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1 OFFRE DE SERVICE DE FORMATION AU SOUTIEN À L ORGANISATION DU TRAVAIL DANS LE CADRE DE LA STRATÉGIE MINISTÉRIELLE SUR LA MAIN D ŒUVRE EN SOINS INFIRMIERS La direction des ressources humaines AQESSS Octobre 2008

2 CONTEXTE De part sa mission et ses valeurs associatives, l AQESSS considère important de s investir dans les préoccupations de la main-d œuvre et d en faire une de ses priorités d action. L AQESSS peut jouer un rôle utile en «soutien» en organisation du travail ayant eu l occasion à plusieurs reprises d appuyer par le passé ses établissements membres dans leurs efforts de réorganisation du travail. Soucieux d engager un exercice de réorganisation du travail, compte tenu du fardeau des opérations quotidiennes, les établissements veulent maximiser leur temps et répondre le plus adéquatement possible aux exigences d une bonne planification des travaux. Pour ce faire, l utilisation d un bon outil de planification est incontournable. Élaborer un manuel d organisation de projet en partenariat avec les acteurs principalement concernés constitue la pierre angulaire de la réussite de leur projet. Le présent document présente l offre de services AQESSS pour la dispensation d activités de formation en appui aux établissements ayant des projets d organisation du travail dans le cadre de la stratégie ministérielle sur la main d œuvre en soins infirmiers. OBJECTIFS DES ACTIVITÉS DE FORMATION EN APPUI AUX ÉTABLISSEMENTS L activité de formation «Notre projet d organisation du travail : une réussite» s adresse aux chargés de projets et aux membres du comité directeur de projets subventionnés par le MSSS. Cet atelier de formation a comme objectif principal d outiller les participants aux principes de la gestion de projet, de les familiariser au modèle intégrateur en organisation des soins et du travail et à la démarche optimale afin de favoriser le succès de leur projet. Au terme de l atelier de formation, les participants auront développé des habilités et des capacités pour: Partager un langage commun en matière d organisation du travail et de gestion de projet; Partager une vision commune de leur projet; Partager les contours de leur projet ; Préparer leur manuel d organisation de projet (MOP); Établir les modalités de fonctionnement du projet et les mécanismes de suivi du projet; Élaborer les indicateurs de résultats pour la «solution» choisie en vue de la mise en œuvre; Définir un mandat clair pour le chargé de projet et l équipe de projet; Se familiariser avec un modèle de mobilisation des acteurs internes. 2

3 LES MÉTHODES ET STRATÉGIES RETENUES L atelier de formation intitulé «Notre projet d organisation du travail : une réussite» utilisera le projet de l établissement comme véhicule d apprentissage et permettra aux participants d évaluer leur capacité de changement dans le milieu, de planifier et concevoir leur projet en les familiarisant avec quelques techniques indispensables à la gestion de projets et de préparer leur manuel d organisation de projet (MOP), les étapes de suivi et les activités nécessaires à l évaluation du projet. L activité de formation, formulée en étroite relation avec la réalisation du MOP, propose de courtes capsules synthèses des concepts les plus importants à retenir et privilégie les exercices en atelier afin de permettre aux participants d amorcer leurs travaux pour la conception, la planification et la réalisation du MOP ainsi que d enclencher la mise en œuvre du projet. Le travail en équipe est privilégié pour que les échanges du groupe développent une compréhension commune et la cohésion au sein du comité directeur. Quelques concepts essentiels seront abordés mais l accent sera mis sur les meilleures pratiques en gestion de projet et ce, à l aide d exercices d appropriation portant sur le projet à réaliser. L atelier se déroule sur deux jours qui selon le choix de l établissement, pourront être consécutifs ou séparés en deux sessions de travail. Les deux jours devront se situer dans un intervalle maximal de trois semaines. L atelier de formation sera sous la responsabilité d un animateur qui assurera aussi l accompagnement post formation. Avant la tenue de chaque atelier, l animateur de l AQESSS verra à organiser une conférence préparatoire avec le responsable du dossier de l agence et le chargé de projet. La conférence préparatoire aura pour objet de camper la dynamique et les enjeux du projet en vue de préparer une intervention adaptée au milieu. La visioconférence ou la conférence téléphonique seront les moyens privilégiés pour ce faire. De plus, par le biais d une banque de 21 heures, chaque équipe de projet, recevant l atelier de formation, bénéficie d un accompagnement en suivi de formation pour les appuyer dans le processus de démarrage de leur projet. Les activités d accompagnement sont principalement pour appuyer le chargé de projet dans les différents processus de gestion du projet, notamment pour la préparation du MOP, pour l animation des comités, pour le développement ou l utilisation des outils de gestion de projets. L accompagnateur maintiendra un contact régulier avec le chargé de projet pendant les deux premiers mois suivants la formation afin de supporter ce dernier dans la réalisation de son mandat. 3

4 FORMAT ET CONTENU D UN ATELIER DE FORMATION EN ORGANISATION DU TRAVAIL Entre autres, seront abordées les thématiques suivantes : La dynamique de collaboration dans le cadre de partenariat avec tous les acteurs internes et externes (syndicats, médecins, professionnels et non professionnels, RLS) ; L environnement de l organisation et les enjeux du projet, la capacité de changer et les stratégies utiles à la mise en œuvre du projet ; La structure de projet et le rôle du chargé de projets, du comité directeur et des comités de travail et de la direction de l établissement ; Les outils pour concevoir et élaborer son projet et préparer son MOP ; L approche par le tableau de bord pour «monitorer» les résultats escomptés ; L identification des indicateurs et outils de suivi de projet, de coordination des activités de mise en œuvre ; Les cinq phases de la démarche optimale en OSST et des outils pour les réaliser avec succès ; Les méthodologies disponibles pour réviser l organisation du travail selon l angle de prise retenu ; La mobilisation et les préoccupations des récipiendaires du changement. Un cahier sera remis à chaque participant contenant les références aux concepts les plus importants, les grilles de travail, des outils, des textes ou extraits de documentation pertinente ainsi que des références utiles. Chaque atelier comportera un maximum de quinze (15) participants afin de permettre le maximum d interaction entre l animateur et les participants. L expérience acquise en formation en OSST de nous permet d assurer que ce sont autant les participants que la personne ressource qui fait la richesse de l atelier. L horaire des activités de formation sera établi avec le chargé de projet et le représentant de l agence concernée. L organisation matérielle de la formation appartient normalement à l établissement. Il sera important de pouvoir disposer d une salle suffisamment grande pour accueillir quinze (15) personnes, le matériel de vidéo ainsi que les tables complémentaires pour favoriser le travail en sous-groupes. Il est plus efficace pour la gestion de l horaire de la journée d avoir une possibilité de prendre le lunch sur place. 4

5 LE COÛT DE L ACTIVITÉ «NOTRE PROJET D ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE» Le coût de l activité de formation en appui aux projets en organisation du travail est de $ plus les taxes. Ce coût inclue les honoraires professionnels des formateurs, le matériel aux participants, la banque de vingt et une (21) heures d accompagnement ainsi que la conférence préparatoire. Les frais de déplacements et de séjour du formateur ainsi que les frais des locaux, de matériel audio-visuel et de rafraîchissements sont à la charge de l établissement. LES FORMATEURS M ME Odette Bolduc est associée à la gestion des ressources humaines depuis Elle a œuvré dans différentes organisations publiques et privées. Elle a travaillé à titre de cadre en gestion des ressources humaines à la Cité de la Santé de Laval pendant 13 ans avant de se joindre en 2001 avec l Association des hôpitaux du Québec devenue l AQESSS. Ayant collaboré comme formatrice en , au premier programme de formation en organisation du travail de l AHQ/MSSS, Mme Bolduc est toujours associée aux travaux de l AQESSS en matière d organisation du travail. Avocate, détentrice d une formation de base en relations industrielles, elle a également complété une formation de 2 e cycle en administration. Tout en s impliquant dans les divers aspects de la gestion des ressources humaines, elle s intéresse à l approche par projet et elle a joué le rôle de chargée de projet Ressources humaines dans une implantation majeure de systèmes informatisés de gestion des ressources humaines. M. Jean Goyette agit comme formateur depuis plus de dix ans dans le réseau de la santé et des services sociaux. Il a fait plusieurs tournées provinciales avec les sessions Intervenir auprès des employés difficiles et Mon rôle de chef d équipe et il a collaboré en , au premier programme de formation en organisation du travail de l AHQ/MSSS. M. Goyette a développé au cours des trois dernières années une expertise appréciée dans la gestion de conflits dans les équipes soignantes. Diplômé en relations industrielles de l Université Laval, il a complété également une maîtrise en sciences option recherche en changement et développement organisationnel de l Université de Sherbrooke, dont le sujet de recherche portait sur le rôle et les insatisfactions des infirmières dans le réseau de la santé du Québec, et il est l auteur de plusieurs articles sur la mobilisation. Mme Francine Lortie, jusqu à tout récemment directrice générale d un CSSS de la Montérégie, s est récemment jointe à l équipe de l AQESSS pour faire profiter le milieu de son expérience acquise depuis plus de 30 ans, à titre de gestionnaire dans le réseau de la santé. Forte d une expérience acquise dans différents secteurs d activités, auprès d organisations de plusieurs régions du Québec ainsi qu en Ontario et récemment au niveau international, elle a développé une solide expertise en gestion de projet. Elle fait partie, depuis 2007, du Comité aviseur du Programme de recherche PRO-ACTIF, de l Université Laval, et agit, depuis 2008, à titre de Cocoordonnatrice des travaux du comité au nom de l AQESSS. Détentrice d un baccalauréat en sciences infirmières et d une maîtrise en administration publique de l ENAP, elle s est intéressée tout au long de sa carrière à la réorganisation du travail (dont son Mémoire de maîtrise) et l organisation des soins et services. 5

6 NOTRE PROJET D ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE JOUR 1 8h00 à 8h15 8h15 à 8h30 8h30 à 9h30 9h30 à 10h00 10h00 à 10h15 10h15 à 12h00 12h00 à 13h00 Accueil des participants. Présentation des objectifs et programme d activités. Légitimité, désir et capacité de changement face au projet à gérer. Faire son MOP, Ça veut dire quoi? Cadre de référence et orientation ministérielle. Notions utiles / Structures : Rôles, responsabilités et composition optimale des comités de projet. Règles du jeu. Le MOP, un outil pour la gestion de notre projet Éléments déclencheurs / Contexte. Hypothèses de solutions. Formulation du projet. Déjeuner 13h00 à 14h45 Dessiner les contours de notre projet : Contraintes / Opportunités. Risques et influenceurs / Mesures pour atténuer les risques. 14h45 à 15h00 15h00 à 16h00 16h00 Dessiner les contours de notre projet : (suite) Livrables / résultats attendus. Évaluation de la journée. 6

7 JOUR 2 8h00 à 8h10 Accueil des participants, objectifs et programme de la journée. 8h10 à 8h30 Retour sur le jour 1. 8h30 à 10h00 Dessiner les contours de notre projet (la suite) : Description des livrables et stratégies de réalisation. Ressources nécessaires, pré-requis. Facteurs clés de réussite. Échéancier de réalisation. 10h00 à 10h15 10h15 à 12h00 Suivi du projet avec un «Tableau de bord de projet» : mécanismes, outils de suivi et d évaluation du projet (processus et résultats). Stratégies pour assurer la pérennité du projet. 12h00 à 13h00 13h00 à 15h00 15h00 à 15h15 15h15 à 16h00 16h00 Déjeuner Récipiendaires du changement et leurs préoccupations. Stratégies de mobilisation des acteurs internes. Plan de communication efficace. L avancement de notre MOP : bilan des travaux et plan de travail. Évaluation et fin de la session. 7

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