Acte de poursuite avec DataTransfer Instructions pour l installation et la mise en service

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1 Acte de poursuite avec DataTransfer Instructions pour l installation et la mise en service Edition juin

2 Sommaire Aperçu des instructions: étapes à suivre et informations importantes 3 1 Inscription au service Acte de poursuite avec DataTransfer 4 2 Phase de test Acte de poursuite avec DataTransfer Activation d un compte d essai Présentation de l envoi d un acte de poursuite Homologation de vos envois Simuler l expédition de l envoi Etablissement de l envoi Réception du bulletin de livraison online Protocole de traitement Réceptionner et traiter le statut de traitement Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice 7 3 Activation effective Acte de poursuite avec DataTransfer Dépôt des envois Solutions d affranchissement pour les actes de poursuite Gestion des erreurs et des pannes Recherches 9 4 Aperçu du processus Acte de poursuite avec DataTransfer 10 5 Glossaire 11 6 Publications 12 7 Adresses de contact 13 2

3 Acte de poursuite avec DataTransfer Instructions pour l installation et la mise en service Le service Acte de poursuite avec DataTransfer vous facilite l expédition de vos actes de poursuite. L échange d informations avec La Poste Suisse sans changement de support augmente l efficacité du processus de traitement et accroît la sécurité. A l aide des présentes instructions, vous pouvez installer, tester et mettre en service cette solution. Aperçu des instructions: étapes à suivre et informations importantes Thème 1 Inscription au service Acte de poursuite avec DataTransfer 2 Phase de test Acte de poursuite avec DataTransfer 3 Activation effective Acte de poursuite avec DataTransfer 4 Aperçu du processus Acte de poursuite avec DataTransfer Vos avantages Vous trouvez ici les informations nécessaires concernant les possibilités d inscription. Afin de vous familiariser avec cette solution, nous vous accompagnons tout au long du processus: de la création de l envoi jusqu à la livraison des données de distribution. Après avoir passé tous les tests avec succès, DataTransfer est à votre disposition pour une utilisation effective. Le graphique ainsi que les brèves explications vous donnent une représentation claire du déroulement du processus. 5 Glossaire Familiarisez-vous avec les termes et les abréviations les plus importantes. 6 Publications Vous trouvez ici les publications les plus importantes concernant le service Acte de poursuite. 7 Adresses de contact Vous trouvez ici des interlocuteurs qui répondront volontiers à vos questions et vos demandes. 3

4 1 Inscription au service Acte de poursuite avec DataTransfer L échange de données entre la Poste et votre logiciel de gestion s effectue par l intermédiaire de l interface électronique DataTransfer. La livraison des données s effectue sous format XML via sedex, SFTP ou . Dès que vous avez choisi le type de télétransmission des données, votre conseiller à la clientèle procède à l inscription à DataTransfer. Si vous n avez pas de conseiller à la clientèle personnel, veuillez vous adresser à ou appelez notre numéro gratuit L inscription vous permet d avoir accès à DataTransfer et au Centre clientèle de la Poste. 4

5 2 Phase de test Acte de poursuite avec DataTransfer 2.1 Activation d un compte d essai Une fois l inscription effectuée, le service de support DataTransfer configure votre compte d essai et active celui-ci. Vous recevez par les informations nécessaires à l installation de l environnement de test. Pour les clients sedex, la Poste prend en charge l activation pour le domaine PostMail. Dès que vous avez reçu toutes les informations nécessaires relatives à votre compte d essai, vous pouvez démarrer la phase de test. Nous passons en revue avec vous toutes les étapes du processus: de la préparation de l envoi jusqu à la distribution simulée. Voici le déroulement de la phase de test N o Les étapes du processus Présentation de l envoi d un acte de poursuite Homologation de vos envois Simuler l expédition de l envoi Etablissement de l envoi Réception du bulletin de livraison online Protocole de traitement Réceptionner et traiter le statut de traitement Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice 2.2 Présentation de l envoi d un acte de poursuite L introduction de e-lp 2.0 standard a permis d instaurer une mise en page uniforme des commandements de payer avec code à barres. La mise en place de la nouvelle norme suit le calendrier de l Office fédéral de la justice. L identification des envois s effectue par un code à barres spécial pour les actes de poursuite. Le Webservice «Code à barres» pour la création de code à barres (www.poste.ch/webservice-codesabarres) est à votre disposition gratuitement. La plupart des solutions de logiciels destinés aux offices de poursuite ont également intégré le code à barres et le génèrent automatiquement comme un élément du commandement de payer. Exemple 5

6 2.2.1 Homologation de vos envois Afin que vos envois puissent être traités sans erreur, nous vérifions l adressage, la qualité du papier ainsi que la préparation et le placement corrects des codes à barres. Pour l homologation, veuillez envoyer cinq commandements de payer ou comminations de faillite modèles ainsi que les enveloppes ou les enveloppe collectrices au Service d homologation pour l envoi de lettres: Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt Härkingen Téléphone Simuler l expédition de l envoi Une fois l homologation effectuée, nous simulons avec vous l intégralité du processus d expédition. Veuillez noter que nous pouvons uniquement vous assister pour le test avec DataTransfer. Les questions et les tests concernant le logiciel destiné aux offices de poursuite sont de la responsabilité du prestataire correspondant Etablissement de l envoi Nous vous saurions gré de nous contacter par avant le premier établissement de l envoi. Nous vous accompagnerons tout au long de la phase de test électronique. Pour une simulation proche de la réalité, veuillez entrer plusieurs adresses de destinataires tests dans votre solution de logiciel. Etablissez des commandements de payer ou des comminations de faillite modèles pour ce groupe de destinataires et clôturez le traitement en nous transmettant le fichier de données correspondant Réception du bulletin de livraison online Une fois l entrée des données effectuée, nous vous envoyons le bulletin de livraison (PDF). Nous vous renvoyons le bulletin de livraison par le même canal (sedex, SFTP ou par ) que celui sur lequel vous avez envoyé les données. Imprimez le bulletin de livraison et envoyez les envois tests accompagnés du bulletin de livraison à l adresse suivante: Poste CH SA PostMail IMT, PM82 Wankdorfallee Berne Notre testeur simulera pour vous les processus de distribution au sein de la Poste. 6

7 2.3.3 Protocole de traitement Après chaque livraison de données, vous recevez en plus du bulletin de livraison un protocole électronique de traitement. Avec celui-ci, vous pouvez vérifier si toutes les données transmises ont été correctement reprises. Vous trouverez l utilisation exacte de ces messages dans le manuel «DataTransfer Annexe 1», aux chapitres et ainsi que sur l aperçu des codes d erreur en cas de transmission de données incorrecte. Les deux documents sont disponibles sous --> Assistance technique DataTransfer --> Lettres avec code à barres. 2.4 Réceptionner et traiter le statut de traitement Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer Après la réception des envois test, nous saisissons plusieurs événements de traitement et vous envoyons le jour suivant les informations correspondantes ainsi que vos rapports en abonnement sur votre système informatique, via sedex, SFTP ou par . Les événements de traitement vous donnent des indications sur le déroulement de l envoi ainsi que sur le statut actuel de l envoi. Si un des statuts d envoi n est pas compréhensible, vous trouverez des explications détaillées sous --> Informations complémentaires --> Evénements «Suivi des envois». Veuillez tenir compte du fait qu en plus de certains événements de traitement, des événements supplémentaires (subevents) peuvent survenir. Ceux-ci entrent également en question dans le cas d une tentative de distribution infructueuse (les raisons possibles de renvoi peuvent être: non retiré, a déménagé, etc.). Les événements supplémentaires vous sont transmis avec le numéro correspondant et concordent avec les informations se trouvant sur l envoi physique Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice Avec le Webservice «Suivi des envois», vous pouvez recevoir les données d envoi de la Poste en format lisible en machine (XML). Veuillez noter que l aperçu d envoi actuel est toujours disponible sur le Webservice, mais les modifications ultérieures ne sont pas annoncées activement. Le Webservice convient parfaitement à l installation de la consultation directe du suivi des envois dans votre environnement de travail, nous recommandons l utilisation des données du rapport pour un traitement des données consolidé. Pour avoir accès au Webservice «Suivi des envois», vous pouvez ouvrir un compte d utilisateur technique dans le Centre clientèle de la Poste. Ensuite, adressez-vous au Support Webservice pour l activation du compte. En cas de questions, le service à la clientèle ainsi que le service de support Webservice se tiennent à votre entière disposition. 7

8 3 Activation effective Acte de poursuite avec DataTransfer Une fois la phase de test terminée, le service de support DataTransfer active votre compte pour la production et vous communique les données d accès. Vous pouvez maintenant envoyer les actes de poursuite ainsi que tous les autres envois munis de code à barres (Recommandé, Remboursement sans titre, Courrier A Plus, colis) avec la livraison des données électronique et consulter à tout moment le statut de l envoi. 3.1 Dépôt des envois Plusieurs actes de poursuite sont déposés dans des enveloppes collectrices. L adresse suivante doit figurer sur le recto des enveloppes collectrices: Office de distribution Actes de poursuite 9999 Exempleville 3.2 Solutions d affranchissement pour les actes de poursuite Vous pouvez affranchir vos envois au moyen de l une des solutions suivantes: Envoi de lettres easy, Service d affranchissement Poste ou Système d affranchissement intelligent (IFS). Envoi de lettres easy Il vous suffit d apposer le code à barres avec le numéro de licence d affranchissement pour l envoi de lettres easy et la marque d affranchissement PP sur l acte de poursuite et l enveloppe collectrice et d établir la liste de codes à barres ou d imprimer le bulletin de livraison DataTransfer: votre envoi est déjà prêt pour l expédition. Le dépôt est effectué sans bordereau de dépôt/bulletin de livraison pour les envois PP. Le décompte est effectué par lecture du code à barres lors du traitement. Vous trouverez plus d informations à ce sujet sous Service d affranchissement Poste Confiez-nous l affranchissement de vos envois de la poste aux lettres. Cette solution d externalisation libère de précieuses capacités tout en offrant un rapport qualité-prix optimal et transparent. Vous trouverez plus d informations à ce sujet sous IFS Les IFS sont des systèmes d affranchissement intelligents permettant un traitement confortable, efficace et souple des envois postaux, 24 heures sur 24. IFS vous permet d imprimer le prix d expédition de votre courrier quotidien directement sur les envois ou sur des étiquettes gommées. Pour l envoi de plusieurs actes de poursuite dans une enveloppe collectrice, veuillez affranchir, dans la mesure du possible, les envois avec une seule empreinte. Vous trouverez plus d informations à ce sujet sous 8

9 3.3 Gestion des erreurs et des pannes Variations des quantités d envoi après la livraison des données Il est important que tous les envois déclarés sur le fichier de données correspondent aux envois que vous voulez livrer. Si vous souhaitez encore modifier la quantité de l envoi après la livraison des données (ajouter ou retirer des envois), veuillez inscrire manuellement la correction sur le bulletin de livraison afin que l office de dépôt puisse corriger les données dans le fichier. Livraison des données effectuée, mais pas de bulletin de livraison généré Si le bulletin de livraison n arrive pas à temps à votre domicile, vous pouvez utiliser le processus de remplacement suivant: --> Assistance technique DataTransfer --> Lettres avec code à barres --> Documents. Vous trouverez le bulletin de remplacement sur la même page. Le service de support DataTransfer est l interlocuteur pour toute question et message d erreur. 3.4 Recherches En cas de distribution infructueuse, veuillez vous adresser à nos spécialistes du support Produits. Ils effectueront les recherches nécessaires: téléphone

10 4 Aperçu du processus Acte de poursuite avec DataTransfer Client commercial enregistré Destinataire Messages concernant le statut, données de rapport (XML) Bulletin de livraison/protocole de traitement sedex SFTP Données de scannage Expéditeur Données (XML) Passerelle Système Poste Destinataire 3 4 Dépôt des envois Office de poste Distribution Légende 1. Vous préparez vos envois et transmettez le fichier de données via sedex, SFTP ou par La Poste réceptionne les données, les contrôle et établit le bulletin de livraison ainsi que le protocole de traitement sur sedex, SFTP ou bien les envoie par Vous imprimez le bulletin de livraison que vous avez reçu et le remettez à la Poste avec vos envois physiques. Vous recevez le double du bulletin de livraison signé, qui vous servira d attestation de dépôt. 4. Les envois passent par le processus de traitement de la Poste. 5. Après le dépôt, la Poste vous transmet toutes les 24 heures l état actuel de traitement avec DataTransfer. Vous traitez les données de distribution dans votre système informatique. 10

11 5 Glossaire Terme BmB Bulletin de livraison online (BLO) Centre clientèle de la Poste DataTransfer Envoi de lettres easy EPLJD RMP sedex Système d affranchissement intelligent (IFS) Track & Trace XML Qu est-ce que cela signifie? Abréviation pour Lettres avec code à barres Le Webservice «Code à barres» établit les bulletins de livraison nécessaires pour le dépôt des envois EPLJD. Le Centre clientèle est votre espace personnel sur DataTransfer est une interface technique permettant l échange de données d envoi et les rapports entre la clientèle commerciale et la Poste. Dépôt d envois simplifié pour les lettres avec code à barres Abréviation pour Envoi de la poste aux lettres avec justificatif de distribution Lorsqu un envoi de lettres doit être distribué exclusivement à une personne particulière (en main propre), vous apposez sur l enveloppe le code à barres de prestation complémentaire «RMP». Abréviation de «secure data exchange». Plate-forme mise à disposition par la Confédération pour le transport sécurisé et intégral de données entre les registres connectés. Le Système d affranchissement intelligent (IFS) est une solution d affranchissement efficace et conviviale pour la clientèle commerciale. Il permet le traitement économe en temps et fiable du courrier quotidien et des envois en nombre. Suivi de l envoi sur Internet XML sont des données de texte structurées et utilisées pour l échange de données entre systèmes informatiques indépendamment de plate-forme et d implémentation. 11

12 6 Publications Manuels et schémas XSD concernant DataTransfer --> Assistance technique DataTransfer Manuel Codes à barre et codes Datamatrix pour envois de la poste aux lettres DataTransfer pour les envois avec code à barres (BmB) Informations concernant les actes de poursuite (AP) Webservice «Code à barres» pour l établissement et la création de codes à barres et de support d adressage Webservice «Suivi des envois» (Track & Trace) pour télécharger données et images d envoi au format PDF Centre clientèle de la Poste Votre espace personnel sur Explication des termes pour les messages de statut --> Informations complémentaires Factsheet Lettre avec code à barres --> Documents 12

13 7 Adresses de contact DataTransfer et Webservices Poste CH SA Support DataTransfer Nordring Berne Téléphone Centre clientèle Poste CH SA Centre clientèle Wankdorfallee Berne Téléphone Service d homologation pour l envoi de lettres Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt Härkingen Saisie des données de test (simulation d envoi) Poste CH SA PostMail IMT, PM82 Wankdorfallee Berne Recherches et questions spécialisées Poste CH SA PostMail Support Produits Wankdorfallee Berne Téléphone

14 Poste CH SA PostMail Support Produits Wankdorfallee Berne Téléphone (PM)

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