Conseils pour présenter une demande de subvention au Fonds de développement communautaire (FDC)

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1 Conseils pour présenter une demande de subvention au Fonds de développement communautaire (FDC) Parlez à un de nos conseillers en développement communautaire Nous savons que vous souhaitez augmenter vos chances d obtenir une subvention pour votre projet et que vous ne voulez pas perdre votre temps à préparer une demande si votre organisme ou votre projet n est pas admissible. Nous vous recommandons donc fortement de vous mettre en relation avec l un de nos conseillers suffisamment tôt avant la date limite de présentation des demandes, afin de discuter de votre projet, des exigences du programme et éventuellement poser vos questions. Nos conseillers peuvent également vous aider à préparer votre proposition de projet, si vous prenez contact avec eux suffisamment à l avance. Téléphone : Sans frais : , poste 8125 Site Web : cdf.gov.yk.ca/fr Remplir le formulaire de demande : Section 1 Renseignements sur le demandeur 1 Nom du projet Donnez un nom clair et explicite à votre projet afin de permettre non seulement à vos parties prenantes, mais aussi à vos bailleurs de fonds de savoir immédiatement en quoi il consiste. Personne-ressource principale Il s agit de la personne qui sera responsable de la gestion de votre projet. Elle doit être en mesure de répondre aux questions concernant le projet, et nous devons être en mesure de la contacter rapidement après le dépôt de votre demande pour obtenir des renseignements complémentaires, des précisions, des mises à jour, etc. 1 Dans le présent document, le masculin générique désigne toutes les personnes.

2 La personne-ressource principale doit faire partie de l organisme (un membre du personnel ou du conseil d administration) plutôt que d être un consultant externe embauché éventuellement pour mettre en œuvre le projet (ou une partie du projet). Il convient de garder à l esprit que les membres du conseil d administration ne peuvent pas être rémunérés tout en faisant partie du conseil. Si un membre du conseil obtient un emploi grâce à un projet, il devra alors démissionner du conseil d administration. Depuis combien de temps votre organisme existe-t-il? La plupart des demandes sont examinées par des personnes qui n ont aucune connaissance préalable de votre groupe ou de votre organisme. Il convient donc de fournir des renseignements clairs et concis sur l histoire de votre organisme, à savoir son mandat, sa vision, ses objectifs, ses réalisations antérieures ainsi que ses activités actuelles et passées. Section 2 Renseignements sur le projet Dans cette section, vous devez fournir les renseignements suivants : Contexte du projet Dites-nous ce qui a suscité le besoin de mettre en place ce projet. D où est venue l idée? Comment avezvous déterminé que le projet répondait à un besoin? Description du projet Vous devez décrire de façon précise le quoi (ce que vous comptez faire), le comment (la méthode envisagée) et les résultats (ou produits livrables) escomptés. Vous devez essentiellement répondre à la question : concrètement, qu allez-vous faire et comment? Dans le cas d une activité, il faut fournir des renseignements sur l endroit où elle sera organisée et indiquer combien de personnes y participeront. Gestion du projet Vous devez décrire la structure organisationnelle et la structure de gestion nécessaires pour mettre en œuvre les activités spécifiées dans le projet. Démontrez de façon précise que votre groupe ou organisme a les capacités de mener à bien le projet. À qui incombe la responsabilité ultime du projet? Si vous prévoyez que diverses personnes seront responsables de différents aspects du projet, vous devriez décrire, par exemple, la structure des rapports hiérarchiques, indiquer si un chef d équipe sera sur place et préciser qui sera responsable de la direction au quotidien. Quel soutien la collectivité peut-elle apporter à votre projet? L appui de la collectivité est très important pour la réussite des projets de développement local. Veuillez fournir une liste des organismes et des groupes qui sont favorables à votre projet. Cela peut inclure ceux qui pourront tirer parti du projet, ainsi que ceux qui pensent qu il s agit tout simplement d une bonne idée et qui souhaitent sa réalisation. Vous devez obtenir une lettre de soutien signée par les personnes qui soutiennent votre projet. Cette lettre doit décrire clairement pourquoi les signataires estiment que votre projet profitera à la collectivité.

3 Une lettre de soutien rédigée par un groupe ou une personne (plutôt qu une lettre générale envoyée par le demandeur pour solliciter une signature) traduit un sentiment de soutien collectif plus fort. Nous encourageons les groupes ou les personnes à nous dire dans leurs propres mots pourquoi ils sont favorables au projet. Décrivez en quoi et pourquoi le projet est important pour la collectivité. Expliquez pourquoi votre projet est important pour la collectivité ou pour votre organisme. Décrivez qui sont les personnes qui en profiteront et comment elles en tireront profit. (Rappelez-vous que le «projet» en question est le projet précis pour lequel vous demandez une aide financière.) Décrivez en quoi votre organisme déterminera la réussite du projet. Votre proposition doit comporter des objectifs mesurables qui vous permettront de déterminer si le projet s est avéré une réussite. Utilisez des indicateurs simples et mesurables. Pour les congrès et les activités, vous pouvez par exemple fixer des objectifs quant au nombre de participants, puis recourir à un sondage de fin d activité portant sur la satisfaction des participants. Vous devez préciser quels éléments feront l objet d un suivi, qui sera chargé du suivi et comment les renseignements recueillis seront utilisés. Vous devez également indiquer comment vous comptez tirer des leçons du projet et les consigner afin de pouvoir les appliquer à la planification et à la mise en œuvre d autres projets. Section 3 Viabilité du projet La viabilité peut constituer un enjeu important pour les projets d immobilisations. Souvent, le demandeur insère une phrase dans le formulaire de demande pour indiquer que l organisme assumera la responsabilité du projet une fois qu il sera terminé, mais sans expliquer comment. Si le projet entraîne des frais d exploitation, d entretien ou d activités une fois qu il est terminé, le demandeur doit fournir une lettre officielle de l organisme qui en assumera la responsabilité. Cette lettre de confirmation doit clairement indiquer que l organisme se chargera des frais permanents et préciser la manière dont il procédera pour assumer cette obligation. Conseils d ordre général De nombreuses demandes sont rejetées, non parce que les responsables du FDC ne sont pas favorables à l idée présentée, mais parce que la demande est incorrectement remplie, que certains documents exigés ne sont pas fournis ou que la demande ne répond tout simplement pas aux critères énoncés. Une recherche et une préparation adéquates ainsi qu un entretien préalable avec un conseiller en développement communautaire permettront de prévenir cette éventualité et d accroître vos chances de réussite sans perte de temps pour vous. Étape 1 Préparation : votre projet Planifiez Prévoyez suffisamment de temps pour rédiger la demande de financement. Prenez note des dates limites de présentation et des délais de traitement des demandes.

4 Soyez réaliste Les meilleurs projets sont généralement de modeste envergure, mais ont des retombées directes et mesurables qui peuvent être considérées comme une réussite. Le plus important est de montrer que votre projet répond à un véritable besoin et que vos buts et objectifs sont clairs et réalistes. Lorsqu un projet est réalisable, utile et ciblé, il est facile de démontrer qu il a été bien planifié et organisé. Maintenez le cap sur les objectifs Veillez à ne pas perdre de vue votre plan de projet et vos objectifs premiers; vous accroîtrez ainsi vos chances de réussite. Assurez-vous que les objectifs restent clairs pour l organisme, en particulier les raisons pour lesquelles le projet est important et la façon dont vous comptez précisément utiliser le financement pour atteindre vos objectifs. Désignez une personne pour coordonner le projet et assurez-vous que tous les membres de l organisme savent qui est cette personne. Si vous devez déléguer certaines tâches, faites-le avant d enclencher le processus de planification pour éviter de le ralentir ou de perdre du temps inutilement. Retombées Rappelez-vous que, dans votre demande de subvention au Fonds de développement communautaire, vous devez démontrer que votre projet répond à un besoin, indiquer qui tirera profit du projet et préciser quelles en seront les retombées. Voici quelques conseils : présentez des statistiques utilisez des sondages, des recensements, des documents d information ou des données qui démontrent que votre projet répond à un besoin; soyez précis Coûts associés au projet évitez les expressions vagues et expliquez en détail pourquoi votre projet est nécessaire en ce moment; utilisez un langage simple exposez en termes clairs qui sont les personnes qui bénéficieront directement de votre projet et de quelle façon ils en profiteront. Soyez réaliste lorsque vous établissez le budget de votre projet. On pense parfois qu en demandant une subvention moins élevée, on aura plus de chance de l obtenir. Cependant, si votre budget n est pas assez élevé, vous serez incapable d atteindre les objectifs que vous avez établis. En revanche, lorsque les coûts d un projet sont surestimés, les conseillers du FDC tendent à remettre en question sa valeur. Les coûts associés au projet doivent être réalistes et établis à partir de documents (devis, per exemple). Assurez-vous de fournir au moins 10 % des fonds nécessaires à la réalisation de votre projet. Faire appel à d autres sources de financement renforce également la valeur du projet. En réduisant le montant de la subvention demandée au FDC, vous permettez à ce dernier de soutenir un plus grand nombre d initiatives et vous favorisez le partenariat dans la mise en œuvre des projets.

5 Surveillance et évaluation Les responsables du FDC doivent avoir l assurance que votre groupe ou organisme est capable de gérer adéquatement le projet et les fonds. Vous devrez démontrer cette capacité dans votre demande. Pour ce faire, établissez clairement un système de surveillance et d évaluation. Décrivez en détail la façon dont le projet sera évalué une fois terminé. Certains projets seront plus faciles à évaluer que d autres. Précisez comment vous comptez rendre compte de ce que vous avez accompli et montrer que vous avez atteint vos objectifs. Étant donné que le FDC ne finance pas de projets à long terme, si vous comptez poursuivre votre projet par la suite, vous devrez démontrer que vous êtes financièrement capable de le faire une fois que vous aurez utilisé les fonds de la subvention. Énoncez clairement ce que vous ferez une fois que le projet initial sera terminé et que les fonds auront été dépensés. REMPLIR LE FORMULAIRE DE DEMANDE Lorsque vous remplissez le formulaire de demande, répondez de façon exhaustive à toutes les questions. Prenez votre temps remplir une demande de financement susceptible d être acceptée exige du temps et des efforts. Documents joignez à votre demande tous les documents justificatifs requis. Votre demande de financement peut être rejetée si les documents exigés ne sont pas fournis ou s ils sont incomplets.