RFP N 001/2015 pour l acquisition d un autocommutateur numérique au profit du Bureau de l OIT à Yaoundé. Août 2015

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1 RFP N 001/2015 pour l acquisition d un autocommutateur numérique au profit du Bureau de l OIT à Yaoundé Août 2015

2 L Organisation internationale du Travail (OIT) a le plaisir d inviter les fournisseurs qualifiés à participer à l appel d offres international pour l acquisition d un autocommutateur numérique. Ce nouveau système de communication devra être mis en service avant le 15 décembre 2015 et devra permettre à environ 50 utilisateurs répartis dans un immeuble de 02 niveaux d être pourvus de moyens modernes de téléphonie. Le système mis en place doit intégrer les contraintes d évolutions possibles : Les utilisateurs itinérants (télétravailleurs) ; Les utilisateurs mobiles ; Interconnexion avec les autocommutateurs d autres bureaux du BIT en Afrique. Le soumissionnaire doit mettre en évidence les éléments permettant ces évolutions dans sa réponse. Afin de vous permettre de préparer et soumettre une proposition d Appel d Offres, vous trouverez les Annexes ci-après : Annexe I Annexe II Annexe III Annexe IV Annexe V Annexe VI Annexe VII Annexe VIII Annexe IX : Instructions aux soumissionnaires : Cahier de charges : Documents à fournir : Références : Attestations à fournir : Offre des prix : Fiche de renseignement sur le soumissionnaire : Critères d évaluation : Termes et conditions applicables aux contrats du BIT Les offres doivent être établies en français. La date limite de réception des offres est fixée au vendredi 4 septembre 2015 à 17h00 (heure locale). La participation à cet Appel d Offres signifie une acceptation des conditions et modalités de cet Appel d Offres et ses Annexes. Le BIT s attend à ce que les participants à ses appels d Offres observent les standards d éthique les plus élevés durant les procédures d adjudication de la prestation ainsi que pendant l exécution de ladite prestation. A défaut, le BIT peut rejeter votre Offre. La soumission d une Offre ne crée aucune obligation à la charge du BIT. Les contacts téléphoniques ou entretiens avec des membres du BIT ne sont pas permis dans le cadre et durant le processus de cet Appel d Offres autre que ce qui est autorisé et demandé par le Comité des Achats dans le cadre de cet Appel d Offres. Une visite de site n est pas nécessaire et tout soumissionnaire ne respectant pas ces instructions pourrait être disqualifié. Pour tout renseignement ou clarification relatif à cet Appel d Offres, veuillez adresser vos questions par écrit entre le 10 et 23 août 2015, à l adresse électronique suivante : yaounde_procurement@ilo.org

3 TABLE DES MATIERES Annexe I Instructions aux Soumissionnaires 1. Introduction 2. Langue Officielle, Devises, Exonération Fiscale, Risques de Taux de Change et Indépendance de l Offre 3. Attestations 4. Récapitulatif du Calendrier de l Appel d Offres 5. Clarification aux Documents d Appel d Offres et Visite des Lieux 6. Confidentialité de l Appel d Offres 7. Période de Validité de l Offre 8. Acceptation d une Offre 9. Déclaration du Soumissionnaire 10. Soumission de l Offre 11. Contenu de l Offre 12. Critères d évaluation

4 1. Introduction Dans la perspective de réduire les coûts de communication et d accroitre de manière efficace et efficience le rendement, le Bureau de l OIT à Yaoundé envisage de se doter d un nouveau système de communication unifiée. Ce nouveau système de communication devra être mis en service avant le 15 décembre 2015 et devra permettre à 50 utilisateurs environ répartis sur 02 étages d être pourvus de moyens modernes et adaptés de téléphonie. 2. Langue Officielle, Devises, Exonération Fiscale, Risques de Taux de Change et Indépendance de l Offre. 2.1 L offre doit être établie en français ou en anglais. Elle sera datée et signée par un représentant légal du Soumissionnaire et comportera un tampon officiel de la société. 2.2 Les prix indiqués seront exprimés en Euros, hors taxes et exonérés de droits de douane. Ils resteront fermes et non révisables pour toute la durée du présent Appel d Offres. 2.3 Une offre contenant des coûts cachés sera immédiatement rejetée. Dans le cadre d un contrat signé avant la détection de coûts cachés dans l offre, le BIT peut unilatéralement suspendre le contrat et tous paiements associés, immédiatement après la détection de ces coûts cachés. La notification de suspension sera effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception. 3. Attestations Le BIT se réserve le droit d annuler ou de résilier avec effet immédiat et sans compensation toute offre ou contrat découlant de cette procédure d Appel d Offres dans le cas de fausses déclarations en relation avec les attestations demandées en Annexes III et IV. 4. Récapitulatif du calendrier de l Appel d Offres Appel d Offres 001/2015 Autocommutateur numérique Publication de l Appel d Offres : 9 août 2015 Questions relatives à l Appel d Offres : 10 au 23 août 2015 Réponses du BIT aux questions reçues : 24 au 30 août 2015 Réception des Offres : 4 septembre 2015, 17h00 Date estimée pour la signature du contrat : 15 septembre 2015

5 5. Clarification aux Documents d Appel d Offres Pour tout renseignement ou clarification à cet Appel d Offres, veuillez adresser vos questions par écrit, à l adresse électronique suivante : yaounde_procurement@ilo.org Les demandes de renseignements doivent parvenir au BIT au plus tard à la date indiquée au point 4 ci-dessus. Une liste récapitulative des questions reçues, accompagnées des réponses, sera ensuite envoyée par télécopie ou par courrier électronique à toutes les sociétés ayant sollicité des informations complémentaires, sans divulguer la source de la question. 6. Confidentialité de l Appel d Offres Les informations que les Soumissionnaires reçoivent dans le cadre du présent appel d offres ne peuvent être révélées ou utilisées à des fins autres que pour la préparation de leur Offre. 7. Période de Validité de l Offre Toute Offre devient irrévocable à l expiration du délai de dépôt et demeure valide pendant une période de trois (3) mois à compter de la date limite de dépôt des Offres. Le BIT se réserve le droit d étendre cette période de validité de l Offre, de modifier ou d exclure certains termes de cet Appel d Offres à sa seule discrétion. 8. Acceptation d une Offre Le Soumissionnaire reconnaît au BIT le droit de rejeter tout ou partie de son Offre et de se prévaloir à cet égard de toute irrégularité ou de toute non-conformité. Le Soumissionnaire reconnaît également au BIT le droit de rejeter toute Offre ne donnant pas les informations requises par les documents relatifs à l Appel d Offres ou toute Offre incomplète ou non conforme. Le Soumissionnaire reconnaît en outre que le BIT n est pas tenu d accepter son Offre. 9. Déclaration du Soumissionnaire Dans son Offre, le Soumissionnaire déclare : i) qu il a lu et compris l ensemble des documents relatifs à l Appel d Offres et qu il accepte lesdits documents, et ii) que son Offre est fondée sur les prestations requises et sur les conditions générales définies dans les documents de l Appel d Offres.

6 10. SOUMISSION DE L OFFRE 10.1 L Offre originale devra être signée par une personne habilitée du Soumissionnaire, comportant le cachet officiel de la société. L Offre, composée d un original et deux copies seront placées dans une enveloppe scellée et seront livrées par : Courrier recommandé à l adresse suivante : Ou Bureau International du Travail à Yaoundé REGISTRY Rue Nkol-Eton BP 13 Yaoundé Cameroun En main propre à la réception du BIT (Standardiste) contre signature d un bordereau de livraison L enveloppe scellée comportant votre Offre originale et les deux copies devra comporter l étiquette d identification ci-dessous : APPEL D OFFRES N 001/2015- Autocommutateur numérique A OUVRIR UNIQUEMENT PAR LE COMITE D EVALUATION Nota : Si l enveloppe n est pas scellée et ne comporte pas les indications demandées ci-dessus, le Soumissionnaire reconnaît que le BIT n en sera pas tenu responsable Les Offres doivent parvenir au BIT au plus tard à la date indiquée au point 4 ci-dessus. Il est de la responsabilité du Soumissionnaire de s assurer que son Offre complète parvient à l adresse ci-dessus avant la date de soumission. Aucune offre reçue après la date limite ne sera prise en considération. Le BIT est libre de prolonger le délai fixé pour la soumission des Offres. Le cas échéant, les éventuelles modifications seront répercutées sur son site Web Les Offres envoyées par télécopie ou courrier électronique ne sont pas acceptables et ne seront pas prises en considération. Le BIT se réserve le droit de rejeter toute proposition reçue et non conforme aux instructions de soumission. Toutes les informations devront être fournies et tous les formulaires devront être complétés afin de valider l offre pour l évaluation.

7 11. CONTENU DE L OFFRE 11.1 L Offre du Soumissionnaire sera constituée de deux enveloppes scellées intérieures qui devront comporter le nom et l adresse du Soumissionnaire et le numéro de l Appel d Offre La première enveloppe scellée comportera l indication «OFFRE TECHNIQUE», sera composée d un original et de deux copies et ne devra contenir que les Annexes suivantes avec une indication «original» ou «copie» sur chaque document: a) Annexe III- Documents à fournir : Le Soumissionnaire devra joindre à cette Annexe tous les documents demandés ; b) Annexe IV- Références, Organisation et Distribution : Le Soumissionnaire devra compléter cette Annexe et joindre les documents demandés ; c) Annexe V- Attestation : à compléter, tamponner, dater et signer par le Soumissionnaire. ; d) Annexe VII Fiche de renseignement : à compléter, tamponner, dater et signer par le Soumissionnaire. ; 11.3 La deuxième enveloppe scellée comportera l indication «OFFRE FINANCIERE» sera composée d un original et de deux copies et ne devra contenir que l Annexe suivante avec une indication «original» ou «copie» sur chaque document : a) Annexe VI- Offre de Prix : récapitulatif du montant net HT pour les soumissions est à compléter, tamponner, dater et signer par le Soumissionnaire. Nota : Si les enveloppes internes ne sont pas scellées et ne comportent pas les indications demandées, le Soumissionnaire reconnaît que le BIT n en sera pas tenu responsable. 12. CRITERES D EVALUATION Les offres seront évaluées selon les critères ci-dessous : (a) Conformité aux plannings ; (b) Références de marchés similaires ; (c) Qualification et expérience du soumissionnaire ; (d) Méthodologie et organisation de la formation ; (e) Compréhension du cahier de charges (f) Agréments du soumissionnaire ; (g) Coût d ensemble.

8 1. Généralités Annexe II Cahier des charges Dans la perspective de réduire les coûts de communication et d accroitre de manière efficace et efficience le rendement, le Bureau de l OIT à Yaoundé envisage de se doter d un nouveau système de communication unifiée. Ce nouveau système de communication doit être mis en service avant le 15 décembre 2015 et doit permettre à environ 50 utilisateurs répartis dans un immeuble de 02 niveaux d être pourvus de moyens modernes de téléphonie. Le système mis en place doit intégrer les contraintes d évolutions possibles : Les utilisateurs itinérants (télétravailleurs) ; Les utilisateurs mobiles ; Interconnexion avec les autocommutateurs d autres bureaux du BIT en Afrique. Le soumissionnaire doit mettre en évidence les éléments permettant ces évolutions dans sa réponse Objectifs Le présent cahier des charges vise à tracer un cadre général pour la fourniture d un autocommutateur numérique au Bureau de l OIT à Yaoundé. Le package matériel doit être hautement stable et fiable, avec une disponibilité générale qui ne sera pas inférieure à 99%. Le présent cahier des charges concerne : La fourniture, la pré-installation et la configuration de base du nouvel autocommutateur rendu sur le site du BIT Yaoundé, et de ses équipements annexes tels que décrits dans le présent document ; La fourniture des équipements téléphoniques pour ce site : o Postes de base ; o Postes opérateurs ; o Postes spécifiques ; o Postes sans fil ; o Technologie DECT ; o Passerelles analogiques GSM. La programmation du système (classes de services, catégories d accès, plan de numérotation, etc.) ; Le transfert de compétence au BIT Yaoundé ; La fourniture de la documentation en français et en anglais (fiches utilisateurs, dossier opérateur, dossier technique, etc.) ;

9 Une garantie sur tous les équipements pour une période d au moins un an. La prestation comprend : Les matériels, logiciels et accessoires (même s ils ne sont pas expressément mentionnés au présent cahier des charges) nécessaires pour que les installations soient fonctionnelles et à jour lors de la mise en service du système ; Les essais et les mises au point nécessaires pour mettre les installations en parfait état de fonctionnement et les livrer conformément aux spécifications du présent cahier des charges ; Les recommandations relatives aux opérations préliminaires avant la mise en service Conditions générales Les équipements proposés seront obligatoirement neufs. Le Soumissionnaire garantira qu il a la propriété des systèmes proposés. Le présent marché pourra donner lieu à négociation. 2. Spécifications techniques de l autocommutateur et des équipements complémentaires 2.1. Généralités L autocommutateur proposé sera de structure entièrement numérique. Les accès à l opérateur de télécommunications CAMTEL s effectueront à travers l accès primaire (30 canaux simultanés) existant. La technologie utilisée sera basée sur de le protocole Internet (IP). La capacité de base du système sera plafonnée à 100 postes. L autocommutateur doit permettre des accès multi-opérateurs (CAMTEL, ORANGE, MTN et NEXTTEL) intégrant les fonctions de routage des appels à moindre coût : ARS (Automatic Route Selection) / LCR( Least Cost Routing). Le système doit offrir une possibilité de connecter comme lignes externes au minimum : 03 passerelles GSM analogiques (telles que : MATRIX Simado GFXD1111S, MATRIX SIMADO GFX44, NOKIA 22 GSM, etc..) et 03 passerelles téléphoniques analogiques standards (telles que : Linksys Cisco SPA8000, SPA3102, etc.). Les options d ACD (Automatic Call Distribution), logiciel d accueil et SVI (Serveur Vocal Interactif sont également indispensables.

10 L autocommutateur et ses modules d exploitation/gestion feront partie du package à la réception du présent appel d offres Installation existante Répartiteur et distribution : Le pré-câblage catégorie 6 existant sera utilisé. Il appartient au soumissionnaire de préciser le nombre de paires à utiliser pour les postes téléphoniques et de s assurer de leur conformité. Le nouvel autocommutateur sera installé dans le local dédié au courant faible situé au rez-de-chaussée. L ensemble des postes installés seront testés depuis le répartiteur général Gestion/Taxation Les possibilités de gestion de l autocommutateur (création, suppression, modification des postes, etc.) seront décrites de façon à démontrer la convivialité du dialogue homme-machine. Les coûts logiciels et matériels seront dissociés et explicites. Le système doit permettre une gestion des quotas de communication de manière périodique Observation du trafic L autocommutateur doit fournir un maximum de données de trafic. Un programme d observation de trafic doit permettre de vérifier le dimensionnement des accès et de réaliser des études du trafic (entrant/sortant, poste par poste, etc.). Il permettra au minimum d identifier et de quantifier le trafic entrant, poste par poste, répondu et non répondu, etc. Les possibilités de ce programme seront décrites très précisément dans la réponse du soumissionnaire et donneront lieu à la formation de l administrateur interne (Computer and Information Technology Officer) du BIT Yaoundé Fonctionnalités Le Soumissionnaire décrira en détail toutes les facilités offertes par son système et les mises à la disposition pour les utilisateurs. La description précisera en plus du mode d emploi, les éventuelles limitations quantitatives ou de simultanéité, ainsi que les incompatibilités Postes de base 50 téléphones IP dont les caractéristiques de base sont : o Écran LCD rétroéclairé de 4,4 pouces ; o 24 touches de fonction programmables ; o Qualité voix HD large bande ; o Mode ECO ; o Compatible EHS Plantronics ;

11 o Bluetooth intégré ; o 2 ports Ethernet 1 Go o Alimentation PoE ; o Couleur noire. Facilités attendues pour 50 postes de base : Mise en garde, double appel, va et vient, transfert ; Double appel, va et vient sur une ligne extérieure ; Parcage et reprise ; Rappel automatique sur poste occupé ou faisceau saturé ; Renvoi variable : fixe, sur occupation, sur non réponse ; Indication et consultation d un appel en attente ; Accès à la numérotation abrégée commune et individuelle ; Conférence à plusieurs ; Interception d appel sur sonnerie générale ; Renvois programmés ; Groupement de poste ; Interception d appel dans le groupement ; Mise en veilleuse dans le groupement ; Caller ID (Identification) ; Affichage de l appelant ; Mains libres, touches programmables ; Touches de fonction ; Supervision de postes ; Filtrage ; Interactivité messagerie vocale ; Touches programmables ; Ligne protégée contre : o les intrusions ; o les renvois ; o les interceptions ; o la mise en attente Postes spécifiques 10 postes téléphoniques sans fils (écran TFT couleur, vibreur, Bluetooth, etc.) sur relais DECT : mêmes facilités attendues que pour les 50 postes de base (préciser le cas échéant les fonctionnalités disponibles) ; 02 postes téléphoniques IP pour des conférences : mêmes facilités attendues que pour les 50 postes de base (préciser le cas échéant les fonctionnalités disponibles) Postes opérateurs 02 postes téléphoniques IP pour la guérite secondaire et la réception : o Écran LCD 6 lignes rétroéclairé ; o 12x3 touches de fonction programmables auto-étiquetées ;

12 o 2 ports Gigabit Ethernet (1000 Base-T) ; o Power-over-Ethernet (PoE) ; o Mode économique ; o Compatible EHS Plantronics. 01 Console DSS IP (poste du réceptionniste) de couleur noire. Le soumissionnaire détaillera la gamme du poste opérateur IP proposée en indiquant : o Les fonctionnalités offertes ; o Les spécifications de raccordement et d alimentation (caractéristiques des câbles, le nombre de paires, la distance maximale, etc.). La présentation des appels s effectuera selon l ordre chronologique d arrivée. les indications affichées sur le poste opérateur devront être suffisamment précises pour que l opérateur puisse traiter sans ambiguïté et donner toute indication utile au correspondant ; o La consultation de l annuaire, etc Solution sans fil DECT 06 antennes IP relais DECT pour couvrir l ensemble du bâtiment ; Description de la synoptique d installation des antennes IP relais DECT IP Softphone Le Softphone IP doit permettre aux utilisateurs nomades d utiliser leurs ordinateurs comme téléphone en tout temps et en tout lieu. En se connectant simplement sur le réseau Internet, le Softphone IP fournira aux différents utilisateurs (télétravailleur, personnel en mission, congé, etc.), la possibilité de se connecter à l autocommutateur, comme s ils étaient au bureau Postes déportés 10 «executives SIP Phone» dont les caractéristiques sont : o 6 comptes SIP ; o 7 pouces, écran tactile couleur ; o Intégration avec les caméras IP ; o HD Voice (G.722) ; o Supportant conférence téléphonique ; o 2 ports gigabits ethernet (PoE) ; o Haut-parleur en duplex ; o Configuration Plug and Play.

13 Fonctions particulières Messagerie vocale unifiée ; Caller ID ; Fax ; Serveur vocal interactif ; Couplage avec Microsoft Outlook ; Voice to ; Conférence à plusieurs ; FAX to ; 10 utilisateurs mobiles (compatibilité Android, Iphone, Symbian, etc.) ; Sauvegardes ; Enregistrement des conversations ; Fonctions d import/export ; Gestion des quotas de communication ; Gestion des statistiques d appels Casques sans fil Le soumissionnaire inclura également dans son offre 50 casques sans fil Logitech Wireless Headset Dual H820e. Il décrira les fonctionnalités offertes, l interactivité avec la prise d appel (prise d appel manuelle en appuyant sur une touche du téléphone ou bien de manière automatique sans action aucune de l utilisateur, etc.) ; Intégration GSM Passerelle GSM analogique de 6 canaux telle que MATRIX SIMADO GFXD1111S, MATRIX SIMADO GFX44, NOKIA 22 GSM, etc. 3. Annuaire électronique L annuaire électronique est destiné à l ensemble des utilisateurs. Il permettra l affichage du nom du correspondant interne, son prénom et de son numéro de téléphone sur l afficheur des postes numériques et sur l écran des postes opérateurs. Le soumissionnaire répondra point par point aux spécifications décrites ci-dessous et décrira : Les capacités (nombre de fiches) ; Les fonctionnalités supplémentaires du système proposé. 4. Autocommutateur Il sera installé dans le local Informatique/Téléphonie dédié. L autocommutateur numérique devra dont les spécifications minimales sont les suivantes :

14 Accès multi-opérateurs avec les fonctions ARS, LCR, ACD, etc. ; Serveur Vocal Interactif intégré ; Administration du système à travers un navigateur Web ; Caller ID ; FAX ; Couplage avec Microsoft Outlook ; Couplage avec GSM ; Voice to ; Messagerie vocale unifiée ; Conférence à plusieurs ; FAX to ; Sauvegardes ; Enregistrement divers ; Fonctions d import/export ; Gestion des quotas de communication ; Gestion des statistiques d appels. Utilisateurs mobiles (compatibilité Android, Iphone, Symbian, etc.) Le matériel à acquérir devra avoir les spécifications techniques similaires à un autocommutateur PANASONIC NS1000 ou amélioré. L autocommutateur pourra servir en période «hors horaires» comme pendant les heures d ouverture des services. Il doit donc pouvoir prendre en compte la date, l heure et un calendrier défini par le BIT Yaoundé. 5. Evolution de la solution Dans la perspective d une interconnexion avec d autres bureaux du BIT en Afrique disposant déjà d autocommutateurs de type PANASONIC (TDA 100, etc.), le soumissionnaire doit en tenir compte dans sa proposition et proposer une solution adéquate. 6. Options intégrés 6.1. Musique d attente La musique d attente doit permettre la diffusion d un message personnalisé à tout utilisateur en situation d attente (mise en garde, attente sur poste occupé, etc.). L enregistrement des messages disponibles à la mise en service est à la charge du Soumissionnaire qui proposera une liste de thèmes musicaux permettant au BIT Yaoundé de faire un choix parmi les thèmes proposés. La musique d attente sera de type statique, la durée de l enregistrement (musique + message) sera d environ 2 minutes.

15 6.2. Taxation / Trafic Le logiciel de taxation intégré doit permettre un contrôle précis des communications départs/arrivées (exemple : trafic sortant poste par poste ou trafic entrant par origine). Des rapports de taxation sommaires et détaillés seront triés en fonction des critères suivants : par date ; par services ; par poste ; par nom ; par destination (numéro ouvert ou fermé) ; par seuil de durée, de taxe ; par type (fixe, GSM) ; répondu, non répondu ; Les statistiques qui seront mises à disposition (nombre d appels reçus, services demandés, etc.) de l utilisateur. Ces rapports pourront être mémorisés, édités sur une imprimante ou export vers un système informatique. Les communications sortantes transférées sur un autre poste, notamment sur le poste opérateur devront pouvoir être identifiées depuis leur origine. Le système de base proposé offrira la taxation à la durée et la gestion multiopérateurs. L exploitation des données sur ordinateur est indispensable Messagerie vocale Un dispositif permettra l émission et la réception de messages vocaux. Il sera dimensionné pour 100 utilisateurs. Elle doit permettre les fonctions suivantes : Diffusion de messages ; Journal ; Répondeur enregistreur (sachant offrir un message différent sur non-réponse et sur occupation, facilement et rapidement modifiable par l utilisateur) Serveur Vocal Interactif (SVI) Fonctionnalités souhaitées : Arborescence au moins sur 02 niveaux ; Accueil des appels par un message simple enregistré et facilement modifiable par le Maitre d ouvrage indiquant à l appelant qu il a bien contacté le bureau du BIT Yaoundé ; Accueil des appels par un message enregistré, modifiable par le BIT Yaoundé, et par le déroulement d une arborescence interactive (cas où l appelant compose un numéro de téléphone particulier, propre à cette application), puis les transferts le cas échéant de ces appels sur la personne ou le service désiré ;

16 Gestion de l état du poste demandé par les transferts appropriés (vers un opérateur, une messagerie vocale ou un autre service) dans le cas où le poste appelé est occupé ou ne répond pas. Intégration de la fonction d anticipation qui permet à l utilisateur d anticiper ses réponses aux propositions du serveur vocal interactif lors des phases d interactivité. Le soumissionnaire précisera à cet effet le type d arborescence (transfert de l appel vers un poste de l installation, vers une messagerie vocale, un groupement de postes, l opérateur, etc.) qui pourra être offert selon que l appelant a composé le numéro d un poste ou un numéro d appel d un service. Le soumissionnaire décrira son offre en précisant : La fourniture des messages d annonce en qualité studio ; L alternative qui se présentera à l appelant dans le cas où celui-ci n utilise pas ou ne dispose pas d une fréquence vocale. 7. Mise en œuvre 7.1. Collecte des données La collecte des données de l ensemble des utilisateurs du système est à la charge du BIT Yaoundé qui doit : Vérifier le profil adapté pour chaque poste de travail ; Remplir lui-même le document de collecte Configuration du système de communication La configuration consistera à programmer l autocommutateur avec les données des utilisateurs recueillies lors de la collecte des données et l ensemble des paramétrages usuels nécessaires au bon fonctionnement du système Contrôle de l installation Un contrôle de l installation sera systématiquement validé par le soumissionnaire. Les diverses phases du contrôle seront les suivantes : Contrôle qualitatif et quantitatif : Il permettra de s assurer de la bonne qualité et de la conformité des matériels livrés avec ceux prévus dans le présent appel d offres. Contrôle fonctionnel : Le contrôle qualitatif de toutes les exploitations téléphoniques sera effectué lorsque le système sera en marche conformément à la configuration du BIT Yaoundé. Durant toute la période de contrôle, le soumissionnaire doit obligatoirement être présent sur le site ou connecté à distance sur le système à travers les outils d accès distants convenus avec le BIT Yaoundé. Ces contrôles permettront de s assurer que les prestations fournies par le

17 soumissionnaire sont conformes aux spécifications techniques décrites dans le présent appel d offres. Exploitations des postes opérateurs : ces vérifications permettront de contrôler le bon fonctionnement des fonctionnalités prescrites dans le contrat ; Gestion des systèmes : le système de gestion fera l objet d une recette particulière visant à évaluer les performances du système installé et la conformité des fonctionnalités disponibles ; Exploitation des fonctionnalités : ces vérifications permettront de contrôler le bon fonctionnement des fonctionnalités offertes ; Serveurs intégrés (messagerie vocale, SVI, etc.) : ces vérifications permettront de s assurer de leur fonctionnement. Le BIT Yaoundé établira un procès-verbal qui comportera les réserves éventuelles de non-conformité aux conditions techniques prévues dans l appel d offres ou à la normalisation. Si les résultats ne sont pas satisfaisants, un ajournement sera prononcé et notifié au soumissionnaire. Le soumissionnaire sera tenu d effectuer à ses frais, et dans un délai de 30 jours calendaires maximum à compter de la notification, tous remplacements, modifications, réparations, adjonctions ou mises au point nécessaires. Après exécution complète des travaux imposés, il sera procédé à de nouveaux essais. La réception de l appel d offres sera définitive lorsque les installations auront fonctionné pendant une période probatoire d un (01) mois et après la levée des réserves mentionnées lors du contrôle. Au terme de cette période, la réception de l appel d offres entraînera le transfert de propriété et le début de la période de garantie qui sera d un an minimum Conditions générales de maintenance Le soumissionnaire proposera un contrat de maintenance pour l ensemble des équipements fournis. Ce marché prendra effet à compter de la fin de la période de garantie qui sera d une durée minimum de un an (la période de garantie ne débutera qu à la levée de toutes les réserves de la réception définitive de l appel d offres). Les conditions du contrat de maintenance s appliquent aussi durant la période de garantie Maintenance curative La maintenance curative consiste à corriger tous les défauts de fonctionnement d un ou plusieurs organes des systèmes (matériels et/ou logiciels) qu ils aient été signalés par le BIT Yaoundé ou non.

18 Chaque intervention sur site ou à distance, fera l objet d un compte rendu d intervention à destination du BIT Yaoundé afin de dresser un historique détaillé de l ensemble d actions de maintenance entreprises. La maintenance curative s organise en 03 niveaux : Maintenance de niveau 1 : Elle consiste à remettre en état de fonctionnement, par simple rétablissement physique d éléments défectueux, les installations téléphoniques, objet de la présente consultation ; Maintenance de niveau 2 : Elle correspond à des actions de soutien à la maintenance de niveau 1. Ces actions de soutien peuvent se définir comme : o Fournir des informations générales notamment sur les matériels concernés ou sur le mode d exploitation respectif ; o Réaliser un diagnostic qui permettra à l administrateur interne (Computer and Information Technology Officer) du BIT Yaoundé d identifier la nature de la panne et d y remédier. Ce soutien s effectue par téléphone ou par télé-action ; o Intervenir par télé-action ou sur site en cas d absence de l administrateur interne du BIT Yaoundé ; o Intervenir sur les éléments non listés en maintenance de niveau 1 et tels les cartes réseaux, les passerelles GSM fournies, etc.) ; Maintenance de niveau 3 : Elle consiste à effectuer des interventions afin de résoudre les défaillances de logiciel, partie intégrante du système de télécommunications. Elle comprend la livraison de nouvelles versions du logiciel (palier technique) incluant la correction des anomalies et toutes améliorations légères, hors adjonction de fonctionnalités supplémentaires. Le soumissionnaire réalisera ces interventions en collaboration avec les constructeurs d installations téléphoniques avec lesquels il aura préalablement ratifié des contrats d assistance Conditions de télémaintenance Les accès distants via du réseau téléphonique numérique qui autoriseraient une intrusion sur les réseaux locaux informatiques, que ce soit directement à travers l autocommutateur ou à partir des équipements de supervision sont strictement interdits.

19 Délais d intervention Définitions des horaires : la plage horaire couverte par le contrat de maintenance est comprise entre 8h et 17h30 du lundi au vendredi. Les horaires non ouvrés se situent en dehors de cette période. Définition des gravités : Il est défini 02 niveaux de gravité d incidents : Incidents majeurs correspondant à : o panne totale de l autocommutateur ; o panne affectant l ensemble des postes opérateurs ; o panne, même partielle, d une fonction principale du système ; o panne unité centrale ; o panne de plus d une carte d équipements de postes. Incidents mineurs correspondant aux autres cas Spécification des délais Les délais garantis en fonction du type de demande (incident ou exploitation) et de la gravité de l incident, après réception de la demande par le soumissionnaire sont au maximum de : Type d intervention Délai d intervention Délai de rétablissement Incident majeur en télé-action 2 heures ouvrées (24h/24) 4 heures à partir de la signalisation Incident majeur 2 heures ouvrées 4 heures à partir de la signalisation Incident mineur 4 heures ouvrées 24 heures Exploitation 8 heures ouvrées Procédures de déclenchement d intervention : Les interventions du soumissionnaire seront demandées par le BIT Yaoundé par téléphone avec confirmation par ou télécopie. Processus d intervention : Le soumissionnaire proposera au BIT Yaoundé ses modalités d intervention, notamment en dehors des horaires d ouverture. Compte-rendu : Chaque intervention (incident majeur ou mineur) donnera lieu à un rapport d activité rédigé par les représentants du soumissionnaire. Ces rapports seront systématiquement transmis au BIT Yaoundé et feront l objet de synthèses semestrielles.

20 8. Critères techniques L autocommutateur doit être IP et les postes utilisateurs utiliseront le câblage réseau interne existant qui est de type catégorie 6 ; L autocommutateur doit être gérer à travers une interface web ; Le soumissionnaire doit décrire une synoptique pour une interconnexion avec au moins 02 autres autocommutateurs du type TDA100D du BIT Afrique. La configuration de base de l autocommutateur doit donc intégrer cet aspect technique ; Le soumissionnaire doit être agréé auprès du concessionnaire La stabilité et la fiabilité des équipements acquis doivent être assurées. La disponibilité générale ne peut être inférieure à 99%. Si cette obligation implique l installation d un système de secours (par exemple : IPBX virtuel), elle doit être incluse dans l offre. ; La préférence sera donnée aux fournisseurs agréés PANASONIC ; Le fournisseur doit justifier d une expérience d au moins 10 ans ; Le fournisseur doit indiquer au moins trois références (nom, téléphone et courriel des références) à qui des services similaires sont fournis ; Le fournisseur doit énumérer les contraintes d espace, d environnement et d alimentation électrique. Notes supplémentaires Le fournisseur doit proposer une assistance technique ou un service d aide 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Dans des circonstances normales, tous les problèmes doivent être résolus au plus tard dans les 24 heures qui suivent la notification par le BIT Yaoundé. Le fournisseur prendra contact avec le(s) spécialiste(s) informatique(s) désignés par l OIT lors des indisponibilités de l ICT Officer de Yaoundé. Les soumissionnaires doivent décrire les mesures de secours prises pour assurer la continuité du service (le cas échéant) lorsque l autocommutateur n est pas fonctionnel. Si une solution de secours est mise en place, celle-ci doit répondre aux exigences définies dans le présent document. Les soumissionnaires prendront les dispositions nécessaires au cas où l OIT souhaiterait visiter leur centre d opération. Délai de mise en place Les travaux de configuration, les essais, le transfert de compétence et la mise en service devront être terminés à la date spécifiée dans le contrat, et en tout état de cause avant le 15 décembre 2015.

21 9. Formation Le soumissionnaire doit fournir le nombre de jours de formation requis pour l administrateur interne du Bureau de l OIT à Yaoundé Plan de formation Le plan de formation sera effectué en parfaite collaboration avec le BIT Yaoundé. Le soumissionnaire fournira pour chacune des formations cidessous, les différents programmes qui seront effectués impérativement avant la mise en service des installations. Le soumissionnaire précisera les modalités relatives à la fourniture de la prestation (durée, support de formation, etc.) Assistance utilisateurs Un suivi de la formation des utilisateurs sera effectué par le soumissionnaire durant le mois suivant la mise en service des installations sur demande du BIT Yaoundé. 10. Documentation Documents techniques La documentation est à fournir en français et en anglais. Elle comportera au minimum les éléments suivants : Schémas synoptiques des installations mentionnant l équipement effectif, la capacité câblée et les capacités d extensions ultérieures ; Toutes notices explicatives associées aux schémas définis ci-dessus et celles définissant les codes de signalisation, Schémas de câblage et autres plans de brassage effectués, Schémas d implantation des organes, Toutes notices d utilisation d éléments manipulables, notamment : o postes opérateurs ; o terminaux de relation homme-machine. Guides opératoires des dialogues homme-machine décrivant toutes les possibilités offertes et notamment : o annuaire téléphonique ; o gestion des postes numériques ; o gestion des lignes principales et autres circuits extérieurs ; o possibilités d observation et mesure du trafic. Notices de maintenance, en particulier les procédures d intervention et dépannage. Les schémas et notices explicatives associées seront fournis en un exemplaire papier. Les notices d utilisation d éléments manipulables et guides seront fournis sous forme papier en nombre au moins égal au nombre d appareils concernés.

22 L ensemble de la documentation sera également proposé sur support CD ROM. La documentation fait partie de la fourniture et reste en totalité la propriété du BIT Yaoundé. Aucune réserve ne sera admise au sujet de sa reproduction par le BIT Yaoundé pour les besoins de l exploitation Notices utilisateurs Le soumissionnaire fournira au titre du présent appel d offres des notices utilisateurs, en nombre d exemplaires au moins égal au nombre de postes en capacité câblée.

23 Annexes III Documents administratifs à fournir Tout soumissionnaire devra joindre les documents demandés ci-dessous datant de moins de trois (3) mois. L absence ou l invalidité d un document entraîne la disqualification de l offre. 1 Attestation d inscription au Registre du commerce du soumissionnaire ; Certificat (s) confirmant que les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale et / ou le paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays dans lequel le soumissionnaire est établi ont été remplies ; La preuve de la déclaration et le paiement des impôts, taxes et cotisations de sécurité sociale par le soumissionnaire doit indiquer la situation à la fin de l'exercice précédent, portant la mention «copie certifiée conforme», la date et la signature d'une personne habilitée à représenter la société ; Présentation de l entreprise ainsi que sa localisation avec des références similaires aux prestations demandées ; Une copie des trois derniers états financiers du soumissionnaire, certifiés par des auditeurs indépendants.

24 Annexe IV Référence de marchés similaires Le soumissionnaire devra compléter le tableau ci-dessous et joindre tout document justifiant les trois références de marchés similaires d un montant égal au moins à US$ chacun aux prestations demandées et accomplis par le soumissionnaire en tant que fournisseur principal durant les cinq dernières années. A Autocommutateur numérique 1 Nom et coordonnées du Client Lieu, travaux et année de réalisation (durant les 5 dernières années) Valeur du contrat HT (devise) Personnes à contacter 2 3

25 Annexe V Attestations à fournir par les soumissionnaires Le BIT s attend à ce que les participants à ses processus d achats observent les standards d éthique et de transparence les plus élevés, qu ils préviennent tout conflit d intérêt, et qu ils ne s engagent pas dans des pratiques coercitives, collusives, corrompues ou frauduleuses. Suite à la proposition qu il a soumise en réponse à l appel d offres du BIT mentionnée cidessus, le soumissionnaire certifie ce qui suit : 1. Les prix de l offre ont été établis de manière indépendante, sans consultation, communication ou accord avec d'autres sociétés intéressées, concurrentes ou potentiellement concurrentes en vue de restreindre la concurrence. 2. Aucune tentative n'a été faite ou sera faite par le soumissionnaire pour influencer d autres soumissionnaires, organisations, partenariats ou sociétés à soumettre ou non une offre. 3. Le soumissionnaire n offrira, ne sollicitera, n acceptera, directement ou indirectement, aucune libéralité, don, faveur, invitation, promesse d emploi ou autre avantage de ou envers quiconque au BIT. 4. Le soumissionnaire (à la fois la société mère et / ou de ses filiales) n est pas identifié ou associé à des personnes, groupes, entreprises et entités figurant sur la liste établie en vertu de la Résolution 1267 du Conseil de Sécurité de l ONU (Liste récapitulative) *. 5. Le soumissionnaire (à la fois la société mère et / ou de ses filiales) n utilisera pas les fonds reçus en vertu d'un contrat avec l'oit à des fins de soutien à des individus, groupes, sociétés ou entités associés au terrorisme. 6. Le soumissionnaire (à la fois la société mère et / ou ses filiales) ne fait l'objet d'aucune forme de sanction imposée par une organisation ou un organisme du Système des Nations Unies, y compris la Banque Mondiale. Le BIT se réserve le droit d'annuler ou de résilier avec effet immédiat et sans compensation toute offre ou contrat découlant de cette procédure d'appel d'offres dans le cas de fausses déclarations en relation avec les certifications ci-dessus. Définitions des termes utilisés dans cette déclaration : Par «pratique de coercition» il faut entendre l utilisation ou la menace de la coercition, directement ou indirectement, vis-à-vis des personnes (ou de leurs biens) afin d influencer improprement leurs actions. * La Liste récapitulative peut être consultée sur le site internet

26 Par «pratique collusive» il faut entendre tout procéder ou accord entre deux ou plus offrants, afin de fixer des prix à des niveaux artificiels ou de toute manière non compétitifs. Par «Conflit d intérêt» il faut entendre une situation qui donne lieu à un conflit réel, potentiel ou perçu entre les intérêts d'une partie et une autre. Par «pratique corruptive» il faut entendre le fait d offrir, donner, recevoir, ou de solliciter, directement ou indirectement, toute utilité afin d influencer improprement les actions des personnes. Par «pratique frauduleuse» il faut entendre la présentation fausse d un fait, ou l omission de la mention d un fait, afin d obtenir un avantage financier ou autre ou d éviter une obligation. Le soussigné, certifie être dûment autorisé à signer la présente attestation au nom du soumissionnaire. TAMPON DU SOUMISSIONNAIRE Nom (en caractères d imprimerie) :.. Position :.. Signature :... Date :

27 Annexe VI Formulaire d offre de prix < Nom du Soumissionnaire > < Adresse du Soumissionnaire > < Pays> Ce qui suit doit être rempli par le Soumissionnaire Votre référence Date Date de validité de l offre (jours calendrier) 1 Prix total du contrat en Votre Offre de prix doit fournir la ventilation des prix selon la structure suivante: Après avoir examiné tous les documents de l Appel d Offres, notamment les conditions applicables aux contrats du BIT, pour la fourniture des équipements mentionnés cidessous, et ayant examiné toutes les conditions et facteurs pouvant influer sur le prix ou sur le délai de livraison, nous proposons de réaliser les prestations selon les conditions et modalités de cet Appel d Offres pour un montant net hors taxes suivant : COMPOSANTE DE PRIX QUANTITE Autocommutateur numérique 01 Passerelle GSM analogiques (6 cartes SIMs) 01 Softphone IP pour utilisateurs nomades 01 Console DSS IP 01 Postes téléphoniques IP pour des conférences 02 Postes téléphoniques IP pour les opérateurs (standardistes) 02 Antennes IP relais DECT 06 Postes téléphoniques sans fils sur relais DECT 10 Postes déportés «executives SIP 10 PRIX UNITAIRE MONTANT NET HT 1 Minimum 90 jours calendrier après la date de clôture

28 Phone» Utilisateurs mobiles (compatibilité Android, Iphone, Symbian, etc.) 10 Téléphones IP de base 50 Casques sans fil Logitech Wireless Headset Dual H820e 50 Formation 01 TOTAL NET HT Nous reconnaissons que l absence d un élément de prix dans ces soumissions peut entrainer l exclusion de notre offre. CACHET DU SOUMISSIONNAIRE Nom (en caractères d imprimerie) :.. Position :.. Signature :... Date :

29 Annexes VII Fiche de renseignement sur le soumissionnaire Je soussigné, en soumettant cette proposition, confirme que ces instructions sont acceptées dans leur intégralité et sans restriction, y compris le marché proposé par l OIT utilisé pour cette procédure d'appel d'offres et le contrat subséquent. I. Objet Avis d appel d offres Appel d offres International N 001/2015 Besoin Acquisition d un autocommutateur numérique au profit du Bureau de l OIT à Yaoundé 2. Offre présentée par un opérateur économique unique Soumissionnaire [Insérer le nom complet du soumissionnaire] 3. Informations sur le soumissionnaire Nom de l'entreprise : Statut Légal: Capital Autorisé: Adresse du siège social: Lieu de l'entreprise : Adresse : Téléphone : Fax : Commerciale déposée N :

30 N TVA : N d'enregistrement UNGM (United Nations Global Marketplace) : Date de création : Effectif permanent : Nom de la succursale/représentant au Cameroun : 1. Noms de principaux responsables Noms et fonctions des personnes habilitées à représenter la société Certification (le cas échéant) : Accréditation (le cas échéant) : [Type et Validité] 4. Chiffre d'affaires, résultat net pour les trois derniers exercices: [Devise] Année 2012 Année 2013 Année 2014 Moyenne Chiffre d'affaires Résultat (+/-) Commentaires 5. Documents obligatoires Comme demandé à l'annexe III, documents administratifs à fournir par les soumissionnaires, les documents suivants doivent être joints : a) certificat (s) confirmant que les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale et / ou le paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays dans lequel le soumissionnaire est établi ont été remplies ;

31 b) La preuve de la déclaration et le paiement des impôts, taxes et cotisations de sécurité sociale par le soumissionnaire doit indiquer la situation à la fin de l'exercice précédent, portant la mention «copie certifiée conforme», la date et la signature d'une personne habilitée à représenter la société ; c) Une copie des trois derniers états financiers du soumissionnaire certifiés par des auditeurs indépendants. CACHET DE L'ENTREPRISE Signature. Noms. Fonction. Tél/Fax. .

32 Annexe VIII CRITERES ELIMINATOIRES Critères d évaluation Critère description Documents administratifs incomplets Fausses déclarations ou pièces falsifiées Dossier technique non conforme l autocommutateur doit être numérique et permettre un accès multioperateur synoptique pour une interconnexion avec au moins 02 autres autocommutateurs du type tda100d en cas d incident, le fournisseur doit garantir un délai de diagnostic initial de 4 heures. en cas d incident, le fournisseur doit garantir une résolution du problème dans un délai de 24 heures. la fiabilité du service doit être assurée. la disponibilité générale ne peut être inférieure à 99%. Note technique inférieure à 40 points sur 70 CRITERES TECHNIQUES (CONFORMITE AVEC LES CRITERES TECHNIQUES DETAILLES DANS LE CAHIER DES CHARGES) : Méthode de sélection OUI ou NON (Les offres qui n obtiendront pas atteint le minimum de 4 critères techniques requis seront rejetées). 70 POINTS 1. Soumissionnaires agréés auprès du concessionnaire (MAXIMUM 10 POINTS) 2. Soumissionnaires justifiant d une expérience d au moins 10 ans (MAXIMUM 10 POINTS) 3. Soumissionnaires décrivant un plan de formation détaillé dans le cadre du transfert des compétences (MAXIMUM 5 POINTS) 4. Soumissionnaires proposant une assistance technique ou un service d aide 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours (MAXIMUM 5 POINTS) 5. Soumissionnaires indiquant au moins trois références (nom, téléphone et fiables) pour des prestations similaires. Le score total sera calculé de la manière suivante : Nombre de références similaires avec feedback x 5. (MAXIMUM 15 POINTS) 6. Soumissionnaires proposant un autocommutateur gérable à travers une interface web. (MAXIMUM 10 POINTS) 7. Soumissionnaires présentant une méthodologie et un plan de travail (MAXIMUM 10 POINTS) 8. Soumissionnaires assurant la garantie du matériel (MAXIMUM 5 POINTS)

33 CRITERES COMMERCIAUX Prix 30 POINTS Prix offre moins distante x 30 Prix de l offre proposée Lieu : Date : Noms & Fonctions des membres du panel d évaluation Signature Nom et signature du responsable (EAT/BP YAOUNDE):

34 Annexes IX : TERMES ET CONDITIONS APPLICABLES AUX CONTRATS DU BIT POUR LES SERVICES 1. LES PARTIES 1.1. STATUT JURIDIQUE DES PARTIES: L Organisation internationale du Travail, représentée par le Bureau international du Travail (BIT), et le Contractant (ci-après dénommés «Partie» ou «Parties» selon que l on se réfère respectivement à l une ou à l autre des Parties, ou aux deux) ont le statut juridique suivant: L Organisation internationale du Travail possède la pleine personnalité juridique, y compris la capacité de contracter, et jouit des privilèges et immunités qui lui sont nécessaires pour atteindre ses buts de manière indépendante et ce, conformément à la Constitution de l Organisation internationale du Travail. Aucune disposition du contrat, ou relative à celui-ci, ne peut être interprétée comme portant renonciation à l un quelconque des privilèges et immunités de l Organisation internationale du Travail reconnus dans la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées (de 1947), dans les législations nationales pertinentes et en droit international Le Contractant est un contractant indépendant. Aucune disposition du contrat, ou relative à celui-ci, ne peut être interprétée comme établissant ou créant entre les Parties une relation employeur-employé ou mandant-mandataire. 2. DOCUMENTS CONTRACTUELS ET VALIDITÉ 2.1. NATURE DU CONTRAT: Le contrat constitue l accord complet et unique entre les Parties. Il annule et remplace toute proposition, accord ou arrangement verbaux ou écrits, et toute autre communication entre les Parties ou par l une d entre elles, le concernant Le contrat se compose des documents suivants, énumérés dans leur ordre de priorité : Bon de commande/document du contrat, y compris toutes les conditions particulières; Termes et Conditions applicables aux contrats du BIT pour les services (Annexe 9); Tout autre document expressément mentionné dans le Bon de commande/document du contrat, et annexé à celui-ci (soit les Annexes 1, 2, 3, etc.) Les conditions commerciales ou contractuelles et les réserves générales publiées ou émises par le Contractant, ou mentionnées dans la correspondance ou dans des documents émanant du Contractant, ne font pas partie du contrat, sauf si elles sont incluses dans la liste des documents figurant au paragraphe VALIDITÉ: Le contrat expire à la date d exécution des obligations respectives des Parties, ou à un autre moment, conformément à ses dispositions.