PROFIL DE L EMPLOI. Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (aide pédagogique Soutien administratif 240-ABCL ABCL ABCL1003 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Étudiants Parents Personnel professionnel: Conseillers pédagogiques Aides pédagogiques individuels Conseillers d orientation Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 7

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur de l organisation de l enseignement et de la formation continue, la personne occupant l'emploi d agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec les activités des aides pédagogiques individuelles (API), accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités liés au Service de l aide pédagogique individuelle. Spécifique au poste: Notamment, elle répond à diverses demandes d'information, offre un soutien téléphonique et remet divers documents à la clientèle étudiante. Elle s'occupe de la prise de rendez-vous avec les aides pédagogiques individuels. Elle saisit et tient à jour diverses informations dans le système de gestion pédagogique. Elle tient à jour divers dossiers et registres concernant le travail accompli et effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle participe aux diverses activités du service lors des opérations massives. Elle procède à l entrée de données et à la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion pédagogique. Elle prépare et envoie des notes de service afin d aviser les enseignants de l absence prolongée de certains étudiants. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 7

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS Général pour tous les postes: 1. Agir à titre de personne ressource pour la clientèle étudiante. 1.1 Accueillir les étudiants au comptoir d'accueil et répondre à leurs demandes d'information concernant, entre autres, les programmes de formation et les différentes procédures d'admission et d'inscription; 1.2 Assurer le service téléphonique du service, prendre les messages destinés aux API et, au besoin, transférer les appels téléphoniques vers d'autres services; 1.3 Prendre et organiser les rendez-vous des étudiants avec leur API; 1.4 Remettre les formulaires usuels et autres documents; 1.5 Récupérer les messages de la boîte vocale du service et faire le suivi des appels. 2. Effectuer un ensemble d'activités administratives. 2.1 Informatiser et classer les formulaires d'annulation de cours; 2.2 Procéder à l'entrée des données des différents codes d'amission dans le système de gestion pédagogique; 2.3 Maintenir à jour les dossiers étudiants dans le système de gestion pédagogique; 2.4 Préparer et envoyer: des notes de service afin d aviser les enseignants de l absence prolongée de certains étudiants ; des lettres personnalisées pour l attestation de fin d études des étudiants admis à l Université; 2.5 Tenir à jour divers dossiers et registres concernant le travail accompli; 2.6 Faire la correspondance inhérente à son travail; 2.7 Effectuer le suivi des demandes de substitutions et d équivalences; 2.8 Participer lors d opérations massives notamment les inscriptions à la formation continue, les modifications d horaires et l accueil des étudiants. 3. Assurer une gestion documentaire efficace. 3.1 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste; 3.2 Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire, incluant la documentation électronique; 3.3 Voir à a numérisation des dossiers. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 7

4 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS Plus spécifiquement pour chacun des postes: 240-ABCL1004: 1. Offrir un soutien administratif pour divers dossiers notamment en lien avec les admissions. 1.1 Vérifier et organiser les étapes lors des admissions: Effectuer des entrées de données dans le système de gestion pédagogique Préparer et recevoir les dossiers pour les demandes de transfert entre Collèges; Collaborer au processus de passation des tests d aptitudes physiques en techniques policières. 1.2 Participer à la vérification des dossiers des étudiants non-résidents du Québec; 1.3 Distribuer les examens de fin de session au comptoir de l organisation de l enseignement; 1.4 Enregistrer et maintenir à jour les informations et les messages contenus sur les messageries vocales et les capsules de l arbre téléphonique; 1.5 Informatiser et effectuer le suivi des commandites virtuelles émises par les APIS; 1.6 Remplacer, au besoin, la personne au comptoir de l organisation de l enseignement. 240-ABCL1002: 1. Offrir un soutien administratif pour divers dossiers notamment en lien avec les demandes de changement de niveaux. 1.1 Effectuer les changements de niveau en anglais et en espagnol au dossier de l étudiant; 1.2 Informer l étudiants en cas d une mauvaise transmission du test de classement en anglais et corriger, s il y a lieu, la validation du test de classement en anglais; 1.3 Modifier les inscriptions du cours d éducation physique et du cours de français au dossier de l étudiant selon la décision des départements; 1.4 Saisir les demandes d annulation de session des étudiants dans le système de gestion pédagogique; 1.5 Effectuer les demandes de réquisition; 1.6 Récupérer les feuilles de temps; 1.7 Participer à la planification de l épreuve uniforme de langue d enseignement; 1.8 Organiser le présentoir. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 7

5 240-ABCL1003: 1. Offrir un soutien administratif pour les dossiers en lien avec la reconnaissance des acquis scolaire et extra-scolaire soumis aux départements. 1.1 Recevoir et préparer les dossiers de demandes et les remettre aux API; 1.2 Faire générer les frais des inscriptions en reconnaissance d acquis de formation (RAF); 1.3 Effectuer le suivi des demandes pour la reconnaissance d acquis soumis aux départements; 1.4 Classer les formulaires de contrat de réussite; 1.5 Produire les statistiques des demandes de substitution et les demandes d'équivalence à chaque session; 1.6 Remplacer, au besoin, la personne au comptoir de l'organisation de l'enseignement; 1.7 Vérifier et voir à l impression des formulaires. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS Général pour tous les postes: 1. Agir à titre de personne ressource pour la clientèle 65% étudiante du Service de l'aide pédagogique individuelle. 2. Effectuer un ensemble d'activités administratives pour le 20% service. 3. Assurer une gestion documentaire efficace. 3% 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 2% Plus spécifiquement pour chacun des postes: Offrir un soutien administratif pour divers dossiers. 10% Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 7

6 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau de base; Excel niveau de base. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Système informatisé de gestion financière. Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités; Orientation service à la clientèle; Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 7

7 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? X NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? X NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive X pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de X sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, X autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, X écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. X Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines X gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. X Date de mise à jour: Février 2014 Page 7 de 7