ACCESS S.G.B.D.R. Système de Gestion de Base de Données Relationnelles

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1 ACCESS 2000 S.G.B.D.R. Système de Gestion de Base de Données Relationnelles Utilisation 3 Exercice Dans la base «Contrat d apprentissage», créez une requête qui permettra de trouver dans quelles entreprises ont travaillé les différents apprentis. Dans la base «Livraison de repas», créez une requête contenant les renseignements suivants : pour 1 livraison particulière (dont le n sera demandé à l aide d une boite de dialogue, nous désirons connaître le nom du client, les plats commandés, la quantité de chaque plat, le prix unitaire et le prix total pour chacun des plats. Création de formulaires Un formulaire peut être créé à partir d un table ou d une requête. Nous avons déjà vu comment procéder pour obtenir un formulaire instantané. Il existe 2 autres méthodes : par assistant ou personnalisé. Assistant formulaire Dans la fenêtre principale de la BdD «Intro», cliquez sur le bouton Formulaires puis double-cliquez sur Créer un formulaire à l aide de l assistant. Clic Double - clic 1

2 En premier, vous devrez choisir les tables ou requêtes dont les champs seront utilisés pour remplir ce formulaire Choisissez les tables nécessaires à l établissement de votre formulaire puis transférez les champs que vous voulez y faire apparaître Description : Si, pour remplir ce formulaire, vous sélectionnez des champs de tables différentes, vous créerez un formulaire avec sous-formulaire, ce qui sera le cas le plus fréquent (par exemple : les voitures par clients). Formulaire monotable (les champs d une seule table sont utilisés) Formulaire avec sous-formulaire (utilisation des champs de 2 tables) 2

3 Formulaire avec 2 sousformulaires (les champs de 3 tables ont été utilisés) En faisant défiler les voitures à l aide des flèches, vous obtiendrez les réparations correspondantes à chacune dans le sous-formulaire Réparations. Nous allons créer un formulaire monotable pour commencer. Vérifiez que c est bien la table Clients qui est indiquée dans la boite de dialogue au niveau du champ Tables/Requêtes. Double-cliquez sur tous les champs sauf le N pour les sélectionner, ou bien cliquez sur la double flèche et retirez le champ N avec la flèche inverse après l avoir sélectionné. Cliquez sur Suivant et choisissez votre présentation. Formulaire type Feuille de données Formulaire type Colonnes simples 3

4 Formulaire type Tabulaire Formulaire type Justifié Cliquez sur Suivant, choisissez éventuellement le fond, Suivant à nouveau, donnez un nom à votre formulaire puis Terminer. Votre formulaire est fini. Essayez de faire la même chose mais en insérant des champs de plusieurs tables : Nom et Prénom de la table Clients, Marque et Modèle de la table Voitures, Réparations et Prix de la table Réparations. Vous obtiendrez normalement quelque chose d équivalent à ceci : 4

5 En fait, j ai un peu triché : j ai modifié ce formulaire en mode création pour rendre les tailles des sous-formulaires plus aptes à la lecture. Essayez de faire de même, comme nous l avons vu auparavant. Passez en mode création Agrandissez la page de fond Cliquez sur les sous-formulaires pour les déplacer ou les redimensionner. Quelques informations sur les formulaires en mode création Une zone de saisie est nommé contrôle, son nom est l étiquette. Etiquette Contrôle La manipulation de ces zones n est pas toujours évidente, selon que l on a sélectionné l ensemble ou 1 des 2 zones. Normalement, en cliquant une première fois dessus, c est l ensemble qui est sélectionné (et que vous pouvez alors déplacer), mais des poignées apparaissent au niveau de la zone sur laquelle vous avez cliqué qui permettent de la redimensionner. Vous pouvez déplacer l ensemble en cliquant-glisser à l intérieur d une zone quelconque. Vous pouvez déplacer une seule zone en cliquant-glisser le gros carré en haut à gauche de la zone. Vous pouvez modifier le style de caractères des 2 zones ou même le texte de l étiquette en le sélectionnant. Déplacer le contrôle Modifier le style de caractères Déplacer l étiquette Déplacer l ensemble Redimensionner le contrôle Il existe 3 sortes de contrôles : Contrôle dépendant : c est le champ d une table Contrôle indépendant : c est une zone où l on va inscrire une remarque, une information. Contrôle calculé : exactement comme les champs calculés d une requête, on y inscrira une formule tenant compte de données d autres champs. 5

6 En passant par le menu Affichage, vous pouvez faire apparaître la boite à outils. Celle-ci sera indispensable pour créer des formulaires personnalisés. Pointeur de sélection Intitulé Groupe d options Bouton d option Liste modifiable Bouton de commande Cadre d objet indépendant Saut de page Sous-formulaire/sous-état Rectangle Assistant contrôle Zone de texte Bouton bascule Case à cocher Zone de liste Image Cadre d objet dépendant Contrôle onglet Trait Autres contrôles Formulaire personnalisé avec quelques contrôles Création d un contrôle calculé Nous allons créer le formulaire équivalent de la requête calculant le prix total de chacun des plats dans la BdD «Livraison repas». Ouvrez cette BdD Créez un formulaire à l aide de l assistant comprenant les champs suivants : Nom (table Clients), Date (table Commande), Qté (table Lignes), Désignation et PUHT (table Produits) Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à la copie d écran suivante : Vous pouvez constater que les éléments du formulaire ne sont pas tous à la taille idéale. Passez en mode création et essayez d obtenir quelque chose qui ressemble à la copie d écran suivante. 6

7 1 - Réduisez la largeur 2 - Elargissez la page de fond 5 - puis élargissez la page de fond de ce sous-formulaire 3 - Descendez le pied de formulaire 4 - Agrandissez ce formulaire vers la droite et vers le bas Nous allons insérer le contrôle calculant le prix total pour un plat. En utilisant le bouton vous pouvez insérer une zone de texte dans l en-tête du sous-formulaire lignes, complètement à droite, dans laquelle vous saisirez le nom : Prix total. En utilisant le bouton vous tracerez dans la zone détail, à droite du contrôle PUHT, un rectangle qui correspondra au contrôle calculé. Vous constaterez qu en plus du contrôle, s est créé également son étiquette. Sélectionnez cette étiquette (elle doit avoir des poignées de redimensionnement) et appuyer sur la touche Suppr. Remplissez le contrôle avec le code suivant : =[qté]* [PUHT] Vous obtiendrez ainsi un formulaire ressemblant à celui de la page suivante. 7

8 qui vous donnera en mode Formulaire le résultat suivant (pour le client 2) : Vous avez remarqué que ce qui nécessite le plus de délicatesse est le traçage des zones à l intérieur du formulaire. Le code de calcul lui-même est le même que pour une requête (pas d espace dans la formule, noms des champs entre crochets, utilisation des opérateurs +, -, *, /). 8

9 Création de boutons et cases à cocher Attention : ces boutons font appel à des champs qui doivent auparavant avoir été créés dans la table adéquate. Vous trouverez facilement sur la boite à outils ceux qui vous permettront de tracer ces boutons sur le formulaire. Ouvrez la BdD «Médecin» et créez un formulaire justifié à l aide de l assistant comprenant les seuls champs Nom et Prénom. Ouvrez ce formulaire en mode création et élargissez son fond de page. Elargissez Cliquez sur le bouton contrôle Prénom. de la boite à outils et tracez un rectangle à droite du 9

10 Cliquez en dehors pour le désélectionner et cliquez dessus pour le resélectionner. La sélection n est pas exactement la même (par rapport à quand vous l avez créé). Cliquez dans la zone de texte et remplacez par Mutuelle. Maintenant, nous devons associer ce bouton au champ adapté. Cliquez droit sur ce contrôle (sur le bouton et non pas sur son étiquette)et choisissez Propriétés Puis venez sélectionner le champ de la table comme source contrôle 10

11 Refermez la boite des propriétés, testez votre formulaire (le 3 ème client ne doit pas avoir de mutuelle). Groupe de cases à cocher ou boutons Créez dans la table Patients un nouveau champ Civilité auquel vous attribuerez le format numérique. Puis refermez la table sans remplir les données de ce champ. Ouvrez le formulaire Patients créé auparavant, en mode création. Agrandissez-le et descendez les 3 contrôles présents, en les sélectionnant d un coup à l aide d un rectangle que vous tracerez autour d eux, pour pouvoir insérer un groupe d options. Vérifiez que le bouton de l assistant Cliquez sur le bouton Groupe d options contrôles présents sur le formulaire. est bien enfoncé. et tracez un rectangle au dessus des Un assistant apparaît. Saisissez les valeurs comme indiqué ci-dessous. 11

12 Puis cliquez sur Suivant. Le seul autre renseignement important à saisir est celui du stockage de l information (nommez tout de même votre groupe d options Civilité) : Vous obtiendrez le résultat suivant. Il faut parcourir ensuite les différents enregistrements en mode Formulaire pour vérifier ou valider les valeurs (que vous ayez pris des valeurs par défaut ou non). Bravo!! 12

13 Si vous retournez dans la table Patients, vous remarquerez que le champ Civilité s est rempli des valeurs accordées aux options (1,2 ou 3). Zone de texte multiligne Une zone de texte multiligne sert à afficher des données qui dépassent la taille de la cellule destinée à les afficher. Nous allons créer une telle zone dans le formulaire sur lequel nous venons de travailler. Ouvrez-le en mode création et agrandissez-le un peu vers le bas. Cliquez sur le bouton des tables pour insérer un champ. La fenêtre qui apparaît vous permet de mettre le champ Antécédents par cliquerglisser sur le formulaire. Le champ se dessine sur le formulaire. Laissez-le sélectionné et cliquez sur Propriétés de champ. Vérifiez que la propriété Barre de défilement est réglée sur verticale, puis vérifiez votre formulaire en mode d utilisation. Saisissez un long texte si nécessaire. 13

14 Remarques : Pour qu un texte mémo puisse être imprimé en intégralité, activez les propriétés de celui-ci : Auto-extensible et Auto-réductible sur oui. Prévoyez une grandeur de page de fond suffisante et vérifiez (comme toujours) avec l Aperçu avant impression. Pour insérer une image, utilisez le bouton, tracez un rectangle sur le formulaire, choisissez l image à l aide de la boite dialogue qui apparaît, redimensionnez éventuellement l image avec les poignées. En-têtes et Pieds de page Apparaît en haut de la 1 ère page du formulaire Apparaît en haut de chaque page du formulaire Apparaît en bas de chaque page du formulaire Apparaît en bas de la dernière page du formulaire Pour faire apparaître ces zones si elles ne sont pas présentes sur le formulaire : menu Affichage / En-tête et pied de page ou En-tête/pied de formulaire. Même opération pour les faire disparaître. 14

15 Pour agrandir ou diminuer ces zones, utilisez le cliquer-glisser. Pour insérer une date ou des numéro de page : menu Insertion / Numéro de page ou Date et heure après avoir sélectionné les zones où vous voulez les insérer en cliquant dessus. 15