MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE Secrétariat Général Direction des affaires financières et de la logistique Sous-direction des affaires budgétaires Bureau de la comptabilité Adresse : 78 rue de Varenne PARIS 07 SP Suivi par : Tél : Fax : NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDAB/SDLP/N Date: 14 mai 2008 Sous-direction de la logistique et du patrimoine Bureau de la commande publique Suivi par : Tél : Fax : Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexe : 1 Le Ministre de l'agriculture et de la pêche à Mesdames et Messieurs les Directeurs et chefs de service d administration centrale Madame le Chef de la mission de coordination du programme 215 Monsieur le Chef du bureau du Cabinet Objet : Traitement des achats au sein de l administration centrale règles relatives aux marchés à procédure adaptée passés par les services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche Bases juridiques : Décret n du 1 er août 2006 modifié portant code des marchés publics Résumé : Cette note a pour objet de définir, en application du code des marchés publics, les règles applicables aux marchés publics de fournitures et de services passés selon la procédure adaptée par les services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche. Mots-clés : achat, fournitures, services, marché adapté, MAPA, marché public, service prescripteur Pour exécution : Mesdames et Messieurs les Directeurs et chefs de service d administration centrale Madame le Chef de la mission de coordination du programme 215 Monsieur le Chef du bureau du Cabinet Destinataires Pour information : SCBCM - 1 -

2 I. Principes généraux Toute procédure d'achat, dès le premier euro dépensé, (donc y compris un achat d'un montant inférieur à HT ou un achat payé par la régie) est un marché public. Pour cette raison, le service à l origine de la commande (service gestionnaire/service prescripteur) doit respecter les principes fondamentaux définis à l'article 1 er du code des marchés publics : - la liberté d'accès à la commande publique, - l'égalité de traitement des candidats, - la transparence des procédures. II. Règles à respecter par les services centraux du MAP pour les achats passés selon la procédure adaptée Afin de permettre la réalisation d achats dans le cadre des procédures adaptées, tout pouvoir adjudicateur (ex-personne responsable de marché) doit fixer des règles en application de l'article 28 du code des marchés publics. Le bureau de la commande publique, en tant que coordonnateur de la commande publique au sein du MAP, a défini ces règles, objet de la présente note. Le marché à procédure adaptée est appelé "MAPA". Toute procédure d'achat est un MAPA dès lors que l'achat réalisé est d'une valeur estimée inférieure à HT pour les fournitures et services. Le seuil précité de HT est relatif aux procédures. Il convient de distinguer ces seuils de procédures du seuil qui détermine la publicité ( HT). Dès HT, il est nécessaire de publier un avis d'appel public à la concurrence : - au Bulletin officiel des annonces des marchés publics papier (BOAMP), - ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales. Le tableau joint en annexe 1 distingue les règles applicables aux MAPA en fonction du seuil relatif à la publicité obligatoire (de 0 à HT; au delà de HT) Il décrit, selon le seuil de dépense envisagée, les règles préalables de publicité et de mise en concurrence à respecter par le service prescripteur ainsi que les modalités de transmission du dossier au bureau de la comptabilité. De 0 à HT, le service prescripteur n'est soumis à aucune obligation de publicité ou de mise en concurrence, il se doit toutefois de respecter les principes suivants : bonne appréciation du montant de la commande pour apprécier le seuil, capacité à démontrer que l'offre retenue est économiquement la plus avantageuse, préparation de documents spécifiques à transmettre au bureau de la comptabilité. Ce seuil de HT correspondant à la valeur globale estimée de la dépense doit être correctement apprécié. Pour les fournitures et services, la valeur de la dépense doit correspondre à des fournitures et services considérés comme homogènes au sens de l article 27 du code des marchés publics. Cet article précise «qu il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures et services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu ils constituent une unité fonctionnelle.» Un ensemble homogène ne doit donc pas être artificiellement découpé en plusieurs achats. Exemple : lorsque le pouvoir adjudicateur envisage plusieurs achats de mobilier au cours de l année, il doit estimer la valeur de l achat non pas commande par commande mais dans sa globalité pour apprécier le seuil, qui lui-même déterminera la procédure à respecter. De même, la dépense ne doit pas être artificiellement étalée dans le temps pour permettre son découpage. La période à retenir par le service prescripteur pour déterminer le montant à prendre en compte est l année calendaire (exemple : de mars 2008 à février 2009)

3 De à HT, le service prescripteur qui n'est pas encore soumis à une obligation de publicité doit toutefois réaliser une mise en concurrence simplifiée au moyen de trois devis. Afin que les entreprises puissent présenter leurs devis pour un même contenu, la demande de devis doit préciser la nature et l'objet du marché, les critères d'attribution du marché et la date limite de remise des devis. Si les trois devis ne sont pas acceptables, le service prescripteur doit en demander un quatrième. Comme dans le cas précédent, le service prescripteur doit fournir des documents du marché spécifiques afin d'obtenir la validation par le bureau de la comptabilité. Par exception, lorsqu il est fait appel à des organismes tels que l UGAP (Union des groupements d achats publics) et que le montant de la dépense est supérieur à HT, il n est pas nécessaire de recueillir d autres devis puisque cet organisme a le rôle d une centrale d achats et, à ce titre, a déjà effectué une mise en concurrence préalable. De même lorsque le service prescripteur est face à un fournisseur unique ou qu il estime que la prestation ne peut être réalisé que par un prestataire défini il peut s abstenir de mise en concurrence à condition de le justifier par un certificat administratif. Le service prescripteur est soumis à la publicité obligatoire (sur un site web, par exemple) dès qu'il réalise un achat de à HT. Il doit, par ailleurs, réaliser une mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative. Le service prescripteur doit faire figurer un nombre d'informations minimum dans l'avis de publicité (voir détail dans le tableau de l'annexe 1). Il doit mettre à la disposition des candidats intéressés différents documents : acte d'engagement à compléter et à signer, cahier des charges techniques, cahier des charges administratives. Le service prescripteur doit en outre fournir pour validation par le bureau de la comptabilité les documents du marché. Le service prescripteur doit réaliser une publicité obligatoire au BOAMP papier ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales quand le montant de l'achat est estimé de à HT (pour les fournitures et les services). Il doit mettre à la disposition des candidats intéressés différents documents : acte d'engagement à compléter et à signer, cahier des charges techniques, cahier des charges administratives, règlement de la consultation. Il doit, par ailleurs, réaliser une mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative. Le service prescripteur doit en outre fournir pour validation par le bureau de la comptabilité les documents du marché. III. Rappel des cas particuliers dans lesquels il est possible pour le service prescripteur de solliciter directement le prestataire sans publicité et sans mise en concurrence Le dernier paragraphe de l'article 28 du code des marchés publics prévoit deux cas où la publicité comme la mise en concurrence ne sont pas obligatoires pour les MAPA : 1) Lorsque le montant estimé d une dépense est inférieur à HT De 0 à HT : ce premier cas est celui d un montant estimé d une dépense inférieur à HT, déjà exposé au point II. 2) Lorsqu il s agit d un marché négocié passé en application de l'article 35-II du code des marchés publics Ces marchés sont des cas particuliers justifiés notamment par l urgence impérieuse ou par le fait qu un seul prestataire est susceptible d assurer la prestation pour des raisons techniques ou tenant à la protection du droit d exclusivité. Dans tous les cas, le service prescripteur doit démontrer qu il remplit toutes les conditions pour bénéficier de cette procédure dérogatoire. L'avis de la commission d appel d offres (CAO) doit être recueilli. Par ailleurs, au delà de HT pour les achats de fournitures et de services - 3 -

4 un avis d'attribution doit être établi pour publication au Journal officiel de l'union européenne (JOUE). En raison de son caractère dérogatoire, tout recours à l'article 35-II du code des marchés publics devra être soumis à l'avis préalable du bureau de la commande publique. IV. Spécificités des marchés de services de l'article 30 du code des marchés publics Le code des marchés publics prévoit que le service prescripteur peut passer certains marchés ayant pour objet des prestations de services selon une procédure adaptée quel que soit leur montant (soit, même au delà de HT). La liste de ces services figure à l'annexe II B de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services. Figurent notamment sur cette liste les services d'hôtellerie et de restauration, les services juridiques, les services d'éducation et de formation professionnelle, les services sociaux et sanitaires et les services récréatifs, culturels et sportifs. Les marchés de services relevant de l'article 30, d'un montant inférieur à HT, doivent être passés par le service prescripteur en suivant les règles applicables aux MAPA de droit commun décrites au point II. Le bureau de la commande publique impose cependant que, pour les marchés de services relevant de l'article 30 d'un montant supérieur à HT, le service prescripteur doit prévoir une publicité obligatoire (sur le support de son choix). Il doit, par ailleurs, réaliser une mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative. Le service prescripteur doit faire figurer un nombre d'informations minimum dans l'avis de publicité (voir détail dans le tableau de l'annexe 1). Il doit mettre à la disposition des candidats intéressés différents documents : acte d'engagement à compléter et à signer, cahier des charges techniques, cahier des charges administratives, règlement de la consultation. Pour finir, le service prescripteur doit fournir au bureau de la comptabilité différents documents (voir détail dans le tableau de l'annexe 1). De manière générale, dans un souci de sécurité juridique, il est demandé aux services prescripteurs d'avoir recours à l'assistance du bureau de la commande publique dès que l'achat dépasse HT, quel que soit le mode de passation du marché. Vous voudrez bien me faire part des éventuelles difficultés d application que vous pourriez rencontrer dans l application de cette note de service. Les règles qui figurent dans la présente note de service pourront être redéfinies au terme d une année dans un but de sécurisation juridique et de recherche d efficacité de l achat public. Le Directeur des Affaires Financières et de la Logistique François de La Guéronnière - 4 -

5 ANNEXE 1 Règles applicables aux marchés de fournitures et de services passés selon la procédure adaptée de 0 à HT au sein des services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche Valeur estimée du ou des besoins * Procédure retenue Contenu de l'avis de publicité Documents du marché nécessaires pour la validation par le bureau de la comptabilité (CSCF à partir du 01/07/2008) De 0 à HT pas de publicité pas de mise en concurrence obligatoire Pas de publicité. Le service prescripteur doit veiller cependant à la bonne appréciation du seuil (le saucissonnage est interdit) ; il doit pouvoir démontrer qu'il a retenu l'offre économiquement la plus avantageuse. - la copie du devis du prestataire - le bon de commande brouillon ACCORD (jusqu au 01/07/2008) pas de publicité De à HT mise en concurrence simplifiée obligatoire : 3 devis minimum doivent être fournis sur la base d un même besoin. Si les 3 devis ne sont pas acceptables, le service prescripteur doit en demander un quatrième. Pas de publicité : Il doit être précisé dans la demande de devis adressée aux candidats la nature et l'objet du marché, les critères d'attribution du marché, la date limite de remise des offres. - la copie des trois devis et un rapport d analyse des offres préparé par le service prescripteur, - le bon de commande brouillon ACCORD (jusqu au 01/07/2008) - ou un certificat administratif justifiant l absence de recours à la concurrence (exclusivité de la compétence, monopole du fournisseur, urgence de la prestation ) De à HT publicité obligatoire, sur un site web par exemple (plateforme marches-publics.gouv.fr ou BOAMP web coût : 55 ) mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative Informations minimum : - la nature et l'objet du marché - la durée d exécution - les modalités de paiement - les critères d attribution - la date limite de remise des offres (à fixer en respectant un délai raisonnable entre la publication de l'information sur le site et cette date limite de remise des plis) - les pièces attendues à l appui de l offre (devis détaillé, mémoire technique, planning détaillé) ) - la possibilité de prévoir une phase de négociation - la copie du ou des avis publiés, - l acte d engagement signé du prestataire, - la copie des pièces techniques et administratives, - un extrait Kbis, - une déclaration sur l'honneur signée du prestataire (obligations sociales et fiscales) - un rapport d analyse des offres préparé par le service prescripteur. Documents à joindre à l avis : - un acte d 'engagement, - un cahier des charges techniques - un cahier des charges administratives * pour les fournitures et services, doit être prise en compte la valeur totale des fournitures ou des services considérés comme «homogènes», conformément à l article 27 du code des marchés publics

6 Règles applicables aux marchés de services relevant de l'article 30 de plus de euros HT passés au sein des services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche MAPA pour les marchés de services relevant de l art.30, Notamment : -les services d'hôtellerie et de restauration, -les services juridiques, -les services d'éducation et de formation professionnelle, -les services sociaux et sanitaires, -les services récréatifs, culturels et sportifs. au delà de euros HT : Publicité obligatoire (support au choix) mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative Informations minimum : - la nature et l'objet du marché - la durée d exécution - les modalités de paiement - les critères d attribution - la date limite de remise des offres à fixer en respectant un délai raisonnable entre la publication de l'information sur le site et cette date limite de remise des plis) - les pièces attendues à l appui de l offre (devis détaillé, mémoire technique, planning détaillé) ) - la possibilité de prévoir une phase de négociation Documents à joindre à l avis : - un acte d 'engagement, - un cahier des charges techniques - un cahier des charges administratives - un règlement de la consultation - la copie du ou des avis publiés, - l acte d engagement signé du prestataire - la copie des pièces techniques et administratives - un extrait Kbis - une déclaration sur l'honneur (obligations sociales et fiscales) - un rapport d analyse des offres préparé par le service prescripteur. Règles applicables aux marchés de fournitures et de services passés selon la procédure adaptée de à euros HT au sein des services centraux du ministère de l'agriculture et de la pêche MAPA de HT à euros (fournitures et services) publicité au BOAMP papier ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales obligatoire (coût : 5.12 la ligne) mise en concurrence intégrant une phase de négociation facultative. Le modèle d avis mis à la disposition par le BOAMP fixe les informations minimum à renseigner. Il faut en outre présenter au moins : - la date limite de remise des offres (à fixer en respectant un délai raisonnable entre la publication de l'information sur le site et cette date limite de remise des plis) - les pièces attendues à l appui de l offre (devis détaillé, mémoire technique, planning détaillé) ) - la possibilité de prévoir une phase de négociation Documents à joindre à l avis : - un acte d 'engagement - un cahier des charges techniques - un cahier des charges administratives - un règlement de la consultation - la copie du ou des avis publiés, - l acte d engagement signé du prestataire, - la copie des pièces techniques et administratives, - un extrait Kbis, - une déclaration sur l'honneur (obligations sociales et fiscales), - un rapport d analyse des offres préparé par le service prescripteur.