Comment se conformer à la Loi anti-pourriel?

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1 Comment se conformer à la Loi anti-pourriel? À vos marques, prêts, partez! Note: Les informations présentées dans ce document ne constituent pas un avis juridique. Avril 2014

2 L APPROCHE

3 Comment procéder? UN DÉMARCHE CONCRÈTE ET RIGOUREUSE 3 ÉTAPES 1 Lancer le projet 2 3 Analyser la situation actuelle Se conformer 3 PÔLES D INTERVENTION 3 OBJECTIFS Gouvernance Capital humain COMPRENDRE DÉFINIR CLAIREMENT L ÉTENDUE DU PROJET L ÉTAT ACTUEL ET LES ÉCARTS À COMBLER, DÉFINIR LE MODÈLE CIBLE ÉLABORER LES MESURES REQUISES TI et processus Semaine 1 Semaines 1à 3 La durée dépend du diagnostic 2

4 ÉTAPE 1: Former votre équipe et préciser le projet QUI DOIT FAIRE PARTIE DE VOTRE ÉQUIPE DE PROJET? Comité de projet 3

5 ÉTAPE 1: Former votre équipe et préciser le projet La constitution de l équipe de projet: qui impliquer? AFFAIRES JURIDIQUES ÉQUIPE DE PROJET DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRES VENTES Comité de projet CONFORMITÉ RH TI MARKETING ET COMMERCE ÉLECTRONIQUE RELATIONS AVEC LA CLIENTÈLE 4

6 ÉTAPE 2: Analyser l état de la situation actuelle et définition de la situation cible Quels sont les messages électroniques transmis? Sont-ils des MECs au sens de la Loi? Quelles exigences légales doivent-ils respecter? Est-ce que votre entreprise gère les consentements et les demandes de retrait? Comment la gestion des consentements et des renseignements personnels se fait-elle (ex: type, date, durée, etc.)? Vos MECs comprennent-ils des mécanismes de désabonnement? Quelles sont les modifications requises aux systèmes? Comment mettre à jour vos bases de données électroniques en vue de gérer les consentements et les demandes de retrait? 5

7 Les MECs peuvent prendre différentes formes Est-ce qu une invitation à participer à une conférence constitue un MEC? 6

8 Mais, sont-ils tous visés par la Loi? Est-ce que Air Plus peut lui transmettre par courriel une offre promotionnelle pour un voyage à Cuba? Est-ce qu un centre sportif peut lui transmettre une publicité? 7

9 En outre, la notion de consentement n est pas toujours facile à définir Avez-vous consenti à recevoir de la publicité de KPMG? 8

10 Elle comporte des zones grises Vous remettez votre carte d affaires lors d un cocktail bénéfice au représentant de l entreprise XBA. En agissant ainsi, consentez-vous à recevoir des courriels de cette entreprise? 9

11 Qu analysons-nous? Le niveau de maturité de votre organisation NIVEAU DE MATURITÉ DE VOTRE ORGANISATION Cadre de conformité optimisé Actions ponctuelles en réaction Aucun cadre de conformité Absence d un cadre défini Cadre de conformité en cours de développement Cadre de conformité structuré 10

12 Qu analysons-nous? Le niveau de maturité corporatif et par direction PORTRAIT GLOBAL Pôles Gouvernance État 3 PÔLES D INTERVENTION Capital humain TI + processus PORTRAIT SPÉCIFIQUE Direction Gouvernance TI Capital humain Gouvernance Capital humain Marketing TI et processus Ventes TI Affaires juridiques Légende: Fonctionne bien Attention, plusieurs problématiques identifiées mais pas encore en situation d urgence Attention, situation d urgence, intervention requise rapidement pour régler les problématiques identifiées 11

13 ainsi que vos politiques, procédures et processus POLITIQUES PROCÉDURES PROCESSUS Protection des renseignements personnels Médias sociaux Communications électroniques Gestion des consentements Gestion des mécanismes de désabonnement Gestion des plaintes Développement des affaires Ciblage et approche auprès des clients Gestion des bases de données de courriels Gestion du CRM 12

14 pour mieux définir la situation cible Exemple - extrait d un diagnostic Vice-présidences/ directions Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Aucun Ad hoc En développement Conforme Mesurable Portrait global Marketing RH Affaires juridiques TI Développement des affaires Légende: Fonctionne bien Attention, plusieurs problématiques identifiées mais pas encore en situation d urgence Attention, situation d urgence, intervention requise rapidement pour régler les problématiques identifiées 13

15 ÉTAPE 3: Implanter les mesures requises pour se conformer Avez-vous des politiques, directives, procédures en place pour encadrer les courriers électroniques? Avez-vous mis en place des mesures permettant: d effectuer le suivi des consentements tacites et exprès? Sont-elles documentées? de solliciter le consentement exprès, lorsque requis? Qui est responsable d assurer le respect de la Loi? Est-ce que ses rôles et responsabilités sont clairement définis et communiqués? Avez-vous informé et formé vos employés? Est-ce que les employés connaissent : Les obligations légales? Les nouvelles politiques, directives et processus en place? Qui contacter en cas de questions ou de plaintes? 14

16 Notre équipe Une équipe d experts chevronnés et multidisciplinaires Myriam Duguay EEE,CPA, CA,CA EJC Directrice principale (418) Dominic Jaar Associé, Leader national en gestion de l information (514) Joanne Desjardins MBA, CRHA, ASC Directrice-associée (418) Avec des compétences en droit, en gouvernance, en TI, en RH, en juricomptabilité, en conformité et en processus Rim Charkani El Hassani MBA en TI Conseillère (418)

17 Vos questions 16

18 17 ANNEXE

19 Nous nous adaptons à votre contexte SUR MESURE CLÉ EN MAIN AUDIT Meilleures pratiques et tendances Méthodologie et outils Réaliser des travaux spécifiques à vos besoins Meilleures pratiques et tendances Méthodologie et outils Diagnostic Situation cible Implanter Encadrer l implantation Revoir la conformité des travaux pour vous assurer une défense appropriée en cas de litige Émettre des recommandations Implantation des recommandations NOUS TRAVAILLONS EN ÉTROITE COLLABORATION AVEC VOS CONSEILLERS JURIDIQUES 18

20 Pourquoi s y conformer? Des sanctions musclées vous attendent Pénalités pécuniaires salées: jusqu à 10 M$ par infraction Accusations criminelles Responsabilités des dirigeants et des administrateurs Responsabilités de l employeur Poursuite devant les tribunaux: dommagesintérêts de 200 $ par infraction, jusqu à concurrence de 1 M$ par jour 19

21 Quelles sont les dates à retenir? LE DÉCOMPTE EST COMMENCÉ Entrée en vigueur : 1 er juillet 2014 Loi anti-pourriel 15 janvier 2015 Dispositions relatives à l installation non sollicitée de logiciels ou de programmes informatiques 1 er juillet 2017 Dispositions relatives à l exercice du droit privé d action 20

22 Ainsi que les logiciels et programmes informatiques La Loi s'applique-t-elle uniquement aux MECs? Non, elle s'applique également à l'installation de programmes d'ordinateur et à la modification de données de transmission sans le consentement exprès. Vise-t-elle uniquement les entreprises en TI? Non, un programme peut être un témoin de connexion (cookie), une application pour Iphone ou Ipad ou autre téléphone intelligent, un code HTML, etc. 21

23 L'information publiée dans le présent document est de nature générale. Elle ne vise pas à tenir compte des circonstances de quelque personne ou entité particulière. Bien que nous fassions tous les efforts nécessaires pour assurer l'exactitude de cette information et pour vous la communiquer rapidement, rien ne garantit qu'elle sera exacte à la date à laquelle vous la recevrez ni qu'elle continuera d'être exacte dans l'avenir. Vous ne devez pas y donner suite à moins d'avoir d'abord obtenu un avis professionnel se fondant sur un examen approfondi des faits et de leur contexte KPMG. s.r.l./s.e.n.c.r.l, société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG, le logo de KPMG et le slogan «simplifier la complexité» sont des marques déposées ou des marques de commerce de KPMG International.

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