La Ville d Épernay et la Communauté d'agglomération étant ci-après individuellement et collectivement désignées par la ou les «Partie(s)».

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1 CONVENTION RELATIVE À LA MUTUALISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES ENTRE LA VILLE D ÉPERNAY ET LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION ÉPERNAY COTEAUX ET PLAINE DE CHAMPAGNE. Entre les soussignées, La Ville d Epernay, sise 7, avenue de Champagne à Épernay (51200 Marne), représentée par Monsieur Christian DEMONGIN Adjoint au Maire, dûment habilité à la signature des présentes en vertu d'une délibération en date du, Ci-après désignée «la Ville d Épernay», D'UNE PART, Et La Communauté d'agglomération Épernay, Coteaux et Plaine de Champagne, sise place du 13 e RG à Épernay (Marne), représentée par son Président Franck LEROY, dûment habilité à la signature des présentes. Ci-après désignée «la Communauté d'agglomération», D'AUTRE PART. La Ville d Épernay et la Communauté d'agglomération étant ci-après individuellement et collectivement désignées par la ou les «Partie(s)». PREAMBULE Considérant que les archives, quel que soit leur support, sont des outils indispensables au fonctionnement de l administration publique, qu elles permettent aux citoyens de faire valoir leurs droits et qu elles constituent la mémoire des collectivités et de leurs habitants. Considérant que leur conservation pérenne et leur communication au public sont une obligation pour la Ville et pour la Communauté d'agglomération. Considérant que dans le souci d une meilleure conservation de ces archives, d une mutualisation des compétences et des moyens des collectivités, d'un homogénéité des outils et de la valorisation du patrimoine local, la Communauté d'agglomération a décidé de confier au service d archives de la commune d Épernay la gestion de ses archives électroniques. Considérant que la commune d Épernay dispose d un service d archives désigné par la Communauté d'agglomération pour assurer la conservation, la gestion, la communication de ses archives électroniques. Considérant que la Directrice des Archives est partiellement mise à disposition de la Communauté d'agglomération. Ainsi, il est exposé et convenu ce qui suit : 1

2 Article 1 : Objet La ville et la Communauté d'agglomération ont décidé de mutualiser la gestion de leurs archives électroniques. Un système d'archivage électronique (SAE) se compose de quatre briques essentielles : - des locaux informatiques sécurisés (climatisation, accès, énergie, etc), - des médias de stockage adaptés de grande capacité, - un outil de gestion permettant de conserver et restituer des documents ou données électroniques sur le long terme (plus de 30 ans) en garantissant leur intégrité et leur lisibilité, - une gestion humaine professionnelle et certifiée d'un bout à l'autre de la chaîne de production des données. Les Parties ont choisi pour prestataire la SPL X-Demat qui propose un outil de gestion (X-Sacha). Article 2 : acquisition de l'outil de gestion La Communauté d'agglomération s'engage à acheter l'outil de gestion commun pour les deux collectivités et prend également en charge sa maintenance. Article 3 : hébergement des données Les données seront hébergées à la fois par la Ville et par la Communauté d'agglomération sur deux serveurs distincts afin de disposer d'une réplique de l'ensemble des données et de pouvoir les sécuriser. Une sauvegarde régulière, fiable et sécurisée des médias de stockage des données sera également effectuée. Article 4 : personnel La ville a mis à disposition la Directrice des Archives municipales pour 10% de son temps de travail selon les termes d'une convention de service commun Archives en date du 31 août Le service d'archives de la ville pilote et gère le SAE. La mise en place et le maintien de l'existence du SAE est conditionnée par la présence d'un archiviste qualifié. Article 5 : Propriété des archives La Ville et la Communauté d'agglomération restent propriétaires de leurs archives (données) : les documents pris en charge par le service d archivage électronique constituent un dépôt librement révocable. Article 6 : Périmètre du SAE Trois natures d'archives numériques coexistent : - les archives courantes : ce sont les éléments en cours d'exploitation et présents dans les systèmes d'information, - les archives intermédiaires : les plus volumineuses. Ce sont les archives qui ont cessé d'être considérées comme courantes et qui ne peuvent encore, en raison de leur 2

3 intérêt administratif, faire l'objet de sélection à titre patrimonial ou d élimination réglementaire, - les archives définitives : ce sont les documents d'intérêt patrimonial qui doivent être versés dans un service d archives. Le SAE mutualisé pourra accueillir les trois natures d'archives. Il n'est toutefois pas un outil de gestion et de consultation des archives courantes numériques. Les fonds d'archives concernés sont : - les documents produits ou reçus dans le cadre des services d'e-administration proposés aux collectivités actionnaires par la société SPL-Xdemat (avec ou sans signature électronique), - les documents produits ou reçus dans le cadre d'autres services d'e-administration mis en place par les Parties avec signature électronique, - tout processus dématérialisé ayant un intérêt de conservation patrimoniale (enregistrements audio des Conseils municipal et communautaire par exemple). Article 7 : Prise en charge des fonds Les modalités et conditions du transfert des archives sont fixées dans les conventions d'archivage incluses dans le SAE mutualisé, en fonction du type de données à archiver. Article 8 : Éliminations Toute élimination est soumise au visa du Maire, du Président de la Communauté d'agglomération ou d'un élu délégué par ceux-ci et du directeur des Archives départementales de la Marne, au titre du contrôle scientifique et technique de l État sur les archives. Article 9 : Conservation des données Les Parties prennent toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et documents, notamment empêcher qu'ils soient déformés ou endommagés ou que des tiers non autorisés y aient accès. Un dispositif de traçabilité des accès aux archives conservées dans le service d'archivage électronique est mis en œuvre. Les règles de gestion (durée de conservation, sort final, communicabilité) des archives sont fixées en fonction des délais de droit commun, sur la base des préconisations du Service interministériel des Archives de France et des référentiels de conservation établis par le service d'archives de la commune d Épernay, après visa des Archives départementales de la Marne. Ces règles sont détaillées dans un document dénommé «profil de données». Article 10 : Accès aux archives Seule une recherche sur les données renseignées dans le bordereau de versement au moment du dépôt des documents est possible, à l'exclusion de toute recherche «plein texte» dans le corps des documents. Les archives remises en dépôt au service d'archivage électronique sont communicables selon les lois, décrets et règlements en vigueur pour les archives publiques. Le droit d'accès s'exerce, pour les données à caractère personnel, dans le respect de la réglementation informatique et libertés. Dans le cas d une communication administrative portant sur des données non encore librement communicables, l accord du service producteur sera requis. 3

4 Les demandes de dérogation aux délais légaux de communicabilité des archives publiques pour la Communauté d'agglomération seront instruites par le service d archives de la commune d Épernay qui recueillera au préalable l avis du président de la Communauté d'agglomération. Article 11 : Réutilisation des informations publiques Le président de la Communauté d'agglomération se réserve la compétence en matière de réutilisation d informations publiques. Article 12 : Missions du service d archives de la commune d Épernay Le service d archives de la commune d Épernay assure une mission de conseil technique auprès de la Communauté d'agglomération - en procédant à l'étude des processus et des circuits de l'information (rédaction de procédures, création et gestion de formulaires si besoin) ; - en élaborant des plans de classement (expertise en terme de classification et d'indexation) ou des tableaux de gestion (détermination des durées de vie des documents et données, veille juridique en lien avec les juristes) en liaison avec les services producteurs concernés. Ces outils de gestion sont soumis à l approbation du directeur des Archives départementales ; - en assurant aux agents une formation aux règles de base de l archivage ; - en assurant une veille sur les normes relatives au numérique et à l'archivage électronique ; - en assurant une veille quant à la pérennité du système d archivage électronique ; - en veillant, en lien avec la direction informatique, à la bonne conservation des données ; - en assurant la communication des archives électroniques. Article 13 : Contrôle scientifique et technique Le service d archives de la commune d Épernay exerce ses missions selon les lois, décrets et règlements qui régissent les services d archives publics en France. A ce titre, il est placé sous le contrôle scientifique et technique du service interministériel des Archives de France représenté par le directeur des Archives départementales de la Marne. Article 14 : Gouvernance Le projet est porté par la volonté commune des Parties, qui conviennent, pour le conduire et l'animer, dune organisation comprenant un comité de pilotage (COPIL) et un groupe projet. Le COPIL est composé : - du DGS de la Ville d Épernay, - du DGD ressources de la Communauté d'agglomération, - des membres du groupe projet, - des chefs de services et/ou pilotes de la dématérialisation des services concernés par les projets en cours. Ses missions sont de : - rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet, - valider les étapes clés Fréquence : deux fois par an 4

5 Le groupe projet est composé : - du Directeur des Archives municipales, - du chef de projet dématérialisation mutualisé, - du Directeur informatique mutualisé, - des chefs de projet archives et informatique si différents. Ses missions sont de : - réaliser et suivre les actions nécessaires à la conduite du projet, - contribuer aux réflexions communes et produire les livrables attendus, - préparer les comités de pilotage, - valider les étapes intermédiaires. Fréquence : autant que de besoin Des réunions sont organisées avec les producteurs de données autant que de besoin. Article 15 : Responsabilités des parties Les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés seront co-organisées et coréalisées au sein des instances ci-dessus décrites. Chaque partie : - désigne et habilite les représentants aux instances visées à l'article 11, - dote le partenariat des ressources humaines et financière convenues et contribue à toutes les actions définies par le partenariat, - s'engage à participer activement aux réunions des différentes instances pour un meilleur pilotage de projet, - respecte la confidentialité des informations des autres Parties. Article 16 : Durée et dénonciation de la convention La présente convention est conclue pour une durée de 10 ans ; elle se renouvelle par tacite reconduction. Elle peut faire l objet d avenants. Toutefois, en cas de dénonciation anticipée, la Partie qui souhaite se retirer informe par écrit l'autre Partie et la direction des Archives départementales de sa décision. Un arrangement devra alors être trouvé pour la restitution des données. Article 17 : Acceptation Chacune des Parties reconnaît avoir pris connaissance de la présente convention, en accepte expressément la teneur, et s'oblige à l'entière exécution des charges et conditions qui y sont insérées. Article 18 : Litiges Les Parties s engagent à résoudre tout litige qui surviendrait entre elles à l occasion de l exécution de la présente convention par voie amiable. A défaut, dans le cas où une solution amiable n'aurait pu être trouvée dans un délai de trente (30) jours suivant la signification du litige par une Partie à une autre, toute contestation relative au présent contrat ou résultant de son exécution ou interprétation sera soumise à la compétence exclusive des tribunaux compétents. 5

6 Article 19 : Élection de domicile Pour l exécution des présentes, les Parties font élection de domicile à leurs adresses respectives susmentionnées en têtes des présentes. Fait à Épernay, en 2 exemplaires de 6 pages chacun, Le Pour le Maire, L'adjoint Christian DEMONGIN Pour la Communauté d'agglomération, Le Président, Franck LEROY 6