Assistant administratif Service

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1 Intitulé du poste Assistante Administrative en MDS Direction DGA DSS Intitulé du métier de référence Assistant administratif Service MDS SEGRE 50% MDS BAUGE 50% Nom, prénom du titulaire du poste (s'il est déjà en poste) Code poste SEDIT Code métier 07SEDB0570 Catégorie A B X C Titulaire / contractuel Titulaire Filière Administrative Cadre d'emplois C Grades détenus Grades possibles Adjoint administratif principal Lieu (rattachement administratif principal) Déplacements (lieux, fréquence ) MDS SEGRE/MDS BAUGE Travail sur écran (+ de 2h/jour) Non x X Non Option ARTT libre x Permis de conduire requis Non x Astreinte Matériel mis à disposition ( véhicule, tenue.) Délégations de signature Conditions de travail particulières (travail le week-end, en soirée, travail en équipe, intempéries ) Non x Lesquelles : permanence ouverture au public Semaine paire : Lundi et Mardi sur BAUGE Semaine impaire : Lundi, Mardi et Mercredi sur BAUGE Règles particulières d'hygiène et de sécurité à respecter 1. Lesquelles : Aptitudes physiques requises (le cas échéant) Lesquelles : 1 En cas de réponse positive, la présente fiche de poste doit être accompagnée d'un document précisant ces règles. Fonction du supérieur hiérarchique direct (N+1) Titulaire du poste RPA Christiane POUILLART (SEGRE) Alison TRUONG (BAUGE) fonction des subordonnés directs (N-1) (nombres de personnes encadrées) Réalisation de l'évaluation annuelle du personnel NON OUI Principaux interlocuteurs au sein des services départementaux Principaux interlocuteurs à l'extérieur des services départementaux Services de la DGA DSS Unité accompagnement de l accès relogement DIL CESF TMS ASE PPSF PMI - DSI Partenaires de la MDS

2 Mission Assurer l accueil, l information, l évaluation et l orientation des usagers, de même que la réalisation des missions administratives liées aux activités des MDS ACTIVITES LIEES AU POSTE (10 activités maximum) > Activités principales : Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires (information, orientation) - Remplacement des collègues secrétaires - Gestion informatique des agendas des TMS, des réservations de salles - Enregistrement des écrits et suivis des documents Archivage des dossiers et classement SEGRE PPSF PMI - Traitement administratif des bilans 3-4 ans - Agréments : organisation des commissions d'agréments (rapports rappel des échéances, réalisation des PV) Frappe et envoi des courriers de notification de décision après commissions Liens avec service PPSF en binôme avec la secrétaire PMI Secrétariat de la RAMDS prévention Organisation et traitement de certaines commissions en binôme BAUGE Commissions Sociales Logement (CSL) Organisation, préparation, suivi et retour - Préparation de l ordre du jour - Envoi des convocations - Enregistrement et suivi des dossiers dans SOLIS FSL - Préparation de la commission - Retour de commission : Enregistrement des décisions sur SOLIS FSL, édition des courriers et envoi aux partenaires et usagers - Mise à jour des compteurs des mois mesure Suivi et gestion du parc véhicules - Référent pour l ensemble des documents et procédures nécessaires aux véhicules (assurances ) - Gestion du relevé kilométrique des véhicules et transmission à la DGA DSS - Suivi entretien des véhicules (Rendez-vous garage, suivi du logiciel de réservation des véhicules) Enregistrement des enquêtes expulsions Classement du RMDS poids relatif % niveau de resp 2 > Activités secondaires : Signalisation de la MDS Préparation des dossiers aux nouveaux arrivants Participations aux réunions (MDS, Secrétaires, CSL ) Total 100 % Niveau de responsabilité : I - décide, est responsable de / II - propose, élabore, définit, participe à / III - exécute, met en œuvre. Rouge : Baugé Bleu : Segré Noir : Segré et Baugé COMPETENCES LIEES AU POSTE Savoirs (connaissances théoriques) Connaissance de l'outil informatique Logiciels WORD, EXCEL, SOLIS FSL, AST Accueil physique et téléphonique permettant l écoute et l orientation Connaître la problématique du public en difficulté Connaître la problématique logement, de même que les procédures et différents partenaires

3 Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) Mettre en forme les écrits dactylographiés Répondre au téléphone avec prise de message Savoir écouter et recevoir du public Qualité rédactionnelle pour les comptes rendus Sens de l organisation avec la capacité de gérer les urgences Savoir procédural (procédures) Connaître les procédures départementales utilisées en MDS (ASE, insertion, logement, PPSF PMI ) Savoir relationnel (relations humaines) Discrétion Savoir travailler en équipe Ecoute/Empathie Capacités à apaiser les tensions Capacités à prendre des initiatives Autres Évolution prévisible du poste Document élaboré par : Validé par (direction/dga) Réception DRH le Geneviève FABRE RMDS Arnaud PIQUET RMDS Validation DRH le Le Le

4 1/Indemnité de sujétion spécifique Nature : Manager Chargé de mission Niveau : Indemnité spécifique pour les agents des filières autres que technique : Appui technique Négociateur foncier Indemnité spécifique pour les agents de catégorie C de la filière technique : Dessinateur de niveau 1 Dessinateur de niveau 2 Surveillant de travaux Chef de garage Technicien d'exposition 2/Nouvelle bonification indiciaire Critères d'attributions de la NBI hors Zone urbaine sensible Nature :... Nombre de points Critères d'attributions de la NBI dans les Zones urbaines sensibles A/Nom du quartier concerné:... B/Nom du collège concerné:... C/Nature :... Nombre de points :... 3/Autres avantages Logement de fonction : Utilité de service - nombre de pièces principales : Nécessité absolue de service - nombre de pièces principales : Véhicule de service avec remisage permanent à domicile Technologie de l'information : Vêtement de travail Ordinateur portable Téléphone portable Agenda électronique Document élaboré par : Validé par (direction/dga) Réception DRH le Geneviève FABRE RMDS Arnaud PIQUET Validation DRH le Le Le

5 Informations destinées à la DIL/DSI Nouveau poste x Vacance de poste Evolution de la fiche de poste Direction DGA DSS DAST Intitulé du poste Assistante Administrative en MDS Service MDS Segré Nom du candidat retenu Date de prise de fonction envisagée Catégorie A B C N du bureau affecté Seul Partagé Besoins informatiques Besoins en téléphonie Micro ordinateur fixe Portable Imprimante N&B Imprimante Couleur Autres périphériques Logiciels (autres que bureautique) : Téléphone fixe Téléphone mobile Télécopieur Numéro direct (SDA) pour téléphone fixe Besoins en reprographie Mobiliers nécessaires Bureau Fauteuil Armoire Bloc tiroir Table de convivialité Lampe de bureau Chaise Autre : Véhicule Non Place de stationnement Non Conditions de travail particulières, observations Rédacteur du document :Geneviève FABRE RMDS Arnaud PIQUET RMDS Date : Document à transmettre, pour les DGA, au SCAG qui le communiquera ensuite à la DRH ; pour les Directions de moyens, directement à la DRH, unité recrutement/mobilité interne, recrutement@cg49.fr (page 4 renvoyée par la DRH à DSI & DIL)