Les 10 premières étapes TARGET SKILLS. A la Découverte de PlanningPME. PlanningPME Planifiez en toute simplicité. Target Skills - Editeur de logiciels

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1 PlanningPME Planifiez en toute simplicité TARGET SKILLS A la Découverte de PlanningPME Les 10 premières étapes A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 1 -

2 Copyright TARGET SKILLS. Tous droits réservés. Adresse TARGET SKILLS 39 Rue Michel Ange EVRY Courcouronnes Cedex FRANCE Web site: Telephone: +33 (0) Les informations contenues dans ce manuel sont données à titre indicatif et sont susceptibles d être modifiées sans préavis de notre part dans le cadre de l évolution du produit. Toute reproduction du logiciel sur quelque support que ce soit est illégale. Toute copie ou transmission de ce document sous quelque forme, à quelque fin ou par quelque procédé électronique ou mécanique que ce soit, photocopie et enregistrement compris, sans le consentement écrit de la société Target Skills est interdite par la loi. PlanningPME est une marque déposée par la société TARGET SKILLS. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 2 -

3 Planifiez en toute simplicité : suivez, collaborez, coordonnez et gérez en temps réel votre activité et vos ressources avec PlanningPME. PlanningPME est un planning dédié aux petites et moyennes entreprises mais aussi aux Grands Comptes tous secteurs confondus. Il accompagnera parfaitement la croissance de votre activité. Dès lors que vous avez un accès à Internet, il permet une lecture directe de l information par tous vos collaborateurs. PlanningPME est un produit intuitif et performant où la prise en main est facilitée par une ergonomie soignée. Découvrez le logiciel PlanningPME grâce à ce mémento qui vous accompagnera étape par étape. Apprenez les bases de PlanningPME en vous laissant guider doucement! A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 3 -

4 Sommaire 1ère étape : Comment faire pour tester? ème étape : Comprendre les termes utilisés dans le logiciel ème étape : Partir d un exemple paramétré ème étape : Partir d un planning vierge ème étape : Personnalisation des ressources ème étape : Création des tâches sur le planning ème étape : Personnalisation des tâches ème étape : Création des indisponibilités ème étape : Création de services ème étape : Quelles sont les autres fonctions qui pourraient vous intéresser? Contactez-nous A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 4 -

5 1ère étape : Comment faire pour tester? Pour tester gratuitement PlanningPME, allez sur notre site Web : La version d essai est limitée à 30 ouvertures/fermetures et à la création de 200 tâches et 50 clients. Un assistant de configuration vous guidera dans le paramétrage initial de PlanningPME. 2ème étape : Comprendre les termes utilisés dans le logiciel Qu est ce qu une ressource humaine? Une ressource humaine correspond à une personne physique: un employé, un technicien, un formateur, un ingénieur, Qu est ce qu une ressource matérielle? Une ressource matérielle peut correspondre à des ressources diverses et variées : une salle, un véhicule, un ordinateur, une machine ou tout autre matériel que vous souhaitez gérer. Qu est ce qu une tâche? Une tâche est une mission, un travail à accomplir par une ressource humaine ou matérielle. Une tâche est représentée par un rectangle de couleur sur le planning. Une tâche peut correspondre à : un rendez-vous, une réservation de salles, une formation ou toute activité spécifique à votre métier. Qu est ce qu une indisponibilité? Une indisponibilité est une absence, une période pendant laquelle une ressource n est pas disponible. Une indisponibilité peut correspondre à : des vacances, des congés, des arrêts maladie Qu est-ce qu une ressource «A planifier»? La ressource «A planifier» sert de pense-bête. Chaque tâche assignée à une ressource «A planifier» apparaîtra sur le planning quel que soit le mode de visualisation (journalier, hebdomadaire ) et la date. Qu est ce qu un service? Un service est un regroupement de ressources humaines et/ou matérielles. Un service peut correspondre au service commercial d une entreprise, au service technique, Vous pourrez ensuite filtrer le planning par service afin de ne faire apparaître que les ressources d un seul service sur votre écran. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 5 -

6 Ressources matérielles Ressources humaines Target Skills - Editeur de logiciels Aperçu du planning : Visualisation temporelle filtres Indisponibilités en grisé Les différentes tâches Ressource «à planifier» Sert de post-it 3 ème étape : Partir d un exemple paramétré Lors du lancement de PlanningPME, vous avez le choix entre partir d un planning vierge ou sélectionner un exemple déjà paramétré A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 6 -

7 Pour partir d un exemple déjà paramétré : cliquez sur l icône qui correspond à vos besoins pour lancer le modèle de planning. Prenons l exemple «Maintenance et interventions» : L exemple contient déjà des tâches, des ressources, des indisponibilités, etc. Vous pouvez ensuite effectuer vos propres modifications sur ce planning. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 7 -

8 4 ème étape : Partir d un planning vierge Si vous souhaitez créer vous-même votre planning, allez dans le menu «Fichier» -> «Nouveau planning». Choisissez un nom de fichier et enregistrer votre planning à l emplacement désiré. En optant pour un planning vierge, un assistant de configuration vous aidera à paramétrer le logiciel. Il comporte plusieurs étapes : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 8 -

9 Il s agit ici du paramétrage global : Jours et heures d ouverture habituels de votre société. 1- Ressources humaines : Indiquez le nombre d employés que vous souhaitez gérer sur le planning 2- Ressources matérielles : Indiquez le nombre de ressources matérielles (salles, équipements divers) que vous souhaitez gérer sur le planning 1- Avez-vous une base de données clients? Sélectionnez «OUI» si vous souhaitez gérer vos rendez-vous et autres interventions chez/avec vos clients. 2- En cochant «NON» pour la deuxième question, vous aurez un message d alerte quand vous essayerez d assigner une tâche à une ressource déjà occupée ailleurs. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes - 9 -

10 Vous avez fini de paramétrer le logiciel. Voici alors le planning qui apparaît sur votre écran : Vous pouvez changer le mode de visualisation en jouant avec le menu déroulant se trouvant à gauche de la date en haut du planning. Sur cet exemple, le mode de visualisation est hebdomadaire, mais vous pouvez avoir toutes sortes de vue du planning : journalière, mensuelle, annuelle Sur le planning, une ligne représente le planning d une ressource. Nous allons vous expliquer comment créer le planning de vos ressources simplement. 5 ème étape : Personnalisation des ressources Pour commencer, nous allons personnaliser les ressources. Pour cela, double-cliquez sur la «Ressource humaine 1». La fiche personnelle de la ressource apparaît : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

11 Choisissez si la ressource est humaine, matérielle ou «A planifier». Changez le libellé en mettant le nom de votre ressource : Paul par exemple Changez la couleur de fond : rouge par exemple Visualisation des changements sur le planning : De la même façon, vous pourrez personnaliser toutes vos autres ressources. Personnalisez 2 ou 3 ressources sur le planning. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

12 Pratique : Grâce à un simple glisser/déposer vous pouvez changer l ordre de vos ressources. 6 ème étape : Création des tâches sur le planning Sur le planning, une tâche sera représentée par un rectangle de couleur. Différentes possibilités s offrent à vous pour créer une tâche sur le planning : - Dessinez un rectangle sur le planning à l aide de votre souris - Double-cliquez sur un espace vierge du planning - Placez-vous sur un espace vierge du planning, cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez «Nouvelle tâche» Dans ces trois cas, la fenêtre «Tâche» apparaît alors : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

13 Entrez un libellé pour votre tâche : rendez-vous par exemple. Choisissez la ou les ressources assignées à cette tâche. Choisissez les dates et heures pour cette tâche puis validez. La tâche «Rendez-vous» a ainsi été affectée à la ressource «Laure». Créez de la même façon une autre tâche sur le planning : formation assignée à la ressource «Laure» dans l exemple ci-dessous. Vous pouvez ainsi créer vos tâches directement sur le planning. Au fur et à mesure, une liste de tâches s enregistre et vous pouvez en sélectionner une dans la liste déroulante suivante plutôt que de saisir un autre libellé: Comme vous pouvez le constater, par défaut, les tâches apparaissent en bleu sur le planning. Nous allons personnaliser cet affichage. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

14 7ème étape : Personnalisation des tâches Allez dans le menu «Données» -> «Tâche» : Vous retrouvez les libellés des tâches créées auparavant : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

15 Pour changer la couleur, sélectionnez une tâche avec la souris et choisissez la couleur de fond parmi la palette de couleurs proposée. A partir de cette fenêtre, vous pouvez compléter votre liste de tâches en cliquant sur le bouton «Ajouter». Aperçu des changements de couleur sur le planning : 8ème étape : Création des indisponibilités Sur le planning, une indisponibilité sera représentée par un rectangle de couleur hachuré. Différentes possibilités s offrent à vous pour créer une indisponibilité sur le planning : - Dessinez un rectangle sur le planning à l aide de votre souris en maintenant la touche «CTRL» appuyée - Placez-vous sur un espace vierge du planning, cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez «Nouvelle indisponibilité» Dans tous les cas, la fenêtre «Indisponibilité» apparaît alors. A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

16 Le principe pour créer des indisponibilités est le même que pour la création de tâches. Vous retrouvez la liste de vos indisponibilités à partir du menu «Données» -> «Indisponibilité». Aperçu des indisponibilités sur le planning : Par la suite, vous pouvez suivre les indisponibilités de chacune de vos ressources à partir de leur fiche personnelle dans l onglet «Indisponibilités». Voici un exemple avec la ressource «Eric» : 9ème étape : Création de services Depuis votre planning entier, vous allez pouvoir extraire le planning d un seul service pour une meilleure visibilité. Depuis PlanningPME, allez dans le menu Données -> Service La fenêtre «Service» apparaît alors. Cliquez sur «Ajouter». A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

17 Donnez un nom à votre service, par exemple, service commercial et sélectionnez toutes les ressources de ce service à partir de cette fenêtre. Résultats sur le planning : En sélectionnant «Service commercial» dans le menu déroulant ci-dessous, les ressources du service commercial apparaissent sur le planning. 10ème étape : Quelles sont les autres fonctions qui pourraient vous intéresser? Vous avez maintenant les bases essentielles à savoir pour manipuler PlanningPME. Facile d utilisation, PlanningPME permet de gérer vos ressources et vos tâches simplement et efficacement. A présent, selon votre activité et vos besoins, il vous reste à définir les autres fonctions qui vous intéressent dans le logiciel parmi lesquels : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

18 De la documentation très détaillée est également à votre disposition sur notre site Internet à cette adresse : Contactez-nous Notre équipe est à votre disposition pour toute question sur le logiciel ou pour une démonstration en ligne ou sur site : +33 (0) Service commercial : Service technique : A la découverte de PlanningPME - Les 10 premières étapes

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