SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES HUMAN RESOURCES DEPARTMENT

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1 SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Circulaire No HUMAN RESOURCES DEPARTMENT Circular No Le 1 er novembre 2011 November 1, 2011 L offre d emploi ci-dessous, qui a été mutuellement préparée et convenue entre la CSEM et l APPA, est offerte sur une base d essai/projet étant donné les négociations courantes au sujet des critères des postes techniques. AFFECTATION TEMPORAIRE (Jusqu au 30 juin 2012 ou toute autre date déterminée par la Commission) TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION 100% - 12 MOIS The following Job Opportunity Circular, which has been mutually prepared and agreed upon between the EMSB & the APPA, is being done on a project/trial basis, in view of the ongoing negotiations on the criteria for Technical posts. TEMPORARY ASSIGNMENT (Until June 30, 2012 or another date determined by the Board) ADMINISTRATIVE TECHNICIAN 100 % - 12 MONTHS Les membres du personnel qui désirent être considérés pour nomination au poste ci-dessus sont priés d en faire la demande par écrit. NATURE DU TRAVAIL: Le travail principal et habituel d un(e) employé(e) de cette classe d emploi consiste à s acquitter de diverses tâches techniques reliées à la gestion des ressources humaines et financières, ainsi que de diverses tâches de nature administrative visant à assurer un fonctionnement aisé. Dans le cadre de ses fonctions, le/la technicien(ne) en administration pourrait être appelé(e) à aider le personnel professionnel ainsi que le personnel senior. FONCTIONS CARACTÉRISTIQUES: FONCTIONS GÉNÉRALES Traiter les demandes d information des écoles, centres et services soumises par le personnel, les directions d école, les directions de services ou de centres et du public en général, relatives à l application des ententes collectives du personnel de soutien. Aider la directrice adjointe à recueillir des informations en matière de griefs et d audiences d arbitrage. Members of staff who wish to be considered for appointment to the above position are invited to make their wishes known in writing. NATURE OF WORK: The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing various technical tasks related to the management of human resources, as well as performing various tasks of an administrative nature in order to ensure smooth operations. As part of his or her duties, the administration technician may assist professionals and senior staff. CHARACTERISTIC FUNCTIONS: GENERAL DUTIES Handle inquiries from schools, centers and services regarding the application of the support staff collective agreements either from employees, principals, directors or center directors and the general public. Assist the Assistant Director in gathering information for grievances and arbitration hearings. 1

2 Offre d emploi Circulaire No. 27 Page 2 FONCTIONS GÉNÉRALES (suite) Préparer, distribuer et s assurer que les formulaires d évaluation de rendement soient complétés pour le personnel temporaire (à court et à long terme). Faire la liaison entre la Commission et le personnel nouvellement engagé. Préparer et adresser par courrier les lettres de confirmation d affectations temporaires, de promotions et de mises à pied. Préparer les lettres d attestation pour le personnel temporaire du secteur du personnel de soutien Préparer et maintenir diverses listes pour le personnel de soutien : Liste de priorité d embauche (mise à jour de l ancienneté, des choix de régions et d horaires de travail); Mise à jour de la liste des surveillant(e)s de la période du repas de midi; Listes d ancienneté (mise à jour annuelle de l ancienneté, qui inclut le maintien d une liste précise et le calcul du nombre total d heures travaillées par employé(e) à l aide du système de paie GRICS); Listes de postes vacants (qui sont distribuées aux autres services pour affichage de postes); Listes d abolitions et de créations d emploi; Listes du Plan d affectation (Personnel temporaire et régulier); Listes de demandes de projets (projets spéciaux). Extraire et adapter les informations tirées du système de paie et préparer divers rapports à l aide de Gestions des Postes, ACCESS-Paie, Productions Access internes et Excel. Participer au processus de recrutement (entrevues, étude de c.v., aviser la directrice adjointe des besoins en personnel, vérifier les qualifications académiques / professionnelles). Faire la liaison entre la Commission et les syndicats. S occuper des demandes reçues des représentants syndicaux relatives aux droits et aux conditions de travail de leurs membres ; le cas échéant, effectuer des recherches pour répondre à ces demandes. Examiner, analyser et traiter les formulaires de demandes de projets des employés syndiqués et inscrire le personnel au système de paie. GESTIONS DES POSTES/PAIE Traiter les dossiers de paie et dossiers personnels des employé(e)s. GENERAL DUTIES (cont d) Prepare, distribute and verify that performance assessment forms are completed for both (long term/short term) temporary staff. Act as a liaison between the Board and newly hired temporary staff. Prepare and mail out letters of confirmation for temporary assignments, promotions and lay-off letters Prepare letters of attestation for temporary employees in the regular support staff sector. Prepare and maintain various lists for support staff: Priority of Employment list (update seniority, update selections on regions and work schedules); Update lunch hour monitor list; Seniority Lists (update seniority yearly which includes maintaining an accurate list and calculating the total number of hours worked per employee using the GRICS payroll system); Vacancy lists (which is distributed to other departments for job postings); Abolishment and Creation Lists; Staffing Plan Lists (Temporary & Regular Employees); Project Request (Special Project) Lists. Extract and adapt information found in the pay system and prepare various reports using Gestions des Postes, ACCESS-Paie, In-House Access Productions and Excel. Participate in the recruitment process (interview, screen c.v. s, inform Assistant Director of the staffing needs, verify academic / professional qualifications). Act as a liaison between the Board and the Union(s). Handle inquiries from Union Representative(s) regarding member s rights and working conditions; if applicable, research answers to these inquiries. Screen, analyze and process Unionized Project Request forms, set up employees on pay system. GESTIONS DES POSTES/PAYROLL Processing employee payroll and personnel files. 2

3 Offre d emploi Circulaire No. 27 Page 3 GESTIONS DES POSTES/PAIE (suite) Vérifier et mettre à jour la base de données des Gestions des Postes pour les groupes de personnel de soutien. Oeuvrer, en étroite collaboration, avec l analyste des Services TIC pour mettre à jour les besoins du Service des ressources humaines par le biais de systèmes informatiques dont In-House access et GDP. PLANIFICATION D AFFECTATION DU PERSONNEL DE SOUTIEN Élaborer les projets et les plans finaux d affectation. Faire les préparatifs pour les sessions d affectation et aider la directrice adjointe lors de ces sessions. Préparer et distribuer, aux syndicats, directions de services et au personnel, les directives d affectation, ainsi que les listes d abolitions et de créations d emplois. PRIORITÉ D EMBAUCHE (SUPPLÉANCE) Maintenir, assurer le suivi et s assurer de l application appropriée de l entente de priorité d embauche. Affecter le personnel temporaire de soutien aux écoles, centres et centre administratif à l exception des employés des services de garde et de moniteurs du repas de midi. Au besoin, il/elle s acquitte de toute autre tâche connexe. GESTIONS DES POSTES/PAYROLL (cont d) Verify and update Gestions des Postes database for support staff groups. Work closely with the Analyst in the ITS Department to upkeep the needs of the HR Department through computer systems such as In-House access and GDP. STAFFING PLANS FOR SUPPORT STAFF Prepare draft and final staffing plans. Prepare for staff assignment sessions and assist Assistant Director during staffing session. Prepare and distribute staffing directives, seniority & tenure list, along with list of abolitions and creations to unions, directors of service and employees. PRIORITY OF EMPLOYMENT (SUBSTITUTION) Maintain, follow and ensure proper application of the priority of employment agreement. Deploy the temporary support staff to schools, centers and the administration building, with the exception of day care and lunch monitor employees. If need be, he or she performs any other related duty. EXIGENCES: Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, et une (1) année FAUTE DE QUOI : Un baccalauréat en administration + une (1) année Un certificat universitaire (Gestion des ressources humaines ou administration) + trois (3) années AEC (Gestion ou administration) + trois (3) années DEP (Ressources humaines ou Secrétariat) + sept (7) années Un certificat de fin d études secondaires + huit (8) années REQUIRED QUALIFICATIONS: To hold a College Diploma (DEC) in Business Administration and one (1) year of relevant experience. FAILING THIS: Bachelors Degree in Administration + one (1) year relevant experience. University Certificate (Human Resources Management or Administration) + three 3 years relevant experience. AEC (Management or Administration) + three (3) years relevant experience. DEP (Human Resources or Secretarial) + seven (7) years relevant experience. High School Leaving Certificate + eight (8) years relevant experience. 3

4 Offre d emploi Circulaire No. 27 Page 4 EXIGENCES: (suite) Excellente connaissance de l'anglais, écrit et oral, et une connaissance pratique du français. La connaissance du français écrit sera considérée un atout. Avoir d excellentes habiletés informatiques. Doit maintenir la confidentialité. Excellentes habiletés de communication, habiletés interpersonnelles et de solution de problèmes et capacité de s acquitter de plusieurs tâches. Niveau élevé d'initiative. Excellente connaissance des systèmes Access, Powerpoint, Word et Excel. Excellentes habiletés en mathématiques et en organisation. Bonne connaissance des ententes collectives du personnel de soutien et des Normes du Travail du Québec. De préférence, avoir une certaine expérience du système de paie interne GRICS. Doit être disponible pour faire des heures supplémentaires durant la période d affectation et sur demande. REQUIRED QUALIFICATIONS: (cont d) Have excellent English language skills, both oral and written, and working knowledge in oral French. Written French is an asset. Have excellent computer skills. Ability to maintain a high level of confidentiality. Excellent communication, problem solving, interpersonal skills and ability to multi-task. High level of initiative. Excellent knowledge of Access, Powerpoint, Word and Excel. Excellent mathematical skills and organizational skills. Must have good knowledge of support staff collective agreements and Quebec Labour Standards (Les Normes du Travail). Preferably have experience with in-house GRICS payroll system. Must be available to work overtime during staffing process, and when required. Les candidat(e)s choisi(e)s seront contacté(e)s par le pour une séance d examen. Seul(le)s les candidat(e)s qui réussiront à cet examen seront convoqué(e)s à une entrevue. The applicants selected will be contacted by the and will undergo a related testing session. Only the applicants, who successfully pass the test, will be convened to undergo an interview. SUPÉRIEUR IMMÉDIAT: M me Connie Primiano Directrice adjointe IMMEDIATE SUPERIOR: Mrs. Connie Primiano Assistant Director ÉCHELLE DE SALAIRE ET CONDITIONS DE TRAVAIL: Conformément à l Entente collective 35 heures par semaine ,40 $ à ,80 SALARY RANGE & WORKING CONDITIONS: As per Collective Agreement 35 hours per week $ 31, to $ 47,

5 Offre d emploi Circulaire No. 27 Page 5 Les candidat(e)s intéressé(e)s devraient s assurer que leur lettre de candidature et leur curriculum vitae soient envoyés à Mme Connie Primiano, Directrice adjointe du d ici le mardi 15 novembre Veuillez mentionner le numéro de cette circulaire dans votre lettre. Les lettres de candidature et les curriculum vitae peuvent être envoyés par télécopieur, courrier interne, par poste Canada et par courriel à «jobs@emsb.qc.ca». Des demandes incomplètes ne seront pas traitées. Interested candidates should ensure that their letter of application and curriculum vitae are sent to the attention of Mrs. Connie Primiano, Assistant Director of Human Resources by Tuesday, November 15, 2011 Please refer to the circular number in your letter of application. Letters of application and curriculum vitae may be submitted by fax, internal mail, Canada post and by at jobs@emsb.qc.ca. Incomplete applications will not be processed. Sophia Kakouratos Directrice/Director SK/CP/ca/ll 2 copies par école 2 copies per school Distribution générale au centre administratif General Distribution Administration Building La Commission scolaire English-Montréal souscrit au programme d accès à l égalité, conformément à la loi sur l accès à l égalité en emploi dans les organismes publics et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature. The English Montreal School Board has implemented an Equal Access Employment Program in accordance with the Act respecting equal access to employment in public bodies and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, aboriginal and handicapped peoples. 5