EXPLICATION SOMMAIRE AUX MEMBRES

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1 EXPLICATION SOMMAIRE AUX MEMBRES PROPOSITIONS À EXAMINER À L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2014 Le CRCIC a reçu trois propositions de membres ainsi que des déclarations à l appui des propositions des membres, en vue d un examen à l assemblée générale annuelle 2014 (l «AGA»). Chacune des trois propositions doit être examinée séparément. Conformément au Règlement administratif, le CRCIC a reproduit et inclus avec l avis de convocation à l assemblée générale annuelle le texte de ces trois propositions et déclarations à l appui ainsi que l identité du membre ayant fait la proposition. Ces textes n ont pas été modifiés, mis à part le fait qu ils ont été traduits en français étant donné qu ils ont été envoyés seulement en anglais. Le conseil d administration du CRCIC a donné son point de vue sur chaque proposition à la suite du texte de chaque proposition, de la déclaration à l appui et de l identité du membre ayant fait la proposition. Pour aborder les propositions de manière satisfaisante, il convient de suivre un processus juste pour tous, y compris pour les membres présents à l assemblée. Le président du conseil d administration du CRCIC (et président de l AGA) a pour responsabilité d animer la réunion de manière juste et équitable en allouant assez de temps à l examen de chaque proposition sans qu il soit toutefois excessif. Afin d y parvenir, le président adoptera des procédures pour veiller à ce que l AGA se déroule de manière efficace et juste.

2 PROPOSITION N o 1 1. Proposition : Proposition de modification du Règlement administratif. Objet : Vote par procuration Proposition visant à supprimer le paragraphe 73.6 du Règlement administratif pour ne plus autoriser le vote par procuration. 2. Déclaration à l appui de la proposition du membre : Justification : À l heure actuelle, si un membre souhaite voter à une réunion des membres, il doit soit y assister en personne, soit désigner un fondé de pouvoir. Aucune disposition n a été prise à ce jour par le Conseil pour permettre le vote électronique par un membre, comme le permet le Règlement administratif. Si un membre ne peut assister à une réunion des membres, il peut, en vertu du Règlement administratif actuel, désigner par procuration un autre membre qui y assistera en personne. À la dernière réunion des membres, les membres avaient ainsi le droit d exprimer leur vote sur des motions précises avant la réunion, et leur vote n était réputé valide que si leur fondé de pouvoir était présent. Essentiellement, cela oblige les membres qui ne peuvent être présents à exprimer leur vote sur des motions sans avoir toute l information fournie par les discussions qui se déroulent à la réunion des membres. Pour ne pas désavantager un membre ou le priver du droit de voter, et afin de permettre un traitement juste et équitable de tous les membres, indépendamment du lieu où ils se trouvent, le Conseil devrait faire en sorte que les membres puissent voter par voie électronique pendant la réunion des membres, afin de permettre à chacun des membres d entendre tous les arguments concernant une proposition avant de prendre position et voter. Ce point de vue est pleinement appuyé par le paragraphe 73.4 du Règlement administratif, lequel permet aux membres d assister aux réunions par voie électronique, et par le paragraphe 74.5 du Règlement administratif, lequel prévoit également la possibilité de fournir des installations permettant de voter par voie électronique. Le fait de supprimer le paragraphe 73.6 du Règlement administratif protégerait également le Conseil d une éventuelle entrave à l exécution de son mandat par l utilisation frauduleuse des procurations par des groupes ou des organisations qui pourraient vouloir tenter d usurper l organisme de réglementation. Règlement administratif du CRCIC : libellé actuel 73.6 Procurations Sous réserve des dispositions du paragraphe 74.2, tout membre en règle pourra, par procuration, désigner une personne, qui devra être membre en règle, pour assister à une réunion des membres et y agir de la manière, dans la mesure et avec les pouvoirs conférés par la procuration et les règlements du gouvernement. La procuration devra se faire par écrit, et tout avis de convocation d une réunion des membres devra inclure un formulaire de procuration ou un rappel du droit des membres votants de se prévaloir d une procuration. La procuration devra être exécutée par le membre en règle ou par l avocat du membre autorisé par écrit, et cessera d être valable au premier anniversaire de son émission. Sous réserve des exigences de la loi, une procuration peut être dans la forme prescrite périodiquement par le conseil d administration ou son délégué; a) sous réserve cependant que le conseil d administration puisse, par résolution, établir, périodiquement, un délai de cinq (5) jours ouvrables avant la fermeture des bureaux, précédant toute réunion ou tout ajournement d une réunion des membres, avant lesquels les procurations qui vont être utilisées lors de ladite réunion devront

3 3 être déposées auprès du secrétaire du Conseil, et le délai ainsi établi devra être spécifié dans l avis de convocation de la réunion Présence par voie électronique Si, à quelque moment que ce soit, le Conseil met à la disposition de ses membres l installation de communication requise, toute personne ayant le droit d assister à une réunion de membres pourra participer à la réunion, conformément aux règlements d application le cas échéant, au moyen d une installation de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres durant la réunion. a) Sous réserve cependant que les droits de vote dudit membre qui participe à la réunion soient régis par les dispositions du paragraphe Vote par voie électronique, par la poste ou par téléphone Les administrateurs peuvent offrir aux membres de voter par la poste, par téléphone ou par voie électronique plutôt que par procuration. Ces options de vote doivent : a) permettre de vérifier que les votes sont soumis par des membres ayant le droit de voter; et b) ne pas permettre que le Conseil puisse identifier chacun des membres qui ont voté. 3. Proposition reçue du membre suivant : Date de réception : N o de membre : Ville : Province : Pays : Prénom : Nom de famille : Adresse de courriel : Téléphone : 10 juillet 2014 R Port Moody Colombie- Britannique Canada Holly Gracey hollygracey@shaw.ca 4. Réponse du conseil d administration du CRCIC à la proposition : Une proposition similaire visant à supprimer le droit pour les membres de voter par procuration et de remplacer ce droit par le droit pour les membres de voter par voie électronique avait été soumise par le même membre et examinée à l assemblée générale annuelle 2012 du CRCIC. Le conseil d administration du CRCIC avait alors recommandé de ne pas approuver cette proposition; les membres avaient suivi cette recommandation et n avaient pas approuvé la proposition à l assemblée générale annuelle Les motifs pour lesquels le conseil d administration du CRCIC avait recommandé de ne pas approuver la proposition en 2012 demeurent les mêmes en octobre Bien que le conseil d administration apprécie les suggestions des membres qui visent à améliorer le fonctionnement du CRCIC, le Conseil ne peut appuyer cette proposition. Les procurations ont depuis longtemps été adoptées par les organisations commerciales et les organismes tels que le CRCIC comme mécanisme permettant et encourageant la participation des membres dans l impossibilité d assister physiquement aux assemblées annuelles et autres.

4 4 De plus, le CRCIC n a pas reçu d autres objections générales suggérant qu il y aurait un défaut dans la pratique actuelle du vote par procuration pour ceux qui ne peuvent pas assister à une assemblée. D après le conseil d administration, la suppression totale du vote par procuration au profit uniquement du vote par bulletin électronique pourrait empêcher la participation de certains membres à l assemblée générale annuelle. Présentement, nous manquons d information à savoir si les moyens de communication électronique sont disponibles pour tous les membres du CRCIC, ou une grande partie, afin que l adoption exclusive du vote par bulletin électronique demeure équitable pour tous nos membres. On ignore encore si les membres sont en général capables, dépendamment du lieu où ils se trouvent ou de la technologie à laquelle ils ont accès, d établir une communication satisfaisante avec le lieu d accueil de l assemblée générale annuelle chaque année. On peut supposer qu à un moment donné il sera possible et rentable pour le CRCIC de fournir des moyens qui permettront le vote et la compilation du bulletin électronique «en direct», et/ou de fournir un système de communications bidirectionnel en direct dans les deux langues officielles pour la tenue des assemblées des membres. Pour le moment, toutefois, le CRCIC doit se pencher sur la faisabilité de fournir de tels moyens de communication et sur les coûts qui s y rattachent. Le CRCIC doit être certain qu il n y a pas de risque réel qu une connexion internet soit interrompue pendant l assemblée générale annuelle, une situation inacceptable qui empêcherait la participation ou le vote d un groupe de membres sur une question soumise à l assemblée. Pour des raisons d équité, un événement pareil obligerait la suspension de la réunion et conduirait à des désagréments pour les participants qui seraient forcés d attendre que soit rétablie la connexion internet. LE CONSEIL D ADMINISTRATION RECOMMANDE QUE LES MEMBRES VOTENT CONTRE CETTE PROPOSITION.

5 PROPOSITION N o 2 1. Proposition : Proposition de modification du Règlement administratif. Objet : Propositions présentées par les membres L alinéa 75.6d) du Règlement administratif est actuellement ainsi rédigé : Le Conseil ne sera pas tenu aux paragraphes 75.2 ou 75.3 si un des cas suivants ou plus survient : (extrait) d) dans les deux (2) ans précédant la réception de la proposition, le membre a fait défaut de présenter en personne à une réunion des membres, une proposition qui avait été incluse dans l avis de convocation à la demande du membre; Proposition visant à modifier ou clarifier l intention et l application : Supprimer ou clarifier les termes «en personne» de ce Règlement administratif puisqu il faudrait permettre aux membres de faire valoir par voie électronique ou par téléphone les propositions qu ils soumettent à une AGA. 2. Déclaration à l appui de la proposition du membre : Justification : Comme les membres sont répartis à l échelle du Canada et à l étranger, il n est pas toujours possible d assister à une réunion des membres en personne. Comme le Règlement administratif permettra la participation à une réunion par voie électronique ou par téléphone, il devrait également permettre aux membres de faire valoir par voie électronique ou par téléphone les propositions qu ils soumettent lorsqu ils ne peuvent assister en personne à la réunion. Sinon, le processus n est pas juste et équitable pour tous les membres, puisque les membres ne résident pas tous dans la ville qui accueille une réunion ou ne peuvent pas tous payer les frais de participation à cette dernière. Cette façon de faire contrevient également au paragraphe 73.4 du Règlement administratif, lequel est ainsi rédigé : «73.4 Présence par voie électronique Si, à quelque moment que ce soit, le Conseil met à la disposition de ses membres l installation de communication requise, toute personne ayant le droit d assister à une réunion de membres pourra participer à la réunion, conformément aux règlements d application le cas échéant, au moyen d une installation de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres durant la réunion.» Bien que le Conseil puisse avoir eu l intention de permettre aux membres de faire valoir par voie électronique ou par téléphone les propositions qu ils soumettent pour examen à une réunion des membres, le libellé de ce Règlement administratif est en fait contradictoire et non inclusif, et il peut constituer un grave désavantage pour les membres qui ne peuvent pas être présents en personne.

6 6 3. Proposition reçue du membre suivant : Date de réception : N o de membre : Ville : Province : Pays : Prénom : Nom de famille : Adresse de courriel : Téléphone : 10 juillet 2014 R Port Moody Colombie- Britannique Canada Holly Gracey hollygracey@shaw.ca 4. Réponse du conseil d administration du CRCIC à la proposition : Le conseil d administration du CRCIC recommande de ne pas approuver cette proposition pour les deux raisons suivantes. En premier lieu, la proposition demande (comme solution de rechange) que l on supprime les mots «en personne» de l alinéa 75.6d) du Règlement administratif. Une telle suppression ne serait pas légale. L alinéa 75.6d) du Règlement administratif est essentiellement une reformulation de l alinéa 163(6)d) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la «LCOBNL») (qui régit le CRCIC), laquelle est ainsi rédigée : «L organisation n est pas tenue de se conformer aux paragraphes (2) et (3) dans les cas suivants : d) au cours de la période réglementaire précédant la réception de sa proposition, le membre ou son fondé de pouvoir si les règlements administratifs l autorisent avait omis de présenter, à une assemblée, une proposition que, à sa demande, l organisation avait fait figurer dans un avis d assemblée;» Un règlement administratif ne peut contrevenir à la LCOBNL ou en modifier une disposition. Par conséquent, les mots «en personne» doivent demeurer à l alinéa 75.6d) du Règlement administratif. Deuxièmement, la proposition demande également (comme solution de rechange) que les mots «en personne» soient clarifiés de façon à permettre aux membres de faire valoir par voie électronique ou par téléphone, à une assemblée générale annuelle, les propositions qu ils soumettent. Cette partie de la proposition n est pas non plus autorisée en vertu de l alinéa 163(6)d) de la LCOBNL. Cet alinéa de la LCOBNL ne prévoit qu une seule solution de rechange à la présentation d une proposition en personne, soit la présentation d une proposition par «son fondé de pouvoir si les règlements administratifs l autorisent». Bien que la LCOBNL autorise la participation des membres aux réunions par voie électronique dans certaines circonstances, la soumission d une proposition par un membre ne figure pas dans ces circonstances. LE CONSEIL D ADMINISTRATION RECOMMANDE QUE LES MEMBRES VOTENT CONTRE CETTE PROPOSITION.

7 PROPOSITION N o 3 1. Proposition : Motion sur le conflit d intérêts administrateurs du CRCIC en poste qui présentent des allocutions à des séminaires de FPC. Motion : Motion visant à ce qu aucun administrateur du CRCIC en poste ne participe à titre de conférencier à un événement pouvant donner lieu à l accumulation d heures de FPC approuvées par le CRCIC avant ou après la tenue de l événement, à l exception des présentations sur les activités du CRCIC. 2. Déclaration à l appui de la proposition du membre : Justification : 1) Cette motion vise à éviter les conflits d intérêts, réels ou perçus, découlant des présentations données par des administrateurs en poste à des événements qui se traduiront par l accumulation d heures de FPC approuvées par le CRCIC. Comme l expérience démontre que des administrateurs en poste agissaient souvent comme cadres d une organisation présentant un événement de PFC, ou pire encore, agissent toujours comme tels, on ne peut qu établir la présence d une affiliation claire ou perçue. Veuillez prendre connaissance d un extrait de la Politique du CRCIC sur les conflits d intérêts, y compris ses points saillants : «Afin d éviter les conflits d intérêts, il ne suffit pas que les membres du conseil d administration agissent dans le respect de la loi. Ils doivent exercer leurs activités de manière à ce que leur exécution puisse en tout temps résister à l examen public. L apparence de conflit d intérêts, tout comme le conflit lui- même, doit être évitée.... L objectif de cette politique est le suivant : a) veiller à ce que les intérêts financiers et non financiers n influent pas, ni ne semblent influer, la qualité des prises de décision des administrateurs et du personnel du CRCIC; b) veiller à ce que ni les membres du conseil d administration de l organisation, ni leurs amis, les membres de leur famille, leurs associés actuels ou anciens, les partenariats ou sociétés dans lesquels ils étaient ou sont partenaires ou employés, ou dans lesquels ils ont ou avaient un intérêt important, ni les personnes envers lesquelles des membres du conseil d administration ont une obligation, bénéficient personnellement de la fonction du membre du conseil d administration dans l organisation ou agissent d une façon qui porte préjudice aux intérêts de l organisation ou à l intérêt public.» 2) Des conflits tels que ceux mentionnés au point 1), du point de vue des consommateurs et du public, risquent de ternir l image de l organisme de réglementation en ce qui a trait à la sélection objective des événements de FPC/points de distribution et à la volonté d éviter un avantage concurrentiel à toute personne associée au CRCIC qui occupe une fonction décisionnelle, et à plus forte raison à ses administrateurs.

8 8 3) De tels arrangements/scénarios ont eu un impact négatif important sur la profession au cours des dernières années. Le CRCIC, à titre d organisme de réglementation actuel, doit s assurer que cette façon de faire ne se répète pas et éviter de fournir à ses intervenants de bonne foi, ou à ses détracteurs, une raison de remettre en question ses politiques de réglementation. 3. Proposition reçue du membre suivant : Date de réception : 8 août 2014 N o de membre : R Ville : Toronto Province : Ontario Pays : Canada Prénom : Donald Nom de famille : Igbokwe Adresse de courriel : Donald@oneworldimmigration.ca Téléphone : 4. Réponse du conseil d administration du CRCIC à la proposition : La proposition du membre traite d une question qui est très importante aux yeux du CRCIC, soit le conflit d intérêts des administrateurs. Le CRCIC a mis en place depuis le 15 mars 2011, une politique sur les conflits d intérêts (la «politique») qui s applique à tous les membres du conseil d administration, à tous les dirigeants du CRCIC et à toute personne nommée à un comité du CRCIC par le conseil d administration. La politique a été élaborée par un conseiller juridique d entreprise expérimenté et constitue une approche des «meilleures pratiques» pour ce qui est des conflits d intérêts. Une copie de la politique est affichée sur le site Web du CRCIC. Les conflits d intérêts sont inévitables. L essentiel de la politique est cependant de s assurer que tous les conflits d intérêts, réels ou perçus, sont gérés efficacement. Chaque administrateur du CRCIC est tenu de déclarer immédiatement au conseil d administration tout conflit d intérêts comme défini dans la politique et doit ensuite se retirer de toute réunion où la question qui donne lieu au conflit d intérêts est discutée, s abstenir de toute discussion sur la question qui donne lieu au conflit d intérêts lors de toute réunion du conseil d administration ou ailleurs et s abstenir de voter sur la question qui donne lieu au conflit d intérêts. En vertu de la politique, chaque administrateur doit divulguer chaque année par écrit tout conflit d intérêts réel ou perçu. La divulgation a lieu selon la formule prescrite et est remise par chaque administrateur au président du conseil d administration qui à son tour doit remettre sa divulgation à l ensemble du conseil d administration. Les administrateurs du CRCIC qui participent à des événements de FPC se sont tous conformés aux règles précédentes établies dans la politique. De plus, il est important de comprendre que c est la direction du CRCIC qui décide des événements admissibles aux heures de FPC. Le conseil d administration du CRCIC ne participe pas au processus et, par conséquent, les administrateurs n exercent aucune influence ni n ont aucun pouvoir de décision sur ce sujet. En outre, étant donné que les administrateurs du CRCIC sont parmi les plus expérimentés et reconnus pour ce qui est de la pratique de consultant en immigration, ce serait faire du tort aux

9 9 membres et au public s il fallait empêcher des administrateurs expérimentés de faire part de leurs connaissances et de leur expertise lors d événements de FPC. Les administrateurs du CRCIC partagent en général leur expérience avec tous les fournisseurs de FPC de manière à ce qu un fournisseur de FPC ne soit pas favorisé plus qu un autre. Dans ces circonstances, étant donné que la proposition du membre est trop large et restrictive et risque d avoir pour résultat la diminution de la qualité d ensemble des événements de FPC, LE CONSEIL D ADMINISTRATION RECOMMANDE QUE LES MEMBRES VOTENT CONTRE CETTE PROPOSITION.