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1 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES 34, Avenue Carnot - B.P CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 F I C H E D E P O S T E I D E N T I F I C A T I O N D U P O S T E N d e l e m p l o i : I n t i t u l é d u p o s t e : Secrétariat de l ED FILIERE : RECHERCHE ET FORMATION CORPS : Technicien CATEGORIE FONCTION PUBLIQUE: B SPECIALITE : B.A.P. : J Emploi type : Technicien en gestion administrative IMPLANTATION : Ecole doctorale LSHS ADRESSE : MSH 4, rue Ledru Clermont-Ferrand Réalisé par : Eric LYSØE, directeur de l ED D E S C R I P T I F D U P O S T E Fait à Clermont Ferrand, le 14 mai 2014

2 M I S S I O N S O U R E S U M E D E S F O N C T I O N S A E X E R C E R S U R C E P O S T E (Décrire 5 missions maximum, en concordance avec les fonctions Silland) Scolarité et orientation inscriptions pédagogiques, accueil des étudiants, gestion des dossiers étudiants, des emplois du temps, des stages, des bourses, information et orientation des étudiants. Assistance à l enseignement gestion matérielle des salles et des emplois du temps. Administration de la recherche secrétariat administratif et financier de l École doctorale, organisation administrative et logistique des manifestations scientifiques, organisation des auditions, gestion de l agenda et des déplacements du directeur, gestion de la mobilité nationale et internationale des doctorants. Gestion comptable et financière élaboration et suivi budgétaire, réalisation d'opérations comptables : contact avec les fournisseurs, établissement des bons commandes, établissement d attestations administratives, établissement du service fait et envoi du dossier pour règlement à la DRP. Vie institutionnelle et administrative générale Conception et gestion du référentiel de données, réalisation de tableaux de bord, fonctionnement et participation aux Conseils scientifiques et pédagogiques de l École doctorale, organisation des élections aux conseils, communication institutionnelle, système d information, gestion du site web, gestion des charges d enseignement (modules transdisciplinaires) I N V E N T A I R E D E S A C T I V I T E S (par ordre décroissant de %) Inscriptions pédagogiques des doctorants et suivi de leur dossier jusqu à 5 ans après la soutenance (réinscriptions, dérogations, suspensions, soutenances) ; mise à jour des bases de données et de l annuaire des doctorants Accueil physique et téléphonique ; information des doctorants et directeurs de laboratoire sur les contrats doctoraux, bourses municipales, bourses régionales, aires-culturelles, cotutelles ; relais entre composantes, laboratoires, doctorants et autres établissements ou structures ; organisation des réunions scientifiques et pédagogiques ; planification et organisation de réunions, rédaction et diffusion des procès-verbaux Organisation de journées transdisciplinaires, séminaires, réunions et formations de l école doctorale ; planification des salles et des formations organisées par l ED sur ADE Réception et transmission des messages écrits et oraux auprès du directeur ; réalisation et mise en forme des courriers, des documents administratifs et pédagogiques % du temps annuel 20 % 20% 20% 13% Gestion financière et comptable sur logiciel SIFAC ; gestion prévisionnelle et suivi du budget 10% Coordination de la mobilité nationale et internationale des doctorants ; gestion de la venue à Clermont-Ferrand des responsables des partenariats nationaux et internationaux auxquels participe l ED LSHS 7% Gestion et actualisation du site web, communication institutionnelle, diffusion scientifique 5% Archivage et classement 2% Constitution et mise à jour d une documentation de référence sur les études doctorales 2% Traitement sur SIREDO des 2 phases de l enquête ministérielle 1%

3 C O N D I T I O N S D E X E R C I C E D U P O S T E - Poste d encadrement oui non Nombre de personnes encadrées : Corps des agents encadrés : - Contraintes / sujétions particulières du poste Disponibilité - Risques du poste Pas de risque spécifique - Technicité / expertise du poste Sans objet - Avantages financiers liés au poste NBI : oui non (Indiquer le nombre de points) : Prime informatique : oui non Indemnités de régie : oui non - Cotation du poste (PFR)

4 R E L A T I O N S F O N C T I O N N E L L E S A l intérieur du service A l intérieur de la A l intérieur de A l extérieur de Directeur de l ED structure (hors service) MSH (secrétariat) 12 laboratoires : ACTé, CELIS, CERAMAC, CERHAC, CHEC, Communication et Solidarité, EHIC, GEOLAB, LAPSCO, LRL, Métafort, PHIER l Université Secrétariat des composantes UFR LLSH, UFR STAPS, UFR PSYCHO, UFR LACC, ESPE DRP Service facturier Service des Relations Internationales Direction des Ressources Humaines Direction des Enseignements Présidence l Université Collège des ED CUE Clermont Universités ENSACF ESACM CEMAGREF Réseau des ED Communication, Arts et Médias MESR Ville de Clermont Conseil Régional d Auvergne Université de Bologne Consortium de 12 universités européennes Doctorat européen «Les littératures de l Europe Unie» C O N N A I S S A N C E S R E Q U I S E S - Niveau de recrutement : diplôme niveau IV - Connaissances nécessaires Législation sur les Études doctorales Connaissance des modes de financement de la recherche Connaissance de la structuration de la recherche en laboratoires et équipes Culture générale scientifique Notion de comptabilité de gestion - Formations spécifiques complémentaires en interne SIFAC ADE

5 A P T I T U D E S / C O M P E T E N C E S R E Q U I S E S - «Savoir-faire» ou pratiques professionnelles Maîtriser l informatique (Word, Excel, Acrobat Pro, PowerPoint, SIFAC, ADE) Savoir effectuer une recherche complexe sur Internet et assurer la mise à jour d un site Internet Capacité d organisation et de hiérarchisation des tâches - «Savoirs» ou connaissances associées Connaître l environnement de travail - Ressources personnelles ou «savoir-être» Sens de l accueil Discrétion Qualités relationnelles Dynamisme Sens du travail en équipe Rigueur Respect des délais Sens de l organisation Autonomie dans le travail Capacité d adaptation Esprit d initiative O B J E C T I F S D E P R O G R E S D A N S L O C C U P A T I O N D U P O S T E (Objectifs personnels / professionnels permettant d améliorer l adéquation du profil de l agent aux exigences du poste) C R I T E R E S D E V A L U A T I O N Compétence technique Sérieux Sens de l organisation Dynamisme Disponibilité Esprit d initiative

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