UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES POLITIQUE INSTITUTIONNELLE DE GESTION ET DE DÉVELOPPEMENT DE LA COLLECTION D ŒUVRES D ART

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1 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES ANNEXE 2004-CA R4879 POLITIQUE INSTITUTIONNELLE DE GESTION ET DE DÉVELOPPEMENT DE LA COLLECTION D ŒUVRES D ART 1. ÉNONCÉ Par cette politique, l Université du Québec à Trois-Rivières, ci-après appelée l Université, établit son plan d action en matière de gestion et de développement de la Collection d œuvres d art en définissant le cadre juridique, le champ d application, les processus administratifs et les critères de sélection requis pour atteindre les objectifs visés. 2. CADRE JURIDIQUE Cette politique est assujettie à la loi et aux règlements généraux de l Université du Québec ainsi qu aux règlements, règles et autres de l Université. Elle se situe dans le cadre de : - la Loi sur l exportation et l importation des biens culturels ; - la Loi sur les biens culturels ; - la Loi sur les droits d auteur ; - la Loi de l impôt sur le revenu (Canada) ; - la Loi de l impôt sur le revenu (Québec) ; - le Règlement sur l intégration des arts à l architecture et à l environnement des édifices du Gouvernement du Québec. 3. CHAMP D APPLICATION Cette politique s adresse à toutes les personnes et à toutes les unités de l Université et s applique à toutes les œuvres d art susceptibles d être acquises par l Université. 4. OBJECTIFS L'Université, par sa Collection d'oeuvres d'art, a comme objectif général de mettre en valeur le patrimoine artistique. Cette politique vise à : - établir les principes et les pratiques qui doivent régir la gestion et le développement de la Collection d œuvres d art ; - indiquer les critères ; - présenter les moyens administratifs pour planifier et contrôler la gestion et le développement de la Collection d œuvres d art ; - faciliter la prise de décision lors d offres d acquisition ; - fournir un cadre de référence pour l acquisition, le traitement, la conservation et la diffusion d œuvres d art ; - favoriser un environnement plus humanisé ; - familiariser le personnel et les étudiants avec les différentes formes d expressions artistiques ;

2 2 - présenter l évolution des arts plastiques en permettant l acquisition d œuvres de professeurs, de chargés de cours et d étudiants de l Université ; - développer une collection d œuvres d art qui témoignerait de la réalité culturelle à l Université. De ces buts découle un mandat de gestion confié au comité d oeuvres d'art de l Université de statuer sur les questions d'acquisition, de conservation, de restauration, d'aliénation et de prêt des oeuvres d'art faisant partie de la Collection. 5. PROCESSUS ADMINISTRATIFS D ACQUISITION 5.1. PRINCIPES Toute acquisition d œuvres d art doit être conforme au mandat institutionnel et répondre à sa mission et à ses orientations notamment de : - sauvegarder et accroître le patrimoine artistique de l'université ; - utiliser la Collection à des fins d'enseignement, de recherche et de services à la collectivité ; - sensibiliser la communauté universitaire aux arts visuels ; - contribuer au rayonnement de l'université ; - améliorer la qualité de l'environnement esthétique de l'université. L acquisition d œuvres d art doit se faire en tenant compte de la capacité de l'université de les rendre accessibles; cette capacité dépend, entre autres, - de l'état de conservation ; - du format ; - du volume et du médium des œuvres ; - des conditions d'acquisition ; - des ressources financières, humaines et matérielles disponibles. L acquisition doit constituer un enrichissement indiscutable et doit se faire dans le respect de la législation régissant le domaine. Le dépôt d une œuvre d art peut être exceptionnellement accepté que s il y a une possibilité d acquisition dans un délai de 12 mois DÉFINITIONS Dans cette politique, les termes suivants signifient : Acquisition : processus par lequel l Université devient propriétaire d une œuvre d art soit par achat, soit par don ou par legs. Achat : acte par lequel, moyennant une certaine somme d argent ou un échange ou toute autre modalité acceptée par les parties, l Université acquiert les droits de propriété d une œuvre d art. Don : acte par lequel, sans débourser d argent, l Université acquiert les droits de propriété d une œuvre d art. Legs : don fait par clause testamentaire CHAMP D INTERVENTION ET PRIORITÉS Sous réserve d'offres de valeur ou d'intérêt exceptionnel, l acquisition d œuvres d art doit promouvoir l art québécois. Cependant, la priorité est accordée aux œuvres : - des membres de la communauté universitaire qui ont une grande notoriété et qui ont contribué au rayonnement de l Université ;

3 3 - d étudiants anciens ou actuels ayant contribué à la poursuite de la mission d enseignement et de recherche de l Université ; - d artistes de la région Mauricie/Centre-du-Québec ; - offertes par les professeurs du Département des arts pour souligner l apport significatif d un membre du Département à la mission universitaire ; - d'artistes ayant contribué de façon significative à l'évolution de l'art au Québec, au Canada ou dans le monde ; - données par des collectionneurs de la région MODES, MÉCANISMES ET PROCESSUS D ACQUISITION L acquisition d œuvres d art se fait soit par achat, par don ou par legs. Dans tous les cas, l acquisition est conclue par une convention ou un protocole, après constitution d un dossier (ce dossier est confidentiel et doit être traité à huis clos par le comité d œuvres d art de l Université jusqu à la signature de la convention ou du protocole) qui doit comporter les éléments suivants : - un fichier signalétique indiquant l identification, la provenance, la description de l œuvre ; - la justification de l acquisition (importance historique, sociale ou autres) ; - une estimation des coûts : acquisition, conservation, installation. Dans le cas d œuvres de grande dimension, un avis du Directeur du Service de l équipement est nécessaire ; - la correspondance avec le donateur relative aux conditions d acquisition par l Université ; - la cession des droits de propriété de l œuvre. Le processus d acquisition d œuvres d art s effectue dans le respect des étapes suivantes : - une lettre d intention doit être acheminée auprès du responsable du Service des archives et des collections. Elle doit être accompagnée d'une diapositive couleur ou autres documents visuels pertinents à l oeuvre incluant sa description, le nom de l'artiste, le titre, les matériaux, les dimensions, l'année de réalisation, l'historique, le certificat d authenticité, la preuve de propriété et, s'il y a lieu, l ancien propriétaire, les expositions et le rapport de condition ; - le responsable du Service des archives et des collections achemine le dossier auprès du comité d œuvres d art de l Université ; - le comité d œuvres d art de l Université établit l'acceptation de l acquisition en tenant compte de la qualité de l'oeuvre et de son intérêt vis-à-vis les axes de développement. La réponse doit relater les indications du comité d œuvres d art de l Université ; - en cas d acceptation de l œuvre par le comité d œuvres d art de l Université, le donateur doit fournir une évaluation de l œuvre. L évaluation de l œuvre doit se référer à sa juste valeur marchande. Elle doit prendre la forme d une attestation en bonne et due forme et elle doit être faite par un expert reconnu externe à l Université et choisi par le comité d œuvres d art de l Université. Une évaluation est nécessaire pour une œuvre dont la juste valeur marchande est inférieure à $ et deux (2) évaluations sont nécessaires pour une œuvre dont la juste valeur marchande est supérieure à $. Les frais d évaluation et de transport sont à la charge du donateur ; - après réception de l évaluation (ou des évaluations) de l'oeuvre, le responsable du Service des archives et des collections avise le Service des finances de l'université ou la Fondation de l'université pour l'émission des reçus, et voit, le cas échéant, à entreprendre des démarches auprès de la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels ; - une entente doit être prise avec le signataire de la lettre d intention pour le transfert de l'oeuvre et son transport à l'université. La gestion des œuvres d art implique : - l inscription de l'oeuvre dans l'inventaire de la Collection ; - l élaboration d un programme de sensibilisation visant l'expansion, la conservation et la diffusion de la Collection auprès des divers services administratifs, du milieu enseignant, des étudiants et de la collectivité ;

4 - la préparation, chaque année, d un budget de fonctionnement et d'investissement par le comité d œuvres d art de l Université CRITÈRES D ACQUISITION Les critères qui guident l acquisition d œuvres d art sont : - le statut juridique et le titre de propriété ; - l authenticité, la qualité, l intérêt de l œuvre, la valeur esthétique ou historique, en tenant compte de l'évaluation des personnes consultées (experts internes et externes) ; - la valeur marchande de l'oeuvre, en tenant compte de l'expertise ; - les disponibilités d'espace, d'entreposage, la qualité structurale des espaces existants pour l'accès du public à l'oeuvre en tenant compte des avis du comité d œuvres d art de l Université ; - l état, la condition, la facture des oeuvres, les matériaux utilisés, leur caractère périssable ou non ; - les possibilités et les coûts de conservation, de restauration et de diffusion en tenant compte de l'expertise ou des avis du comité d œuvres d art de l Université ; - les conditions d acquisition que doit assumer l'université ; - le respect de cette Politique ; - la facilité de conservation et d'installation dans des conditions normales relativement au volume, au format et au médium de l'oeuvre. L'Université peut, sur recommandation du comité d œuvres d art de l Université, accepter ou refuser l offre d acquisition d œuvre d art qui lui est faite. De plus, elle se réserve le droit de relocaliser l œuvre et même de s en départir sous diverses formes : location, prêt, rétrocession et vente. 6. LOCALISATION ET PRÊT Le Service des archives et des collections a la responsabilité de voir à la localisation des œuvres de la Collection dans les aires publiques et les bureaux de l Université, sous réserve de l approbation du Service de l équipement pour le choix du site et du Service de la protection publique pour la sécurité. Il voit également à la gestion des prêts des œuvres à l extérieur de l institution. 7. ALIÉNATION DES ŒUVRES Le comité d œuvres d art de l Université décide, sur recommandation du responsable du Service des archives et des collections, de l aliénation des œuvres de la Collection. 8. ENTRETIEN ET RESTAURATION Le responsable du Service des archives et des collections établit, annuellement, en vue de la préparation des budgets, la planification des coûts d entretien et de restauration des œuvres de la Collection. Cette planification doit être approuvée par le comité d œuvres d art de l Université. 9. MISE EN VALEUR ET DÉVELOPPEMENT DE LA COLLECTION Le comité d œuvres d art de l Université voit à la mise en place des projets de mise en valeur et de développement de la Collection et le responsable du Service des archives et des collections en assure la réalisation.

5 10. STRUCTURE FONCTIONNELLE 5 Le secrétaire général et directeur des affaires juridiques : - est responsable de la mise en application de cette Politique ainsi que des procédures qui en découlent ; - vise les normes et les procédures liées à cette Politique ; - s assure que les lois et les directives en matière de droits d auteur et de biens culturels sont observées ; - soumet, à l approbation du conseil d administration de l Université, cette Politique ainsi que les changements qui peuvent y être apportés. Le responsable du Service des archives et des collections : - coordonne l ensemble des opérations de cette politique. Le comité d œuvres d art de l Université : - élabore la Politique institutionnelle de gestion et de développement de la Collection d œuvres d art ; - étudie les dossiers des œuvres pouvant être acquises par l Université ; - suggère des initiatives susceptibles de favoriser des acquisitions. Les gestionnaires responsables : - doivent s associer systématiquement au comité d œuvres d art de l Université lors de la planification de travaux de construction, d aménagement, d installation d équipements ou de signalisation dans les pavillons de l Université, ayant des incidences sur l application de cette politique ; - voient à l application, dans leur unité respective, de cette Politique. 11. LE COMITÉ D ŒUVRES D ART DE L UNIVERSITÉ MANDAT DU COMITÉ Le comité d œuvres d art de l Université est l'unique mandataire de l'université relativement à la Collection d'oeuvres d'art et veille à sa conservation, à sa restauration de même qu au prêt, à la vente ou à l échange. À cet effet, le comité d œuvres d art de l Université : - tient un inventaire à jour de toutes les oeuvres faisant partie de la Collection ; - peut, sans autre autorisation, procéder à tout inventaire ou vérification ; - assume la responsabilité de toute oeuvre d'art donnée, acquise ou déposée à l'université. Le comité d œuvres d art de l Université a le mandat de : - susciter l intérêt des différentes unités de l Université eu égard à la mise en valeur de la Collection d oeuvres d art de l Université ; - solliciter des suggestions auprès de la communauté universitaire ; - soumettre au secrétaire général et directeur des affaires juridiques tout projet de modification à cette Politique ; - présenter le rapport annuel de ses activités ; - préciser les critères de qualité des pièces à acquérir, cas par cas ; - établir une liste d'oeuvres à acquérir et constituer une liste d'experts pour guider le comité d œuvres d art de l Université au besoin, selon leur champ de compétence ; - suggérer et encourager des initiatives susceptibles d'apporter des dons d'oeuvres d'art ; - renseigner les donateurs sur les avantages fiscaux ;

6 6 - proposer la tenue d'expositions permanentes, semi-permanentes et itinérantes des pièces de la Collection ; - faire des suggestions et conseiller sur l'aménagement de salles futures pour l'entreposage et la consultation de la Collection ; - faire des recommandations sur les possibilités de ventes de certaines oeuvres jugées moins pertinentes aux objectifs ou au développement de la Collection ; - faire des suggestions d'achats d'oeuvres historiques ; - préparer annuellement un budget de fonctionnement et d'investissement pour l acquisition, l entretien, la restauration, la mise en valeur et le développement de la Collection ; - acheminer ses recommandations auprès du secrétaire général et directeur des affaires juridiques COMPOSITION DU COMITÉ La composition du comité d œuvres d art de l Université, dont les membres sont désignés, pour un mandat de deux ans, par le secrétaire général et directeur des affaires juridiques, est la suivante : - le directeur du Département des arts ou le responsable de la Galerie d art ; - le directeur du Bureau du soutien au développement universitaire ou son représentant ; - un membre de la communauté universitaire ; - un membre du milieu artistique régional. Le secrétaire général et directeur des affaires juridiques agit à titre de président et le responsable du Service des archives et des collections à titre de secrétaire. 12. IMPLICATIONS DE LA FONDATION ET DE CERTAINS SERVICES La mise en application de cette politique implique que : - la Fondation de l'uqtr planifie, selon son mandat, une sollicitation concernant les dons d'oeuvres d'art auprès des grandes collections publiques et privées ; - le Service de l équipement, lors de tout déménagement impliquant un service ou un organisme de l'université, avise le comité d œuvres d art de l Université du transfert de l'œuvre et lui indique le nouvel emplacement de l'œuvre ; - le Service de la protection publique, en collaboration avec le Service de l'équipement, donne son avis, s'il y a lieu, sur la qualité des espaces et les composantes de la structure pour assurer la sécurité des biens et des personnes. De plus, il assure la protection des œuvres contre les vols, les dommages et les pertes ; - le Service des finances émette des reçus d'impôt et qu il assume la responsabilité d assurer les œuvres de la Collection, s il y a lieu. 13. ACCÈS À LA COLLECTION D ŒUVRES D ART La communauté universitaire a accès à la Collection par le biais de prêt. Les emprunts sont adressés au responsable du Service des archives et des collections et sont assujettis aux règlements de l'université et à la capacité des ressources humaines et financières de l Université ainsi qu'aux contraintes de la conservation et de la sécurité des œuvres de la Collection. Références : 397-CA-3486, 28 octobre CA R4879, 25 octobre 2004

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