Entente de participation pour les sites organisant une Marche en 2017

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1 Entente de participation pour les sites organisant une Marche en 2017 Section 1 Historique et objectif La Marche nationale pour les soins palliatifs est un événement annuel organisé par l Association canadienne de soins palliatifs (ACSP) qui a été lancé en En créant cet événement national, l ACSP s est basé sur le modèle très réussi élaboré par la British Columbia Hospice Palliative Care Association (BCHPCA). À la demande des associations provinciales de soins palliatifs et avec la permission de la BCHPCA, l ACSP s est chargée de la coordination de cet événement et c est ainsi qu a vu le jour la Marche nationale pour les soins palliatifs. Cet événement national rassemble des sites organisateurs locaux pour leur permettre de s exprimer d une voix unie. Cela s accomplit par les moyens suivants : 1. En coordonnant un site Web national de collecte de fonds en ligne qu utiliseront les sites locaux de la Marche. 2. En soutenant la Marche pour les soins palliatifs par la recherche de ressources financières permettant de coordonner l événement national. 3. En préparant du matériel promotionnel national qu utiliseront les sites organisateurs locaux. 4. En rehaussant le profil et la capacité de génération de revenus des sites organisateurs locaux. 5. En accroissant la sensibilisation du public à la Marche nationale pour les soins palliatifs. En 2014, l Association canadienne de soins palliatifs a enregistré le nom et le logo de la Marche pour les soins palliatifs comme marques de commerce dans l effort d assurer l uniformité de cette marque. Toute utilisation non autorisée du nom et du logo de la Marche pour les soins palliatifs est interdite, y compris mais sans se limiter à : Toute modification ou altération du logo, y compris changer la couleur, la forme, ou les proportions de n importe quel élément du logo. Toute modification ou altération du nom, y compris utiliser un nom ayant une sonorité ou une signification similaire que celui de la Marche pour les soins palliatifs. 1

2 L utilisation du logo sans le nom de la Marche pour les soins palliatifs, sauf indication du contraire. L utilisation d autres logos pour désigner la marque de la Marche pour les soins palliatifs. Toute utilisation non approuvée du nom ou du logo de la Marche pour les soins palliatifs constitue une violation de la marque de commerce et les personnes ou organismes qui violent ces règlements devront immédiatement en cesser l utilisation. Toute personne ou tout organisme qui continue à violer ces règlements courra le risque de se faire interdire la participation en tant que site de la Marche jusqu à ce que les mesures nécessaires soient prises pour se conformer aux règlements. Section 2 Marche pour les soins palliatifs Objectifs du projet 1. Accroître le profil des événements locaux organisés dans les collectivités de tout le Canada. L ACSP convient d atteindre les objectifs de l événement en : a. Créant un site Web national de collecte de fonds pour les sites organisateurs locaux. b. Créant une campagne de promotion complète (affiche, trousse d inscription et site Web) pour donner un profil national aux sites organisateurs locaux. c. Élaborant du matériel promotionnel national convenant à l utilisation au niveau local et en le distribuant en temps opportun aux coordinateurs des sites organisateurs locaux. d. Fournissant du matériel standardisé en ligne et en temps opportun aux sites organisateurs locaux de la Marche nationale pour les soins palliatifs. e. Faisant produire sur contrat et en temps opportun du matériel promotionnel national de la Marche pour les soins palliatifs. f. Appuyant les organisateurs locaux de la Marche pour les soins palliatifs. Les sites organisateurs conviennent d atteindre les objectifs de l événement en : a. Utilisant le site Web de collecte de fonds en ligne pour leur marche locale. b. Utilisant le matériel promotionnel national afin de promouvoir leur marche locale. c. Augmentant leur capacité de génération de fonds en : a. sensibilisant les Canadiens au besoin de recueillir des promesses de don ou de parrainer un participant à leur Marche pour les soins palliatifs locale; b. réduisant leurs coûts promotionnels grâce à des économies réalisées en utilisant le matériel promotionnel national créé par l ACSP. d. Fournissant un soutien aux participants locaux (marcheurs et donateurs) de la Marche pour les soins palliatifs. e. Respectant les logos des commanditaires nationaux en les plaçant sur tous les éléments de matériel promotionnel qui n ont pas été créés par l ACSP. L ACSP et les sites organisateurs conviennent d atteindre les objectifs de l événement en : 2

3 a. Établissant le projet comme étant la principale initiative canadienne de collecte de fonds pour les soins palliatifs d un océan à l autre. b. Attirant l intérêt des médias envers ce projet, et donc en augmentant la sensibilisation du public au projet et en encourageant le public à participer en grand nombre aux marches locales. 2. Accroître la sensibilisation du public canadien à la Marche nationale pour les soins palliatifs par les moyens suivants : a. L ACSP coordonne la couverture médiatique nationale. b. Le site organisateur coordonne la couverture médiatique locale. c. L ACSP met en œuvre un site Web national de collecte de fonds en ligne pour la Marche nationale pour les soins palliatifs. d. Le site organisateur utilise le site Web de collecte de fonds en ligne pour la Marche nationale pour les soins palliatifs. e. L ACSP offre aux Canadiens une manière simple de soutenir les services de soins palliatifs dans leur collectivité. f. L ACSP démontre que les Canadiens sont capables de compassion et soutiennent les personnes aux prises avec des décisions de fin de vie. g. L ACSP rehausse la voix nationale du mouvement communautaire des soins palliatifs au Canada. Section 3 Principes directeurs 1. La Marche nationale pour les soins palliatifs est un projet national et bilingue. 2. La Marche nationale pour les soins palliatifs vient soutenir et compléter les événements locaux organisés dans tout le Canada. 3. Tous les revenus générés au niveau local restent au niveau local. 4. La Marche nationale pour les soins palliatifs se tient le premier dimanche du mois de mai dans l objectif de créer un mouvement national le même jour chaque année pour rallier des champions à l échelle du Canada afin de soutenir les soins palliatifs (la coordinatrice de la Marche de l ACSP pourrait faire quelques exceptions limitées pour les sites souhaitant tenir leur marche un autre jour du mois de mai). Section 4 Marche pour les soins palliatifs Structure La Marche nationale pour les soins palliatifs est un projet de l Association canadienne de soins palliatifs (ACSP). L ACSP assume la responsabilité financière entière des composantes nationales de ce projet, tel que décrit à la section 7.0. Pour développer et gérer la Marche pour les soins palliatifs, l ACSP a embauché une coordinatrice de projet afin de : Élaborer et mettre en œuvre la campagne de commercialisation, ainsi que les campagnes promotionnelles et médiatiques du projet. Servir de personne-ressource pour les coordinateurs des sites organisateurs locaux. 3

4 Assurer la coordination, la configuration, la formation et le soutien pour le site Web de collecte de fonds en ligne auprès des coordinateurs des sites organisateurs locaux. Section 5 Critères de participation pour les sites organisateurs Les organismes désirant devenir des sites organisateurs de la Marche nationale pour les soins palliatifs doivent répondre à tous les critères suivants : 1. L organisme est membre de l ACSP, OU l organisme doit fournir des programmes ou services de soins palliatifs et être en mesure de démontrer que tous les bénéfices réalisés grâce à la Marche pour les soins palliatifs seront utilisés pour soutenir ces programmes et services. 2. L organisme est un organisme de bienfaisance enregistré, tel que défini par l Agence du revenu du Canada, un organisme sans but lucratif, un organisme non gouvernemental ou un organisme gouvernemental, comme un service de santé publique. 3. L organisme fournit sur demande à l ACSP des états financiers vérifiés pour l exercice financier le plus récent. 4. L organisme fournit à l ACSP une preuve d assurance-responsabilité couvrant la Marche pour les soins palliatifs et désignant l Association canadienne de soins palliatifs comme étant protégée de toute poursuite, actuelle ou future. 5. L organisme ne fait pas sciemment concurrence à une autre Marche pour les soins palliatifs organisée dans sa région. Lorsque plusieurs organismes décident d organiser une marche dans la même région, nous les encourageons à travailler en partenariat. 6. L organisme a signé le Formulaire d autorisation de l Entente de participation pour les sites organisant une marche en 2017 et a fourni toute la documentation exigée par l ASCP. Section 6 Sites organisateurs Dispositions de l entente 1. Définitions Le site organisateur, tel que défini ci-dessous, participe à tous les aspects du projet de la Marche pour les soins palliatifs, y compris l utilisation du matériel de la campagne nationale, la reconnaissance des commanditaires nationaux ou la présentation d autre matériel à l ACSP pour fin d approbation. 2. Dispositions de l entente avec les sites organisateurs Le site organisateur de la Marche pour les soins palliatifs convient de : Utiliser le matériel de la campagne nationale, qui pourrait inclure : o l affiche nationale; o la trousse d inscription nationale; o le t-shirt national de la Marche pour les soins palliatifs. Participer au processus d évaluation annuel qui a lieu après la Marche. Répondre rapidement aux demandes d information de la coordinatrice de projet de l ACSP au sujet de ce projet national. 4

5 Connaître et respecter les règlements municipaux et provinciaux sur les événements spéciaux comme la Marche pour les soins palliatifs. Fournir à l ACSP une preuve d assurance-responsabilité couvrant la Marche pour les soins palliatifs et désignant l Association canadienne de soins palliatifs comme étant protégée de toute poursuite, actuelle ou future. Participer à toutes les séances de formation offertes pour le site Web de collecte de fonds en ligne. Utiliser le site Web de collecte de fonds en ligne, à moins que d autres dispositions aient été prises au préalable avec l ACSP, avant la saison de la Marche de (Certaines exemptions peuvent être accordées aux organismes qui ont déjà mis sur pied leur propre site de collecte de fonds.) Si vous aimeriez utiliser votre propre site, vous devez demander une exemption en écrivant à Tous les organismes qui se verront accorder une telle exemption DEVRONT toutefois afficher les logos des commanditaires officiels de la Marche pour les soins palliatifs sur leur site de collecte. Gérer, mettre à jour et modifier du contenu local sur le site Web de collecte de fonds en ligne. Offrir un soutien aux participants locaux (marcheurs et donateurs). Offrir une rétroaction dans le sondage annuel d analyse de données de l ACSP, dans les deux semaines suivant la distribution de ce sondage. Se conformer à toutes les autres dispositions énoncées dans la présente entente. L Association canadienne de soins palliatifs s engage à ce qui suit : Coordonner la Marche nationale pour les soins palliatifs annuelle. Produire et distribuer le matériel de campagne nationale en temps opportun, lorsque possible, dans les trois mois précédant la date de l événement. Établir et mettre en œuvre un processus annuel de collecte et d analyse des données pour la Marche pour les soins palliatifs. Produire et distribuer un rapport annuel d évaluation contenant : o des statistiques nationales sur les participants inscrits à la Marche et les revenus recueillis par les organismes participants; o des recommandations pour les futures campagnes résultant du processus annuel d évaluation de la Marche pour les soins palliatifs. Créer, configurer et superviser le site Web de collecte de fonds en ligne, y compris la gestion du contenu de l ensemble du site (pages communes), mais non la gestion du contenu local fourni après la mise en ligne initiale du site Web de collecte de fonds en ligne du site organisateur. Offrir une formation sur l utilisation du site Web de collecte de fonds en ligne. Créer et gérer une campagne dans les réseaux sociaux Section 7 Site Web de collecte de fonds en ligne de la Marche pour les soins palliatifs Les sites organisateurs de la Marche doivent assumer les frais suivants, en fonction du montant total de fonds donnés au site de la Marche : 4 % pour le fournisseur du site Web / transaction. 2,8 % pour les frais d administration / transaction par carte de crédit. 5

6 L ACSP assume les frais pour l hébergement et la configuration du site Web de collecte de fonds en ligne, ainsi que les autres frais associés au site Web, y compris mais sans se limiter à : les frais additionnels par transaction, les frais de conception du site, les frais de mises à jour du système, les frais de gestion du système, etc. Tous les dons reçus par l entremise du site Web de collecte de fonds en ligne seront déposés dans un compte distinct établi par l ACSP. Les dons désignés pour un site spécifique de la Marche seront versés à ce site en juin 2017, ainsi qu un relevé indiquant le montant total des dons reçus et les déductions de 6,8 % indiquées ci-dessus. Élaboration et mise en œuvre du site Web de collecte de fonds en ligne : 1. La coordinatrice de projet de l ACSP enverra par courriel à chaque site de la Marche un lien pour l inscription au site Web de collecte de fonds en ligne. 2. Les sites de la Marche doivent remplir le formulaire d inscription en ligne. Les formulaires soumis sont automatiquement envoyés à la coordinatrice de projet de l ACSP. o Les sites organisateurs désirant que leur page Web soit présentée dans les deux langues officielles doivent soumettre le formulaire dans les deux langues officielles. L ACSP ne couvrira pas les frais de traduction du contenu local des sites de la Marche. 3. La coordinatrice de projet de l ACSP configure le site Web de collecte de fonds en ligne de chaque site organisateur à l aide des informations fournies lors de l inscription. 4. La formation en ligne pour les coordinateurs des sites de la Marche sera organisée en janvier, février, mars et avril, selon les besoins. Le site Web de collecte de fonds en ligne de l ACSP sera lancé en février 2017 pour tous les sites organisateurs qui se sont inscrits le 9 janvier 2017 ou avant. 5. Le fournisseur du site Web offrira un soutien aux sites organisateurs de la Marche du 1 er février 2017 au 31 mai o Les sites organisateurs peuvent continuer à utiliser le site Web de collecte de fonds en ligne à des fins de collecte de fonds tout au long de l année. Ils doivent alors informer l ACSP de leur intention de continuer à utiliser le site Web. Les fonds recueillis via le site Web de collecte de fonds en ligne en dehors de la saison désignée de la Marche pour les soins palliatifs seront versés aux organismes chaque trimestre. Section 8 Matériel de la campagne nationale L Association canadienne de soins palliatifs se charge de la production du matériel de la campagne nationale. Marque de commerce / Propriété de la Marche pour les soins palliatifs L Association canadienne de soins palliatifs est propriétaire exclusive du nom, du logo, du titre d appel et du matériel produit à l échelle nationale pour la Marche pour les soins palliatifs. Marche pour les soins palliatifs Le nom, le logo, le titre d appel et le matériel produit à l échelle nationale pour la campagne de la Marche nationale pour les soins palliatifs sont destinés à l utilisation exclusive des sites organisateurs inscrits à la Marche. 6

7 Utilisation du matériel de la campagne nationale Le site organisateur de la Marche pour les soins palliatifs convient de : 1. Utiliser le matériel de la campagne nationale sans y apporter de changements. 2. Augmenter et développer le matériel de la campagne nationale de façon à ne pas faire concurrence et à ne pas diminuer la visibilité et l intégrité de la campagne nationale. 3. Utiliser les logos nationaux de la Marche pour les soins palliatifs tels que fournis et selon les modalités énoncées ci-dessous. 4. Utiliser les logos des commanditaires nationaux tels que fournis. Norme de créativité pour la Marche pour les soins palliatifs 1. Le logo est un ovale bleu comportant un marcheur et un sentier vert. 2. Le logo et le titre d appel doivent être utilisés sans modification, tels que fournis. 3. Si le logo doit être agrandi, il faut le faire en respectant les mêmes proportions que dans le graphique fourni. Les logos de l ACSP et des commanditaires nationaux doivent figurer dans tout le matériel produit localement, y compris : les vêtements fournis aux bénévoles et aux marcheurs (casquettes, bandeaux ou foulards, blouses, dossard de course, etc.); les cadeaux (bouteilles d eau, aimants, sacs, etc.); tout matériel promotionnel qui n a pas été produit par l ACSP (affiches, brochures, encarts, publicités, etc.); les sites Web, y compris les réseaux sociaux; tout autre documentation imprimée qui n est pas mentionnée ci-dessus. Section 9 Date de la Marche pour les soins palliatifs La date de la Marche pour les soins palliatifs est prévue le premier dimanche du mois de mai afin de coïncider avec la Semaine nationale des soins palliatifs. Les sites organisateurs doivent accepter de tenir leur Marche cette journée (la coordinatrice de la Marche de l ACSP pourrait faire quelques exceptions limitées pour les sites souhaitant tenir leur marche un autre jour du mois de mai). Les sites organisateurs qui tiennent une Marche non approuvée seront en violation des modalités de la présente entente et devront cesser de tenir une Marche pour les soins palliatifs. 7

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