Hospitalisation Organisation de la chaine de facturation.

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1 Hospitalisation Organisation de la chaine de facturation. L exemple du GROUPE SANTE VICTOR PAUCHET Journée Régionale 22 avril 2015 Julien Wallois Directeur Clinique Victor Pauchet DAF Groupe Santé Victor Pauchet

2 De l Admission à la sortie du patient Après annonce de l hospitalisation par les praticiens, le patient passe au préadmission pour la création de son dossier administratif informatisé Le bureau des préadmissions est en position centrale au sein de l établissement. Le personnel (3 ETP/jour) a la charge de récupérer pour chaque patient les éléments suivants : - Photocopie carte d identité - Création ou rattachement au DMP - Lecture de la carte vitale (formulaire ALD (annexe 3) - Prise en compte des souhaits du patient (confort de la chambre, TV, lits accompagnants ) - Interrogation et vérification de la prise en charge complémentaire santé - Signature par le patient des documents administratifs (anonymat, autorisation parentale ) - Explication du parcours patient Le personnel des admissions à la charge d appeler à 72 H les patients pour lesquels aucun dossier administratif ne serait créé ou dossier incomplet > Objectif : 100% de dossier complet le jour de l admission

3 De l Admission à la sortie du patient Le jour de l admission, le patient se présente à l accueil de l établissement pour enregistrement de sa présence, éventuellement récupération des derniers éléments administratifs, et gestion des souhaits de conforts (CP, TV, Téléphone, lits accompagnants ) Un personne du service à la charge du placement en chambre afin de respecter les choix médicaux (isolement, enfant.) et les volontés de confort des patients. Pendant le séjour, enrichissement du dossier des éléments suivants (dossier administratif ou dossier médical) : - saisie des codes actes des praticiens (bloc, services, CCAM ou NGAP) - enregistrement des prothèses et génération automatique de la commande auprès du fournisseur La veille de la sortie, le personnel des sorties (2ETP/ Jour) à la charge de préparer la facturation des éléments de confort en fonction des demandes du patient (repas et lits accompagnants, CP, TV ) Lors de la sortie en chambre, le personnel des sorties à la charge de s assurer de l exhaustivité des facturations de confort, délivre le bulletin de situation, et remet la facture acquittée si règlement) Le jour de la sortie, le dossier administratif (informatique et papier) est clôturé et transmis à la facturation.

4 La gestion de la partie médicale : le service PMSI Une équipe de secrétaires administratives (2,5 ETP) s assure que les praticiens libéraux (ou secrétariat) ont intégré informatiquement les éléments constitutifs et réglementaires du dossier médical patient (lettre de sortie, CRO, Anapath, ) Après ce contrôle et éventuellement réclamation des pièces manquantes le dossier médical est transmis au PMSI (5 ETP) pour vérification du codage (lecture du dossier ) Le dossier médical est ensuite archivé informatiquement et sous forme papier. Le codage permet l export du GHS et des actes CCAM auprès du service facturation. L étroite collaboration des services PMSI et facturation est facilitée par la proximité immédiate des bureaux des deux services.

5 Du groupage PMSI à la facturation Le dossier administratif est transmis par le bureau des sorties au service facturation ( 8 ETP) qui s occupe de : - Classement des ordonnances et récupération des factures de prothèses et PH8 auprès de la comptabilité (indispensable pour la transmission des S3404 ) - Saisie les actes NGAP (actes Kiné, consultations spécialisées par exemple) - Intègre les actes de Labo - Contrôle l intégration des suppléments (SRC, SI, NN1 ) en fonction de l éligibilité PMSI - Contrôle de la facturation des éléments de confort - Contrôle ultime de présence des pièces administratives nécessaire à la facturation (invalidité, AT, PEC,.) Le service facturation procède à la télétransmission deux fois par semaine des lots facturés Transmission des lots par courrier et des factures aux mutuelles et aux patients Gère les rejets chaque semaine (Caisse, incompatibilités, codes, prothèses..)

6 De la facturation à l encaissement Après la facturation, le service encaissement (2 ETP) s assure - du correct encaissement dossier par dossier (caisse, mutuelle, patient) - gère les rejets en liaison avec le service PMSI et facturation Des relances régulières (3) sont effectuées auprès des différents interlocuteurs. A défaut de règlement sous 3 mois, le dossier fait l objet d une mise en contentieux

7 Quelques chiffres pour conclure Délai de facturation moyen : 9 jours Le délai moyen pourrait être plus court eu égard : - à certains dossiers complexes et à forte valeur, pour lesquels il est nécessaire d attendre les retours des analyses labo, anapath auprès de centres très spécialisés - l obligation de mettre la facturation originale de la prothèse dans le dossier de facturation transmis à la caisse Délai d encaissement moyen : 19 jours après la facturation Le délai pour la CPAM est très court mais le règlement des mutuelles est plus laborieux.

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