AMO pour la création d un portail web des médiathèques de l agglomération de Rennes Métropole

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1 AMO pour la création d un portail web des médiathèques de l agglomération de Rennes Métropole Rapport de la phase 2 (V4) : Étude de la faisabilité technique et financière, et du schéma d organisation 29 juillet RUE AMBROISE THOMAS PARIS TÉL : ourouk@ourouk.fr SARL AU CAPITAL DE RCS B APE 7022Z AGRÉMENT FORMATION :

2 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 2

3 Objectifs et méthodologie de la phase 2 Rappel des objectifs Ce rapport d étape clôt la deuxième phase de l étude relative à la création d un site web commun à l ensemble des bibliothèques-médiathèques présentes sur le territoire de l agglomération Rennes Métropole. Initiée fin mars 2014, cette phase a pour objet la définition : Du cadrage technique des composants fonctionnels cibles du site De l organisation cible de son administration et de son alimentation Du budget prévisionnel du projet sur 3 ans, avec les charges d investissement et d exploitation Méthodologie Un dispositif technique et organisationnel a été établi par les consultants sur la base des attentes exprimées en phase 1, des enseignements du benchmark et d autres missions réalisées par Ourouk pour des réseaux de bibliothèques. Il a été discuté et amendé en réunion, le 15 mai 2014, avec le Comité technique du projet élargi à des représentants de bibliothèques et de la MDIV et a fait ensuite l objet de divers échanges. Le budget prévisionnel du projet a été estimé sur la base de coûts constatés au cours des deux dernières années pour la réalisation et la maintenance de projets comparables. 3

4 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 4

5 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Pour les publics Disposer d un point d accès fédérateur aux ressources et aux activités de l ensemble des bibliothèques de Rennes Métropole, via un site dédié, accessible aux personnes en situation de handicap et décliné pour les terminaux mobiles. Disposer de nouveaux services rendus possibles par le collectif, notamment : Un catalogue commun, sous réserve de la mise en place d une carte d accès unique à l ensemble des ressources des bibliothèques de Rennes Métropole L accès en ligne à un ensemble de ressources numériques quel que soit l établissement de son adhésion Pouvoir consulter les événements organisés par les bibliothèques via le futur agenda culturel de Rennes Métropole Pour les bibliothèques Permettre aux bibliothèques n ayant pas de site web dédié ou ayant un site obsolète au plan technique de disposer des outils ad hoc leur permettant de créer facilement un site et/ou un blog, accessibles et déclinés en mobilité. Accroître la visibilité des activités des bibliothèques au-delà du cercle de leurs adhérents. Stimuler et outiller les collaborations entre les professionnels (mutualisation de bonnes pratiques, échanges de supports d animation, partage de connaissances ), par la mise en place d un extranet dédié. Disposer d outils permettant, à partir d une saisie unique, de mettre à jour le site de sa bibliothèque, le site commun, voire des sites externes comme l agenda de Rennes Métropole. 5

6 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 6

7 Rappel des besoins fonctionnels Pour le public, un dispositif web avec les caractéristiques suivantes : Multicanal. Le dispositif est constitué d un site web, d un ou plusieurs blogs, de comptes sur des réseaux sociaux. Multisupport. Le dispositif s adapte (responsive web design) à la consultation sur tout type de terminaux (ordinateurs, tablettes, smartphones). Accessible. Le dispositif doit satisfaire aux exigences du RGAA. Ouvert. Le dispositif dissémine ses contenus pour augmenter leur visibilité, et intègre des contenus externes pour enrichir l offre faite aux usagers. Participatif. Le dispositif suscite les contributions des usagers à ses contenus. Principaux services : Agenda des animations et des événements Avis de lectures / CD / film Interface d abonnement et d accès à des ressources numériques Catalogue commun avec un outil de recherche fédérée (sous réserve de la mise en place d une carte commune) Annuaire des bibliothèques 7

8 Rappel des besoins fonctionnels Pour les professionnels des bibliothèques : Un site sécurisé (extranet), dédié aux professionnels, qui repose pour l essentiel sur leurs contributions et met à leur disposition les services suivants : Forum Bourse aux animations Docuthèque Annuaire Des outils permettant de créer : Un site web Un blog 8

9 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 9

10 Agenda des évènements [1/2] Le dispositif envisagé vise à éviter les opérations de double saisie. Saisie et publication des évènements La bibliothèque saisit un évènement dans le site portail via un formulaire ad hoc (description, public visé, diffusion souhaitée ). L évènement saisi est automatiquement publié : Dans le site de la bibliothèque, via un widget (cf. diapositive suivante). Dans les agendas du site portail et de sites externes, dont celui de Rennes Métropole, si la bibliothèque a souhaité rendre l événement visible au-delà de son propre site. Dissémination des évènements de l agenda partagé Les évènements que la bibliothèque souhaite rendre visibles sont : Transformés automatiquement au format attendu par l agenda culturel Rennes Métropole et exportés vers ce dernier. Mis à disposition d autres sites ou applications au sein d un entrepôt ouvert de type «triplestore». Enrichissement de l agenda partagé L agenda partagé peut procéder à l import automatique et sélectif d évènements publiés dans l agenda culturel Rennes Métropole par d autres acteurs et mis à disposition au sein d un entrepôt ouvert de type «triplestore». 10

11 Agenda des évènements [2/2] Selon son environnement technique, une bibliothèque dispose de 2 possibilités pour signaler les événements qu elle a saisis dans le site portail : elle intègre un widget dans les pages de son site (scénario 1) ou elle renvoie vers une page dédiée à son agenda sur le site portail (scénario 2). Scénario 1 : Affichage embarqué (widget) Scénario 2 : Lien vers une page dédiée sur le portail L intégration du widget se fait par l ajout d un code type (porteur des paramètres d affichage) dans la page du site de la bibliothèque. L affichage du détail d un évènement s ouvre dans le même widget (conservation du contexte de navigation où se trouve l utilisateur). Certains éléments graphiques du widget sont personnalisables pour en faciliter l intégration visuelle dans les pages des médiathèques. Les bibliothèques qui ne peuvent pas intégrer un widget dans leur site, renvoient l usager vers une page dédiée à leur agenda sur le site portail. 11

12 Avis de lecture, CD, film Un avis (positif ou négatif) consiste en un commentaire assorti d une note concernant un livre, un CD, un film Comme pour l agenda des événements, le dispositif vise à éviter les opérations de double saisie. Les principes d alimentation, de restitution sur les sites des bibliothèques ainsi que de dissémination sur des sites tiers est similaire à celui décrit pour l agenda, à l exception des points suivants : Lorsqu un bibliothécaire saisit un avis, un mécanisme de contrôle de son ISBN (livre) ou son titre (CD, film ) permet de détecter si un avis existe déjà sur ce titre. S il s agit du premier avis concernant le titre, le bibliothécaire renseigne, outre son avis, une «fiche produit» minimale (titre, auteur, couverture, ISBN etc.). Si un avis existe, le nouvel avis vient s y ajouter. L utilisateur pourra ainsi consulter les uns à la suite des autres tous les avis sur un même titre. Option Si des bibliothèques souhaitent lier leurs avis aux notices de leurs OPAC, elles doivent procéder à une saisie additionnelle spécifique, le portail commun n étant pas en mesure de s interfacer avec les logiciels propres à chaque bibliothèque. Il semble toutefois que les volumes concernés ne sont pas très importants. 12

13 Annuaire des bibliothèques-médiathèques Le dispositif envisagé permet, ici également, d éviter aux bibliothèques les opérations de double saisie et, partant, de garantir au mieux l exactitude des informations pratiques concernant leur établissement. Les principes d alimentation, de restitution sur les sites des médiathèques ainsi que de dissémination sur des sites tiers est similaire à celui décrit pour l agenda des événements. Saisie portail/annuaire Export Site partenaire Bibliothécaire RDF Triplestore portail/annuaire/médi athèque Site portail Récupération des données ouvertes Site médiathèque Site(s) externe(s) 13

14 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Objectifs poursuivis Dès lors qu une personne est adhérente à l une des bibliothèques-médiathèques de Rennes Métropole, elle peut accéder aux différentes ressources numériques offertes par le site commun. Le ou les mécanismes mis en œuvre doivent être : les moins contraignants possibles pour l utilisateur (délais d accès aux ressources / mot de passe spécifique) et les plus légers possibles pour les personnels des médiathèques et du site commun (inscriptions, contrôles...) Dans ce contexte, 3 scénarios sont étudiés ci-après, le premier répondant au mieux aux objectifs : Scénario 1 : authentification unique de l utilisateur auprès d un agrégateur de ressources numériques Scénario 2 : authentification unique de l utilisateur auprès du site commun qui l authentifie auprès de chaque éditeur de ressources numériques Scénario 3 : inscription spécifique des utilisateurs auprès de chaque éditeur, depuis le site commun ou sur celui de l éditeur 14

15 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 1 - Authentification unique de l utilisateur auprès d un agrégateur de ressources numériques Ce scénario suppose de faire appel à un agrégateur commercial de ressources numériques (CVS, Archimed ) qui se charge de proposer un accès unifié aux ressources de différents éditeurs. Pour permettre aux adhérents des médiathèques de s inscrire puis de s authentifier auprès de cet agrégateur, deux méthodes doivent être envisagées compte tenu des capacités techniques hétérogènes des SIGB : Méthode 1 : inscription manuelle par l adhérent via un formulaire d inscription, puis authentification automatique Méthode 2 : inscription et authentification automatiques de l adhérent via un webservice 15

16 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 1 - Authentification unique de l utilisateur auprès d un agrégateur de ressources numériques Méthode 1 - Inscription manuelle initiale La première fois, l utilisateur s inscrit dans la base des utilisateurs de l agrégateur via un formulaire. Ces informations sont ensuite vérifiées par sa médiathèque qui suspend l accès aux ressources s il n est pas adhérent chez elle. Plateforme de l agrégateur de ressources numériques 4 Si contrôle OK Valide le compte et complète les informations (date fin abonnement etc.) Si contrôle KO Suspend le compte. SIGB Base lecteurs Contrôle Bibliothécaire 3 Mail de demande de vérification envoyé à la médiathèque de l usager Base utilisateurs 2 Création du compte Inscription informations attendues par la base utilisateurs 5 Si contrôle KO (compte suspendu) Envoi d un mail incitant l utilisateur à s inscrire à la médiathèque 1 Demande d inscription Opérations automatiques Opérations manuelles Usager non inscrit (première fois) 16

17 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 1 - Authentification unique de l utilisateur auprès d un agrégateur de ressources numériques Méthode 1 Authentification d un utilisateur inscrit Ensuite, l utilisateur inscrit s authentifie auprès de la base de l agrégateur. Parallèlement, une mise à jour des dates de fin d abonnement des adhérents dans la base de l agrégateur doit être réalisée régulièrement par les médiathèques. Plateforme de l agrégateur de ressources numériques RESSOURCES 2 Mise à jour de la date de fin d abonnement 3 Accès si oui SIGB Base lecteurs Contrôle Bibliothécaire Base utilisateurs 2 Contrôle Réponse [oui / non] Authentification 1 Demande d accès 3 Échec si non Opérations manuelles 1 Demande de vérification du réabonnement de l usager à la date de fin d abonnement (optionnel si toutes les fins d abonnements n interviennent pas à la même date) Usager inscrit (fois suivantes) Opérations automatiques 17

18 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 1 - Authentification unique de l utilisateur auprès d un agrégateur de ressources numériques Méthode 2 - Inscription et authentification automatiques de l utilisateur via un webservice A la première connexion de l usager, l agrégateur interroge le SIGB de sa médiathèque pour vérifier son existence et la date de fin de son abonnement. Si le contrôle est positif, l usager est inscrit dans la base de l agrégateur avec des informations récupérées du SIGB par le webservice. A chaque connexion suivante, l agrégateur interroge le SIGB de sa médiathèque pour vérifier son existence et la date de fin de son abonnement. Plateforme de l agrégateur de ressources numériques SIGB de la médiathèque de l usager RESSOURCES Récupération d informations sur l usager (date naissance, genre ) Base utilisateurs Création du compte À la 1 ère utilisation 5 Accès si oui Base lecteurs 3 Webservice 4 Réponse [oui = 5 / non = 5 ] Authentification 2 Requête adressée au webservice de la médiathèque spécifiée Le n de carte et le patronyme correspondent-ils à un adhérent actif? 1 Demande d accès 5 Échec si non Opérations manuelles Opérations automatiques Usager 18

19 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 2 - Authentification unique de l utilisateur auprès du site commun qui l authentifie auprès de chaque éditeur de ressources numériques Dans l hypothèse où Rennes Métropole ne souhaiterait pas faire appel à un agrégateur commercial, mais permettre une authentification unique pour l utilisateur, le site commun devrait mettre en œuvre : - Les mécanismes d inscription et d authentification des utilisateurs (webservice et formulaire selon les SIGB) décrits précédemment - L ensemble des échanges avec chacun des éditeurs (transfert des données utilisateurs et de leur authentification, traitement des statistiques ) 19

20 Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Scénario 3 - inscription spécifique des utilisateurs auprès de chaque éditeur, depuis le site commun ou sur celui de l éditeur Si le principe de l authentification unique n est pas retenu, un troisième scénario consiste à proposer aux usagers de s inscrire auprès de chaque éditeur (situation prévalant actuellement pour les Champs Libres). Le contrôle des informations renseignées par l utilisateur incombe à sa médiathèque, comme dans le scénario 1. 20

21 Réseaux sociaux associés au site commun Les comptes des réseaux sociaux associés au site commun (Twitter, FaceBook, G+ ) sont alimentés de deux façons : Automatiquement, via des API, par propagation de certains contenus publiés sur le site portail, dans le format approprié au réseau : accroche, lien vers contenu, illustration. Manuellement par des bibliothécaires qui souhaitent créer des contenus originaux et appropriés à chaque média (ton, sujet, forme ). portail/agenda Saisie Propagation portail réseaux portail/coups de cœur Bibliothécaires (comité éditorial) Aperçu Propagation réseau portail Site portail Il est également possible d afficher sur le portail tout ou partie des flux publiés sur les réseaux sociaux pour contribuer à son activité éditoriale. Toutefois, cette modalité ne doit être mise en œuvre que si la part d animation spécifique par les bibliothécaires est suffisante pour enrichir le portail de contenus originaux. 21

22 Espace des professionnels L accès à l espace des professionnels est sécurisé par un login/mot de passe. Il est réservé aux agents des bibliothèques-médiathèques de Rennes Métropole. Les fonctionnalités proposées (forum, docuthèque, bourse aux animations, annuaire des professionnels) pourront être réalisées à partir des modules disponibles du CMS qui sera retenu. Portail commun Espace public Espace des professionnels - Forum - Docuthèque - Bourses aux animations - Annuaire des professionnels Login / mot de passe Bibliothécaire 22

23 Outils pour créer des sites et des blogs Ces outils permettront aux bibliothèques n en disposant pas de créer facilement le site de leur établissement et/ou un ou plusieurs blogs. Ils permettront également aux animateurs du site commun de créer des sites ou des blogs dédiés à une thématique ou à un public spécifique. Le choix de créer un site ou un blog dépendra de l ambition et de l intention de chaque projet. L administration technique centralisée des deux plateformes (sites et blogs) permet de garantir la fiabilité du socle fonctionnel et sa mise à jour, de faciliter des partages de contenus, de mutualiser l hébergement Pour les blogs, la plateforme développée par les Champs Libres (blogs.leschampslibres.fr) pourrait être utilisée sans surcoût de développement ni de maintenance. Plateforme CMS commune (ex. Drupal) Site portail commun Administrateur technique Plateforme de blogs commune (blogs.leschampslibres.fr) Administrateur technique Partage de contenus possible Sites modèles duplicables et paramétrables Site personnalisable pour une bibliothèque Site de médiathèque Blog modèle duplicable et paramétrable Blog personnalisable pour une bibliothèque Site dédié Site dédié (thème, cible) Blog dédié 23

24 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 24

25 Schéma de gouvernance recommandé Comité de pilotage Représentants de Rennes Métropole, des bibliothèques et de l équipe projet Se réunit 2 à 3 fois / an Définit / valide l'organisation Définit / valide la stratégie de développement du site et les partenariats Définit / valide les évolutions majeures et les priorités de mise en œuvre Valide les évolutions majeures avant leur mise en production Définit les budgets d investissement et de fonctionnement à solliciter Comité éditorial Collège renouvelable de représentants des usagers et des bibliothèques Se réunit 2 à 3 fois / an Définit la ligne éditoriale Gère la charte éditoriale Propose des évolutions et des partenariats Valide les évolutions courantes et certains contenus Site commun Equipe projet 3 personnes (responsable du service / éditorial / technique) Réseau des bibliothèques Mettent à jour leurs données Participent à des groupes de travail Propose des évolutions et des partenariats Met en œuvre la ligne éditoriale Coordonne les contributeurs, les partenaires et les sous-traitants Assure un contrôle qualité général Anime et modère les réseaux sociaux Administre le site Propose des évolutions et des partenariats Rédige les cahiers des charges des évolutions Assure quelques développements 25

26 Sommaire Objectifs et méthodologie de la phase 2 Bénéfices escomptés pour les publics et les bibliothèques Rappel des besoins fonctionnels Description des dispositifs techniques et organisationnels proposés Agenda des événements Avis de lecture, CD, film Annuaire des bibliothèques-médiathèques Accès aux ressources numériques proposées par le site portail Réseaux sociaux associés au site commun Espace des professionnels Outils pour créer des sites et des blogs Schéma de gouvernance recommandé Budget prévisionnel du projet 26

27 Budget prévisionnel du projet [1/2] Budget d investissement Postes Réalisation du site commun à partir d un CMS open source, avec les fonctionnalités suivantes : - Actualités - Agenda - Avis de lecture - Interface d abonnement à des ressources numériques - Annuaire des bibliothèques - Espace pour les professionnels (forum, annuaire, bourse aux animations, docuthèque) - Outil de création de site pour les bibliothèques sans site Utilisation de la plateforme de blogs en «libre-service» des Champs Libres Réalisation d un catalogue commun avec un outil de recherche fédérée Mise à niveau de certains systèmes d information de bibliothèques (exemples : intégration d un serveur OAI, paramétrages divers et petits développements sur le site web de l établissement ) Coûts prévisionnels (HT) 80 à 100 K Pas de coût à prévoir sauf si des adaptations particulières étaient souhaitées 70 à 90 K 20 à 30 K Total 170 à 220 K 27

28 Budget prévisionnel du projet [2/2] Budget d exploitation annuel Postes Ressources humaines (3 ETP) : Brut annuel 26 K, soit 37 K avec charges x 3 Ressources numériques (le budget varie selon la nature et le nombre de ressources proposées) Maintenance du site commun et de l outil de recherche fédérée (12 à 15% du montant de l investissement) Coûts prévisionnels (HT) 111 K 50 à 150 K 20 K Hébergement du site 6 à 8 K Diverses sous-traitances (petits développements, graphisme ) 10 à 20 K Total 200 à 310 K 28