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1 Cette fiche d aide vous apprend à ajouter une nouvelle réunion au système iperfony. Le responsable d une réunion étant le pilote de la réunion (celui qui l anime), il est le seul à pouvoir la créer et l administrer dans iperfony. On ne peut donc pas créer une réunion si on n en est pas le pilote (le responsable). Cela, afin que chacun s approprie son espace dans iperfony. Une réunion sous iperfony se définit par un ensemble de dates auxquelles plusieurs personnes se réunissent pour prendre des décisions à transformer en actions. Dans l idéal, ces réunions devraient se déroulées à intervalles et heures fixes. 1- Ouvrir un navigateur web (par exemple Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, ) et se rendre à l adresse de votre iperfony : macompany.iperfony.com (attention, sans les «www») 2- Saisissez votre et mot de passe et cliquez sur «Valider». Nous vous conseillons d utiliser le navigateur web Mozilla Firefox disponible gratuitement à l adresse suivante : 1/ 10

2 3- Passez votre souris sur le menu «réunions» (2 ème pictogramme représentant des bonhommes) afin d afficher le sous menu. Si la zone bleue est présente en haut de votre écran, vous pouvez également cliquer directement sur «créer une nouvelle réunion». (si aucun sous menu ne s affiche, vous n avez pas les autorisations pour créer des réunions. Rapprochez vous de l administrateur de votre iperfony) 4- Cliquez sur le lien «Ajouter une réunion». (depuis n importe quelle page de votre iperfony, vous auriez également pu utiliser le raccourci clavier ALT+R) 5- Une fenêtre apparaît et vous permet d ajouter une date à une réunion existante ou de créer une nouvelle réunion. Cliquez sur «créer une nouvelle réunion» 2/ 10

3 6- Le formulaire de création d une nouvelle réunion s affiche, il vous suffit de le remplir. Les champs «nom de la réunion», et «lieu» sont obligatoires. Ils permettent de définir les informations générales de la réunion. Les autres champs sont facultatifs. Un utilisateur ne peut créer que des réunions dont il est le pilote. Cette restriction permet de responsabiliser ledit pilote et de s assurer qu il est le seul à gérer les différentes étapes de sa réunion. 7- La seconde partie du formulaire permet de renseigner la date, l heure et la durée estimée de la première réunion. Ces champs doivent être remplis. Lors d un clic sur «heure de début», une fenêtre apparaît afin de vous aider à renseigner la valeur souhaitée. Déplacez les curseurs heures et minutes ou cliquez sur le bouton maintenant. 8- La troisième partie du formulaire permet de renseigner la fréquence de la réunion. iperfony intervient dans le cadre de réunions se déroulant plusieurs fois par semaine et/ou mois. L idéal (pour notamment faciliter l organisation de chacun) étant que l intervalle entre deux réunions soit fixe. Créer une réunion consiste ici à ajouter un ensemble de dates auxquelles aura lieu cette réunion (un comité de pilotage ou une réunion projet par exemple). Cependant dans la pratique, rares sont les réunions qui se déroulent à intervalles fixes. C est pourquoi le paramétrage du fréquentiel est optionnel. Si aucun fréquentiel n est paramétré, vous pourrez planifier la prochaine réunion plus tard (cf. plus bas dans ce document). 3/ 10

4 9- Si votre réunion ne se déroule pas à intervalle fixe, laissez la case aucun fréquentiel fixe cochée et passez à l étape 13 de ce document (la dernière page de ce document devrait également vous intéresser). 10- Dans le cas contraire, décochez la case fréquentiel fixe. De nouveaux champs apparaissent et vous permettent de paramétrer la fréquence de la réunion. 11- La partie de gauche vous permet d indiquer une date de fin si votre réunion se déroule sur une période donnée (des réunions dans le cadre d un projet par exemple). La plupart du temps le champ «fin de période de récurrence» restera vide, indiquant que la réunion a lieu «ad vitam» (vous pourrez modifier cela dans un second temps). 12- La partie de droite «Fréquence» permet de déterminer l intervalle entre deux réunions, à la manière de Google Agenda, ical ou Outlook Deux cas possibles, votre réunion a lieu plusieurs fois dans le mois. Pour cela, utilisez le champ «semaine(s)» et indiquez si la réunion a lieu par exemple toutes les semaines «chaque 1 semaine», tous les 15 jours «chaque 2 semaines», etc Indiquez ensuite quels jours cette réunion se déroule. Un résumé (sous les cases à cocher) vous indique la fréquence que vous venez de sélectionner. Par exemple «Répéter chaque semaine (lundi et jeudi)». Par défaut, le jour de la réunion («début») est coché. 4/ 10

5 La 2ème possibilité concernant la fréquence est le cas d une réunion qui a lieu au plus une fois par mois. Pour cela, modifiez la liste déroulante semaine(s) avec la valeur mois Vous pouvez ensuite choisir si la réunion a lieu tous les mois chaque 1 mois ou de façon moins fréquente. Une réunion trimestrielle aura lieu chaque 3 mois par exemple Enfin, choisissez si la réunion a lieu tous les jour du mois ou tous les jour de la semaine. Utilisez le résumé qui s affiche automatiquement afin de comprendre la nuance entre ces 2 termes. jour du mois sera utilisé pour une réunion se déroulant tous les 5 du mois par exemple alors que le terme jour de la semaine sera utilisé par exemple pour une réunion se déroulant tous les second mardi du mois. Le champ début sera utilisée comme date de départ. 13- Cliquez ensuite sur le bouton enregistrer situé en haut de votre écran dans la zone bleue. 5/ 10

6 14- Confirmez l enregistrement en cliquant sur le bouton confirmer. 15- En bas de page, le formulaire s est enrichi de 2 nouveaux encarts ordre du jour et participants. 16- Vous pouvez ajouter des points à l ordre du jour en saisissant simplement le libellé (sous la colonne ordre du jour, un statut et une durée estimée). Ensuite cliquez sur le pictogramme + bleu. 6/ 10

7 17- Le point vient d être ajouté à l ordre du jour comme le confirme le message situé en haut d écran. Vous pouvez répéter l opération autant de fois que nécessaire. L ordre du jour est facultatif mais peut vous aider à mieux gérer votre temps pendant la réunion. En haut de la 3ème colonne, la durée cumulée sera mise à jour automatiquement. Si cette durée dépasse celle de la réunion, un message vous en informera. Libre à vous de poursuivre ou corriger une des valeurs. 18- Ajoutez ensuite les participants à cette réunion. Pour cela commencez à saisir le prénom ou le nom dudit participant dans la case située sous le tableau Participants. Dès la 3ème lettre saisie, une liste d utilisateurs déjà enregistrés dans iperfony vous sera proposée. Sélectionnez le nom souhaité et cliquez sur le + bleu situé à droite de la base. 17- bis- Dans le cas où l utilisateur n a pas encore de compte utilisateur sur votre iperfony, vous pourrez l ajouter en cliquant sur ajouter un utilisateur. ATTENTION : L ajout d un compte utilisateur influencera directement la facturation de votre iperfony (hors période d essai gratuit) si cette utilisateur possède des options payantes. Cette opération devrait donc être réservée aux administrateurs iperfony (dans votre entreprise) ou aux pilotes ayant l autorisation d influencer le coût mensuel de l outil iperfony présent dans votre organisation. 7/ 10

8 19- L ensemble des données définissant votre réunion rituelle est renseigné, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer présent dans la zone bleue. 20- Vous êtes redirigé vers la fiche de votre première réunion (ou la liste des dates planifiées pour cette réunion si vous avez paramétrez un fréquentiel). A tout moment, vous pourrez modifier les informations de la réunion depuis la fiche d une réunion en cliquant sur modifier depuis la zone bleue (en haut de votre écran). 8/ 10

9 Cas particulier : Planification de la prochaine réunion lorsqu aucun fréquentiel n est défini Si vous souhaitez planifier la prochaine réunion pour une réunion existante, 2 possibilités s offrent à vous Depuis la fiche de la dernière réunion, le bouton «planifier la prochaine réunion» sera présent dans la zone bleue en haut de votre écran. Il sera également présent en haut à droite de la fiche en lieu et place du bouton «réunion suivante». Cliquez sur ce bouton Une fenêtre apparaît. Cliquez sur le champ «date et heure de la prochaine réunion». Un calendrier apparaît à son tour vous permettant de saisir la date et l heure (n oubliez pas de renseigner l heure. Il arrive parfois qu en allant trop vite on oublie cette information ; résultat, l heure planifiée sera 00 :00). Remplissez ces informations et cliquez sur «enregistrer». Vous serez alors redirigé vers la fiche de la réunion créée. Libre à vous de démarrer la réunion (en cliquant sur le bouton prévu à cet effet) ou de modifier les informations à partir du bouton «Modifier» situé dans la zone bleue. 9/ 10

10 2.1- Deuxième possibilité : un n importe quel moment, depuis n importe quelle page, cliquez sur le bouton ajouter une réunion situé dans le menu Réunions (deuxième pictogramme en forme de bonhommes). Le raccourci clavier ALT+R aura le même effet Une fenêtre apparaît. Sélectionnez la réunion existante à laquelle se rattacher depuis la liste déroulante Indiquez une date et une heure pour la prochaine réunion et cliquez sur enregistrer. 10/ 10

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