Guide d aide de CaRMS en ligne pour les répondants

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Gaston Larochelle
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1 Guide d aide de CaRMS en ligne pour les répondants Mis à jour le 14 août 2017

2 Ce guide a été conçu afin de faciliter votre utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. Soutien de navigateurs de CaRMS en ligne Pour l année de jumelage 2018, CaRMS ne soutiendra plus l utilisation du navigateur Internet Explorer (IE), version 8, 9 et 10 pour les candidats de CaRMS en ligne. Microsoft n offre plus de soutien pour les navigateurs plus vieux qu Internet Explorer 11, et ces anciens navigateurs pourraient avoir des vulnérabilités qui pourraient compromettre la sécurité des données. Nous continuerons de soutenir la version 11 d Internet Explorer, ainsi que les versions les plus récentes des navigateurs Chrome, Firefox et Safari. Ces trois navigateurs effectuent automatiquement des mises à jour ou forcent des avis de mises à jour auprès des utilisateurs de façon à ce qu aucune mise à jour manuelle ne soit nécessaire. Pour des renseignements détaillés concernant le modèle de soutien des navigateurs de CaRMS en ligne, visitez CaRMS.ca/fr/soutien-de-navigateur/. Contactez-nous Si vous avez des questions concernant ce guide, veuillez communiquer avec nous à l adresse aide@carms.ca.

3 Table des matières Connexion à la plateforme CaRMS en ligne... 4 Ancien répondant sur CaRMS en ligne... 4 Nouvel utilisateur de CaRMS en ligne... 4 Paramètres du compte d utilisateur... 5 Trouver une demande de référence... 6 Télécharger une lettre de recommandation... 7 Créer une lettre de recommandation en ligne... 7 Archivage des demandes de référence... 8 Préférences du répondant... 8 CaRMS Guide d aide - répondants 3

4 Connexion à la plateforme CaRMS en ligne Ancien répondant sur CaRMS en ligne 1. Cliquez sur ou copiez/collez le lien qui se trouve dans le corps de la page couverture fournie par le candidat pour vous inscrire pour un compte d utilisateur pour les répondants. 2. Sélectionnez «Oui» pour répondre à la question «J ai déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne» ou «Demande d admission en ligne pour Memorial University». 3. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur «OUVRIR UNE SESSION». Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur «Vous avez oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe?» Saisissez votre nom d utilisateur ou votre adresse électronique pour récupérer votre information. Un courriel sera envoyé à l adresse électronique que vous avez utilisée pour enregistrer votre compte d utilisateur. Nouvel utilisateur de CaRMS en ligne 1. Cliquez sur ou copiez/collez le lien qui se trouve dans le corps de la page couverture fournie par le candidat pour vous inscrire pour un compte d utilisateur pour les répondants. 2. Sélectionnez «Non» pour répondre à la question l option «J ai déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne» ou «Demande d admission en ligne pour Memorial University» et continuez la procédure d inscription. Les champs CaRMS Guide d aide - répondants 4

5 obligatoires sont marqués par un astérisque rouge (*). 3. Connectez-vous à CaRMS en ligne en utilisant le nom d utilisateur et le mot de passe que vous avez créé. Paramètres du compte d utilisateur 1. Modifier les paramètres de votre compte d utilisateur dans la section «Mon compte» en tout temps. 2. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Information de compte d utilisateur». 3. Saisissez vos renseignements. Cliquez sur «ENREGISTRER». 4. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Coordonnées». 5. Saisissez vos coordonnées. Cliquez sur «NOUVEAU» pour créer un nouveau dossier. Cliquez sur «ENREGISTRER». 6. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Adresse». 7. Saisissez votre adresse postale. Cliquez sur «NOUVEAU» pour créer un nouveau dossier. Cliquez sur «ENREGISTRER». 8. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Information sur la sécurité». CaRMS Guide d aide - répondants 5

6 9. Saisissez vos questions de sécurité et vos réponses. Cliquez sur «ENREGISTRER». Trouver une demande de référence Remarque : si vous avez plusieurs rôles sur la plateforme CaRMS en ligne (p. ex directeur de programme et répondant), assurez-vous de sélectionner votre rôle de répondant avant de continuer. Votre rôle actuel sera affiché dans le sélecteur de rôle sous le bouton «Déconnexion» sur le côté droit de votre écran. Si vous visualisez CaRMS en ligne en tant que répondant, le statut «RÉPONDANT» sera affiché dans cet espace. Pour passer d un rôle à l autre, cliquez simplement sur le rôle affiché et faites votre choix parmi les options disponibles. 1. Téléchargez une lettre de recommandation pour un candidat via CaRMS en ligne. Placez votre curseur au-dessus de l option «LISTE DES DEMANDES DE RECOMMANDATION» dans le menu en haut à gauche. Un menu déroulant apparaîtra. 2. Sélectionnez «Liste des demandes de recommandation» pour consulter la liste des demandes de références actuellement dans votre compte. Si une demande ne se trouve pas sur votre liste, vous pouvez l ajouter manuellement en cliquant sur «AJOUTER LA DEMANDE DE RECOMMANDATION À MA LISTE». 3. Pour ajouter une demande de référence, vous devez avoir accès à la page couverture que le candidat vous a soumise afin de remplir les champs obligatoires. Cette page contient le matricule de la demande de référence (huit lettres) et le matricule de CaRMS du candidat (deux lettres, trois chiffres, deux lettres et trois chiffres). Une fois que vous avez entré ces chiffres, cliquez sur «RECHERCHE». CaRMS Guide d aide - répondants 6

7 4. Vous verrez un avis confirmant que la demande s adresse à vous. 5. Assurez-vous que les renseignements sont exacts et cliquez sur «Ajouter à la liste des demandes». Remarque : vous pouvez également déplacer une demande à partir d un autre compte d utilisateur. Suivez les étapes ci-dessus et saisissez les réponses aux questions de sécurité de votre autre compte. Télécharger une lettre de recommandation 1. Placez votre curseur au-dessus de la colonne «Actions» et sélectionnez «Télécharger». Remarque : L option «Télécharger» n est pas disponible pour le jumelage MF/MU, puisque les formulaires d évaluation requis sont remplis directement dans CaRMS en ligne. 2. Cliquez sur «Choisir le dossier», sélectionnez le document que vous voulez télécharger et cliquez sur «ENREGISTRER». Toutes les lettres téléchargées doivent être en format PDF et ne doivent pas dépasser une taille de 1,5 Mo. 3. Cliquez sur le nom d un document pour le consulter. 4. Cliquez sur le bouton «SOUMETTRE» pour finaliser et soumettre la lettre. Créer une lettre de recommandation en ligne 1. Placez votre curseur au-dessus de la colonne «Actions» et sélectionnez «Créer en ligne». 2. Rédigez votre lettre dans la boîte qui apparaîtra (ou remplissez le formulaire d évaluation s il s agit d une référence pour le jumelage MF/MU). Remarque : Afin de prévenir la perte d information, nous vous recommandons de rédiger votre lettre dans un document Word et de le sauvegarder sur votre ordinateur. Ensuite, copiez et collez la lettre dans la boîte. Cliquez sur «ENREGISTRER». CaRMS Guide d aide - répondants 7

8 3. Cliquez sur «Visionner la lettre de recommandation» pour visualiser le document. 4. Cliquez sur le bouton «SOUMETTRE» pour finaliser et soumettre la lettre. Remarque : Si vous désirez plutôt télécharger une lettre, retournez à la «Liste des demandes de recommandation» et cliquez sur «Télécharger». Une fois soumise, la colonne «Soumis le» sur la page «Liste des demandes de recommandation» indiquera la date à laquelle la lettre fut soumise. Archivage des demandes de référence 1. Vous pouvez archiver les demandes de référence pour ne pas soumettre accidentellement une lettre dans la mauvaise demande de référence et pour distinguer entre les lettres soumises et celles en attente de soumission. 2. Sélectionnez l option «Archivage» dans la colonne «Action». Cliquez sur «OK». 3. Pour consulter une liste de vos demandes archives, cliquez sur «Liste de demandes archivées» dans le menu principal. 4. Pour restaurer une demande de référence, cliquez sur «RÉTABLIR». Le document sera restauré sur votre «Liste de demandes de recommandation». Préférences du répondant 1. Téléchargez des images d en-tête de lettre et de signature pour joindre à la lettre de recommandation que vous soumettez en ligne. 2. Pour modifier les images d en-tête et de signature, cliquez sur «Paramètres de l entête» dans la section «PRÉFÉRENCES DU RÉPONDANT». CaRMS Guide d aide - répondants 8

9 3. Sélectionnez un dossier pour télécharger une image d en-tête ou de signature et cliquez «ENREGISTRER». Les images d en-tête doivent être en format JPG et ne doivent pas excéder une taille de 512 Ko. Les images de signature doivent être en format JPG et ne doivent pas excéder une taille de 256 Ko. 4. Vous pouvez modifier l information professionnelle qui apparaît dans l en-tête en cliquant sur l option «Information professionnelle». 5. Remplissez les champs et cliquez sur «ENREGISTRER». CaRMS Guide d aide - répondants 9

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