ROI et BEP de l'e-learning

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1 ROI et BEP de l'e-learning Bienvenue dans l'outil de calcul de rentabilité (Return On Investment ou retour sur investissement - R.O.I. et Break Even Point ou point critique - B.E.P.) de l'e-learning! Présentation de l'outil: Objectifs Organisation Prise en compte du "blended learning" Principales fonctionnalités Quelques hypothèses de travail Conseils d'utilisation Abréviations utilisées Objectifs Cet outil de calcul vous permet de comparer les coûts de la formation traditionnelle (en salle) par rapport aux coûts de la formation via e-learning ou blended learning. Il prend en compte un certain nombre de postes de coûts, comme par exemple les coûts liés à la création, à l'implémentation, au suivi d'une formation, etc. C'est donc à vous qu'il appartient de remplir correctement et complètement les différents postes de coûts. Vous devrez sans doute faire certaines estimations et/ou obtenir ces estimations auprès d'un spécialiste (par exemple, le coût d un logiciel de diffusion des formations e-learning, le temps d'organisation de la formation traditionnelle par rapport à la formation e-learning, etc.), notamment si vous n'avez jamais réalisé de formations en e- learning (et donc si vous n'avez pas d'idées sur la faiblesse ou l'importance de certains coûts en e-learning par rapport à la formation traditionnelle). L'outil fournit de nombreuses indications pour vous aider à faire vos estimations et ainsi à être le plus réaliste possible en la matière. Bien entendu, selon le type de e-learning que vous comptez pratiquer (ou pratiquez déjà), certains postes de coûts n'auront guère de sens et ne devront pas être remplis. Ainsi, les coûts de design et de conception ne vous concerneront pas si vous faites appel à des solutions existantes et "clé en main". Organisation de l'outil L'organisation de l'outil vous permet la prise en compte d'un maximum de coûts liés à la formation: de l'analyse jusqu'au suivi et à l'éventuelle évolution des formations. L'outil est organisé en 4 onglets principaux: Onglet Données Dans cet onglet vous devrez saisir vos coûts et estimations de coûts pour les rubriques suivantes: analyse: analyse des ressources existantes, des besoins, du public, des objectifs, du contenu, recherche de solutions/prestataires, etc. (même type de prestations pour les modes traditionnel et e-learning);

2 design/conception: choix du parcours de formation, de la structuration/organisation des contenus et des cours, des activités pédagogiques prévues, recherche de solutions/prestataires, etc. (même type de prestations pour les modes traditionnel et e-learning) développement/production ou achat/location de contenus: o formation traditionnelle: formation de formateurs, réalisation/développement de la formation traditionnelle, de son programme/contenu, de ses supports, etc.; o formation e-learning : formation de e-formateurs, de concepteurs de cours e- learning, de e-tuteurs ; Développement de module(s) e-learning; Achat/location de cours standard; etc. technologie: o formation traditionnelle: projecteur, paper-board, logiciels pour réaliser les supports de cours (PowerPoint, Word, etc.), etc. (tenir compte des parties traditionnelles d'un parcours "blended learning"); o formation e-learning: serveurs, ordinateurs, accessoires (casque, webcam, etc.); réseaux, ligne ADSL chez les apprenants; logiciels pour réaliser les modules e-learning et autres ressources pédagogiques (outils auteur, PowerPoint, Word, etc.); LMS, intranet, logiciels de communication et d'interaction; etc.; organisation/préparation des formations: o formation traditionnelle: impression et diffusion des syllabi; inscriptions, réservation des salles et du matériel, définition des parcours en fonction des besoins, etc. (tenir compte des parties traditionnelles d'un parcours "blended learning"); o formation e-learning: intégration des contenus e-learning (par ex. sur un LMS); inscriptions, définition des parcours en fonction des besoins, etc. implémentation de la formation, en deux parties: o formation: coûts liés à la durée des formations, au nombre et au coût des apprenants, etc. avec prise en compte de: facteur de diminution du temps de formation en e-learning par rapport au traditionnel (diminution fonction de: individualisation des parcours (un apprenant ne va suivre QUE ce dont il a besoin), temps de déplacement, accueil-pauses-départ des formations traditionnelles, etc.); tutorat éventuel pour la formation e-learning; annulation tardive ou absence pour la formation traditionnelle: permettra de calculer le nombre d'apprenants qui n'aura pas suivi la formation (et donc qu'il faudra (re)former ou qui ne sera pas formé et donc potentiellement moins productif/qualitatif); o logistique: coûts liés aux déplacements, à la location de salles, etc. (tenir compte des parties traditionnelles d'un parcours "blended learning") suivi, en deux parties (évaluation et évolution): o évaluation de la qualité des contenus/ressources/formations, de leur assimilation et de l'impact sur l'organisation; o évolution des contenus de formation en fonction de l'évolution du domaine de formation; etc. (en théorie, avantage du e-learning par rapport à la formation traditionnelle) coûts supplémentaires potentiels: coûts liés au remplacement éventuel de l'apprenant pendant qu'il est en formation; au remplacement éventuel du formateur (par exemple) si celui-ci quitte l'organisation (dans le cas du e-learning, les contenus sont normalement davantage formalisés, la récupération est donc plus aisée); aux demandes et fournitures d'assistance (demandes liées par exemple au fait de devoir attendre avant de suivre une formation ou à la suite d'une formation qui ne répond pas spécifiquement aux besoins, etc.); aux éventuels compléments de formation (dans le cas de formations ne répondant pas aux besoins, d'un manque d'individualisation, d'annulation tardive, etc.); etc. (en théorie, avantage du e-learning par rapport à la formation traditionnelle) manques à gagner du traditionnel par rapport au e-learning: coûts liés à la réduction de productivité du personnel notamment pendant la formation, pendant l'attente d'une formation, pendant les demandes et fournitures d'assistance, etc. (en théorie, avantage du e-learning par rapport à la formation traditionnelle).

3 Pour certaines rubriques, vous pourrez intégrer tant vos coûts internes que ceux liés à des prestataires externes. Vous pourrez intégrer les coûts de formations e-learning, que cellesci soient des formations standard (achetées ou louées) ou des formations e-learning sur mesure. Onglet synthèse Cet onglet propose la synthèse de la formation à délivrer et des coûts liés. (en deux parties: formation prestée (implémentation) et Coûts) Onglet analyse chiffrée Cet onglet présente les principales données et quelques ratios de rentabilité comme le coût par apprenant, le ROI (ici exprimé en termes de pourcentage de gain d'une solution par rapport à l'autre) et le BEP (exprimé en nombre d'apprenants à former). Note: le calcul du BEP doit être généré manuellement en cliquant. Onglet analyse graphique Le graphique est généré dynamiquement (en cliquant) en fonction de l'ensemble des données; le graphique représente une simulation/extrapolation des coûts en fonction du nombre d'apprenants: sur l'axe des abscisses le nombre d'apprenants varie autour de la quantité saisie dans l'onglet "Données", selon les règles suivantes (x étant le nombre d'apprenants saisi, celui-ci pouvant être modifié à tout moment): 1. détermination d'un palier: x / 5; 2. variation de x entre "moins 3 paliers" et "plus 20 paliers" 3. exemple: pour 50 apprenants, le palier sera de 10 (50/5) ; la simulation des coûts se fera donc entre 20 (50-3x10) et 250 (50+20x10) apprenants Dans les onglets "synthèse", "analyse chiffrée" et "analyse graphique", il est possible, à tout moment, de faire varier les paramètres suivants: nombre d'apprenants à former, durée unitaire de la formation traditionnelle, hypothèse de réduction de la durée unitaire en e-learning. E-learning et "blended learning" Il est possible, dans la partie e-learning, d'intégrer les formations traditionnelles qui peuvent s'intégrer dans un parcours de formation "blended" (un mix entre de la formation traditionnelle et de la formation e-learning): la comparaison se fera donc entre une formation 100% traditionnelle (partie "Traditionnelle") et une formation présentant un mix de méthodes (partie "e-learning (blended learning)"). Hypothèses de travail Voici quelques unes des hypothèses de travail à partir desquelles l'outil a été réalisé: la dimension temporelle n'est pas reprise dans l'outil mais peut être considérée à travers le nombre d'apprenants: par exemple, si vous devez proposer la même

4 formation tous les ans pendant trois ans à 20 apprenants par an, vous pouvez considérer 60 apprenants (20x3), sans oublier d'intégrer les coûts récurrents chaque année (notamment en termes d'organisation, de logistique, etc.) pour la même raison, le BEP est exprimé en "nombre d'apprenants" et non en fonction du temps les données à saisir le sont pour une seule formation (ou un programme/parcours de formation) et non pour un ensemble de formations: les comparaisons n'en seront que plus réalistes (attention, certains coûts ne devront pas être pris en compte deux fois, par exemple la plupart des coûts de "Technologie" n'augmenteront pas avec le nombre de formations/parcours) pour calculer un ROI, il faut des "bénéfices": nous pouvons considérer deux types de "bénéfices": 1) économies réalisées par l'utilisation de l'e-learning; 2) impact de la formation sur l'amélioration des compétences/connaissances et donc sur le fonctionnement de l'organisation (productivité, qualité du travail produit, etc.). Cet outil tient compte de ces deux types de bénéfices de la façon suivante: o économies réalisées: par une différence des coûts de la formation traditionnelle par rapport à la formation e-learning, vous pourrez obtenir soit des Pertes soit des Economies: la colonne "Ecart" indique cette variation pour chaque poste de coûts; l'onglet "Analyse chiffrée" l'indique de façon globale; o impact sur le fonctionnement de l'organisation: par exemple, si une formation traditionnelle ne permet pas à des apprenants d'atteindre leurs objectifs, ces derniers seront moins productifs ou feront davantage d'erreurs (ce qui impacte directement le fonctionnement de l'organisation). En outre, ils devront peut être suivre des compléments de formations et/ou demander des conseils, de l'assistance à des collègues et donc, réduire en conséquence leur temps "opérationnel et productif": cet impact peut être considéré dans les rubriques "Coûts supplémentaires potentiels" et "Manques à gagner du traditionnel par rapport au e-learning" o cet outil considère donc les avantages potentiels du e-learning comme des "coûts" et/ou des "manques à gagner" pouvant être (en théorie) plus importants en formation traditionnelle qu'en formation e-learning. Attention: de prime abord, vous pourriez être amenés à penser que cet outil considère que l'e-learning est forcément de meilleure qualité, dure forcément moins longtemps, engendre moins de "coûts supplémentaires" et de "manques à gagner", etc. que la formation traditionnelle, et que donc les comparaisons sont biaisées. Cette remarque est inexacte, puisque cet outil ne fait que calculer des données que vous saisissez: certes nous suggérons parfois (dans la présentation des postes de coûts et des éléments de calcul) une source possible de différence (théorique) entre formation traditionnelle et e-learning, mais c'est à vous qu'il appartient d'estimer l'ampleur, voire le sens de cette différence (une formation e-learning de mauvaise qualité pourra par exemple engendrer des différences inverses! Le tutorat organisé pour une formation e-learning pourra prendre un temps très important en e-learning et donc augmenter finalement la durée de prestation des formateurs, etc.). Conseils d'utilisation les modes de formations traditionnelles et e-learning sont comparables quant à leur préparation: dans les deux cas, il faut en théorie, passer par des phases d'analyse et de design/conception. Dans le cas de la formation traditionnelle, il arrive que les coûts de ces phases soit sous-estimés, par exemple lorsque la formation existe depuis un certain temps et donc que ces étapes n'ont plus besoin d'être réalisées. Ainsi, pour que la comparaison entre la formation traditionnelle et l'e-learning reste cohérente, vous pouvez considérer, dans les deux cas, que la formation doit être créée (à partir de la phase d'analyse donc);

5 si vous prévoyez, par exemple, d'individualiser une formation traditionnelle au même niveau que ce que pourrait être la même formation en e-learning: les éventuels manques à gagner (par exemple dus à une moindre efficacité du traditionnel et donc à un manque de productivité plus important), ne devront pas être comptabilisés ou devront l'être en faveur de la formation traditionnelle (bien entendu, après prise en considération du temps de conception et d'implémentation de cette individualisation!); pour éviter que l'outil ne soit trop simpliste, il a été nécessaire de rentrer dans certains détails. Ce choix donne certainement à l'outil une certaine complexité, et certains calculs et estimations devront par exemple être réalisés en dehors de l'outil. Par contre, nous pensons que cette "complexité" permettra la mise en évidence de coûts auparavant ignorés, ou tout au moins, vous fera réfléchir sur la possible existence de ces coûts. Abréviations Certaines parties de l'outil présentent des abréviations dont voici la signification: ROI : Return On Investment (ou retour sur investissement), BEP : Break Even Point (ou point critique), Ap. : Apprenant, Nbre : Nombre, Jrs : Jours, pdt : Pendant, TT : Total. Remarques Les flèches de navigation permettent de passer d'une rubrique à une autre ou d'un onglet à un autre, les "?" fournissent des explications des postes de coûts, lorsqu'une donnée est présente sur différents écrans, un changement impacte l'ensemble des écrans (par exemple, au niveau du graphique, il est possible de changer le nombre d'apprenants; cette modification sera prise en compte dans l'ensemble de l'outil), sur le graphique, le BEP n'est indiqué que s'il existe, tous les champs ne doivent pas forcément être complétés.