PAR OÙ DÉBUTER : INTRODUCTION À ENDNOTE

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1 Formation à EndNote X5 - Fonctions essentielles - Par où débuter : introduction à EndNote... 1 Création d une base de données EndNote... 2 Transfert de références d une base de données documentaire... 2 Transfert de références d un catalogue de bibliothèque... 3 Création d une référence et saisie manuelle de l information... 4 Organisation et gestion des références... 5 Création d une simple bibliographie indépendante... 8 Utilisation d EndNote dans un traitement texte... 8 Copie de sécurité et envoi d une base de données EndNote PAR OÙ DÉBUTER : INTRODUCTION À ENDNOTE Consultez la page Web EndNote de la bibliothèque pour tout complément d information à cette formation. 1. Qu est-ce qu EndNote : EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques. Il vous permet de créer votre propre base de données de références à tous types de documents : monographies, articles de périodiques, thèses, sites Web, images, rapports de recherche, etc. Ces références peuvent être saisies manuellement ou être importées de bases de données documentaires (ex. EBSCO) et de catalogues de bibliothèques. Vous pouvez utiliser EndNote lors de la rédaction de vos travaux de recherche pour insérer facilement des références et produire automatiquement une bibliographie respectant des normes de présentation reconnues (ex. APA 6th). EndNote fonctionne dans les environnements Windows et Mac (Apple). Il s'intègre aux logiciels de traitement de texte Word, Pages et OpenOffice Writer. 2. Installation : EndNote est disponible tant pour l'environnement Windows que Macintosh. 1. Cliquez sur le lien ci-dessous : Télécharger et installer EndNote 2. Dans la boite à outils de l'étudiant, cliquez sur le lien «Logiciel de gestion bibliographique (EndNote)» 3. Choisissez la version correspondant à votre environnement (Windows ou Mac). Votre compte et votre mot de passe Symbiose sont requis 4. Enregistrez le logiciel et lancez l'installation Recommandations avant d'installer EndNote : 1. Fermez complètement votre suite bureautique (ex. Microsoft Office : Word, Outlook, etc.) pour que les fonctions d'endnote puissent y être installées 2. Désinstallez correctement toute version antérieure avant d'installer une nouvelle version d'endnote (vos données seront conservées)

2 3. Manuels : La ressource recommandée en français est le site (tutoriel) Carrefour EndNote développé par l UQ. Le manuel abrégé (en anglais) est accessible à partir du dossier EndNote du menu «Démarrer» de votre ordinateur («Démarrer - Programmes - EndNote - Getting Started Guide»). Il fait le tour des principales fonctions du logiciel. Plusieurs autres universités ont d excellentes pages Web consacrées à EndNote et proposent notamment des guides d utilisation ou d apprentissage en français. Consultez la section «Manuels d utilisation et ressources pour l apprentissage» de la page Web EndNote de la bibliothèque. CRÉATION D UNE BASE DE DONNÉES ENDNOTE Une base de données EndNote est appelée Library dans le logiciel. 1. Démarrez EndNote 2. Si c est la première fois que vous utilisez EndNote, cliquez sur «Create a new library», sinon choisissez dans le menu «File - New» 3. Nommez votre base de données et déterminez l endroit où vous désirez l enregistrer sur votre ordinateur 4. Une base de données vide apparaît dans EndNote 5. Remarquez qu un fichier «base.enl» et un dossier «base.data» apparaissent à l endroit où vous avez sauvegardé votre base de données. Ces 2 éléments sont essentiels au bon fonctionnement de celle-ci et doivent toujours être conservés dans le même répertoire (ex. Mes documents) Il est recommandé de créer une seule base de données EndNote contenant toutes vos références bibliographiques. Il est ensuite possible de regrouper vos références en sous-groupes thématiques. TRANSFERT DE RÉFÉRENCES D UNE BASE DE DONNÉES DOCUMENTAIRE 1. Transfert de références : EndNote vous permet d importer des références de bases de données documentaires (ex. Scopus, ERIC, etc.). Cela vous évite d avoir à saisir manuellement chaque référence individuellement. Consultez la page Importer à partir d une base de données du Carrefour EndNote ou la section «Transfert de références de bases de données vers EndNote» de la page Web EndNote de la bibliothèque pour connaître les bases de données compatibles avec EndNote et les procédures de transfert Après chaque transfert de références, il est essentiel de vérifier si le résultat obtenu ne contient pas d erreurs. Assurez-vous que pour chaque référence l information est complète et exacte. De plus, certaines informations non pertinentes peuvent également avoir été transférées (par exemple des mots-clés en anglais). Éliminez, enrichissez ou corrigez ces informations au besoin (ex. caractères accentués de la langue française ne s affichant pas correctement) 2

3 2. Ajout du texte intégral d un document à une référence : Le texte intégral d un document, par exemple d un article, n est pas transféré dans EndNote lors du processus de transfert de référence. Cependant, vous pouvez simultanément lors de vos recherches dans une base de données, sauvegarder chaque article intéressant et l intégrer à la référence de l article après que vous ayez importé cette dernière dans votre base de données EndNote. 1. Enregistrez sur votre ordinateur les articles (ou documents) en format électronique 2. Dans la référence EndNote de l article, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisir «File Attachments - Attach File» dans le menu contextuel 3. Trouvez le document correspondant préalablement sauvegardé sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton «Ouvrir» pour l intégrer à votre référence 4. Le fichier (ex. fichier PDF) apparait dans le champ «File Attachments». Double-cliquez sur le fichier pour l afficher TRANSFERT DE RÉFÉRENCES D UN CATALOGUE DE BIBLIOTHÈQUE EndNote vous permet de vous connecter directement à des catalogues de bibliothèques (ex. le catalogue de la bibliothèque de l UQO «outil de découverte») via son interface. Vous pouvez de cette manière y chercher des références et les importer dans votre base de données EndNote. 1. Cliquez sur «Tools - Online Search...» dans la barre de menu 2. Choisissez la bibliothèque à laquelle vous voulez vous connecter (ex. «UQO» pour la bibliothèque de l'uqo) et cliquer sur le bouton «Choose» 3. Faites votre recherche dans l'onglet «Online Search» dans la fenêtre à onglet au bas de l'écran. Pour éviter de transférer un trop grand nombre de références non pertinentes, assurez-vous dès le départ de faire une recherche précise 4. Un message indique le nombre de références repérées, cliquez sur le bouton «OK» 5. Toutes les références repérées sont transférées dans votre base de données 6. Éliminer éventuellement les références transférées non pertinentes 7. Vérifier finalement l'exactitude des références importées dans EndNote 3

4 CRÉATION D UNE RÉFÉRENCE ET SAISIE MANUELLE DE L INFORMATION Dans certains cas, vous devez créer une référence manuellement, car la référence que vous désirez ajouter ne se retrouve dans aucune base de données ni catalogue de bibliothèque. 1. Choisissez dans le menu «References - New Reference» 2. Dans menu déroulant «Reference Type», choisissez le bordereau qui convient au type de document pour lequel vous voulez créer une référence dans EndNote (ex. Book, Journal Article, Edited Book, Thesis, Web Page, etc.) 3. Saisissez l information dans les champs vides correspondants en respectant les quelques règles de saisie présentées dans la page Web suivante : Saisir manuellement ou éditer une référence - Règles de saisie (Carrefour EndNote) 4. Il n est pas obligatoire de compléter tous les champs, mais vous devez vous assurer que toutes les informations essentielles à la référence bibliographique soient présentes : auteur(s), titre, année, etc. 5. Vous pouvez également enrichir votre référence d informations complémentaires qui peuvent vous être utiles dans vos recherches et travaux, par exemple dans les champs suivants : Keywords, Notes, Research Notes, URL, etc. 6. Une fois les champs complétés, vous pouvez cliquer sur la fonction «Hide Empty Fields» en haut à droite de la référence pour rendre celle-ci plus lisible À fréquence régulière, il est suggéré de vérifier si votre base de données EndNote ne contient pas de références en double. Choisissez dans le menu «References - Find Duplicates» et supprimez le cas échéant les doublons repérés 4

5 ORGANISATION ET GESTION DES RÉFÉRENCES L interface principale se divise en trois parties : Liste des références présentes dans la base : Trie des références : cliquez sur les intitulés des colonnes (ex. «Author») pour trier les références par auteur, titre, année, etc. Choix des huit champs (colonnes) affichés dans la liste : choisissez-les dans le menu «Edit - Preferences - Displays Fields» Ouverture d une référence et description des champs présents : double-cliquez sur une référence pour visualiser le contenu de celle-ci 5

6 2. Fenêtre à onglet (visualisation recherche consultation du PDF et édition d une référence) Onglet «Preview» : il permet d avoir un aperçu (1) d une référence formatée selon un style bibliographique sélectionnée grâce au menu déroulant dans la barre d outils supérieure (2) 1 2 Onglet «Search» : il permet de faire une recherche dans votre base de données EndNote. Les résultats sont regroupés dans le sous-ensemble «Search Results» dans la partie gauche de l'interface. Les références trouvées apparaissent à droite Onglet «PDF & Quick Edit» : il permet d éditer rapidement une référence sans avoir à l ouvrir individuellement (à droite sur l illustration) ET de consulter et annoter le document PDF associé (à gauche sur l illustration) quand celui-ci a été joint à la référence (voir plus haut la partie «Ajout du texte intégral d un document à une référence») 6

7 3. Panneau des groupes : Les groupes permanents (par défaut) : 1. «All References» : il contient toutes les références présentes dans votre base de données 2. «Unfiled» : il contient les références non classées dans un groupe personnalisé 3. «Trash» : il contient les références effacées (pour les éliminer complètement, choisissez dans le menu «References - Empty Trash») Les groupes personnalisés : Ce sont des groupes que vous pouvez créer pour par exemple, rassembler toutes les références portant sur un même sujet. Plusieurs types de groupes existent selon vos besoins. Pour créer un groupe, choisissez dans le menu «Groups - Create Group» 1. «Group» : c est un groupe contenant des références que vous ajoutez manuellement 2. «Smart Group» : c est un groupe auquel vous attribuez une question de recherche (ex. auteur = picard). Chaque fois qu une référence répondant à cette question est ajoutée à votre base de données, elle est automatiquement intégrée à votre «Smart Group». Les «Smart Groups» permettent ainsi de trier automatiquement les références selon les critères que vous avez établis. Pour modifier plus tard la question de recherche, cliquez sur «Groups - Edit Group» 3. «Group Set» : c est un ensemble de groupes (Groups ou Smart Groups) qui vous permet de classer vos groupes en plusieurs dossiers Pour ajouter une référence à un groupe, sélectionnez-la dans la liste des références et faites la glisser dans le groupe désiré OU cliquez sur le bouton droit de la souris et choisir «Add References To» dans le menu contextuel. Remarques : Une même référence peut être présente dans plusieurs groupes à la fois Les références présentes dans les groupes le sont aussi toujours dans le groupe «All References» 7

8 Pour supprimer de manière définitive une référence de votre base de données EndNote, il vous faut la supprimer du groupe «All References» CRÉATION D UNE SIMPLE BIBLIOGRAPHIE INDÉPENDANTE Pour créer une simple bibliographie de certaines ou de l ensemble de vos références, suivez les instructions suivantes : 1. Choisissez le style bibliographique requis (ex. APA 6th) grâce au menu déroulant dans la barre d outils 2. Sélectionnez les références désirées. Pour sélectionner plus d une référence, maintenez la touche <Ctrl> enfoncée alors que vous cliquez sur chaque référence 3. Choisissez dans le menu «Edit - Copy Formatted» 4. Collez le tout dans votre traitement de texte UTILISATION D ENDNOTE DANS UN TRAITEMENT TEXTE EndNote peut être utilisé pour insérer des références dans un texte (ex. article, mémoire, etc.). Cette opération se fait directement à travers un traitement de texte au fur et à mesure de la rédaction. 1. Choisissez le style bibliographique requis (ex. APA 6th) grâce au menu déroulant dans la barre d outils 2. Sélectionnez dans votre base de données EndNote la référence à insérer dans votre document Word 3. Placez le curseur à l endroit où vous désirez insérer la citation dans votre document 4. Dans Word, cliquez sur l onglet «EndNote X5» pour faire apparaître les outils EndNote (dans Word 2003 et OpenOffice.org Writer, les fonctions d EndNote sont affichées dans une barre d outils traditionnelle) 5. Cliquez sur le bouton «Insert Citation» puis sur «Insert Selected Citation(s)» 8

9 6. La citation apparaît dans votre texte là où se trouve votre curseur ET la référence bibliographique est ajoutée à la fin du document dans le style bibliographique que vous aviez choisi. Exemple : Nous découvrons alors l arrière du décor des Chinatowns, dont l intense «visibilité» est souvent plus une pratique ostentatoire que le reflet d une mainmise chinoise sur les marchés africains : très visible à Dakar, la présence chinoise y reste marginale quand elle est silencieuse et plus ancrée à Bamako (Kernen & Vuillet, 2009). Leur analyse évite de focaliser l attention uniquement sur les Chinois, pour considérer les Chinois en relation avec les territoires africains et asiatiques. Kernen, A., & Vuillet, B. (2009). Petits commerçants et entrepreneurs chinois au Mali. Afrique contemporaine, 228(4), Au besoin, vous pouvez éditer une citation en vous positionnant sur la citation et en cliquant sur le bouton droit de la souris. Choisissez ensuite «Edit Citation(s)» dans le menu contextuel. Vous pouvez par exemple enlever le nom de l auteur si vous l avez déjà indiqué dans votre texte (ex. Selon Kernen et Vuillet «ancrée à Bamako» (2009)) Vous pouvez également éditer une citation en cliquant sur le bouton «Edit & Manage Citation(s)» dans l onglet «EndNote X5» de Word. Vous pouvez par exemple ajouter la mention d une page dans votre citation 9

10 Une façon alternative d insérer une référence consiste à cliquer sur le bouton «Insert Citation» puis sur «Find Citation». Au lieu de sélectionner la référence à insérer, vous la repérez grâce à une boite de recherche En cliquant le bouton dans la section sur «Bibliography», vous pouvez reformater vos références selon vos préférences Dans la fenêtre «EndNote X5 Format Bibliography» : 1. Onglet «Format Bibliography» : pour changer de style bibliographique et transformer en hyperliens les citations dans le texte et vers les références correspondantes dans la bibliographie 2. Onglet «Layout» : pour modifier l interligne (line spacing) et ajouter une ligne vide entre chaque référence (space after) COPIE DE SÉCURITÉ ET ENVOI D UNE BASE DE DONNÉES ENDNOTE Vous pouvez sauvegarder votre base de données complète (le fichier «base.enl» + le dossier «base.data» et tout ce qu il contient : PDF, images, etc.) en une seule étape dans un fichier compressé («base.enlx»). C est une façon simple de faire une copie de sécurité de votre base de données ou de l envoyer par courriel à un collègue en document attaché. 1. Choisissez dans le menu «File - Compressed Library (.enlx) - Create» et décidez des options d enregistrement à la fenêtre suivante : la totalité ou une partie de votre base de données, la présence ou non de touts les fichiers qu elle contient (ex. articles en format PDF) 2. Cliquez sur «Next» puis sur «Enregistrer» pour sauvegarder votre base de données à l endroit désiré (ex. clé USB). EndNote crée alors un seul fichier compressé portant l extension «.enlx» 3. Pour restaurer plus tard une base de données compressée, double-cliquez sur le fichier «.enlx». Celui-ci sera automatiquement décompressé à l endroit où il se trouve en recréant le fichier «.enl» et le dossier «.Data» originaux. Le fichier compressé «.enlx» peut alors être supprimé Novembre 2012 Service de la bibliothèque de l UQO 10

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