnées furnies par le cntrôle budgétaire, de définir les indicateurs de résultat pertinents pur les missins u prjets pur lesquels une évaluatin du résultat est pssible (ce n est évidemment pas tujurs le cas). A partir des tableaux de brd, il est pssible de cnstruire des indicateurs agrégés u synthétiques qui sernt transmis aux tutelles et servirnt à l évaluatin des perfrmances de l Etablissement public dans la cadre de la LOLF vire de la RGPP. Il est à nter que certains indicateurs de perfrmance snt impsés par le ministère de la Culture. Il est prpsé ci-dessus une liste d exemples d indicateurs puvant être établis mensuellement u annuellement dans le tableau de brd général de gestin d un Etablissement public cmme celui de la Cité natinale de l'histire de l'immigratin. Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 6

7 - OBJECTIF A : - METTRE EN OEUVRE LE PROJET DE LA Cité natinale de l'histire de l'immigratin : A1 - musée Mntant des acquisitins Nmbre d bjets en cllectin par catégrie Nmbre d bjets cllectés (galerie des dns) A2 - prgrammatin artistique et culturelle Nmbre de visiteurs/spectateurs par prjet Cût par visiteur A3 - ressurces & pédaggie A4 - Réseau A5 - Diffusin A6 - Autres prjets Nmbre de visiteurs/ de cnsultatins Vlume de dcuments physiques accessibles Nmbre de pages numérisées Nmbre de classes cncernées par un prjet pédaggique Nmbre de prjets recensés Nmbre de partenariats Audience glbale Nmbre de références média Diffusin glbale des publicatins (nb d ex) Nmbre de pages vues sur internet Nmbre de visiteurs uniques (internet) Vlume de mécénat A définir au cas par cas - OBJECTIF B : - GÉRER LE MONUMENT B1 - accueil public Fréquentatin du mnument/ des différents espaces Nmbre de réservatins grupes Chiffre d affaires cnslidé B2 - Bâtiment Chiffre d affaires lcatins/mécénat Prix de revient par visiteur Prix de revient par espace et par fnctin Cût de la sûreté/ sécurité Indicateurs de cnsmmatin physique Cût de la maintenance Cût de l aquarium Mntant des investissements - AUTRES FONCTIONS SUPPORT - ADMINISTRATION ET AUTRES CHARGES NON RATTACHÉES C1 - Administratin Myenne des frais généraux par ETPT Budget de frmatin par ETPT X - nn ventilable Part des ressurces prpres dans le budget Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 7

8 Mise en œuvre La mise en place d un SCG dit se faire prgressivement, avec des étapes bien définies, par exemple : - Etape 1 (ANNÉE N-1) : présentatin du prjet à l équipe de directin - Etape 2: préparatin du budget de l année n+1 par missin et prjet - Etape 3 : déterminatin du plan cmptable analytique et des flux de dnnées à créer entre le lgiciel cmptable et le SCG (dévelppé sur Excel) - Etape 4 : validatin des budgets par prjet et distributin des fiches aux respnsables - Etape 5 : validatin de la structure des tableaux de brd et des indicateurs - Etape 6 (DÉBUT DE L ANNÉE N) : début de la publicatin mensuelle des tableaux de cntrôle budgétaire et des tableaux de brd Ultérieurement, il purra être défini des prcédures d audit interne u externe permettant : - de prpser des indicateurs qualitatifs et nn seulement quantitatifs - de rechercher une réductin des cûts et/u une améliratin de la prductivité - d arbitrer entre la sus-traitance et la réalisatin en interne - de prpser des investissements permettant de réaliser des écnmies sur l explitatin du bâtiment (myens humains, cnsmmatins de fluides et d énergie) - de dévelpper le ptentiel de l équipe par la frmatin prfessinnelle Nte sur la mise en place du cntrôle de gestin page 8