PV Réunion BE 20/09/2011

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1 PV Réunion BE 20/09/2011 Table des matières Présents... 2 Invités... 2 Débrief JANE (Max et Zhe-Rui)... 2 Start in time (Aude & Anne-Lau)... 2 Brocante (Aude et Anne-Lau)... 3 SCC (Gregory Couvreur)... 3 Pour le BE... 4 Debriefing memento (Valérie)... 5 Debriefing journée au vert... 5 Délégué web... 6 Promotion... 6 Plateforme pour cours privés et aide aux étudiants (Quentin)... 6 Feedback Summer School (Olivier)... 7 Divers

2 Présents Anne-Lau B, Aude R, Céline Pirlet, Valérie C, Mengfan W, Olivier E, Charlotte B, Arthur D, Erwan P, Michel A, Julie D, Thibaut C, Zhe-Rui Y, Maxime C, Benjamin H, Quentin B, Mélanie V, Alixe L, Steve G, Fabian V, Christophe Q Invités Sandrine Paulus, Gregory Couvreur Débrief JANE (Max et Zhe-Rui) Bilan positif, beaucoup d admins présents, suffisamment pour répondre aux questions de tout le monde. Quelques problèmes rencontrés pour répondre aux Masters (Management Science par exemple puisque c est un nouveau master). Les questions pour les Masters risquent de prendre de plus en plus de place, donc Max propose la création d une sorte de mémento (voir fichier). Max voudrait d ailleurs refaire une réunion pour les management science qui viennent de l étranger. Julie explique qu il existe déjà une séance ce jeudi à 16h. Et donc pas vraiment possible d imprimer ce mémento d ici jeudi, mais bien l an prochain. Max pense aussi que les mémentos devraient être sur le stand. Et idéalement coupler la distribution aussi bien à l inscription aux TP qu au stand BE. Julie trouve mieux de faire un welcome pack ou de distribuer un truc à la JANE (comme les bounty s l an passé). Mais pourquoi pas à l avenir. Parfois, les étudiants n allaient voir que le BE ou le cercle. Il faudrait que les admins BE et Cercle renvoient à chaque fois l un vers l autre, et pas 2 tables séparées. Il existe une adresse de contact (help@besolvay.com) pour les étudiants qui veulent poser des questions (voir début du mémento) mais Steve qui est dans la redirection n a reçu aucun mail jusqu à présent. Start in time (Aude & Anne-Lau) Ce samedi, tout le monde doit être là à 10h pour un briefing avant le début de la journée. Rappel du programme : 10h30 : Accueil des étudiants dans l'auditoire H h00 : Discours du Doyen de la SBS-EM + de Philippe 12h00 : Barbecue 14h30 : Activités informatives et divertissantes en petits groupes 18h30 : Séance de coaching animée par un coach professionnel 2

3 Il manque encore des gens un peu partout. Par exemple, au BBQ aussi bien pour la viande, que les tickets, etc. Divers stands : il manque une personne pictionnary, 1 stand sport, 2 stands stratégie : damier (cf. team building) + jeux avec des formes. Anne-Lau et Aude expliqueront tout cela bien évidemment à ceux qui désirent tenir un stand. Et enfin, il manque quelques accompagnateurs. En matériel, il manque aussi balles de volley, de tennis, et batte de baseball, ainsi qu un bbq et des foulards ou masques. Anne-Lau se demande s il faut un cadeau pour le coach. Une bouteille de champagne par exemple pourrait convenir. Budget total de la journée : 600 euros. Il faudrait aussi un photographe Julie propose de faire un doodle avec ce qu il manque et les gens cochent tout ce qu ils ont, ou veulent faire, etc. Il est demandé à tout le monde de répondre absolument le plus vite possible aux mails/doodles. Implication du cercle Sandrine : ils viennent à 13h. Pour les boissons, Sandrine va voir cela directement avec Aude et Anne- Lau. Il faut s y prendre un jour et demi à l avance. Le Cercle peut aussi prêter des BBQ. Ont aussi balles/battes de volley. Le Cercle aura un stand de 14 à 18h30. Brocante (Aude et Anne-Lau) 26 et 28 : dépôts dans nos locaux Vente les 29 et 30 ici aussi. Problème avec l ex-délégué web qui ne répond pas : le BR doit le recontacter ou trouver une autre solution. De nouveau, refaire un doodle. SCC (Gregory Couvreur) Ont obtenu l accord du conseil fac. Il s agit maintenant de créer un comité au sein du BE, avec un board qui serait composé de 7 membres. Il y aurait 2 admins : Greg + Justine Tasiaux, et si pas elle, alors ce sera Benjamin. SCC destiné aux BA3 et MA1, car le séminaire n est donné qu en MA2. Ils ne visent que les PME de maximum 20 employés pour éviter la concurrence avec le CR. Chaque mission sera assurée par une équipe d étudiants, encadrée par un prof et un consultant. Il y aura 3 rencontres avec le client (en début, milieu et fin de mission) (4 si on compte aussi le démarchage). Ils ont d ailleurs déjà un client. 3

4 Le site Internet sera opérationnel à partir du 29/09. Ont prévu un event de recrutement le 10 octobre. Ils seront de toute manière aussi présents le 3 octobre (drink de rentrée du BE). C est Joseph Fattouch et Jonathan Schreiber qui s occupent de cet event, mais tout le board sera là. On demandera lors de cet event aux étudiants intéressés leur CV et ils auront une interview. Steve trouve bizarre qu il y ait une sélection pour les étudiants qui vont remplir une mission de consultance. Greg explique que demander un CV est juste nécessaire pour voir si les équipes sont complémentaires, que le travail puisse être efficacement distribué. Ce qui a apparaît comme une sélection n aura pas d autre but car en réalité il est surtout difficile de trouver des gens. Le but n est bien sûr pas de faire peur aux étudiants. Julie voudrait qu il y ait une sorte de rapport sur le pourquoi de la sélection. Steve craint qu il y ait des problèmes de copinage, surtout dans les années suivantes. Quentin est tout à fait d accord, et c est pourquoi il veut être le plus transparent possible (feedbacks, etc.). Il serait peut-être possible d avoir un prof pour la «sélection». Mais vu qu on leur demande déjà beaucoup cette année, cela risque de leur prendre trop de temps pour que par exemple ils puissent voir les interviews, etc. Greg explique aussi qu il est nécessaire d avoir les projets avant le recrutement pour justement motiver les étudiants. Steve se demande comment on peut juger de la motivation des gens, surtout lorsqu il s agit étudiants qui jugent des étudiants. Greg explique que ce problème ne se posera pas, vu que le problème sera plutôt a priori le manque de gens. Steve voudrait un «droit de veto» du BE sur la «sélection» quand une personne serait refusée. Greg est tout à fait ok, et Arthur ajoute que chaque délégué de comité a un responsable au sein du BR. Arthur rappelle aussi qu il s agit d un service aux étudiants, et que ce comité n a aucune autre vocation. Julie explique que le conseil avait une petite réserve : la qualité des missions, car 4h par prof pour une mission ne semble pas suffisant selon eux. Le CF veut également des feedbacks réguliers. Sur le fait qu il n y ait pas encore eu de cours de stratégie pour les étudiants qui vont participer aux missions, et que ceux-ci n ont du coup pas d expérience, Greg explique que justement, le but est de donner de l expérience aux étudiants. Pour le BE Administrativement Thibaut : Nécessite changements des statuts et nomination de nouveaux administrateurs, ce qui nécessite une AG (2 si le quorum n est pas atteint lors de la 1 re ). TVA Michel : Quelques difficultés en plus au niveau de la trésorerie : déclaration trimestrielle par exemple. La TVA ne se calcule uniquement sur l activité engendrée par le SCC. Il faut différencier donc le SCC qui crée de la VA du reste du BE. 4

5 Remboursement des frais (essence, réunions, etc.) Greg explique que leur 1 er client habite à 60 km d ici, et qu il faut aller le voir en tout 3 fois. Les coûts sont donc différents que pour les autres comités BE. Il ajoute d ailleurs que lors de la réunion du SCC avec le BR, le BR n a pas été d accord que les frais de leurs propres réunions soient remboursés. Il s agira donc uniquement de rembourser les frais de réunion avec le client. Christophe rappelle que pour les séminaires de MA2, les frais ne sont pas remboursés. Greg explique que la grande différence est qu il s agit ici de bénévolat, pas de cours. Arthur ajoute que le trésorier du BE vérifiera toujours les frais. Greg explique aussi que ce sera 6 semaines intenses pour les étudiants, et donc différent par rapport aux autres admins. De plus, il faut motiver les gens (d où Team Building). D ailleurs, les clubs de consultance paient toujours leurs étudiants, sauf à Leuven. Greg rajoute qu il faut être sûr que les frais soient remboursés pour que le client soit bien appelé par les étudiants car si ce n est pas fait, c est l école qui tapera du poing sur la table s il y a des problèmes avec les clients. Quentin : c est le seul comité qui rapportera autant au BE. Arthur rappelle que les admins SCC devront de toute manière présenter un budget au BE pour les frais, et que les projets de TB, parfois décriés, doivent toujours être présentés au CA du BE et approuvés par celui-ci. Il reste à envoyer la brochure explicative sur la mailing list, et le vote sur l intégration se fera la semaine prochaine. Debriefing memento (Valérie) Au début, Valérie n avait pas tout à fait compris qu elle devait le faire de A à Z. Elle pensait juste devoir s occuper des cours. Création d une adresse mail de contact (help@besolvay.com) mais Steve n a toujours pas eu de retour jusqu à présent. Steve mentionne qu il faudrait encore changer le cours de psycho pour l an prochain, qui n est plus un cours facile maintenant en INGE. Il faudrait le mettre sur le site besolvay.com. Il faut aussi vérifier si le reste des mementos est arrivé (Le SEP n aurait rien reçu jusqu à présent) et en recommander le cas échéant. Debriefing journée au vert Il s agissait d une journée avec les profs, l exed, le patg et les étudiants, dans un petit château au cœur de la campagne leembeekoise. Plusieurs groupes de travail s y sont tenus : évaluation des profs, langues, brochure explicative + d autres sujets qui ne concernaient pas vraiment les étudiants. Quelques idées en sont sorties, et des GT vont se mettre en place pendant l année. 5

6 D ailleurs, les délégués d année (y compris ceux qui ne sont pas venus au weekend au vert) sont conviés à la réunion ce jeudi 22 à 16h avec les profs de langue. Ils doivent confirmer leur présence. Admission des masters L école pourrait implémenter des tests standardisés pour les admissions des étudiants venant d autres universités (belges & étrangères). Ces tests sont le GMAT (Graduate Management Admission Test) et le TOEFL (Test of English as a Foreign Language). Ils permettraient de s assurer que les candidats aient le niveau d anglais requis et qu ils sachent un minimum se débrouiller avec les chiffres / la visualisation dans l espace / la logique & co. Du coup, moins de candidatures à traiter puisque ceux ne répondant pas à ces critères normatifs seraient immédiatement sortis du processus d admission. Ca pourrait servir comme barrière de sélection au lieu des examens réputés difficiles comme physique ou chimie. Mais selon BVP le gmat serait suffisamment difficile pour que ceux qui le réussissent auraient réussi physique et chimie également. Steve : BVP veut augmenter le ranking de l école avec plus d étrangers, voilà la raison de ces tests. Délégué web Depuis la démission d Olivier Guerriat cet été (il quitte Solvay), le BE n a plus de délégué web. Des appels ont déjà été faits, et il est demandé aux admins de voir si personne dans leur entourage serait susceptible de remplir cette fonction. Promotion Caroline Jean trouve que l adresse promotion@besolvay.com prête à confusion. Les admins n ayant pas d idée d autres noms pour l instant, le dossier est reporté sine die. Toujours pour le comité Promotion, il serait nécessaire de parler au CF du projet de Max (interaction étudiants). Plateforme pour cours privés et aide aux étudiants (Quentin) Projet : créer une plateforme pour donner cours particuliers ou en groupe. Le BE serait intermédiaire entre coachs (étudiants) et ceux qui veulent les cours. Ne remplacerait pas les guidances. Les coachs seraient sélectionnés, et les cours rémunérés. Le prof (titulaire du cours en question) pourrait entrer en ligne de compte sur la sélection des coachs. Il n y a pas de concurrence non plus avec le parrainage social qui est un prolongement du Start in time. Sandrine rappelle qu il se tiendra le mercredi 28 à 18h au Pint house. L idéal serait de lancer ça avant les examens de janvier. Le BE fixerait les prix et s alignerait pour cela sur ce qui se fait. 10 euros/heure a priori. Il n y a pas de la part des admins une volonté de fixer une commission BE. 6

7 Le CA demande à Quentin de rédiger un projet écrit qui sera ensuite envoyé sur la listbot. Feedback Summer School (Olivier) Bonne ambiance de manière générale. Il n y avait finalement que 22 étudiants, alors qu il était prévu d en accueillir plutôt 40, mais les profs préféraient qu ils soient moins nombreux paraît-il. Un point noir : la participation des admins, dont quasi aucun n était présent pour venir aider, ne serait-ce qu une journée ou une soirée. A l avenir, plutôt commencer la semaine le samedi, et les admins seraient alors tous conviés lors de la 1 re soirée. Il serait nécessaire aussi de commencer la communication ainsi que lancer les inscriptions beaucoup plus tôt. Sandrine estime que faire une soirée folklore serait possible (comme demandé par Alexis G) mais alors il faudrait que le Cercle soit prévenu beaucoup plus tôt (pas la veille ou le jour-même) ESTIEM (du Cercle) organise un finance day fin octobre. Ils recherchent des gens qui pourraient loger des participants. Divers - Voir s il est possible d avoir un logo BE sur la façade du 21 - Séance d accueil en ECON1 demain mercredi. Rdv à 9h au BE pour le transport des welcome packs - La prochaine réunion se tiendra mercredi 28 à 16h. 7